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344-Contabilidade e Fiscalidade

344032- Tcnica de Contabilidade

653- Arquivo: Organizao e Manuteno

Curso: Tcnico de Contabilidade 1


Tcnicas de Arquivo

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Tcnicas de Arquivo

So tcnicas, formas,
processos de classificao
de documentos, que visam
uma melhor organizao
gesto e utilizao de
ficheiros e arquivos.

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Definio de Arquivo
Conjunto de
documentos, qualquer
que seja a sua data, a
sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou
recebidos por um
organismo pblico ou
privado, em funo da
sua actividade e
conservado para efeitos
administrativos.

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Principais funes:
Recolher e Ordenar a Conservao da
documentao: mediante a documentao: no s
recolha, registo e mediante a utilizao de
classificao dos equipamento adequado
documentos; (armrios, ficheiros, etc.),
Fornece os documentos como tambm,
solicitados com rapidez proporcionando condies
para os diversos servios; ambientais ideais de forma a
Controlar os actos no se danificarem os
administrativos; suportes (sob a aco da
humidade, calor e frio, entre
outros).

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Principais funes:

O arquivo a forma de pesquisa para todos os


sectores administrativos, funcionando como
fonte de informaes para futuras tomadas de
decises do empresrio ou de qualquer outro
executivo.

Nabais, Carlos, Prticas Administrativas, Editorial Presena


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Tipos de Arquivo:
Tendo em conta as entidades que lhes do origem, os
arquivos podem ser:

Pblicos: estatais, municipais;


Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associaes;
Comerciais: empresas;
Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.

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Local do Arquivo
O local de instalao do Higienizao: limpo, bem
arquivo deve ter em conta: cuidado, com desinfestao
Localizao: deve ser peridica;
acessvel e com capacidade Disposio: fcil consulta e
para se expandir; conservao, espao livre
Iluminao: ampla, para deslocao.
repartida e sem incidncia Segurana: contra incndio,
directa do sol; roubo, infiltraes, entre
outros.
Ventilado: ventilao
natural, constante e
regulvel;

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Para organizar um arquivo
necessrio:
identificar a actividade da
instituio ou empresa e da
rea onde trabalha;
relacionar e organizar os
diferentes documentos;
identificar os documentos
que so criados no decorrer
da actividade da empresa.

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Para organizar um arquivo
necessrio:

Ter em conta o custo de Frequncia de consulta;


manuteno do arquivo; Local de arquivo;
Dimenso da empresa; Quantidade de
Recursos humanos e documentos a arquivar.
financeiros;

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Antes de guardar os documentos nas
pastas, dossiers e armrios
correspondentes, necessrio cumprir
algumas etapas.

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Etapas a cumprir
1. Inspeco: consiste na 2. Leitura: todos os
verificao de cada documentos devem ser
documento no que diz lidos cuidadosamente,
para que se analise o seu
respeito ao seu destino, contedo e se perceba
pois este pode ser para: onde vai ser arquivado.
arquivar; (Se j existe pasta ou se
solicitar informao; necessrio criar uma).
verificar a existncia de
antecedentes ( ser anexado a
outro).
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Etapas a cumprir
3. Seleco: seleccionar o 4. Marcar a hora e a data
material que vai ser de entrada de um
arquivado daquele que documento, para que
j no tem qualquer no haja dvidas acerca
utilidade para a empresa da chegada desse
ou instituio (cpias, documento.
comunicados sem
importncia).

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Etapas a cumprir
5. Classificar: determinar 6. Ordenao: a
como ser arquivado o organizao dos
documento, de acordo documentos dentro das
com o mtodo e a pastas e destas dentro
classificao adoptados dos arquivos. A escolha
pela organizao. da forma de ordenao
depende da natureza dos
documentos.

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Classificao dos Arquivos

Entende-se por classificao, o processo pelo


qual se torna possvel dispor de uma forma
ordenada, um determinado conjunto de
elementos, de modo a facilitar a sua posterior
identificao, localizao e consulta.

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Classificao dos Arquivos
Ordenao Alfabtica; Existem ainda, outros
Ordenao sistemas de classificao,
Cronolgica; tais como:
Ordenao Ordenao
Geogrfica; Automtica;
Ordenao Numrica; Ordenao Alfa-
Ordenao Ideolgica; numrica.

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Classificao dos Arquivos
Podemos utilizar a
Ordenao Alfabtica: ordenao com base no
- Dispe os documentos apelido ou numa palavra-
ou pastas de acordo com a chave (escolas
sequncia das letras do secundrias, particulares,
alfabeto. um mtodo preparatrias e
fcil, lgico e prtico. universitrias).

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Classificao dos Arquivos
Ordenao
Cronolgica: Exemplo: arquivo de
- Dispe os documentos correspondncia, letras
ou pastas de acordo com a a receber, cheques.
sucesso temporal (anos,
meses, dias, semanas,
horas). Com base na data
de emisso e de recepo.

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Classificao dos Arquivos
Ordenao Ordenao Numrica:
Geogrfica: - Utiliza a numerao dos
- A documentao documentos conforme a
arquivada tendo em conta a ordem de entrada. Muito
origem ou destino geogrfico utilizado para a
(pases, regies, distritos, ordenao de revista,
concelhos, cidades, vilas, impressos, aos quais se
aldeias, freguesias, ruas). atribui um nmero de
Ex.: Arquivo de vendas para a entrada.
Tunsia.

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Classificao dos Arquivos
Ordenao Ideolgica: Ordenao
tambm designada como ideogrfica, Automtica:
metdica ou analtica baseia-se, caracteriza diversos
fundamentalmente, na diviso de
objectos de uma coleco
assuntos, ideias, conceitos e outras
divises, sendo os documentos organizando-os por sries
referentes a um mesmo assunto ou de atributos (data, forma,
objecto de conhecimento, ordenados lngua, domnio, e outros). Este
segundo um conceito chave ou ideia sistema mais utilizado em
de agrupamento, colocando-se a
Bibliotecas.
seguir, de forma alfabtica.

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Classificao dos Arquivos

Ordenao Alfa-numrica:
resulta da combinao dos sistemas de classificao
alfabtica e numrica. Baseia-se, na atribuio de um
nmero ou conjuntos de nmeros a uma determinada
classe alfabtica para posterior arquivamento e
localizao. A letra o elemento principal, enquanto o
nmero secundrio.

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Classificao dos Arquivos
Exemplo:
O n 1 corresponde classe compreendida entre: Aa Al
O n 2 corresponde classe compreendida entre: Am Az
O n 3 corresponde classe compreendida entre: Ba Bl
O n 4 corresponde classe compreendida entre: Bm Bz
O n 5 corresponde classe compreendida entre: Ca Cl
O n 6 corresponde classe compreendida entre: Cm Cz

E assim sucessivamente...

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Classificao dos Arquivos

Se quisermos localizar um processo referente a


Costa, Jos Gonalves, temos de o procurar no
n 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-
se arquivado por ordem alfabtica.

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Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

A distino entre arquivos


activos, semi-activos e
Activos; inactivos est no facto de
dentro de uma determinada
Semi-Activos; organizao alguns arquivos
(os activos) serem
consultados com muita
Inactivos. frequncia. Enquanto, que
nos arquivos semi-activos e
inactivos, a sua frequncia
de consulta muito baixa.

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Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Na fase activa, que


corresponde primeira
idade do ciclo de vida dos
documentos, o documento
utilizado frequentemente
pela entidade, para fins
administrativos, fiscais e
legais.

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Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Na fase semi-activa, a
segunda idade deste ciclo,
os documentos so
consultados e utilizados com
menos frequncia, pela
entidade.

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Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Na, fase inactiva terceira e


ltima fase do ciclo de vida,
os documentos deixaram de
ser utilizados. Devem, por
isso, ser eliminados, a
menos que possuam valor
secundrio que justifique a
sua conservao
permanente.

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Classificao dos arquivos tendo em conta o ciclo de
vida dos documentos:

Deve permanecer no Devendo ser transferida


arquivo activo ou para o arquivo
corrente toda intermdio (ou semi-
documentao enquanto activo) e para o arquivo
necessria para a sua definitivo (ou inactivo)
consulta diria... logo que deixem de ser
consultados com
frequncia.

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Sistemas de Arquivo
Sistema Vertical:
aquele que, como o
prprio nome indica,
coloca os documentos
(pastas, fichas, livros e
outros), dispostos
verticalmente, uns aps os
outros, como acontece
nas bibliotecas.
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Sistemas de Arquivo
Vantagens: Desvantagens:
Baixo custo;
Facilidade de Necessidade de retirar o
manuseamento; documento ou ficha
Permite o arquivo de para proceder a
grande nmero de anotaes adicionais.
documentos num espao
relativamente pequeno.

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Sistemas de Arquivo
Sistema Horizontal
O sistema horizontal
constitudo, geralmente,
por armrios ou estantes
com divises, onde se
colocam os documentos
uns sobre os outros.

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Sistemas de Arquivo
Vantagens: Desvantagens:
Iluminao directa sobre Acessibilidade difcil;
as fichas e documentos; necessrio criar
Permite anotaes no muitas intercalaes, o
prprio local; que ocupa muito
No implica grandes espao;
despesas com Necessidade de se
mobilirio; deslocarem documentos
que estiverem sobre o
documento procurado.
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Sistemas de Arquivo
Sistema Rotativo
O sistema rotativo aquele em
que os processos, dossiers,
fichas e outros documentos se
encontram apoiados e presos a
um eixo vertical rotativo que
permite o acesso aos
documentos que tenham
necessidade de consultar.

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Sistemas de Arquivo
Vantagens: Desvantagens:

Facilidade de leitura; Custo elevado;


Acessibilidade; Despesas adicionais
Necessidade de pouco com pastas suspensas.
espao.

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Equipamentos
O equipamento a adquirir - economizar espao;
deve ter em conta as - rendibilizar os servios;
necessidades especficas do - assegurar a invulnerabilidade
arquivo, tamanho dos dos documentos arquivados,
documentos a arquivar, evitando o seu extravio ou
permitir fcil acesso e ainda perda;
considerar outras condies
a fim de: - ter um aspecto decorativo;
- (..)

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Equipamentos

A escolha do - estrutura;
equipamento deve ter - tipo de fechadura;
em conta as - acabamentos;
recomendaes acima
mencionadas e ainda, as - pintura.
caractersticas fsicas do
arquivo:

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Acessrios

A escolha dos diversos - Pastas: guarda os


documentos que sero
tipos de acessrios para
arquivados. Podem ser
o arquivo depende do suspensas sobre suportes
mtodo a utilizar e do especiais das gavetas.
tipo de arquivo a
adoptar.

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Acessrios
- Guias: acessrios usados em
arquivos de tipo vertical e
facilitam a localizao
rpida dos documentos. So
cartes do mesmo tamanho
das pastas ou fichas
arquivadas. Devem utilizar-
se guias com proteco de
metal ou plstico para evitar
o seu desgaste. Promove a
rapidez na consulta.

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Plano de Arquivo

um plano onde se identificam as formas de


organizao de um arquivo:
Como vamos organizar o nosso arquivo;
Que tipo de arquivo vamos adoptar, e aqui
temos de ter em conta:

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Plano de Arquivo
A frequncia de
A forma do arquivo: consulta dos
- Arquivo horizontal; documentos:
- Arquivo vertical; - Arquivos activos;
- Arquivo rotativo - Arquivos semi-activos;
- Arquivos inactivos.

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Plano de Arquivo
A actualidade dos
documentos: - Arquivos histricos (possuem
- Arquivos correntes (contm informaes relativas a
informaes relacionadas factos passados, so
com as actividades do dia-a- consultados de vez em
dia); quando).
- Arquivos intermdios
(contm informaes do
arquivo corrente com
alguma antiguidade, mas
que ainda so utilizados);

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Plano de Arquivo
Para a elaborao do plano necessrio ter
em conta:
1. A actividade da empresa;
2. Identificar e relacionar os documentos
existentes na empresa (os que vm de fora e
os que so criados no decorrer da actividade
da empresa).

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Organizao de ficheiros
So vrios os meios que possibilitam o
armazenamento de informaes de forma
ordenada: as fichas, os documentos, o arquivo
e o dossier.
A ficha um documento sinttico e
esquematizado que ser preenchido
posteriormente. Ex.: ficha de clientes,
fornecedores, .

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Organizao de ficheiros
O ficheiro permite: O dossier agrupa um
A anotao de diversa conjunto de documentos
informao relacionada relativos a um
com o tema (clientes, determinado tema ou
pessoal,.); situao. Ex.: dossier
Consulta constante dos clientes duvidosos,
dessa informao; que ter de conter:
A comparao com Os nomes dos clientes;
elementos de outros Os montantes em dvida
ficheiros Prazos de pagamento,
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Organizao de ficheiros
Assim sendo, os Encomendas;
ficheiros podem estar Contas correntes;
organizados por: Facturas recebidas;
- contactos; Facturas por receber;
- Pessoal; (.)
- Confidenciais;
- Importaes;
- Exportaes;
- Mercadorias;
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Prazo de conservao de documentos

O prazo de arquivo e conservao de livros,


registos e documentos de suporte, est
previsto no Decreto-Lei n 102/2008 de 20-06-
2008, no seu artigo 52.

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Prazo de conservao de documentos

1 Os sujeitos passivos so 3 - Os sujeitos passivos com sede,


obrigados a arquivar e conservar em estabelecimento estvel ou domiclio
boa ordem durante os 10 anos civis em territrio nacional so obrigados a
subsequentes todos os livros, registos manter os livros, registos e demais
e respectivos documentos de suporte, documentos referidos no n. 1 em
incluindo, quando a contabilidade estabelecimento ou instalao situado
estabelecida por meios informticos, em territrio nacional, salvo se o
os relativos anlise, programao e arquivamento for efectuado por
execuo dos tratamentos. meios electrnicos.

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Prazo de conservao de documentos
5 - Os sujeitos passivos com sede,
4 - permitido o arquivamento em estabelecimento estvel ou domiclio
suporte electrnico das facturas ou em territrio nacional que pretendam
documentos equivalentes emitidos proceder ao arquivamento em suporte
por via electrnica desde que se electrnico dos documentos referidos
encontre garantido o acesso completo no nmero anterior fora do territrio
e em linha aos dados e assegurada a da Comunidade devem solicitar
integridade da origem e do seu autorizao prvia Direco-Geral
contedo. dos Impostos, a qual pode fixar
condies especficas para a sua
efectivao.

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Prazo de conservao de documentos
6 - Os sujeitos passivos que no
disponham de sede, estabelecimento 7 - ainda permitido o arquivamento
estvel ou domiclio em territrio em suporte electrnico das facturas
nacional que pretendam manter o ou documentos equivalentes, dos
arquivo dos livros, registos e demais tales de venda ou de quaisquer
documentos, incluindo os referidos outros documentos com relevncia
no n. 4, fora do territrio da fiscal desde que processados por
Comunidade, devem solicitar computador, nos termos definidos por
autorizao prvia Direco-Geral portaria do Ministro das Finanas.
dos Impostos, a qual pode fixar
condies especficas para a sua
efectivao.

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Prazo de conservao de documentos

No que diz respeito aos restantes


documentos, produzidos no decorrer da
actividade da empresa, o seu prazo de
conservao definido pela empresa e tendo
em conta a importncia dos documentos.

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Microfilmagem

A microfilmagem um sistema de gesto e


preservao de informao, mediante a captao das
imagens de documentos por processo fotogrfico. O
microfilme reduz drasticamente o volume dos
arquivos, sendo um meio de armazenamento mais
racional e prtico, proporcionando acesso eficiente,
rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a
baixo custo.

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Microfilmagem

Portugal possui legislao especfica, que


autoriza as actividades de microfilmagem no
pas, estabelecendo que o microfilme reproduz
os mesmos efeitos legais dos documentos
originais, podendo estes serem eliminados
aps a microfilmagem.

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Microfilmagem

O microfilme cpia destina-se ao manuseio


dirio. Enquanto, que o original tem por
finalidade garantir a integridade e preservao
das informaes, podendo ser mantido em
arquivos de segurana.

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Microfilmagem

A microfilmagem um
processo
frequentemente usado
em organismos oficiais,
grandes empresas
comerciais ou
industriais, bancos,
seguros, (..).

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Microfilmagem
Fases a seguir na
microfilmagem:
1. Seleco e ordenao
dos documentos;
2. Utilizao de mquinas
prprias;
3. Revelao do filme;
4. Utilizar uma leitura de
micro fichas.

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Vantagens da Microfilmagem
RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO
evidente que localizar um documento em microfilme,
incomparavelmente mais rpido, do que em arquivos
convencionais ou quilomtricos corredores com caixas
de documentos. possvel seleccionar um documento
entre milhes em apenas alguns segundos (em alguns
casos fraces de segundos), sem ser necessrio sair da
cadeira.

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Vantagens da Microfilmagem
REDUO DE ESPAO
A tpica reduo de espao proporcionada pelo
microfilme, de 98% ou mesmo superior. Toda a
documentao de um normal arquivo de ao com
4 gavetas, poder estar contida em to somente 2
rolos de microfilme, que cabem em uma nica
mo.

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Vantagens da Microfilmagem
FCIL MANUSEIO DA INFORMAO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam
pequenas ou grandes quantidades de documentos, a
imensa variedade de formatos, tamanhos e formas
desses papis. O microfilme um agente uniformizador.
Esta uma das suas mais expressivas vantagens. No
importa o tamanho ou padro original, em microfilme
ele estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o
manuseamento da informao ser muito mais prtico.
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Vantagens da Microfilmagem
BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementao do microfilme,
variam de aplicao para aplicao e at mesmo de
empresa para empresa. Falando genericamente, o custo
em alguns casos muito inferior ao simples custo de
armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro de
que um processo de arquivo microgrfico econmico, o facto
de os bancos serem os principais utilizadores.

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Vantagens da Microfilmagem
SEGURANA
No existe nenhuma outra forma mais prtica,
econmica e segura, contra sinistros naturais ou
provocados, de que o microfilme. So inmeros
os exemplos de empresas e organismos que
salvaram os seus documentos de desastres,
graas ao microfilme.

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Vantagens da Microfilmagem
INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilizao do microfilme fica assegurado
o arquivo correcto de qualquer documento e a
funo de rearquivar um microfilme,
simplesmente rebobinar uma bobina. No
existem caixas, caixotes, pacotes e funcionrios
exaustos. No microfilme, os documentos esto
sempre na ordem correcta.
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Vantagens da Microfilmagem
BAIXOS CUSTOS DE MANUTENO
Considerando o grande aproveitamento de
espao proporcionado pelo microfilme,
resultando de uma grande concentrao de
informaes, o baixo custo de manuteno uma
consequncia quase imediata.

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Vantagens da Microfilmagem
FCIL E RPIDA FCIL
REPRODUO DISSEMINAO DA
Todo um arquivo de INFORMAO
microfilme pode ser fcil, Inmeras empresas em
todo o mundo,
rpida e economicamente
implementaram o
duplicado. microfilme pelo baixo
custo e facilidade na
disseminao da
informao.

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Vantagens da Microfilmagem
AUMENTO DE CAPACIDADE DE
MEMRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade
de memria no tem limites. Informaes que
hoje no so localizadas, estaro sua
disposio em microfilme, em tempos
curtssimos.

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Vantagens da Microfilmagem
FACILIDADE DE ACESSO A
DOCUMENTAO "RARA" OU
"NICA"
Documentos histricos, em arquivos de outros
pases, esto hoje em Portugal graas ao
microfilme.

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Vantagens da Microfilmagem
MELHORES CONDIES DE
TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam
melhores condies de trabalhos a quem tem que
manusear documentao em todas as reas.
Consequentemente a empresa ganhar em
produtividade e eficcia.

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Vantagens da Microfilmagem
DURABILIDADE MINIMIZAO NOS
O microfilme, um CUSTOS DE
produto dos mais durveis, TRANSPORTE
a durabilidade do Os custos com fretes e
microfilme praticamente portes pelo correio so
ilimitada. minimizados com a
implementao de
programas de
microfilmagem.
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Vantagens da Microfilmagem
PRESERVAO DA INTERLIGAO COM
NATUREZA OUTRO SISTEMA
A maioria das empresas O microfilme um dos mais
gasta muito mais papel e versteis sistemas de
impressos do que necessitaria tratamento de informao. Ele
consumir. Os centros de possibilita plena
microfilmagem, podem pagar o compatibilidade com outros
material de consumo com a sistemas existentes, tais como
venda de papel para Sistemas informticos/
reciclagem. digitalizao.

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Vantagens da Microfilmagem
INFORMAO PARA TODOS
Livros e publicaes de alto custo, antes
disponveis apenas para uma faixa de alto poder
arquivstico, esto hoje ao alcance de todos. Foi
por isso, que muitas escolas e universidades
implantaram programas especficos de
microfilmagem.

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Desvantagens da Microfilmagem
Alto custo dos
materiais e equipamentos, O documento perde o
na maioria importados. seu valor intrnseco, por
exemplo, no permite que
difcil comparar duas se veja a presso exercida
imagens de um mesmo ao escrever.
microfilme.

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Desvantagens da Microfilmagem
Nem sempre possvel
termos uma imagem bem
legvel de documentos que
se encontram em mau
estado, pois a
microfilmagem no
ressuscita a imagem do
documento original.

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Legislao aplicvel

A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,


estabelece as condies a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham
importncia fiscal.

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Portaria n118/90

O Cdigo do Imposto sobre o Rendimento das


Pessoas Colectivas possibilita a substituio,
para efeitos fiscais, dos documentos de
suporte dos livros e registos contabilsticos
que no sejam documentos autnticos ou
autenticados, por microfilmes que constituam
sua reproduo fiel.

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Portaria n118/90
1
Os documentos de suporte dos livros e registos
contabilsticos que no sejam documentos autnticos
ou autenticados pode, decorridos trs exerccios aps
aquele a que se reportam e obtida autorizao prvia
do Director-Geral das Contribuies e Impostos, ser
substitudos, para efeitos fiscais, por microfilmes que
constituam sua reproduo fiel e obedeam s
condies estabelecidas nos nmeros seguintes.

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Portaria n118/90
2
1. A microfilmagem ser executada com o rigor
tcnico necessrio obteno da imagem
perfeita dos documentos originais sobre
microformas devidamente classificadas e
registadas, de forma a garantir a sua consulta e
reproduo em papel durante o perodo de sete
anos, contando a partir do prazo estabelecido
no nmero anterior.
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Portaria n118/90

4. Todas as operaes de microfilmagem e a


classificao dos suportes e das imagens
obtidas sero registadas em livro prprio, a
conservar pelo prazo de sete anos, contando
nos termos do n 1.

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