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3. LIDERAZGO
-Compromiso de la direccin: asegurando que el SGD es compatible con
la direccin estratgica de la organizacin e integrando los requisitos en
los procesos de negocio; aportando recursos para su implementacin y
mejora, divulgando su importancia, asegurando que alcanza los resultados
esperados y dirigiendo y dando apoyo a la mejora contnua.
-Poltica: fijar los objetivos, compromisos de cumplimiento de los
requisitos aplicables y para su mejora contnua y estar disponible a las
partes interesadas.
-Roles organizativos, responsabilidades y competencias: definirlos,
asignarlos y comunicarlos a toda la organizacin. Diferenciar
responsabilidades de direccin, operativas (nombrar un representante de
gestin documental, definiendo su papel, responsabilidades y
competencias)
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
4. PLANIFICACIN
-Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades: identificacin
e integracin en los procesos del SGD y garantizar su evaluacin.
-Objetivos de gestin documental y planes para alcanzarlos. Deben
tomar en cuenta el tamao, la naturaleza de las actividades, productos y
servicios y el entorno legal y cultural de la organizacin. Estos objetivos
deben:
a) Ser consistentes con la poltica de gestin documental;
b) Ser medibles (si es posible)
c) Tener en cuenta los requisitos aplicables; y
d) Supervisarse y actualizarse cuando sea necesario.
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
5. SOPORTE
-La alta direccin debe asignar y mantener los recursos que necesita el
SGD (asignar responsabilidades; revisin peridica de su capacitacin y
formacin; mantenimiento y sostenibilidad de los recursos y la
infraestructura tcnica).
-Capacitacin: determinar y asegurar la capacitacin en gestin
documental.
-Concienciacin y formacin: asegurar la asuncin de responsabilidad
para cumplir con los requisitos y asegurar su conformidad y de las
consecuencias del abandono de los procedimientos especificados.
-Comunicacin: establecer, implementar, documentar y mantener los
procedimientos para la comunicacin interna sobre el SGD
-Documentacin: obligacin de documentar el SGD y controlar la
gestin, revisin, actualizacin e identificacin de los documentos.
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
6. OPERACIN
-Planificacin y control de operaciones: la organizacin debe determinar,
planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para el
tratamiento de los riesgos y oportunidades (6.1) y para cumplir con los
requisitos estableciendo criterios para los procesos, implementando el
control y manteniendo informacin documentada para demostrar que los
procesos se han ejecutado como se planearon.
-Diseo de los procesos de gestin documental, de acuerdo con el
esquema:
-Analizar los procesos de trabajo para determinar los requisitos para la
creacin y el control de los documentos y facilitar la asuncin de
responsabilidades.
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
-Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un
inters en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas en su
nombre.
-Las auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones
auditoras, independientes y externas, tal como aquellas que proporcionan
el registro o la certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos
de las normas ISO 9001 o ISO 14001 (empresas certificadoras).
-Los criterios de auditora se utilizan como referencia frente a la cual se
compara la evidencia de la auditora
EL PERFIL DEL AUDITOR
-Atributos personales
-Conocimientos y habilidades
-Educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en
auditoras
-Mantenimiento y mejora de la competencia
-Evaluacin del auditor (identificar las cualidades, conocimientos y
habilidades, criterios de evaluacin ; seleccionar el mtodo adecuado)
El contenido esencial de las normas
8. MEJORA
-8.1. Control de las no conformidades y acciones correctivas. La
organizacin debe identificar las no conformidades, reaccionar frente a
ellas y, cuando proceda, actuar para controlarlas, contenerlas y corregirlas,
y asumir y tratar las consecuencias.
-La organizacin tambin debe evaluar la necesidad de adoptar acciones
para eliminar las causas de las no conformidades, incluyendo la revisin y
determinacin de sus causas; si existen no conformidades similares en el
SGD, asegurarse que no vuelvan a producirse, implementar las acciones
correctivas necesarias, revisar su efectividad, y, en su caso, realizar
cambios en el SGD.
-En la informacin documentada debe incluirse evidencia de la naturaleza
de las no conformidades y de las acciones realizadas, y sus resultados.
EL CONTENIDO ESENCIAL DE LAS NORMAS
-La norma ISO 30301 abre unas notables expectativas para el sector
profesional de la gestin de los documentos y los archivos en tres mbitos
concretos:
a) La implantacin de sistemas de gestin de documentos
b) La auditora interna (de primera parte)
c) La auditoria de certificacin (de segunda o tercera parte)