Diplomado PMP Ms Project 2012 v2

CURSO DE MICROSOFT PROJECT
Ing. SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA. Esp.

Ingeniero Electrnico
Especialista en telecomunicaciones
Especialista en Direccin de Empresas
Magister en Ciencias de la Informacin
Datos de Contacto
Email: scuellod@unab.edu.co MSN: scuellod Skype: scuellod
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Capacitar al participante en el uso de la herramienta
informtica MS Project Versin 2007 alineada con los
estndares de buenas prcticas para la planeacin
propuestos en la Gua de Planeacin de Proyectos
(PMBOK)
Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 2

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Son propsitos del estudiante los siguientes:

1. Aprender a configurar un documento de MS
Project
2. Usar diferentes barras de herramientas,
comandos, vistas, informes y tablas.
3. Configurar el calendario de trabajo del un
proyecto.
4. Identificar las herramientas que ofrece MS Project
para los procesos de planificacin, ejecucin,
control y seguimiento y cerrar del proyecto .

Bibliografa
Bibliografa:
[1]Gua del PMBOK - Gua de los fundamentos de
proyectos. Cuarta Edicin 2009
[2]Gestin de Proyectos con MS Project. Bonnie
Biafore. Ediciones ANAYA MULTIMEDIA. 2007.
ISBN:84-415-2096-8
[3]Administracin Exitosa de Proyectos. Jack Gido.
Ed. Cenange Learning. ISBN: 0-324-22428-1.
[4] Proyectos Planeacin y Control. Project Excel.
[5] PMP Exam Prep. 6ta Edition. Rita Mulcahy. RMC
Publications.

Limitacin del curso
El estudio de conceptos de planeacin no abordados

por MS Project como la gestin de los riesgos, gestin
de calidad, adquisiciones, entre otros.
Por efecto del tiempo este curso se concentra en
abordar nicamente los aspectos bsicos de la
aplicacin, no incluye los aspectos relacionados con MS
Project Server, Macros , ni procesos de instalacin.

Temtica del Curso
1. Crear un proyecto en MS Project: 4h

2. Gestin del tiempo y de los recursos: 6h
3. Estimacin de los costos y reportes: 4h
4. Evaluacin y Control de Proyecto: 4h

Productos
1. WBS, Plan de Trabajo, Plan de hitos, Plan de trabajo

resumido.
2. Clculo de recursos
3. Plan de costos, flujo de caja y compras
4. Informe de Estado del proyecto.

Metodologa
1. Introduccin terica: Se presentan los conceptos , su

importancia e interrelacin en los procesos de planeacin y
los resultados esperados.
2. Ejemplo: Se muestra en MS Project como se implementan los
conceptos estudiados.
3. Taller: Espacio para practicar, trabajar en equipo, utilizar las
herramientas y recibir retroalimentacin en un caso inters.
Introduccin
Ejemplo Taller
terica

Requerimientos
Disponer una sala de computadores con el Software

MS PROJECT 2010, Excel 2010 y Visio 2010.
Instalar el plug-in para Visio WBS Modeller
Video Proyector.
Acceso a Internet.

1. Crear un proyecto en MS Project
El objetivo de este capitulo es dar las indicaciones

para configurar el archivo de MS Project
Objetivos del Capitulo
Elementos de la interface grfica.

Procesos de la direccin de proyectos que se pueden
hacer con ayuda de MS Project.
Configurar el documento de MS Project.
Configurar el calendario de trabajo.
Crear plantillas de trabajo.
Registrar las actividades de cada paquete de trabajo de
la WBS

MS Project en las Gestin de Proyectos
Necesid MS Project es una poderosa herramienta de software

/ Idea
para planeacin de proyectos y dentro de sus
principales ayudas tenemos:
Iniciacin
Fcil planificacin de tiempos y recursos
Planificacin Gran ayuda en el desarrollo del presupuesto del
proyecto.
Ejecucin Permite la generacin de indicadores de gestin del
proyecto.
Seguimiento
y control Mltiples enfoque o vistas del proyecto
Cierre
Manejo de varios calendarios laborales.
Registro de avances del proyecto y medicin del
Producto estado en cualquier momento del tiempo.
Entregab

Procesos de la direccin de proyectos que
pueden ser realizados en MS Project
Procesos de Planeacin:
Crear el WBS
Definir actividades
Definir secuencia de actividades
Estimar recursos a las actividades
Estimar duracin de las actividades.
Desarrollar el calendario
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Identificar riesgos

Procesos de la direccin de proyectos que
pueden ser realizados en MS Project
Ejecucin del trabajo:

Dirigir al equipo del proyecto.
Distribuir informacin a los colaboradores
Seguimiento y Control
Distribuir informacin a los colaboradores
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Controlar el calendario
Controlar los costos
Reporte de rendimiento del proyecto

Configuracin del Archivo de MS
Project
Antes de iniciar la creacin de un documento debemos

realizar una serie de pasos para que la herramienta
responda segn las nuestras necesidades propias del
proyecto.
El procedimiento de configuracin es el siguiente:
Configura-cin Documen-tar el Configurar el tiempo Definir fecha de

Crear Archivo Configurar Opciones
Previa archivo de trabajo Inicio

Configuracin Previa para Windows XP
Configuracin:
Smbolo decimal [.]
Smbolo de miles: [,]
Separador de listas: [;]
Desde el Panel de control seleccin la opcin

configuracin regional y de idioma.
Verificar que el panel de control

este vista por categoras. Elija la
opciones regionales, de idioma y
de fecha y hora. De clic en el botn Configuracin De clic en el botn
regional y de idiomas personalizar

Crear Archivo

Crear Archivo
Pantalla Inicial
Accesos
Rpidos
Pestaas
Comandos
Grupos
Cintas
Nombre
de la vista
Barra de
estado

Crear el Archivo
Proyecto en blanco:
Requiere configurar
todo el documento
A partir de un
proyecto existente:
Permite tomar la
configuracin
realizada en un
proyecto previo y su
estructura de tareas
A partir de plantillas:
Permite tomar una
plantilla previamente
elaborada.

Crear el archivo
Seleccione la carpeta
donde quedarn ubicados
los documentos de su
proyecto
Asgnele un nombre claro

a su proyecto
De clic en guardar

Documentar el archivo
Borre el nombre del archivo y

escriba el titulo del proyecto.
Escriba el Programa al que

pertenece el proyecto si
existe.
Grupo de trminos asociados
al proyecto.
Misin u objetivo general del

proyecto.
Carpeta o URL donde esta la

informacin del proyecto
publicada.
Activar visor de vista previa en

el explorador de Windows

Configurar el Tiempo de Trabajo
Excepciones: corresponde a los

das que no se va a trabajar como
festivos o vacaciones colectivas.
Semanas laborables:
Corresponde a la forma como
se va a trabajar durante el
proyecto. Permite por ejemplo
en la etapa de iniciacin
contemplar una menor
intensidad de horas de trabajo
y en la ejecucin una
dedicacin tiempo completo.

Configurar el Tiempo de Trabajo
Crear Calendario: Permite crear

diferentes calendarios para el
proyecto. Es posible a diferentes
recursos asignarles calendarios
distintos.
Calendario: Muestra para el mes
seleccionado: Das laborables, no
laborables, laborables
modificados, excepciones y
semana laborable no
predeterminada.

Ejercicio
1. La empresa ABC LTDA esta planeando iniciar un proyecto y se determina lo

siguiente:
A partir del prximo lunes tendr una descarga de 8 horas semanales
durante dos semanas para elaborar el acta de iniciacin.
Luego, debe dedicar medio tiempo durante un mes para planear el
proyecto.
finalmente queda asignado tiempo completo en la etapa de ejecucin.
2. Su jornada de trabajo es de 48 por semana, de lunes a viernes de 7AM a 12PM

y de 2PM a 6PM y el sbado de 9AM a 12PM y no se trabajan los festivos ni
domingos.
3. Construya un calendario en Project que permita realizar estas asignaciones.

Explique la forma mas conveniente de manejar la carga de trabajo para su
proyecto.

Solucin:
1. Se crean las excepciones.

2. Seleccione el da (o los das)
de la excepcin
1. Desplcese al
mes de la
excepcin
desplazamiento
entre meses
3. Escriba el nombre de la
excepcin, por ejemplo el mes
y el da. Presione ENTER para
registrar la excepcin.
Para ver calendarios Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 25

http://www.cuandoenelmundo.com/calendario/colombia/2011
Solucin
Registrar las diferentes Fases y programarlas de

acuerdo a la intensidad horaria.
2. Adicione las fases de 2. De clic en

trabajo segn lo detalles para
planeado ajustar la jornada
de trabajo de la
fase seleccionada.

Solucin
Escriba la jornada
Active la opcin
Establecer da(s)
en estos periodos
Active la opcin Establecer das laborales
Seleccione todos Seleccione los
como periodo no laborable para especificos
los das das con igual
borrar los horarios
comporamiento
preconfigurados
Solucin
Configurar las
equivalencias:
Hora Inicio: mnima

Hora fin: mxima
Da= X Horas
Semana = Y Horas
Mes = Z Das
Para este caso se utiliza

la jornada mas larga.
Hora Inicio: 7:00

Hora fin: 18:00
Da= 9 Horas
Semana = 48 Das
Mes = 24 Das

Solucin
Hora Inicio: 7:00

Hora fin: 18:00
Da= 9 Horas
Semana = 48 Das
Mes = 24 Das
Hay que tener el siguiente cuidado: si estamos trabajando la fase de iniciacin y le

escribimos a una tarea que dura 1 da estamos diciendo que dura 9 horas por lo tanto
la tarea empezara el martes a las 8 y terminara el siguiente martes a las 9AM.

Registrar fecha de inicio o fin del
proyecto
Luego seleccione la
fecha respectiva
Primero seleccione
como desea administrar
el tiempo, por fecha de
comienzo o por fecha
de fin del proyecto
Configuracin de las opciones de
operacin de MS Project
Nombre de usuario, sigla, formato de fecha.

Moneda y dgitos decimales.
Programacin automtico, Despliegue de la duracin y
trabajo.
Opciones da autoguardado
Formatos de tiempo

Ejercicio
Para el proyecto que va a iniciar en la empresa ABC, configure su

proyecto para:
Nombre de usuario
Despliegue de la fecha en formato: dd/mm/aa
Moneda pesos colombianos sin decimales
Calculo automtico de la programacin.
Despliegue del tiempo: Semanas.
Visualizacin del la duracin (d: das)
Ver informacin de los paquetes de trabajo (tareas resumen)

Nombre de usuario, sigla, formato de
fecha.

Moneda y dgitos decimales

Programacin de varias funciones

Opciones de Autoguardado

Formato de tiempo

Ejercicio en Clase
Cree un nuevo archivo y configure el siguiente

calendario:
Horario: Lunes a Viernes de 2PM a 7PM
Vacaciones: Septiembre 3 al 21
No se trabaja festivos
Duracin: 1 ao
Fecha de inicio: 1 semana de julio.
Moneda: Dlar Americano.
Duracin del proyecto: Meses
Duracin: 15min
Modo de programacin de la tareas: Automtico

Gestin del Tiempo y Recursos
Este capitulo busca identificar actividades y su

duracin, secuencia y recursos y el cronograma de
trabajo.
Definir las actividades del proyecto

Estimar la duracin de las tareas.
Utilizar los enlaces de predecesora para organizar el
proyecto en el tiempo.
Analizar el uso de retardos o adelantos
Realizar la asignacin de recursos.
Realizar el balanceo de recursos
Construir diagramas de RED

Definicin de Actividades
Antes de iniciar un proyecto se debe:

Definir las actividades
Garantizar que cada quien tenga lo que necesita
para hacer su trabajo.
Para esto se deben definir actividades:
Administrables: Que tengan responsable.
Realizables: Que el responsable pueda hacerlas
Verificables: Que se pueda medir su avance o
terminacin.

Proceso de la gestin del tiempo
(PMBOK, 2009)

Entradas
Lnea base del Alcance:

Entregables, restricciones y supuestos del proyecto.
Estructura de divisin del Tiempo (Work breakdown
Structure)
Activos de los procesos de la Organizacin:
Polticas, procedimientos y lineamientos existentes
relacionados con la planificacin de actividades:
Metodologas, Plantillas.
Base de conocimiento de lecciones aprendidas que
contiene informacin histrica relativa a las listas de
actividades de proyectos anteriores.
Factores ambientales de la empresa:
Sistema de informacin para la Gestin de proyectos

Discusin:
Cuales considera usted son los activos de los

procesos de la institucin?
En relacin a Polticas, procedimientos y lineamientos
existentes relacionados con la planificacin de
actividades como Metodologas, Plantillas.
Base de conocimiento de lecciones aprendidas que
contiene informacin histrica relativa a las listas de
actividades de proyectos anteriores.

Herramientas
Descomposicin: Esta herramienta consiste en dividir

los paquetes de la WBS en actividades o tareas sencillas
que permitan identificar el trabajo que se debe realizar
para desarrollarlas.
Planificacin Gradual: Se planifica en detalle el trabajo
que debe elaborarse en el corto plazo y el trabajo
futuro se planifica en un nivel superior de la EDT.
Plantillas: Lista de actividades estndar o de un
proyecto previo..
Juicio Experto: Miembros del equipo u otros expertos
pueden aportar su experiencia para definir las
actividades.

Salidas
Lista de actividades: Corresponde a una lista de todas las

actividades necesarias para el proyecto. Incluye:
Identificador de la actividad.
Descripcin del alcance
Atributos: Amplan la descripcin de la actividad e
identifican mltiples complementos asociados a ellas como
por ejemplo:
Actividades predecesoras y sucesora.
Restricciones lgicas, adelantos y atrasos.
Supuestos
Responsable, nivel de esfuerzo.
Lista de Hitos: Puntos de evento significativo dentro del
proyecto.

Tareas de MS Project
Tarea del resumen del proyecto: Es una tarea que agrupa o

consolida todas las tareas del proyecto.
Tarea resumen: Es una tarea que agrupa a varias subtareas
Subtarea: Es el nivel mas bajo del rbol de tareas de un

proyecto
Hito: En general, un hito es una tarea que representa una
fecha importante en un proyecto, como la finalizacin de
una fase del proyecto, o la fecha de un informe en particular
es vencimiento.

Detallar actividades
Detalle la WBS con

tareas especificas
insertando filas
Tambin puede
utilizar la tecla
insert para
agregar lneas en
filas en blanco

Tarea peridica
Tarea que se desarrolla con una duracin y frecuencia

estable durante un tiempo del proyecto.

Informacin General

Informacin Avanzada

Tipos de tarea
Tarea de duracin fija: Tarea en la que la duracin es un

valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados
en el trabajo ni por las unidades asignadas.
Duracin = Trabajo Unidades
Tarea de unidad fija: Tarea en la que las unidades (o
recursos) asignadas son un valor fijo que no resulta afectado
por los cambios realizados en la cantidad de trabajo o en la
duracin de la tarea.
Unidades = Trabajo Duracin
Tarea de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo
es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios
realizados en la duracin de la tarea ni por el nmero de
unidades (o recursos) asignadas.
Trabajo = Duracin Unidades

Tipos de tareas
Cuando se asignan o eliminan personas de una tarea se

alarga o reduce la duracin, unidades de asignacin o el
trabajo que es necesario para completar una tarea de
acuerdo al tipo de tarea programado.
Ejemplo: La tarea A la realiza el ayudante de obra en
dos semanas y requiere 80 horas de trabajo par
completarla, si se asignan dos ayudantes de obras, la
tarea debe durar solo una semana.
Unidades = Trabajo Duracin
1=80h / 2s
2= 80h / 1s

Tipos de Restricciones
Flexibles: No estn ligadas a una fecha especifica

Lo ms tarde posible: Programa la tarea tan tarde
como sea posible sin retrasar tareas posteriores. No
utilice ninguna fecha de delimitacin.
Lo antes posible: programa la tarea comience tan
pronto como sea posible. No utilice ninguna fecha
de delimitacin.

Tipos de restricciones
Inflexibles: Establecen fechas especificas. (cuando se

escribe una fecha inicial/final o se mueve una tarea se
crean restricciones de este tipo)
Finalizar no anteriormente que: programa la tarea
finalice en la fecha de delimitacin o despus.
Fin de no ms tarde que: programa la tarea finalice
en la fecha de delimitacin o antes.
Debe finalizar el: Programa la tarea finalice en la
fecha de delimitacin. Una vez seleccionada la tarea
no estar mvil en la escala temporal.

Tipos de restricciones
Debe comenzar el: Programa la tarea comience en la

fecha de delimitacin. Una vez seleccionada la tarea no
ser mvil en la escala temporal
No comenzar antes que: programa la tarea comience
en la fecha de delimitacin o despus.
No comenzar despus que: programa la tarea comience
en la fecha de delimitacin o antes.

Ejercicio
Utilice el plug-in para Visio WBS Modeller.

Defina cada una de los paquetes de la bicicleta.
Exporte el archivo a MS-Project.
Cree las actividades del proyecto

Ejercicio
Configure el archivo MS Project de la siguiente forma:

Fecha de inicio: 1 semana prximo mes.
Horario: 7AM a 12PM y de 2 a 6PM de lunes a viernes
No se trabajan los festivos.
Moneda: Pesos Colombianos
Defina las actividades correspondientes de cada paquete de
trabajo.
Restricciones:
La duracin mxima del proyecto es de tres meses
calendario.
Las pruebas deben hacerse por una empresa externa.
Suposiciones: Todos los elementos requeridos para el
proyecto se encuentran en STOCK.

Secuencia de actividades

Entradas
Lista de Actividades
Atributos de las actividades
Lista de hitos
Enunciado del alcance: Contiene la descripcin del
alcance del producto que incluye las caractersticas del
producto que puede establecer la secuencia de las
actividades.
Activos de proceso de la organizacin: Base
corporativa de conocimiento con metodologas de
planificacin.

Herramientas
Mtodo de diagramacin por precedencia (PDM): Permite

crear un diagrama de red del cronograma del proyecto que
muestran las relaciones
Determinacin de precedencias
Obligatorias:
Discrecionales
Externas
Aplicacin de atrasos y adelantos
Son utilizadas para definir con precisin una relacin
lgica.
Plantillas de red de cronograma:
til cuando existen varios entregables idnticos como los
pisos de un edificio.

Salidas
Diagrama de red del cronograma del proyecto

Representacin esquemtica de las actividades del
proyecto y de sus relaciones lgicas.
Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Lista de actividades
Atributos de las actividades
Restricciones
Tipo de tarea
Calendario
Hitos
Registro de riesgos

Secuencia de Actividades
PDM (Mtodo de Diagramacin de precedencias)

introducido en 1962 - 1964 en la Universidad de Stanford (Dr.
Stuckenbrusk) (F= Fin; C=Comienzo)
Incluye las relaciones FC , FF, CC, CF
FC: Termine tarea A antes de tarea B comience
FF: Termine tarea A al tiempo que la tarea B termine
CC: Inicie tarea A al tiempo que la tarea B inicie
CF: Inicie tarea al tiempo que la tarea B finalice

Secuencia de Tareas
Para realizar el vinculo de

otro tipo o mas complejos
1. De doble clic sobre la

tarea.
2. Seleccione las tareas
vinculadas
3. Seleccione el tipo de
vinculo entre tareas
4. Si lo requiere postergue
Un valor positivo
atrasa
Un valor negativo
adelante.

Diagrama de RED
Deshabilitar las tareas resumen
Men Formato

Diagrama de RED

Diagrama de RED

Ejercicio
Utilizando enlaces de predecesora configure el

diagrama de Gantt configure la red de secuencia del
proyecto del proyecto bicicleta.
Construya el diagrama de red con una plantilla
adecuada para visualizar la informacin del Cdigo de
tarea y el nombre de la actividad en el diagrama de red
del proyecto.

PRACTICA
Seleccione un proyecto de su inters y desarrolle:

La estructura de divisin del trabajo (WBS)
Defina el calendario de trabajo adecuado para su
proyecto.
Defina las actividades para cada paquete de trabajo.
Elabore la secuencia de las actividades.
Visualice el diagrama de gannt

Estimar los recursos de las actividades

Entradas
Lista de Actividades
Atributos de actividades
Calendario de recursos: Informacin sobre los recursos
como: personas, equipos y material, potencialmente
disponible durante la ejecucin del proyecto.
Especifican cuando y por cuanto tiempo estarn
disponibles los recursos identificados y atributos
especial como experiencia, nivel de habilidad y
ubicacin geogrfica.

Entradas

Disponibilidad y habilidades de los recursos de la
empresa.
Activos de los procesos de la organizacin:
Polticas y procedimientos relativas al recursos
humano
Polticas y procedimientos relativas a la adquisicin
y alquiler de suministros y equipos.
Informacin histrica de los recursos utilizados en
proyectos similares anteriores.

Herramientas
Juicio de expertos
Anlisis de alternativas
Muchas actividades del cronograma cuentan con
mtodos alternativos de realizacin. Abarcan el uso
de diferentes niveles de habilidad y capacidad de
recursos, tamaos y tipos de maquinas y
herramientas.
Datos de estimacin publicados
Muchas empresas/industrias publican
peridicamente los ndices de produccin
actualizados y los costos unitarios de los recursos
para materiales y equipos.

Herramientas
Estimacin ascendente
Consiste en descomponer una actividad en partes
mas pequeas y luego estiman y se suman los
recursos de las partes.
Software de Gestin de proyectos
Ayuda a planificar, organizar y gestionar los grupos
de recursos y desarrollar estimados de los mismos.
Adems facilita la estimacin de cronograma a
partir de los calendarios individuales de los
recursos.

Salidas
Requisitos de recursos por actividad: Identifica los

tipos de recursos
La cantidad de recursos necesarios
El total de recursos de cada paquete
Puede incluir la base de estimacin (valor Unitario)
y los supuestos considerados.
Estructura de desglose de recursos (RBS): Estructura
jerrquica de los recursos, identificados por:
Categora: Mano de obra, materiales, equipos,
suministros
Tipo: Nivel de habilidad, nivel de formacin,
productividad, capacidad.

Salidas
Actualizacin de documentos del proyecto, Se pueden

actualizar entre otros:
Atributos de actividad
Calendarios de recursos

Definicin de Recursos

Definicin de Recursos
Tipo:
Trabajo : Cuando se factura por unidad de tiempo
Material: Cuando se factura por cantidad
Costo: Un valor asociado al proyecto que no es trabajo ni materiales.
Etiqueta de material: las unidades en las cuales se mede. Por ejemplo: m, kg,
lb, m2, etc.
Inciales: Permite ahorra espacio en las vista
Grupo: Permite clasificar los diferentes recursos.
Capacidad mxima: Numero de personas o maquinas disponibles (solo para
recursos tipo trabajo) 100% equivale a 1 unidad.
Tasa estndar: El valor que se va a utilizar para calcular los costos
Tasa horas extras: Tasa que se va a utilizar para el calculo de las horas extras
Acumular: Tipo de acumulacin en el tiempo de los costos
Prorrateo: Distribuido por semana
Al inicio: Se carga todo cuando inicia la tarea
Al Final: Se carga todo cuando termina la tarea
Calendario base: Tipo de calendario a utilizar por el recurso.

Atributos adicionales

Atributos adicionales de los recursos

Asignacin de Recursos
Se da clic en el
campo NOMBRE
DE LOS RECURSOS
y se seleccionan
los recursos
requeridos.

Para configurar la
cantidad de
recursos
requerido por la
tarea:
1. De doble clic
sobre la tarea
2. Seleccione se
la pestaa
recursos

Ejercicio
Identifique y asigne los diferentes recursos que requiere el

proyecto de la bicicleta para su fabricacin.
Identifique el calendario de trabajo cada persona
Identifique el costo de la hora de cada recurso tipo
trabajo.
Identifique el costo de los materiales
Realice un presupuesto de los costos por categora
Diseador Industrial: Salario 2.200.000
Ornamentador (Externo) por punto de soldadura.
Pruebas:
Esfuerzo: 200.000
Producto: 500.000
Cliente: 1.000.000

Asignacin de Recursos
Una vez se realiza

la asignacin de
recursos se debe
verificar si hay
recursos con
sobrecarga y
realizar los ajustes
requeridos.

Balanceo de Recursos
Verificar que no existan errores de programacin por

falta en enlaces lgicos.
En las tareas que se realizan de forma simultanea
identificar:
Verificar los recursos sobrecargados
Aumentar la cantidad del Recurso
Disminuir la cantidad de tiempo de asignacin.
Aumentar la duracin de la ejecucin del proyecto.

Puede aumentar
la cantidad de
trabajadores
disponibles para
el proyecto y de
esta forma hacer
varias tareas de
manera
simultanea.

Puede disminuir
la cantidad de
tiempo que un
recurso necesita
para elaborar la
tarea y
distribuirlo entre
varias tareas.
Por ejemplo: 50%
en una y 50% en
la otra.

Finalmente debe
redistribuir el
proyecto para que
el recursos se
balance. Puede
hacer lo forma
automtica
utilizando los
botones de
redistribucin de la
pestaa recursos

Balanceo de recursos
Si Project no es capaz
de realizar la
distribucin de
recursos completa es
necesario hacerla de
forma manual.

Balanceo de recursos
Se analiza como redistribuir las tareas y se

mueven utilizando la columna RETRAZO POR
REDISTRIBUCION

Estimacin de la duracin

Entradas
Requisitos de recurso de actividad
Calendario de recursos
Enunciado del alcance: Se tienen en cuenta entre otros
Condiciones existentes
Disponibilidad de Informacin
Frecuencia de presentacin de informes
Recursos capacitados
Requisitos de contrato.
BD estimados de duracin
Mtricas de productividad
Informacin comercial publicada.

Activos de los procesos de la organizacin:
Informacin histrica relativa a duracin
Calendario del proyecto
Metodologa de planificacin
Lecciones aprendidas

Herramientas
Juicio de expertos
Guiado por informacin histrica, proporciona informacin
sobre la duracin recomendada de proyectos similares
anteriores.
Permite establecer la conveniencia de combinar mtodos de
estimacin y como conciliar las diferencias.
Estimaciones anlogas:
Regresin
Utiliza duracin de un proyecto anterior similar como base para
estimar un proyecto futuro.
Permite estimar un valor bruto y es ajustado de acuerdo a
informacin conocida de complejidad.
Fases iniciales del proyecto
Menos costosa, Menos exacta.
Puede aplicarse a todo el proyecto o a partes del mismo.
Mas confiable cuando los miembros del equipo poseen
Curva de experiencia apropiada.
aprendizaje

Herramientas
Estimacin Paramtrica:
Utiliza informacin estadstica entre datos histricos
de diferentes variables, para calcular parmetros de
las actividades como costos, presupuesto y
duracin.
Pueden obtenerse valores mas precisos
dependiendo de los datos y la sofisticacin del
modelo que se utilice.
Puede aplicarse a todo el modelo o a parte del
mismo.

Herramientas
Estimacin de Tres-Puntos (PERT analysis, Programa

Evaluation and Review Technique): Estadsticamente
es muy poco probable terminar un proyecto en una
fecha exacta. Es importante identificar medidas de
desviacin de tiempo para completar el plan en un
tiempo mas probable (M), optimista (O) y pesimista
(P).

Herramientas
Anlisis de reservas: Permite manejar la incertidumbre

del proyecto empleando reservas de tiempo o
colchones de tiempo.
Porcentaje de tiempo del proyecto
Tiempo fijo
Numero de hora de trabajo
Mtodos de anlisis cualitativo.

Salidas
Estimados de la Duracin de las Actividades:

Estimacin cuantitativa de la cantidad probable de
periodos de trabajo que se necesitarn para completar
una actividad.
Esta estimacin no incluyen ningn retraso.
Puede incluir un rango de resultados posibles.
2 semanas +/- 2 das.
3 semanas con 85% probabilidad.
Actualizacin de los documentos del proyecto
Supuestos realizados durante el desarrollo del estimado.

Agregar la duracin de las tareas
Nota 1:
Las tareas
resumen la
duracin es
calculada.
Agregar la duracin de
Nota 2: las tareas
Para facilitar
la
programacin
no digite
fechas

Secuencia de Tareas

RBS-Estructura de divisin de recursos
Agregue la
informacin del
grupo y filtre por
equipo.
La tabla muestra la
asignacin de
responsabilidades
del proyecto.

Estimacin de Costos
Identificar los costos del proyecto es importante

para disponer de informacin clave para la toma
de decisiones.
Objetivos
Identificar las tcnicas de estimacin de costos

Asignar los costos al proyecto en MS Project
Generar reportes de costos: Anlisis de flujo de caja
Informes e Informes Visuales.

Proceso de estimacin de costos

Entradas
Lnea Base del Alcance.

WBS
Diccionario de la WBS
Cronograma del proyecto
Plan de recursos humanos
Registro de riesgos
Factores ambienales
Condiciones del mercado
Informacin Comercial publicada
Activos de los procesos de la organizacin
Politicas, plantillas e Informacin Historica

Herramientas
Juicio de expertos
Estimaciones anlogas
Estimacin parmetrica
Estimacin Ascendente
Estimacin por tres valores: Costos Pesimiesta, Mas Probable y
Optimista (Cp, Cm, Co)
Anlisis de reserva
Costo de la calidad: Supuestos relativos a la calidad del producto
afectan los costos del proyecto.
Software para estimacin de costos para la direccin de
proyectos
Anlisis de propuestas para licitacin: Estimacin de costos en
base a proveedores calificados que permita examinar los costos
reales para determinar si efectivamente es una oferta viable

Salidas
Estimacin de los costos de las actividades

Estimacin de los costos de los recursos
Base de los costos estimados
Actualizacin de los documentos del proyecto
Lnea base de los costos

Presupuesto
El presupuesto es la suma de las estimaciones de los

costos del proyecto y las reservas para planes de
contingencia y reservas para imprevistos.
+ Costos del Proyecto

+ Estimacin de reservas para el plan de contingencia
+ Estimacin del Imprevistos
----------------------------
Presupuesto

Registros de costos en MS Project

Registro de costos
Costo Fijo: Es un espacio Acumulacin de los Costo Total: Es el clculo Previsto: Es el valor
para registra costos fijos: Es la forma de los costos fijos mas los registrado en lnea base
directamente los costos como afecta el flujo de costos de los recursos. del proyecto si existe
de un proyecto. caja los costos fijos.

Registros de costos
Variacin: Es la diferencia Real: Son los costos Restante: Es la diferencia Previsto: Es el valor
entre el costo previsto y reales registrados en las entre los costos total y registrado en lnea base
el costo total. actividades de real del proyecto si existe
seguimiento.

Costos de los Recursos
Para revisar los costos de

los recursos por tarea:
Debe ingresar a la
informacin de la tarea y
el men Recursos
aparece la columna
costos. Donde esta el
costo individual de cada
recurso.

Presupuesto por recursos
Adicione la columna
costo
Cierre las vietas para ver la

informacin del recurso
consolidad.

Flujo de caja por recursos
En la hoja de recursos: Ajustar Configure el detalle en costos:

la escala temporal a meses. De clic izquierdo sobre el rea
gris.
Active el campo costos y

desactive el campo trabajo
Seleccione el rea de inters

del flujo de caja, copie y pegue
en un archivo de Excel.

Presupuesto por tarea

Flujo de Caja por Tarea
Hoja Uso de Tareas: La

configuracin se realiza igual que
en el flujo de caja por recurso.

Informes Visuales
Seleccionar informe
de inters
Seleccionar la unidad de
tiempo del informe
NOTA: Los informes visuales en

Excel requieren conocimiento s
en tablas dinmicas.

Informe de Flujo de caja

Detalle del flujo de caja por tarea

Evaluacin y Control de Proyecto
El xito de cualquier proyecto es la evaluacin

permanente para lograr los objetivos en el tiempo
y la calidad adecuada, con los costos
presupuestados y cumpliendo las expectativas del
cliente.
Identificar el proceso de seguimiento.

Utilizar el mtodo del valor ganado para medir el
estado del proyecto.
Preparar un informe de avance.
Preparar un informe de cierre o entrega.

Grupo de Procesos de Seguimiento y
Control

Proceso de Control del Cronograma

Entradas
Cronograma: Versin mas reciente del cronograma del

proyecto.
Informacin sobre el desempeo:
Actividades que han iniciado
Avance
Actividades que han terminado
Activos de la Empresa:
Polticas, lineamientos y procedimientos sobre el
control de programa.
Herramientas de control de cronograma
Mtodos de seguimiento e informacin a utilizar.

Herramientas
Revisiones de desempeo:
Fechas reales de inicio y finalizacin
Porcentaje de completado y duracin restante
Variaciones segn el mtodo del valor ganado
(desviaciones e ndices de desempeo)
Anlisis de variacin: Determinar las causas y el grado
de variacin con relacin a la lnea base del proyecto y
la decisin de aplicar o no acciones correctivas.
Software de Gestin de Proyectos: Permite hacer
seguimiento del cronograma.
Nivelacin de recursos: Permite optimizar la
distribucin de los recursos del proyecto.

Herramientas
Anlisis Que pasa s?: Permite revisar diferentes

escenarios para alinear el plan del cronograma.
Ajuste de adelantos y retrasos: Permite encontrar
maneras de realinear el proyecto con el plan en las
actividades retrasadas.
Compresin del calendario: Permite encontrar
maneras de realinear el plan con las actividades
atrasadas.
Herramientas de planificacin: Permite con la nueva
informacin actualizada trazar un nuevo cronograma
actualizado.

Salidas
Mediciones del desempeo del tiempo:

Valores calculado del desempeo del cronograma y para
cada componente de la WBS.
Documentacin y comunicacin a los interesados.
Actualizacin de los activos de la organizacin:
Causas de variaciones
Acciones correctivas y su justificacin
Lecciones aprendidas referentes al control del
cronograma.
Solicitudes de cambio:
Acciones correctivas para reducir o eliminar los atrasos
del cronograma
Acciones preventivas para reducir la probabilidad de
variaciones negativas del cronograma

Proceso de Control de los costos

Entradas
Plan para la direccin del proyecto:

Lnea base de los costos: Sirve para compara los con los
costos reales y determinar si es necesario algn cambio.
Plan de Gestin de los costos: Describe la forma en que
se gestionarn y controlarn los costos.
Requisitos de financiamiento:
Informacin sobre el desempeo del trabajo:
Costos autorizados
Costos incurridos
Estimaciones de costos para completar
Activos de la organizacin:
Politicas, procedimientos y lineamientos para el control
de costos

Herramientas
Gestin del Valor Ganado:

Proyecciones
Indice del desempeo del trabajo por completar
Revisiones de desempeo
Anlisis de variaciones
Anlisis de tendencias
Rendimiento del valor ganado.
Software de gestin de proyectos.

Proceso de Seguimiento
El proceso de seguimiento se desarrolla por cada uno

de los elementos del plan de gestin del proyecto y los
elementos que siempre se evalan son:
Medir el cumplimiento en Tiempo.
Medir el Cumplimiento en Costos.
Registro de problemas abiertos y cerrados
Revisar las solicitudes de cambio realizadas por el
equipo de trabajo y el cliente.
Revisar el estado de los riesgos.

Clculo del Valor Ganado
CPTP: Costos Esta metodologa permite medir el rendimiento del proyecto

Planeados del de forma objetiva en funcin lnea base del proyecto.
trabajo
Planeado
Para medir el cumplimiento en los costos se utilizan dos
variables:
CPTR: Costos
Planeados del Valor Planeado (PV) - CPTP: Son los costos que se
trabajo debieron haber ejecutado a la fecha si el proyecto se
Realizado hubiera realizado segn el plan.
CRTR: Costos Valor Ganado(EV) - CPTR: Es el costo del trabajo realizado
Real del en el momento actual segn el plan.
trabajo
Realizado
Costo Actual (AC) - CRTR: Es el costo real del trabajo
realizado hasta el momento.
Presupuesto al Completar (BAC): Costo planeado del
proyecto

Clculo del Valor Ganado
CV: EV-AC Variacin de los costos (CV)

SV: : EV-PV Variacin de la programacin (SV)
CPI: EV/AC ndice de rendimiento de los costos (CPI) IRC
SPI: EV/PV ndice de rendimiento de la programacin (SPI)
IRP
EAC = AC + (VP - EV) / IRC) Costo estimado al completar (EAC)
ETC = EAC - AC Costo estimado para completar(ETC)
VAC= BAC - EAC Varianza para completar (VAC)
TCPI= (BAC EV)/(EAC-AC) ndice del desempeo del Trabajo por
Completar(TCPI)

Ejemplo
Un proyecto tiene un valor de 10 millones de pesos y

Trimestre Costos
(en miles una duracin de un ao y los costos planeados del flujo
de $)
de caja observan en la tabla. El proyecto acaba de
1 1.000
terminar el tercer trimestre y hace una auditoria para
2 2.500
determinar el estado del mismo y se encuentran los
3 4.500
siguientes hallazgos: 1. El trabajo real se ha completado
4 2.000
en un 50% y los costos ejecutados son de $9.000.000.
Estime cada una de las variables del Mtodo del
valor ganado.
Interprete los resultados

Solucin
1. Calcular el valor planeado (VP) 2. Calcular el valor Actual (EV)

VP= 8.000 VP= %Realizado * Valor del proyecto = 5.000
Costos planeados al tercer (3er) del proyecto) %Realizado=50% (3er trimestre del proyecto)
Valor del proyecto: 10.000 Valor del proyecto: 10.000
3. Calcular el Costo Actual (AC)
AC=9.000
Informacin contable
3. Calcular Indicadores 3. Interpretacin
CV=EV-AC = 5.000-9.000=-4.000 CV (-4.000) Sobre costo, el costo de lo realizado
SV=EV-VP = 5.000-8.000= -3.000 es mayor a lo planeado
CPI= EV/AC = 5.000/9.000 = 0.56 SV(-3.000) Atraso, se ha realizado menos de lo
SPI= EV/VP = 5.000/8.000 = 0.62 planeado
CPI(0.56) Bajo rendimiento del dinero, con cada
peso gastado solo se ha comprado el 56%.
SPI(0.62) Bajo rendimiento de tiempo se ha
hecho solo el 67% de lo planeado.
El proyecto requiere intervencin

Solucin con MS Project
1. Establecer lnea base:

Despus de terminar el trabajo de
planeacin del proyecto y antes de
iniciar la primera evaluacin se debe
actualizar la lnea base.
2. Seleccione la lnea base que desea
calcular
3. Defina si es para todo o parte del

proyecto.

1. Seleccin Otras vistas

En la pestaa vista seleccione Otras
vistas. Mas vistas
2. Seleccin la vista Gantt

de Seguimiento.

2. En la pestaa Vista
seleccione la tabla
Seguimiento

1. En la pestaa avanzado
Verificar que el mtodo
de valor acumulado se a
% Fsico completado

1. Registrar fecha de inicio y fin de cada

tarea. 1. Registrar la Fecha de estado: Fecha en
que se realiza el seguimiento del
proyecto.

1. Calcular la informacin del proyecto.



Informe de Avance
Los elementos de un informe de gestin son los

siguientes:
Datos generales del proyecto Cronograma
Resumen general del proyecto Costos
Entregables
Detalle del estado general Problemas
Nuevas Estimaciones del proyecto Cambios

Gracias por su atencin !

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Desde el Panel de control seleccin la opcin

Verificar que el panel de control

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Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 18

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 19

Asgnele un nombre claro

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 20

Borre el nombre del archivo y

Escriba el Programa al que

Misin u objetivo general del

Carpeta o URL donde esta la

Activar visor de vista previa en

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 21

Excepciones: corresponde a los

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 22

Crear Calendario: Permite crear

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 23

1. La empresa ABC LTDA esta planeando iniciar un proyecto y se determina lo

2. Su jornada de trabajo es de 48 por semana, de lunes a viernes de 7AM a 12PM

3. Construya un calendario en Project que permita realizar estas asignaciones.

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 24

1. Se crean las excepciones.

Para ver calendarios Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 25

Registrar las diferentes Fases y programarlas de

2. Adicione las fases de 2. De clic en

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 26

Hora Inicio: mnima

Para este caso se utiliza

Hora Inicio: 7:00

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 28

Hora Inicio: 7:00

Hay que tener el siguiente cuidado: si estamos trabajando la fase de iniciacin y le

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 29

Nombre de usuario, sigla, formato de fecha.

Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 31