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ALMOXARIFADO

E
ESTOQUE
Almoxarifado

Conceituao:

O lugar destinado guarda e conservao de materiais que ao


mesmo tempo deve garantir:

A segurana, a conservao, a inviolabilidade fsica e o rpido


acesso aos mesmos...

O almoxarifado a unidade administrativa responsvel pelo


controle e pela movimentao dos bens de consumo, que so
registrados de acordo com as normas vigentes. (AUDIN, 2006).
Histrico

Desde os mais remotos tempos, quando ocorreu a invaso


rabe na Pennsula Ibrica e a palavra "al-xarif" designava a
pessoa de confiana do Sulto, responsvel pela guarda dos bens
do seu senhor, a atividade de almoxarifado j era exercida.

A prpria origem da palavra almoxarife, vem daquele vocbulo


que atravs de metaplasmos de transformao, chegam assim
at os nossos dias, gerando tambm o nome do setor, ou da
atividade - Almoxarifado.
(Viana, 2000).
ALMOXARIFADO

O almoxarifado se constitua em um depsito, quase sempre


o pior local da empresa, onde os materiais eram acumulados
de qualquer forma, utilizando mo-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de


armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou
aumento da produtividade, maior segurana nas operaes
de controle e rapidez na obteno das informaes.
COMO DEVE SER UM ALMOXARIFADO

Tendo a funo de destinar espaos onde permanecer


cada item aguardando a necessidade do seu uso, sua
localizao, equipamentos e organizao ficam sob
responsabilidade da empresa de acordo com as suas
necessidades.
O almoxarifado dever:

Assegurar que o material adequado esteja, na


quantidade devida, no local certo, quando necessrio;

Impedir que haja diferenas entre o controle e o real,


alm de perdas de qualquer natureza;

Preservar a qualidade e as quantidades exatas;

Possuir instalaes adequadas e recursos de


movimentao e distribuio suficientes a um
atendimento rpido e eficiente.
ORGANIZAO DO ALMOXARIFADO

Principais atribuies do almoxarifado:

Receber para guarda e proteo os materiais


adquiridos pela empresa;

Entregar os materiais mediante requisies


autorizadas aos usurios da empresa;

Manter atualizados os registros necessrios;


CONTROLE

O controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de


cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem
e distribuio.

O controle deve fornecer a qualquer momento as


quantidades que se encontram disposio em processo de
recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras
recebidas e aceitas.
As atribuies bsicas do Recebimento so:

1. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e


devoluo de materiais;

2. Analisar a documentao recebida, verificando se a compra est


autorizada;

3. Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto


de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;

4. Proceder a conferncia visual, verificando as condies de


embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se
for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos
documentos;
As atribuies bsicas do Recebimento:

5. Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais


recebidos;

6. Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso;

7. Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da


liberao de pagamento ao fornecedor;

8. Liberar o material desembaraado para estoque no


almoxarifado.
1. fase Entrada de Materiais

A recepo dos veculos transportadores efetuada


na portaria da empresa e representa o incio do
processo de Recebimento e tem os seguintes
objetivos:

Recepo dos veculos transportadores;

Triagem da documentao suporte do recebimento;


1. fase - Entrada de Materiais

Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em


anlise, est autorizada pela empresa;

Constatao se a compra autorizada est no prazo de


entrega contratual;
1. fase - Entrada de Materiais

Constatao se o nmero do documento de


compra consta na Nota Fiscal;

Cadastramento no sistema das informaes


referentes a compras autorizadas, para as quais se
inicia o processo de recebimento;

Encaminhamento desses veculos para a descarga;


As compras no autorizadas ou em desacordo com a
programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-
se os motivos no verso da Nota Fiscal.
As divergncias e irregularidades insanveis
constatadas em relao s condies de contrato
devem motivar a recusa do recebimento,
anotando-se no verso da 1. via da Nota Fiscal as
circunstncias que motivaram a recusa, bem como
nos documentos do transportador.

O exame para constatao das avarias feito


atravs da anlise da disposio das cargas, da
observao das embalagens, quanto a evidncias
de quebras, umidade e amassados.
O cadastramento dos dados necessrios ao registro do
recebimento do material compreende a atualizao
dos seguintes sistemas:

1-Sistema de Administrao de Materiais e gesto de


estoques: dados necessrios entrada dos
materiais em estoque, visando ao seu controle;

2-Sistema de Contas a pagar: dados referentes


liberao de pendncias com fornecedores, dados
necessrios atualizao da posio de
fornecedores;

3-Sistema de Compras: dados necessrios


atualizao de saldos e baixa dos processos de
compras;
2. fase - Conferncia Quantitativa
a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo
fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente
recebida.

A conferncia por acusao tambm conhecida como


"contagem cega" aquela no qual o conferente aponta a
quantidade recebida, desconhecendo a quantidade
faturada pelo fornecedor.

A confrontao do recebido versus faturado efetuada a


posteriori por meio do Regularizador que analisa as
distores e providencia a recontagem.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes
podem ser contados utilizando os seguintes mtodos:

Manual: para o caso de pequenas quantidades;

Por meio de clculos: para os casos que envolvem embalagens


padronizadas com grandes quantidades;

Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem


grande quantidade de pequenas peas como parafusos, porcas, arruelas;

Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser


feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias;

Medio: em geral as medies so feitas por meio de trenas.


CONFERNCIA QUALITATIVA

Visa garantir a adequao do material ao fim que se


destina.

A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica,


por meio da confrontao das condies contratadas
na autorizao de Fornecimento com as consignadas
na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o
recebimento adequado do material contratado pelo
exame dos seguintes itens:

Caractersticas dimensionais;
Caractersticas especficas;
Restries de especificao;
MODALIDADES DE INSPEO DE MATERIAIS
So selecionadas a depender do tipo de material que se est
adquirindo, quais sejam:

1. Acompanhamento durante a fabricao: torna-se conveniente


acompanhar in loco todas as fases de produo, por questo
de segurana operacional;

2. Inspeo do produto acabado no fornecedor: por interesse do


comprador, a inspeo do P. A. ser feita em cada fornecedor;

3. Inspeo por ocasio do fornecimento: a inspeo ser feita


por ocasio dos respectivos recebimentos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE
INSPEO

Especificao de compra dos materiais e alternativas


aprovadas;

Desenhos e catlogos tcnicos;

Padro de inspeo, instrumento que norteia os


parmetros que o inspetor deve seguir para auxili-lo
a decidir pela recusa ou aceitao do material.
SELEO DO TIPO DE INSPEO

A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou


por amostragem, utilizando-se de conceitos
estatsticos.

A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do


material, possveis defeitos, danos pintura e amassamentos.

A anlise dimensional tem por objetivo verificar as


dimenses dos materiais, tais como largura, comprimento,
altura, espessura e dimetros.
SELEO DO TIPO DE INSPEO

Os ensaios especficos para materiais mecnicos e


eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica, o
balanceamento e o desempenho de materiais e/ou
equipamentos.

Testes no destrutivos de ultra-som, radiografia, lquido


penetrante, dureza, rugosidade, hidrulicos, pneumticos
tambm podem ser realizados a depender do tipo de material.
REGULARIZAO
Caracteriza-se pelo controle do processo de
recebimento, pela confirmao da conferncia
qualitativa e quantitativa, respectivamente por
meio do:

Laudo de inspeo tcnica e pela;

Confrontao das quantidades conferidas X


faturadas.
REGULARIZAO
O processo de Regularizao poder dar origem a uma
das seguintes situaes:

Liberao de pagamento ao fornecedor (material


recebido sem ressalvas);

Liberao parcial de pagamento ao fornecedor;

Devoluo de material ao fornecedor;

Reclamao de falta ao fornecedor;

Entrada do material no estoque.


DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAO

Os procedimentos de Regularizao, visando


confrontao dos dados, objetivando recontagem e
aceite ou no de quantidades remetidas em excesso
pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos:

Nota Fiscal;
Conhecimento de transporte rodovirio de carga;
Documento de contagem efetuada;
Relatrio tcnico da inspeo;
Especificao de compra;
Catlogos tcnicos;
Desenhos.
DEVOLUO AO FORNECEDOR

O material em excesso ou com defeito ser devolvido


ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a
contar da data do recebimento acompanhado da Nota
Fiscal de Devoluo emitido pela empresa
compradora.
ARMAZENAGEM

A correta utilizao do
espao disponvel
demanda estudo
exaustivo das cargas a
armazenar, dos nveis
de armazenamento, das
estruturas para
armazenagem e dos
meios mecnicos a
utilizar.
A entrega de materiais (sada)
Existe uma constante obrigao de manter os materiais ntegros e
disponveis...

A entrega dos materiais iniciada por uma requisio de


materiais, seguida da verificao da mesma e da disponibilidade
do material.

O mais importante no s desse ponto, mas de toda operao do


almoxarifado a devida organizao, no s dos materiais, mas de
todas as informaes e documentos pertinentes aos mesmos.
Lembrem-se: Depois da entrada do material ou voc
apresenta o mesmo ou suas devidas requisies de sada...
ORGANIZAO uma palavra chave.

Manter atualizados os dados referentes aos materiais:


ORGANIZAO E ATENO aos materiais e processos.
A tecnologia da informao (TI) e o almoxarifado

Os avanos da tecnologia da informao vem trazendo inmeros


benefcios para os almoxarifados, um dos principais
proporcionado pela utilizao dos cdigos de barra, que
permitem o rpido registro de entrada, sada e conferncia de
materiais.

Esse mesmo processo pode acionar todo um sistema que alerte


para necessidade de compra ou at mesmo alerte para a
necessidade de entrega o prprio fornecedor (just-in-time)...