UDIT

MUTU
NTERNAL
 Audit internal dalam standar
akreditasi
• Audit internal merupakan salah
satu program mutu manajerial
• Standar akreditasi Bab 3,
• Kriteria 3.1.4. EP 2, EP 3, dan
EP 4 mensyaratkan dilakukan
audit internal secara periodik
 ENGERTIAN

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan

signifikan (dapat dipertanggung jawabkan)
melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran
dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan
terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan
organisasi.
 UDITOR INTERNAL

Katalisator untuk mempercepat perubahan

dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu
Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada
motivasi untuk berperan sebagai agen
perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan
dianggap tidak berbobot
 ENIS AUDIT
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai
termuan. Disebut audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau
panitia

Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi,

dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit
yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi
mitra kerja sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh
institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)
 ESENSI DARI AUDIT
• Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee
(pihak yang diaudit)
• Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
• Dilakukan dengan azas manfaat
• Dilakukan secara objektif
• Berpijak pada fakta dan kebenaran
• Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
• Bermuara pada pengambilan keputusan
• Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
• Merupakan kegiatan berulang
• Menghasilkan laporan
 UJUAN UDIT

Mendapatkan data dan informasi

faktual dan signifikan berupa data ,
hasil analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan
dan atau perubahan
 KTIFITAS AUDIT

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi
(memberikan saran/masukan)
METODE YANG BIASA DILAKUKAN
AUDITOR
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data
 MANFAAT UDIT

Pengambilan keputusan
untuk perbaikan,
meningkatkan efisiensi
dan efektifitas fungsi
organisasi
KRITERIA UDIT

Kumpulan kebijakan, prosedur atau

persyaratan yang dipakai sebagai
rujukan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit
 BUKTI UDIT

Rekaman, pernyataan atau

informasi lain yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diverifikasi
 TEMUAN AUDIT
Hasil evaluasi bukti audit yang
terkumpulkan terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan
kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan
kriteria audit, atau peluang perbaikan.
 TUJUAN
AUDIT
INTERNAL

Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi, dalam
rangka meningkatkan mutu dan
kinerja organisasi
 DASAR PENETAPAN
TUJUAN AUDIT INTERNAL

Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi

Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen yang
digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
 TUJUAN AUDIT
Dasar penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada
pelayanan pelayanan laboratorium
Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian proses
manajemen yang diacu pelayanan laboratorium dengan
standar pelayanan lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No
75/2014
Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama
dengan laboratorium mitra
Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko
pelayanan pelayanan imunisasi
 MANFAAT
AUDIT INTERNAL
BAGI PUCUK PIMPINAN
 BAGI
UNIT OPERASIONAL
BAGI UNIT PENGELOLA MUTU
BAGI KARYAWAN
 MANFAAT
BAGI AUDITOR
Proses pembelajaran dan pertumbuhan
 BAGI PELANGGAN

Audit internal merupakan proses pendeteksian

segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak
puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan
dengan tindakan perbaikan dan pencegahan
sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai
 BAGI REKANAN

Memberi umpan balik terhadap kinerja

rekanan
 Atribut Auditor Internal
Etis, yaitu adil , meyatakan yang sebenarnya, tulus,
jujur dan bijaksana
Terbuka, yaitu mau mempertimbangkan ide2
Diplomatis, bijaksana menghadapi orang lain
Suka memperhatikan, yaitusecara aktif menyadari
kegiatan dan lingkungan fisisk yang ada disekitarnya
Cepat mengerti, secara naluria mampu memahami
situasi
Luwes, yaitu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang
berbeda
Tangguh, yaitu teguh dan fokus pada satu tujuan
Tegas, yaitu menghasilkan keseimpulan dengan tepat
waktu berdasarkan alasan dan analisa logis
Percaya diri, bertindak dan berfungsi secara indepen
den ketika berinterasi dg orang lain secara efektif
 Fungsi Auditor Internal
Auditor Internal mempunyai tugas
Memahani standard/kriteria dan instrument
yang akan digunakan untuk melakukan audit
internal
Melakukan audit internal, mulai dari menyu
sun rencana audit, menyusun instrument
audit, menginformasikan rencana audit pada
unit kerja yang akan di audit, melakukan audit
sesuai jadwal, mengukur tingkat kesesuaian
fakta secara obyektif, menyepakati tidak lanjut
dengan pihak yang diaudit menyampaikan
hasil audit internal kepada Kepala Puskesmas
 KOMPETENSI AUDITOR
 Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
 Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
 Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
 Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan
arsip
 Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti
objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan
 Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi
 TAHAPAN AUDIT INTERNAL

Tahap I : penyusunan rencana audit:

menentukan unit-unit kerja yang akan
diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan
menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang
disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
Tahap III: analisis data audit,
perumusan masalah, prioritas masalah
dan rencana tindak lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi
hasil audit
 PERENCANAAN AUDIT INTERNAL

Tujuan audit internal: contoh: melakukan

penilaian kinerja dibandingkan standar kinerja
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan
diaudit
Objek audit: Proses atau kegiatan apa saja yang
perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi interaksi secara
langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan
kriteria audit, penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
 PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan
dengan berbagai metoda:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan

Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee

Meminta peragaan oleh auditee

Memeriksa dan menelaah dokumen

Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik

Mencari bukti-bukti

Melakukan pemeriksaan silang

Mencari informasi dari sumber luar

Menganalisis data dan informasi

Menarik kesimpulan

Memberikan rekomendasi
 Teknik Wawancara - Pengumpulan data

Perencanaan wawancara
Kejelasan tujuan dari wawancara
Informasi apa saja yang ingin diperoleh
Saat yang tepat untuk melakukan wawancara
Tujuan wawancara harus disampaikan kepada auditee
Pemberitahuan jadwal wawancara dalam proses audit
Siapkan instrument untuk melakukan wawancara
Siapkan alat untuk mencatat/merekam hasil wawancara
Lakukan bina suasana sebelum melakukan wawancara,
ciptakan suasana yang informal dan rileks. diskusikan
juga lama waktu yang disepakati bersama untuk
melakukan wawacara
ANALISIS DATA

Membandingkan fakta yang

diperoleh pada waktu proses
pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang
digunakan

Bila ditemukan kesenjangan

(adanya gap antara fakta dengan
kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih
lanjut untuk mengenal penyebab
timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
Laporan audit mutu internal
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
• Hasil audit
• Tindak lanjut yang telah dilakukan
• Kendala pada waktu perbaikan
 Laporan audit
Latar belakang

Tujuan audit

Lingkup audit

Objek audit

Standar/kriteria yang digunakan

Auditor

Proses audit

Hasil dan analisis hasil audit

Rekomendasi dan batas waktu

penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Tindak lanjut audit
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut
terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun
rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang
jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor
dapat melakukan monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada
auditor internal
 INSTRUMEN
AUDIT INTERNAL
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des

1. UKM : XX XX
Kesehatan Ibu
dan anak
2. Manajemen XX XX
Puskesmas
3. Tim Mutu
Klinis XX XX
4. Unit Gawat
Darurat XX XX
 Contoh Form: Rencana Audit
Kegiatan/
Standar/
proses yang Tanggal Tanggal
No Unit/sasaran audit Auditor kriteria yang
diaudit audit I audit II
digunakan

1. UKM : Kesehatan Nita Pelaksanaan Pedoman 21 - 2-'07 21-5-'07

Ibu dan anak Sari Posyandu Pelaksanaan
Slamet Psy - 5 meja
2. Manajemen Yuni Pemeliharaan Perencanaan 10 - 15 10 - 15
Puskesmas David fasilitas dan tahunan yg Maret Sept
peralatan Pus telah disusun 2017 2017
3. Pelayanan Agus Pelayanan Standard 12 - 20 12 - 20
Laborat Candra Laborat di Akreditasi Juni Novem
Puskesmas Puskesmas Puskesmas 2017 2017
8.1.1.
8.1.2.
4 Unit Gawat Ridwan Pelaksanaan Standar 25 - 27 25 - 27
Darurat Aniek screening pa Triase Feb Mei
sien gawat 2017 2017
darurat
 Contoh Form Instrumen Audit
No Standar/Kriteria Daftar Fakta Temuan Rekomendasi
audit yang diacu pertanyaan/observasi audit

1. Standard akre Apakah jenis pelaya

ditasi Puskesmas nan yg tersedia di Lab
8.1.1. sesuai dg yg ditetapkan
8.1.2.
Apakah tenaga yg
memberikan
pelayanan sesuai dg
standard kom petensi
Apakah pelaksa naan
interpretasi dilakukan
oleh pe tugas terlatih
Apakah petugas tertib
menggunakan APD
2 8.1.3 Apakah penyerahan
8.1.4 hasil lab sesuai dg ke
tentuan yg berlaku
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Tgl berlaku:
Rencana Tindak Lanjut Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal
pemeriksaan:

Ketidak Standar/
Bukti Tindakan Waktu
Uraian Ketidak sesuaian thd Kriteria Tindakan
No bukti Analisis pencega- penyele-
sesuaian standar/ yang perbaikan
objektif han saian
instr digunakan

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------