O lugar destinado guarda e conservao de materiais que ao
mesmo tempo deve garantir:
A segurana, a conservao, a inviolabilidade fsica e o rpido
acesso aos mesmos...
O almoxarifado a unidade administrativa responsvel pelo
controle e pela movimentao dos bens de consumo, que so registrados de acordo com as normas vigentes. (AUDIN, 2006). Histrico
Desde os mais remotos tempos, quando ocorreu a invaso
rabe na Pennsula Ibrica e a palavra "al-xarif" designava a pessoa de confiana do Sulto, responsvel pela guarda dos bens do seu senhor, a atividade de almoxarifado j era exercida.
A prpria origem da palavra almoxarife, vem daquele vocbulo
que atravs de metaplasmos de transformao, chegam assim at os nossos dias, gerando tambm o nome do setor, ou da atividade - Almoxarifado. (Viana, 2000). ALMOXARIFADO
O almoxarifado se constitua em um depsito, quase sempre
o pior local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mo-de-obra desqualificada.
Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de
armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno das informaes. COMO DEVE SER UM ALMOXARIFADO
Tendo a funo de destinar espaos onde permanecer
cada item aguardando a necessidade do seu uso, sua localizao, equipamentos e organizao ficam sob responsabilidade da empresa de acordo com as suas necessidades. O almoxarifado dever:
Assegurar que o material adequado esteja, na
quantidade devida, no local certo, quando necessrio;
Impedir que haja diferenas entre o controle e o real,
alm de perdas de qualquer natureza;
Preservar a qualidade e as quantidades exatas;
Possuir instalaes adequadas e recursos de
movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente. ORGANIZAO DO ALMOXARIFADO
Principais atribuies do almoxarifado:
Receber para guarda e proteo os materiais
adquiridos pela empresa;
Entregar os materiais mediante requisies
autorizadas aos usurios da empresa;
Manter atualizados os registros necessrios;
CONTROLE
O controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de
cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio.
O controle deve fornecer a qualquer momento as
quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. As atribuies bsicas do Recebimento so:
1. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e
devoluo de materiais;
2. Analisar a documentao recebida, verificando se a compra est
autorizada;
3. Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto
de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
4. Proceder a conferncia visual, verificando as condies de
embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; As atribuies bsicas do Recebimento:
5. Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais
recebidos;
6. Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso;
7. Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da
liberao de pagamento ao fornecedor;
8. Liberar o material desembaraado para estoque no
almoxarifado. 1. fase Entrada de Materiais
A recepo dos veculos transportadores efetuada
na portaria da empresa e representa o incio do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos:
Recepo dos veculos transportadores;
Triagem da documentao suporte do recebimento;
1. fase - Entrada de Materiais
Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em
anlise, est autorizada pela empresa;
Constatao se a compra autorizada est no prazo de
entrega contratual; 1. fase - Entrada de Materiais
Constatao se o nmero do documento de
compra consta na Nota Fiscal;
Cadastramento no sistema das informaes
referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;
Encaminhamento desses veculos para a descarga;
As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo- se os motivos no verso da Nota Fiscal. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1. via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador.
O exame para constatao das avarias feito
atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade e amassados. O cadastramento dos dados necessrios ao registro do recebimento do material compreende a atualizao dos seguintes sistemas:
1-Sistema de Administrao de Materiais e gesto de
estoques: dados necessrios entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;
2-Sistema de Contas a pagar: dados referentes
liberao de pendncias com fornecedores, dados necessrios atualizao da posio de fornecedores;
3-Sistema de Compras: dados necessrios
atualizao de saldos e baixa dos processos de compras; 2. fase - Conferncia Quantitativa a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida.
A conferncia por acusao tambm conhecida como
"contagem cega" aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor.
A confrontao do recebido versus faturado efetuada a
posteriori por meio do Regularizador que analisa as distores e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes mtodos:
Manual: para o caso de pequenas quantidades;
Por meio de clculos: para os casos que envolvem embalagens
padronizadas com grandes quantidades;
Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem
grande quantidade de pequenas peas como parafusos, porcas, arruelas;
Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser
feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias;
Medio: em geral as medies so feitas por meio de trenas.
CONFERNCIA QUALITATIVA
Visa garantir a adequao do material ao fim que se
destina.
A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica,
por meio da confrontao das condies contratadas na autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:
Caractersticas dimensionais; Caractersticas especficas; Restries de especificao; MODALIDADES DE INSPEO DE MATERIAIS So selecionadas a depender do tipo de material que se est adquirindo, quais sejam:
1. Acompanhamento durante a fabricao: torna-se conveniente
acompanhar in loco todas as fases de produo, por questo de segurana operacional;
2. Inspeo do produto acabado no fornecedor: por interesse do
comprador, a inspeo do P. A. ser feita em cada fornecedor;
3. Inspeo por ocasio do fornecimento: a inspeo ser feita
por ocasio dos respectivos recebimentos. DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEO
Especificao de compra dos materiais e alternativas
aprovadas;
Desenhos e catlogos tcnicos;
Padro de inspeo, instrumento que norteia os
parmetros que o inspetor deve seguir para auxili-lo a decidir pela recusa ou aceitao do material. SELEO DO TIPO DE INSPEO
A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou
por amostragem, utilizando-se de conceitos estatsticos.
A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do
material, possveis defeitos, danos pintura e amassamentos.
A anlise dimensional tem por objetivo verificar as
dimenses dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura e dimetros. SELEO DO TIPO DE INSPEO
Os ensaios especficos para materiais mecnicos e
eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos.
Testes no destrutivos de ultra-som, radiografia, lquido
penetrante, dureza, rugosidade, hidrulicos, pneumticos tambm podem ser realizados a depender do tipo de material. REGULARIZAO Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do:
Laudo de inspeo tcnica e pela;
Confrontao das quantidades conferidas X
faturadas. REGULARIZAO O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes situaes:
Liberao de pagamento ao fornecedor (material
recebido sem ressalvas);
Liberao parcial de pagamento ao fornecedor;
Devoluo de material ao fornecedor;
Reclamao de falta ao fornecedor;
Entrada do material no estoque.
DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAO
Os procedimentos de Regularizao, visando
confrontao dos dados, objetivando recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos:
Nota Fiscal; Conhecimento de transporte rodovirio de carga; Documento de contagem efetuada; Relatrio tcnico da inspeo; Especificao de compra; Catlogos tcnicos; Desenhos. DEVOLUO AO FORNECEDOR
O material em excesso ou com defeito ser devolvido
ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo emitido pela empresa compradora. ARMAZENAGEM
A correta utilizao do espao disponvel demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos nveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecnicos a utilizar. A entrega de materiais (sada) Existe uma constante obrigao de manter os materiais ntegros e disponveis...
A entrega dos materiais iniciada por uma requisio de
materiais, seguida da verificao da mesma e da disponibilidade do material.
O mais importante no s desse ponto, mas de toda operao do
almoxarifado a devida organizao, no s dos materiais, mas de todas as informaes e documentos pertinentes aos mesmos. Lembrem-se: Depois da entrada do material ou voc apresenta o mesmo ou suas devidas requisies de sada... ORGANIZAO uma palavra chave.
Manter atualizados os dados referentes aos materiais:
ORGANIZAO E ATENO aos materiais e processos. A tecnologia da informao (TI) e o almoxarifado
Os avanos da tecnologia da informao vem trazendo inmeros
benefcios para os almoxarifados, um dos principais proporcionado pela utilizao dos cdigos de barra, que permitem o rpido registro de entrada, sada e conferncia de materiais.
Esse mesmo processo pode acionar todo um sistema que alerte
para necessidade de compra ou at mesmo alerte para a necessidade de entrega o prprio fornecedor (just-in-time)...
