AUDIT MUTU

INTERNAL
AUDIT MUTU INTERNAL adalah proses
pengukuran dan penilaian secara sistematik,
objektif dan terdokumentasi yang dilakukan oleh
auditor internal perusahaan untuk memastikan
bahwa kegiatan manajemen mutu telah sesuai
dengan pengaturan atau sistem yang telah
dikembangkan dan hasilnya efektif sesuai
dengan komitmen, kebijakan, tujuan dan
sasaran mutu yang telah direncanakan atau
ditetapkan.
 Audit mutu internal bertujuan memastikan
kegiatan sistem manajemen mutu telah
dijalankan sesuai dengan persyaratan
standar secara efektif mencapai maksud
dan tujuan yang telah direncanakan/telah
dijadikan komitmen dan kebijakan serta
tertuang dalam sasaran mutu perusahaan.
Hasil audit mutu internal diharapkan dapat
membantu menyelesaikan permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan terutama
dari perspektif mutu dan kepuasan
pelanggan serta dalam rangka
meningkatkan kinerja perusahaan secara
umum.
 QUALITY AUDIT MANAGEMENT

Kebijakan manajeman
Tindak lanjut oleh manajeman Penyusunan Program Audit
Perubahan kebijakan Pembentukan Tim Audit
Perubahan SMM Pembekalan dan
Pengukuran kinerja Pengembangan Kompetensi
Audit
Apresiasi
ACTION PLAN

Tindak lanjut oleh auditeeCHECK DO Komunikasi-sosialisasi

Reminder oleh auditor Penugasan kepada auditor
Verfikasi oleh auditor Persiapan auditor
Pencatatan hasil audit pada Pelaksanaan audit
audit log book Pembahasan hasil audit
Pembahasan hasil audit Pelaporan hasil audit
dalam Tinjauan Manajemen
 Berdasarkan standar ISO 19011:2002, tujuan
audit internal secara spesifik dapat berdasarkan
antara lain :
Prioritas permasalahan yang tengah dihadapi
perusahaan
Rencana pengembangan usaha
Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan
sebagai acuan
Persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak
dengan (misalnya) pelanggan
Evaluasi terhadap pemasok
Adapun potensi resiko kegiatan perusahaan
 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
PERUSAHAAN
Harga bahan baku semakin tinggi
Tingkat kerusakan terus meningkat
Biaya operasional terus meningkat
Biaya administrasi & penjualan meningkat
Factory overhead semakin tinggi
Tingkat utilisasi mesin rendah
Keterlambatan mengirimkan barang
Lingkungan kerja berpotensi menimbulkan
kecelakaan kerja
Lesunya pasar dalam negeri
Tingkat persaingan yang sangat ketat
 CRITICAL ISSUES

PRODUCTIVITY
QUALITY
COST
DELIVERY
SAFETY
MORALE
ENVIRONMENT
ALIRAN PROSES UNTUK PENGELOLAAN SUATU
PROGRAM AUDIT

Kewenangan untuk Program Audit (5.1)

Penetapan Program Audit

(5.2. 5.3.) Rencanakan
Tujuan dan Cakupan (Plan)
Prosedur
Sumber Daya
Tanggung Jawab

Kompetensi &
Penerapan Program Audit Evaluasi Auditor
(5.4. 5.5.) (pasal 7)
Penjadwalan Audit Do
Peningkatan Evaluasi Auditor
Program Audit (5.6.) Pemilihan Tim audit Kegiatan Audit
Pengarahan Kegiatan Audit (pasal 6)
Tindaki Pemeliharaan Rekaman
(Act)
Pemantauan & Tinjauan Program Audit Periksa
(5.6.) (Check)
Identifikasi kesempatan untuk peningkatan
GAMBARAN UMUM TENTANG KEGIATAN AUDIT
Permulaan Audit (6.2)
Penunjukan ketua tim audit
Penetapan tujuan, ruang lingkup & kriteria audit
Penentuan kelayakan audit
Pemilihan tim audit
Pelaksanaan kontak awal dengan auditee

Pelaksanaan Tinjauan Dokumen (6.3)

Peninjauan dokumen sistem manajemen yang sesuai termasuk rekaman
dan penentuan kecukupannya terhadap kriteria audit

Persiapan Untuk Kegiatan Audit Lapangan (6.4)

Penyiapan rencana audit
Penugasan tim audit
Penyiapan dokumen kerja

Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan (6.5)

Pelaksanaan rapat pembuka Pengumpulan & verifikasi informasi
Komunikasi selama audit Perumusan temuan audit
Tugas & tanggung jawab pemandu dan Penyiapan kesimpulan audit
pengamat Pelaksanaan rapat penutup

Penyiapan, Pengesahan & Penyampaian Laporan Audit (6.6)

Penyiapan laporan audit
Pengesahan & penyampaian laporan audit

Penyelesaian Audit (6.7)

Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit (6.8)

Gambaran Proses Pengumpulan Informasi
Sampai Pencapaian Kesimpulan Audit
Sumber sumber informasi

Pengumpulan informasi dengan sampling

yang sesuai dan verifikasi

Bukti Audit

Evaluasi terhadap kriteria audit

Temuan Audit

Peninjauan

Kesimpulan Audit
DATA MANAGEMENT
PURCHASING

LOGISTIC-WAREHOUSE

PRODUCTION

QUALITY ASSURANCE

INPUT PROCESS OUTPUT

CUSTOMER SERVICE

MAINTENANCE

FIN-ACCOUNTING

HUMAN RESOURCE DEV

INPUT DATA PROCESS DATA OUTPUT DATA

 ISI LAPORAN HASIL AUDIT
P = Policy - Procedure
L = Location
A = Activity
C = Clause of ISO 9001:2000
E = Evidence
S = Scale of Criticality
A = Analysis
R = Recommendation from Auditor
T =Time Frame to Finalize the Problem
KEGIATAN YANG DILAKUKAN AUDITEE
Menerima laporan hasil audit
Mempelajari laporan hasil audit
Membuat perencanaan perbaikan
Melaksanakan perbaikan dan pencegahan
Mengevaluasi hasil perbaikan dan pencegahan
Melaporkan hasil perbaikan
 Berhasil tidaknya program audit
mutu internal tidak dinilai dari
seberapa banyak ketidaksesuaian
ditemukan oleh Auditor, melainkan
dinilai dari seberapa efektif tindak lanjut
atas temuan auditor dilaksanakan.
Kompetensi Auditor Berdasarkan Persyaratan
Standar ISO - 19011:2002
Memahami prosedur audit, metode dan perangkat audit.
Mengaplikasikan prosedur, metode dan perangkat audit.
Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan audit
serta memfokuskan audit pada prioritas permasalahan.
Mengumpulkan informasi melalui berbagai pendekatan.
Melakukan verifikasi atas informasi yang telah dikumpulkan.
Menyimpulkan tingkat kecukupan dan kesesuaian terhadap
bukti-bukti obyektif.
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian.
Memahami dan mampu menerapkan teknik audit dengan
pendekatan sampling.
Menyiapkan laporan audit.
Mampu melakukan komunikasi secara baik.
 KONSEP KOMPETENSI

Kompetensi

Mutu Pengetahuan Lingkungan

Pengetahuan & & ketrampilan Pengetahuan dan
ketrampilan umum (7.3.1 Ketrampilan Khusus
khusus ttg mutu dan 7.3.2) Tentang Lingkungan
(7.3.4)
(7.3.3)

Pengalaman Pelatihan Pengalaman

Pendidikan
Kerja Auditor Audit

Atribut Auditor (7.2)

BEBERAPA CARA PENILAIAN AUDITOR
Feedback/umpan balik dari auditee
Bobot temuan auditor
Competency assesment I keep cash
Uji ulang recertification
Voluntary decision
 KESALAHAN TIPIKAL AMI

Pemahaman auditor terhadap sistem manajemen

mutu tidak lebih baik dari kebanyakan karyawan
pada umumnya.
Adanya anggapan auditor eksternal memainkan
peran lebih penting daripada auditor internal.
Terlalu menyederhanakan proses audit dengan
hanya mengirimkan daftar pertanyaan kepada
auditee.
Auditor dan auditee sering memperdebatkan
kategori temuan yang seharusnya tidak perlu.
Audit mutu internal dilakukan setahun sekali.
 PROSES AUDIT MUTU INTERNAL

No. Aktivitas Penanggung Dokumen Terkait

jawab/Pelaku
1. Pembentukan tim audit Management Surat penunjukan
mutu internal. Representative Job Des
2. Pembuatan prosedur audit Management Prosedur AMI
mutu internal. Representative IK AMI
3. Penyusunana program audit Ketua Tim Audit Program & Schedule AMI
mutu internal. tahunan/bulanan
4. Pembagian tugas kepada Ketua Tim Audit Surat pemberitahuan &
Auditor. pembagian tugas
5. Persiapan audit. Auditor Formulir persiapan
Kertas kerja
6. Surat pemberitahuan Ketua Tim Audit Surat
kepada Auditee. edaran/pemberitahuan
7. Pelaksanaan audit. Auditor Persiapan
Kertas kerja
8. Pembuatan ringkasan temuan Auditor Ringkasan temuan audit
audit.
9. Pembahasan/mendiskusikan Auditor & Auditee Ringkasan temuan audit
temuan audit. + bukti objektif
10. Konfirmasi/menerima & Auditor & Auditee Ringkasan temuan audit
menandatangani temuan
audit.
11. Pembuatan NCR/Non Auditor NCR
Cnformity Report.
12. Pengiriman NCR kepada Auditor NCR
Auditee.
13. Tindakan Auditee Laporan tindakan
koreksi/pencegahan/ koreksi
perbaikan.
14. Verifikasi hasil tindakan Auditor Formulir NCR
koreksi
15. Pembuatan laporan audit Ketua Auditor Laporan audit berkala
berkala.
AUDIT INTERNAL YANG
EFFEKTIF ?
 Audit Internal yang efektif atau yang lebih dapat
memberikan manfaat yang nyata bagi perusahaan
anda adalah audit yang pelaksanaannya :
tidak hanya melihat apakah pekerjaan itu dilakukan
atau tidak
apakah format yang dipakai betul atau tidak
akan tetapi audit juga harus memeriksa dan
menganalisa
apakah data-data /angka-angka /penjelasan-
penjelasan yang direkam
di dalam rekaman mutu yang diperiksa itu efektif,
efisien atau belum
dan kira-kira bagaimana trendnya.
 HASIL AUDIT YANG EFEKTIF
Gambaran sejauhmana efektivitas pelaksanaan
SMM berarti bandingkan dengan sasaran
mutu/KPI (Key Performance Indicator) yang telah
ditetapkan.
Bahwa semua ketidaksesuaian yang mendorong
ke arah kegagalan proses/sistem dapat
diidentifikasikan secara efektif dan dikoreksi tepat
waktu.
Bahwa semua yang berpotensi menjadi nilai baru
dapat diidentifikasikan dan direalisasikan.
Bahwa semua yang berpotensi menjadi

ketidaksesuaian dapat dicegah secara efektif .

AR PERIKSA
n yang diaudit : Bengkel Tgl. Audit : 18 Ja
ee : Badu Auditor : Tono

Berikut contoh audit di bagian bengkel, untuk memeriksa salah satu rekaman yang ada di
bengkel, misal Laporan Kerusakan F 07.

Keputusan
No Uraian Pengamatan
Ya Tdk Obs
1. Laporan Kerusakan F- 3 besar Jan Feb April
07 kerusakan
Cek jenis kerusakan Bearing pecah 5x20jam 7x30jam 7x20jam
yg sering muncul Rantai putus 3x-6 jam 2x-8 jam 4x10jam
dan lama Pin lepas 2x-2 jam 1x-1 jam 3x-2 jam
perbaikannya. 28jam 39 jam 32 jam
KPI : maks breakdown Kerusakan 10 jam 10 jam 7 jam
50 jam/bln lain2 42 jam 49 jam 39 jam

2. dst.
dst.
Untuk kasus kita di atas keputusannya
bisa YA - Karena total belum mencapai 50 jam/bln.
bisa -Karena breakdown di bulan Februari sudah
TIDAK mendekati 50 jam/bln dan
bagian bengkel tidak melakukan tindakan
pencegahan.
bisa - Meninjau kembali apa-apa lagi yang perlu
OBS dirawat untuk masing-masing
alat dan berapa frekuensinya sehingga
breakdown mesin bisa ditekan.
 KEDALAMAN AUDIT

SECARA KONSEP DIBEDAKAN DALAM

3 TINGKATAN:
1. Audit ketaatan azas
2. Audit kesehatan azas
3. Audit inovasi
 AUDIT KETAATAN AZAS
Audit yang ditekankan untuk memeriksa
apakah terjadi ketidaksesuaian dari azas-
azas yang berlaku
Auditor akan membandingkan kondisi
faktual dg azas-azas yang dijadikan
acuan.
 AUDIT KESEHATAN AZAS
Audit yang menilai apakah azas-azas
yang dijadikan acuan telah masih cukup
baik atau masih sesuai dg tujuan
perusahaan
Auditor memberikan penilaian dg
memberikan argumentasi alasan-alasan
mengapa suatu azas dianggap tidak
relevan lagi
 AUDIT INOVASI
Audit untuk mencari trobosan dan
tantangan baru.
Auditor memanfaatkan pengetahuan dan
kemampuan yang dimilikinya untuk
menggali potensi nilai secara kreatif untuk
memacu perubahan-perubahan besar.