El documento describe las etapas del trámite documentario, incluyendo la inspección, clasificación, codificación, distribución y archivo de documentos. Explica la importancia de los archivos para la administración, comunidad, desarrollo económico y científico. También cubre la organización de sistemas de archivo, características de archivos computarizados y conclusiones sobre la importancia de archivos organizados y eficientes para el funcionamiento de las empresas.
El documento describe las etapas del trámite documentario, incluyendo la inspección, clasificación, codificación, distribución y archivo de documentos. Explica la importancia de los archivos para la administración, comunidad, desarrollo económico y científico. También cubre la organización de sistemas de archivo, características de archivos computarizados y conclusiones sobre la importancia de archivos organizados y eficientes para el funcionamiento de las empresas.
El documento describe las etapas del trámite documentario, incluyendo la inspección, clasificación, codificación, distribución y archivo de documentos. Explica la importancia de los archivos para la administración, comunidad, desarrollo económico y científico. También cubre la organización de sistemas de archivo, características de archivos computarizados y conclusiones sobre la importancia de archivos organizados y eficientes para el funcionamiento de las empresas.
TRÁMITE DOCUMENTARIO ES EL PROCESO QUE PERMITE A LAS
ORGANIZACIONES TENER EL CONTROL DE LA UBICACIÓN FÍSICA Y ESTATUS, ACTUAL Y PASADO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE LLEGA, FLUYE Y SE GENERA DENTRO DE ELLAS; Y EN BASE A ESTOS DATOS MOSTRAR ESTADÍSTICAS QUE PERMITAN ANALIZAR PASOS REPETITIVOS O QUE NO AGREGUEN VALOR Y LOS CUELLOS DE BOTELLA PARA MEJORAR LOS FLUJOS DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. IMPORTANCIA. LOS ARCHIVOS CONSTITUYEN PARTE ESENCIAL DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN DE UN PAÍS, YA QUE EXPRESAN EN FORMA ORIGINAL EL DESARROLLO HISTÓRICO DE SU MISIÓN, FUNCIONES Y ACTIVIDADES. SU IMPORTANCIA RADICA EN COMPRENDER EL VALOR QUE TIENEN: PARA LA ADMINISTRACIÓN. TODO GOBIERNO, DEPENDENCIA, ENTIDAD O EMPRESA DEBE RECURRIR CON FRECUENCIA A LOS DOCUMENTOS QUE HAN PRODUCIDO O RECIBIDO DURANTE SU GESTIÓN A FIN DE VERIFICAR PROYECTOS, LLEVAR INVESTIGACIONES, REALIZAR COMPARACIONES, TOMAR DECISIONES, RESPONDER TRAMITES Y DEMANDAS DE ORDEN LEGAL, ADMINISTRATIVO O FISCAL, O REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS. CON UN ARCHIVO BIEN ORGANIZADO EL FUNCIONARIO NO TENDRÁ QUE PARTIR DE CERO O INVERTIR SU TIEMPO EN BÚSQUEDAS INFRUCTUOSAS, ELEVANDO LOS COSTOS DE OPERACIÓN, ATRASO, CONFUSIÓN Y EN GENERAL UNA DEFICIENTE ADMINISTRACIÓN. Para la Comunidad y el Estado.
LOS ARCHIVOS TIENEN LA CAPACIDAD DE
DOCUMENTAR DERECHOS Y DEBERES DE LAS PERSONAS, DE LAS ORGANIZACIONES, DEL ESTADO Y DE ESTE CON OTROS ESTADOS. SU EXISTENCIA, DESEMPEÑO Y DESAPARICIÓN, SON SIEMPRE DEMOSTRABLES A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS. Para el desarrollo Económico y Social.
EL MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIDA DE LA
POBLACIÓN OBJETIVO CONSTANTE DE TODAS LAS POLÍTICAS, PLANES Y PROGRAMAS DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LOS GOBIERNOS. POR LO ANTERIOR LOS ANTECEDENTES SOBRE ESTAS ACTIVIDADES SON DE MUCHO VALOR PARA DETERMINAR LOS LOGROS Y FRACASOS DE ESTOS PROGRAMAS. Para el desarrollo Científico y Tecnológico. LA INVESTIGACIÓN ES CONDICIÓN PARA EL AVANCE CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO; SUS RESULTADOS PERMITEN APLICACIONES PRÁCTICAS Y LA GENERACIÓN DE CONOCIMIENTOS PERTINENTES PARA LAS NECESIDADES DE LOS DIFERENTES SECTORES DEL PAÍS. GRAN PARTE DE LA CONTRIBUCIÓN DE LOS ARCHIVOS AL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO ESTÁ BASADO EN LA CAPACIDAD PARA BRINDAR INFORMACIÓN SOBRE INSUMOS Y RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LOS PROCESOS. Objetivos del Archivo.
CONSTITUIR UN CENTRO DE INFORMACIÓN DISPONIBLE EN
TODO MOMENTO. LA DOCUMENTACIÓN DE NA EMPRESA FRECUENTEMENTE ES CONSULTADA COMO BASE DE NUEVAS TRANSACCIONES; POR ESTO DEBE GUARDARSE EN UN LUGAR DETERMINADO, CON EL FIN DE PROPORCIONAR OPORTUNAMENTE CUALQUIER INFORMACIÓN QUE SE REQUIERA. ASEGURAR UNA PERFECTA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. TODA DOCUMENTACIÓN DEBE PERMANECER DENTRO DE LAS MÁXIMAS MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA QUE NO SE DETERIORE POR LA ACCIÓN DE LA HUMEDAD, FUEGO, AIRE, Y EVITAR SU PÉRDIDA. SATISFACER EFICAZMENTE LAS EXIGENCIAS DE CONSULTA E INFORMACIÓN. SI LOS DOCUMENTOS ESTÁN BIEN ARCHIVADOS, NO SE PIERDE TIEMPO AL BUSCAR EL DOCUMENTO SOLICITADO, Y SE PROPORCIONAN LOS DATOS EN FORMA OPORTUNA. MANTENER EN RESERVA, BAJO SEGURIDADES ESPECIALES LOS DOCUMENTOS LEGALES COMO CONTRATOS, ESCRITURAS, ETC. Y LOS DE CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA. ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO.
TODO SISTEMA DE ARCHIVO CONSTA DE 3 ELEMENTOS:
A) EQUIPOS. EL MUEBLE MÁS USADO EN LAS OFICINAS ES EL ARCHIVADOR VERTICAL QUE PUEDE TENER DE UNAS CINCO GAVETAS. OCUPA POCO ESPACIO Y ES DE UN MATERIAL FUERTE Y RESISTENTE EN CASO DE UN INCENDIO, TIENE UNA GRAN CAPACIDAD PARA ALMACENAR DOCUMENTOS APROXIMADAMENTE 5000. EN CADA UNO SE COLOCA UN ROTULO EN EL QUE SE INDICA LO SIGUIENTE: LETRAS O NÚMEROS, DEPARTAMENTO O SECCIÓN. b) Guías. SON HOJAS DE CARTÓN DÚPLEX (BOLSAS COLGANTES), QUE TIENE UNA PARTE QUE SOBRE SALE LLAMADA PESTAÑA. EN LA PESTAÑA SE COLOCA UNA LETRA O NUMERO (ROTULO). TIENE UNA FORMA RECTANGULAR Y ES DE COLOR ANARANJADO O MARRÓN. FUNCIONES. SIRVE PARA DIVIDIR EL ARCHIVO. ■ SIRVE PARA SUBDIVIDIR EL ARCHIVO. ■ SOSTIENE LA CORRESPONDENCIA. c) Carpetas.
SON FOLDERS (FILES) DE COLOR CREMA O AMARILLO
QUE SE UTILIZA PARA GUARDAR LA CORRESPONDENCIA. LAS CARPETAS TIENEN UNA PESTAÑA QUE SE UTILIZA PARA COLOCAR EL NOMBRE DE UNA PERSONA, EMPRESA O ASUNTO. VIENEN EN VARIOS TAMAÑOS: CARTA, A4, OFICIO, ETC. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR. 1) Inspeccionar.
CONSISTE EN VER SI LA CORRESPONDENCIA ESTA
LISTA PARA IR AL ARCHIVO O SI TIENE OTRA INDICACIÓN. 2) Clasificar.
ES DETERMINAR BAJO QUE TÍTULO VA A SER
ARCHIVADO EL DOCUMENTO; ÓSEA ELEGIR POR EMPRESA, PERSONA O ASUNTO. 3) Codificar.
PONERLE UNA MARCA O CÓDIGO AL NOMBRE QUE SE
HA ELEGIDO EN EL PASO ANTERIOR. 4) Distribuir.
CONSISTE EN REALIZAR UN ARREGLO ALFABÉTICO
PRELIMINAR EN UNA BANDEJA DISTRIBUIDORA. ES IMPORTANTE ESTE PASO PARA NO ABRIR VARIAS VECES UN MISMO CAJÓN. 5) Archivar propiamente.
ES COLOCAR LAS CARTAS EN LOS RESPECTIVOS FOLDERS O
CARPETAS O ARCHIVADORES DE PALANCA. Archivos Computarizados o trámite documentario.
LOS ARCHIVOS TAMBIÉN DENOMINADOS FICHEROS; ES UNA COLECCIÓN DE INFORMACIÓN
LOCALIZADA O ALMACENADA COMO UNA UNIDAD EN ALGUNA PARTE DE LA COMPUTADORA. EL MANTENIMIENTO DE UNA LISTA PERMANENTE PUEDE FACILITARSE MEDIANTE EL USO DE SISTEMAS Y PROGRAMAS DE CÓMPUTO PARA MANEJAR LA RECOPILACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA LISTA DE MANERA REGULAR Y CONTINUA, AUNQUE ES IGUALMENTE POSIBLE HACERLO CON UN SISTEMA MANUAL. HAY VARIAS OPCIONES DE SOFTWARE QUE PUEDEN DESARROLLARSE CUANDO SE UTILIZAN MÉTODOS COMPUTARIZADOS PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN DE REGISTRO, PERO SUELEN SER MUY COSTOSAS. MUCHOS PAÍSES HAN DESCUBIERTO QUE ES POSIBLE ACUDIR A SOPORTE TÉCNICO PARA DESARROLLAR EL SISTEMA DE REGISTRO, PERO ESTO TAMBIÉN IMPLICA GENERALMENTE SUMINISTROS MUY COSTOSOS. Características de los archivos. LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ESTA ESTRUCTURA SON: INDEPENDENCIA DE LAS INFORMACIONES RESPECTO DE LOS PROGRAMAS. LA INFORMACIÓN ALMACENADA ES PERMANENTE. UN ARCHIVO PUEDE SER ACCEDIDO POR DISTINTOS PROGRAMAS EN DISTINTOS MOMENTOS. ■ GRAN CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. ■ ADOPCIÓN DE MEDIDAS PARA ASEGURAR LOS DOCUMENTOS CONTRA LOS DIVERSOS FACTORES DE DETERIORO; CONTROL DE HUMEDAD, INCENDIO Y ROBO. MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO (ESTADO DE EDIFICIOS, INSTALACIÓN ELÉCTRICA, ESTANTERÍAS, ETC.). ■ RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS DETERÍORADOS. ■ REPRODUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MÁS REPRESENTATIVA. Conclusiones.
PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA ES INDISPENSABLE
CONTAR CON UN ARCHIVO PERFECTAMENTE ORGANIZADO Y EFICIENTE. OTRO PUNTO SUMAMENTE IMPORTANTE, PARA QUE EL ARCHIVO DENTRO DE UNA EMPRESA LOGRE LOS FINES PROPUESTOS, ES LO REFERENTE AL EMPLEO DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MATERIALES MODERNOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS. OTRO PUNTO DE VITAL IMPORTANCIA QUE SE HA DE CUIDAR EN UNA EMPRESA ES EL CONTROL DEL MOVIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN, INSTALADA UN BUEN SERVICIO PARA EVITAR EXTRAVÍOS QUE PUEDEN ACARREAR PROBLEMAS MUY SERIOS A LA INSTALACIÓN. ■ ES INDISPENSABLE ESTABLECER UN CONTROL EN LA RETENCIÓN DE DOCUMENTOS, PARA EVITAR EL ALMACENAR EN CANTIDAD PAPELES INÚTILES Y PRODIGAR CUIDADO Y PROTECCIÓN DEBIDA A LA "DOCUMENTACIÓN VITAL" PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA. ■ LA MICROFILMACIÓN ES UNA NUEVA TÉCNICA DE ARCHIVOS, SIENDO SUMAMENTE IMPORTANTE PARA LA EMPRESA MODERNA POR EL AHORRO DE ESPACIO QUE PROPORCIONA EN EL ALMACENAMIENTO DE ARCHIVO. SIN UN ESTUDIO Y CONOCIMIENTO PROFUNDO DE TODO LO RELACIONADO CON EL ARCHIVO POR PARTE DE LA EMPRESA, ES IMPOSIBLE QUE LLEGUE A ESTABLECERSE SU PROPIO ARCHIVO. ■ A NIVEL NACIONAL RECIENTE MENTE SE ESTA DANDO LA IMPORTANCIA DEBIDA AL ARCHIVO EN LA EMPRESA, EN ESPECIALIDAD DEBIDA AL ARCHIVO EN LA EMPRESA, EN ESPECIAL CUANDO SE TRATA DE INSTITUCIONES ESTATALES.