Implantacin de

herramientas de BPM. Un
enfoque novedoso, realista
e independiente
Luis Carrasco
Delphin Project Hunting
 Contenidos

Introduccin y presentacin
Enfoque de implantacin de herramientas BPM
Un caso de estudio
 Introduccin y presentacin
Delphin Project Hunting ofrece asesoramiento para la
toma de decisiones, mejora de procesos de negocio e
implantacin de tecnologas y sistemas de informacin.
Nuestra oferta es diferencial porque:

Somos independientes de cualquier

proveedor de software y servicios
Somos competitivos por no tener grandes
costes de estructura
Nos implicamos hasta el final, pues no solo
definimos y recomendamos las mejoras sino
que adems gestionamos su implantacin.
Aportamos conocimiento, ya que nuestros
profesionales tienen en todos los casos, ms
de 14 aos de experiencia en consultora y
en empresa final
 Introduccin y presentacin
Esta presentacin se compone de dos partes:

(1) Enfoque de implantacin de una

herramienta BPM:
Componentes
Ejemplo de aplicaciones
Fases

(2) Explicacin de un caso:

Descripcin del proyecto
Conclusiones obtenidas
Tendencias detectadas
 BPM. Enfoque de implantacin

Las soluciones de BPM se pueden entender como la

confluencia de diversas tecnologas y tipos de
herramientas
Tecnologas SOA y
herramientas EAI

Herramientas de Herramientas de
Workflow simulacin

Business Intelligence
Herramientas de
modelizacin Herramientas de
reporting

Herramientas de gestin
de reglas de negocio Portales

Herramientas de
gestin documental
 BPM. Enfoque de implantacin
Desde un punto de vista general, una solucin BPM completa
debera tener los siguientes componentes funcionales
Diseo cooperativo de roles, estructuras
organizativas y flujos de trabajo
Modelizacin grfica y documentacin de procesos
Creacin de documentos en distintos formatos:
Office, HTML, PDF, en un repositorio nico de
documentacin
Publicacin en Intranet y personalizacin de la
documentacin
Creacin y comparacin de escenarios
Identificacin de cuellos de botella
Simulacin de costes
Pruebas de carga
Anlisis de sensibilidad
Ejecucin de procesos
Interfaz de usuario - Lista de tareas
Alarmas y avisos
Reglas de negocio
Enrutamiento y asignacin de tareas
Gestin de documentos y formularios
Integracin
Mtricas operacionales y de negocio (KPIs)
definibles
Presentacin agregada de la informacin
(cuadro de mando), navegacin y drill down
Reporting operativo de procesos: rendimientos,
costes, uso de recursos,
Gestin de alertas y avisos
 BPM. Enfoque de implantacin

Hay varios modelos o modos de funcionamiento de una

herramienta BPM:
Adecuado para procesos
Modo capa La herramienta BPM acta como gestor de
documentales y / o poca
superior tareas, sistema de integracin y como nico
interfaz con el usuario, que recibe sus tareas a Motor Workflow utilizacin de los sistemas
travs de su bandeja de entrada en la Bandeja de entrada transaccionales y/o procesos no

Formularios
automatizados an
herramienta e interacciona con los sistemas
transaccionales utilizando formularios Riesgo de duplicar lgica de
definidos en la propia herramienta. negocio (formulario /
transaccional)

Modo La herramienta BPM acta como gestor de

orquestador tareas y sistema de integracin. Ya no es el Motor Workflow Adecuado para procesos con
Bandeja de entrada
nico interfaz con el usuario, que recibe sus
alta utilizacin de los sistemas
tareas a travs de su bandeja de entrada en
la herramienta pero interacciona con los
sistemas transaccionales utilizando el propio
Formularios transaccionales y procesos
con alta intervencin humana
interfaz de dichos sistemas

Modo motor La herramienta BPM slo acta como gestor

de tareas automticas y sistema de Motor Workflow Adecuado para procesos

Bandeja de entrada
con alta utilizacin de los
integracin. No se utiliza el concepto de
sistemas transaccionales
bandeja de entrada. La herramienta, de una
forma invisible al usuario distribuye y asigna Formularios y/o procesos con poca
intervencin humana
tareas dentro de los sistemas transaccionales
 BPM. Enfoque
Nuestra visinde implantacin
Cada uno de estos modelos tiene su
aplicacin dependiendo de:
El tipo de proceso considerado: Human Centric o System Centric,
Transaccional o Documental, etc.
Si el proceso ya est automatizado o no: Un proceso ya
automatizado, aunque sea parcialmente, difcilmente se va a desmontar
para ejecutarlo con la herramienta en modo capa superior.
La dificultad de integrarse con la interfaz humana de los sistemas
transaccionales: un sistema difcil de integrar requerir ms
posiblemente que se ejecute con la herramienta en modo motor
La relacin entre los tiempos de espera y los tiempos de ejecucin
dentro del proceso considerado.
El tipo de herramienta BPM disponible: algunas de estas
herramientas estn ms orientadas a procesos documentales, otras a
integracin de sistemas, etc.
 BPM. Enfoque de implantacin

Ejemplos de utilizacin: Integracin de procesos donde

intervienen varios departamentos
 BPM. Enfoque de implantacin

Ejemplos de utilizacin: Integracin de procesos donde

intervienen varios departamentos
 BPM. Enfoque de implantacin
Ejemplos de utilizacin: cuadro de mandos de gestin de IT
 BPM. Enfoque de implantacin
La estrategia de implantacin debe ser gradual,
consolidando y mostrando los beneficios en cada
paso
 Un caso de estudio

El proyecto. Seleccin de una herramienta BPM para un

grupo de empresas nacional con presencia internacional con
2.200 empleados y ms de 800M de facturacin en el
2005:
 Un caso de estudio

El proyecto ahora est al inicio:

 Un caso de estudio
Conclusiones: 1+1=3
Es un mercado que est madurando y en proceso de consolidacin, ya
sea mediante fusiones (por ejemplo Metarstorm con CommerceQuest) o por
compras de empresas pequeas por empresas ya consolidadas (por ejemplo
Tibco a Staffware, IBM a holosofix o BEA Systems a Fuego)
Hay muchas presuntas soluciones pero no tantas que realmente cubran
toda la funcionalidad de una herramienta BPM.
El conocimiento de los equipos comerciales de sus propias herramientas es
en general medio-bajo. En algn caso se ha tenido que repetir una demo
porque la persona designada en primer lugar no estaba preparada
suficientemente, posponer demos para que el comercial recibiera la
formacin adecuada, o encontrarse que muy pocas personas del vendedor
eran capaces de mostrar el producto,
No hay herramientas perfectas. Un enfoque posible (best of breed) es
conjuntar 2 herramientas siempre que se asegure la integracin real entre
ellas (no basta la integracin basada slo en el intercambio (import-export)
de archivos bajo estndares BPEL, XPDL, ).
Hay pocas experiencias de implantacin reales a nivel local. Muchas de las
referencias aportadas por los proveedores, o no son implantaciones de BPM
(son slo workflow por ejemplo) o estn en fases incipientes (slo un piloto
implantado)
 Un caso de estudio
Tendencias detectadas:

Consolidacin del mercado de soluciones: algunas compaas pure

player BPM (Savvion, Lombardi, Ultimus, Intalio, ) que an son
independientes, podran resultar muy golosas para gigantes del software
que no tienen una suite BPM completa como Microsoft, SAP, ORACLE
Confluencia con Business Intelligence: Una gestin completa de los
procesos de negocio puede proporcionar una informacin muy valiosa
pero ingente, por lo que es previsible que sea necesario la utilizacin de
herramientas de BI para poder analizar esa informacin.
Potenciacin de la Modelizacin: Actualmente se detecta una
carencia en la mayora de las soluciones en la modelizacin completa de
los procesos. Hay un gap entre las necesidades de los analistas de
negocio y las de los configuradores, que suelen tener un perfil ms
tcnico.
Modelos que aprenden: Modelizar de entrada un proceso al 100% es
una tarea muy difcil. Alguna herramienta ya permite incorporar mejoras
al modelo de un proceso sobre la marcha, esto es mientras se est
ejecutando una instancia real de un proceso se pueden aadir reglas y
rutas que se incorporan al vuelo en el modelo.
Gracias por su atencin