Você está na página 1de 64

PERATURAN BUPATI

Nomor 34 Tahun 2009

Tentang

Tata Naskah Dinas


di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Banyumas
1
1. UU NO. 32 TAHUN 2004 TENTANG PEMERINTAHAN
DAERAH ;
2. UU NO. 10 TAHUN 2004 TENTANG PEMBENTUKAN
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN ;
3. PERMENDAGRI NO 54 TAHUN 2009 TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH.
4. PERATURAN BUPATI BANYUMAS NO. 34 TAHUN 2010
TTG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH KAB. BANYUMAS

2
 Mewujudkan tertib administrasi pemerintahan.

 Mendukung kelancaran komunikasi tertulis


pada Presiden, WakilPresiden, Menteri/Anggota
Kabinet, LPND Pemerintah Daerah, dan
Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan.
 Ketentuan yang ada belum sepenuhnya efektif
diimplementasikan.
 Penyelenggaraan tata naskah dinas di
lingkungan instansi pemerintah belum terpadu
3
 Memberikan acuan umum sistem
pengelolaan tata naskah dinas.
 Acuan pembuatan petunjuk teknis.

Meciptakan kelancaran komuni-


kasi tertulis sehingga berhasilguna
dan berdaya guna.

4
Pengertian Tata Naskah
• Tata naskah dinas adalah pengelolaan
informasi tertulis yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.

5
 Memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, penafsiran
di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas.
 Mewujudkan keterpaduan pola tindak tata naskah dinas
antar komponen (SKPD) Pemerintah Kabupaten
Banyumas.
 Menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan
serta kemudahan dalam pengendalian.
 Meningkatkan dayaguna dan hasilguna secara
berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas umum
Pemerintahan.
 Mengurangi tumpang tindih, salah tafsir dan
pemborosan

6
1. NASKAH DINAS.
2. STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL INSTANSI.
3. KOP NASKAH DINAS.
4. SAMPUL NASKAH DINAS / SURAT.
5. PAPAN NAMA.
6. JENIS NASKAH DINAS.
7. KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN TUJUAN
NASKAH.
8. PEMBUBUHAN PARAF HIRARKIS DAN PARAF KOOR-
DINASI.
9. PENGGUNAAN a.n. (ATAS NAMA) DAN u.b. (UNTUK
BELIAU)
10. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN
RALAT NASKAH DINAS
7
AZAS-AZAS
AZAS-AZAS TATA
TATA NASKAH
NASKAH
DAN
DAN TATA
TATA PERSURATAN
PERSURATAN

Azas-Azas Tata Naskah Dinas adalah


pedoman atau acuan dasar mengenai
pelaksanaan Naskah Dinas di
Lingkungan kerja Perangkat Daerah .

8
1. AZAS EFEKTIF DAN EFISIENSI;
2. AZAS PEMBAKUAN;
3. AZAS AKUNTABILITAS;
4. AZAS KETERKAITAN ;
5. AZAS KECEPATAN DAN KETEPATAN ;
6. AZAS KEAMANAN.

9
TATA PERSURATAN DINAS ADALAH
PENGATURAN KETATALAKSANAAN PE-
NYELENGGARAAN SURAT MENYURAT
YANG DILAKSANAKAN OLEH SATUAN
PERANGKAT DAERAH DALAM RANGKA
PELAKSANAAN TUGAS UMUM PEMERIN-
TAHAN DAN PEMBANGUNAN.
10
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui
surat-menyurat dinas harus dilaksanakan
secara cermat agar tidak menimbulkan salah
penafsiran;
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya
dilakukan dengan mengutamakan metode
yang paling cepat dan tepat ;
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan
menggunakan tatacara dan prosedur surat
menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi.
11
a. Instansi pengirim harus segera menkon-
firmasikan kepada penerima surat atas
keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi tanpa keterangan
yang jelas;
b. Instansi pengirim harus segera memberi-
kan jawaban terhadap konfirmasi yang
dilakukan oleh instansi pengirim.

12
a. Sangat Rahasia disingkat (SR.) tingkat keamanan isi surat
dinas yang tinggi, sangat erat hubungannya dengan
keamanan dan keselamatan negara ;
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang
hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara ;
c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi surat dinas
yang hubungannya dengan keamanan dan keselamatan
negara, termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia
Jabatan dan Terbatas ;
d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas
yang tdk termasuk dlm butir a s/d c, namun tidak berarti
bahwa isi surat tsb dapat disampaikan kpd yang tdk berhak
mengetahuinya.

13
a. Amat Segera/Kilat, surat dinas harus
diselesaikan/dikirim/disampaiakan pada hari yang
sama dengan batas waktu 24 jam ;
b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam ;
c. Penting surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan dalam waktu 3 x 24 jam ;
d. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaiakan menurut yang diterima oleh bagian
pengirim, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir,batas waktu 5 hari
14
Pengertian Naskah Dinas
ADALAH ALAT KOMUNIKASI KEDINASAN DALAM BENTUK TERTULIS.
NASKAH DINAS TERDIRI DARI :

A. NASKAH DINAS YANG DIRUMUSKAN DALAM SUSUNAN DAN


BENTUK PRODUK HUKUM , YAITU :
 Perda, Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Bupati, Keputusan
Bupati

B. NASKAH DINAS YANG DIRUMUSKAN DALAM SUSUNAN DAN


BENTUK SURAT.

15
Pengertian Peraturan Daerah
PERDA adalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan, yang mengatur Urusan Otonomi
Daerah dan Tugas Pembantuan untuk mewujudkan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-
undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah yang
ditetapkan oleh Bupati dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Pengertian PeraturanBupati .
Peraturan Bupati adalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang - undangan, yang dibuat dan
dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi yang sifatnya mengatur .
CIRI - CIRI :
Materi yang bersifat pengaturan dituangkan dalam bentuk bab-bab dan pasal-pasal menggunakan angka bulat dan
ditandatangani oleh Bupati.

Pengertian Keputusan Bupati


Keputusan Bupatiadalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang - undangan, yang dibuat dan
dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi atau mengadakan kebijaksanaan
baru yang bersifat penetapan.
CIRI - CIRI :
Materi yang bersifat penetapan dituangkan dalam bentuk Diktum PERTAMA, KEDUA dan seterusnya,
penandatanganannya dapat didelegasikan kepada pimpinan Perangkat Daerah.

16
Pengertian Instruksi Bupati.
Instruksi Bupati adalah Naskah Dinas yang berisikan perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan
tugas-tugas pemerintahan atau untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan .

CIRI - CIRI :
Materi yang bersifat penetapan dituangkan dalam bentuk Diktum PERTAMA, KEDUA dan
seterusnya, penandatanganannya dapat didelegasikan kepada pimpinan Perangkat Daerah .

Pengertian Peraturan Bersama


Bupati.
Peraturan Bersama Bupati adalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang - undangan, yang dibuat
oleh dua atau lebih Kepala Daerah untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama.
CIRI - CIRI :
Materi yang bersifat pengaturan dituangkan dalam bentuk bab-bab dan pasal-pasal menggunakan angka bulat dan
ditandatangani oleh Bupati.

17
Jenis dan
Jenis dan Kewenangan
Kewenangan
Penandatanganan Naskah Dinas
Penandatanganan
Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk-produk hukum terdiri dari :

1. Peraturan Daerah ;
2. Peraturan Bupati;
3. Peraturan Bersama;
4. Keputusan Keputusan Bupati ;

Naskah Dinas yang dirumuskan dala bentuk surat terdiri dari :

1. Surat Edaran ; 14. Lembar Disposisi ;


2. Surat Biasa ; 16. Telaahan Staf ;
3. Surat Keterangan ; 17. Pengumuman ;
4. Surat Perintah ; 18. Laporan ;
5. Surat Izin ; 19. Rekomendasi ;
6. Surat Perjanjian ; 20. Surat Pengantar ;
7. Surat Tugas ; 21. Telegram ;
8. SPPD ; 22. Berita Daerah ;
9. Surat Kuasa ; 23. Berita Acara ;
10. Surat Undangan ; 24. Notulen ;
11. Surat Pernyataan Melaks Tugas 25. Memo ;
12. Surat panggilan ; 26. Daftar Hadir ;
13. Nota Dinas ; 27. Piagam/Sertifikat .
18
14. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
 BUPATI
 WAKIL BUPATI
 SEKRETARIS DAERAH
 ASISTEN
 KEPALA BAGIAN
 SEKRETARIS DPRD
 PIMPINAN SATUAN PERANGKAT DAERAH
 CAMAT
 LURAH
19
Bupati
a. Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk-produk hukum serta dalam bentuk surat yang materinya
memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan peraturan
perundang-undangan nyang lebih tinggi ;
b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan
kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah,
Gubernur/Bupati/Walikota, Presiden, Wakil Presiden,
Menteri/Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non
Departemen dan organisasi kemasyarakatan ;
c. Apabila Bupati berhalangan, penandatanganan naskah dinas
dimaksud pada huruf a dan b, dilakukan Wakil Bupati dengan
Peraturan Per- UU - an yang berlaku;
d. Bupati dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas
tertentu kepada pejabat yang ditunjuk secara tertuluis dengan
Peraturan Bupati, kecuali PERDA. 20
Bupati
MENANDATANGANI NASKAH DINAS
MENANDATANGANI NASKAH DINAS
1. Perda ; 14. Surat Kuasa ;
2. Peraturan Bupati ; 15. Surat Undangan ;
3. Peraturan. Bersama Bupati; 16. Surat Panggilan ;
4. Kep. Bupati; 17. Telegram ;
5. Instruksi Bupati; 18. Laporan ;
6. Surat Edaran ; 19. Rekomendasi ;
7. Surat Biasa ; 20. Berita Daerah ;
8. Surat Keterangan ; 21. Berita Acara ;
9. Pengumuman ; 22. Memo ;
10. Surat Perintah ; 23. Lembar Disposisi.
11. Surat Izin ; 24. Nota Dinas
12. Surat Perjanjian ; 25. Piagam
13. SPPD ;
21
a. Wakil Bupati menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan produk-produk hukum sebagai petunjuk yang
telah ditetapkan oleh Bupati serta dalam bentuk dan susunan
surat sepanjang materinnya sesuai dengan bidang tugas dan
tanggung jawabnya ;

b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a,


ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah,
Gubernur/Bupati/Walikota, Presiden, Wakil Presiden,
Menteri/Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Pemerintah
Non Departemen dan Organisasi Kemasyarakatan serta
pihak lain yang dianggap perlu ; 22
1. Peraturan Bupati; 12. SPPD ;
2. Peraturan Bersama Bupati; 13. Surat Kuasa ;
3. Kep. Bupati ; 14. Surat Undangan ;
4. Surat Bupati; 15. Surat Panggilan ;
5. Surat Edaran
16. Nota Dinas ;
17. Laporan ;
6. Surat Biasa ;
18. Rekomendasi ;
7. Surat Keterangan ;
19. Berita Daerah ;
8. Pengumuman ; 20. Berita Acara ;
9. Surat Perintah ; 21. Memo ;
10. Surat Izin ; 22. Lembar Disposisi.
11. Surat Perjanjian ;

23
a. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan,
peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijakan Pemerintah
Daerah yang ditetapkan ;
b. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam
bentuk dan susunan surat yang meterinya merupakan penjelasan atau
petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang
telah ditetapkan ;
c. Sekretaris Daerah menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
pada huruf a dan b, yang ditujukan kepada Pejabat di Lingkungan
Pemerintah Daerah, Pejabat Instansi lain dan pihak-pihak lain yang
dianggap perlu ;
d. Sekretaris Daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani
naskan dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan
dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan
tugas di lingkungan Pemerintah Daerah ;
e. Dalam hal Sekretaris Daerah berhalangan, Asisten berdasarkan pemberian
24
delegasi manadatangani naskah dinas sebagaimana huruf c .
Sekretaris Daerah
ATAS NAMA BUPATI
BERWENANG MENANDATANGANI
NASKAH DINAS

1. Kep. Bupati; 10. Berita Acara


11. Surat Kuasa ;
2. Surat Edaran ;
12. Surat Undangan ;
3. Surat Biasa ; 13. Surat Pernyataan
4. Surat Keterangan ; Melaksanakan Tugas ;
5. Surat Perintah ; 14. Surat Panggilan ;
6. Surat Izin ; 15. Pengumuman ;
16. Telegram/Radiogram ;
7. Surat Perjanjian ;
17. Laporan ;
8. Surat Tugas ; 18. Berita Daerah .
9. SPPD ;
25
Sekretaris Daerah
ATAS WEWENANG JABATANNYA
MENANDATANGANI JENIS NASKAH DINAS
1. Surat Edaran ; 12. Pengumuman ;
2. Surat Biasa ; 13. Telegram / Radiogram;
3. Surat Keterangan ; 14. Laporan ;
4. Surat Perintah ; 15. Berita Daerah ;
5. Surat Tugas ; 16. Berita Acara ;
6. SPPD ; 17. Notulen ;
7. Surat Kuasa : 18. Memo ;
8. Surat Undangan ; 19. Nota Dinas ;
9. Surat Pernyataan 20. Nota Pengajuan Konsep
Melaksanakan Tugas ; Naskah Dinas ;
10. Surat Panggilan ; 21. Lembar Disposisi ;
11. Surat Pengantar 22. Telaahan Staf.
26
Asisten
a. Asisten atas nama Sekretaris Daerah menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat yang meterinya memuat
petujuk pelaksanaan teknis operasional yang mendukung
kelancaran pelaksanaan tugas masing-masing satuan
organisasi yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan
Pemerintah Daerah ;
b. Asisten berdasarkan wewenang jabatannya
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat dan
susunan surat yang materinya merupakan data atau
informasi sebagai pelaksnanaan teknis operasional dalam
mendukung kelancaran pelaksanaan tugas ;
c. Asisten menandatangani naskah dinas yang ditujukan
kepada pejabat dilingkungan satuan organisasi yang
bersangkuatan. 27
Asisten
ATAS NAMA SEKRETARIS DAERAH
MENANDATANGANI NASKAH DINAS

1. Surat Edaran ; 6. Surat Penggilan ;


2. Surat Keterangan ; 7. Pengumuman ;
3. Surat Perintah ; 8. Telegram/ Radiogram ;
4. Surat Tugas ; 9. Laporan ;
5. Surat Undangan ; 10. Nota Dinas.

28
Asisten
ATAS WEWENANG JABATANNYA
MENANDATANGANI NASKAH DINAS

1. Surat Edaran ; 9. Laporan ;


2. Surat Keterangan ; 10. Memo ;
3. Surat Perintah ; 11. Daftar Hadir ;
4. Surat Tugas ; 12. Nota Dinas ;
5. Surat Undangan ; 13. Nota Pengajuan
6. Surat Panggilan ; Konsep Naskah
7. Pengumuman ; Dinas ;
8. Telegram / 14. Lembar Disposisi;
Radiogram;
15. Telaahan Staf.
29
Kepala Bagian
a. Kepala Bagian menandatangani naskah dinas
berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan
digariskan oleh pimpinan yang bersifat informasi
biasa/Staf teknis serta tidak mengandung
konsekwensi tanggung jawab yang lebih luas, yang
ditujukan kepada eselon bawahan atau setingkat ;
b. Kepala Bagian atas nama atasan langsung atau atas
wewenang jabatannya dapat menandatangani
naskah dinas dalam bentuk susunan surat yang
ditujukan kepada unit kerja yang bersangkutan.
30
Kepala Bagian
ATAS WEWENANG JABATANNYA
MENANDATANGANI NASKAH DINAS
1. Surat Pengantar ;
2. Laporan ;
3. Notulen ;
4. Nota Mengajian Konsep Naskan Dinas ;
5. Nota Dinas Bersifat Informasi ;
6. Daftar Hadir ;
7. Telaahan Staf ;
8. Lembar Disposisi. 31
Sekretaris DPRD
Sekretaris DPRD atas wewenang jabatannya
menandatangani naskah diinas berdasarkan
wewenang yang telah ditentukan dan
digariskan oleh pimpinan, yang bersifat
informatif / biasa / staf teknis serta tidak
mengandung konsekwensi tanggung jawab
yang lebih luas, yang ditujukan kepada
eselon bawahan atau setingkat. 32
Sekretaris DPRD
BERWENANG MENANDATANGANI
NASKAH DINAS

1. Surat Biasa ; 9. Telegram/Radiogram ;


2. Surat Perintah ; 10. Notulen ;
3. SuratTugas ; 11. Daftar Hadir ;
4. SPPD ; 12. Nota Dinas ;
5. Surat Undangan ; 13. Nota Pengajuan Konsep ND
6. Surat Pengantar ; 14. Lembar Disposisi ;
7. Pengumuman ; 15 Telaahan Staf.
8. Laporan
33
Pimpinan SKPD menadatangani naskah dinas
keluar yang ditujukan kepada atasan atau yang
setingkat dan atau naskah dinas yang isinya
menyangkut masalah-masalah prinsip atau
mengandung kebijaksanaan teknis satuan
organisasi yang bersangkutan.

34
a.n.
a.n. Bupati
Bupati Menandatangani
Menandatangani
Naskah
Naskah Dinas
Dinas
1. Surat Edaran ; 9. Surat Panggilan ;
10. Nota Dinas ;
2. Surat Biasa ;
11. Rekomendasi ;
3. Surat Keterangan ;
12. Pengumuman
4. Surat Tugas ; 13. Berita Acara ;
5. Surat Perintah ; 14. Laporan ;
6. SPPD; 15. Telegram / Radiogram;
16. Surat Izin
7. Surat Perjanjian ;
17. Surat Undangan.
8. Surat Kuasa ;
35
atas Wewenang Jabatannya Menandatangani
Naskah Dinas
1. Keputusan Kepala SKPD 14. Surat Pernyataan Melaks Tugas ;
2. Surat Edaran ; 15. Surat Izin ;
3. Surat Biasa ; 16. Pengumuman ;
4. Surat Keterangan ;
17. Laporan ;
5. Surat Tugas ;
6. Surat Perintah ; 18. Telegram / Radiogram ;
7. SPPD; 19. Notulen ;
8. Surat Perjanjian ; 20. Nota Dinas ;
9. Surat Kuasa ; 21. Nota Pengajuan Konsep ND ;
10. Surat Undangan ;
22. Lembar Disposisi ;
11. Surat Panggilan ;
12. Surat Pengantar ; 23. Telaahan Staf.

36
Camat
atas
atas Wewenang
Wewenang Jabatannya
Jabatannya Menandatangani
Menandatangani
Naskah
Naskah Dinas
Dinas
1. Keputusan Camat 9. Surat Kuasa ;
2. Surat Edaran ; 10. Pengumuman ;
3. Surat Biasa ; 11. Laporan ;
4. Surat Keterangan ; 12. Memo ;
5. Surat Tugas ; 13. Lembar Disposisi ;
6. Surat Perintah ; 14. Berita Acara ;
7. Surat Pengantar ; 15. Nota Dinas ;
8. Surat Undangan ; 16. Nota Pengajuan Konsep ND ;
9. Surat Panggilan ; 17. Daftar Hadir.
37
Kepala Kelurahan
atas Wewenang Jabatannya
Menandatangani Jenis Naskah Dinas
1. Keputusan Camat; 13. S urat Kuasa ;
2. Surat Edaran ; 14. Pengumuman ;
3. Surat Biasa ; 15. Rekomendasi ;
4. Surat Keterangan ; 16. Nota Pengajuan Konsep ND ;
5. Surat Tugas ; 17. Lembar Disposisi ;
6. Surat Perintah ; 18. Berita Acara ;
7. Surat Pengantar ; 19. Nota Dinas ;
8. Surat Undangan ;
20. Laporan ;
9. Surat Panggilan ;
21. Daftar Hadir ;
10. SPPD ;
22. Notulen.
11. Surat Izin ;

38
Kepala Desa
atas
atas wewenang
wewenang jabatannya
jabatannya menandatangani
menandatangani
Naskah
Naskah Dinas
Dinas
1. Peraturan Desa ; 14. S urat Kuasa ;
2. Peraturan Kepala Desa ; 15. Pengumuman ;
3. Keputusan Kepala Desa
16. Rekomendasi ;
4. Surat Edaran ;
5. Surat Biasa ; 17. Nota Pengajuan Konsep ND ;
6. Surat Keterangan ; 18. Lembar Disposisi ;
7. Surat Tugas ; 19. Berita Acara ;
8. Surat Perintah ;
20. Nota Dinas ;
9. Surat Pengantar ;
10. Surat Undangan ; 21. Laporan ;
11. Surat Panggilan ; 22. Daftar Hadir ;
12. SPPD ; 23. Notulen ;
13. Surat Izin ; 24. Memo .

BENTUK DAN SUSUNAN PERATURAN DESA DAN PERATURAN KEPALA DESA DITETAPKAN39OLEH
DAERAH
Kewenangan penandatanganan naskah dinas
bagi Pejabat satu tingkat dibawah Pimpinan
Satuan Organisasi, menandatangani naskah
dinas yang isinya bersifat biasa/rutin

1. Surat Keterangan ;
2. Surat Tugas ;
3. Surat Undangan ;
4. Telegram/Radiogram ;
5. Berita Acara ;
6. Telaahan Staf ;
7. Lembar Disposisi ;
8. Surat Pengantar ;
9. Nota Dinas yang bersifat Informsi.
40
PEMBUBUHAN PARAF
Pembubuhan paraf secara Hierarkhis.
1). Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang harus diparaf
terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang Pejabat (eselon IV, III, dan II, ) untuk ikut
bertanggungjawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya,
yakni eselon III disebelah bawah kanan atas, eselon II disebelah kanan nama yang
berwenang menandatangani dan eselon I disebelah kiri dari jabatan penandatangan;
2). Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani
oleh Bupat atau Wakil Bupati diparaf oleh Sekretaris Daerah dan dibubuhkan
dibelakang nama Jabatan penandatangan ;
3). Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh Pejabat yang akan menandatangani
Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf ;
4). Paraf Pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir Naskah Dinas tersebut, kecuali untuk
Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama ;
5). Letak pembubuhan paraf tersebut ditentukan oleh Daerah.

Pembubuhan Paraf Koordinasi


1). Naskah Dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, maka Pejabat yang
berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut serta membubuhkan paraf Koordinasi
pada Naskah Dinas ;
2). Bentuk dan model paraf Koordinasi Pejabat diatur oleh Bupati.

41
Contoh kolom paraf koordinasi dibuatkan stempel sebagai
berikut:

JABATAN PARAF JABATAN PARAF JABATAN PARAF JABATAN PARAF

WABUP ASISTEN KABAG


SEKDA

SEKDA ASISTEN KABAG KASUBAG

ASISTEN KABAG

42
Penggunaan a.n., u.b., Plt.
Plh. Dan Pj.
1. Di Lingkungan Sekretariat Daerah
Dalam hal Bupati memberikan mandat
penandatanganan kepada pejabat bawahannya,
maka penggunaan a.n., u.b. dan lain sebagainnya
yaitu sebagai berikut :
a. a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang
menandatangani surat telah mendapat mandat dari
pejabat atasannya kepada pejabat setingkat dibawahnya,
dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap
berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang
menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya
isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat ;
b. u.b. (untuk beliu) dipergunakan jika pejabat yang
mendapat mandat kewenangan memberikan kewenangan
lagi kepada bawahannya dalam masalah-masalah rutin
yang menjadi tanggung jawabnya.
43
c. Penjabat (Pj.), Pejabat pelaksana harian (Plh.), ditulis
didepan nana jabatan yang menjadi wewenangnya ;
d. Pejabat pelaksanan tugas (Plt), ditulis didepan nama
jabatan yang menjadi wewenangnya, dipergunakan
untuk mengisi kekosongan pimpinan atau pejabat
struktural pada suatu jabatan struktural, yang
dikarenakan pejabat struktural difinitif tersebut
mendapat tugas kedinasan yang harus meninggalkan
kantor atau berhalangan karena sesuatu hal dalam
jangka waktu tertentu.
e. Pejabat yang manjalankan tugas (Ymt.) ditulis didepan
nana jabatan yang menjadi wewenangnya,
dipergunakan jika pejabat yang berwenang
berhalangan sementara dan tidak dapat menjalankan
tugas kedinasan karena kepentingan Dinas lain seperti
izin cuti dan atau alasan yang lain yang serupa untuk
jangka waktu kurang dari 7 (tujuh) hari
44
2. Di Lingkungan Instansi/Satuan Organisasi

Dalam hal Pimpinan Instansi/Satuan Organisasi melimpahkan wewenang


penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan an dan
ub dan lainnya adalah sebagaimana pada butir 1 huruf a, b dan d tersebut
diatas.

45
Contoh Penandatanganan
Contoh Penandatanganan dandan Penggunaan
Penggunaan
atas nana
atas nana (a.n.)
(a.n.) dan
dan untuk
untuk beliau
beliau (u.b.)
(u.b.) di
di
Lingkungan Sekretariat
Lingkungan Sekretariat Daerah.
Daerah.
Oleh Bupati BUPATI BANYUMAS

NAMA JELAS

Oleh Wakil Bupati WAKIL BUPATI BANYUMAS

NAMA JELAS

46
Penggunaan “ a.n. “ a.n. BUPATI BANYUMAS
Sekretaris Daerah

NAMA JELAS
Pangkat
NIP
Penggunaan “ u.b. “ a.n. BUPATI BANYUMAS
Sekretaris Daerah
u.b.
Asisten……….

NAMA JELAS
Pangkat
NIP
47
Penggunaan “ Pj. “ Pj. BUPATI BANYUMAS

NAMA JELAS

Penggunaan “ Plh. “ Plh. DIREKTUR RSUD


BANYUMAS

NAMA JELAS
Pangkat
NIP

48
Penggunaan “ Ymt. “ Ymt. SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN BANYUMAS

NAMA JELAS
Pangkat
NIP
a.n. SEKRETARIS DAERAH
Ymt. Asisten……

NAMA JELAS
Pangkat
NIP
49
DI LINGKUNGAN DINAS/BADAN/KANTOR
Penggunaan “ a.n. “ a.n. BUPAT BANYUMAS
Kepala Dinas/Badan/Kantor

NAMA JELAS
Pangkat
NIP

Penggunaan “ u.b. “ a.n. BUPAT/WALIKOTA


Kepala Dinas/Badan/Kantor
u.b.
Kepala Sub Bagian/Bidang

NAMA JELAS
Pangkat
NIP

Oleh Kepala Dinas/ Badan/Kantor KEPALA DINAS/BADAN/KANTOR

NAMA JELAS
Pangkat
NIP
50
Contoh Penandatanganan
Contoh Penandatanganan dan
dan Penggunaan
Penggunaan
atas nana
atas nana (a.n.)
(a.n.) untuk Camat dan
untuk Camat dan Lurah
Lurah..
Penggunaan “ a.n. “ a.n. CAMAT……….
Sekretaris/Kasi

NAMA JELAS
Pangkat
NIP

Penggunaan “ a.n. “ a.n. LURAH…….


Sekretaris

NAMA JELAS
Pangkat
NIP 51
Perubahan , Pencabutan, Pembatalan Dan Ralat Suatu
Naskah Dinas

Pengertian :

a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu Naskah Dinas. Dalam
hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah
ketik.

b. Yang dimaksud dengan Pencabutan adalah suatu pernyataan yang tidak berlaku lagi suatu Naskah
Dinas terhitung mulai saat ditetapkan dalam pencabutan tersebut.

c. Yang dimaksud dengan Pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa Suatu
Naskah Dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan.

Tatacara Merubah , Mencabut, atau Membatalkan Suatu


Naskah Dinas
a. Naskah dinas yang bersifat Mengatur apabila dirubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan
Naskah Dinas yang sama jenisnya atau setingkat lebih tinggi, misalnya Peraturan harus dengan
Peraturan.

b. Pejabat yang berhak menetukan Perubahan, Pencabutan dan Pembatalan adalah pejabat yang
semula menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik, dikeluarkan oleh pejabat yang
52
menandatangani Naskah Dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
Jenis
Jenis Stempel
Stempel

JABATAN INSTANSI
1. BUPATI/WALIKOTA ;
2. KETUA DPRD ; 1. PERANGKAT DAERAH

2. PEMERINTAH DESA

53
54
55
KOP NASKAH DINAS
1.Kop Naskah Dinas Bupati memuat sebutan Bupati dengan
menggunakan Lambang Negara berwarna kuning emas dan
hitam dan ditempatkan di bagian tengah atas ;

2.Kop Naskah Dinas DPRD Kab/Kota memuat sebutan DEWAN


PERWAKILAN RAKYAT DAERAH dengan menggunakan
Lambang Daerah berwarna hitam ditempatkan di bagian kiri
atas ;

3.Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah mamuat sebutan


Pemerintah Kabupaten/Kota Nama Perangkat Daerah,
Alamat, Nomor Telphon, Nomor Faximile dan Kode Pos,
menggunakan Lambang Daerah berwarna hitam ditempatkan
di bagian kiri atas .

56
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUMAS
SEKRETARIAT DAERAH
Jl Kabupaten No. 1 Purwokerto
Telp (0281) 636005, 636006 Faksimile (0281) 635332
Kode Pos

57
SAMPUL NASKAH DINAS

Kop Sampul Naskah Dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah memuat sebutan Nama
Satuan Kerja Perngakat Daerah , Alamat, Nomor Telpon, Nomor Faximile dan Kode Pos
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan.

1. Kop Sampul Naskah Dinas Bupati/Walikota menggunakan Lambang Negara


berwarna kuning emas atau hitam ditempatkan pada tengah atas
2. Kop Sampul Naskah Dinas Perangkat Daerah menggunakan Lambang
Daerah berwarna hitam ditempatkan pada kiri atas

58
PAPAN NAMA

1. Papan Nama Instansi di lingkungan Pemerintah


Kabupaten/Kota berbentuk empat persegi
panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding
(dua) berisi Nama Instansi, Alamat, Telephon dan
Kode Pos Wilayah ;

2. Papan Nama Instasi berwarna dasar putih dengan


tulisan huruf balok berwarna hitam.

59
SOT Pemda
1. Bupati dan wakil bupati;
2. Sekretariat Daerah, 2 Asisten dan 8 Bagian;
3. Sekretariat DPRD;
4. Dinas Daerah, terdiri dari :
- Dinas Pendidikan;
- Dinas Kesehatan;
- Dinhubkominfo;
- Dinporabudpar;
- Dinakkan;
- Dinpertanbunhut;
- Dinsosnakertrans;

60
Lanjutan

- DPPKAD;
- DCKKTR;
- Dinas SDA dan BM;
- Dinas ESDM;
- Dinperindagkop;
- Dindukcapil.
5. Lemtekda, terdiri dari :
- Bappeda;
- Inspektorat;
- Badan Lingkungan Hidup;
- Badan Kepegawaian Daerah;

61
Lanjutan
- Bapermas PKB;
- Bapelluh KP;
- BPMPP
- RSUD Banyumas;
- RSUD Ajibarang;
- Kantor Diklat;
- Kantor Perpusarda;
- Kantor Kesbangpollinmas.
6. Lembaga Lain, terdiri dari :
- Satpol Pamong Praja;
- BPBD.

62
Lanjutan

7. Kecamatan, terdiri dari 27 Kecamatan;


8. Kelurahan/Desa, terdiri dari 30 Kelurahan dan 3010
Desa.

63
Terima Kasih

64