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HERRAMIENTA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
PROCESOS ITIL

Ing. Diego Zamudio Arellanes

Ing.
Ing.. Erik Garduño Nolasco
Ing
Ing.. Héctor Gutiérrez Chávez
Ing
CONTENIDO
I. Introducción ¿Qué es el PMI?
I. Los 9 enfoques
II. ¿Porque fracasan los proyectos?
III. Caso Práctico: Herramienta para la administración de procesos ITIL
I. RFP (Request For Proposal)
II. Respuesta al RFP
III. WBS (Work Breakdown Structure)
IV. Matriz de responsabilidades
V. Tiempo (Reducción de tiempos PERT / CPM)
VI. Costos
IV. Conclusiones
'. Introducción ¿Qué es el PMI?

        

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Presencia del PMI
Actualmente tiene presencia en más
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países y cuenta con más de
24
.


socios activos de
prácticamente todas las industrias.

El Project Management Institute

(PMI) ha identificado y
documentado la base de los
conocimientos necesarios para la
gestión de proyectos, y consiste de 9
áreas las cuales son: Integración,
Alcance, Tiempo, Costo, Calidad,
Recurso Humano, Comunicación,
Riesgo y Adquisición de bienes del
proyecto.
Diagrama básico para la ejecución de un
proyecto.
2. Porque fracasan los proyectos
Hoy en día, en este mundo tan competitivo en que vivimos, en
donde los productos y/o servicios que ofrecemos a nuestros
clientes pueden marcar la diferencia entre permanecer en el
mercado o desaparecer, surge la figura del proyecto
consolidándose como una herramienta efectiva para establecer
esa ventaja competitiva que las empresas requieren dentro de su
nicho de mercado.
Los proyectos se originan y desarrollan principalmente por dos
motivosʡ en primer lugar, con el objeto de aprovechar una
oportunidad de negocio y en segundo término, para resolver
alguna situación particular que se esté presentando en la
empresa.
2. Porque fracasan los proyectos
Tomando en cuenta lo anterior, nos dimos a la tarea de llevar a
cabo una investigación con respecto a los distintos factores que
llevan al fracaso a los proyectos usando '2 fuentes de
información distintas encontradas en internet, y estas fueron
algunas de las principales causas encontradas:

Requerimientos Incompletos de la empresa, falta de

involucramiento de los usuarios, falta de recursos para concluir
el proyecto, expectativas no realistas (sobredimensionamiento),
falta de soporte ejecutivo, requerimientos cambiantes, falta de
planificación, falta de administración de TI, desconocimiento
tecnológico de lo que se está buscando, etc.
Ë. Caso Práctico: Herramienta para la
administración de procesos ITIL
El principal objetivo que persigue este trabajo es el de visualizar
el desarrollo de un proyecto, tomando en cuenta todos los
aspectos que esto conlleva y haciendo uso de las herramientas
que nos brinda el PMI, ya que como se ha visto es una guía
prácticamente de cómo se deben llevar a cabo todos y cada uno
de los proyectos de TI en general.
El objetivo planteado por nosotros a lo largo de este trabajo es el
de automatizar los procesos implantados para la administración
de un ambiente de TI y que está basado en las mejores prácticas
de ITIL, para poder permitir a la empresa LMC alinearse con los
requerimientos de implementar un ambiente de control pero ya
haciendo uso de un software en específico.
Ë.' RFP (Request For Proposal)
Es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas de
posibles proveedores de productos o servicios.
Son un componente vital en la administración de proyectos exitosos ya
que definen claramente los entregables asociados con el proyecto y
define un marco de acción para la ejecución del mismo.

Debe contener por lo menos los siguientes puntos:

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Aquí se pueden ver todos los
puntos a evaluar en el RFP,
como se puede observar,
contiene lo siguiente:

Š Un resumen ejecutivo: el
cual indica el porque de la
necesidad del proyecto
Š El proceso del RFP: Indica
cuales son los pasos a
seguir en el desarrollo del
requerimiento.
Š Los requerimientos de la
empresa: Económicos,
entregables, cuestiones
técnicas, etc. y
Š Los criterios que serán
tomados en cuenta para
realizar la evaluación de
cada uno de los
participantes.
Algunos puntos del RFP
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a) El principal objetivo que persigue la Dirección de Sistemas de LMC
Consultores con el desarrollo del presente proyecto consiste en
automatizar los procesos implantados para la administración de su
ambiente de TI y que está basado en las mejores prácticas de ITIL,
permitiendo a LMC alinearse con los requerimientos de
implementar un ambiente de control.͙͙.
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4. Respuesta al RFP
El desarrollo de soluciones propuestas por los contratistas interesados o por
el equipo interno de proyectos del cliente, como respuesta a una solicitud de
propuestas, es la   fase del ciclo de vida del proyecto.

Esta fase se inicia cuando queda disponible el RFP al terminar la fase de

identificación de necesidades y se termina cuando se llega a un acuerdo con
la persona, organización o contratista seleccionado para poner en práctica la
solución propuesta.

Los contratistas deben tomar la decisión de    , basándose en

los siguientes puntos:
Š Competencia
Š Riesgo
Š Misión
Š Ampliación de capacidades
Š Reputación
Š Fondos del cliente
Š Recursos para la propuesta
Š Recursos para el proyecto
Ejemplo de Respuesta al RFP por CTI
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CTI & ASOCIADOS S.A DE C.V

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AV. DIVISION DEL NORTE No. 2' Desp.'
4 Col del Valle CP
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Benito Juárez México
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 Extranjero y 2
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Servicios de Análisis  Diseño  Implantación de procesos adecuados a metodologías y
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mejores prácticas de Mercado (ITIL)
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EmpresaË

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Matriz de Evaluación
Resultado de la Evaluación
Ë.Ë WBS (Work Breakdown Structure)
En la gestión de proyectos, una estructura de descomposición
del trabajo o EDT, también conocido por su nombre en inglés
Work Breakdown Structure o WBS, es una estructura exhaustiva,
jerárquica y descendente formada por los entregables a realizar
en un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica
en la gestión de proyectos.

El propósito de un WBS es  el alcance del proyecto.

Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los
elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al
alcance del proyecto, el WBS sirve como la base para la
planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el
proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas
del WBS.
WBS ʹ Implementación ITIL
Ë.4 Matriz de responsabilidades
La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus
siglas en inglés) se utiliza generalmente para relacionar
actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De
esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes
del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.
| -  | 

8||

Algunos roles propuestos:
Š Líder de proyecto LMC
Š Fungir como facilitador e interfaz entre las áreas involucradas que
proporcionen información para su carga en Magic.
Š Líder de proyecto Técnico CTI
Š Llevar a cabo la instalación y adecuación de la Herramienta Magic para
LMC.
Matriz de Responsabilidades
Ë.5 Tiempo (Reducción de tiempo PERT/CPM)
En la actualidad, los preceptos básicos de la administración de
proyectos están representados por el triángulo del proyecto
(Triángulo del proyecto: interrelación del trío formado por
tiempo, dinero y ámbito en un proyecto.
Si se ajusta cualquiera de estos elementos, los otros dos se ven
afectados. Por ejemplo, si se ajusta el plan del proyecto para
acortar la programación, puede que aumenten los costos y
disminuya el ámbito)
PERT(Program Evaluation and Review Technique)
La Técnica de Revisión y Evaluación de Programas PERT es
básicamente un método para analizar las tareas involucradas en
completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para
completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario
para completar el proyecto total.

Una de las principales características del PERT, además de su

capacidad para identificar los programas y planes que se
requieren para las tareas (actividades), es que puede manejar las
incertidumbres que existen en los pronósticos de tiempo para
terminar diversas tareas.
CPM (Critical Path Method)
En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la
secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos
con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más
corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de
la ruta crítica determina la duración del proyecto entero.
Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la
fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay
holgura en la ruta crítica.
Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas.
Ò
 |
 
889



De acuerdo a los conocimientos previos que se tienen en cuanto

a la implementación de la herramienta, los proveedores
comentan que existe una parte del mismo que no tiene tiempos
definidos, por lo cual se puede tomar como base para el modelo
probabilístico PERT.

   

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Tabla de predecesores
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Antes de aplicar el análisis PERT Después de aplicar el análisis PERT
74 días 7 días
Uso de QSB Modulo PERT-CPM


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P o e  t Co   l e t  o  T   e = 6 33 d  s
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Ë. Costos
Cuando se prepara una propuesta para un proyecto se estiman
los costos del mismo. Una vez que se toma la decisión de seguir
adelante con el proyecto es necesario preparar un presupuesto,
o plan, para saber cómo y cuándo se gastarán los fondos del
proyecto.
Una vez que este comienza, es importante supervisar los costos
reales y el desempeño del trabajo para asegurar que todo vaya
dentro del presupuesto. Son varios los parámetros que se deben
supervisar a intervalos periódicos durante el proyecto: la
cantidad real acumulada gastada desde su inicio, el valor
devengado acumulado del trabajo desarrollado desde el inicio y
la cantidad presupuestada acumulada que se ha planeado gastar
con base en el programa del proyecto, desde el inicio del mismo.
 La planeación del costo se inicia con la propuesta para el
proyecto.



1
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11 


La siguiente tabla muestra algunas de las asignaciones del proyecto ITIL.

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1.1 RFP ITIL LMC 16 días 24/05/2010 09:00 14/06/2010 19:00 $0.00
1.2 Instalación de Herramienta Magic 3 días 15/06/2010 09:00 17/06/2010 19:00 $1,680.00
'.2.' Recursos de HW ' día '5/
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Líder LMC
'.2.2 Recursos de SW ' día ' /
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Líder LMC
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Líder CTI
1.3 Manejo de Incidentes 10 días 18/06/2010 09:00 01/07/2010 19:00 $5,600.00
'.Ë.'. Función de la Mesa de ayuda 2.5 días 22/
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/2
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'9:

',4

.

Esp. Magic
1.4 Administración de Niveles de Servicio 11 días 25/06/2010 09:00 09/07/2010 19:00 $6,160.00
1.5 Manejo de Problemas 9 días 12/07/2010 09:00 22/07/2010 19:00 $5,040.00
1.6 Manejo de Cambios 14 días 23/07/2010 09:00 11/08/2010 19:00 $7,840.00
1.7 Administración de la Liberación 5 días 12/08/2010 09:00 18/08/2010 19:00 $2,800.00
1.8 Administración de la Biblioteca de Software 8 días 19/08/2010 09:00 30/08/2010 19:00 $4,480.00
1.9 Capacitación en todos los módulos al administrador de Magic LMC 3 días 31/08/2010 09:00 02/09/2010 19:00 $1,680.00
'.9.' Capacitación Magic, Herramienta Implantada y funcionando Ë días Ë'/
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Líder CTI


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RFP ITIL LMC



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.5 2.8 2.8 '. 8
Administración de la Liberación ]%4 '.'2 '. 8
Administración de la Biblioteca de Software .%.4 '. 8 2.8
Capacitación en los módulos al admin. de Magic LMC '%)4 '. 8
TOTAL Ë0%]4 5 5 5 ]%]. Ë%Ë) 0%5. ]%4 ]%4 ]%4 ]%4 ]%4 ]%4 Ë%Ë) .%.4
ACUMULADOS
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CAC / CAR (Comprometido Pagado) < 5 5 5 4%4] 4%4] 4%4] 4%4] 4%4] '3%) '3%) '3%) '3%) '3%) Ë0%Ë
Análisis final de costo
Si Realizamos un estudio en la semana No. 9

1!"1 >1
>1  1 !?
!?
CPI CEV / CAC '9,


/ '7,

'.
795, de cada peso gastado se
recibió '.
795 del valor ganado.

1@1@
1@1 @ 1
1
CV CEV ʹ CAC '9,


ʹ '7,

',4

, Este cálculo indica que el
valor del trabajo realizado a lo largo de la semana 9 es ',4

más que
el gastado en realidad. Es otra indicación de que el trabajo hecho está
a la par del costo real.

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FCAC TBC / CPI Ë5,28
/ '.
795 Ë2, 8'.8
USD
Conclusiones
En la actualidad las empresas deben evaluar si ellas están preparadas
para desarrollar su tecnología o la encargan a terceros. Una adecuada
planeación de lo anterior, evitará la modificación de su núcleo del
negocio para no convertirse en una empresa de tecnología.
Los Directivos de TI, deben estar preparados para enfrentar los
desafíos tecnológicos que la empresa necesita, creando un balance
entre el componente técnico y el administrativo.
Debemos tomar siempre como base alguna metodología para que de
alguna manera todo sea un poco más sencillo y recordar que el éxito
del proyecto no esta en la inversión del mismo o en contar con
suficiente tiempo para llevarlo a cabo, el verdadero éxito de los
proyectos se encuentra en lograr el resultado más perfecto posible con
el uso más eficiente de los recursos, no importa que estos sean
ilimitados.