ALMACENAMIENTO Y

GESTION DE STOKS

LUIS BALDEOS A.
 EL CICLO DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de materiales lo
podemos definir como una actividad
logstica que se encarga de recepcionar y
ubicar sistemticamente los materiales en
espacios fsicos para distribuirlos en el
momento oportuno y a bajo costo a los
usuarios internos y externos de la
empresa.
 Las actividades del ciclo, constituyen en
si funciones esenciales del
almacenamiento, y son:
Recepcin
Identificacin y codificacin
Almacenamiento
Seguridad y mantenimiento
Distribucin y despacho
Control.
 RECEPCION DE MATERIALES

En esta funcin se ejecutan las

siguientes operaciones:
Descarga
Desembalaje
Inspeccin o chequeo
Internamiento de materiales
 DESCARGA
Se realizan las siguientes operaciones:
Revisar la documentacin que da lugar a la
compra de materiales.
Verificar antes del desembalaje: sellos,
envolturas, etc.
Desembarcar los materiales de manera rpida y
segura.
Contar antes del desembarque y en el momento
del desembalaje los paquetes, bultos y otros
 Verificar pesos, medidas, marcas, modelos y
cantidades de acuerdo a lo especificado en la
orden de compra (O/C) y la gua de remisin
(G/R)
Registrar en la G/R:
-Nombre de la persona que hace la entrega.
-Nombre de la persona que recibe los
materiales.
-Fecha y hora de recepcin.
 DESEMBALAJE
Esta operacin consiste en retirar la envoltura
o embalaje de los materiales, previa verificacin
de las anotaciones exteriores. Debe realizarse
con mucho cuidado sobre todo cuando se trate
de artculos frgiles.
INSPECCION O CHEQUEO
Nos permite verificar las caractersticas fsicas y
tcnicas de los artculos recepcionados. El
personal encargado deber conocer esta
actividad, debido a que tiene que operar con
instrumentos de medidas de precisin y de
control calidad.
 IDENTIFICACION Y
CODIFICACION
Para clasificar los materiales recepcionados
debemos tener en cuenta:
Agrupar los materiales de acuerdo al Catlogo
de Materiales de la empresa.
Tener como indicador los ndices de rotacin de
los inventarios.
Tener en cuenta las caractersticas de fragilidad,
peligrosidad y otros de los materiales.
 DISEO DEL CODIGO DE UBICACION

Zonificar el almacn de la empresa

teniendo en cuenta la rotacin de
inventarios.
Ordenar los andamios dentro de cada
zona, para luego numerarlos.
 Determinar el nmero de columnas y filas
de los andamios.
Establecer el cdigo donde se interceptan
las columnas y las filas.
Registrar el cdigo en el kardex y en el
bind-card.
 Supngase que hemos recibido 100
galones de aceite Petrolube para
almacenarlos. De acuerdo al catlogo su
cdigo es 23-02-1068 y para poderlos
ubicar en el almacn se ha determinado el
cdigo de ubicacin que podra ser de
acuerdo a la zona y al andamio y que
podra ser: D3-A4.
A: Nivel
4 : Columna
Entonces el material tendra el siguiente cdigo:
23-02-1068. D3-A4
Siendo:
23-02-1068 : cdigo del catlogo
D3-A4 : cdigo de ubicacin.
A B C D E F

D3 2C
 ALMACENAMIENTO

La aplicacin eficiente de las tcnicas de la

administracin moderna de almacenes, permitir
obtener grandes economas para la organizacin
para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes
operaciones:
Ubicacin sistemtica
Manipulacin
Rotacin de inventarios
Reposicin oportuna
Inspeccin y control de existencias.
 SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO

El jefe de Almacn, por lo tanto, debe

implementar medidas de seguridad al almacn,
desde la instalacin fsica hasta la adecuacin de
medidas preventivas de seguridad para evitar
siniestros.
Ambiente fsico:
- Cmaras refrigerantes
- Cmaras obscuras (materiales fotogrficos).
- Cmaras de seguridad (artculos costosos).
 Medidas contra Robos

- Proteccin especial (artculos costosos).

- Responsabilizar por reas al personal.
- No debe tenerse sueltos lo artculos menudos.
- El personal seleccionado debe ser calificado y
responsable
- Realizar inventarios peridicos.
 Medidas contra Incendios
El jefe de almacn deber reducir al mnimo estos
riesgos, implementando planes contra incendio a
travs de avisos visibles, simulacros de incendios,
etc. Asimismo el plan deber tener en cuenta los
siguientes criterios tcnicos:
Localizacin y ubicacin de materiales inflamables
en reas distintas y abiertas.
Ubicar sistemticamente los extinguidores en los
lugares ms importantes y a una altura referencial
al tamao del personal de almacn.
Adiestramiento del personal en el manejo de los
extinguidores y de otros mecanismos de
seguridad.
Por ltimo una de las obligaciones
del jefe de almacn est en buscar
al amparo de un seguro de
cobertura parcial o total. Este
seguro, tambin abarcar a la
distribucin de materiales fuera de la
localidad.
 DISTRIBUCION Y DESPACHO

La distribucin de los materiales o artculos de

un almacn est determinado por una serie de
tcnicas y procedimientos logsticos que
permite cumplir oportunamente con los pedidos
internos y externos. La distribucin puede
realizarse en las siguientes formas:
Distribucin en el almacn central
Distribucin interna de los requerimientos de
las oficinas.
 Distribucin hacia los almacenes
comerciales fuera del permetro de la
ciudad. En esta distribucin hacia el
exterior se deber tener en cuenta otros
factores como embalajes, transportes,
fletes, seguros, etc.
 En particular, en la distribucin se
desarrollaran operaciones:
Recepcin
Verificacin
Registro fsico de los bultos o paquetes
Entrega
Control
Cobertura de seguros
Control.
RELACIONES DEL ALMACEN CON LAS
OTRAS DEPENDENCIAS DE LA
EMPRESA

El almacenamiento como actividad logstica

estratgica de la empresa permite establecer
relaciones de diferentes tipos con el fin de
disear las polticas de almacenamiento.
 Estas relaciones son muy importantes y
se da a nivel interno y externo:
Produccin
Ventas
Gerencia de Logstica
Compras
Contabilidad
Seguridad
Informtica
Control Interno
Proveedores
 ORGANIZACION Y
FUNCIONES DEL ALMACEN

No obstante, la responsabilidad
inherente al almacenamiento de
materiales y artculos, debe tenerse en
cuenta otros factores importantes que en
ltima instancia es la que va a determinar
el diseo organizacional del
almacenamiento.
 Podemos considerar los siguientes
factores:
Objetivos del sistema logstico de la
empresa.
Poltica de logstica en lo que se refiere a
las compras y al almacenamiento.
Actividad productiva de la empresa
Tipo, clases y cantidad de materiales que
utiliza la empresa.
Nivel econmico y financiero de la
empresa.
 ZONA DE ALMACENAJE

Tradicionalmente la zona de almacenaje fue

diseado de una manera emprica y arbitraria,
sin tener en cuenta los costos ni los tipos de
materiales por almacenar. Hoy en da ha variado
considerablemente esta concepcin respecto al
carcter fsico del almacn, desde su ubicacin
e infraestructura hasta los medios y equipos
para manejar los materiales.
 PRINCIPIOS DE UBICACION DE
MATERIALES

La decisin sobre el lugar y la forma de

ubicacin de los materiales en el almacn,
va a estar determinada en ltima instancia
por los siguientes principios:
Los artculos con caractersticas fsicas
similares se ubicarn juntos y en reas
fsicas separadas.
 Los materiales de uso frecuente deben ser
ubicados y agrupados juntos en el
almacn.
Los artculos tendrn que ubicarse en
reas de operacin y de reserva.
 MANEJO DE MATERIALES

Para dar solucin a los problemas de manejo

de materiales, logstica tendr que describir y
aplicar principios generales para manejar
materiales en torno a situaciones propias de
cada almacn.
Cuando se cuente con medios mecnicos, es
necesario evitar el manejo manual.
Un manejo bastante econmico y rpido,
tambin se puede obtener aplicando la gravedad
dentro de las posibilidades de uso.
 Los materiales deben ser movidos por la
distancia ms corta
Tener en cuenta que una recta representa
la distancia ms corta entre dos puntos.
La unidad de carga. Los artculos deben
ser agrupados en lotes grandes y
consistentes.
Para el manejo de materiales en desuso se
deben emplear medios econmicos y
baratos (palas, carretillas, etc.).
 COSTOS DE ALMACENAMIENTO

Todo almacn genera una serie de

gastos por tener inventarios operativos o
de reserva. Estos costos se va a presentar
de acuerdo al nivel de los stocks, es decir
que ocasionara ms responsabilidad un
sobre stocks de materiales que un stock
mnimo.
 Costo por obsolescencia
Costo por robos y prdidas
Costo por manejo y depreciacin
Costo financiero o costo de oportunidad.
Costo por seguro
Costo por supervisin
Costos administrativos.
Este costo se determina:

Q
CM i
2

Donde:
CM = Costo de mantenimiento o de almacn.
Q = Tamao del lote por almacenar
Q/2 = Inventario promedio
i = Costo de posesin anual del stock medio
o tasa del costo de posesin de los stocks.
 La tasa del costo de posesin, generalmente
est dado entre el 15 al 20% sobre el valor
medio del stocks. En cuanto al comportamiento
de este costo para un artculo en stocks, vara
en funcin directa de las variaciones del tamao
del stocks de este tem.

Q
CM .p i
2
 Si deseamos valorizar el costo de
almacenamiento tendramos que considerar a
p como precio unitario del artculo dado.
Este costo lo podramos explicar a travs del
siguiente cuadro solo que agregamos i = 20%
y p = s/. 0.50 y N = 1000 unidades.
 p = S/. 0.50
N = 1000 unid.
i = 20%

Q Q/2 Q/2 . p (Q/2 .p) i

100 50 25 5
200 100 50 10
300 150 75 15
400 200 100 20
500 250 125 25
600 300 150 30
700 350 175 35
800 400 200 40
900 450 225 45
1000 500 250 50