¿Quienes son agentes de Retención?

Quienes lleven contabilidad completa

Todas aquellas entidades no lucrativas,

colegios, universidades, entre otros.
¿Qué debemos hacer ante una factura?

Determinación de
las facturas sujetas
a retención

Trasladar a oficinas
centrales el impuesto Solicitar a la Contadora
retenido Gral. El calculo de la
retención

Pagar al proveedor
una vez se tenga la Ella trasladara la
Retención constancia de
Retención
¿Cómo determinar si una factura esta
sujeta a retención?

1. Que tenga la leyenda “sujeto a retención definitiva”

o “sujeto a retención”
2. Verificar aquellas facturas mayores de Q 2,500.00
sin el IVA
3. Pueden solicitar al proveedor copia de su RTU
 Ejercicio

La Directora, hace una negociación con un proveedor el día 12/Junio,

para adquirir 250 playeras a un precio de Q 22.50 cada una. Y dentro
de la negociación quedaron que por la urgencia necesitamos
cancelarlo el día 13/Junio a las 8:30 am. Por lo que únicamente ella
solo envía solicitud de cheque a contabilidad para que se pague el
100% inmediatamente.

El contador recibió una solicitud de dirección que se pagara una

factura por Q 3,500.00 inmediatamente, por lo que se hizo de forma
requerida, sin embargo al contador se le olvido verificar la factura y si
aplicaba la retención, por lo que se dejo así. Pero en una visita de SAT
resulta que se levanta una omisión por no aplicar la retención e
imponen una multa. ¿A quien le corresponde responsabilizarse por
el pago de multa?
Todo Cheque voucher debe de
contener:

• Respaldo (factura contable)

• Su copia de retención (si
aplica)
• Cotización (si aplica)
• Cualquier otro documento que
justifique su operación

Observación: el recibo corriente

no justifica el medio de
operación.
Manejo de Efectivo

REINTEGROS:
Estas operaciones deben trabajarse en base a una
programación, es decir:
Si sale una cantidad determinada por “X” proyecto,
se espera que la reposición de facturas y dinero,
sea dentro del termino de 3 días posterior a la
actividad ya realizada.

TRASLADOS ENTRE CUENTAS:

No esta permitido trasladarse dinero de una
empresa a otra, es decir: Colegio-Kiosco, sino
existe un medio justificado y legal para poder
realizarlo.

No es permitido hacer cobros en el P.O.S. del

Kiosco, aspectos del Colegio o viceversa.
 Manejo de Efectivo

Se recibe el efectivo en Caja, se emite recibo y

como este no es depositado inmediatamente

Entonces hacen uso para realizar gastos que se

necesiten inmediatamente, por falta de
disponibilidad de caja chica

De ahí, para reponer lo gastado, se tramita un cheque del

colegio, se devuelve el efectivo y posteriormente lo
depositan a la cuenta del Colegio nuevamente como
reposición
 Ejercicio

1) ¿Como denomina usted esta actividad?

2) ¿Para usted es correcto este procedimiento?

3) ¿Cuál considera que es el procedimiento

correcto?

4) ¿Todo ingreso a caja, debe de ser

depositado o guardado?

5) ¿Si no cuenta con fondos de caja chica, que

debe hacer?
1. Son todos aquellos procesos establecidos para mejorar las
operaciones
2. Deben aplicarse de acuerdo a las políticas establecidas de la
institución
3. Estas ayudan a minimizar riesgos
4. Estas normas aplican a nivel general (Todo colaborador que
trabaje de forma directa e indirecta en el Colegio)
1. Contar con Libro de Salarios

2. Contar con Contratos de Trabajo

3. Contar con expedientes Completos

4. Todo trabajador debe de estar afiliado al IGSS

 Días del mes trabajado (lunes a viernes)
Suma Total
Indicar el mes de trabajo Horas trabajadas durante el mes Descuentos

Desc. varios Liquido a recibir:

Salario total (S+B) (Salario – Descuentos)
Desc. Igss

Cuando sea Bono 14 y/o Aguinaldo

Suma Total Salario Firma del

Trabajador
 • Expediente
– Currículo vitae (copia de doc. Personales)
– Tarjeta de Personal (proporciona Depto. Personal)
• Forma de la Contratación
– Indicar condiciones
CONTRATACION – Especificar su función que va a tener
(Ingreso de una – El salario a devengar
nueva Persona) – Especificar los 2 meses de prueba
– Elaborar acta administrativa por
personal de nuevo ingreso
• Importante
– Contar con afiliación al IGSS
– No se ingresara a nadie a nominas si
no cuenta con afiliación al IGSS
 Se selecciona a nuevo personal.
Requerimientos:
a) Informar a las áreas que corresponden
b) Establecer forma, modo y pago de la
contratación de manera escrita

Trasladar expediente a oficinas centrales, con

todos los documentos requeridos

Se ingresa a nominas una vez confirmen su

contracción, previo a los 2 meses de prueba.
 Pago de Honorarios y Donaciones

Pago de Honorarios profesionales, únicamente aplica

hacer contrataciones sobre aquellas personas que
cuenten con un titulo profesional y por consiguiente
que tengan facturas contables.

Pago de Servicios técnicos profesionales, únicamente

aplica hacer contrataciones sobre aquellas personas
que cuenten con un diploma que certifique su
especialidad de técnico profesional y por consiguiente
que tengan facturas contables.

OBSERVACION: TODA FACTURA ES PERSONAL E INTRANSFERIBLE

 Pago de donaciones, no aplica para pagar trabajos
remunerados, legalmente solo aplica para aquellas
personas individuales o jurídicas que estén
constituidas para realizar actividades no lucrativas o
benéficas.

Dentro de nuestra contabilidad se aplica aquellas donaciones que

son únicas y que no tienen ningún grado de continuidad, que
normalmente se aplican sobre expositores, invitados especiales,
seminaristas, entre otros, de hecho estas si se pueden respaldar con
un recibo corriente.
• Para la elaborar de certificado de trabajo (maternidad o enfermedad) deben
usar el acceso a Web que se les proporciono para elaborarlos
electrónicamente.

• Especificar cual de los 3 riesgos deberá usarse para dicho

certificado.
– 1.1 Maternidad
– 1.2 Enfermedad
– 1.3 Accidente (en este caso indicar la fecha del accidente).

• En caso que el colaborador no tuviera numero de afiliación IGSS, se

le proporcionara una hoja (formulario DRPT-59) ya llena para que
vaya a tramitar su numero.

• Después de hacer dicho tramite debe de informar, cual es su

numero de afiliación IGSS para relacionarlo a nominas.
 Es importante no realizar cobros que no
correspondan a la cuenta correcta.

En otras palabras, todos aquellos cobros que

sean kiosco, no tienen porque ingresar al
Colegio o bien viceversa.

Todo deposito que ingrese a la cuenta

bancaria, debe de contar con su debido
respaldo.

Colegio: Recibos de colegiatura

Kiosco: Facturas
También es importante saber que la emisión de los recibos
autorizados para el cobro de colegiaturas e inscripciones, debe
únicamente limitarse para lo que fue autorizado.

No debe utilizarse dicho recibo para hacer otro tipo de cobro o

registro de ingreso que no sea Colegiatura e Inscripciones.
 ¿Como debemos comprobar los otros
ingresos?
De por si, el Colegio no esta adherido al IVA puesto que esta
exento, sin embargo esto implica que todos aquellos ingresos
que percibe fuera de Colegiaturas e Inscripciones, se interpreta
que es una actividad económica lucrativa.

El único respaldo que es reconocido por la ley, es a través de una

empresa (S.A.) donde tenga la capacidad tributaria y legal para
corresponder a toda esta actividad económica.

Es muy importante NO hacer:

• Recibos corrientes con o sin sello del colegio
• Publicidad de eventos indicando costos o montos
• No requerir contribuciones especificas

A no ser que todo lo justifiquemos por medio de una empres S.A.

Asociación Buenas Nuevas (KIOSCOS)

Esta empresa su función esta para cubrir todo lo

relacionado a la librería y también tiene a cargo la
rentabilidad de las cafeterías.

Importante: contar con contrato de arrendamiento y

llevar un control eficiente en el cobro de la renta
mensual y las ventas de la librería.

SAISA

Esta empresa es una sociedad anónima, que muy

bien puede cubrir todas aquellas operaciones y
actividades lucrativas, sin embargo hay que tener
presente que representa un costo por su utilización y
operación.