IAMPI 2014 pto

IAMPI
Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia
(Indonesian Society of Project Management Professionals)

5 PROJECT TIME MANAGEMENT

GROUP
KNOWLEDGE,
SKILL & ATITUTE

PELATIHAN & SERTIFIKASI

MANAJEMEN PROYEK
(Project Management Workshop & Certification ) 1
“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and service mark registered in
the United States and other nations; “PMBOK”, is trademarks of the Project Management Institute.

Copyright © 2014

IAMPI 2014 pto 2

IAMPI-PS 3
IAMPI-PS 4
 Plan Schedule Manajemen
Define Activities
Sequence Activities
PROJECT SCOPE MANAGEMENT PROCESS GROUPS
Control Schedule
Estimate Activity Resources
Estimate Activity Durations
Develop Schedule

IAMPI-PS PMBOK p. 40 5
IAMPI-PS 6
IAMPI-PS 7
 GEDUNG KANTOR
LEVEL 1
01.

MEKANIKAL &
BANGUNAN UMUM & PENDUKUNG
01.01
ELEKTRIKAL
01.03
LEVEL 2
01.02

STRUKTUR ELEKTRIKAL ELEKTRIKAL MEKANIKAL

SUBSTRUKTUR FINISHING SITE SAFETY
01.01.01
ATAS
01.01.03
ARUS KUAT ARUS LEMAH UMUM
01.03.01 01.03.02
LEVEL 3
01.01.02 01.02.01 01.02.02 01.02.03

GALIAN & KOLOM DINDING EL.STD PLUMBING SITE

TLP.LT.1-40 ACC.ROAD
DEWATERING LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 CLEARING
01.01.01.01 01.02.02.01 01.03.02.01
01.01.02.01 01.01.03.01 01.02.01.01 01.02.03.01 01.03.01.01

LEVEL 4
BLK & PLAT PLAFOND EL.N0NSTD T.SUARA HVAC SITE
PONDASI GEDUNG
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 FACILITIES
01.01.01.02 01.03.02.02
01.01.02.02 01.01.03.02 01.02.01.02 01.02.02.02 01.02.03.02 01.03.01.02

URUGAN TANGGA LANTAI EL.KUSUS MATVCCTV LIFT/ESC

EQUIP.
KEMBALI LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
01.03.01.03
01.01.01.03 01.01.02.03 01.01.03.03 01.02.01.03 01.02.02.03 01.02.03.03

FW.BLK&PL PL.ACUS COND COND AIR BERSIH

DIAFR.WLL LT.1-40
TC
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
01.01.01.02. 01.01.01.02. 01.01.03.02. 01.02.01.01. 01.02.02.01. 01.02.03.01.
01.03.01.03.
01 01 01 01 01 01 01

BS.BLK&PL PL.GYP KABEL KABEL AIR KOTOR

STRT
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
LIFT ORG LEVEL 5
01.01.01.02. 01.01.01.02. 01.01.03.02. 01.02.01.01. 01.02.02.01. 01.02.03.01.
01.03.01.03.
02 02 02 02 02 02 02

BALANC. PR.BLK&PL PL.MET ARMATUR PABX&UNIT HYDRAN SCHAFF

LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
01.01.01.02. 01.03.01.03.
03
01.01.01.02.
03
01.01.03.02.
03 03 IAMPI-PS
01.02.01.01. 01.02.02.01.
03
01.02.03.01.
03 03 WBS 10
SAMPLE
6. 1. DEFINE ACTIVITIES OUTPUTS
.1. Activity List (Daftar Kegiatan)
Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas yang direncanakan dan
dilaksanakan pada proyek.

Daftar aktivitas tidak termasuk schedule aktivitas yang tidak diperlukan pada bagian dari scope
proyek.

Daftar aktivitas meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap
schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikan bahwa anggota tim memahami
pekerjaan yang harus dilakukan.

Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBS

IAMPI-PS 11
(PMBOK © Guide p. 129)
6. 1. DEFINE ACTIVITIES OUTPUTS

.2. Activity Atributes

Adalah mengindikasikan beberapa attribute yang terkait dengan setiap
schedule aktivitas.

Termasuk meng-identifikasi aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas yang mendahului,
aktivitas yang mengikutinya, hubungan secara logik, jeda waktu didepan dan dibelakang,
persyaratan sumberdaya, penetapan tanggal, batasan, asumsi asumsi, penanggung jawab, lokasi
proyek, jenis schedule aktivitas dan lain lain.

Digunakan untuk pengembangan schedule proyek dan memilih, memerintah, menyingkat

perencanaan schedule aktivitas diberbagai cara untuk tujuan kecepatan dan ketepatan laporan
sesuai modelnya.

IAMPI-PS 12
6. 1. ACTIVITY DEFINITION OUTPUTS
.3. Milestone List
Daftar schedule milestone yang mengidentifikasikan semua milestone
dan apakah milestone wajib (diperlukan oleh kontrak) atau pilihan (
berdasarkan informasi proyek lama).

Daftar milestone adalah komponen project management plan (4.3) dan

milestone digunakan pada schedule model.
Milestone adalah Peristiwa yang
diperlukan untuk bagian dari urutan
aktivitas, untuk memastikan bahwa
kebutuhan dalam memenuhi milstone(s)
terpenuhi dengan tidak memiliki durasi (nol)

DATA
MILESTONE LIST & CHART DATE

EVENT JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG

Contract Award

Specification Review

Design Review

Value Engineering

Site Preparation

Quality Planning

IAMPI-PS 13
(PMBOK © Guide p. 130)
IAMPI-PS 14
 WBS
Level 1

WBS WBS WBS

Level 2 Level 2 Level 2

WBS WBS WBS WBS WBS WBS WBS WBS WBS

Level Level Level Leve Level Level Level Level Level
3 3 3 l3 3 3 3 3 3

IAMPI-PS 15
 TOOLS &
INPUTS TECHNIQUES
OUTPUTS

IAMPI-PS 16
IAMPI-PS
(PMBOK © Guide p. 129)

IAMPI-PS
(PMBOK © Guide p. 129)
IAMPI-PS 18
1. Precedence diagramming method
(PDM)

Metode yang menggunakan kotak atau rectangel sebagai Node dan

sebagai aktivitas yang kemudian dihubungkannya dengan anak panah
yang menunjukkan ketergantungan.

Precedence diagramming method (PDM)

ES EF

ES EF Activity Name
ES EF
Activity Name Duration
Activity Name
Duration LS LF
Duration
ES EF ES EF
LS LF
LS LF
Activity Name Activity Name

Duration Duration

LS LF LS LF

AON : Activity On Node

IAMPI-PS 19
(PMBOK © Guide p. 132)
2. Arrow diagramming method (ADM)
Metode yang menggunakan Anak panah sebagai
aktivitas dan menghubungkannya dengan panah
yang menunjukkan ketergantungan.

Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan
dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas.

ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk
“Dummy” atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis
strip.

Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya
dan nilainya durasi Zero.

Arrow diagramming method (ADM)

B
C
Start A

Finish
F
D
E

AOA : Activity On Arrow

IAMPI-PS 20
(PMBOK © Guide p. 133)
3. Schedule network tamplates
Project schedule network diagram template bisa digunakan untuk
mempercepat persiapan network dari aktivitas schedule proyek.

Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu.

Bagian Schedule diagram network proyek sering digunakan sebagai sub

network atau fragment network.

Contohnya: lantai pada high rise office building.

IAMPI-PS 21
(PMBOK © Guide p. 133)
4. Dependency determination
Ada tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan
urutan kegiatan :

Mandatory dependencies
Ketergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari wujud pekerjaan
yang telah dilakukan.
Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan Hard Logic.

Discretionary dependencies
Ketergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek.
Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada
umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan : Best practise, dan yang
tidak umum, dan biasanya dinamakan Prefered logic, Preferential logic, atau
shoft logic.
 External dependencies
Ketergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar
aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek.
IAMPI-PS 22
(PMBOK © Guide p. 133)
5. Applying leads and lags
Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan (6.2.2.4) mungkin
memerlukan lead atau lag dalam mengakuratkan hubungan secara
logic.

Yang terkait dengan asumsi selalu didokumentasikan.

Lead membolehkan percepatan kegiatan yang mengikutinya (-lag).

Sedangkan Lag diarahkan pada perlambatan kegiatan yang

mengikutinya. (+lag)

IAMPI-PS 23
(PMBOK © Guide p. 134)
 Activity Relationships Types
Finish To Start Activity A Activity B

Activity A
Activity A
Start To Start
Start To Start SS + 5
With Lag
Activity B
Activity B

Activity A Activity A
Finish To Finish Finish To Finish
FF + 3
Activity B With Lag
Activity B
Activity A
Start To Finish Activity A
Start To Finish
SF - 2
Activity B With Lead = - Lag
Finish To Start FS + 7 Activity B
Activity A Activity B
With Lag
IAMPI-PS 24
IAMPI-PS 25
 CONTOH CPM
Calculation Early dates
Foreward Pass

11 18 19 20
SS + 5 Activity D Activity E

Duration= 8 Duration=2

23 27
6 15
Activity G
1 5 Activity B
Duration=5
Activity A Duration=10
21 25
Duration= 5
Activity F

6 20 Duration=5
FF + 2
Activity C

Duration=15

ES = Early Start = EF pred terbesar + 1

EF = Early Finish = ES + OD – 1

IAMPI-PS 26
 CONTOH CPM
Calculation Early dates, Late dates

Backward Pass

11 18 19 20
SS + 5 Activity D Activity E

Duration= 8 Duration=2

13 20 21 22
23 27
6 15
Activity G
1 5 Activity B
Duration=5
Activity A Duration=10
21 25 23 27
Duration= 5 8 20
Activity F
1 5 6 20 Duration=5
FF + 2
Activity C 21 25

Duration=15

6 20

LF = Late Finish = ES suc – 1

LS = Late Start = LF – OD + 1
IAMPI-PS 27
 CONTOH CPM
Calculation Early dates, Late dates, Total Float
Foreward Pass
Backward Pass
11 18 19 20
SS + 5 Activity D Activity E

Duration= 8 Duration=2

13 20 21 22
2 2 23 27
6 2 2
15
Activity G
1 5 Activity B
Duration=5
Activity A Duration=10
21 25 23 27
Duration= 5 8 20 0 0
2 5 Activity F
1 5 6 20
0 0 Duration=5
TF Activity C 25
FF + 2
21
0 0
Duration=15
Critical Path
6 20
0 0

TF = Total Float = ES suc – EF pred – 1 = Zero = Critical

= LS – ES; LF – EF
FF = Free Float = LF – OD – ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be
delayed without delaying the early start of any immediately following activities
Float = Float or slack is a measure of scheduling
IAMPI-PS flexibility. 28
 CONTOH BAR CHART

Bar Chart = Gantt Charts

Show tasks relative to time (activity start and end dates), expected
duration, usually not show dependencies.
Relatively easy to read start/finish date and view progress
IAMPI-PS 29
Most proper for the Management
 TOOLS &
INPUT TECHNIQUES
OUTPUT

IAMPI-PS 30
 TOOLS &
INPUTS TECHNIQUES
OUTPUTS

IAMPI-PS 31
IAMPI-PS 32
IAMPI-PS 33
 PERT Duration Calculation
For a singgle Activity (Tree-Point Estimates)

Higher
Most Likely
(Used in original CPM calculation)
TE

PERT Weighted Average =

Probability Optimistic + 4 X Most Likely + Pessimistic
of
6
Occurrence

Beta Distribution

Optimistic Pessimistic
Lower

Shorter Possible Durations Longer

Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR,

IAMPI-PS Project Management, p. 344 34
 TOOLS &
INPUTS TECHNIQUES
OUTPUTS

IAMPI-PS 35
IAMPI-PS 36
IAMPI-PS 37
.3. Schedule compression
Compression (With Crashing)

All Activity Crash

Minimum Cost Total

Program Cost ( $ / IDR )

Crash

Tools : Duration Compression

Crashing :
Doing anything to reduce the schedule
Increase cost completion of the project .

The rule in implementing Crashing are :

Normal Operation a. Crash on Critical Path or
b. Crash Critical Activities
whose have cheapest cost

0 Program completion Time, Weeks

IAMPI-PS 38
(PMBOK © Guide p. 145)
 Compression (With Fast Tracking)

Start Start Mfg

Check Purchase
Design Detail
Material

Purchase
Design Detail
Material

Check
Compression

Tools : Duration Compression

2. Fast Tracking
Activities that schedule sequence are scheduled to be done with some overlap.
Hints : a. Leads, b. Logic relationship.

IAMPI-PS 39
 Primavera Inc,
summarized by Pito.S
Formulas
ES = Early Start = EF pred terbesar + 1
EF = Early Finish = ES + OD – 1
LF = Late Finish = ES suc – 1
LS = Late Start = LF – OD + 1
TF = Total Float = ES suc – EF pred – 1 = Zero = Critical
= LS – ES; LF – EF
FF = Free Float = LF – OD – ES ; FF is defined as the amount of time an activity can
be delayed without delayingthe early start of any immediately following activities.
Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility.
OD = Original Duration
Pred = Predecessor (yang mendahului)
Suc = Successor (yang mengikuti)

Bwpas = LF(1) akhir = EF akhir

LF(2) = LS suc terbesar – 1

Bwpas = LF(1) require = EF akhir

LF(2) = LS suc terbesar – 1

CPM (Critical Path Method) : Determine the group of activities that cannot be delayed without delaying the
completion date for the entire project.

In order to find :
1. Early Dates: By forward Pass Calculation
2. Late Dates : By Backward Pass Calculation
3. Total Float : By substract early dates from late dates
4. IAMPI-PS
Total float is belong to entire string of activities Not to an individual activity 40
WEEK 1 WEEK 2 DESCRIPTION WEEK 3 WEEK 4

Activity-1

Activity-2

Activity-3

Activity-4

Activity-5

41
Activity-6

IAMPI-PS
 CONTOH PERT CHART
Network Diagram Program Evaluation and Riview Technique

IAMPI-PS 42
 CONTOH ARROW DIAGRAM

D 23 G
5
2 23 3

0 A 8 B 13 E 23 32 I 36
1 2 3 4 7 8
0 8 8 5 13 10 23 32 4 36

F 23 H
6
23 9
C 7

11
Red color : Identified CPM (Critical Path Method)

IAMPI-PS 43
 CONTOH BAR CHART

Bar Chart = Gantt Charts

Show tasks relative to time (activity start and end dates), expected
duration, usually not show dependencies.
Relatively easy to read start/finish date and view progress
IAMPI-PS 44
Most proper for the Management
 2
a
.5. Resource leveling
4
c
1
8
b a
2 Engineer
3 6

Workers
a 4 c c
2 Engineer

c
activity

b 2
Sebelum b b
Resource
c Leveling
Days 1 2 3 4 5

Days 1 2 3 4 5 8

a 6
a b
Workers
activity

b Setelah 4
Resource
Leveling c
c 2
Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR,
Project Management, p. 401
Days 1 2 3 4 5 Days 1 2 3 4 5
IAMPI-PS 45
 TOOLS &
INPUTS TECHNIQUES
OUTPUTS

IAMPI-PS 46
 Schedule Control Flow

Progress Monitoring

Schedule
Assessment

Variance Analysis

Corective Action Forecasting

Replanning
IAMPI-PS 47
 Schedule Assessment
Impact
Completion
Date
Review Critical
& Next Critical Variance
Update Analysis
Progress Activities

Prepare
Report

Schedule

Variance
report

IAMPI-PS 48
 Progress Monitoring

Progress Progress Progress Progress

Agregate
Progress

No Yes Schedule
Approved Assessment

IAMPI-PS 49
How to Improve Progress
 Tingkatkan Productivity
 Tingkatkan/tambah Manpower
 Kerja Overtime
 Kurangi Scope of Work bila memungkinkan
 Subcontracting sebagian dari pekerjaan
 Fast-Tracking

IAMPI-PS 50
 Earned Value Analysis
JutaIDR% Projected Budget Completed

2000 100 Cost Overrun

1800 90 Actual Cost (AC)
(ACWP)
1600 80
1400 70 Projected Time Completed
Planned Value (PV)
1200 60 (BCWS)

1000 50 Schedule Overrun

Cost

800 40 Work Performed (EV)

600 30 (BCWP)

400 20
200 10
0 0 3 6 12 25 35 52 75 85 95 98 99 100 %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Data Date
Month

IAMPI-PS 51
IAMPI-PS 52
MANAJEMEN JADWAL PROYEK

TERIMA KASIH

IAMPI-PS 53