DATA, INFORMASI

• Data:
• Data adalah kata jamak dari “datum”, meskipun
demikian data biasanya mewakili keduanya baik bentuk
tunggal maupun bentuk jamak.
• Data adalah hasil pengamatan atau fakta yang masih
mentah, yang secara khas menggambarkan gejala phisik
atau suatu transaksi bisnis.
• Data harus dipandang sebagai sumber daya “bahan baku”
yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk “produk”
berupa informasi .
• Data pada umumnya diperlukan dalam suatu proses
“penambahan-nilai”
• ( pengolahan data atau pengolahan informasi), di mana :
– Bentuk/format nya ditentukan, dirorganisir dan
dikembangkan
– Isi nya dianalisa dan dievaluasi
– Data tersebut ditempatkan dalam konteks yang sesuai
bagi seorang pemakai.
 DATA
• Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol
yang dibentuk dan diolah menjadi informasi
(Scott)
• Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti
bagi si penerima (Davis)
• Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi
yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh
manusia atau peralatan yang digunakan

UGIK/SIK-UMS/D
JENIS DATA
• DATA STATIS: JENIS DT YG UMUMNYA TDK
BERUBAH.(identitas nama,tempat, kode-kode nomor)
• DATA DINAMIS: JENIS DT YG SELALU
BERUBAH(UPDATING DATE), CTH: DT NILAI MAHASISWA,
DT KUNJUNGAN RS,DLL
SUMBER DT :
• DT INTERNAL (DT YG BERASAL DR DLM ORGN/RS)
• DT EKSTERNAL (DT YG BERASAL DR SUMBER2 DI LUAR
ORGS).

UGIK/SIK-UMS/D
• Informasi :
• Informasi dapat digambarkan sebagai data
yang telah diubah menjadi suatu bentuk
spesifik(konteks) yang bermanfaat dan berarti
bagi pemakainya.
• Informasi harus dipandang sebagai data yang
telah diproses, yang disajikan dalam suatu
bentuk spesifik(konteks) yang memberi nilai
bagi pemakai.
• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat
bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang (Gordon)
UGIK/SIK-UMS/D
• Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan,
pengorganisasian atau pengubahan data yang
menambah tingkat pengetahuan (Burch)
• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
(Roymond)
• Jenis-jenis informasi
–  Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi
–  Informal : yang berasal dari luar organisasi

UGIK/SIK-UMS/D
Fungsi-fungsi Informasi
– Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai
– Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses
pengambilan keputusan pemakai
– Mengurangi resiko kegagalan
– Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari
sesuatu hal
– Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak
diperlukan
– Memberi standar, aturan- aturan, ukuran, dan
keputusan- keputusan yang menentukan pencapaian
sasaran atau tujuan

UGIK/SIK-UMS/D
 Nilai informasi
• Menurut Josh G. burch nilai informasi adalah
didasarkan pada 10 sifat berikut :
 Kemudahan dalam memperoleh
 Lengkap
 Ketelitian
 Kecocokan dengan pengguna
 Ketetapan waktu
 Kejelasan
 Fleksibilitas / keluwesannya
 Dapat dibuktikan
 Tidak ada prasangka
 Dapat diukur
UGIK/SIK-UMS/D
 Mutu informasi
• Informsi berbeda mutunya disebabkan oleh
penyimpangan atau kesalahan.
• Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-
hal sbb:
1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang
tidak tepat
2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang
benar
3. Hilang/ tidaknya terolahnya sebagian data
4. Pemeriksaan / pencatatan data yang salah
5. Dokumen induk yang salah
UGIK/SIK-UMS/D
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal :
kesalahan program )
7. Kesalahan yang dilkukan secara sengaja
Penyebab kesalahan tsb dapat diatasi dgn cara sbb:
• Kontrol system untuk menemukan kesalahan
• Pemeriksaan internal dan eksternal
• Penambahan batas ketelitian data
• Instruksi- instruksi dari pemakai yang terprogram secara
baik dan dapat menilai adanya kesalahan- kesalahan
yang mungkin terjadi

UGIK/SIK-UMS/D
 Atribut Informasi Yang Berkualitas:
1. Dimensi Waktu:
• Ketepatan waktu : Informasi harus disajikan ketika diperlukan
• Kondisi keberadaan : Informasi harus terbaru (up-to-date) ketika
disajikan
• Frekwensi : Informasi harus disajikan setiap kali Informasi
tersebut diperlukan.
• Periode Waktu : dapat disajikan tentang masa lampau, masa
kini, dan periode waktu masa yang akan
datang.
2 Dimensi Isi (content):
• Ketelitian : Informasi harus bebas dari kesalahan
• Keterkaitan : Informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan
dari penerima informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang
spesifik pula.
• Kelengkapan : Harus bisa menyajikan semua informasi yang
diperlukan.
• Kepadatan : Hanya menyajikan informasi yang diperlukan saja
• Lingkup Informasi Ruang lingkupnya luas atau sempit, fokus
kepada informasi eksternal atau internal
UGIK/SIK-UMS/D
• Kinerja/Performance :Informasi dapat
mengungkapkan kinerja dengan mengukur
penyelesaian aktivitas , kemajuan yang dicapai , atau
sumber daya yang terkumpulkan.
3. Dimensi Bentuk(Format):
• Kejelasan : Informasi harus disajikan dalam bentuk
atau format yang mudah untuk difahami
• Detil/rincian : Informasi dapat disajikan secara
detil/rinci atau dalam format ringkasan
• Order : Informasi dapat diatur dalam suatu urutan
tertentu.
• Presentasi : Informasi dapat ditampilkan dalam
bentuk narasi, angka, gambar/grafis, atau bentuk lain
• Media : Informasi dapat disajikan dalam wujud
catatan dokumen atau kertas yang tercetak, tayangan
video, atau media lainnya.

UGIK/SIK-UMS/D
 ELEMEN DATA LOGIS
• Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana
data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang
terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk
tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke
dalam kategori berikut:
• Field. Field adalah sekelompok karakter yang
menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal,
atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang
adalah merupakan suatu field.
• Record. Record adalah suatu kumpulan dari field yang
saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar
nilai mahasiwa : nama, nim, nilai, Mata kuliah
• File. File adalah suatu kumpulan dari record yang saling
berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar nilai berisi
record nilai untuk semua mahasiswa suatu PT.
• Database. Database adalah suatu kumpulan terintegrasi
dari file yang saling berhubungan.
• Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan
berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan
karyawan.
UGIK/SIK-UMS/D
 Hirarkhi Data
Database sistems

Database

File

Record
Data Agregat

Data item/field

Byte

Bit

UGIK/SIK-UMS/D
FAKTA KEG:
-pelaporan
-Komonikasi
-transaksi
dll

Direkam/catat

ARSIP
DATA OTENTIK
disimpan

disimpan
diproses

INFORMASI
KOMPUTER
keluaran
 Siklus Pengolahan Data

 Sama dgn model umum sistem

 Input
 Processing
 Output

INPUT PROSES OUTPUT

UGIK/SIK-UMS/D
 Siklus Pengolahan Data Yg Diperluas

ORIGINATI PROCES DISTRIBUTI

INPUT OUTPUT
ON ON
SING

Memory

UGIK/SIK-UMS/D
 Origination
 Proses pengumpulan data yang berupa proses
pencatatan data ke dokumen dasar

 Distribution
 Proses dari distribusi output kepada pihak yang
berhak dan membutuhkan informasi

UGIK/SIK-UMS/D
 Pertimbangan metode pengolahan data
 Volume data
 Kompleksitas
 Batasan waktu
 Tuntutan perhitungan

UGIK/SIK-UMS/D
 Pengolahan Data (data processing
• Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas
informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan
• Unsur- unsur pengolahan data meliputi:
1. Pengumumpulan data (data capturing)
2. Pembacaan (reading)
3. Pemeriksaan (verifying)
4. Perekaman(recording)
5. Penggolongan (classifying)
6. Pengurutan (sorting)
7. Pengurutan (sorting)
8. Peringkasan (summarizing)
9. Perhitungan (calculating)
UGIK/SIK-UMS/D
10. Perbangdingan (comparing)
11. Pemindahan (transmiting)
13. Penampilan kembali (retriving)
14. Penggandaan (reproducing)
15. Penyebarluasan (distribution)

Pengolahan data :
1. Sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Terdistribusi
UGIK/SIK-UMS/D
• Dalam sistem pengolahan data tersentralisasi,operasi-
operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian
yang terpisah dalam struktur organisasi yang sering
disebut bagian pengolahan data elektronik (Elektronic
Data Processing/ EDP),.atau dapat juga dilakukan oleh:
1. Suatu biro jasa yang terpisah di luar organisasi dan
memberikan bermacam- macam pelayanan
pengolahan data.
2. Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama
(timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu
perusahaan.

UGIK/SIK-UMS/D
• Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam
struktur organisasi mempunyai faktor
pendukung antara lain :
1. Penghematan khusus dalam hardware dan
pengadaan personalia
2. Penghematan karena meniadakan
pengembangan sistem yang ganda
3. Manfaat karena standarisasi
4. Manfaat karena sistem yang seragam

UGIK/SIK-UMS/D
• Dalam sistem pengolahan data terdesentralisasi,
kegiatan- kegiatan pengolahan data dilakukan dalam
bidang organisasi fungsional otonom/ yang
merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh fungsi
organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah
akuntansi, keuangan, personalia, riset dan
pengembangan (Research and Development), dan
lain- lain.

UGIK/SIK-UMS/D
• Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi
pengolahan data dalam struktur organisasi
antara lain adalah :
1. Pelayanan yang makin baik karena kepekaan
terhadap kondisi lokasi
2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
3. Kelangkaan kesamaan di antara fungsi
diantara unit- unit organisasi yang
mempersulit adanya standarisasi sistem

UGIK/SIK-UMS/D
• Dalam sistem pengolahan data terdistribusi
data- data yang akan diolah disebar ke bagian-
bagian, namun bagian- bagian yang tersebar
tersebut disatukan kembali secara logic dan
diawasi oleh bagian yang mempunyai
peringkat lebih tinggi sehingga membentuk
satu kesatuan.

UGIK/SIK-UMS/D
• Keuntungan- keuntungan dalam penolahan
data terdistribusi antara lain adalah :
1. Dapat memenimalkan biaya- biaya
2. Mempersingkat waktu respon untuk
memperoleh data- data
3. Pengontrolan pada data- data kritis secara
lebih cermat
4. Kemampuan back up data yang efektif

UGIK/SIK-UMS/D
• Pengetahuan
– informasi yg sdh diorganisasikan & diproses u/
memperoleh/ pemahaman, pengalaman,
pembelajaran yg terakumulasi, shg dp
diaplikasikan dl masalah a/ proses bisnis ttt
– Informasi yg diproses u/ mengekstrak implikasi
kritis & merefleksikan pengalaman masa lampau,
menyediakan pengetahuan yg terorganisasi dg
nilai yg tinggi u/ pemakai

UGIK/SIK-UMS/D
 Siklus Hidup Informasi
Manajer

Manual
Elektromekanik
SI Pelaksana
Elektronik

Database
 Manajemen

• Proses/fungsi manajemen
– Perencanaan
– Pengendalian
• Pengorganisasian
• Penggerakan
• Koordinasi
– Pengambilan keputusan

UGIK/SIK-UMS/D
• Tktan kegiatan manajemen
– Perencanaan strategis
– Perencanaan taktis & pengendalian manajemen
– Perencanaan & pengendalian operasional

UGIK/SIK-UMS/D
• Fungsi organisatoris
– Keuangan & akuntansi
• belanja, anggaran, akt keuangan-beaya, etc
– HRD
• Rekrutmen, karir, gaji, pensiun, etc
– Logistik
• pembelian, persediaan, distribusi, etc
– Produksi
• kegiatan produksi, produk keteknikan, etc
– Pemasaran
• riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, etc
– Etc

UGIK/SIK-UMS/D
Level manajemen

Strategic planning level

Management Control Level

Operational Control Level

Keuangan HRD Logistik Produksi Pemasaran

Fungsi Organisatoris
• Kebutuhan informasi u/ kegiatan manajemen
– tgt pd faktor
1. Fungsi operasional
2. Kegiatan manajemen
3. Pembuatan keputusan

UGIK/SIK-UMS/D
• Perbedaan kebutuhan informasi terletak pd
– isi
• Isi informasi u/ stp fungsi operasional tgt pd fungsi
• Contoh:
– isi informasi u/ pemasaran <> isi informasi u/ personalia
– ciri informasi yg dibutuhkan
• Ciri informasi yg dibutuhkan tgt pd tk kegiatan
manajemen
• Informasi u/:
top management<>middle management<>lower
management

UGIK/SIK-UMS/D
 Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan

Perencanaan Perencanaan Perencanaan

Ciri Informasi & pengendalian taktis strategis
operasional & pengendalian
manajemen
Sumber Sebagian besar  Eksternal
internal
Luasnya Sangat jelas, sempit  Sangat luas
Tingkat agregasi Sangat terinci  Agregat
Horison waktu Historis  Masa depan
Keadaan waktu Sangat baru  Agak lama
Kecermatan Tinggi  Rendah
Frek. Sangat tinggi  Jarang
pemakaian

Sumber: Gordon B. Davis, 1987

UGIK/SIK-UMS/D
 Perbedaan jenis keputusan pd tk kegiatan manajemen

Tingkat Catatan
Perencanaan strategis Penetapan tujuan, definisi sasaran,
kebijakan, pedoman umum, yg
mengarahkan alur u/ org
Misal: bidang usaha, strategi pasar.
Perencanaan taktis & Perolehan sumber daya, taktik
pengendalian perolehan, lokasi, produk baru,
manajemen pemakaian anggaran, laporan
perbedaan (variance)
Perencanaan & Pendayagunaan fasilitas & SD yg ada
pengendalian u/ menyelenggarakan kegiatan
operasional
Sumber: Gordon B. Davis, 1987

UGIK/SIK-UMS/D
 Karakteristik kebutuhan informasi

Sumber: David Wilson, 1993

UGIK/SIK-UMS/D
 Definisi Sistem Informasi
• sekumpulan subsistem yg slg berhub
• berkumpul ber-sm2 & membentuk 1 kesatuan
• slg berinteraksi & bekerjasama atr bag 1 & yg lain, dg cara2 ttt
• u/ melakukan fungsi pengolahan data
– menerima I berupa data2
– Processing
– menghasilkan O berupa informasi
– sbg dsr pengambilan keputusan yg berguna & mpy nilai nyata yg dp
dirasakan akibatnya (lgs/tdk lgs)
• mendukung kegiatan operasional, manajerial, & strategis
• dg memanfaatkan berbagai SD yg ada & tersedia bg fungsi tsb
guna mencapai tujuan

UGIK/SIK-UMS/D
 Kegiatan manajerial

Titik berat perhat manaj puncak

1. perenc stratg & jangka

panjang
2. analisis alterntif&alokasi
Manj Sumber daya
puncak 3. Perumusan kebijak
4. review&evaluasi kseluruhan
5. maslah2 kritis
6. kepemimpinan & kegiatan
seremonial
Manaj /lap tengah

1. Penyeliaan langsung
2. Review rinci keg
3. Pengendalian operasi
4. Menyelesaikan mash personal
Manaj/lini bawah

UGIK/SIK-UMS/D
Lapisan manajemen Titik berat perhatian pd lap manj bwh
 Orientasi waktu&informasi manaj

Orientasi
Waktu ke
Manaj Masa depan
puncak

Orientasi
Waktu ke
Manaj Masa kini&
Madya/tengah lampau

Manaj bawah

UGIK/SIK-UMS/D
organisasi Orientasi waktu
 Jenis keputusan & kebutuhan informasi

Titik perhat manaj

Puncak:
1. Tdk berulang
2. Tak terstruktur
Lapisan 3. Kep tdk dpt di
atas perkirakan
4. Informasi belum
tersedia

Lapisan tengah
1. Berulang
2. Terstruktur
3. Informasinya
biasanya telah
tersedia
Lapisan bawah

UGIK/SIK-UMS/D
Struktur organisasi Jenis keputusan yg dibuat
 Jenis – jenis informasi yg diperlukan

1. rutin,sangat ringkas
gabungan dr berba
gai transaksi
2. Lap ringkas rutin
Manajer
puncak

1. Informa 1. Perkiraan ke
si rinci depan
faktual 2. Informasi non
2. Lap perke faktual
Manajer madya cualian

Manajer muda

UGIK/SIK-UMS/D
Struktur organisasi Informasi yang diperlukan