1

APLIKASI
PROTOKOL
DALAM PENGENDALIAN
MAJLIS RASMI DI SEKOLAH

1
1. DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian,

perjumpaan yang diadakan di
sekolah atau pejabat dengan
diperakukan oleh kerajaan, jabatan
atau organisasi. Ia dijalankan dengan
dengan lancar, elok, bersih dan
tersusun dari segi tugas, susun atur,
program, pertuturan, pakaian dan
sebagainya.
2
 DEFINISI PROTOKOL

Berasal daripada bahasa Yunani yang

menggabungkan dua kata dasar protos yang
bermaksud yang pertama dan koll bererti
pelekat. Ini bermakna protokol itu pada
asalnya membawa makna pelekat yang
pertama atau tanda taraf atau status.
Secara ringkasnya, protokol berkaitan
dengan peraturan dalam penganugerahan
darjah kebesaran, susunan keutamaan,
panggilan hormat, jemputan, tempat duduk
dan sebagainya.
3
 DEFINISI ETIKET

Menurut beberapa pendapat, etiket ialah;

a. Peraturan pergaulan / budi bahasa
b. Hukum-hukum adab tertib
c. Ketetapan dalam tingkah laku sosial
d. Kesopanan dan bertimbang rasa
e. Peraturan / cara melakukan sesuatu

Kesimpulannya, etiket ialah peraturan-

peraturan yang berkaitan dengan citarasa,
kesesuaian, adab tertib, penampilan, kesopanan
dan sebagainya semasa menghadiri sebarang
majlis sama ada majlis rasmi atau majlis tidak
rasmi.
4
 PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL
PERINGKAT SEKOLAH

Ahli-Ahli Jawatankuasa :
- Guru Panitia Agama Islam
- Guru Panitia Bahasa Melayu
- Guru Panitia Bahasa Inggeris
- Penyelaras Badan Beruniform
` - Penyelaras Sukan Dan Permainan
- Penyelaras Kelab Dan Persatuan
- Juruacara Rasmi Sekolah
- Pengurus Pentas/Guru Kemahiran
Hidup.

5
MAJLIS RASMI
DAN FORMAL

6
Contoh :

Perhimpunan Pagi
Perhimpunan Mingguan
Hari Ucapan dan Anugerah
Kecemerlangan Sekolah
Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah
Pameran Kerjaya
Kursus Kepimpinan Ketua Pelajar
7
Contoh Aturcara Majlis Perhimpunan Pagi

0730 pagi - Para pelajar berada di tapak

perhimpunan
0735 pagi - Para guru mengambil tempat
0740 pagi - Para Pentadbir mengambil tempat
- Ketibaan Tamu Kehormat (Pengetua)
- Nyanyian Lagu Negaraku
- Nyanyian Lagu Negeri Selangor
- Nyanyian Lagu Sekolah
- Doa
- Ucapan Guru / Pentadbir
- Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian)
- Penyampaian Hadiah dan Sijil
- Persembahan
0830 pagi - Tetamu meninggalkan majlis
0835 pagi - Majlis bersurai

8
MAJLIS TIDAK RASMI
DAN FORMAL

9
Contoh :

Mesyuarat Agung PIBG

Pelancaran Kempen Menabung di
Maybank

10
 MAJLIS RASMI
DAN TIDAK FORMAL

11
Contoh :

Jamuan Hari Guru

Hari Kantin

12
MAJLIS TIDAK RASMI
DAN
TIDAK FORMAL

13
Contoh :

Majlis oleh pihak swasta atau NGO

- Sambutan Hari Keluarga
- Persembahan Aneka Ragam

14
 PEKELILING MAJLIS RASMI

Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah

Hari Ucapan dan Penyampaian
Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka,
Hari Sukan dan Hari Perasmian
Sekolah.

KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYT

SPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT
Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah
15
1. MENGUNDANG ORANG KENAMAAN

Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin

mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan
ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja
dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan
daripada Kementerian Pelajaran. Undangan untuk
upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.

Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah

Pelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai
tinggi kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui
Pengarah Pelajaran Negeri.

SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991

Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke
Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan 16
 2. PENYAMPAIAN UCAPAN

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja

i. Pengetua / Guru Besar

ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah
iii. Tamu Kehormat / VIP

Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena Hari

Keputeraan Sahaja], penyampaian ucapan seperti berikut :

i. Pengetua / Guru Besar

ii. Wakil Kementerian Pelajaran
iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989

Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah 17
ATUR CARA MAJLIS
Atur cara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis
dari mula hingga akhir.
Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah
malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan
ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam.
Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari
Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari
dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah
tidak lebih awal daripada 2.30 petang.
Cara membuat aturcara majlis ialah dengan
menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya.
Selepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari
waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum
itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap
acara.
18
Contoh Aturcara Majlis

0730 pagi - Para peserta mengambil tempat

0740 pagi - Para tetamu mengambil tempat
0800 pagi - Ketibaan Tamu Kehormat
- Perarakan masuk Tamu Kehormat
- Nyanyian Lagu Negaraku
- Doa
- Ucapan Pengerusi Jawatankuasa
Pengelola
- Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian)
- Penyampaian Hadiah dan Sijil
- Penyampaian Cenderamata kepada Tamu
Kehormat
- Persembahan
1030 pagi - Tetamu meninggalkan majlis
1120 pagi - Jamuan Ringan
1200 t/hari - Majlis bersurai

19
PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH
a. Petikan Surat Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985
( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai
dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )

Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-

lain pegawai perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi
tumpuan pemerhatian pelajar-pelajar dan masyarakat, baik di
dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat serta
mempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-pelajar,
termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untuk
mencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawai
pelajaran sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai
apabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab /
pejabat. Oleh yang demikian, di samping pakaian yang kemas
dan bersih, pakaian yang berpatutan dan bersesuaian bagi
guru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dan kakitangan
perkhidmatan pendidikan adalah penting. Pakaian seumpama
ini adalah melambangkan disiplin dan imej profesion
perguruan.
20
PAKAIAN

PENDAHULUAN

Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang

dapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej
keperibadian seseorang.

Pakaian seseorang dapat mencerminkan;

a. Kedudukan ekonomi
b. Tahap pendidikan
c. Tahap kedudukan sosial
d. Kerjaya
e. Moral / tahap boleh dipercayai
f. Imej diri
g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan

Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi
: fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentuk
badan.

21
JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI

a. Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)

b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)

c. Pakaian kebangsaan (warna bebas)

d. Lounge Suit

e. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)

f. Pakaian kerja (bertugas)

g. Batik lengan panjang

22
KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk

kepada tahap atau taraf majlis tersebut.
Tahap atau kategori majlis adalah seperti
berikut :

Majlis penuh istiadat

Majlis formal
Majlis separa formal
Majlis tidak formal

23
KESESUAIAN PAKAIAN
BAGI LELAKI :

Baju
Baju kemeja yang dicadangkan ialah hendaklah berwarna putih
/ cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah
dimasukkan ke dalam dan tangan baju tidak dilipat.

Seluar
Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang slack,
berwarna hitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk
disesuaikan dengan warna baju dan tali leher.

Tali Leher
Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang
dipakai mestilah jenis tali leher yang diikat secara manual.
Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga dan hujungnya mencecah
kepada tali pinggang.

24
BAGI KAUM WANITA

Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepada

pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakai
hendaklah tidak mencolok mata serta menutup aurat

Pakaian yang dicadangkan ialah pakaian kebangsaan atau

pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yang
sesuai.

Kasut sukan, jeans, slack, seluar pendek dan apa-apa pakaian

yang menutup muka atau yang mencolok mata, tidak boleh
dipakai.

25
KESESUAIAN PAKAIAN WANITA

a. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.

b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja

(sepasang / sedondon)

c. Elakkan memakai pakaian berwarna-warni melebihi empat

warna

d. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang

bersesuaian dan tidak keterlaluan.

e. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari

dan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam.
Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi pada
satu masa.

f. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk

kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna
pakaian serta majlis yang dihadiri. 26
Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut :

MAJLIS WANITA LELAKI

(a) Jamuan Makan Baju Kurung Baju Kebangsaan

Malam Formal Baju Kebaya Lounge Suit
Labuh
(b) Jamuan Makan Baju Melayu Baju Batik Lengan Panjang
Malam Tidak Moden
Formal
(c) Jamuan Makan Baju Kebaya Baju Batik Lengan Panjang
Tengahari Rasmi Baju Kurung Lounge Suit
Pakaian Kerja

(d) Jamuan Makan Baju Melayu Baju Batik Lengan Panjang

Tengahari Tidak Moden
Rasmi
27
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan
dalam lima bentuk, iaitu :

Ringkasan senarai,
Senarai nama,
Senarai mengikut keutamaan,
Senarai jawapan kehadiran,
Senarai hadir.

28
Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan
menyenaraikan nama tetamu mengikut kategori. Jika
dalam kategori tetamu kehormat, ada empat orang, maka
nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebut
hendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain
yang lengkap, seperti:
(a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran
yang disandang (jika ada PJK, PPN, AMN, SMS dsb),
(b) Nama isteri,
(c) Jawatan atau pangkat,
(d) Alamat pejabat lengkap,
(e) Nombor telefon pejabat,
(f ) Alamat rumah lengkap,
(g) Nombor telefon rumah,
(h) Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.

29
Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan
Keutamaan, iaitu senarai tetamu dari Senarai Nama
disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini
hendaklah mengikut panduan Susunan Keutamaan
Persekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi
yang berkenaan. Semasa menyediakan senarai ini,
memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan
ditulis, misalnya :

Dato Abdul Ghafar Bin Mahmud (KPPM),

Tuan Abdullah Bin Mad Yunus (Pengarah Pelajaran Negeri),
Hajah Kamariah Binti Salim (Pegawai Pelajaran Daerah).

30
 1

4
7

5 6

31
PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut:

6.6.1 Nama majlis,
6.6.2 Pihak penganjur,
6.6.3 Logo agensi,
6.6.4 Tempat majlis,
6.6.5 Ruang nama jemputan,
6.6.6 Tarikh majlis diadakan,
6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir,
6.6.8 Masa ketibaan tetamu,
6.6.9 Panduan pakaian,
6.6.10 Nama dan nombor telefon rujukan,
6.6.11 Atur cara majlis,
6.6.12 Pelan ke tempat majlis,
6.6.13 Kad jawapan (mengikut keperluan),
6.6.14 Pelekat kereta (jika perlu) 32
SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA

PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tamu Kehormat)

PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah
Berkenaan
TIM.PENGERUSI : Penolong Kanan
NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBG
SETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuarat
BENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk

33
AHLI JAWATANKUASA

AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan

AJK Disiplin * AJK Seranta
AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan
AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas
AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan
AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat
Jamuan
AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat
AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan
AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya
AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan
AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian
AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB /
Menteri
AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis
Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa

34
 SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil Jabatan Bahan / Peralatan Catatan

1. JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler,

Air Pancut, Kipas.

2. Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan

3. TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik

4. Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas

5. Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas

6. Pejabat DYMM Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan

Jamuan
7. Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol

8. Penerangan Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara

9. Tentera Latihan Perbarisan

10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans

11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa

12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu

35
 PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS
P.Jaga

P1 P8

KANTIN
P3
P2 P4
P8

TAPAK PERASMIAN
BILIK DARJAH

BILIK DARJAH

P5
P6
MAKMAL
PADANG
MAKMAL SAINS
P7 KOMPUTER PERMAINAN

BILIK DARJAH

36
PELAN LAKAR PENTAS
Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG
BARISAN BENDERA PENTAS BARISAN BENDERA

MEJA HADIAH

4 2 1 3 5

MEJA

2
1 RUANG BERI
HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

37
PERSIAPAN DEWAN
Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja,
iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.Tempat duduk tetamu
di atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan
bunga, meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas
angin, lampu dan siar raya);

Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan

muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu),
rostrum juruacara, pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas,
hiasan bunga atau pokok hidup).
Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan
perasmi yang berucap.
Kedudukan tetamu khas
Kedudukan juruacara
Dulang, troli hadiah dan alas
Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ).

38
5. SUSUNAN KEUTAMAAN

TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN

Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut
kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat
termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan
kerajaan dan orang awam.

BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN

a. Susunan tempat duduk
b. Susunan atur cara
c. Susunan bendera
d. Tertib ketibaan dan kepulangan
e. Penyampaian ucapan

39
 KEDUDUKAN PENANDA DI LANTAI PENTAS

PENERIMA
SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

Menggambarkan taraf, susunan keutamaan,

kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam
majlis yang berkenaan.

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK

DI ATAS PENTAS

Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu

kehormat adalah tetamu yang terkanan sekali.
Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu
kehormat.

41
SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk

1 2

b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk

3 1 2 4

42
c. Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk

2 1 3

d. Susunan Bagi Lima Tempat Duduk

4 2 1 3 5

43
f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu
Kehormat Bersama Isteri

5 3 1 2 4 6

(S) (S) (S) (I) (I) (I)

44
SUSUNAN BENDERA
Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah
mengikut keutamaan negeri-negeri. Susunan
keutamaan negeri pula mengikut susunan keutamaan
Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang
Terutama Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini,
susunan keutamaan bendera-bendera adalah seperti
berikut ;
1. Malaysia 10. Terengganu
2. Kedah 11. Sarawak
3. Pahang
12. Pulau Pinang
4. Perak
13. Melaka
5. Perlis
6. Selangor 14. Sabah
7. Negeri Sembilan 15. W/P Kuala Lumpur /
8. Johor Labuan / Putrajaya
9. Kelantan 16. Sekolah /Agensi
45
 PENGIBARAN BENDERA SEBARIS
( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Malaysia 6. Selangor 11. Sarawak

2. Kedah 7. N/Sembilan 12. Pulau Pinang
3. Pahang 8. Johor 13. Melaka
4. Perak 9. Kelantan 14. Sabah
5. Perlis 10.Terengganu 15. Wilayah Persekutuan
(KL / Labuan / Putrajaya)

46
 PENGIBARAN BENDERA SEBARIS
( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Malaysia 6.Terengganu 11. Melaka

2. SELANGOR 7. Perlis 12. Sabah
3. Kedah 8. N / Sembilan 13. Sarawak
4. Pahang 9. Johor 14. P. Pinang
5. Perak 10.Kelantan 15. W / Persekutuan

47
6. PENGIBARAN BENDERA

PENGIBARAN DUA BENDERA

Bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikuti

bendera negeri sebelah kiri bendera Malaysia

Bendera Bendera
Malaysia Negeri

48
PENGIBARAN TIGA BENDERA

Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah-

tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berasa
di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelah
kiri bendera Malaysia.

Bendera Negeri Bendera Bendera Agensi/Sekolah

Malaysia

49
 PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA
( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)

15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14

1. Malaysia 6. Perlis 11. Sarawak

2. SELANGOR 7. Negeri Sembilan 12. P. Pinang
3. Kedah 8. Johor 13. Melaka
4. Pahang 9. Kelantan 14. Sabah
5. Perak 10. Terengganu 15. Wilayah
Persekutuan

50
 PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI
TENGAH (PROGRAM DI NEGERI SELANGOR)

14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 15

1. Malaysia 6. Perlis 11. Melaka

2. SELANGOR 7. Terengganu 12. Sabah
3. Kedah 8. Negeri Sembilan 13. Sarawak
4. Pahang 9. Johor 14. Pulau Pinang
5. Perak 10. Kelantan 15. W/Persekutuan

51
 6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI
Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan
pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.

6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM
Raja Permaisuri Agong

DYMM DYMM
Yang DiPertuan Raja Permaisuri
Agong Agong

Gambar DYMM dan Pemerintah Negeri

3 1 2 4

Perdana DYMM Yang DYMM Raja Sultan Sultanah Menteri

Menteri DiPertuan Agong Permaisuri Agong Negeri Negeri Besar
 6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI
Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan
pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.

6.10.1 Susunan gambar di Negeri Selangor

3 1 2 4

Perdana DYMM DYMM DYMM Sultan Timb.

Menteri Yang Dipertuan Raja Permaisuri Selangor Perdana Menteri
Agong Agong

Gambar Pegawai Kanan

2 1 3

TIMB. PENGARAH PPD

PENGARAH
RUJUKAN KEHORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat.
Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang
menjadi amalan sekarang ini ialah;

Bil. Jawatan Panggilan hormat Panggilan hormat

untuk penyandang untuk pasangan

1. YDP Agong Seri Paduka Baginda -

2. Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda -

3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

4. TPM Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

5. Menteri /TM Yang Berhormat Yang Berbahagia

S/U Parlimen

6. Yang Di Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia

DN \ DR

54
7. Timbalan YDP Yang Berhormat Yang Berbahagia
DN / DR

8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia

9. Tun & Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia

10. Tan Sri & Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia

11. Datuk/Dato/Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia

12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia

13. Hakim Besar Yang Arif Yang Berbahagia

Malaya / Borneo

14. Hakim Mahkamah Yang Arif Yang Berbahagia

Agong/Tinggi

15. Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Negara

16. Panglima Angkatan Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia

Tentera

55
17. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia
Ketua Turus Tentera

18. Pegawai Polis / Tentera Yang Setia Yang Berbahagia

19. KSU Yang Berbahagia Yang Berbahagia

20. Speaker Dewan Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia

Undangan Negeri

21. Menteri Besar/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

Ketua Menteri

22. Ahli Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Undangan Negeri

23. SUK /PU/PKN Yang Berhormat Yang Berbahagia

24. Ketua Jabatan Yang Berusaha Yang Berbahagia

25. Raja / Tengku Yang Mulia Yang Mulia

26. Profesor / Doktor Yang Berbahagia Yang Berbahagia

27. Mufti Sahibus Samahah Yang Berbahagia

28. Kadi / Ulama Sahibul Fadhilah Yang Berbahagia

56
 PENGACARA MAJLIS YANG BAIK

a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar

b. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelas
sebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannya
sederhana
d. Cergas dan cepat dalam pergerakannya
e. Tidak gugup / gagap dalam percakapannya
f. Tidak mempunyai darah gemuruh
g. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasi
h. Tahu menggunakan budibicara
i. Sentiasa bersifat sabar
j. Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombong
h. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat
dan protokol dalam majlis-majlis rasmi

57
 CONTOH TEKS JURUACARA

Nama Majlis : Perhimpunan Kebangsaan Guru 1Malaysia

Tempat : Dewan Besar,SMK Tinggi Klang
Tarikh : 26 Jun 2011
Hari : Khamis

Cue (0830)
Semua hadirin mengambil tempat.
Pengumuman (ANN).
Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula
sebentar lagi.
Cue (0835)
Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri.
Pengumuman (ANN).
Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia,
diiringi oleh Pengarah Pelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah
Pelajaran Selangor.
Cue (0840)
Nyanyian Lagu Negaraku - Setelah Tetamu Kehormat duduk, semua
hadirin duduk.
58
Pengumuman (ANN).
YAB Tan Sri Muhyidin b. Haji Mohd Yasin
Timb. Perdana Menteri, Malaysia
merangkap Menteri Pelajaran Malaysia,
Yang Berbahagia, Tuan Haji Mahmod Bin Karim,
Timbalan Pengarah Pelajaran,Jabatan Pelajaran Selangor,
Ketua-Ketua Sektor, Jabatan Pelajaran Selangor,
Pegawai-Pegawai Pelajaran, Pejabat Pelajaran Daerah,
Seluruh Negeri Selangor,
Para Pengetua, Para Guru Besar, guru-guru dan
para tetamu yang dihormati sekalian.

Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat dan

hidayahNya, maka dapat kita hadir dalam Majlis Perhimpunan Guru
1Malaysia yang berlangsung di SMK Tinggi Klang.
Bagi memberkati majlis, dijemput Al-Fadhil Ustaz Fadhil Bin Fadli
untuk memimpin bacaan doa.
Dipersilakan.

59
BUKU ATUR CARA
Buku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting
bagi majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan
baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalam
buku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dan
diluluskan oleh pengerusi pengelola.

Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, seperti
majlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran
kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang
dirasmikan oleh orang kenamaan.
Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman
yang dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan

60
Kandungan Buku Atur Cara :
Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola,
Pengerusi Pelaksana);
Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana
dan Ahli Jawatankuasa Kecil);
Senarai peserta;
Atur cara majlis pembukaan dan penutupan;
Penghargaan;
Iklan (jika ada).

61
 AHLI JAWATANKUASA INDUK

- AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA

- AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA
- AHLI JAWATANKUASA KECIL

62
MASALAH YANG DIHADAPI

Bil. Jenis Masalah Cadang Tindakan

Penyelesaian
1. Ruang Perasmian/ Ruang Sempit dan Air Diluaskan serta diturap JKR / JPN
Tapak Perhimpunan Bertakung semula

2. Laluan Masuk Ke Keadaan Becak dan Diturap semula JKR / JPN

Sekolah berlopak

3. Kawasan Perparitan Semak dan tersumbat Dibersihkan Majlis

Hadapan Sekolah Daerah

4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dan Digantikan dengan yang JPN / PPD
tiada berpagar baru

5. Penutup Longkang Pecah dan Digantikan dengan yang JPN / PPD

Membahayakan baru

6. Bilik Rehat DiRaja Tiada Pengubahsuaian bilik JKR / JPN

darjah yang ada

7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD

8. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Gantian paip baru JPN / JBA
Paip yang ada sudah uzur

9. Tandas Rosak dan Tersumbat Dibaiki JPN / PPD

63
 JADUAL KERJA
TARIKH PERKARA TINDAKAN

31.1.2010 Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh Pejabat SUK / JPN
DYMM Sultan Selangor
2.2.2010 Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Pengetua

10.2.2010 Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Pengetua

17.2.2010 Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Pengetua

29.2.2010 Mesyuarat JK Induk 1 JPN / PPD

Minggu 1 Mac 2010 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, Pengetua
t.tangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah,
PIBG dll
30.2.2010 Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, JPN / PPD
MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBD, PPD
dll
8.3.2010 Mesyuarat JK Pengelola 2 Pengetua

18.4.2010 Mesyuarat JK Induk 2 JPN / PPD

23 & 25 .4. 2010 Raptai JPN / PPD

29.4.2010 Majlis sebenar berjalan Semua Yang Terlibat

3.5.2010 Menghantar Surat Penghargaan Pengetua

64
10.5.2010 Mesyuarat Penutup JPN / PPD / Pengetua
CONTOH UPACARA SAMBUTAN

4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN

a. Penyambut Tetamu Utama

b. Sambutan

* Pembuka pintu kereta

* Penyemat rozet
* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri)
* Penyampai bunga ( -sda- )
* Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat
dll
* Perbarisan jika ada
* Pentas menerima tabik hormat
* Barisan guru, kakitangan dan PIBG
* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)
* Pancaragam (ikut keperluan)
* Koir
* Menandatangani buku pelawat
( tempat / peralatan / buku pelawat )

65
PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN

Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci
dengan tujuan:

Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut;

Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat
dalam majlis tersebut;
Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas- lunas
protokol yang diterima;
Untuk mengawal masa;
Untuk menjadi panduan masa akan datang;
Sebagai rekod.
Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut :
Masa;
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;

Pegawai yang bertanggungjawab.

Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis
panduan terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh
seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran,
senarai semak hendaklah juga disediakan untuk membantu juruacara
mengendalikan majlis dengan lancar.
66
 ATURCARA PENTADBIRAN

Pergerakan/Masa Acara Tatacara

P1 Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat

(10,00 pg ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.

P2 DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat

(10.02 pg) turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)

P3 Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah..,

(10.05 pg) di arak ke pentas di Raja Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar
dan mengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perak
pentas di Raja * Persembahan murid
* Ucapan Aluan Pengetua
* Ucapan Menteri Pendidikan
* Titah Ucapan Perasmian
P4
(11.15 pg) Upacara Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque
* DYMM membuka tirai plaque
* Bacaan Doa

P5 ( 11.30pg) Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P6 (12.00tgh) Lawatan ke Makmal Sains * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P7 (12.30tgh) Jamuan Tengahari * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P8 (1.15tgh) Bergambar & Bersurai * Rombongan DYMM & Warga

Sekolah

67
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Yang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam
majlis:

Maklumat
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat
keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan
keraian tersebut diadakan.

Atur Cara Keraian yang Berkenaan

Penyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian
yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi
tetamu sampai dan balik.

68
 Susunan Tempat Duduk
Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya
supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang
berkenaan.

Kawasan yang Diperuntukkan

Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang
diperuntukkan baginya.

Tempat-tempat Penting
Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti
bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.

Senarai Tetamu yang Dijemput

Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu
yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

Senarai Tamu Khas

Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan
disambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci.

69
 Pakaian Penyambut Tetamu
Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang
sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedang
dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan
adalah tidak sesuai.

Cara Menyambut Tetamu

Tetamu hendaklah disambut dengan hormat,
diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempat
duduk secara hormat.

Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah
mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak
dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya
dengan cara hormat.

70
 Ketibaan Penyambut Tetamu
Penyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada
masa tetamu dijangka tiba. Penyambut tetamu hendaklah
melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambil
senarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk
tetamu kehormat yang di bawah kawalannya.
Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan.
Sebarang teguran daripada tetamu, hendaklah diterima secara
terbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar
dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut tetamu
sendiri kurang pasti.
Kesulitan
Sebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujuk
kepada pegawai bertugas.

Mudah Senyum
Penyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.
71
SAMBUTAN DI DALAM DEWAN

a. Penyambut tetamu di dewan

b. Pengiring ke pentas utama
c. Pengiring ke tempat duduk bawah pentas
d. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat
e. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas
f. Persiapan di atas pentas;
` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh,
masa dan tempat diadakan)
` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja
` Alas kerusi dan meja
` Gelas, air mineral dan penutup gelas
` Taging kerusi utama
` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas
` Susunan bendera negeri (jika ada)
` Meja hadiah, hadiah, tray dan alas
` Hiasan pentas (bunga, lampu dll)
` Karpet

72
TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN
a. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk
menggembirakan tetamu.
b. Peraturan-peraturan yang perlu diketahui;

~ tatatertib pergaulan
~ cara duduk dan berdiri
~ bersopan santun dan berbudi bahasa
~ saat ketibaan
~ tertib di meja makan
~ tertib semasa makan
~ tertib semasa meninggalkan majlis

73
 CARA MAKAN

CARA MAKAN BERDIRI

a. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh.

b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu di
tangan kanan.
c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa
menyuap makanan.
d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan.
e. Kurangkan pergerakan semasa makan.
f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu
kehormat berangkat pulang.
g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan
rumah.

74
 CARA MAKAN DUDUK

a. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 15 minit sebelum

majlis bermula.
b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki.
c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas
meja.
d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauk
sekiranya makan dengan tangan.
e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda.
f. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yang
seemeja anda sudah berhenti makan.
g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu
kehormat berangkat pulang.
h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah
sebelum pulang.

75
 LARANGAN DI TEMPAT MAKAN

a. Bercakap-cakap semasa makan.

b. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan.
C. Memilih-milih makanan
d. Menumpahkan makanan
e. Melaga-lagakan sudu
f. Menerpa ke makanan yang baru dihidang
g. Menolak terus makanan yang dihidangkan
h. Menghisap rokok
i. Meluahkan makanan dari dalam mulut
j. Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggan
k. Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi.

76
PENGACARAAN MAJLIS RASMI

PENDAHULUAN

a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi.

b. Dikenali sebagai juruacara atau master of ceremonies (MC)

PERANAN PENGACARA MAJLIS

a. Mengawal Majlis

b. Membuat Pengumuman

c. Memberi Panduan

77
KESIMPULAN
Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait
rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapan
dan persediaan awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga
cara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan,
perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaan
berjalan lancar dan teratur.

Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi

sesuatu Majlis Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemas
mengikuti segala peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan
dijalankan dengan penuh kesopanan.

Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan

kepada Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana ia
dapat membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu.
Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan
panduan kepada pihak pengurusan sekolah atau organisasi dalam
merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.

Disediakan oleh,
ALIAS BIN YOOP,
PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH.
PPD KLANG.

78
 Sekian,
Terima kasih.

79