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ETAPAS DEL TRAMINTE

DOCUMENTARIO
Definición.

TRÁMITE DOCUMENTARIO ES EL PROCESO QUE PERMITE A LAS


ORGANIZACIONES TENER EL CONTROL DE LA UBICACIÓN FÍSICA Y ESTATUS,
ACTUAL Y PASADO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE LLEGA, FLUYE Y SE GENERA
DENTRO DE ELLAS; Y EN BASE A ESTOS DATOS MOSTRAR ESTADÍSTICAS QUE
PERMITAN ANALIZAR PASOS REPETITIVOS O QUE NO AGREGUEN VALOR Y LOS
CUELLOS DE BOTELLA PARA MEJORAR LOS FLUJOS DE LOS DOCUMENTOS
DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.
IMPORTANCIA.
LOS ARCHIVOS CONSTITUYEN PARTE ESENCIAL DE LOS
RECURSOS DE INFORMACIÓN DE UN PAÍS, YA QUE
EXPRESAN EN FORMA ORIGINAL EL DESARROLLO
HISTÓRICO DE SU MISIÓN, FUNCIONES Y ACTIVIDADES.
SU IMPORTANCIA RADICA EN COMPRENDER EL VALOR QUE
TIENEN:
PARA LA ADMINISTRACIÓN. TODO GOBIERNO, DEPENDENCIA, ENTIDAD O EMPRESA DEBE
RECURRIR CON FRECUENCIA A LOS DOCUMENTOS QUE HAN PRODUCIDO O RECIBIDO
DURANTE SU GESTIÓN A FIN DE VERIFICAR PROYECTOS, LLEVAR INVESTIGACIONES,
REALIZAR COMPARACIONES, TOMAR DECISIONES, RESPONDER TRAMITES Y DEMANDAS DE
ORDEN LEGAL, ADMINISTRATIVO O FISCAL, O REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS. CON
UN ARCHIVO BIEN ORGANIZADO EL FUNCIONARIO NO TENDRÁ QUE PARTIR DE CERO O
INVERTIR SU TIEMPO EN BÚSQUEDAS INFRUCTUOSAS, ELEVANDO LOS COSTOS DE
OPERACIÓN, ATRASO, CONFUSIÓN Y EN GENERAL UNA
DEFICIENTE ADMINISTRACIÓN.
Para la Comunidad y el Estado.

LOS ARCHIVOS TIENEN LA CAPACIDAD DE


DOCUMENTAR DERECHOS Y DEBERES DE LAS
PERSONAS, DE LAS ORGANIZACIONES, DEL ESTADO Y
DE ESTE CON OTROS ESTADOS. SU EXISTENCIA,
DESEMPEÑO Y DESAPARICIÓN, SON SIEMPRE
DEMOSTRABLES A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS.
Para el desarrollo Económico y Social.

EL MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIDA DE LA


POBLACIÓN OBJETIVO CONSTANTE DE TODAS LAS
POLÍTICAS, PLANES Y PROGRAMAS DE DESARROLLO
ECONÓMICO Y SOCIAL DE LOS GOBIERNOS. POR LO
ANTERIOR LOS ANTECEDENTES SOBRE ESTAS ACTIVIDADES
SON DE MUCHO VALOR PARA DETERMINAR LOS LOGROS Y
FRACASOS DE ESTOS PROGRAMAS.
Para el desarrollo Científico y Tecnológico.
LA INVESTIGACIÓN ES CONDICIÓN PARA EL AVANCE
CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO; SUS RESULTADOS PERMITEN
APLICACIONES PRÁCTICAS Y LA GENERACIÓN DE
CONOCIMIENTOS PERTINENTES PARA LAS NECESIDADES DE
LOS DIFERENTES SECTORES DEL PAÍS. GRAN PARTE DE LA
CONTRIBUCIÓN DE LOS ARCHIVOS AL DESARROLLO
CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO ESTÁ BASADO EN LA
CAPACIDAD PARA BRINDAR INFORMACIÓN SOBRE INSUMOS
Y RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LOS PROCESOS.
Objetivos del Archivo.

CONSTITUIR UN CENTRO DE INFORMACIÓN DISPONIBLE EN


TODO MOMENTO. LA DOCUMENTACIÓN DE NA EMPRESA
FRECUENTEMENTE ES CONSULTADA COMO BASE DE NUEVAS
TRANSACCIONES; POR ESTO DEBE GUARDARSE EN UN
LUGAR DETERMINADO, CON EL FIN DE PROPORCIONAR
OPORTUNAMENTE CUALQUIER INFORMACIÓN QUE SE
REQUIERA.
ASEGURAR UNA PERFECTA CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS. TODA DOCUMENTACIÓN DEBE
PERMANECER DENTRO DE LAS MÁXIMAS MEDIDAS DE
SEGURIDAD PARA QUE NO SE DETERIORE POR LA
ACCIÓN DE LA HUMEDAD, FUEGO, AIRE, Y EVITAR SU
PÉRDIDA.
SATISFACER EFICAZMENTE LAS EXIGENCIAS DE CONSULTA E
INFORMACIÓN. SI LOS DOCUMENTOS ESTÁN BIEN
ARCHIVADOS, NO SE PIERDE TIEMPO AL BUSCAR EL
DOCUMENTO SOLICITADO, Y SE PROPORCIONAN LOS DATOS
EN FORMA OPORTUNA.
MANTENER EN RESERVA, BAJO SEGURIDADES ESPECIALES LOS
DOCUMENTOS LEGALES COMO CONTRATOS, ESCRITURAS, ETC.
Y LOS DE CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
EMPRESA.
ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO.

TODO SISTEMA DE ARCHIVO CONSTA DE 3 ELEMENTOS:


A) EQUIPOS. EL MUEBLE MÁS USADO EN LAS
OFICINAS ES EL ARCHIVADOR VERTICAL QUE PUEDE
TENER DE UNAS CINCO GAVETAS.
OCUPA POCO ESPACIO Y ES DE UN MATERIAL FUERTE
Y RESISTENTE EN CASO DE UN INCENDIO, TIENE UNA
GRAN CAPACIDAD PARA ALMACENAR DOCUMENTOS
APROXIMADAMENTE 5000. EN CADA UNO SE COLOCA
UN ROTULO EN EL QUE SE INDICA LO SIGUIENTE:
LETRAS O NÚMEROS, DEPARTAMENTO O SECCIÓN.
b) Guías.
SON HOJAS DE CARTÓN DÚPLEX (BOLSAS COLGANTES), QUE
TIENE UNA PARTE QUE SOBRE SALE LLAMADA PESTAÑA. EN
LA PESTAÑA SE COLOCA UNA LETRA O NUMERO (ROTULO).
TIENE UNA FORMA RECTANGULAR Y ES DE COLOR
ANARANJADO O MARRÓN.
FUNCIONES.
SIRVE PARA DIVIDIR EL ARCHIVO.
■ SIRVE PARA SUBDIVIDIR EL ARCHIVO.
■ SOSTIENE LA CORRESPONDENCIA.
c) Carpetas.

SON FOLDERS (FILES) DE COLOR CREMA O AMARILLO


QUE SE UTILIZA PARA GUARDAR LA
CORRESPONDENCIA.
LAS CARPETAS TIENEN UNA PESTAÑA QUE SE UTILIZA
PARA COLOCAR EL NOMBRE DE UNA PERSONA,
EMPRESA O ASUNTO. VIENEN EN VARIOS TAMAÑOS:
CARTA, A4, OFICIO, ETC.
PROCEDIMIENTO PARA
ARCHIVAR.
1) Inspeccionar.

CONSISTE EN VER SI LA CORRESPONDENCIA ESTA


LISTA PARA IR AL ARCHIVO O SI TIENE OTRA
INDICACIÓN.
2) Clasificar.

ES DETERMINAR BAJO QUE TÍTULO VA A SER


ARCHIVADO EL DOCUMENTO; ÓSEA ELEGIR POR
EMPRESA, PERSONA O ASUNTO.
3) Codificar.

PONERLE UNA MARCA O CÓDIGO AL NOMBRE QUE SE


HA ELEGIDO EN EL PASO ANTERIOR.
4) Distribuir.

CONSISTE EN REALIZAR UN ARREGLO ALFABÉTICO


PRELIMINAR EN UNA BANDEJA DISTRIBUIDORA. ES
IMPORTANTE ESTE PASO PARA NO ABRIR VARIAS VECES
UN MISMO CAJÓN.
5) Archivar propiamente.

ES COLOCAR LAS CARTAS EN LOS RESPECTIVOS FOLDERS O


CARPETAS O ARCHIVADORES DE PALANCA.
Archivos Computarizados o trámite documentario.

LOS ARCHIVOS TAMBIÉN DENOMINADOS FICHEROS; ES UNA COLECCIÓN DE INFORMACIÓN


LOCALIZADA O ALMACENADA COMO UNA UNIDAD EN ALGUNA PARTE DE LA COMPUTADORA.
EL MANTENIMIENTO DE UNA LISTA PERMANENTE PUEDE FACILITARSE MEDIANTE EL USO DE
SISTEMAS Y PROGRAMAS DE CÓMPUTO PARA MANEJAR LA RECOPILACIÓN, ACTUALIZACIÓN
Y VALIDACIÓN DE LA LISTA DE MANERA REGULAR Y CONTINUA, AUNQUE ES IGUALMENTE
POSIBLE HACERLO CON UN SISTEMA MANUAL. HAY VARIAS OPCIONES DE SOFTWARE QUE
PUEDEN DESARROLLARSE CUANDO SE UTILIZAN MÉTODOS COMPUTARIZADOS PARA
PROCESAR LA INFORMACIÓN DE REGISTRO, PERO SUELEN SER MUY COSTOSAS. MUCHOS
PAÍSES HAN DESCUBIERTO QUE ES POSIBLE ACUDIR A SOPORTE TÉCNICO PARA
DESARROLLAR EL SISTEMA DE REGISTRO, PERO ESTO TAMBIÉN IMPLICA GENERALMENTE
SUMINISTROS MUY COSTOSOS.
Características de los archivos.
LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ESTA
ESTRUCTURA SON:
INDEPENDENCIA DE LAS INFORMACIONES RESPECTO
DE LOS PROGRAMAS.
LA INFORMACIÓN ALMACENADA ES PERMANENTE.
UN ARCHIVO PUEDE SER ACCEDIDO POR DISTINTOS
PROGRAMAS EN DISTINTOS MOMENTOS.
■ GRAN CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
■ ADOPCIÓN DE MEDIDAS PARA ASEGURAR LOS
DOCUMENTOS CONTRA LOS DIVERSOS FACTORES DE
DETERIORO; CONTROL DE HUMEDAD, INCENDIO Y ROBO.
MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LAS INSTALACIONES DEL
ARCHIVO (ESTADO DE EDIFICIOS, INSTALACIÓN
ELÉCTRICA, ESTANTERÍAS, ETC.).
■ RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS DETERÍORADOS.
■ REPRODUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MÁS
REPRESENTATIVA.
Conclusiones.

PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA ES INDISPENSABLE


CONTAR CON UN ARCHIVO PERFECTAMENTE ORGANIZADO Y EFICIENTE.
OTRO PUNTO SUMAMENTE IMPORTANTE, PARA QUE EL ARCHIVO DENTRO
DE UNA EMPRESA LOGRE LOS FINES PROPUESTOS, ES LO REFERENTE AL EMPLEO
DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MATERIALES MODERNOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS.
OTRO PUNTO DE VITAL IMPORTANCIA QUE SE HA DE CUIDAR EN UNA EMPRESA ES
EL CONTROL DEL MOVIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN, INSTALADA UN BUEN
SERVICIO PARA EVITAR EXTRAVÍOS QUE PUEDEN ACARREAR PROBLEMAS MUY
SERIOS A LA INSTALACIÓN.
■ ES INDISPENSABLE ESTABLECER UN CONTROL EN LA
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS, PARA EVITAR EL ALMACENAR
EN CANTIDAD PAPELES INÚTILES Y PRODIGAR CUIDADO Y
PROTECCIÓN DEBIDA A LA "DOCUMENTACIÓN VITAL" PARA
EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.
■ LA MICROFILMACIÓN ES UNA NUEVA TÉCNICA DE
ARCHIVOS, SIENDO SUMAMENTE IMPORTANTE PARA
LA EMPRESA MODERNA POR EL AHORRO DE ESPACIO
QUE PROPORCIONA EN EL ALMACENAMIENTO DE
ARCHIVO.
SIN UN ESTUDIO Y CONOCIMIENTO PROFUNDO DE
TODO LO RELACIONADO CON EL ARCHIVO POR PARTE
DE LA EMPRESA, ES IMPOSIBLE QUE LLEGUE A
ESTABLECERSE SU PROPIO ARCHIVO.
■ A NIVEL NACIONAL RECIENTE MENTE SE ESTA
DANDO LA IMPORTANCIA DEBIDA AL ARCHIVO EN LA
EMPRESA, EN ESPECIALIDAD DEBIDA AL ARCHIVO EN
LA EMPRESA, EN ESPECIAL CUANDO SE TRATA DE
INSTITUCIONES ESTATALES.

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