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Valor do Tempo

Ao longo dos anos, filsofos,


matemticos, fsicos, psiclogos, economistas,
entre outros estudiosos, refletiram sobre este
tema e chegaram a diferentes conceitos e
teorias, cada um com um enfoque particular.
Sempre h tempo suficiente para as
coisas que realmente julgamos importantes.
A dificuldade est em determinar o que de
fato importante, priorizando tarefas.
O problema no a falta de tempo, mas a
maneira como o utilizamos.
As atitudes que temos perante nossas
atividades afetam o nosso desempenho
frente ao uso do tempo. Atitudes positivas
levam utilizao racional do tempo.
Valor do Tempo
H alguns anos, cardiologistas norte-
americanos concluram que todos os
pacientes que sofreram ataques cardacos
prematuros tinham um perfil tpico, todos
viviam numa constante luta contra o tempo, Apresentavam o que
excessivamente preocupados com prazos, chamamos de
nunca conseguiam fazer tudo a que se sentimentos ruins
propunham e raramente estavam satisfeitos. favoritos, ou seja,
irritao, impacincia,
raiva e uma generalizada
desconfiana em relao
s pessoas.
Definindo Objetivos
A fixao de objetivos muito
importante para otimizar o uso do tempo.
Quando se tem uma meta bem definida fica
mais fcil estabelecer estratgias e alcanar
o sucesso sem perder tempo.
Para definir os seus objetivos, escreva
num pedao de papel as suas metas.
Esta a regra mais importante para ajudar
voc a fix-las.
No importam os objetivos, voc sempre
encontrar tempo suficiente para realiz-los.
O importante definir o que fazer primeiro,
estabelecer as prioridades.
Definindo Objetivos
As tarefas importantes so aquelas necessrias, essenciais.
As urgentes so aquelas que precisam ser executadas naquele
momento, que no podem ser adiadas. S resolveremos o problema
da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do
urgente.
A preocupao constante com todas as coisas que temos para
fazer o que mais consome nosso tempo e energia.
Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque no temos
metas e planos de aes estabelecidos.
O Cotidiano no Trabalho
As interrupes inesperadas so uma das maiores fontes de perda de tempo e uma
constante ameaa nossa produtividade e eficincia. Infelizmente, no temos como
elimin-las, mas podemos administr-las de forma eficiente e racional.
Falta de motivao ou de concentrao, perfeccionismo, indeciso e dificuldade para
enfrentar tarefas difceis so alguns dos fatores que nos levam a perder tempo.
As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administr-
las, podemos evitar que se repitam e at mesmo aproveit-las para rever nosso
comportamento e experimentar novas ideias.
Consumidores e Organizadores do Tempo
Os meios tecnolgicos modernos so
ferramentas de grande utilidade para administrar
nosso tempo. Se utilizados adequadamente,
agilizam a comunicao, facilitam nossa vida e
potencializam nossa capacidade de fazer as coisas.
O e-mail facilita a comunicao, mas tambm
consume tempo. Determine um horrio para checar
suas mensagens, procure respond-las
imediatamente.
Ao utilizar a Internet, tenha disciplina.
Quantifique quanto tempo voc passa em frente ao
computador e analise quanto tempo voc gasta
fazendo atividades relacionadas diretamente aos
seus objetivos e quanto tempo despende em outras
atividades.
Consumidores e Organizadores do Tempo
As reunies so um meio de intercambiar informaes e tomar decises, porm,
podem se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo.
Tenha sempre objetivos definidos, no as utilize para discutir falhas individuais e nem
para decidir um assunto que voc deve decidir.
Estabelea sempre um tempo de durao destas reunies.
Faa uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e a envie
antecipadamente aos participantes.
Convide para a reunio apenas as pessoas cuja presena necessria e diga o que
espera delas.
Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas
presenas.
Certifique-se de que as resolues tomadas sejam implementadas imediatamente.
Avalie como suas reunies podem ser melhoradas.
Economizando Tempo
A maioria dos gestores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que
necessrio. Isso acontece por muitas razes: no saber delegar, centralizar demandas da
rea e no possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem sempre
fcil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo
subordinado ele est, voluntariamente, se transformando em subordinado do seu
subordinado, e passa a ser supervisionado por ele.
Mantenha controle sob prazos e aes.
Utilize parte do tempo para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui
iniciativa suficiente para o cargo que ocupa.
Certifique-se de que eles esto tomando as devidas iniciativas.
Use outra parte de seu tempo para controlar prazos e atribuies solicitadas pelo
superior ou pela organizao.
Uma das principais condies para que um chefe possa transformar o seu tempo
imposto pelo subordinado em tempo livre que seus subordinados tenham iniciativa.
Economizando Tempo
A disciplina tem um papel de extrema importncia em qualquer atividade a ser
realizada. Se voc no tem disciplina, no tem nada.
A disciplina um processo de treinamento com o objetivo de adquirir padres
especficos de comportamentos desejados, hbitos pretendidos e atitudes que o levam
voc a se desenvolver com sucesso.
Sem disciplina muito difcil progredir: podemos ter planos mirabolantes para
aumentar os lucros da empresa e ideias e ambies para melhorar a qualidade de vida,
porm, se no tivermos disciplina, nenhum progresso ser alcanado.
Existem coisas que todos gostaramos de ter, porm podemos viver sem elas, como um
aumento de salrio ou um chefe melhor. Outras, no entanto, so imprescindveis, como
gua, comida, ar e disciplina.
Este so os cinco componentes da disciplina: valores slidos, metas desafiadoras,
prioridades bem definidas, persistncia e inspirao pessoal.
Como Usar o Tempo Racionalmente
Divida tarefas longas em partes e faa imediatamente as tarefas que no despendem
tempo. 80% dos seus problemas podem ser resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique
atento e utilize melhor os 80% restantes; elimine o que no essencial.
A preocupao o maior dano que podemos nos causar.
deciso.
A indeciso ressalta o lado negativo das coisas,
dificultando nossas aes, e nos leva interrupo de
tarefas e, consequentemente, perda de tempo.
Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos
realizar.
O planejamento um processo natural da nossa mente.
Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar uma
atitude, nossa mente comea, automaticamente, a planejar
a ao.
O planejamento racional depende da clareza dos
objetivos. Quem no sabe o objetivo do que est fazendo
no tem chance alguma de alcanar o sucesso.
Como Usar o Tempo Racionalmente
Para realizar um planejamento realista preciso analisar as diversas alternativas,
organizar e trocar ideias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opinies e coletar
informaes dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e
prioridades, descartar aes de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos.
Para planejar compromissos preciso ter uma viso muito clara deles, decidir o que
deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados
ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas.

As facilidades proporcionadas pelas novas


tecnologias so indiscutveis, porm, em nada
influenciaram a economia de tempo. A verdade que
agora temos mais escolhas de como gastar nosso
tempo, mas a mesma quantidade de tempo.
O dia continua tendo apenas 24 horas, que precisam
ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.
Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

"Filosofia de vida" uma expresso muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa
pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prtica
facilita a definio de metas e a tomada de decises, alm de ajudar na manuteno de
um cotidiano coerente, com aes voltadas para a conquista de objetivos.
preciso escrever sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexo e o
esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando
aes positivas e atitudes coerentes.
Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordncia com
a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos.
A organizao implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de
nossos objetivos. Organizar apenas uma questo de hbito e planejamento. uma tarefa
lgica que pode ser descrita como um sistema matemtico:

Objetivos + Plano + Programas = ORGANIZAO


Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Planejar envolve um paradoxo:


No h tempo disponvel para planejar X Quem no planeja nunca ter tempo disponvel, a
menos que comece a planejar.
O hbito uma parte importante do planejamento que, como qualquer nova atitude,
precisa ser imposta rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hbito de
planejar, comece desenvolvendo um plano semanal centrado nos objetivos de alto
retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance.
A maioria das pessoas irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de
tempo por atividade. O desafio encontrar um meio termo entre Murphy, "Tudo demora
mais do que pensamos", e Parkinson, "O trabalho se estende para preencher o tempo
disponvel a sua execuo."
Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Um planejamento no funciona sem um bom


programa de execuo. Por isso, essencial transform-
lo numa "lista de coisas a fazer hoje". Toda meta deve
ter trs pontos imprescindveis: deve ser
suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente
flexvel para no ser abandonada ao menor sinal de
dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso, dividida
em partes.
O importante em qualquer plano se sentir
motivado a segui-lo. De nada adianta confeccionar
planos mirabolantes e guard-los na gaveta.
Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Saber delegar evita a frustrao de


no ser promovido por no haver outra
pessoa capaz de desempenhar suas
funes e, alm disso, traz vrios
benefcios. Entre eles podemos citar a
ampliao dos resultados e da
motivao dos subordinados,
transformando o poder de fazer em
poder de controlar, a liberao de tempo
para trabalhos mais importantes, o
desenvolvimento de iniciativas,
habilidades, conhecimentos e
competncias dos subordinados e a
manuteno do nvel de deciso.
Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Dicas para se habituar a delegar:


Fixe objetivos para delegar decises e tarefas especficas.
Defina datas para concluir o processo; pense que delegar o melhor processo para
capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros fazem
parte da delegao de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja compreensivo,
e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbtrio de como execut-las.
Cuidado na hora de delegar, tenha certeza de que o funcionrio tem condies de
assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os objetivos e
prazos a serem atingidos, inclua instrues para que o funcionrio possa tomar decises
como gastar dinheiro, usar espao, viajar e etc. No se esquea de motiv-los a incentivar
a misso delegada. Esclarea a responsabilidade dele sobre os resultados e defina os
retornos de comunicao.
Curso Gesto do Tempo
Catho Online
Miguel Justiniano

Infogrfico: Administrao do Tempo


Portal HSM

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