Microsoft Excel 2016

Leccin 2
Trabajo con Microsoft Excel 2016

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Objetivos

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Orientacin de software
La cinta de Excel 2016 se compone de una serie de pestaas,
cada una relacionada con tipos especficos de tareas que
realiza en Excel. La pestaa Inicio (a continuacin) contiene los
comandos que los usuarios ejecutan ms a menudo cuando
crean documentos de Excel.

Cada pestaa contiene grupos de comandos relacionados con

tareas o funciones especficas.
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Orientacin de software
Los comandos que tienen una flecha asociada a ellos
(vea Autosuma y Buscar y seleccionar en la
diapositiva anterior) tienen otras opciones disponibles
para la tarea.
Los Selectores de cuadros de dilogo en grupos
muestran comandos adicionales que no se muestran
en la cinta.
En la figura de la diapositiva anterior, los grupos
Portapapeles, Fuente, Alineacin y Nmero tienen
asociados cuadros de dilogo o paneles de tareas,
mientras que Estilos, Celdas y Editar no.

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Creacin de libros
Hay tres maneras de crear un libro de Microsoft Excel nuevo.
Abra un libro nuevo en blanco cuando inicie Excel
o use la pestaa Archivo para acceder a la vista
Backstage.
Abra un libro de Excel ya existente, introducir
datos nuevos o adicionales y guardar el archivo
con otro nombre.
Use una plantilla para crear un libro nuevo. (Una
plantilla es un modelo que ya ha sido configurado
para mostrar ciertos tipos de datos, tales como
informes de ventas, facturas, etc.).

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Paso a paso: Crear un libro desde cero
INICIE Excel. Excel le da la oportunidad de elegir entre
empezar un libro en blanco, dar un paseo o usar plantillas
(consulte a continuacin).

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Paso a paso: Crear un libro
desde cero
1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel,
aparecer Libro1 Excel en la barra de ttulo de la parte
superior de la ventana. Se abrir un libro en blanco con la
celda A1 activa.
2. En la celda A1, escriba
Fabrikam Inc. Esta celda
constituye el ttulo
principal de la hoja de
clculo. Tenga en cuenta
que a medida que escribe,
el texto aparece en la celda
y en la barra de frmulas,
como se muestra aqu.
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Paso a paso: Crear un libro
desde cero
3. Presione Entrar. El texto se escribe en la celda A1, aunque
parece como si fluyera hacia la celda B1.
4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar.
5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione
Entrar.
6. En ocasiones, se necesita un rea de trabajo rpido para
completar otra tarea mientras se est en medio de un libro.
Puede abrir otro libro como rea de borrador. Haga clic en la
pestaa Archivo y en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo.
Aparecern las distintas plantillas disponibles.
7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abre
un segundo libro en Excel y Aparece Libro2 en la barra
dettulo.
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Paso a paso: Crear un libro
desde cero
8. En la celda A1, escriba Llamadas telefnicas y presione
Entrar.
9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada
a las 4:30p.m. y presione Entrar.
10. Haga clic en la pestaa Archivo para abrir la vista Backstage.
En el panel izquierdo, haga clic en Cerrar para cerrar el libro
Llamadas telefnicas. En el cuadro de mensaje, haga clic en
No guardar.
DEJE el libro Fabrikam abierto para el siguiente ejercicio.

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Cmo guardar libros
Los archivos se pueden guardar en una carpeta del disco duro
del equipo, una unidad de red, un disco, un CD, una unidad
USB, OneDrive u otra ubicacin de almacenamiento.
Una vez que identifique dnde se debe guardar el documento,
el proceso de guardar es el mismo, independientemente de la
ubicacin o del dispositivo de almacenamiento.
Cuando se guarda un archivo por primera vez, se le hacen dos
preguntas importantes: Dnde quiere guardar el archivo?
Qu nombre le dar al archivo?
Por defecto, los documentos de Excel se guardan en la carpeta
Documentos o en su OneDrive, segn la configuracin
especificada durante la instalacin del programa.

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Paso a paso: Nombrar y guardar un libro
USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa Archivo para abrir la vista Backstage.
En el panel de la izquierda, haga clic en Guardar como para
mostrar las opciones
de guardar.
2. Haga doble clic en
Este PC para abrir
el cuadro de dilogo
Guardar como que
aparece aqu.

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Paso a paso: Nombrar y guardar un libro
3. En el panel de navegacin de la izquierda, en el cuadro de
dilogo Guardar como, haga clic en Escritorio. El escritorio se
convertir en el nuevo destino para el archivo guardado.
4. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Nueva
carpeta. Aparecer un icono de carpeta con las palabras
Nueva carpeta seleccionadas.
5. Escriba Excel Lesson 2 y presione Entrar.
6. Haga clic en el botn Abrir.
7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam
Address Solution.
8. Haga clic en el botn Guardar.
DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Guardado en OneDrive
OneDrive es una aplicacin basada en la nube que permite
almacenar y sincronizar los archivos, de modo que pueda
recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos.
OneDrive es un excelente lugar para almacenar los archivos de
copia de seguridad de documentos importantes.
OneDrive viene con versiones recientes de Windows y
Microsoft Office.
Existe una aplicacin de escritorio gratuita disponible para
dispositivos mviles.

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Paso a paso: Guardar en OneDrive
USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaa Archivo y luego en Guardar
como.
2. En la vista Backstage, debajo de Guardar como, haga clic
en su cuenta OneDrive y luego en la ubicacin de una
carpeta en el panel derecho. Es posible que deba iniciar
sesin en OneDrive si an no lo ha hecho (vase la figura
de la siguiente diapositiva).
3. Haga clic en el botn Nueva carpeta en el cuadro de
dilogo Guardar como.
4. En el cuadro de texto Nueva carpeta, escriba Excel
Lesson 2 para guardar una carpeta para esta leccin
en su OneDrive y presione Entrar.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 14
Paso a paso: Guardar en OneDrive

5. Haga doble clic en el icono Excel Lesson 2 para pasar a esa carpeta.
6. Mantenga el archivo con el mismo nombre. Haga clic en el botn
Guardar.
DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: Guardar un libro con otro
nombre
USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la celda A2, escriba 87 East Broad Street y presione Entrar.
2. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43215 y presione Entrar.
3. Haga clic en la pestaa Archivo y, en el panel izquierdo, haga
clic en Guardar como. La vista Backstage muestra que la
carpeta actual en el panel derecho corresponde a Excel Lesson
2 de OneDrive, porque es la carpeta que se us por ltima vez
para guardar un libro.
4. Haga clic en Este PC para volver a la unidad de disco que us
antes
5. En el panel derecho, haga clic en Excel Lesson 2.
6. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo, haga clic despus
de Fabrikam y escriba Broad para que el nombre quede como
02 Fabrikam Broad Address Solution.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 16
Paso a paso: Guardar un libro con otro
nombre
7. Haga clic en Guardar. Acaba de crear un libro nuevo al
guardar un libro ya existente con otro nombre.
8. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Guardar como
en el panel izquierdo y luego en Examinar.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Broad
Address Template Solution.
10. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha
desplegable y elija Plantilla de Excel. Haga clic en el botn
Guardar.
CERRAR Excel.

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Guardado de un libro en formato de Excel
anterior
Los archivos creados en versiones de Excel anteriores pueden
abrirse y revisarse en Excel 2016.
Los usuarios que usan versiones ms antiguas de Excel u otras
aplicaciones posiblemente no puedan abrir su archivo.
Puede guardar una copia de un libro de Excel 2016 (con la
extensin de archivo .xlsx) en una versin en formato Libro
de Excel 97-2003 (con la extensin de archivo .xls).
El smbolo del programa que aparece con los nombres de
archivo es diferente, pero asigne otro nombre a la edicin
anterior.
Verifique qu funciones pueden haberse perdido con el
comprobador de compatibilidad de Excel.

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Paso a paso: Guardar un libro en un
formato de Excel anterior
INICIE Excel.
1. En la parte inferior del panel izquierdo, haga clic en Abrir otros libros.
2. En la lista de archivos recientes en el panel derecho, haga clic en
02 Fabrikam Broad Address Solution.
3. Primero compruebe los
problemas de compatibilidad.
Haga clic en la pestaa Archivo,
haga clic en Informacin,
en Comprobar si hay problemas,
y luego en Comprobar
compatibilidad. Se abrir el
cuadro de dilogo Microsoft
Excel - Comprobador de
compatibilidad que aparece aqu.

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Paso a paso: Guardar un libro en un
formato de Excel anterior
4. Lea la informacin del cuadro de dilogo Comprobador de
compatibilidad y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en la pestaa Archivo, en Exportar y luego en Cambiar
el tipo de archivo. La vista Backstage muestra los diferentes tipos
de archivo (mostrados aqu).

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Paso a paso: Guardar un libro en un
formato de Excel anterior
6. Haga clic en el Libro de Excel 97-2003 y luego en Guardar
como.
7. En el cuadro Nombre de archivo, haga clic antes de Solution,
escriba 97-03 y, a continuacin, haga clic en Guardar.
8. Haga clic en la pestaa Archivo y luego en Cerrar para cerrar
el libro 02 Fabrikam Broad Address 97-03 Solution.
9. Haga clic en la pestaa Archivo y luego en Abrir. El panel
derecho de la vista Backstage muestra el ltimo conjunto de
documentos que se han guardado.
10. Haga clic en 02 Fabrikam Broad Address Solution.
DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Guardado en formatos de archivo distintos
Se puede guardar un archivo de Excel 2016 en un formato que
no sea .xlsx o .xls.
Los formatos de archivo que aparecen como opciones en el
cuadro de dilogo Guardar como o en la pestaa Exportar
dependen de los tipos de formato de archivo compatibles con
la aplicacin.
Si guarda un archivo en otro formato, tal vez se pierda parte
del formato, los datos y las caractersticas.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 22
Paso a paso: Guardar en formatos de
archivo distintos
USE el libro 02 Fabrikam Broad Address Solution del ejercicio
anterior o escriba su nombre y direccin en un nuevo libro.
1. Haga clic en la pestaa Archivo y haga clic en el botn Exportar.
2. Haga clic en el botn Cambiar el tipo
de archivo. Excel
explica los diferentes
tipos de archivo.
3. Haga clic en la opcin
Crear documento PDF/
XPS. En esta figura
se muestra por qu
motivo se usa este
formato.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 23
Paso a paso: Guardar en formatos de
archivo distintos
4. En el panel derecho, haga clic en el botn Crear PDF/XPS.
5. En el panel de navegacin izquierdo, haga clic en Escritorio.
6. Haga doble clic en Excel Lesson 2 para ir a esa carpeta.
7. En el cuadro de dilogo Publicar como PDF o XPS, asegrese
de que la lista Guardar como tipo muestre el PDF.
8. Haga clic en Publicar.
9. La aplicacin del lector (o un navegador web) se abre y
muestra el archivo PDF.
10. Presione Alt+F4 para cerrar el navegador o la aplicacin del
lector.
11. Si es preciso, presione Alt+Tab para regresar al archivo de
Excel.
CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para usarlo en el
siguiente ejercicio.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 24
Ingreso y edicin de datos bsicos en una
hoja de clculo
Puede escribir los datos directamente en una celda de una hoja de
clculo.
Tambin puede copiar y pegar informacin de otra hoja de clculo o de
otros programas.
El comando Copiar toma la informacin de una nica
ubicacin y la duplica.
El comando Pegar pone esta informacin en otra
ubicacin.
Para introducir datos en una celda de una hoja de clculo, la celda debe
estar activa y luego deben escribirse los datos. Para ir a la siguiente
columna, presione la tecla Tab.
Cuando termine de escribir las entradas de una fila, presione Entrar para
ir al principio de la fila siguiente.
Use las teclas de flecha para ir a una celda adyacente o hacer clic en
cualquier celda para activarla.
2016,Presione Entrar
John Wiley & Sons, Inc. para aceptar
Microsoft la entrada
Official Academic y moverse
Course, Microsoft hacia abajo una fila. 25
Excel Core 2016
Paso a paso: Introducir datos bsicos en
una hoja de clculo
Si es necesario, INICIE Excel y ABRIR un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam Inc. y
presione Entrar. Observe que la celda activa pasa a la
siguiente fila, a la celda A2.
2. En la celda A2, escriba Lista de empleados y presione
Entrar.
3. Haga clic en la celda A4, escriba Nombre y presione
Tab. Observe que la celda activa pasa a la siguiente
columna, a la celda B4.
4. Escriba Extensin y luego presione Entrar. Observe que
la celda activa se mueve a la primera celda de la fila
siguiente.
5. Escriba Cristian Lebron y presione Tab.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 26
Paso a paso: Introducir datos bsicos en
una hoja de clculo
6. Ingrese 101 y luego presione Entrar. Parece que el
nombre de Cristian Lebron est cortado.
7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada
completa de Cristian Lebron aparece en la barra de
frmulas.
8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione
Entrar.
9. Escriba Constanza Bahena y luego presione Entrar.
10. Escriba Nicole Negron y luego presione Entrar.
11. GUARDAR el libro en la carpeta de la
Excel Lesson 2 en su computadora como
02 Fabrikam Employees Solution.
DEJE el libro abierto para la siguiente leccin.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 27
Paso a paso: Cambiar el ancho de columna
Use el archivo 02 Fabrikam Employees Solution del ejercicio
anterior.
1. Mueva el puntero del mouse entre las columnas A y B, a los
marcadores de columna de la parte superior de la hoja de
clculo como se muestra a continuacin. El puntero del
mouse tomar la forma de una flecha de dos puntas.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 28
Paso a paso: Cambiar el ancho de columna
2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la
columna cambiar a la entrada ms ancha de la columna A. Las
entradas ms anchas son Lista de empleados y el nombre de Cristian
Lebron.
3. Arrastre el puntero del mouse
con forma de flecha de doble punta
entre las columnas B
y C hasta que la informacin en pantalla
muestre Ancho: 20 (145 pxeles)
o un aproximado de esta cifra y luego
suelte el botn del mouse.
4. GUARDAR el archivo 02 Fabrikam
Employees Solution. Esto sobrescribir la
versin anterior sin el cambio de ancho de columna.
CERRAR el libro y DEJE Excel abierto.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 29
Edicin del contenido de una celda
Pueden realizarse cambios de forma fcil y rpida en registros
electrnicos.
Para editar la informacin de una hoja de clculo, puede introducir
los cambios directamente en la celda o editar el contenido de una
celda en la barra de frmulas.
Cuando introduce datos en una celda, el texto o los nmeros
aparecen en la celda y en la barra de frmulas.
Antes de introducir los cambios, debe seleccionar la informacin
que va a cambiar.
Seleccionar texto significa resaltar el texto que debe cambiarse.
Puede seleccionar una nica celda o parte del texto de
la celda en la barra de frmulas.
Tambin puede hacer doble clic en una celda para
colocar el punto de insercin para la edicin.
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Paso a paso: Editar el contenido de una
celda
ABRIR un libro en blanco.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam y presione
Entrar. El punto de
insercin se mover
a la celda A2 y no
aparecer nada en la
barra de frmulas.
2. Haga clic en la celda
A1. Observe que
la barra de frmula
muestra Fabrikam,
como aparece aqu.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 31
Paso a paso: Editar el contenido de una
celda
3. Haga clic despus de Fabrikam en la barra de frmula,
escriba un espacio, escriba Incorporado y presione Tab. El
punto de insercin se mover a la celda B1 y no aparecer
nada en la barra de frmulas (mostrada aqu).

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 32
Paso a paso: Editar el contenido de una
celda
4. Haga clic en la celda A1 y, en la barra de frmulas, haga
doble clic en Incorporado para seleccionarlo. Escriba
Inc. y luego presione Entrar.
5. Escriba Ventas y presione Entrar.
6. Haga clic en la celda A2 y haga clic despus de Ventas
en la barra de frmulas.
7. Presione Inicio. El punto de insercin se mover al
principio de la barra de frmulas.
8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora.
Presione Entrar.
9. En la celda A3, escriba enero y presione Entrar.
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Paso a paso: Editar el contenido de una
celda
10. Haga clic en la celda A6, escriba febrero y presione
Entrar. El texto original de la celda A3 desaparece y
febrero sustituye a enero.
11. Haga clic en la celda A3 y presione Eliminar. Se
eliminar la entrada de la celda A3.
12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic
en el botn Seleccionar todo. Se seleccionan todas las
celdas de la hoja de clculo.
13. Presione Eliminar. Se eliminarn todas las entradas.
CERRAR el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el
ejercicio siguiente.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 34
Paso a paso: Editar el contenido de una
celda
Cuando est en modo de edicin:
El punto de insercin aparece como una barra
vertical y la mayora de los comandos est
inactiva.
Puede mover el punto de insercin utilizando las
teclas de flecha izquierda y derecha.
El indicador Editar aparece en el extremo
izquierdo de la barra Estado.
Use la tecla Inicio del teclado para mover el punto de
insercin al principio de la celda y utilice la tecla Fin para
mover el punto de insercin al final de la celda.
Puede agregar caracteres nuevos en la ubicacin del punto de
insercin.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 35
Paso a paso: Editar el contenido de una
celda
Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en
modo de edicin, presione Mays mientras presiona las teclas
de flecha.
Tambin puede usar el para hacer clic y arrastrar el puntero
del mouse sobre los caracteres que desea seleccionar.
Existen varias formas de modificar los valores o el texto que
introduce en una celda:
Borrar el contenido de la celda.
Reemplazar el contenido de la celda con otra
cosa.
Editar el contenido de la celda.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 36
Eliminacin y borrado del contenido de
una celda
Para borrar lo que hay en una celda en lugar de borrar la celda
misma, haga clic en la celda y presione Eliminar.
Para borrar el contenido de ms de una celda, seleccione
todas las celdas que quiera borrar y, en el teclado, presione la
tecla Suprimir.
Si presiona Eliminar, se borra el contenido de la celda, pero no
se elimina el formato.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 37
Paso a paso: Eliminar y borrar el contenido
de una celda
ABRA un libro en blanco.
1. En la celda A1, escriba 1 y presione Entrar.
2. Ingrese 2 y luego presione Entrar.
3. Ingrese 3 y luego presione Entrar.
4. Ingrese 4 y luego presione Entrar.
5. Resalte las celdas A1 a A4 (que contienen los nmeros 1 a 4).
6. Presione Eliminar. Se borrarn todas las celdas.
7. En la barra de acceso rpido, haga clic en el botn Deshacer
para rehacer las entradas de la celda.
8. Haga clic en la celda B5, escriba $275,000 y presione Entrar.
El valor y el formato se colocarn dentro de la celda.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 38
Paso a paso: Eliminar y borrar el contenido
de una celda
9. Haga clic en la celda B5 y presione Eliminar.
10. Escriba 225000 sin el smbolo de dlar ni comas y presione
Entrar. Tenga en cuenta que $225,000 tiene formato.
Aunque no se conserve la entrada original, la celda
conserva el formato anterior cuando presiona Eliminar.
11. Haga clic en la celda B5 y, en la pestaa Inicio, en el grupo
Editar, haga clic en Borrar.
12. Haga clic en Borrar formatos. En la celda B5 se muestra
225000 sin el signo de dlar ni la coma.
CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el
ejercicio siguiente.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 39
Uso de tipos de datos para rellenar una
hoja de clculo
Puede introducir tres tipos de datos en Excel: texto, nmeros y
frmulas.
Las entradas de texto contienen caracteres alfabticos y
cualquier otro carcter que no constituya un valor puramente
numrico.
La fuerza de Excel radica en su capacidad para calcular y
analizar nmeros basndose en los valores numricos
introducidos. Por supuesto, si introduce nmeros incorrectos,
los clculos obtenidos estarn equivocados. Por dicho motivo,
es fundamental especificar los datos de forma precisa.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 40
Ingreso de fechas
Las fechas se usan a menudo en las hojas de clculo para
realizar un seguimiento de datos en un perodo de tiempo
especificado.
Las fechas pueden utilizarse como encabezados de fila o de
columna.
Las fechas son nmeros en serie. Son secuenciales y pueden
sumarse, restarse y usarse en clculos.
Las fechas tambin pueden utilizarse en frmulas y en la
elaboracin de grficos y tablas.
La forma en que se muestra una fecha en una celda de una
hoja de clculo depende del formato en el que escriben los
caracteres.
En Excel 2016, el formato de fecha predeterminado usa cuatro
dgitos para el ao y la fecha est justificada a la derecha.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 41
Paso a paso: Introducir fechas
ABRA 02 Fabrikam Sales desde los archivos de datos para
esta leccin.
1. Haga clic en la celda B5, escriba 4/01/2017 y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda B5, escriba 25/01/2017 y presione
Entrar. La fecha se introduce y B7 se convierte en la celda
activa.
3. Escriba 23/01 y luego presione Entrar. 23-Ene se introduce
en la celda. Haga clic en la celda B7 y observe que
23/01/20XX (donde XX representa el ao actual) aparece en
la barra de frmulas.
4. Si el ao que aparece en la barra de frmulas no es 2017,
haga clic en la celda B7 y presione F2. Cambiar el ao a 2017
y presione Entrar.
5. En la celda B8, escriba 28/01/17 y presione Entrar.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 42
Paso a paso: Introducir fechas
6. En la celda B9, escriba 21 de enero de 2017 y presione
Entrar. En la celda, aparecer 21 de enero de 2017. Si
introduce una fecha en otro formato que el especificado o ya
haba introducido algo en la celda y lo haba borrado, puede
que la hoja de clculo no refleje los resultados descritos. Los
formatos de fecha de la columna B no son coherentes, como
aparece aqu.
7. En la celda B9, escriba
1/01/2017 y presione Entrar.
Observe que el valor cambia pero
que el formato sigue siendo
el mismo.
8. Haga clic en el botn Deshacer
para volver al libro.
DEJE el libro abierto.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 43
Paso a paso: Introducir fechas
Excel interpreta los aos de dos dgitos del 00 al 29 como los
aos 2000 al 2029.
Los aos de dos dgitos del 30 al 99 se interpretan como 1930
a 1999.
Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrar como 28-
ene-20.
Si escribe 28/01 sin especificar el ao, Excel interpretar la
fecha como perteneciente al ao en curso.
La barra de frmulas siempre muestra la fecha con el formato
da/mes/ao de cuatro dgitos porque es el formato requerido
para los clculos y los anlisis.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 44
Rellenado de una serie con Autorrellenar
Excel ofrece opciones de Autorrelleno que llenan
automticamente las celdas con datos o formato.
Para rellenar una celda nueva con datos existentes en una
celda adyacente, use la funcin de relleno automtico
ejecutando el comando o usando el controlador de relleno.
El controlador de relleno es un pequeo cuadrado verde
ubicado en la esquina inferior derecha de una celda o un
rango de celdas seleccionado.
Un rango es un grupo de celdas contiguas que selecciona
para realizar operaciones en todas las celdas seleccionadas.
Al referirse a un rango de celdas, la primera y la ltima celda
se separan mediante dos puntos (por ejemplo, C4:H4).

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Paso a paso: Rellenar una serie con
Autorrellenar
USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la
Figura 2-14.
1. Seleccione el intervalo C4:H4. Enero est en la primera
celda.
2. En la pestaa Inicio,
en el grupo Edicin, haga clic
en el botn Rellenar.
Aparecer el men Rellenar
que se muestra a la derecha.
3. En el men, haga clic en Hacia
la derecha. Todas las celdas
se rellenarn con el contenido
de C4 (enero).
4. Haga clic en el botn Deshacer.
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Paso a paso: Rellenar una serie con
Autorrellenar
5. Seleccione el rango C9:C13 y haga clic en el botn
Rellenar. Elija Hacia abajo para copiar C9 en las cuatro
celdas adicionales.
6. Haga clic en el botn Deshacer.
7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador
de relleno de la esquina inferior derecha de la celda
(a continuacin),
arrstrelo a E4
y librelo. Aparecer
el botn Opciones
de autorrelleno
al lado del rango
y se mostrar
de enero a marzo.
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Paso a paso: Rellenar una serie con
Autorrellenar
8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de
relleno, arrstrelo a C9 y suelte. Todos los nmeros se
convierten en $275,000 en la columna C. El botn Opciones
de autorrelleno aparece cerca de la esquina inferior derecha
del rango seleccionado (consulte a continuacin).
9. Haga clic en el botn Opciones de autorrelleno y elija
Rellenar formatos solamente en la lista que aparece.
Los nmeros
regresan a sus
valores anteriores
con nuevo formato.

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Paso a paso: Rellenar una serie con
Autorrellenar
10. Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9.
11. Haga clic en la celda A9 y arrastre el controlador de
relleno a A15. Se repetir el nombre de Esteban Vera.
12. Haga clic en el botn Deshacer para regresar a la hoja
de clculo.
13. GUARDAR el libro como 02 Fabrikam Sales Solution.
CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el siguiente
ejercicio.

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Paso a paso: Rellenar una serie con
Autorrellenar
Despus de rellenar las celdas con el controlador de relleno,
aparece el botn Opciones de autorrelleno para que pueda
elegir cmo se rellenar la seleccin.
En Excel, la opcin predeterminada es copiar el contenido y el
formato originales.
Con el relleno automtico, puede seleccionar cmo aparece el
contenido de la celda original en cada celda del rango
rellenado.
Una serie natural es una serie con formato de texto o
nmeros que se extienden en una secuencia normal como
meses, das de la semana, nmeros u horas
La tabla de la siguiente diapositiva muestra varias series
naturales que Excel reconoce automticamente.
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Paso a paso: Rellenar una serie con
Autorrellenar

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Rellenado de una serie con Relleno rpido
El Relleno rpido le permite rellenar rpidamente una
columna de datos con un ejemplo que se basa en datos
existentes en columnas adyacentes.
Casi puede crear instantneamente columnas para nombres y
apellidos si el nombre completo aparece en otra columna.
Antes de escribir el tem inicial (como el nombre) en una
columna y comenzar a escribir el segundo tem en esa cocina,
Excel muestra una vista previa de entradas con el formato
similar en el resto de la columna.
Si la vista previa presentada de los datos es lo que desea, solo
debe presionar Entrar para rellenar la columna con las
entradas.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 52
Paso a paso: Rellenar una serie
con Relleno rpido
ABRA 02 Customers desde los archivos de datos para esta
leccin.
1. Observe la lista de clientes de la columna A, que incluye el
apellido seguido por una coma y luego el nombre. Necesita
crear columnas separadas para los nombres y los apellidos.
2. Seleccione la celda B2 en la columna Nombre.
3. Escriba Ana y presione Entrar.
4. En la celda B3, escriba An para empezar con el siguiente
nombre, Andrea. Excel interpreta que usted desea introducir
el resto de nombres en la columna B y muestra una vista
previa de los resultados (mostrados en la siguiente
diapositiva).

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 53
Paso a paso: Rellenar una serie
con Relleno rpido

5. Presione Entrar para aceptar la sugerencia. La columna se rellena

con los nombres restantes. Excel tambin incluye las iniciales de
los segundos nombres de aquellos nombres que cuentan con
ellos.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 54
Paso a paso: Rellenar una serie
con Relleno rpido
6. Seleccione la celda C2 en la columna Apellido.
7. Escriba Ceballos y presione Entrar.
8. En la celda C3, escriba Di para empezar con el siguiente
apellido, Diaz. Excel interpreta que usted desea introducir el
resto de apellidos en la columna C y muestra una vista previa
de los resultados.
9. Presione Entrar para aceptar la sugerencia. La columna se
rellena con los apellidos restantes.
10. GUARDAR el libro como 02 Customers Solution.
CERRAR Excel.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 55
Cmo cortar, copiar y pegar datos
Los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Excel se usan para
copiar o mover celdas completas con su contenido, formato y
frmulas.
Puede copiar contenido o atributos especficos de las celdas.
Puede copiar el valor de la celda original pero conservar el
formato de la celda de destino.
Puede ejecutar las funciones cortar, copiar y pegar con:
El mouse
Comandos de la cinta
Comandos de acceso directo, tales como Ctrl + C
(copiar), Ctrl + X (cortar) y Ctrl + V (pegar)
El panel del portapapeles de Office
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 56
Copiar una serie de datos con el mouse
La edicin mediante arrastrar y colocar est activada de forma
predeterminada, para que pueda usar el mouse para copiar
(duplicar) o mover celdas.
Seleccione la celda o el rango de celdas que desea copiar y
mantener presionada la tecla Ctrl mientras apunta al borde de
la seleccin.
Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia
(flecha con un signo ms), podr arrastrar la celda o el rango
de celdas a la nueva ubicacin.
A medida que arrastra, una informacin en pantalla
desplazable identifica dnde se copiar la seleccin si suelta
en ese momento el botn del mouse.

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Paso a paso: Copiar una serie de datos con
el mouse
Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel.
1. Abra el archivo 02 Customer Houses.
2. Seleccione el rango A12:A22.
3. Presione Ctrl y seale el borde derecho del intervalo seleccionado.
Se mostrar el puntero de copia.
4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el
botn izquierdo del mouse y arrastre la seleccin a la derecha,
hasta que aparezca H12:H22 en la informacin en pantalla
desplazable junto a la seleccin.
5. Suelte el botn del mouse y, a continuacin, deje de presionar Ctrl.
Los datos de A12:A22 tambin aparecen en H12:H22.
DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Movimiento de una serie de datos con el
mouse
Los datos pueden moverse de una ubicacin a otra de un libro
de forma muy parecida a las operaciones de copia.
Para mover una serie de datos, seleccione la celda o el rango
de celdas y apunte el borde de la seleccin.
Cuando el puntero se convierta en un puntero de
movimiento, podr arrastrar la celda o el rango de celdas a
otra ubicacin.
Cuando se mueven datos, estos reemplazan los datos
existentes en las celdas de destino.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 59
Paso a paso: Mover una serie de datos con
el mouse
USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.
1. Seleccione E12:E22.
2. Seale el borde derecho del rango seleccionado. Aparece el
puntero de movimiento (flecha blanca con cuatro puntas
negras ms pequeas).
3. Con el puntero de movimiento visualizado, mantenga
presionado el botn izquierdo del mouse y arrastre la
seleccin a la derecha, hasta que aparezca I12:I22 en la
informacin en pantalla desplazable junto al intervalo
seleccionado.
4. Suelte el botn del mouse. En la hoja de clculo, las celdas de
destino estn vacas; por lo tanto, no es preciso preocuparse
por reemplazar los datos existentes. Los datos que antes se
encontraban en E12:E22 ahora estn en I12:I22.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 60
Paso a paso: Mover una serie de datos con
el mouse
1. Arrastre A1 a H12. Observe que un cuadro de dilogo le
advierte acerca de la sustitucin del contenido de las celdas
de destino.
2. Haga clic en Cancelar.
3. Arrastre A1 a H11.
4. Arrastre E1 a I11. La hoja de clculo debe tener un aspecto
similar a la que aparece en la siguiente diapositiva.
DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 61
Paso a paso: Mover una serie de datos con
el mouse

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 62
Copiar y pegar datos
El Portapapeles de Office recopila y almacena hasta 24
elementos copiados o cortados que estn disponibles para
usarlos en Excel y en otros programas de Microsoft Office.
Puede pegar (insertar) los elementos seleccionado en el
portapapeles en otra ubicacin de la hoja de clculo.
Los datos cortados (movidos) los datos se extraen de la hoja
de clculo, pero siguen estando disponibles para usarlos en
varias ubicaciones.
Si copia varios elementos y luego hace clic en Pegar, solo se
pegar el ltimo elemento copiado.
Para obtener acceso a varios elementos, debe abrir el panel
del portapapeles.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 63
Paso a paso: Copiar y pegar datos
USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.
1. En la pestaa INICIO de la cinta, haga clic en el Selector del
cuadro de dilogo Portapapeles. El panel Portapapeles se
abrir en el lado izquierdo de la hoja de clculo.
2. Seleccione A1:E22 y presione Eliminar.
3. Seleccione H11:I22 y, en el grupo Portapapeles, haga clic en
el botn Copiar. El borde que rodea el rango seleccionado se
convierte en un borde mvil.
4. Seleccione A1 y haga clic en el botn Pegar. El borde mvil
permanece activa alrededor de H11:I22. Un rango copiado no
se desactiva hasta que escriba texto nuevo, ejecute otro
comando, haga doble clic en otra celda o presione Esc.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 64
Paso a paso: Copiar y pegar datos
5. Seleccione A20 y haga clic en la flecha abajo
en el botn Pegar. Aparecer el men
de opciones de Pegar (que se muestra
a la derecha).
6. En Pegar valores, seleccione la primera opcin.
Observe que los valores del rango B21:B31
ya no tienen formato.
7. Haga clic en el botn Deshacer.
8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar.
9. Presione Ctrl+Inicio para volver a la parte
superior del libro. Cierre el panel del Portapapeles.
10. GUARDAR el libro como 02 Customer Houses Solution
DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 65
Edicin de las propiedades de un libro
El libro tiene una serie de propiedades asociadas que facilitan
su administracin.
Entre las propiedades figuran elementos que el usuario
cambia indirectamente como el tamao del archivo o la fecha
en que este se edit por ltima vez.
Las propiedades del libro tambin incluyen elementos que se
cambian directamente, como las palabras clave.
Si se asignan palabras clave (tambin llamadas etiquetas) a
las propiedades de un documento, ser ms fcil organizar y
buscar documentos.
Tambin puede agregar ms notas al archivo para clasificar y
administrar documentos.

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 66
Paso a paso: Asignar palabras clave
USE el libro 02 Customer Houses Solution del ejercicio
anterior.
1. Haga clic en Archivo. La vista Backstage mostrar las
propiedades actuales en el lado derecho de la ventana.
2. En la parte inferior del panel derecho, haga clic en en
vnculo Mostrar todas las propiedades para que
aparezcan propiedades adicionales.
3. Haga clic en el campo Etiquetas y escriba Cliente, Pies
cuadrados, Precio.
4. Haga clic en el campo Categoras y escriba Ingresos.
5. Haga clic en el campo Compaa y escriba
Fabrikam, Inc.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 67
Paso a paso: Asignar palabras clave
6. Sobre el campo Tamao, haga clic en la flecha
desplegable Propiedades y haga clic en Propiedades
avanzadas. Se abre el cuadro de dilogo Propiedades
(abajo).

2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 68
Paso a paso: Asignar palabras clave
7. Haga clic en la pestaa Resumen en el cuadro de dilogo para ver
las propiedades que introdujo.
8. Haga clic en la pestaa Estadsticas para ver la fecha en la que
modific el archivo.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Propiedades.
10. Presione Esc para volver a la hoja de clculo.
GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 2 como
02 Customer Houses Prop Solution.
CERRAR Excel.
Despus de guardar el archivo, la pestaa Estadsticas registrar
cundo se obtuvo acceso al archivo y cundo se modific.
Tambin identificar a la persona que guard el archivo por ltima
vez.
Despus de guardar un libro, la barra de ttulo del cuadro de
dilogo Propiedades mostrar el nombre de este.
2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016 69
Resumen de aptitudes

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