I. E. S. A. P.

Instituto de Estudios Superiores de Administracin Salud

y Pblica

Administrar con Justicia Social

Maestra en Administracin de Hospitales y Salud Pblica

6to. Trimestre
Asignatura: Administracin de Hospitales

Unidad 5
Maestrantes:

Abastecimiento Ricardo Sal Tavera Hurtado

y Alejandro Garca Corrales

Suministros Sede: Chihuahua 167, Mxico D. F.

19 de Enero de 2013
 NDICE

1. Compras
2. Planeacin de Compras
3. El control de Compras
4. El Control de Inventarios
 Abastecimiento y suministros

Se entiende por abastecimientos y

suministros la parte de la logstica
que trata sobre las actividades que
se desarrollan para la adquisicin,
el almacenamiento y el suministro
a los pacientes de un hospital y a
sus trabajadores, tanto de
medicamentos, los alimentos,
como de los dems elementos de
uso sanitario y administrativo.

Las adquisiciones de bienes y servicios, as como los suministros con destino a

los pacientes o a las dependencias administrativas de un hospital son
actividades criticas por su impacto en la oportunidad de la entrega, por sus
grandes costos y por la corta vida til de los productos fungibles, en especial
de alimentos. 3
 El Departamento de Compras
Actividades
El departamento de compras tiene muchas actividades que realizar entre las
que destacan:
Establecer la poltica optima de
Determinar las especificaciones de pagos en cada periodo.
los elementos o servicios.
Arreglar trminos financieros.
Determinar cundo comprar.
Establecer los procedimientos para
Controlar los niveles de inventario las rdenes de compra.
y vigilar los mximos y mnimos.
Recibir, almacenar y entregar los
Establecer y o controlar la calidad, elementos.
ojala con estndares.
Negociar devoluciones.
Obtener ofertas competitivas.
Hacer ajustes y adquirir nuevos
Establecer los precios ptimos. productos.

Evaluar a los proveedores y Establecer seguridades para evitar

cambiarlos de a cuerdo con la mejor 4 prdidas y fraudes.
conveniencia.
 Funciones el departamento de compras
El departamento de compras depende de la Direccin General del
hospital y muchas veces del comit o comits de compras, segn
se trate de adquisiciones de elementos o equipo especiales o por
valores importantes.

Las principales funciones del departamento de compras son:

En las adquisiciones:
Hacer las compras al ms bajo precio, en
concordancia con los estndares de
calidad establecidos, as como con el
tiempo y con los cronogramas de
entrega.
Proyectar las condiciones del mercado,
la abundancia o escasez de elementos y
dems comportamientos de los
proveedores.
Establecer nomas para el rechazo de
elementos que no llenan las condiciones
pedidas o la calidad exigida.
Poseer dos archivos: por elementos y
por empresas oferentes con sus precios
actualizados, descuentos, catlogos , etc.
Establecer estndares de negociacin para
controlar la adquisicin de medicamentos, otros
elementos y servicios con los mismos criterios y
dentro de la ms absoluta imparcialidad.
Coordinar con los asesores jurdicos y financieros
la revisin de los contratos de compras.
Hacer los pedidos cuantificados por elemento,
calidad y precio haciendo el mejor uso de los
descuentos.
Supervisar las rdenes de compras para
determinar si son correctas.
Tener control inmediato en relacin con faltantes,
mermas, variacin de los consumos y todo lo
relacionados con administracin por excepcin.
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 Funciones el departamento de compras
En las relaciones con proveedores:
Tener ofertas de un amplio nmero de
En la administracin del personal del departamento
proveedores. de compras:
Determinar las responsabilidades de funcionarios a su cargo y
Establecer el sistema de seleccin de desarrollar sus funciones.
los proveedores y de trminos de
negociacin. Entrenar y administrar el personal a su cargo.

Manejar y controlar la ejecucin del Promover las relaciones interpersonales con otras dependencias
presupuesto de compras. para buscar una integracin productiva.

Conocer y solucionar los problemas que Evaluar al personal y propender por su progreso y su moral.
se presenten con los productos En la administracin en general:
adquiridos. Establecer las metas para cumplir los objetivos.

Obtener economas para la institucin a Presentar las necesidades anuales con el proyecto de
travs de una actitud escrupulosa y presupuesto y gestionar los fondos necesarios para efectuar las
altamente tica. compras y contrataciones.

Conocer las instalaciones de los Planear, programar, adquirir, suministrar, controlar y evaluar el
proveedores cuando sea el caso. cumplimientos de las actividades de adquisiciones, inventarios y
suministros.

Apoyar, agilizar y participar las innovaciones en informtica.

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 Objetivos del sistema de adquisiciones

Mantener un adecuado suministro.

Minimizar los costos.

Mantener la calidad.

Obtener el menor costo total posible.

Mantener la excelencia en el servicio

en el hospital.

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 El ciclo de compra

(1)Solicitud a Farmacia o a Almacn. (2) Entrega de insumos solicitados. (3)

Solicitud de compra. (4) Orden de compra al proveedor con copia a Contabilidad
para la imputacin y a los Almacenes para autorizar su ingreso al hospital. (5)
Entrega de productos y de la factura de cobro. (6) Factura de los elementos con
constancia de recibo. (7) Cheque de pago.
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9
10
Formatos de salida de almacn

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Formatos de requisiciones de compra

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 Sistema de adquisiciones
No obstante el departamento de compras tiene serios problemas en la consecucin
de los objetivos analizados, entre ellos destacan:
Compras descentralizadas, no frmales, cuando los
vendedores no van al departamento de compras,
sino a grupos de mdicos para presionar el consumo
de los elementos producidos por el laboratorio para
el cual trabajan.
Gasto excesivo de tiempo en el procedimiento de
compras: se necesita conocer los diferentes
productos para hacer una seleccin adecuada.
Demasiado tiempo paraliza las compras.
Los compradores asumen la responsabilidad de las
compras aunque no tengan los conocimientos, ni la
independencia necesaria.
Cambio constante de preferencias de productos
segn los cambios de presentacin de los
laboratorios. 13
Generalmente hay grandes dificultades de
coordinacin con los jefes de los departamentos
mdicos para satisfacer sus necesidades, por lo
que son normales los reclamos injustificados.
Incumplimiento de los proveedores con los
subsecuentes problemas de suministros que hacen
que todo el sistema se encuentre en emergencia y
las compras no sean eficientes, con pocas de
escasez y de gran abundancia.
Compra de sustitutos que pueden o no ser
aceptables. Las devoluciones de productos no
aceptados, presentan graves problemas con el
sistema.
Muchas fuerzas exteriores a las funciones de
abastecimientos y suministros.
El proceso
de compra

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 Control de Inventarios

Objetivo: Suministro Oportuno

de los elementos necesarios as
como la solicitud de los
productos que llegan al nivel de
seguridad para que su compra
concuerde con las necesidades,
manteniendo unas finanzas
adecuadas es decir que haya
correspondencia entre los
ingresos de fondos y los pagos
por los productos comprados.
EL CONTROL DE INVENTARIOS

INVENTARIOS EN
EXISTENCIA

SUMINISTROS ALMACENAMIENTO COMPRAS

REQUERIMIENTOS DE
NECESIDADES

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 Funciones del Almacn

Inspeccin y Recepcin de las Compras

Almacenamiento y Custodia

Control de Existencias

Estandarizacin y Catalogacin

Estadsticas de Consumo

Despacho de Suministros

Solicitud de Compras segn los Niveles de Existencias

 Inspeccin

Objetivo: Recordar las metas de

compra (cantidad - calidad, tiempo
y costo correctos).
 Recepcin de Compras

Personal competente
Equipo de Recepcin Apropiado
Instalaciones Adecuadas
Horario de Recepcin
Copia de las Especificaciones
Copia de la Orden de Compra
 Almacenamiento y Custodia

Deterioro
Obsolescencia
Vencimiento
Hurto

Control de Existencias
Ajusta requerimientos de los distintos servicios o departamentos
de acuerdo a las entradas y salidas (nulo, bajo y alto movimiento)

Se conoce la cantidad y lugar de ubicacin precisos de cada

producto

Permite analizar las estadsticas para las decisiones de futuros

presupuestos.
 Estandarizacin y Catalogacin

Identificar los principios bsicos de

cada producto
Evitar confusiones y duplicaciones
innecesarias
Hacer sustituciones o intercambios
Revisar la necesidad de cada producto