Menuju Pusat Unggulan Pengadaan

Agustus 2017 ULP Kota Kediri

Agustus 2017

Daftar Isi

Profil

Pencapaian

Perjalanan Menuju Pusat Unggulan Pengadaan

Berbagi Pengalaman Menuju Pusat Unggulan Pengadaan

Proses Transformasi menuju CoE

Kunci Sukses CoE

MCA – I  2
Agustus 2017

Profil ULP Kota Kediri sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan

ULP Kota Kediri Peta Persebaran

Status Organisasi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Kota Kediri
Nilai Pengadaan Rp 280 M
Jumlah SDM 25 Orang
• Peningkatan Kelembagaan
Pencapaian
• Peningkatan pada penerapan Manajemen Kinerja
selama mengikuti
• Penyusunan SOP pengadaan
program
• Kolaborasi internal
• Manajemen Pemangku Kepentingan Eksternal
Area Keahlian • Manajemen Kinerja
• Kolaborasi Lintas Fungsi

Narasumber dari ULP M. Muklis Isnaini, Ringga Haryo Handoko, Yudi Santosa
Email: ulp@kedirikota.go.id
Kontak Telepon: 0354-682 955 ext 222
Alamat: Jl. Jendral Basuki Rachmat no 15 Kediri
Agustus 2017

Latar Belakang dan Tujuan

Adanya MoU antara Kepala Daerah Kota Kediri dengan LKPP dan MCA-I pada tahun
2016 untuk berpartisipasi sebagai percontohan dalam Proyek Modernisasi Pengadaan.

Tujuan utama Proyek Modernisasi Pengadaan ini adalah meningkatkan kapasitas Pusat
ULP Percontohan menjadi “Center of Excellence” atau Pusat Unggulan Pengadaan.

Tujuan Utama Pusat Unggulan Pengadaan adalah Terbangunnya kapabilitas organisasi

pengelola pengadaan barang/jasa yang dapat menciptakan nilai tambah secara
berkesinambungan di organisasi

MCA – I  4`
Agustus 2017

Evolusi Kelembagaan menuju Procurement CoE

Pusat Layanan Unggulan Pengadaan
adalah Organisasi, SDM dan tata
kelola pengadaan yang unggul
dalam mengimplementasikan
praktik terbaik pengadaan
barang/jasa
Tahap 4
UKPBJ dg
perluasan
Tahap 3 peran
ULP
Tahap 2 Permanen
ULP Adhoc/
Tahap 1 exofficio

Panitia
Tahap 1 :
• Proses pemilihan penyedia
dikerjakan panitia masing2
SKPD
• PA/KPA, PPK, Panitia
Pengadaan, dan PPHP berada
dalam satu organisasi
Tahap 3 : Tahap 4 :
Tahap 2 : • Proses pemilihan penyedia
Fungsi UKPBJ
• Proses pemilihan penyedia sudah sudah dikerjakan oleh POKJA
• Pembinaan PBJP
dikerjakan oleh POKJA di ULP di ULP Permanen
• Pelaksanaan PBJP
Adhoc • SDM ULP sudah penuh waktu
• Pengelolaan Sistem
• Telah memiliki kantor dan • Memiliki kantor dan
Informasi PBJP
sekretariat ULP namun belum sekretariat yang permanen
struktural/permanen dan mandiri
• SDM ULP belum penuh waktu
MCA – I  5
Agustus 2017

Karakteristik CoE – SKOPPer

Strategis

S
Mewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalam pencapaian tujuan
organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaran serta pengelolaan sumber daya yang
efektif

Kolaboratif

K Membangun kolaborasi dan sinergi di antara pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi
pengadaan yang optimal

Orientasi Kinerja

O
Se-koper | a Briefcase
Membangun budaya berbasis kinerja dalam fungsi pengadaan untuk meningkatkan nilai
tambah di 4 area (waktu proses, biaya, kualitas dan tingkat layanan pengadaan)
Menggambarkan wadah berisi
berbagai alat bantu (paradigma,
pengetahuan, kemampuan, dan

P
Proaktif
Menciptakan pergeseran paradigm dalam rantai pengadaan barang dan jasa yang berorientasi lainnya) yang merupakan enabler
pada pelanggan dalam penciptaan nilai tambah dan
manfaat dalam kegiatan pengadaan
barang/jasa di Indonesia
Perbaikan Berkelanjutan
Per Secara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagai organisasi
pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan

MCA – I  6
Agustus 2017

Pencapaian 6 Kriteria Utama Pusat Keunggulan Pengadaan Badan Layanan Pengadaan

Kota Kediri

1.1.1. Status Hukum

1.1.3. Tugas dan Peran ULP
1.1.5. (SOP) Standard Operating Procedures
1.1.6. Kecukupan SDM
1.1.7. Kecukupan Pendanaan
1.3.1. Pelanggan Internal
1.3.2. Penyedia (Vendors)
1.3.3. Hubungan Masyarakat
2.1.1. Indikator Kinerja
2.1.2. Penetapan target kinerja Organisasi
2.1.3. Manajemen Kinerja
2.1.4. Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan
2.2.1. Hubungan pimpinan dengan pemangku kepentingan
2.2.2. Kolaborasi internal ULP
2.2.3. Visi Strategis
3.1.10. Debriefing Pasca Pengadaan
3.1.9. Monitoring dan Evaluasi
3.2.3. Whistleblower & Sistem Pengaduan
3.3.1. Penerapan Sistem
4.1.1. Asesmen Kemampuan SDM
4.1.3. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan
4.3.1. Perencanaan SDM
- 1 2 3 4 5

Average of Gap Average of # Achieved Level Average of # Target Level

MCA – I  7
Agustus 2017

1.1.1. Status Hukum

5 1 Tingkat Deskripsi
Kematangan saat
4 2 ini
Fungsi pengadaan dijalankan oleh ULP yang dibentuk
berdasarkan Peraturan Kepala Daerah/Menteri yang
3 Target CoE: Level 3
sudah termasuk perubahan peraturan SOTK (memiliki
kotak organisasi sendiri/ tidak melekat)

Tahapan Proses
Mei 2014 : Pembentukan Perangkat ULP dengan Perwali No 10 tahun 2014 tgl 18 Mei 2014 Output
1 tentang Perangkat ULP. (Ad hoc, menjadi kegiatan pada Bidang Pengelolaan Aset, DPPKA)
Jan 2015 : Pembentukan UPTD ULP dengan Perwali No 1 tahun 2015 Tentang Perubahan
2 Perwali No 54 tahun 2014 tgl 30 Desember 2014 tentang SOTK Dinas Pendapatan. • ULP tidak hanya tukan lelang, tetapi mempunyai peran
(Permanen setingkat Eselon IV, Melekat pada Dinas Pendapatan strategis sebagai koordinator pelaksanaan pengadaan
Des 2016 : Pembentukan Bagian PBJ dengan Perda Kota Kediri No. 7 Tahun 2016 tentang dan penyusun kebijakan pengadaan
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Kediri dan Perwali Kota Kediri No. 38
3 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja • Secara aktif melakukan pendampingan pengadaan
Sekretariat Daerah (Permanen Eselon III, Melekat pada Sekretariat Daerah di bawah
koordinator Asisten Perkonomian dan Pembangunan) • Mempunyai independensi dalam menyusun kebijakan
Tantangan dan mengambil keputusan.
Kedudukan ULP yang melekat pada Sekretariat Daerah pada koordinator Asisten
1 Perkonomian dan Pembangunan, dirasa kurang memberikan keleluasaan bagi ULP untuk
• Menjadi rujukan untuk konsultansi pengadaan
berkoordinasi dengan SKPD, idealnya ULP berbentuk Badan setingkat eselon 2

MCA – I  8
Agustus 2017

1.1.5. (SOP) Standard Operating Procedures

Tingkat
5 1 Kematangan saat
Deskripsi
Sudah terdapat yang tidak hanya fokus pada proses
ini
4 2 pemilihan namun juga suda SOP yang mencakup proses
perencanaan pengadaan dan pengelolaan kontrak
3 Target CoE: Level 3

Tahapan Proses Output

Untuk mencapai target tingkat kematangan organisasi, diperlukan suatu SOP yang menjadi
1 pedoman bersama bagi semua SKPD dalam melaksanakan pengadaan
• adanya pedoman resmi
Dengan pendampingan oleh MCA-I, maka pada tahun 2017 terbitlah SOP Pelaksanaan Pengadaan dan jelas yang dapat
yang terdiri dari : SOP Penyusunan RUP, SOP Penyusunan RPP, SOP Permintaan User ID, SOP diakses oleh seluruh
2 Pengumuman Lelang dan Penerimaan Dokumen Penawaran, SOP Pemilihan Penyedia Barang – pelaku pengadaan untuk
Jasa Metode Prakualifikasi 1 Sampul, SOP Manajemen Kontrak melaksanakan
pengadaan
Tantangan
• Proses pelaksanaan
1 Internalisasi SOP pengadaan menjadi
lebih tertib dan efektif
2 Ketaatan mematuhi SOP

MCA – I  9
Agustus 2017

1.1.6. Kecukupan SDM

Deskripsi
Tingkat Jumlah staf ULP sudah cukup, sudah berstatus Jabatan
5 1 Kematangan saat Fungsional pengadaan yang penuh waktu di ULP, serta
memiliki kompetensi mengelola pengadaan strategis yang
ini komprehensif dan terintegrasi
4 2 Target CoE: Level 2
3
Tahapan Proses Output
Tahun 2015 terdapat 15 Pejabat Fungsional PPBJ pada ULP melalui proses impasing, dari 15
tersebut 2 diantaranya dibebaskan sementara untuk menduduki Jabatan Struktural yaitu Kepala
1 • Pokja menjadi lebih
UPTD ULP dan Kasubag TU / Sekretaris UPTD ULP, namun 2 orang tersebut tetap menjadi
anggota pokja. profesional dan kredibel
• Pokja tidak hanya fokus
Saat ini anggota pokja berjumlah 15, terdiri dari 12 Pejabat Fungsional PPBJ, 1 Sekretaris ULP dan 2 untuk melaksanakan
2
Fungsional Umum lelang, tapi juga berperan
3 Pejabat Fungsinal PPBJ tersebut, 8 diantaranya sudah mengikuti sertifikasi kompetensi dalam perencanaan dan
pemberian pendampingan
Tantangan
Belum adanya kepastian yang jelas tentang skema pemberian tunjangan atau insentif bagi Pejabat
1
Fungsional PPBJ
MCA – I  10
Agustus 2017

1.3.1. Pelanggan Internal

Deskripsi
Tingkat
5 1 Kematangan saat ULP sudah melakukan analisis stakeholder sebagai dasar
bagi ULP untuk membangun hubungan pelanggan
ini
4 2 internal

3 Target CoE: Level 3

Tahapan Proses
Output
1 Melakukan analisis kepentingan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan Internal

2 Menyusun Peta Pelanggan dan Pemangku Kepentingan Internal • Terdapat penilaian dari
pelanggan internal sebagai
3 Melaksanakan Rencana Aksi Keterlibatan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan dasar bagi ULP untuk
melakukan evaluasi dan
4 Melakukan survey dan pengukuran kepuasan pelanggan internal
meningkatkan layanan
Tantangan terhadap pelanggan
internal
Hasil survey dan pengukuran kepuasan pelanggan internal perlu ditindaklanjuti untuk
1 meningkatkan pelayanan kepada pelanggan internal
MCA – I  11
Agustus 2017

2.1.3. Manajemen Kinerja

Deskripsi
Tingkat Pengelolaan Kinerja Pengadaan sudah diimplementasikan
5 1 Kematangan saat secara menyeluruh (mulai dari tahap perencanaan sampai
tahap pengawasan, evaluasi dan pelaporan)
ini
4 2 Target CoE: Level 3
3
Tahapan Proses Output
Untuk mencapai target tingkat kematangan organisasi, diperlukan suatu pengelolaan kinerja yang
1 sudah diimplementasikan secara menyeluruh
• Adanya laporan manajemen
kinerja pengadaan kepada
Tahun 2016 dilaksanakan kegiatan pengelolaan kinerja, yang dimulai dengan pengumpulan data Stakeholder sebagai dasar
2 kinerja pengadaan pada Tahun 2015, penyusunan Target Kinerja Pengadaan pada akhir Tahun 2016 untuk mengevaluasi dan
Pada akhir tahun 2016 dilakukan pengumpulan data kinerja pengadaan Tahun 2016, penilaian
memperbaiki kinerja
seluruh organisasi
3 kinerja pengadaan Tahun 2016 , penyusunan target kinerja pengadaan Tahun 2017 serta rencana
aksi untuk mencapai target tersebut pengadaan
• Kinerja pengadaan dapat
Tantangan diukur dan diketahui,
sebagai dasar untuk
Data yang dibutuhkan untuk pengelolaan kinerja pengadaan tersebar pada SKPD, sehingga
1 dibutuhkan koordinasi yang intensif untuk mendapatkan data tersebut
menyusun rencana aksi
untuk peningkatan kinerja
MCA – I  12
Agustus 2017

4.1.3. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan

Tingkat Deskripsi

5 1 Kematangan saat
Program kerja Bimtek oleh ULP sudah berfokus pada
peningkatan kinerja PBJ dengan kombinasi bimbingan
ini teknis pengadaan maupun manajerial serta melalui
4 2 mekanisme pelatihan, pendampingan serta coaching

3 Target CoE: Level 3

Tahapan Proses Output

Pada Tahun 2016 Kepala ULP, Sekretaris ULP, Staf ULP dan Pokja ULP mengikuti Diklat Keahlian
1 Teknis dan Manajerial • Peningkatan Kemampuan
dan Pengetahuan ULP dan
Pada Tahun 2017 ULP memfasilitasi PPK untuk mengikuti Diklat Keahlian Teknis dan Manajerial PPK yang dapat langsung
2 yang diselenggarakan oleh LKPP - MCAI diimplementasikan dalam
melaksanakan pengadaan
Selain itu ULP, baik sendiri maupun bekerja sama dengan LPSE aktif menyelenggarakan sosialisasi
• Peningkatan Kemampuan
3 dan bimbingan teknis kepada organisasi pengadaan , memberikan pendampingan serta memberikan
dan Pengetahuan Organisasi
layanan konsultansi
Pengadaan pada SKPD
Tantangan sehingga meningkatkan
efektifitas pengadaan
Perlu mengatur waktu dan jadwal, sehingga program bimbingan teknis pengadaan dapat
1 dilaksanakan bersamaan dengan tugas pelaksanaan pengadaan
MCA – I  13
Agustus 2017

Faktor Kesuksesan Utama CoE

Dukungan Pimpinan
1 Komite Kepemimpinan, yang dikepalai oleh pimpinan tertinggi dari organisasi terkait, perlu dibentuk sebagai bentuk
sinergi yang membuat ULP bisa memperkuat program CoE. Dukungan pimpinan tersebut diwujudkan melalui
penciptaan arahan dan kebijakan yang selaras dengan perwujudan Pusat Keunggulan (CoE)
Alokasi Anggaran
Ketersediaan anggaran yang dapat dialokasi untuk inisiatif CoE sangat penting adanya. Oleh karena itu sebagai tindak
2
lanjut dukungan pimpinan, maka kita perlu memastikan adanya anggaran yang cukup untuk menjamin kelancaran
implementasi CoE

Tim Kerja CoE

3 Untuk memastikan inisiatif CoE dapat diimplementasikan sesuai dengan standar kualitas yang ada, penting adanya
untuk memiliki tim yang telah ditugasi untuk memiliki tanggung jawab di tataran operasional dalam menjalankan
inisiatif perwujudan pusat keunggulan, dimana tim ini dikelola melalui penugasan akan tugas dan dan peran yang jelas.

MCA – I  14
Terima Kasih