Gestion de projet

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Outils essentiels d’organisation

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 Avant de commencer

Confort de lecture ?
• 1080p/haute définition, sous-titres
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • mettre la vidéo en mode « plein écran »
à Centrale Lille • mettre en pause, varier la vitesse youtube.com/html5
gestiondeprojet.pm
 Introduction
• originaux des diapositives, vidéos HD, sous-
 Objectifs
titres..
 Plan du cours
• quiz, prise de notes partagée, ressources...
• MOOC GdP :
 forum, réseaux sociaux
 certification de réussite

2
 Cours sous licence Creative Commons

• Paternité : citer l’auteur Partage : sous

Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences licence identique
à Centrale Lille
• Pas d’utilisation commerciale
 Introduction – Gratuit pour un usage personnel ou dans un cadre
 Objectifs bénévole
 Plan du cours – Entreprise ou cursus universitaire : Demander
l’autorisation
• Votre organisation a-t-elle les droits ? =>
http://goo.gl/s2yRtv
• RH ou formateur : Faire une demande d’utilisation =>
http://goo.gl/2uGj8s
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 Maitriser les bases des outils de projet pour :

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences Établir des • Mettre en œuvre le PDCA, l’analyse forces/faiblesses
• Négocier les livrables avec les acteurs du projet grâce au
à Centrale Lille objectifs : triangle qualité/coûts/délais

 Introduction Organiser • Ordre du jour, compte-rendu, animation..

• Check-list : efficacité d’une réunion

 Objectifs les réunions :
 Plan du cours

Démarrer en • Spécifier et répartir le

gérant une travail
Todo list • Éviter l’effet tunnel

4
 Plan du cours
Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Organiser des réunions efficaces
à Centrale Lille
Chapitre 3
• Le compte-rendu
 Introduction

 Objectifs
Chapitre 4

 Plan du cours
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

5
 Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Organiser des réunions efficaces
à Centrale Lille
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

6
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 1

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 1

 Acteurs du projet

 Matrice SWOT

 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais

Fixer et négocier les objectifs d’un projet

Wikimédia Commons cc-by : Source
7
 Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet

Ceux qui.. Sont les…

… demandent, payent, utilisent, Client, maitre d’ouvrage,
Dr. Rémi Bachelet ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur
Maître de conférences
à Centrale Lille
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
Chapitre 1 d’œuvre…

 Acteurs du projet
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,
 Matrice SWOT prestataires, consultants…
 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais
… sont concernés p.e. Parrains, population-cible…
soutiennent ou s’opposent au
projet sans y travailler

8
 Qui négocie les objectifs : les acteurs /
parties prenantes d’un projet

Ceux qui.. Sont les…

… demandent, payent, utilisent, Client, maitre d’ouvrage,
Dr. Rémi Bachelet ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur
Maître de conférences
à Centrale Lille
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
Chapitre 1 d’œuvre…

 Acteurs du projet
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,
 Matrice SWOT prestataires, consultants…
 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais
… sont concernés p.e. Utilisateur final, population-
soutiennent ou s’opposent au cible, responsable de la
projet sans y travailler maintenance …

Voir formation « analyse stratégique des projets » 9

 Matrice SWOT

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 1

 Acteurs du projet


 Matrice SWOT

 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais

Wikimédia Commons, cc-by : Source 10

 Exemple de matrice

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 1

 Acteurs du projet


 Matrice SWOT

 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais

Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source 11

 Cycle d’action : le PDCA

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 1

 Acteurs du projet

 Matrice SWOT


 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais Version anglaise :

– Plan
– Do Voir module « Evaluation de
– Check projet et étude d’impact »
– Act
Wikimédia Commons cc-by : Source 12
 Le triangle Qualité – Coût - Délai

Budget : salaires, Délais : un projet est

achats, machines, limité dans le temps :
Dr. Rémi Bachelet prototype, prestations pénalités de retard,
Maître de conférences externes… date de fin imposée…
à Centrale Lille
Cost Time
Chapitre 1

 Acteurs du projet

 Matrice SWOT

 Le PDCA


 Qualité-Coûts-Délais

Qualité: spécifications Scope

techniques : fonctions, fiabilité,
ergonomie…
13
 En pratique…
.
0% Délais plus courts

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille Cost Time
Chapitre 1

 Acteurs du projet

 Matrice SWOT

 Le PDCA Délais plus longs

100%

 Qualité-Coûts-Délais
0% 100%
Scope

14
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 1


 Acteurs du projet


 Matrice SWOT


 Le PDCA


 Qualité-Coûts-Délais

15
 Mise en œuvre
A partir d’un projet ou d’un évènement que vous
devez organiser (p.e. la fête annuelle d’une l’école)
• Tableau des acteurs
• Préparez une matrice SWOT
Dr. Rémi Bachelet … pour accélérer ce projet, on propose de simplifier
Maître de conférences certains livrables
à Centrale Lille • Quels sont les avantages et inconvénients ?
• Avec qui et comment décider des simplifications à
Chapitre 1 effectuer ?
 Acteurs du projet
Créez le PDCA d’une action que vous avez menée à
 Matrice SWOT
partir de ce modèle
 Le PDCA • Partagez votre PDCA et découvrez ceux proposés
• Google+, choisissez la catégorie : #MonPDCA
 Qualité-Coûts-Délais • Twitter #Gestiondeprojet.pm #MonPDCA
• Facebook. Ajoutez le hashtag #MonPDCA à votre
publication

16
 Partagez !

Pour découvrir des PDCA, SWOT et ajouter

ceux que vous avez mis au point, rendez-vous
Dr. Rémi Bachelet maintenant sur notre communauté [GdP]
Maître de conférences
à Centrale Lille
Partage des PDCA, SWOT, QCD, tableaux des
acteurs...
Chapitre 1
https://goo.gl/i2sVTz
 Acteurs du projet

 Matrice SWOT

 Le PDCA

 Qualité-Coûts-Délais

Quiz

Schéma grdc : Source 17

 Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Organiser des réunions efficaces
à Centrale Lille
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

18
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 2

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 2

 Des réunions utiles ?

 Efficacité

 Types de réunion

Organiser des réunions efficaces

Image Wikimédia Commons cc-by : Source 19
 Des réunions utiles ?

Une réunion coûte cher

Dr. Rémi Bachelet  coût = coût salarial horaires X nombre de participants + …

Maître de conférences
à Centrale Lille
1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?
Chapitre 2


 Des réunions utiles ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard
 Efficacité
2. Les personnes conviées sont-elles les bonnes ?
 Types de réunion

– Invités inutiles
– Experts/décideurs absents

20
 Des réunions utiles ?
Une réunion ne s’improvise pas,
on y présente 1/un travail 2/de
manière claire et efficace
3. Préparer la réunion
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences – 1h de réunion = 4h de préparation
à Centrale Lille

Chapitre 2 4. Avant de commencer, balayer les objectifs :


 Des réunions utiles ?

 Efficacité
– ordre du jour

 Types de réunion
– tour de table

– rappel des livrables et décisions précédentes

21
 Efficacité d’une réunion

• Deux rôles à tenir :

– L’animateur : organisation, efficacité du temps,
Dr. Rémi Bachelet ordre de traitement des sujets
Maître de conférences
à Centrale Lille
– Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et
envoie le compte-rendu
Chapitre 2

 Des réunions utiles ? • Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?


 Efficacité – Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs
 Types de réunion d’action précis
– Check-list d’efficacité d’une réunion

22
 4 types de réunion

1. Réunion technique
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille 2. Réunion de chantier
Chapitre 2

 Des réunions utiles ? 3. Réunion d’avancement

 Efficacité


 Types de réunion 4. Stand-up meeting

Image cc-by : Source

23
 Réunion technique

– Participants :
Dr. Rémi Bachelet membre(s) de
Maître de conférences l’équipe concernés,
à Centrale Lille
spécialistes du
Chapitre 2 domaine, client…
 Des réunions utiles ? – But : approfondir des points précis, résoudre un
Voir module « Méthodologie
 Efficacité
problème de résolution de problème »

 Types de réunion
– Séquence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : peut prendre du temps !

Image cc-by : Source

24
 Réunion de chantier

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 2
– Participants : le chef de projet, les responsables de
 Des réunions utiles ?
l’équipe, le client, les décideurs, le comité de
 Efficacité pilotage…

 Types de réunion – But : présenter l’essentiel : avancement, résultats ..
– Séquence : ordre du jour, présentation, questions,
(délibération), décisions
– Durée : jamais plus d’une heure
Image cc-by : Source 25
 Réunion interne

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 2

 Des réunions utiles ? – Participants : interne à l’équipe-projet

 Efficacité – But : suivi du planning, entraide, communication et

 Types de réunion motivation, détection des blocages
– Séquence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : attention !
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source 26
 Stand-up meeting
le lundi et le jeudi,
à la pause de 10h,
max 20 min

Dr. Rémi Bachelet – Participants : membres

Maître de conférences
à Centrale Lille disponibles
– But : faire un point rapide
Chapitre 2

 Des réunions utiles ?

– Séquence : chacun répond à trois questions
1. Qu’ai-je fais depuis notre dernière réunion ?
 Efficacité 2. Que dois-je faire maintenant ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées ?

 Types de réunion
– Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus

ou moins développé Image SeedRocket cc-by : Source 27
 Synthèse

Efficacité d’une réunion :

quand, avec qui,
Rôles :
préparation, animation
Dr. Rémi Bachelet Animateur, Secrétaire
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 2

 Des réunions utiles ?

 Efficacité

 Types de réunion

28
 Mise en œuvre
(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Préparez la réunion de lancement du projet

Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Quel ordre du jour ?
à Centrale Lille • Qui inviter ?
• Quels documents préparer ?
Chapitre 2
Quelles autres réunions à organiser ?
 Des réunions utiles ?
• Quel type ?
 Efficacité • Combien ?
 Types de réunion

Quiz

29
 Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Organiser des réunions efficaces
à Centrale Lille
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

30
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 3

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 3

 Contenu

 Conseils

Le compte-rendu
Image Wikimédia Commons cc-by : Source 31
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 3


 Contenu

 Conseils

32
 Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard

Dr. Rémi Bachelet • Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable

Maître de conférences concret et précis / Date de fin / charge de travail…
à Centrale Lille

Chapitre 3
• Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs
précédents
 Contenu
• La simplicité : enchaîner sur le même document

 Conseils
partagé

• La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation

est demandée.. par défaut

33
 Modèles de compte-rendu

• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de

projet
Dr. Rémi Bachelet • En mind map au format Freeplane.
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 3

 Contenu

 Conseils

34
 Réflexion et questions

(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Dr. Rémi Bachelet Mettez au point le modèle de compte-

Maître de conférences
à Centrale Lille rendu de réunion à utiliser
Chapitre 3
• Quelle structuration?
• Un logo, une identité visuelle pour le projet ?
 Contenu • Comment diffuser et faire approuver ce
 Conseils
document ?

Quiz

35
 Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Organiser des réunions efficaces
à Centrale Lille
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

36
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 4

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 4

 Objectif SMART

 Fiche de définition

 La todo list

Gérer le démarrage
Image Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source 37
 Ne demandez pas
Préalable : SWOT, QQOQCP « d’être moins fermé » mais proposez de
« prendre la responsabilité de tel travail
collectif ou d’animer tel type de réunion »

simple, précis, clair Pas « diminuer

l’absentéisme »

S Spécifique mais « réduire

l’absentéisme
de 15% »
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille M Mesurable On n’impose pas un



Chapitre 4

Objectif SMART
A Accepté objectif à quelqu’un, on
l’aide à le proposer…
« comment d’après vous ? »

R Réaliste & Ambitieux

 Fiche de définition

 La todo list Trop facile pas motivant

Trop dur  échec,

T défini dans le Temps découragement

Date, échéance « Pour le … »

 Que contient la charte de projet ?

(fiche de définition / project charter)

1. Résumé
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences 2. Cadrage
à Centrale Lille
– Finalités et importance du projet
Chapitre 4 – Contexte / hypothèses de départ
 Objectif SMART – Objectifs et résultats

 Fiche de définition
3. Déroulement du projet
 La todo list
– Organisation / ressources, budget
– Jalons : échéancier / événements
importants
– Risques et opportunités
Image Dominican University project overview : Source 39
 Charte-projet : cadrage (1/2)

• Finalités et importance du projet

– Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s),
quelle utilité pour chacun d’eux ?
Dr. Rémi Bachelet – Adéquation à la stratégie du demandeur
Maître de conférences
à Centrale Lille • Contexte
– Historique/contexte, projets précédents, concurrents..
Chapitre 4 – Analyse SWOT initiale
 Objectif SMART – Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties
prenantes

 Fiche de définition
– Périmètre et limites du projet. Contraintes
 La todo list • Objectifs et résultats
– Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport
d’expertise..
– Principaux éléments du cahier des charges
– Critères et indicateurs mesurables de l’impact
40
 Charte-projet : déroulement (2/2)

• Organisation / ressources, budget

– Temps, argent, expertise, mise à disposition
Dr. Rémi Bachelet de matériel…
Maître de conférences – Acteurs (Equipe, chef de Projet, Client,
à Centrale Lille
Hiérarchie, autres..)
Chapitre 4 • Jalons : échéancier
 Objectif SMART – événements importants

 Fiche de définition • Principaux risques
 La todo list – Conditions et hypothèses de démarrage
– Approche succincte : 3-5 scénarios
défavorables
– Opportunités
41
 Pourquoi une charte-projet ?

Objectifs de la charte-projet
Dr. Rémi Bachelet 1. Donner le « go » : acte de
Maître de conférences
à Centrale Lille naissance officiel du projet
Chapitre 4
2. Échanger et formaliser ce que va
 Objectif SMART
être le projet : se synchroniser sur
 Fiche de définition

 La todo list
le besoin, les moyens
3. Fixer les « règles du jeu », moyen
et légitimité du projet

42
 Modèle de charte-projet
[MOOC GdP parcours par équipe] - Modèle de fiche de
définition de projet

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 4

 Objectif SMART


 Fiche de définition

 La todo list

43
 Mise en route : se répartir le travail

• Pas encore d’organisation en place

 travail à faire entre les réunions ?
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 4 • La todo list

 Objectif SMART
1. définir les tâches
 Fiche de définition
2. « qui fait quoi »

 La todo list

3. suivre l’avancement

Image cc-by : Source

44
 Gérer une todo list

• GTD Getting Things Done : un processus structuré

1. Collecte
2. Clarification
Dr. Rémi Bachelet 3. Organisation
Maître de conférences 4. Revue
à Centrale Lille 5. Action

Chapitre 4 • Une personne seule :

Planifier

– Agenda, post-it, écrire sur sa main..

 Objectif SMART
• Une équipe :
 Fiche de définition
– Tableau partagé

 La todo list 1. pour chaque objectif décidé Action
suivante

2. sa date de réalisation
3. son responsable
.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail,
ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation
de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à
jour…
Image cc-by-sa : Source 45
 Étape 1 : Se répartir le travail

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 4

 Objectif SMART

 Fiche de définition


 La todo list

46
 Étape 2 : suivre l’avancement

Document partagé = fonctions utiles

– Demander la mise à jour par chacun
– Suivre les actualisations, commentaires, notifications..
– Autres solutions : Trello, Wunderlist..
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 4


 Objectif SMART


 Fiche de définition


 La todo list

48
 Mise en œuvre

(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Dr. Rémi Bachelet Rédigez les principaux points de la

Maître de conférences
à Centrale Lille charte-projet
Chapitre 4
• Quelles parties importantes/secondaires ?
 Objectif SMART
Rédigez la todo list à l’issue de la
 Fiche de définition réunion de lancement
 La todo list
• Qui fait quoi, pour quand ?

Quiz

49
 Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences • Organiser des réunions efficaces
à Centrale Lille
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

50
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 5

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 5

 Effet tunnel

 Cycle de projet

Cycle de vie d’un projet

Image Wikimédia Commons cc-by : Source 51
 Effet tunnel !
Pas de visibilité : impossible
de connaître l’état
d’avancement du projet
SMART
Dr. Rémi Bachelet Désintérêt, oubli..
Maître de conférences
à Centrale Lille
Jour Jour
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
0 1

Chapitre 5


 Effet tunnel

 Cycle de projet
Faut-il attendre
que le travail
soit terminé ?  Mauvaises surprises
garanties…

Que faire ?
52
 Poser des jalons !

Objectifs intermédiaires SMART

Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille Jour Jour
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
0 1

Chapitre 5


 Effet tunnel

 Cycle de projet

Deux types de comportements qui créent l’effet tunnel :

le travailleur de la dernière minute et le faiseur de
miracles.
53
 Cycle de vie d’un projet
Réalisation
Voir formation « planification et

Niveau d’effort
pilotage de projet »

Préparation
Dr. Rémi Bachelet Faisabilité Clôture
Maître de conférences
à Centrale Lille

Chapitre 5

 Effet tunnel


 Cycle de projet Début Durée Fin
Faisabilité Préparation Réalisation Clôture / transfert

1 – C. des charges 1 – C. des charges détaillé 1 – Suivi / pilotage 1 – Livraison/transfert

2 – Charte de projet 2 – Lots de travail 2 – Modifs CdC 2 – Formation MOA

3 – CR, Todo list 3 – Responsabilités 3 – Gestion des risques 3 – Post Mortem

4 – Planning 4 – Prototypage, tests 4 – Réaffectation

5 – Budget / Ressources

54
 Mise en œuvre
(Suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

• Jalonner :
– Découper un objectif final en sous-
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences objectifs, avec pour chacun une date
à Centrale Lille

Chapitre 5 • Outre les jalons, partagez au moins

 Effet tunnel deux autres manières de sortir de
 Cycle de projet
l’effet tunnel

Quiz

55
 Pour aller plus loin

• Prise de notes partagées

Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille

Version 1 (08/1999) (lien)

• Auteur : Rémi BACHELET
Version 2 (03/2013) (lien)
• Auteur/mise en forme : Rémi BACHELET
• Mise en forme : Matthieu CISEL
Version 3 (09/2014) (lien)
• Auteur/mise en forme : Rémi BACHELET
• Aide mise en forme : Bich Van HOANG, Amaury VAN ESPEN, Ghislaine PARA
56
L’animation de réunions :
une carte conceptuelle

Thomas Briand
 Gestion de projet

Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférences
à Centrale Lille

Outils essentiels d’organisation