Carta

Memorndum
Circular
Carta
La carta es el medio ms idneo para
comunicar un mensaje a quien no puede
escuchar nuestra voz.

Es un medio rpido, econmico y directo

Es un mensaje eminentemente personal

Es una respuesta concreta a una situacin

Es un sustituto del dilogo

Tono
Es muy importante el tono que en cada caso se
debe adoptar. En esto juega un papel importante la
imaginacin del que escribe. El tono est en funcin
del destinatario, de la circunstancia concreta en que
dicho destinatario se encuentra y del carcter de la
relacin que hasta el momento se ha mantenido con
l. No es lo mismo escribir a un viejo amigo que al
gerente de una empresa con el cual nos vincula un
simple lazo profesional.
Elementos
Lugar y fecha

Nombre y direccin del destinatario

Salutacin

Introduccin

Desarrollo del tema

Despedida

Firma
Clase de cartas

La carta personal

La carta comercial
Carta personal
La carta personal es la que ms se parece a la conversacin, y esto se
consigue con un lenguaje sencillo y natural.

El lenguaje debe adems ser sincero y afectivo, conforme sea el grado

de amistad y de relacin que exista con el destinatario.

Ha de evitarse la complicacin de las frases y el encadenamiento en

uno mismo perodo de diversas ideas.

Trtese de que cada idea pueda expresarse en una oracin.

Elimnense las dificultades de la construccin y vyase por partes. Esto

permite, adems, ser ms exactos y cuidadosos en la eleccin de las
palabras.
Carta comercial
La correspondencia comercial tiene su propia
personalidad, Su modo de decir. El carcter
predominante de esta personalidad es el mismo
que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de
lo til. Ha de cuidarse su estilo, no slo para
conseguir una perfecta comunicacin, sino
tambin para obtener una impresin favorable de
la persona a la que va dirigida la carta.
Tipos de carta comercial
Cartas de solicitud

Cartas de remisin o envo

Cartas de cobranza

Cartas de reclamaciones

Cartas de ofertas

Cartas de relaciones pblicas

Cartas de solicitud.
Este tipo de cartas, en el que se
incluyen tambin las de pedido, es el
que se emplea para pedir servicios,
instrucciones, informes, reservaciones,
referencias, precios, catlogos,
entrevistas, cooperacin, etc.
Cartas de remisin o envo.
Son las que se dirigen para acompaar
cheques, giros, documentos
comerciales, panfletos, boletines,
muestras o mercaderas. En dichas
cartas se hace constar la remisin de lo
que se manda. Sirve para identificar lo
que se ha enviado y par que el
destinatario sepa especficamente lo
que ha de llegarle
Cartas de cobranza.
Se proponen recordar a las persona a
quienes se ha concedido crdito, el
cumplimiento de su obligacin. Su
redaccin debe ser muy cuidadosa para
no herir la susceptibilidad del cliente.
Cartas de reclamaciones.
Son aquellas que expresan una queja o
protesta, en virtud de los errores que
con frecuencia se cometen en las
transacciones comerciales o en las
decisiones profesionales y
administrativas, aunque traten de
evitarse.
Cartas de ofertas.
Se escriben con el fin de inducir al
posible cliente a comprar determinados
artculos o servicios. Ejemplos de stas
son las que tienen como propsito
anunciar un nuevo producto, asegurar a
los clientes a mejora de un servicio, o
dar a conocer la naturaleza y alcance de
nuevas actividades, convencer a alguien
de la ventaja de abrir una cuenta
corriente en determinado banco, etc.
Cartas de relaciones pblicas.
Son cartas comerciales que tienen carcter
social. Se escriben para conservar las
buenas relaciones entre los clientes o
usuarios de las empresas o agencias. Son
muy importantes porque, por medio de
ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de
todos, el nombre de la empresa o agencia
y su presencia en la comunidad. Las ms
comunes son las de felicitacin, psame,
invitacin y agradecimiento.
Caractersticas esenciales
Claridad

Concisin

Precisin

Tono

Correccin
Claridad
Expresndonos mediante frases cortas.
Eligiendo con cuidado el vocabulario
Estando pendiente, a medida que se escribe,
del comienzo de la frase para continuarla con la
correspondiente concordancia.
Evitando vocablos ambiguos
No abusando del pronombre
Desterrando los gerundios
Evitando el uso de abreviaturas
Eliminando palabras rebuscadas
Evitando el exceso de adjetivos
Pensando despacio, para escribir deprisa.
Concisin
Revise lo que escriba
Elimine expresiones intiles
Evite la repeticin de ideas
No anuncie lo que va a decir, dgalo
Coloque un concepto despus del otro
No se pierda en detalles
Vaya directamente al asunto
Busque rapidez en la expresin
Precisin
La exactitud de los trminos que
escojamos
La claridad con que los apliquemos
La cantidad de informacin que
suministren
Tono
Personal. Sitese verbalmente frente al
destinatario como si lo estuviera mirando a
la cara.
Corts. La expresin amable y cordial
favorece la buena voluntad del destinatario
hacia la persona que escribe.
Ponderado. Procure mantenerse dentro de
los lmites de moderacin en el trato y
prudencia en la expresin, porque as
ofrecer una grata imagen de sinceridad
Correccin
Errores ortogrficos

Puntuacin incorrecta

Divisin incorrecta de las palabras

Borrones y tachaduras

Mrgenes desiguales

Carta descentrada

Prrafos mal balanceados.

Memorndum

Memorndum breve

Memorndum extenso
Memorndum breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca

extensin, destinado a transmitir informacin
entre personas de una misma empresa y con
un fin especfico. Por tratarse de una
comunicacin interna, es decir, que va a
circular en casa, se prefiere el menor
nmero de elementos as como el ms
funcional y prctico formato.
Debe llevar
A: Rellenar con el nombre del destinatario. Seccin, divisin o
departamento al que pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Seccin, divisin o

departamento a que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicacin o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorndum extenso
Este medio de comunicacin interna, tan frecuente
hoy da, se usa en la empresas u organismos
generalmente cuando un jefe de departamento,
divisin o seccin tiene que dirigirse a sus
subalternos para darles instrucciones, informes y
decisiones; anunciarles nuevas prcticas y normas
en los trabajos y procedimientos, nombramientos,
reuniones y todo cuanto sea de inters para la
organizacin de que se trate.
Se debe evitar:
Expresarse en primera persona del singular Usar expresiones
que den lugar a interpretaciones errneas.
Abusar del tiempo del destinatario.
Elaborar ideas obvias
Incluir algo que no venga al caso.
Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicacin
Adornar el mensaje con palabras o frases metafricas
Usar y abusar de la construccin negativa
Emplear rodeos y redundancias
Acumular oraciones difusas
Ser oscuro en las expresiones
Herir sensibilidad del receptor
Firmar antes de releer el escrito.
Circular
Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene
dos acepciones 1) orden que una autoridad superior
dirige a sus subalternos en escala jerrquica, y 2) cada
una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a
diversas personas para ponerlas en conocimientos de
alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular
como medio de comunicacin escrita, carta o circular, que
se confecciona en serie, utilizando para ello un medio
mecnico de reproduccin del texto nico.
Cuando se utiliza
Cambio de direccin y telfono
Cambios de personal
Apertura de nuevas sedes o programas
Ampliacin de negocios o extensin de
servicios
Anuncios de visitas.
Caractersticas
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple
informacin, hace que su redaccin sea sencilla, debiendo
prevalecer en ellas las caractersticas de claridad,
sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en
cualquier tipo de correspondencia escrita.

Una comunicacin circular no debe hacer pensar que est

privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere
el medio mecnico que se utilice para su confeccin, debe
de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje
al mximo a una carta original, a una carta no hecha en
serie, lo que siempre ser motivo de halago para el que lo
recibe.
Recomendaciones
Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la
expide.

Recuerde la fecha (mes y ao)

Evite dirigirse a la masa para la que ha sido preparada

D la sensacin de que se dirige a cada una de las personas que lean la

circular.

Use prrafos cortos y expresiones ordenadas.

Esfurcese por una presentacin agradable.

Concluya con saludos y gracias por la atencin prestada.

Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicacin.

Diferencias entre Memorndum y
Circular
no existe una diferencia sustancial entre la circular y el
memorando. La circular debe reservase para los asuntos
que tengan carcter permanente, mientras que el
memorando debe ceirse a los avisos e informacin
general que no tengan ese carcter. Muchas veces las
circulares estn redactadas por las oficinas centrales de
empresa o agencias para comunicar a sus oficinas
locales o perifricas informaciones, disposiciones,
recomendaciones, consejos.