Organización del Dossier

de Proyecto/Obra

Por: Mario Ticona M.

Ingeniero Mecánico
mario.ticona1@hotmail.com
 Algunas aclaraciones
• Dossier: conjunto de documentos
procedimientos, informes, registros, etc. que
incluyen toda la información requerida sobre un
tema concreto.

• Por lo general, estos documentos suelen ir

archivados en carpetas o archivadores, y una vez
completado el dossier, se guarda o archiva como
una única unidad documental para su posible
consulta futura.
 Algunas aclaraciones
• Por ejemplo, se suele llamar “dossiers de
fabricación” a los dossiers que incluyen los
documentos que demuestran que un
determinado producto ha sido fabricado conforme
a las especificaciones fijadas para este.
• En el ámbito de la construcción, seria el
“dosssier de proyecto u obra”, que se
entrega al finalizar el servicio. El dossier de una
obra electromecanica es la base para poner la
puesta en servicio de una planta industrial
(precomisionado). Es un paso previo para alistar
el funcionamiento de equipos.
 Algunas aclaraciones
• En el ámbito empresarial, y sobre todo en el
sector industrial, cuando hablamos de
“dossier de calidad”, nos referimos a un dossier
que incluye todos los documentos que certifican
que un determinado proceso, producto o servicio
se ha realizado conforme a unos estándares de
calidad fijados.
 Pasos para elaborar un dossier final /
dossier de calidad
Se pueden elaborar dosieres finales o dosieres de calidad
en dos situaciones:
• Cuando una empresa quiere tener un registro de cómo
se ha realizado una actividad (la fabricación de un
producto, la prestación de un servicio), realizada y
documentada por ellos mismos para poder dejar
constancia escrita de lo que se ha hecho.
• Cuando el Cliente los solicita y forma parte de un
acuerdo contractual, en este caso la empresa o
proveedor esta obligado a suministrar el dossier según el
alcance del servicio. En estos casos, es muy habitual
que el cliente le pida al proveedor que elabore y le
entregue un dossier para poder documentar que el
producto o servicio adquirido es conforme a las
especificaciones técnicas.
Los pasos para elaborar un dosier final
de calidad
1. Planificación de las actividades y definición de los
requisitos: El primer paso para la elaboración del dossier
es la planificación, de cómo se va a realizar el producto o
servicio que se necesita documentar. Esto incluye
identificar los criterios de aceptación de todas las
actividades que incidan en la calidad del producto o
servicio, identificar qué normas de calidad le aplican al
producto y o servicio, elaborar el plan de calidad, revisar
los procedimientos que aplican, acordar qué controles de
calidad se van a realizar, elaborar el Programa de Puntos
de Inspección “PPI”, y por último, detallar qué documentos
y registros serán documentados en el dossier final de
calidad.
 Pasos para elaborar un dossier final /
dossier de calidad
Incluso en esta etapa de planificación del proyecto, El
Cliente conviene la estructura del dossier, es decir se
establece la metodología de organización del dossier, de
como se hará la entrega parcial y/o final. En proyectos de
gran envergadura donde la información de calidad es
abundante, el dossier es organizado por especialidades:
obras civiles, obras mecánicas/electricas, instrumentación,
arquitectura, etc.
Antes de organizar el dossier debe verificarse y acordarse
con el Cliente de como finalmente se realizara la
aprobación y entrega final del dossier, cual será el QC –
INDEX (índice) y cual es el contenido final.
Los pasos para elaborar un dosier final
de calidad
2. Realización de las actividades: Una vez planificado
cómo se va a realizar el producto o servicio, se realizan las
actividades. Mientras estas se van realizando, se deben ir
generando los registros de control de actividades, que
luego conformara el dossier final de obra.
3. Recopilación de documentos y registros: Una vez
finalizadas las actividades, se termina de elaborar el
dossier y se comprueba que están todos los
documentos incluidos, con los procedimientos
aprobados y firmados, los registros completos, los PPI
firmados, etc.
Los pasos para elaborar un dosier final
de calidad
4- Recepción del producto, obra o servicio, y entrega
del dossier: Para terminar, una vez acabadas todas las
actividades y entregado el producto al cliente, se le añade
la portada y el índice al dossier aprobado y acordado, y se
entrega al cliente para recibir sus comentarios, y
posteriormente para que lo revise, apruebe y lo archive.
 ¿Qué debe incluir un dossier de
calidad?
• El contenido del dossier de calidad puede variar
dependiendo de la actividad que se realice y de que se
quiere dejar constancia. De manera general, se deberán
incluir en el dossier todos los planes, procedimientos,
registros, etc. que permitan demostrar cómo se ha
realizado la actividad, que es lo que se ha controlado, que
cumplen los criterios de aceptación y que esta se ha
realizado conforme a los requisitos establecidos.
Algunos de los documentos que se
suelen incluir en los dosieres:
 1. Portada
 2. índice
 3. Documentos de gestión
 3.1 Alcance producto/servicio(contrato work scope)
 3.2 Actas de reunión(minutas)
 3.3 Compet. personal especializado(sold.operarios)
 3.4 Control de materiales (Lista de materiales, OC,
Cert. de calidad, Recepción ingreso a planta)
 3.5 Equipos de insp. ensayos (lista maestra de equipos e
instrum. programa de calibración, certif. calibración.
 3.6 WPS, lista de soldadores calificados, homologacion
 3.6 Gestión de No conformidades (registros)
Algunos de los documentos que se
suelen incluir en los dosieres:
 4. Ingeniería del proyecto (planos y
especificaciones técnicas del proyecto, Gestión de
consultas y cambios,
 5. Gestión de la Calidad
 5.1 Lista maestra de doc. de calidad
 5.2 Plan de Calidad
 5.3 Procedimientos de Calidad
 5.4 Instrucciones técnicas
 5.5 Diagramas de flujo
Algunos de los documentos que se
suelen incluir en los dosieres:
 6. Control de procesos (producto/servicio)
 6.1 Obras civiles (Trazo y replanteo, control de
excavaciones, zanjas, encofrado, enfierrado,
colocación de concreto, curado de concreto, etc.)
 6.2 Obras mecánicas (Taller: Habilitado, trazo y
corte, armado de tuberías/estructuras, soldadura,
END, control dimensional final, liberación para
pintura, pintados, liberación para despacho, Montaje
de estructuras, montaje de equipos, soldadura en
obra, colocación de grout, alineamiento de equipos
mecánicos, instalación de tuberías enterradas,
pruebas hidrostáticas, …………….
Algunos de los documentos que se
suelen incluir en los dosieres:
 7. Planos As- built (conforme a obra)
 8. Acta de recepción final.
 9. Certificado de conformidad y Otros registros
relevantes.