Tema 3.

El proceso
administrativo
 Proceso Administrativo
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración.

Dicho proceso se da como un conjunto compuesto de varios elementos o etapas

en el que cada uno tiene que estar indisolublemente unido con los demás y
ocurriendo simultáneamente.

Dividirlo en partes, en la práctica es imposible e irreal, ya que en toda la vida de

una empresa, los diversos aspectos de la administración se dan
complementándose, influyéndose, e integrándose.
 Proceso Administrativo
El proceso administrativo ha sido modelado durante generaciones, fue desarrollado
y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol.

A partir de esto, se le identifica como la estructura básica de la práctica

administrativa, ya que:

 Tiene capacidad de generar conceptos teóricos mas particulares a las

necesidades de las organizaciones y,

 Sirve de modelo para estandarizar la función del administrador.

 Características del proceso administrativo
a) Está formado por un conjunto de fases o pasos de manera cíclica, es decir,
el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea administrativa.

b) Una de las principales observaciones es que el cualquier modelo que se

analice del proceso administrativo, las fases que invariablemente se
encuentran son: planeación y control.

c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y general una

estructura de eficiencia.

d) Estimula la innovación y el progreso.

e) Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.

 Naturaleza del proceso administrativo
La naturaleza del proceso administrativo se encuentra en su razón de ser.

• El proceso nace de la necesidad de explicar y estructurar toda una función

administrativa: su objetivo: coordinar las demás funciones
de la organización.

• Está basada en disciplina, orden, flexibilidad, creatividad y eficiencia.

 La disciplina que exige se encuentra en los principios que lo regulan.

 El orden se manifiesta en la consecución de las fases, nos organiza, nos enseña a

pensar y trabajar en un estilo lógico y sistémico en el proceso de decisiones.

 La flexibilidad, característica natural de la administración, crea un modelo manejable

de trabajo, para amoldarse a las necesidades, cultura, estilos gerenciales, etc.

 Creatividad, el proceso administrativo no se debe considerar como una formula rígida.

 Eficiencia no sólo en los procedimientos y maquinaria, el factor humano es importante

para la creatividad y productividad de una organización.
 Elementos del proceso administrativo
Henry Fayol, fue el padre del concepto de proceso administrativo y el primero
que incluyó una lista de elementos de administración:

1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Coordinación
5. Control

Algunos autores que estudian el proceso lo han dividido de acuerdo con su

criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, refiriéndose al grado de análisis del
proceso, ya que el contenido es el mismo.

En la actualidad la división de cuatro fases es la mas aceptada

universalmente:

1. Planeación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
 Principios

Se puede definir un principio como una declaración o verdad fundamental que proporciona una
guía para el pensamiento o la acción.

Por lo tanto, se establecieron algunos principios administrativos aplicables a cada una de las
fases del proceso.

Los principios de administración son verdades de

carácter universal que surgen a partir de la
experiencia y que han sido debidamente
comprobadas.

Sirven para aplicar la administración con un mínimo

margen de error.
 Principios

Planeación
Principio de:
Previsibilidad Las previsiones administrativas deben tomar en
cuenta que nunca serán certeras, ya que existen
riesgos.

Medición Los objetivos serán mas seguros cuanto mas se

puedan apreciar cuantitativamente, medirse.

Precisión Los planes debe elaborarse con la mayor precisión

posible y no con afirmaciones vagas.

Flexibilidad Aunque debe haber precisión también debe haber

margen para los cambios que surjan.

Unidad Se elaboran planes en cada una de las áreas de

trabajo, estos deben ser de naturaleza que pueda
decirse que existe un solo plan general.

Rentabilidad Todo plan debe ser redituable en beneficio de los

costos que se exigen.
 Principios

Organización
Principio de:
Especialización El trabajo tiende a dividirse en actividades
concretas. El individuo es mas eficiente,
preciso y con mejor destreza al tener una
actividad mas limitada y concreta. La
especialización genera mayor creatividad e
iniciativa.
Unidad de mando Un subordinado recibirá ordenes de un solo
jefe.
Equilibrio de autoridad-responsabilidad Debe precisarse el grado de responsabilidad
que corresponde a cada jefe dentro de los
niveles de la organización con su autoridad
correspondiente.
Dirección-control A cada grado de delegación debe
corresponder el establecimiento de los
controles adecuados para asegurar la unidad
de mando.
 Principios
Dirección
Principio de:
Coordinación de intereses Es importante lograr comunión de intereses
particulares y generales dentro de la
organización, para lograr los objetivos.
Impersonalidad del mando El ejercicio de autoridad debe verse como una
necesidad de todo la organización y no como
resultado de la voluntad del que manda.
Vía jerárquica Las ordenes, quejas y comunicaciones en
general deben seguir los conductos
establecidos y no omitirlos sin razón.
Resolución de conflictos El conflicto debe resolverse lo mas pronto
posible, sin lesionar la disciplina y que
produzca el menor disgusto de las partes
involucradas.
Aprovechamiento de conflictos El conflicto no es amenaza,
administrativamente se considera una
oportunidad y debe aprovecharse para forzar
soluciones.
 Principios
Control
Principio de:
Carácter administrativo del control Es necesario distinguir “las operaciones” de
control de “la función” de control.

Los estándares El control es imposible si no se fijan

anticipadamente, en forma precisa y
cuantitativa, los estándares correspondientes
a la operación en turno.
Excepción El control administrativo es mas eficaz y rápido
cuando se concentra en los casos en que no
se logró lo previsto.
 Etapas del proceso administrativo
Existen diversos criterios acerca del número de etapas que constituyen el
proceso administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos
o funciones de la administración sean los mismos.

 Planeación: ¿qué se va a hacer?

Objetivos, políticas, diagnostico,
programas y presupuestos.

 Organización: ¿cómo se dividirá el

trabajo? Unidades de mando y
procedimientos.

 Dirección: ¿cómo se debe hacer?

Autoridad, mando, toma de decisiones,
supervisión, delegación, instrucciones,
comunicación.

 Control: ¿cómo se hizo? Evaluación,

comparación, determinación de las
desviaciones, corrección de fallos,
retroalimentación.
 Etapas del proceso administrativo
• Es cuando se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia donde
Planeación se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se
pretenden obtener y las estrategias para lograrlos minimizando riesgos.

• Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos,

Organización funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos,
y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.

• Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo

Dirección mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del
liderazgo.

• Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen

estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de
Control
corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las
operaciones.
 Proceso Administrativo
En la administración de cualquier empresa existen dos fases:

1. Una estructural: en la que a partir de uno o mas fines se determina la mejor

forma de obtenernos.

2. Otra operacional: en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para

lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les conoce como administración mecánica y dinámica.

 La mecánica, es la parte del diseño y arquitectura de la administración que

establece que debe hacerse.

 La dinámica, se implanta lo establecido durante la mecánica, en pocas palabras,

se refiere a la operación de la empresa.
 Proceso Administrativo
Propósitos Filosofía
Objetivos Misión
Estrategias Visión
PLANEACION Políticas Valores
Fase mecánica o Programas
Presupuestos
estructural
Procedimientos

Jerarquización
División del trabajo Departamentalización
ORGANIZACION Descripción de funciones

Coordinación

Toma de decisiones
DIRECCION O Integración
EJECUCION Motivación
Comunicación
Fase operativa o Supervisión
dinámica Liderazgo

Establecimiento de estándares
CONTROL Medición
Corrección
Retroalimentación
 Proceso Administrativo

Administración

Mecánica Dinámica

Planeación Organización Dirección Control

¿qué se quiere hacer? ¿cómo se va a ¿cómo se ha

Ver que se haga
¿qué se va a hacer? hacer? realizado?
Proceso Administrativo
Proceso Administrativo de Alec Mackenzie
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

Este es el diagrama del proceso administrativo según Alec Mackenzie en el que al

llevar a cabo cada uno de los pasos que los conforman, este permite mantener
una administración eficaz,

• donde llevados a la practica los cinco puntos básicos que son planear,
organizar, integrar, dirigir y controlar propician al mejoramiento de la
organización interna de la empresa.

Para Mackenzie la organización en su funcionamiento interno presenta una serie

de elementos, funciones y actividades gerenciales formando un sistema
integrado que permite alcanzar las metas trazadas.
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

Para Mackenzie existen dos tipos de funciones en el proceso gerencial: las

continuas y las secuenciales.

• Las continuas permean todo el proceso administrativo y son decisivas en la labor

del administrador. Estas son, la toma de decisiones y la comunicación.

• Las funciones secuenciales tienen lugar en forma previsible y continua. Estas

son la función de planificación, organización, integración, dirección y control.
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

La función de planificación se define como la predeterminación del curso a seguir

Para Mackenzie, después de la toma de decisiones la planificación es la más crítica

de las funciones gerenciales.

De acuerdo al modelo de Mackenzie, la función de planificar se realiza a través de

las siguientes actividades:

• pronosticar para precisar a donde llevará el curso actual;

• fijar objetivos para determinar los resultados finales deseados;
• desarrollar estrategias para decidir cómo y cuándo alcanzar las metas fijadas;
• programar para establecer prioridades, su secuencia y sincronizar los pasos a
seguir;
• presupuestar para asignar recursos; fijar procedimientos para estandarizar
métodos y;
• formular políticas para tomar decisiones permanentes sobre asuntos
importantes y recurrentes.
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

La función de organización establece las relaciones entre la actividad y la

autoridad.

• La función de organización comienza y esta gobernada por los planes.

• La organización es la que traduce las intenciones de un plan en realidades.

• Proceso de definir y establecer relaciones de trabajo para alcanzar

efectivamente las metas fijadas.

Las actividades que se realizan como parte de la función de organizar son:

• establecer la estructura de la organización;

• preparar el cuadro de la organización (organigrama);
• delinear las relaciones para definir líneas de enlace y facilitar la coordinación;
• crear las descripciones de cada puesto para definir atribuciones, relaciones,
responsabilidades y autoridad;
• fijar requerimientos para el puesto y definir las cualidades del personal
requeridas para cada puesto.
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

La función de integrar la define Mackenzie como la selección del personal

competente para los puestos de la organización.

Entre las actividades que se realizan para lograr esta función están:

• seleccionar y reclutar personal clasificado para cada puesto;

• orientar para familiarizar al nuevo personal con el trabajo;
• adiestrar para mejorar el desempeño mediante la instrucción y la práctica;
• desarrollar para ayudar a mejorar conocimientos, actitudes y habilidades.
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

La función de dirigir se define en el modelo como el propiciar actuaciones dirigidas

hacia los objetivos deseados.

Las actividades que se realizan para lograr esta función son:

• delegar asignando responsabilidades y definiendo exactamente los resultados

esperados;
• motivar para persuadir e inspirar al personal a tomar la acción deseada;
• coordinar para establecer relaciones entre todos los esfuerzos y actividades que
se realizan en una forma eficaz;
• superar diferencias y alentar la iniciativa individual y resolver conflictos;
• adiestrar el cambio al estimular la creatividad y la innovación para alcanzar las
metas propuestas.
 Proceso Administrativo de Alec Mackenzie

El control es una función ligada íntimamente a la planificación.

La función de control es el proceso continuo que se utiliza para determinar si se

están logrando los objetivos.

La función de controlar la define Mackenzie como el poder asegurar el progreso

hacia los objetivos fijados según el plan.

Las actividades que se realizan para lograr esta función son:

• fijar sistemas de información para precisar qué datos críticos se requieren,

cuándo y cómo;
• desarrollar estándares de actuación para fijar las situaciones que existirán una
vez cumplidas las obligaciones;
• medir resultados para fijar el grado de desviación de las metas y de las normas
delineadas;
• tomar medidas correctivas para reajustar planes, asesorar para alcanzar las
metas, re planificar y repetir el ciclo.
 Bibliografía
• Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración.
McGraw-Hill.