Inventrio Fsico

Conceituao
O inventrio fsico uma contagem peridica dos materiais existentes para efeito
de comparao com os estoques registrados e contabilizados em controle da
empresa, a fim de comprovar sua existncia e exatido. Desse modo os
inventrios visam confrontar a realidade fsica dos estoques, em
determinado momento, com os registros contbeis correspondentes nesse
mesmo momento. Com sua realizao, fica vivel efetuar as conciliaes
necessrias e identificar as possveis falhas de rotina ou de sistema,
corrigindo-as.
Periodicamente a empresa deve efetuar contagens de seus itens de estoque e
produtos em processo para verificar:
1. Discrepncias em valor, entre o estoque fsico e o estoque contbil;
2. Discrepncias entre registros (Kardex) e o fsico (quantidade real na
prateleira);
3. Apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou
balancetes. Neste caso o inventrio realizado prximo ao encerramento do
ano fiscal.

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 Os Inventrios nas Empresas podem ser:

Inventrios Gerais
Efetuados ao final do exerccio fiscal, eles abrangem todos os itens de estoque de
uma s vez. So operaes de durao relativamente prolongada, que, por
incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliaes, anlise
das causas de divergncias e conseqentemente ajustes na profundidade.
Inventrios Rotativos
Visando distribuir as contagens ao longo do ano, com maior freqncia, porm
concentrada a cada ms em menor quantidade de itens dever reduzir a
durao unitria da operao e dar melhores condies de anlise das causas
de ajustes visando ao melhor controle. Abranger atravs de contagens
programadas todos os itens de vrias categorias de estoque e matria-prima,
embalagens, suprimentos; produtos em processo e produtos acabados.

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 Categorias de Estoque e Matria-Prima

Grupo 1 neste caso sero enquadrados os itens mais

significativos, os quais sero inventariados trs vezes ao
ano; por representarem maior valor em estoque e serem
estratgicos e imprescindveis produo.
Grupo 2 ser constitudo de itens de importncia
intermediria quanto ao valor do estoque, estratgia e
manejo. Estes sero inventariados duas vezes ao ano.
Grupo 3 ser formado pelos demais itens.
Caracteristicamente, ser composto de muitos itens que
representam pequeno valor de estoque. Os materiais deste
grupo sero inventariados uma vez por ano.

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 Preparao e Planejamento para o Inventrio

Um bom planejamento e preparao para inventrio so imprescindveis

para a obteno de bons resultados. Devero ser providenciados:
a) Folhas de convocao e servios, definindo os convocados,
datas, horrios e locais de trabalho.
b) Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade
adequada para uma correta contagem.
c) Reanlise da arrumao fsica.
d) Mtodo da tomada do inventrio e treinamento.
e) Atualizao e anlise dos registros.
f) Parar a movimentao para documentao de materiais a serem
inventariados.

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 Convocao
Organizao das equipes:
1 contagem (reconhecedores).
Organizao das equipes de 2 contagem
(revisores).
Com antecedncia de trs semanas distribuir
a lista de convocao para cada funcionrio,
com esclarecimentos e motivao para o
bom andamento dos trabalhos.
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 Carto de Inventrio

Salvo poucas excees, o meio de registro ser

carto com partes descartveis para at trs contagens.
Se necessrio os cartes podero ser impressos em
cores distintas para identificar tipos de estoque a serem
contados.
Para as empresas que executam o controle de
estoque por processamento de dados, os cartes podero
ser pr-impressos pelo computador.
Os cartes sero preenchidos antes da fixao nos
lotes a serem inventariados, nos espaos reservados aos
trs estgios: localizao, descrio do material, cdigo,
unidade e data do inventrio.
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 Cdigo:
Descrio: UN
Local:

Cdigo:
Descrio: UN 3 contagem
Local:
Quant.:
Visto Conferido

Cdigo:
Descrio: UM
Local: 2 contagem
Quant.:
Visto Conferido

Cdigo:
Descrio: UN
Local: 1 Contagem
Quant.:
Visto Conferido

Modelo de ficha de inventrio

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 Arrumao Fsica
As reas e os itens a serem inventariados devero ser arrumados da
melhor forma possvel:
Agrupando os produtos iguais;
Identificando todos os materiais com seus respectivos cartes;
Deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a
movimentao;
Isolar os produtos que no devem ser inventariados;
Dever tambm ser providenciado com antecedncia todo o
equipamento necessrio para a tomada do inventrio;
Balanas aferidas;
Balana contadora;
Equipamentos de movimentao, etc.

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 Cut-Off (anlise das diferenas)

Consiste em um mapa com todos os detalhes dos

trs ltimos documentos emitidos antes da
contagem (notas fiscais, notas de entrada,
requisies de materiais, devolues de materiais).
um dos procedimentos mais importantes do
inventrio; se a sua organizao no for bem feita,
corre-se o risco de o inventrio no corresponder
realidade.

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Recomendaes e observaes antes do inventrio

No se recomenda que haja movimentao de materiais na data da

contagem;
O departamento de compras deve instruir os fornecedores para que no
sejam entregues materiais nesta data;
O Departamento de Produo dever requisitar com antecedncia os
suprimentos necessrios produo no dia do inventrio;
O Departamento de Produo dever transferir, em tempo hbil, os
produtos acabados para o almoxarifado.
A expedio dever tambm ser instruda para que os produtos
faturados e no entregues sejam isolados dos demais que sero
inventariados.

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 CONTROLE DAS DIFERENAS DE INVENTRIO DATA ......./......../........

CDIGO DESCRI UNIDADE VALOR ESTOQUE ESTOQUE DIFERE VALOR OBSERVA

O UNIT. FISCAL INVENTARI NA DA O
ADO (+) (-) DIFERE
NA

Coord. Invent.; Conferido por: Auditoria Contabilidade Aprovado por:

Externa

Controle das diferenas de inventrio

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 Atualizao e registros de estoque
Todas as entradas e sadas e conseqentemente saldos dos itens devero estar
obrigatoriamente atualizados at a data do inventrio.
O responsvel pelo kardex, ou outra modalidade de controle de estoque ter a
incumbncia de assegurar que todos os tipos de documentos utilizados para
registrar o movimento foram considerados.
O almoxarifado ou os emitentes dos documentos que implicam movimentao
do estoque devero carimbar com Antes do Inventrio os documentos
emitidos 1 dia antes da data da contagem e da mesma forma sero
identificados com Depois do Inventrio; os documentos que registrarem o
movimento de itens emitidos no dia seguinte ao inventrio.
O saldo atualizado no kardex (relatrio de estoque) ser sublinhado indicando
a quantidade disponvel na data do inventrio.
Este saldo ser utilizado como estoque para fins de reconciliao com o
inventrio fsico e eventual reajuste.

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 Procedimentos para Contagem do estoque

Todo o item do estoque, sujeito ao inventrio ser contado

necessariamente duas vezes.
A primeira contagem ser realizada pela 1 equipe, a qual poder
efetua-la imediatamente aps ter fixado ao lote o carto de inventrio.
Feitas as anotaes de contagem na 1 parte do carto, o executor da
contagem o entregar ao coordenador do inventrio.
A segunda equipe analogamente registrar o resultado de sua
contagem na segunda parte do carto, entregando-o tambm ao
coordenador do inventrio.
Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventrio
para este item est correto.
No caso de no conferir, faz-se necessrio uma terceira contagem por
outra equipe, diferente das que contaram anteriormente.
A tala identificadora do lote permanecer afixada ao material como
prova de que ele foi contado. Esta poder ser retirada somente aps o 13
trmino do inventrio.
 Reconciliaes e Ajustes
Os setores envolvidos nos controles de estoque devero providenciar
justificativas para as variaes ocorridas entre o estoque contbil e o
inventariado.
O Departamento de Controle de Estoque providenciar a valorizao
do inventrio em um mapa chamado Controle das Diferenas de
Inventrio. Ser assim efetuada a somatria dos valores contbil,
fsico, diferenas a mais, diferenas a menos e diferena global.
Dentro da poltica da empresa, os porcentuais de diferenas podem ser
aceitos ou no.
Como regra geral para os itens classe A, no devem ser aceitos ajustes
de inventrios, procurando sempre justificar o motivo da diferena.
Aps aprovado o ajuste do inventrio, o Controle de Estoques emitir
relao autorizando os ajustes devidos.

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