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1 Diferentes tipos de indivíduos/grupos

2 Tipos de indumentária

3 Tipos de relações interpessoais

4 Gestão protocolar

5 Regras de etiqueta e cortesia

6 Regras de protocolo nas relações comerciais –


nacional e internacional

7 Estabelecer as regras de protocolo em cerimónias


oficiais
Instrumentos de Comunicação Oral
 Face-a-face
 Telefone
 Discurso
 Reuniões
 Seminários, Conferências, Encontros…. (com um ou vários oradores e com possibilidade de debates)
Instrumentos de Comunicação Escrita
 Cartas
 Listagens
 Fax
 Email
 Relatórios
 Memorandos
 Propostas
 Material Orientacional
 Folhetos
 Boletins
 Brochuras
 Quadro Informativo
 Publicações para empregados
 Inquéritos

Instrumentos de Comunicação Audio Visual


 Filmes
 Videos
 Videoconferência
Etiqueta e Boas Maneiras
Etiqueta. Esta palavra antiga, que assusta alguns, às vezes pretensiosa, até
ridícula, designa simplesmente todas as convenções postas em vigor pela
sociedade civilizada a que pertencemos. Mas afinal quem determina o que são
as regras de etiqueta?! Há uma evolução nas mesmas?
A “etiqueta” não é mais nem menos do que uma boa-educação refinada. Ou
seja, posso ser educada mas os gestos não são levados a um cuidado mais
refinado. Exemplifico: hoje em dia vamos a casa dos nossos amigos quase
sem avisar. Da parte deles há sempre a cortesia de não “fechar a porta” mas
do nosso lado deveria haver a etiqueta de telefonar com alguma antecedência
e perguntar se não há inconveniente em que passemos pela sua casa,
entendem?
Etiqueta é um conjunto de regras convencionadas para ajudar o
bom relacionamento entre as pessoas. Está dividida em Etiqueta Corporativa e
Etiqueta Social, além de outras subdivisões menores, como Etiqueta à mesa e
a recente Netiqueta. O conceito de etiqueta está intimamente ligado ao
de Cortesia, porém vai além, sendo uma forma de a pessoa que pratica
determinado código de etiqueta demonstrar esta cortesia, bem como boas-
maneiras. Normalmente, a etiqueta não é escrita, embora diversos
especialistas em etiqueta tenham posteriormente escrito livros sobre essas
regras. A etiqueta usualmente reflecte fórmulas de conduta que
a tradição da sociedade consolidou.
Etiqueta Europeia
França
Inglaterra
Portugal
Etiqueta Europeia

• Etiqueta – conjunto de cerimónias usadas


na corte e na sociedade
escolhida; regra; estilo; praxe;
cerimónia; letreiro; rótulo.
Etiqueta Europeia

• Alimentação
• Formas de Vestir
• Comunicação
Etiqueta Europeia
No mínimo 5 a 7 pratos
• Aperatif
• Kir(vinho branco e cassis)
• Entrada
• Sopa
• Prato Principal
Alimentação • Salada de Legumes
• Queijo
• Sobremesa
• Café
Etiqueta Europeia
Não deve chegar antes ou na
hora exacta;
Não deve ser o primeiro a
sair;
Nunca deve levar as mãos
vazias, mas não deve levar
• Alimentação vinho;
Nunca sirva uma bebida ou
(Convidados) encha o copo, espere que o
façam;
Deve-se levantar quando o
seu anfitrião servir o
aperitivo;
Sinta-se à vontade para falar
Etiqueta Europeia

Um homem de negócios
Deve usar:
Fato preto;
Colónia mais recente;
Gravata colorida;
Formas de
Pasta de couro com
Vestir
marca de um estilista;
Etiqueta Europeia

Na Riviera
Deve usar:
Camisas de cores
vivas;
Um fio de ouro
quando praticam
Formas de desporto;
Vestir
É considerado
grosseiro usar
calções, senão for
para jogar ténis;
Etiqueta Europeia

Utilize muito os
gestos;
Utilize a
comunicação
corporal;
Comunicação O contacto do olhar é
considerado muito
(não verbal) pessoal para utilizar
com estranhos;
Os franceses não
Etiqueta Europeia

Questões
pessoais;
Falar sobre a
segunda guerra
mundial;
Comunicação Falar dos seus
(o que deve feitos(gabar-se);
evitar) Apontar;
Etiqueta Europeia

Almoço de Domingo

Muita carne
vermelha;
Batatas;
Alimentação Ervilhas;
Cenouras;
Sobremesa;
Etiqueta Europeia

Deve utilizar o garfo


na mão esquerda e a
faca na mão e antes de
colocar na boca
mudam o garfo para a
mão direita;
Alimentação
Se tiver que inclinar o
(Comportament prato, não incline para
o) si;
Não pouse os
cotovelos na mesa;
Etiqueta Europeia

Mulher

As calças são


utilizadas raramente,
principalmente com
cargos de direcção;
Modo de Vestir No verão é aceitável
utilizar cores vivas,
senão houver
reuniões importantes;
Etiqueta Europeia

Homem

Predominam as cores
carvão, cinzento e
azul-escuro;
Evite as gravatas às
Modo de Vestir riscas;
Um relógio e um ou
dois anéis;
Etiqueta Europeia

Inclinação para a
frente representa
interesse;
Cruzar as pernas
representa
Comunicação relaxamento;
Pequenos
(não verbal) sorrisos são
interpretados por
atitudes positivas;
Etiqueta Europeia

O aperto de mão é
fraco;
Evite palmadinhas
nas costas;
Não deve levantar os
dedos em forma de V
Comunicação para chamar o
empregado;
(não verbal) As mulheres não
devem cruzar as
pernas, mas sim no
tornozelo;
Etiqueta Europeia

Caldo Verde;
O bacalhau
tradicional;
Cosido à
Portuguesa;
Alimentação Arroz doce;
Etiqueta Europeia

Se não gostar de


uma bebida diga;
No final da
refeição não deve
dobrar o
Alimentação guardanapo;
Evite utilizar
(erros a evitar) muitas vezes o
guardanapo;
Atenção aos
Etiqueta Europeia

Traje informal

Traje informal
representa cor
escura;
Modo de Vestir Calce meias
sempre até ao
joelho, mas não de
cor brancas;
Etiqueta Europeia

 Ridicularizar
alguém à frente de
desconhecidos;
Falar sobre
pessoas que não
Comunicação estão presentes;

(a evitar)
Etiqueta Europeia

“ Todos diferentes todos iguais”

Ana Sofia Almeida Paiva


Etiqueta Social
Normas básicas de convívio em sociedade

Stella Sousa - 2009


Bibliografia
MATARAZZO, Cláudia. Etiqueta sem
frescura. 2. ed. São Paulo: Ed.
Merolhamentos, 2005.
RIBEIRO, Célia. Etiqueta na prática: um
guia moderno para as boas maneiras.
Porto Alegre: L&PM, 2006.

Stella Sousa - 2009


CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO
Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação

Apresentação e cumprimentos:
Regras a observar:
• Primeiro diz-se o nome da pessoa de categoria inferior e só
depois se apresenta a de categoria superior.

• Se estiverem presentes senhoras e senhores, o homem é


apresentado à senhora.

• No caso de uma pessoa idosa e de uma jovem, apresenta-se


primeiro a jovem e depois a pessoa idosa.

• No protocolo empresarial, primeiro diz-se o nome do


executivo da empresa e depois o do cliente.
CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO
Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação

Tratamentos honoríficos – por escrito e oralmente:


• Existem diversos tipos de títulos que
obrigam a diferentes fórmulas de
tratamento: há títulos nobiliárquicos,
oficiais, militares, eclesiásticos e
outros, em conformidade com o lugar que
cada um ocupa na sociedade e com as
funções que desempenha.
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Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento
Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação

Precedências:
• Do Lat. Praecedentia, s.f. qualidade ou
condição de precedente; preferência;
direito de primazia.)
• Perante a dúvida, abstenha-se!
Ou
• Perante a dúvida, mais vale usar
umtratamento superior, nunca um inferior.
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Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento
Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação
Técnicas para falar em público:
Muito importante
 1º O emissor deve saber captar a atenção do receptor;
 2º O que quer que seja que o emissor expresse, deve ser
perfeitamente entendido pelo receptor.

Por isso:
 -há que saber o que se diz e como se diz.

NOTA:
 Mensagem concreta + dicção clara = expressão verbal eficaz.

Dicção clara
 A eficácia da comunicação oral começa na clareza da expressão –
que se quer boa e breve – e termina na clareza da dicção.
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Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento
Turístico
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Civilidade no escritório
Uma secretária deve reunir as seguintes características:
 -ser pontual;
 -ser bem educada e ter uma atitude positiva;
 -ser discreta;
 -ser cordial;
 -trajar apropriadamente consoante as ocasiões;
 -falar bem e escrever correctamente;
 -saber ouvir;
 -saber calar;
 -ter espírito de equipa;
 -ter poder de iniciativa;
 -ter sentido de responsabilidade;
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Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação

Civilidade no escritório:
Cortesia ao telefone:
• -colocar a voz de forma agradável;
• -cumprimentar;
• -dizer o nome da empresa (se for o caso);
• -identificar-se;
• -é falta de educação perguntar quem fala
antes de se identificar.
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Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento
Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação

 Postura (em pé ou sentado):


Sentado
A senhora:
 -deve ajustar o corpo às costas da cadeira;
 -numa poltrona ou sofá, só deve sentar-se na beira;
 -deve manter sempre as costas direitas;
 -nunca deve cruzar as pernas;
 -nunca apoiar os cotovelos na mesa.

O senhor:
 -deve evitar cruzar as pernas à frente de uma senhora;
 -deve sentar-se numa postura masculina;
 -nunca apoiar os cotovelos na mesa.
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Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação

“Kinesia” (movimento; estudo da relação do movimento com a


educação, a higiene ou mesmo a terapêutica)

A comunicação não verbal pode ser classificada de várias maneiras:

 A proxémica – comunicação gestual que se ocupa dos


problemas que surgem à volta da utilização e estrutura do espaço
pessoal;

 A paralinguística – que se concentra na análise de determinados


aspectos não linguísticos da conduta verbal, como sejam, o tom,
o ritmo, a velocidade de conversação, as pausas, etc;

 A kinesia – estuda a parte da comunicação relacionada com


posturas corporais, expressões faciais, gestos, aspecto físico
CURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO
Programa de Turismo – Técnicas de Comunicação em Acolhimento
Turístico
MÓDULO 3 - Atendimento e Comunicação
Regras de ouro do protocolo empresarial internacional:

 Antes de viajar deve informar-se, previamente, dos hábitos e


costumes da cultura do país que vai visitar.

 Nunca esquecer que as primeiras impressões são essenciais, porque


são as que perduram.

 Estabelecer uma comunicação eficaz com as pessoas com quem se


vai encontrar/trabalhar.

 Estar consciente da importância, do estatuto social e das funções no


mundo profissional (e não só) dos nossos interlocutores.

 Respeitar o velho ditado “Cada um no seu lugar”.

 Nunca descurar a segurança.


Protocolo e etiqueta

Temas a abordar:

Conceitos e definições de protocolo e etiqueta


Vantagens da utilização do protocolo
Regras das precedências
Normas de protocolo aplicadas à restauração
Noções essenciais de atendimento
Estudo de casos práticos
Protocolo e etiqueta
Protocolo e etiqueta
Protocolo e etiqueta

1º Tema

Conceitos e definições de protocolo e etiqueta


Protocolo e etiqueta

NESTA MATÉRIA, vamos ver as diferenças que


existem entre os termos CERIMONIAL,
PROTOCOLO E ETIQUETA.

CERIMONIAL – É o conjunto de formalidades para


os actos públicos e solenes.
Protocolo e etiqueta

PROTOCOLO –É a regra cerimonial diplomática


estabelecida por decreto ou pelos costumes.

ETIQUETA – É um cerimonial que abrange os


estilos, usos e costumes que devem ser observados
nas casas reais, nas sedes governamentais e nos
actos públicos.
Protocolo e etiqueta

Com relação à diferença entre as três definições,


podemos observar que o CERIMONIAL é um
termo geral que abarca tanto o acto público como o
solene.
É o CERIMONIAL que cria a atmosfera para as
relações.
Protocolo e etiqueta

ETIQUETA refere-se a estilos e costumes que fazem


parte de actos públicos solenes.
PROTOCOLO relaciona-se ao corpo diplomático e
define as regras que devem prevalecer num
cerimonial.
Outro conceito que devemos definir é a CORTESIA.
Protocolo e etiqueta

CORTESIA – É a demonstração ou o acto para se


demonstrar atenção e respeito para com as pessoas.
A CORTESIA É A BASE DO CERIMONIAL
O CERIMONIAL e a CORTESIA estão relacionados
um com o outro; é o CERIMONIAL que imprime a
cortesia que se deve dispensar às relações entre as
pessoas.
Protocolo e etiqueta

TRATAMENTO E PRECEDÊNCIA
– Diferença entre os termos –

O TRATAMENTO é a forma de nos dirigirmos às


pessoas.
A PRECEDÊNCIA, por outro lado, determina a
ordem ou a hierarquia de uma pessoa sobre outra
e/ou de um estado sobre outro. Relaciona-se com a
PRIMAZIA.
Protocolo e etiqueta

A igualdade jurídica dos estados surge no Congresso


e estabelece que cada país é quem dita as suas
próprias leis de cerimonial.
Cada estado deve definir como vai receber seus
visitantes e irá homenageá-los de acordo com seu
próprio PROTOCOLO.
Porém, todos coincidem em dar a estes conceitos um
carácter de solenidade na actividade internacional ou
em esfera oficial ou pública dos Estados.
Protocolo e etiqueta

Para o dicionário da Real Academia Espanhola, o


CERIMONIAL é “uma série ou um conjunto de
formalidades para qualquer ato público ou solene”.

Na vida religiosa católica encontramos bons


exemplos de Cerimonial e especialmente de
PROTOCOLO. No próprio Credo se diz que “Jesus
Cristo foi assunto ao céu e está assentado à direita
de Deus, Todo Poderoso”.
Protocolo e etiqueta

Porém, encontramos na Bíblia um dos melhores


exemplos. No Evangelho de São Lucas, os versículos
referentes ao texto “Os Convidados para as
Bodas”, relatam que Jesus, observando como
escolhiam os primeiros assentos às mesas, contou
aos convidados a seguinte parábola:
Protocolo e etiqueta

“Quando por alguém fores convidado às bodas, não


te assentes no primeiro lugar; não aconteça que
esteja convidado OUTRO MAIS DIGNO DO QUE
TU, e vindo o que te convidou a ti e a ele, te diga:
DÁ O LUGAR A ESTE; e então, COM VERGONHA,
TENHAS DE TOMAR O DERRADEIRO LUGAR. Mas
quando vier o que te convidou, te diga: AMIGO,
SOBE MAIS PARA CIMA Então TERÁS HONRA
DIANTE DOS QUE ESTIVEREM CONTIGO à mesa.
Porque qualquer que a si mesmo SE EXALTAR será
HUMILHADO, e aquele que a si mesmo se
HUMILHAR será EXALTADO” (Lucas 14: 7-11).
Protocolo e etiqueta

Definição de PROTOCOLO - a arte da determinação


e o estabelecimento das normas essenciais para a
execução eficaz de toda actividade humana, social,
oficial e relevante.

Em consequência, e pela óptica do PROTOCOLO,


podemos definir:
Protocolo e etiqueta

PRECEDÊNCIA - é o prévio estabelecimento de


uma ordem entre as pessoas que realizam ou
participam de uma actividade que afecta o protocolo,
em função de sua preeminência, primazia, categoria,
nível ou relevância, no seio da estrutura e da própria
sociedade que integram o Estado, para se obter a
máxima eficácia nessa actividade.
Protocolo e etiqueta

Como foi visto, o objectivo do PROTOCOLO e da


PRECEDÊNCIA é a eficiência nas actividades, actos
ou cerimoniais humanos.
Porém, para se obter essa eficiência, é necessário
que se defina a ordem razoável e precisa das
pessoas. Isto é, que todas as coisas estejam em seu
devido lugar.
Protocolo e etiqueta
Se as pessoas tiverem seu lugar predeterminado
numa relação oficial, não haverá problema.

Poderá haver alguma divergência, no entanto,


quando o lugar de uma pessoa, por sua importância,
mesmo tendo uma posição relevante na sociedade,
não estiver incluído numa lista de precedências.
Protocolo e etiqueta

Explicando: existem duas classes de personalidades


oficiais:
a) Aquelas que têm o seu lugar estabelecido
numa relação oficial ou oficiosa.
b) Aquelas que, mesmo sendo importantes, não
têm lugar definido.
Protocolo e etiqueta

Pois bem, quando a presença das pessoas destas


duas classes coincide ao realizar-se uma actividade,
o que se pode fazer?

COM MUITO TATO: Aplicar o que se denomina


“pente fino” ou “intercalação” de pessoas,
organizando-as de acordo com uma precedência
única, ainda que procedam de diferentes classes.
Protocolo e etiqueta

A mesma solução deve ser dada quando se trata de


pessoas que, mesmo tendo todas uma precedência
definida, pertençam a dois ou mais grupos de
natureza distinta, com precedências diferentes
(Ex.: autoridades civis e militares, ou
autoridades civis, militares e eclesiásticas), e
estes grupos não têm, na cerimónia em questão, um
lugar próprio, separado e determinado.
Protocolo e etiqueta

Qual a precedência em termos de ordem de


colocação de lugares num jantar cerimonial, das
figuras abaixo indicadas?
Protocolo e etiqueta

Regras de etiqueta a considerar


noutros países
Protocolo e etiqueta

IMAGEM, ETIQUETA E PROTOCOLO


EM DIFERENTES PAÍSES

Quando se visita um país em negócios, é fundamental saber


quais as regras de etiqueta e protocolo para que um bom
negócio não se transforme num pesadelo.

Saiba como agir.


Protocolo e etiqueta

UMA VELHA TRADIÇÃO DO POVO PORTUGUÊS é, sem dúvida,


«navegar por mares nunca dantes navegados». Conhecer
outros povos, outras culturas, outros hábitos. Interagir com
outras formas de pensar e de agir. É uma necessidade actual e
sentida por todos.
Para superar dificuldades de comunicação não basta dominar o
idioma. É preciso ter cuidado com o que se diz, mas também
com o que se faz.
Em alguns países, apontar com um dedo ou andar com as mãos
nos bolsos é sinal de má educação. Na China, nunca se deve
olhar, mais de um segundo, para os olhos da pessoa com quem
se fala, a menos que o propósito seja embaraçá-lo.
Protocolo e etiqueta

Existem verdadeiras normas de um código, muitas vezes não escrito,


cujo desconhecimento pode deitar a perder toda uma estratégia de
internacionalização.
A atenção que se tem tido com o valor das relações humanas, dos seus
requisitos, manifestações e rituais levou a um interesse crescente pelas
questões do protocolo, traduzido no número cada vez maior de
empresas que recorrem à consultoria nesta área antes de lançarem os
seus quadros num novo mercado.
Antes de iniciar uma estratégia de internacionalização, parece
fundamental conhecer antecipadamente um pouco da realidade cultural
dos parceiros com quem vai começar a lidar. «O mercado é o mundo»,
tal como disse Adriano Freire.
Negociar dentro desta pequena imensidão é uma arte que pode ser
melhorada com o conhecimento dos usos e costumes, de tabus, de
fórmulas de tratamento e cumprimento, de estratégias de negociação e
dos diversos graus de hospitalidade dos diversos povos.
Protocolo e etiqueta

Quanto mais formal for um país, mais importante é


conhecer e cumprir os rituais protocolares, para eliminar
as interferências no ciclo de comunicação.
Todas as culturas são únicas; cada país é um caso
particular.
Se pretende conhecer pormenorizadamente as regras de
protocolo oficial, deverá contactar a embaixada ou a
câmara de comércio do país em causa.
Protocolo e etiqueta

África do Sul

É uma sociedade multirracial, onde existem regras rígidas


sobre a convivência de raças e etnias que não são fáceis
de detectar sem perguntar aos seus anfitriões. No mundo
dos negócios, o aperto de mão é o cumprimento tradicional,
mas como existem muitas etnias, poderá ser mais ou menos
firme. A maioria das pessoas deve ser tratada pelo título
(Doctor, President, etc.), seguido do apelido. Caso não
tenha título, trate por Mr., Mrs. ou Miss. Não discuta temas
como a violência, a insegurança ou o racismo. A negociação
deve ser feita de igual para igual. É preciso tempo para
negociar, porque os Sul-Africanos não gostam de se sentir
pressionados e preferem perder um negócio a decidir
apressadamente.
Protocolo e etiqueta

Brasil
Com cerca de 146 milhões de habitantes, é difícil falar de uma
só cultura brasileira. Têm uma herança cultural muito rica e
diversa.
A casa e a família são assuntos privados, que não se misturam
com os negócios. Prepare-se para esperar, pois ninguém
cumpre horários. Deve apertar a mão a todos os presentes.
Mesmo que os anfitriões discutam um escândalo ou um
assunto político, abstenha-se de qualquer tipo de
opinião. Para investir no Brasil é necessário fazê-lo a longo
prazo, tanto em termos de dinheiro como de tempo. Para fechar
negócio, certamente terá de visitar este país mais uma ou duas
vezes. A aparência conta muito; tanto os homens como as
mulheres devem evitar cores como o amarelo e o verde
(são as cores da bandeira nacional).
Protocolo e etiqueta

China
É uma das civilizações mais antigas, onde se preza a
harmonia e o consenso; logo, ser agressivo ou brutal é
um erro fatal. Revelar desconhecimento é uma vergonha. São
um povo muito colectivista, e esta filosofia influencia
qualquer negociação. O importante é o bem do grupo ou
da organização. Os rituais, a etiqueta e o protocolo são
fundamentais. A etiqueta chinesa proibia qualquer tipo de
contacto físico; actualmente, o cumprimento é um
simples aperto de mão. Os temas controversos são os
direitos humanos, para além de sexo ou política. Deve esperar
que o seu anfitrião lhe pergunte de que quer falar antes
de entrar no assunto. As negociações são longas e precedidas
de muito chá e simpatia. Para negociar neste país precisa
de um convite explícito de uma empresa chinesa. Só
assim consegue o visto indispensável.
Protocolo e etiqueta

Estados Unidos da América


A cultura dominante é muito etnocêntrica e
individualista. A política internacional é menos importante que
a nacional, local ou regional. Consequentemente, não são
muito apologistas das relações com o exterior. Falam de si
próprios, da sua vida profissional e privada com grande
liberdade. As apresentações seguem as mesmas regras que na
Europa. Ao ser apresentado basta dizer «How do you
do?». E passam rapidamente ao tratamento pelo
primeiro nome. As negociações têm um ritmo acelerado e as
reuniões são preparadas cuidadosamente. Não gostam de
“small talk”, vão directos ao assunto. Os negociadores
deverão estar preparados para este tipo de negociação, dando
especial ênfase às vantagens financeiras do negócio, visto
serem normalmente o ponto fulcral.
Protocolo e etiqueta

Espanha

Em Espanha, todos são iguais porque cada um é único.


Mas uma das características que salta logo à vista é o orgulho
nacionalista. Quanto aos cumprimentos, os homens apertam
a mão entre si, as mulheres dão dois beijos na cara.
Segundo os livros de etiqueta, deve dizer-se «Encantado!» ou
«Es un placer!» quando nos apresentam a alguém. Devem
tratar-se as pessoas pelo apelido, precedido de Señor,
Señora ou Señorita. Se tiverem um cargo ou um título
académico, este deve também ser usado: Señor Ingeniero,
Profesor Dias, por exemplo.
Protocolo e etiqueta

Espanha
Evite falar de terrorismo, de política, religião e vida
privada. As aparências são importantes para definir o seu
estatuto. Deve ir bem vestido, falar com segurança e
fluentemente. É fundamental conquistar a confiança dos
seus parceiros e estabelecer com eles um
relacionamento sólido antes da concretização do
negócio. Os Espanhóis não costumam partilhar informação,
pois consideram que o segredo é a alma do negócio. Assim, as
negociações são demoradas e o seu ritmo é bastante
lento. Tente apresentar uma proposta detalhada e pragmática,
de forma a vencer a resistência dos interlocutores.
França

São um povo que se tem em grande apreço. Levam muito a sério


as regras de protocolo e dão muita importância às aparências. A cada
pessoa que lhe é apresentada deverá apertar a mão. Trate o seu
interlocutor por Monsieur ou Madame, sem acrescentar o apelido. Os
primeiros contactos são sempre cerimoniosos. Questões raciais,
religiosas e políticas devem ser evitadas. A pontualidade é
fundamental, porque é considerada uma regra de cortesia.
Apreciam debater ideias, mas dificilmente aceitam informações que
colidam com o seu modelo cultural. Planeie o que vai dizer, para
fazer uma apreciação concisa e convincente, mostrando argúcia
e perspicácia. Utilize a linguagem corporal, olhe-os nos olhos...
conseguir manter contacto é muito importante. Pode e deve
interromper o seu interlocutor; ter a resposta pronta e falar com
subtileza são qualidades muito apreciadas.
Itália
São um povo muito heterogéneo, sendo o denominador
entre todos o papel predominante da família na
sociedade. O lema em qualquer ponto do país é «a
família acima de tudo». Assim, no processo de decisão, os
interesses da família ou da organização prevalecem.
Existe uma enorme formalidade no tratamento social. Nunca
apareça sem avisar. O estilo de negociação é mais informal
no Norte que no Sul. O ritmo das negociações depende da
importância do contrato e a sua apresentação deve ser o mais
breve possível. A aparência conta muito, vista-se com
elegância e sobriedade. Ao entrar numa sala de reunião,
deve apertar a mão a todos os presentes, e à saída deverá
fazer o mesmo. Os Italianos preferem negociar com
pessoas que já conhecem, por isso convém arranjar um
representante local que o apresente a todos.
Japão

Todos os pormenores contam. É mais importante ser conhecido que


conhecedor. Se tiver um representante local, tudo fica mais fácil. A
privacidade é muito apreciada; não toque ninguém no braço,
não dê apertos de mão muito fortes, nem se aproxime de mais
dos seus interlocutores durante as negociações. A base da
etiqueta japonesa é o respeito pelas hierarquias. Ser pontualíssimo é
uma regra a cumprir. As aparências são muito importantes. Assim, o
vestuário deve ser formal, a atitude serena e os gestos comedidos. É
fundamental investir num relacionamento profissional. A
paciência e a serenidade são duas virtudes muito admiradas. Aprenda
algumas frases em japonês; serão bastante apreciadas. O
cumprimento tradicional é uma longa vénia: se for homem,
cumprimente baixando os olhos e fazendo uma vénia, dobrando o
corpo para a frente a partir da cintura, com as costas e o pescoço
hirtos e os braços deslizando ao longo do corpo; se for mulher, incline-
se da mesma forma, mas cruzando os braços de forma a ficar com as
mãos cruzadas sobre as coxas.
Macau

Aos Macaenses é-lhes exigido o cumprimento da etiqueta


chinesa, mas aos estrangeiros não. É no entanto
fundamental tentar compreender alguns princípios básicos
desta cultura para conseguir adaptar-se ao modo de vida
oriental e atingir os objectivos comerciais pretendidos. Acham
mais civilizado dizer as coisas de uma forma indirecta, simbólica
ou sugestiva, porque assim é mais fácil evitar a interferência de
sentimentos. Ao cumprimentar, deve apertar a mão de
quem lhe é apresentado e acenar com a cabeça. Trata-se
essa pessoa pelo apelido ou pela designação na hierarquia
familiar ou profissional. As negociações levam o seu tempo,
entre uma atitude e uma resposta é necessário reflectir e
ponderar os significados do que foi dito.
Reino Unido
Os Ingleses são acérrimos defensores da liberdade individual e
por isso reconhecem o direito à má criação, dentro de limites.
Não corrigem nem chamam a atenção para as falhas, mas
evitam contacto com pessoas mal-educadas. O cumprimento no
mundo dos negócios é o aperto de mão. Sendo uma monarquia,
o protocolo é mais rígido nas classes altas, é imprescindível
conhecer o estatuto social do interlocutor. Evite falar de
política, religião e problemas de saúde (bem como de vacas
loucas). A pontualidade é seguida à risca. As reuniões começam
sempre com small talk e visam um trabalho de equipa. Todos
devem contribuir com a sua opinião e as discussões de pontos
de vista divergentes são vistas com naturalidade. Pequenos
sorrisos e sinais com a cabeça serão encarados como atitudes
positivas e de encorajamento à conversação.
Portugal
Temos uma herança cultural e histórica muito rica e
diversa. Somos um povo aberto e receptivo a outros mundos e
costumes, sendo a simpatia com que recebemos quem nos
visita um dos nossos maiores trunfos. O português é um
anfitrião acolhedor por excelência. Prepare-se para esperar,
ninguém cumpre horários, chegar atrasado faz parte da
nossa cultura. Deve apertar a mão a todos os presentes. Em
Portugal discute-se tudo abertamente, a política, o
futebol, o racismo ou o sexo poderão ser assuntos
delicados mas não há tabus.
Portugal

Para investir em Portugal é necessário fazê-lo a longo prazo,


tanto em termos de dinheiro como de tempo e paciência. A
Burocracia é imensa e morosa. Para fechar negócio,
certamente terá de visitar este país muito mais que uma ou
duas vezes. A aparência conta cada vez mais, em
negócios veste-se de uma forma sóbria e formal, mais a
norte do que a sul do País. A gravata é um símbolo de
seriedade e notoriedade entre os homens.
Protocolo e etiqueta
PRINCÍPIOS

Princípios que não variam com o tempo ou com o lugar:

Informar-se sobre os usos e costumes dos seus


interlocutores. Informação é poder

Ter sempre em mente que as primeiras impressões são as


que prevalecem

Eliminar as interferências na comunicação. Se não domina a


língua, faça-se acompanhar de um intérprete

Saber de antemão o estatuto da pessoa com quem vai lidar

Dominar as técnicas de negociação

Persuadir sem impor

Saber receber e ser recebido


Protocolo e etiqueta

MODELOS DE NEGOCIAÇÃO INTERNECIONAL

Existem quatro modelos básicos de negociação internacional: o


norte-americano, o europeu, o japonês e o africano.

O que mais valorizam:

•Norte Americano: Alvo; tempo; franqueza; ética.

•Europeu: (Norte) Técnica; qualidade; pontualidade.

•Europeu: (Sul) Conhecimento pessoal; confiança; palavra.

•Japonês: Hierarquia; consenso; harmonia do grupo.

•Africano: Continuidade; tradição; cooperação.


Imagem Pessoal e
Comunicação com o
cliente

Protocolo Organizacional
Filipa Calado
Objectivos

• Identificar e aplicar os protocolos de


acordo com a situação e tipo de cliente.

• Identificar e aplicar as técnicas de


comunicação com clientes.
Protocolo organizacional
•Normas de cortesia
•Resolver dificuldades
•Protocolo diplomático mais flexível e
adaptado (menos formal)
•Relacionamento interpessoal
Definições
• É um código de conduta que rege a maioria das situações da vida
de uma empresa: reuniões, apresentações, programas de trabalho e
programas sociais, etc.

• Conjunto de normas e etiqueta que regem a indumentária e o


comportamento das pessoas em determinadas situações da vida
profissional

• Conjunto de actos de boa educação e respeito que facilitam o


relacionamento interpessoal dentro das empresas
Definições

Protocolo de Estado é:
• Conjunto de preceitos a cumprir em
certas cerimónias oficiais;
• Cerimonial ou formalidades adoptadas em
recepções oficiais.
Definições
Protocolo Diplomático

• Conjunto de honras e privilégios


externos que se devem tributar,
segundo as ocasiões, aos
representantes de Estado estrangeiros.
Imagem
• Aspecto
O êxito de um • Gestos
bom negócio • Sorriso
passa sempre
• Pontualidade
pelo primeiro
rosto que se vê. • Boa educação
• Discrição
Receber visitantes (2/2)
• Salas de recepção
– Deve ter um ar digno e sóbrio
– Fazer arranjo de flores condizente com a decoração
e de dimensões apropriadas
– Colocar previamente quaisquer ofertas que se
tencione dar aos visitantes
– Colocar (quando exista) o Livro de Honra da
Empresa para que os convidados escrevam no fim
da cerimónia
Reuniões (1/5)
• Tipos de reuniões
– Ordinárias
– Extraordinárias
• Periodicidade
– Assembleias gerais
– Reuniões internas
– Reuniões com elementos externo à
empresa
– Reuniões imprevistas
Reuniões (2/5)
• Preparação das reuniões
– Formular o problema
• Reunir informação
• Assegurar a necessidade da reunião
• Definir o assunto e objectivos
– Elaborar o plano
• Lista de participantes
• Pontos a discutir
• Estabelecer horários
– Preparar o desenvolvimento
• Definir a agenda
• Redigir a introdução
• Preparar perguntas
• Preparar meios audiovisuais
– Resolver aspectos materiais
• Escolher o local
• Enviar convocatórias
• Organizar secretariado
• Chegar antes da hora para verificações
Reuniões (3/5)
• Local da reunião
– Limpo
– Temperatura agradável
– Bem iluminado
– Cadeiras suficientes
– Material disponível: papel branco, canetas,
lápis, clipes, água, (isqueiros, cinzeiros)
Reuniões (4/5)
• “Timmings” – Três dias antes (cont.)
– Três semanas antes • Verificar equipamento
• Preparar contactos • Preparar a sala
• Reservar sala • Prever transporte do material
(reunião no exterior)
• Contactar taquígrafo ou
tradutor – Na véspera
• Fazer convocatórias • Assegurar presenças
• Preparar documentação • Completar lista de participantes
– Dez dias antes • Verificar sala, cartões de
identificação
• Relembrar data
• Preparar lista de ausentes
• Reservar equipamento
audiovisual • Confirmar equipamento
– Três dias antes – No dia
• Confirmar disponibilidades • Conferir documentos
• Preparar lista de participantes • Verificar estado da sala
• Preparar dossiers de • Completar listas de
documentação participantes
Reuniões (5/5)
• Ser pontual
• Entrar silenciosamente e justificar o atraso
• Esperar indicações do lugar ou evitar as
cabeceiras da mesa
• Falar com eficácia e sem medo
• Desligar o telemóvel
• Evitar interrupções e ser interrompido
• Sentar-se estrategicamente para sair mais
cedo
Precedências nas Bandeiras

• A Bandeira Nacional tem sempre


primazia em todas as situações;
• 1 . Quando duas bandeiras se
encontram lado a lado, a Nacional é
sempre colocada à direita, isto é, á
esquerda de quem as olha de frente:
Portuguesa Outra
Precedências nas Bandeiras

• 2. No caso de três bandeiras, a


Nacional fica ao centro, a primeira mais
importante á sua direita e, a segunda
mais importante à sua esquerda
Exemplo: Cidade Nacional Entidade Privada
Refeições (1/14)
• Escolher restaurante, empresa de catering
• Elaborar lista de convidados
• Emitir convites, com 8 dias de antecedência
• Elaborar esquema da mesa para cada convidado,
com o seu lugar
• Fazer cartões com o nome dos convidados para
colocar na mesa
• Tratar da decoração da sala
• Colocar uma planta da sala com a distribuição dos
lugares ou distribuir cartões (maior formalidade)
Refeições (2/14)
• Como sentar os convidados
– De acordo com as suas categorias
– Distribuídos a partir do lugar do anfitrião
– Lugar de honra colocado em frente à porta ou de
frente para as janelas
– “Presidência à Francesa”, anfitrião no centro da
mesa
– “Presidência à Inglesa”, anfitrião na ponta da
mesa
Refeições (3/14)
• Presidência Anglo-Saxónica
M2 H4 M3 H1

AH A
M

M1 H3 M4 H2
Refeições (4/14)
• Presidência Francesa
H3 M1 AH M2 H4

M4 H2 A H1 M3
M
Refeições (5/14)
• Mesa de homens – uma presidência
H3 H1 AH H2 H4

H5 H6

H7 H9 H1 H8
0
Refeições (6/14)
• Mesa de homens – uma presidência
H7 H5 H3 H1

H9
A
H1
0
H8 H6 H4 H2
Refeições (7/14)
• Mesa de seis pessoas – à Francesa
M1 AH M2

H2 A H1
M
Refeições (8/14)
• Mesa de seis pessoas – à Inglesa
H2 M1

A AH
M

H1 M2
Refeições (9/14)
• Mesa de oito pessoas
H2 H3 M1

A AH
M

H1 M3 M2
Refeições (10/14)
• Mesa de oito pessoas
H3 H2 M1

A AH
M

M2 H1 M3
Refeições (11/14)
• Mesa de dez pessoas
M1 AH M2

H3 H4

M4 M3

H2 A H1
M
Outras culturas
• Princípios
– Informar-se sobre os usos e costumes dos seus
interlocutores – informação é poder!
– Ter sempre em mente que as primeiras impressões são as
que prevalecem
– Eliminar as interferências na comunicação – se não domina
a língua, faça-se acompanhar de um intérprete
– Saber de antemão o estatuto da pessoa com quem vai lidar
– Dominar as técnicas de negociação
– Persuadir sem impor
– Saber receber e ser recebido
África do Sul
• Cumprimento tradicional: aperto de mão mais
ou menos firme
• Tratar pelo título seguido do apelido, na
ausência de título tratar por Mr., Mrs. ou Miss
• Não falar de violência, insegurança ou
racismo
• Falar de igual para igual
• Não pressionar, dar tempo ao tempo
Árabes
• Cumprimentar com beijo em ambas as faces, mas
esperar pela iniciativa
• Pode-se não ser pontual se for mais rico e
importante que o anfitrião
• Negociações longas
• Ver as solas dos sapatos é considerado um insulto
• Estar preparado para que o visitante se descalce
• Nunca oferecer bebidas alcoólicas
• Presentes não são importantes, mas agradecem-nos
e ficam satisfeitos
Brasil
• Casa e família são assunto privados
• Prepare-se para esperar
• Apertar a mão a todos os presentes
• Abster-se de opiniões sobre escândalos
ou assuntos políticos
• Evitar vestir de amarelo ou verde
China
• Nunca ser agressivo
• Revelar desconhecimento é uma vergonha, não cometer
“gaffes”
• Cumprimentar com um aperto de mão, evitar o contacto
físico
• Evitar temas sobre direitos humanos, sexo ou política
• Não criticar ninguém
• Tratar pelo título seguido do apelido
• Olhar sempre para o interlocutor, mesmo quando há um
interprete
• Não elogiar em excesso
• Não quebrar tabus ou superstições
Estados Unidos da América
• Regras básicas europeias
• Ser pontual
• Cumprimentar com aperto de mão, mas nem sempre
(entre mulheres)
• Nas apresentações basta um “How Do You Do?” e
passar a tratar pelo primeiro nome
• Não é usual a troca de cartões de visita
• Negociações a ritmos acelerados, ir directamente ao
assunto
• Dar ênfase a vantagens financeiras
• Presentes são quase considerados subornos, é
preferível levá-los a um local de diversão
Espanha
• Orgulho nacionalista
• Homens apertam a mão, mulheres dão dois beijos na
cara
• Nas apresentações dizer: “Encantado” ou “Es un
placer”
• Tratar por “Señor”, “Señora” ou “Señorita” seguido do
apelido, pode-se usar título académico, mas é raro
• Evitar temas sobre terrorismo, política, religião e vida
privada
• Dão grande importância à aparência e autoconfiança
• Negociações lentas
França
• Dão grande importância à aparência
• Deve-se apertar a mão
• Tratar apenas por “Monsieur” ou “Madame”, sem apelido
• Primeiros contactos cerimoniosos
• Evitar temas sobre questões raciais, religiosas e
políticas
• Pontualidade é fundamental
• Evitar colisões de culturas
• Utilizar linguagem corporal
• Olhar nos olhos
• Ter respostas prontas
• Falar com subtileza
Itália
• O seu lema é: “A família acima de tudo”
• Tratamento social muito formal
• Nunca aparecer sem avisar
• Vestir com elegância e sobriedade
• Apertar a mão a todos ao entrar e ao
sair
• Ser acompanhado por um
representante local
Japão
• Utilizar um representante local
• Evitar contactos físicos, não apertar muito a mão, manter a distância física
• Cumprimentar com vénias
• Respeitar hierarquias
• Ser pontual
• Vestuário formal, gestos comedidos
• Aprender algumas frases em japonês
• Trocar cartões de visita, recebê-los com ambas as mãos
• Tratar sempre por Sr.
• Nunca bocejar em público
• Assoar à mesa é sinónimo de falta de educação
• Nunca dizer frontalmente “Não”
• Presentes:
– Surpreender pode ser desagradável se não houver possibilidade de retribuir
– Cor vermelha significa “participação em funerais”
– Não utilizar laços
– Prendas aos pares significa sorte, mas o nº 4 significa “morte”
Reino Unido
• Defensores da liberdade individual
• Cumprimentar com aperto de mão
• Protocolo mais rígido nas classes altas
• Evitar falar de política, religião e saúde
• Ser pontual
• Começar com “Small talk”
• Pequenos sorrisos e sinais com a cabeça
são atitudes positivas
Modelos de negociação internacional
• Norte americano
– Alvo, tempo, franqueza, ética
• Europeu (Norte)
– Técnica, qualidade, pontualidade
• Europeu (Sul)
– Conhecimento pessoal, confiança, palavra
• Japonês
– Hierarquia, consenso, harmonia do grupo
• Africano
– Continuidade, tradição, cooperação
ÉTICA E ETIQUETA
Quais São os Como Evitar os
Conceitos “Descuidos” Que Podem
Fundamentais Emperrar Sua Carreira?
Sobre o
Como se Comportar em
Comportamento
Pessoal e
Diversas Situações, Desde as
Profissional? Mais Complicadas às Mais
Comuns do Cotidiano?

Quais São as Regras da Etiqueta?


ÉTICA
É Como Nós
Enxergamos as
Questões da
Ou Seja, a Ética é a Nossa “Moralidade”
Própria Consciência Sobre o Humana
Que é “Certo” ou “Errado”

Sendo Assim, Não Nos Cabe Aqui Discutir Questões


Filosóficas, Mas Sim Entendermos Que Muitas
Decisões Empresariais Tomadas Pelos Gerentes Serão
Baseadas na Sua Própria Consciência
Começou a Ser Considerada Em 1980 Nos EUA,
Quando Dois Corretores da Bolsa de Valores
Americana Foram Condenados Porque Venderam
Informações Confidenciais de Determinada Empresa
Aos Seus Concorrentes

ÉTICA EMPRESARIAL
A Partir Disso, as
Faculdades de
Administração Passaram a
Incluir o Estudo da Ética
Empresarial Como Matéria
Obrigatória Dos Cursos de
Gestão Empresarial
Diferentemente do Que
Muita Gente Pensa ETIQUETA
Essas Regras Não São
Privilégio de É um Conjunto de Regras
Determinada Classe Cerimoniosas de Trato Entre as
Social, Pois Qualquer Pessoas e Que São Estabelecidas a
Pessoa Pode Aprendê- Partir do Bom Senso e do Bom
las e Fazer Delas Uma Gosto
Ferramenta a Seu
É Importante Considerar Que Nesse
Favor
Mundo Competitivo, a Pessoa Que
Cultiva os Bons Modos Tem Mais
Chances de Ascensão Profissional
O Comportamento Fino e de Bom
Gosto Com Certeza Faz a
Diferença Entre o Sucesso e o
Fracasso; Entre Avançar ou “Ficar
Para Trás”
As Regras de Etiqueta São Uma
Regras Para Espécie de Código, Através do Qual
Cumprimentar Nós Informamos Aos Outros Que
e Apresentar Somos Preparados Para Conviver
Pessoas Harmoniosamente Em Grupo
Essas Regras Tratam Basicamente do
Comportamento Social e Englobam Desde o Modo
de Vestir-se Até os Modos de Comer, de
Freqüentar Ambientes Públicos e – Principalmente –
de Como se Relacionar Com as Pessoas

Sendo Assim, Veremos a


Seguir Algumas Regras
no Cumprimento e na
Apresentação de Pessoas
Regra Básica Para
Apresentações:
Quem Quer Que
Esteja se
Apresentando (ou
A Pessoa Mais Importante é Quem Sendo Apresentado)
Recebe a Outra e, Em Função Deve Sorrir e Olhar a
Disso, Deve Ter Seu Nome Dito Pessoa Nos Olhos.
Primeiro. No Meio Empresarial é Seriedade e Tensão
Interessante Dar ao Cliente Essa Não Funcionam Bem
Importância Maior Nas Apresentações
Tapinha Nas Costas e Beijinhos Devem Ser
Evitados, a Menos Que Haja Grande
Intimidade Entre Eles e a Ocasião Permita
Esse Tipo de Carinho
Se ao Esticar a Para Apresentar Alguém a Um
Mão Para se Grupo, Aproveite Quando Estiverem
Apresentar a Reunidos e Diga Algo Mais ou Menos
Alguém e Ela Não Assim: "Oi, Pessoal Queria
Retribuir Esse Apresentar a Vocês a Fulana de Tal,
Gesto, Retire a Gerente da Empresa Tal“. Saiba Que
Mão, Mas Nas Apresentações Para Um Grupo
Continue a Estão Dispensados os “Apertos de
Apresentação Mão”
Ao Ser Apresentado, Se
Estiver Sentada, a Pessoa
Deve se Levantar (Esta
Regra se Aplica Aos
Homens), Pois se Não se
Levantar Pode Parecer
Desinteressado
Quando Lhe Cabe Se as Mulheres Estiverem
Apresentar Sentadas só Devem se Levantar
Alguém, Diga o se a Pessoa Apresentada For a
Nome Completo Anfitriã ou Uma Senhora de Idade
da Pessoa e Algo O “Olá!" e o “Como Vai?" São
Que Propicie o Considerados Cumprimentos
Início de Uma Padrões. Você Não Precisa Usar
Conversa Aquele Tradicional “Muito
Prazer!”
Alguns Ficam em Dúvida na Hora
de Apresentar Seu Cônjuge
"Olá, Esta é Minha Mulher,
Fulana de Tal“! É de Bom
Tom e Evita Constrangimento
Nunca Deve-se
PERGUNTAS INDISCRETAS Perguntar a Uma Mulher

Recomendação: Quando Você se Ela Está Grávida,


se Apresentar a Alguém Não se Pois se Ela Estiver
Intitule “Doutor” ou Professor” Realmente Esperando
Porque Isso Não é de Bom Tom um Bebê Não há
e, Se Realmente Você é, Todos Problema. Por Outro
Saberão na Hora Certa Lado, se Ela Só Tiver
Engordado, a Situação
ETIQUETA AO TELEFONE
Será Constrangedora
Ter Bons Modos ao
Telefone Pode Fazer Uma
Enorme Diferença na
Carreira de Uma Pessoa.
Veremos a Seguir Como
Evitar Erros Comuns
Tenha Sempre Papel e Pergunte se o Outro Pode
Caneta e Anote os Falar Naquele
Recados Momento
Desligue o Celular em
Reuniões, Eventos e Locais Se o Celular de
Públicos – a Menos Que Outra Pessoa Tocar
Esteja Aguardando Ligação Nunca Atenda!
Urgente
Ao Atender ao Telefone Diga
o Seu Nome e Pergunte “Em
Que Posso Ajudar?". Evite
Perguntar “Quem Fala?“ e Só
Faça Esta Pergunta se Não
Conseguir Identificar Quem
Está Falando
Enquanto Estiver Falando ao Não Coma Enquanto
Telefone, Não Faça Outras Estiver ao Telefone.
Coisas Como Digitar, Mexer Mesmo o Som de Uma
Com Papéis, etc. A Pessoa do Simples Bala, Chiclete
Outro Lado – Com Certeza Vai ou Pastilha é Percebido
Perceber e Pode Achar Que Pelo Interlocutor e
Você Não Está Lhe Dando a Pode Ser Interpretado
Devida Atenção Como “Pouco Caso”

Não Tussa, Espirre Nem


Assoe o Nariz
Diretamente Diante do
Telefone. Desculpe-se e
Afaste-se do Aparelho
Por Alguns Instantes
Durante Uma Reunião na Sua Sala,
Se o Telefone Tocar, Peça Licença
Aos Demais, Atenda e ao Desligar
Desculpe-se Pela Interrupção
Se Você Recebeu a Ligação e
Precisa de Algum Tempo Para Dar
Uma Resposta, Comprometa-se a
Sempre Que Ligar ou Ligar, Informando Quando e a
Atender o Telefone, Que Horas Telefonará
Esqueça Seus
Lembre-se: Quem Faz a Ligação
Problemas Pessoais,
Deve Desligar Primeiro
Pois Sua Voz Deve Soar
Calma e Agradável – Esta Regra Só Deve Ser Quebrada
Por Mais Que Esteja Quando o Outro Estende Demais a
Sobrecarregado de Conversa e Não Percebe Que Está
Trabalho na Hora de Desligar
Dicas Importantes Ao Vestir-se
no Ambiente de Trabalho

Cuidado Com a MODA e Modismos.


Por Isso, Opte Pelo “Clássico”
Cores Escuras Emagrecem e Passam
Sobriedade e Segurança; Cores
Claras Engordam e Passam
Descontração; Faça Uma Composição
Equilibrando Estes Fatores
Fuja à Tentação do Jeans e Cuidado Para Não
Exagerar No Perfume
Escolha Relógio e Acessórios Que
Complementam Sua Roupa e Cuidado Com os
Excessos
Sempre Ande Com DICAS IMPORTANTES
Cartões de Visita
Atualizados. Conheça Nunca Fume em Reuniões,
os Usos e Costumes de Visitas ou Locais Fechados e
Cada Local, Prestando Não Seja o Último a Sair Dos
Atenção Aos Detalhes Eventos
Jamais Chame o Cliente de “Querido”, “Meu
Bem” ou “Amor”
Lembre-se Que Cada Cargo ou Função
Demanda Algumas Posturas e
Responsabilidades Diferentes
Nunca Trate de Assuntos Particulares e
Nem Fale Mal da Empresa, na Frente de
Clientes e Fornecedores
Opte Por Refeições e DICAS DE ALMOÇO OU
Bebidas Leves, JANTAR DE NEGÓCIOS
Lembrando-se Que a
Finalidade é Comercial e Em Almoço ou
Não Nutricional Jantar de Negócios,
Quem Convida Paga
EVITE: a Conta
Palitar os Dentes, Mastigar
Com a Boca Aberta,
Cotovelos na Mesa, Olhar
só Para o Prato, Arrastar a
Cadeira, Comer Antes de
Todos Serem Servidos,
Chamar o Garçom Por
Apelido, Usar o Celular
ETIQUETA NO ELEVADOR

Nos Elevadores, o Homem


Sempre Deve Segurar a Porta
Para a Entrada de Mulheres e
Idosos
Se Duas Pessoas Forem Descer
no Mesmo Andar, o Homem (ou a
Em Elevadores de
Pessoa Mais Jovem) Deve
Empresas, o Homem
Abrir a Porta Para Mulheres ou
Deve Entrar Após a
Idosos
Mulher e Permitir-lhe Se o Elevador Estiver Cheio e Essa
a Passagem Para Delicadeza Representar
Que Ela Saia Incômodo Para as Pessoas, o Homem
Primeiro Deve Pedir Licença e Sair Primeiro
MARKETING PESSOAL
Por Que Algumas Pessoas –
Apesar de Serem Competentes –
Não se Destacam no Meio
Profissional?
É Porque Não Basta Mostrar
Competência, é Preciso “Vender”
Uma Boa Imagem
Não Basta Portanto, Divulgar Sua Imagem é
Ser Bom, é Fazer Marketing Pessoal, Pois Quem
Necessário Não é Visto Raramente é Lembrado
Que os
Mas Não Basta Ser Visto, é Preciso Que as
Outros Pessoas Gravem Sua Imagem de Maneira
Saibam Que Agradável, Simpática e Duradoura
Você é Bom
Talento: É a Sua Vocação VOCÊ É O SEU
Para Determinada Ocupação “PRODUTO”
ou Função
No Mundo Corporativo
Experiência: é o Que Se
Você Deve Tentar
Adquire Executando
Oferecer o Seu Talento,
Trabalhos e Aprendendo
Sua Experiência e os
em Cada Etapa Dessa
Seus Conhecimentos
Execução
Conhecimento: é a Soma Das
Experiências Adquiridas ao
Longo Dos Trabalhos e, Para
Melhorar Nesse Item, é Preciso
se Aperfeiçoar Continuamente
Estudando, Aprendendo e
Avançando
Nesse Momento Entra em Cena O Sucesso da Sua
o Diferencial Das Pessoas de Carreira Depende
Sucesso: de Como Você Lida
HABILIDADE DE RELACIONAMENTO Com Esse
“Produto” (Você
Empregadores Buscam Mesmo) e Como
Contratar Alguém Que Eles Você Cuida da
Conheçam (ou Respeitem). “Embalagem” (Sua
Apresentação)
Sendo Assim, Você Precisará
Fazer-se Conhecido (e
Respeitado) Por Essas
Pessoas
Mas, Como Fazer
Isso?
Todas as Pessoas São ENCONTRE GENTE
Importantes ou Serão
Importantes. Por Isso, Encontre Pessoas e
Trate Todos Com Converse Com Elas. Faça
Educação e Contatos Onde
Urbanidade Quer Que Você Vá e Seja
Lá o Que Estiver Fazendo
Esqueça a Timidez, Pois
Isso Não é Desculpa Para Se Você Não
Não se Relacionar Anunciar o
Produto Que
Você é, Como as
Pessoas Vão
Conhecer Você?
FAÇA SEU COMERCIAL
Defina Uma Espécie de Anúncio
Para Você Mesmo; Ou Seja, Um
Pequeno Resumo Que Você Pode
Passar Para as Pessoas
Informalmente Numa Conversa
Pense Que Você Está Fazendo Um
Comercial de 30 Segundos Sobre Si Não se Esqueça de
Mesmo, Com Ênfase em Seus Levar Cartões de
Pontos Fortes Visita,Pois é
Desagradável Ter Que
Se Você Está Indo a Um Desculpar-se ao Receber
Congresso, Reunião ou Mesmo a o Cartão de Alguém Que
Um Encontro Informal, Procure Acabou de Conhecer e
Saber Quem Estará Lá. É Uma Não Ter o Seu Próprio
Forma de Preparar Seu Discurso Cartão Para Entregar
DEDIQUE TEMPO
Participe de Reuniões, Happy Hours e
Passeios Com os Colegas de Trabalho ou
do Clube. Pratique Esportes Coletivos,
Porque Além de Ajudarem Você a Manter a
Saúde, Oferecem Importantes
Oportunidades de Promover a Sua Imagem

Ponha a Modéstia de Lado Não Descuide da


e Fale Dos Projetos Que Sua Aparência,
Você Está Desenvolvendo, Pois a Pessoa
as Conquistas Obtidas e, Elegante
Se Tiver Talento Para é Bem Vista e
escrever, Escreva Artigos
Bem Lembrada
Para Jornais e Revistas.
Estruturação de Equipas e
Comités para a Elaboração de
Projectos de Eventos
Formação Modular Certificada
Setembro

Formador: António J Morais Cardoso


1. Planeamento Organizacional
- Introdução

Para Refletir:
• “Sempre se ouvirão vozes em discordância,
expressando oposição sem alternativa,
descobrindo o errado e nunca o certo, encontrando
a escuridão em toda parte e procurando exercer
influência, sem aceitar responsabilidade”.
(John F. Kennedy)
Estrutura Organizacional
• Actualmente, o evento, em função do objectivo
fixado, do grande número de pessoas que
envolve e das diversas expectativas e
necessidades que estas pessoas apresentam,
tornou-se uma importante actividade econômica e
social, que deve ser tratada de forma profissional.

• Isto é, para o sucesso da actividade é


imprescindível que associação e/ou empresa
promotora do evento contrate os serviços de um
“organizador de eventos”.
Estrutura Organizacional

• Assim, para maior segurança e


eficiência na prestação dos serviços, é
aconselhável que seja contratada uma
empresa organizadora de eventos.

• Para contratação da empresa


organizadora de eventos, é
recomendável abertura de um processo
Estrutura Organizacional
• Definida a empresa organizadora de eventos,
esta, em conjunto com a associação e/ou
empresa promotora do evento, irá estabelecer os
procedimentos e técnicas do planeamento e
organização do evento.
• Os termos acordados entre as partes deverão ser
firmados mediante contrato de prestação de
serviço.
• Após esses passos iniciais, o evento realmente
começa a ser planeado e organizado, culminando
na sua realização.
Estrutura Organizacional
• Evento é um instrumento institucional e promocional,
utilizado na comunicação dirigida, com finalidade de criar
conceito e estabelecer a imagem de organizações,
produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um
acontecimento previamente planeado, a ocorrer num
único espaço de tempo com aproximação entre os
participantes, quer seja física, quer seja por meio de
recursos da tecnologia.
Estrutura Organizacional
- História -
• Os primeiros registros que
identificaram esses deslocamentos, que
podemos considerar como origens do
turismo, mais especificamente do
turismo de ventos, foram os jogos
olímpicos da Era Antiga,datados de 776
a.C.

• O primeiro evento realizado,


Estrutura Organizacional
- História -
Os eventos comerciais
• As feiras comerciais eram uma das formas de comércio
mais importantes da Idade Média. Durante o período de
realização das feiras, eram concedidas liberdades e
privilégios especiais, tais como suspensão de hostilidades
e das guerras, liberdade para organizar jogos proibidos e
outras liberdades para garantir as trocas, assegurando,
assim, a subsistência.
Estrutura Organizacional
- História -

• A revolução industrial operou grandes


mudanças na sociedade transformando
a economia manual em mecanizada.

• Todas essas mudanças que se


processaram refletiram também nos
tipos de eventos realizados, causando o
Competências especiais
Eventos científicos e técnicos
• São aqueles promovidos por entidades ligadas
aos ramos das ciências naturais e biológicas.
Conforme suas características, podem denominar-
se: mesas-redondas, simpósios, seminários,
conferências, cursos, painéis, congressos e outros.
Os eventos técnicos são aqueles realizados por
entidades ligadas às ciências exatas e sociais.
Evento significa:
• Acção do profissional mediante pesquisa,
planeamento, organização, coordenação,
controlo e implantação de um projecto, visando
atingir o seu público – alvo com medidas
concretas e resultados projectados;
• Conjunto de actividades profissionais
desenvolvidas com o objectivo de alcançar o
seu público-alvo pelo lançamento de produtos,
2. Estruturas
apresentação de uma pessoa, empresa ou
entidade, visando estabelecer o seu conceito
Organizacionais
ou recuperar a sua imagem;
Funções do Comité de
Organização Promotor
• Para efectuar a seleção de Eventos que
serão captados, a equipa procede da
seguinte forma:
• Analisa o histórico do rodízio do evento
em termos de cidade, país-sede e
datas;
• Verifica as estimativas do número de
participantes e acompanhantes, face à
Funções do Comité de
Organização Promotor
• Verifica se a associação é constituída no país e
quantos membros possui; se a associação
nacional está filiada à entidade internacional e ,
ainda, se há brasileiros na diretoria da entidade
internacional;
• Contatada a entidade de classe nacional ou
membro nacional associado à entidade
internacional;
• Procura motivar a
entidade/associação/presidente/membros a
liderar o processo de captação.
Funções do Comité de
Organização Promotor
A captação
• A captação pode ocorrer durante o evento da
categoria que antecede àquele que se objectiva
captar. Nos casos de eventos mundiais, a
antecedência costuma ser de, no mínimo, três anos(há
casos de captações ocorrerem até dez anos antes).
Nos eventos pan-americanos e latino-americanos, a
antecedência é menor.
Objectivos, dimensão e
requisitos específicos do
• Conjunto de actividades profissionais
desenvolvidas com evento
o objectivo de alcançar o seu
público-alvo pelo lançamento de produtos,
apresentação de uma pessoa, empresa ou
entidade, visando estabelecer o seu conceito ou
recuperar a sua imagem;
• Realização de um acto comemorativo, com
finalidade de mercado ou não, visando apresentar,
conquistar ou recuperar o seu público-alvo;
• Soma de acções previamente planeadas com o
objectivo de alcançar resultados definidos perante
o público-alvo;
Cada Evento é único

• O evento utiliza recursos orais (discursos,


debates, explanações), escritos ( programas,
folders), auxiliares (audiovisuais) e aproximativos
com objectivo de atingir resultados desejados
pelas organizações.
• Diferenciação entre evento, cerimónia e
solenidade.
• Cerimónia: sinónimo de evento
• Solenidade: é um evento, no qual a pompa é a
característica; sessão solene.
Cada evento é único

O que é um evento?
• Um evento pode ser definido como
acontecimento que tem:
• Um momento definido para começar
• Um tempo de duração estabelecido e um ou
mais objectivos a serem atingidos.

• Podemos classificar os eventos quanto


à sua natureza
• Desportivo – Competição,
Congressos científicos e
internacionais
Podemos classificar os eventos quanto à sua natureza
• Desportivo – Competição, apresentação.
• Cultural-Teatro (Apresentação) Concurso, Festival,
Mostra
• Político- Apresentação, comemoração, lançamento.
• Empresarial - Palestras, Seminários, Cursos,
Oficinas, Encontros Profissionais, Congressos,
Convenções.
Quanto ao universo de
participantes
• Fechados (Quando todos os participantes devem
fazer parte de um determinado grupo específico -
funcionários de uma mesma empresa ou grupo
empresarial, profissionais de um mesmo
segmento, sócios de uma determinada entidade...)

• Abertos, (quando os participantes não precisam


preencher nenhum pré-requisito para participar, a
não ser fazer a inscrição).

• Quanto ao custo de inscrição (para o participante)


Quanto ao universo de
participantes
• As pessoas que participam de um
evento fazem-no por interesse próprio,
por oportunidade ou por precisão.

• Seja como for, haverá sempre um custo


(de tempo, de energia ou de dinheiro)
envolvido na inscrição para o evento.
Quanto ao universo de
• participantes
Participação gratuita e compulsória (quando o
participante não tem escolha. Ele é obrigado
pelas circunstâncias, a participar do evento.).

• Participação gratuita e livre -neste caso, existe,


quase sempre, algum interesse por parte do
promotor ou dos patrocinadores.

• Participação paga e livre - quando a inscrição


para o evento tem um custo para o participante
que fará o desembolso por conta própria.
Elaborar um plano de
estruturas
• Um projecto pode definir-se como um conjunto de
actividades, implicando a utilização de recursos
diversos, e executadas para levar a cabo um
determinado objectivo.

• Um projecto está normalmente associado a uma


produção unitária, de custo relativo e com um
desenvolvimento limitado no tempo
Elaborar um plano de
estruturas
• O objectivo associado a um projecto tem
tipicamente três vertentes:
– Um conjunto de especificações de natureza técnica ou
legal que o projecto tem que cumprir na sua execução e
no seu resultado final: a “qualidade” do projecto

– o respeito por um conjunto de datas-chave em que parte


ou a totalidade das actividades devem estar executadas:
os “prazos” do projecto

– o cumprimento de critérios económicos quanto à


execução do projecto ou à operação do seu resultado
final: os “custos” do projecto

Q+ +€
Áreas
• É o conjunto de actividades de Planeamento,
Coordenação da execução e controlo que visa garantir o
bom desenvolvimento do projecto e o complemento dos
objectivos do projecto (“qualidade”, “prazos”, “custos”

• As actividades de gestão do projecto podem ainda


implicar, em qualquer fase, a tomada de decisões sobre a
revisão ou a alteração dos objectivos

Objectivos Planeamento Coordenação

Controlo
Comités / Conselhos

• O nome é adaptação do francês comité,


que por sua vez deriva do latim comités
e comes, que indicava os companheiros
de um líder militar ou político.

• Um comité é um grupo de pessoas


destacadas de um grupo maior (como
um partido ou uma associação),
geralmente com poderes deliberativos
Comités/Conselhos

• Comités são figuras de organização comuns em


entidades de cunho político, como partidos,
governos, parlamentos, sindicatos,
movimentos sociais, nos quais o poder de
decisão é delegado a um grupo que representa
os interesses da colectividade, em vez de ser
entregue a um único indivíduo.
Comités/ Conselhos

• A ideia de comité difere de uma comissão porque,


enquanto esta trata de assuntos e temas específicos
e normalmente tem existência por tempo
predeterminado, o comité é um órgão permanente
e trabalha agenciando diversos temas dentro de um
grupo. Também difere de conselho por ser, de
natureza, um destacamento relativamente pequeno
partindo de um grupo maior (o que o conselho não
precisa ser necessariamente).
Coordenar o Trabalho dos
Diferentes Comités
Planeamento
• É necessário um comité para coordenar o evento.
• Geralmente a organização do evento começa com
a escolha de um Coordenador numa reunião do
Comité de Área, Distrito ou Serviço
• O Coordenador escolhe alguns membros para a
formação do comité.
• Estes escolhem outros membros para fazerem
parte dos comités de apoio.
• O comité do evento tem, então, liberdade para
planejar seu próprio programa, mantendo sempre
um vínculo com o Comité de Área.
Coordenar o Trabalho dos
Diferentes Comités
• Uma equipa de gestão de projecto deve
ser liderada por um gestor de projecto
Um gestor de projecto deve:
– Ter uma boa capacidade de planeamento/organização
– Ter uma boa capacidade de gestão/coordenação
– Ter a capacidade de apreender o essencial dos
problemas técnicos (será tipicamente um engenheiro)
– Ser um bom negociador
– Ser um bom gestor de recursos humanos
– Tomar decisões com rapidez em situações de
contigência
– Ser um líder reconhecido pela sua equipa
Coordenar o Trabalho dos
Diferentes Comités
• A visão tradicional do projecto está muito associada à
fase de execução/construção “há que começar
quanto antes para acabar quanto antes”
• No entanto, um bom projecto começa:

1) por uma correcta definição de objectivos;


2) por uma adequada preparação da fase de execução.

• Só depois vem o controlo da execução, que será


tanto mais fácil quanto as primeiras fases tenham
sido bem feitas.

• Pode-se mesmo dizer que só um projecto “limpo” na


fase de preparação previne surpresas desagradáveis
durante a execução … e no final.
Coordenar o Trabalho dos Diferentes
Comités
• Muitas vezes, as derrapagens de prazo, de custo
ou de qualidade dos projectos estão associadas
a deficientes definições de objectivos: compara-
se um orçamento inicial para uma campanha
eleitoral com o seu custo final e conclui-se que
se verificou uma derrapagem de 200%, para
grande alegria dos jornais…

Tudo começa em saber o que se


quer
Conteúdo da ficha de
projecto
– Descrição do projecto
– Requisitos do projecto
– Licenciamento do projecto
– Estratégia de contratação e principais contratos
a estabelecer
– Planeamento preliminar de actividades
– Planeamento preliminar de meios
– Organigrama e forma de constituição da equipa
de projecto
– Orçamento preliminar do projecto
– Plano de financiamento do projecto
– Limites de delegação do gestor de projecto
A equipa de projecto
Gestor de Projecto

Responsável Técnico Responsável de Contratos

Responsável pelo Controlo Responsável pelo Contacto


do Projecto com Autoridades

Responsável Financeiro Responsável AQS

Responsável pela Operação


O responsável técnico
• O responsável técnico não vai fazer “engenharia”, mas
sim gestão de engenharia, isto é gerir recursos muito
especializados, internos ou externos, e levá-los a certos
resultados.
• Será normalmente um técnico com uma sólida
experiência num domínio específico, mas também com
boas capacidades de análise pluridisciplinar, de
planeamento de trabalho e de gestão de pessoas.
• Os projectos têm normalmente uma primeira fase em que
predomina o projecto de engenharia e uma segunda em
que predominam as questões construtivas: o responsável
técnico poderá atender a ambas, mas a estrutura que ele
superitende será em princípio adaptada a cada fase.
O responsável de
contratos
• A boa gestão contractual é talvez o activo mais
fundamental da gestão de projecto
• A gestão de contractos inclui:
A definição da estratégia de contratação
O desenho de documentos para consultas de
contratação e contratos
A gestão contratual corrente
A gestão e negociação de reclamações
O fecho de contratos
• O responsável de contratos não é um jurista, embora
necessite de suporte jurídico. É um especialista que
tem que possuir grande capacidade organizativa.
Previsão e provisão
Planeamento de recursos
Organizacional
financeiros:
Ponto essencial, na economia de toda
administração previdente, é que sua
existência não dependa de produtos
eventuais que possam fazer falta, mas de
recursos certos, regulares, de maneira que
sua marcha, aconteça o que acontecer, não
seja embaraçada.
Preparação da fase de
execução
• Existem diversas actividades que deverão ser
desenvolvidas em paralelo e estar concluídas no dia em
que começa a execução física do projecto:

Projecto Base e de Detalhe


Contratação da Execução Arranque da
Licenciamento execução em
condições de
Gestão de Interfaces risco mínimo de
Financiamento custo e prazo

Libertação de Terrenos e Vias


Gestão de Sensibilidades Políticas
Contratação da execução
• A contratação da execução deverá estar fechada no
momento em que esta se inicia. Caso contrário, a
posição de supremacia negocial passa do dono de obra
para o executante.

• O processo de contratação da execução é fundamental


para a obtenção dos objectivos e deverá permitir:
• uma minimização do preço
• uma identificação e eliminação dos pontos de
dúvida do contratado ou das questões que este
possa levantar
• uma minimização do risco de prazo (identificação e
garantia de meios, etc.)
A execução e a entrega do
projecto
• Num projecto bem desenvolvido, a execução é
uma fase de controlo de projecto, e os riscos já
foram mitigados ou pelo menos balizados na
fase de preparação.

• Obviamente, irão sempre ocorrer surpresas pelo


que a qualidade do controlo (grau de cobertura e
rastreabilidade) são fundamentais.

• Uma última questão fundamental é a do desenho


dos mecanismos de entrega do projecto à
entidade que o vai recepcionar e do processo de
transferência de responsabilidades
Cooperação e sinergias
Quanto à abrangência geográfica

• Local (quando os participantes são da mesma cidade)

• Regional (quando os participantes são da mesma cidade


ou de cidades próximas).

• Nacional (quando os participantes são provenientes de


varias cidades de outros estados do país).

• Internacional (quando os participantes são provenientes


de vários outros países do mundo)
Cooperação e sinergias
Quanto ao tamanho

• O tamanho de um evento é definido

• pela quantidade de pessoas

• pela sua abrangência geográfica e;

• pela quantidade de recursos envolvidos.


Cooperação e sinergias

• Pequeno evento - número de participantes


inferiores a 250 pessoas.
• Médio Evento - número de participantes
entre 250 e 1000 pessoas.
• Grande evento – número de participantes
entre 1000 e 10.000 pessoas.
Cooperação e sinergias

• Super Evento - número de


participantes entre 10.000 e 100.000
pessoas.Abrangência nacional ou
internacional.
• Mega evento -número de participantes
acima de 100.000 pessoas.
Cooperação e sinergias
O que se pode tirar de um evento?
Alguns exemplos de coisas que podem ser
feitas para extrair “algo mais” dos eventos:
• Vendas de livros
• Lançamento ou divulgação de outros
produtos
• Merchandising de mercadorias ou serviços
• Uso do espaço físico para fixação de
material de divulgação (cartazes, faixas).
• Utilização do público presente para
execução de uma pesquisa de marketing
Cooperação e sinergias
O que é afinal um evento empresarial?

• É todo evento que envolve profissionais, com


objectivos de aprefeiçoamento técnico ou de
gerência.
• Um evento empresarial caracteriza-se pelo
público alvo (empresários ou seus convidados,
profissionais liberais ou autónomos, estudantes
de áreas profissionalizantes) e pelos temas
centrais (desenvolvimento profissional,
aquisição de informações...).
Cooperação e sinergias
Alguns objetivo possíveis em um evento empresarial:
• Obter resultado financeiro com a’ venda das
inscrições, cotas de patrocínios, produtos direta ou
indiretamente ligados ao evento (livros, roupas,
alimentação e bebidas e até mesmo, ingressos
para outros eventos).
• Lançar ou apresentar novos produtos ao mercado;
• Divulgar a marca da organização promotora;
• Revelar novos talentos;
• Divulgar um conhecimento, estimular a prática de
uma determinada atividade.
Características dos eventos
associativos e coorporativos
• Eventos Associativos • Eventos coorporativos
• Ligados a áreas de • Referem-se às áreas de
interesse, como: administração/ gestão,
científica, técnica, vendas, acionistas,
comercial, profissional e produção etc.
outras • Presença obrigatória
• Participação voluntária • Número menor de
• Número maior de participantes, porém com
participantes, porém sem presença garantida;
nenhuma garantia de • Evento financiado por
presença; recursos económicos
• Recursos económicos preestabelecidos pela
iniciais escassos. empresa
• Reuniões anuais.
A estrutura jurídica das
organizações promotoras de
eventos
ASPECTOS DIFERÊNCIAIS DA ESTRUTURA JURÍDICA

ASSOCIAÇÃO EMPRESA
Estrutura jurídica da Organograma e estrutura
associação administrativa
Objectivos fundamentais da Objecto social e tipo negócio
associação
Número de associados da Políticas e normas da empresa
entidade
A estrutura jurídica das
organizações promotoras de
eventos
Distribuição geográfica dos Distribuição geográfica das
associados sucursais, agentes
representantes, distribuidores
e outros
Recursos económicos, Recursos económicos,
materiais técnicos e humanos técnicos e humanos
não estão disponíveis para disponíveis para a realização
realização do evento do evento

Características económicas,
culturais, sociais e outras dos
associados
Elaborar um plano de
estruturas
Função do promotor

• O dono de um evento é o promotor. Ele


adquire, mediante contratos específicos,
os direitos de uso e de espaço físico e
de utilização do nome e das imagens
dos protagonistas. Qualquer outra
pessoa ou organização que queira fazer
uso de uma dessas coisas precisa
Elaborar um Plano de
Estruturas

Marketing de Eventos

• Chamamos de Mix de marketing ao


conjunto de elementos ou variáveis
que interferem directa ou
INDIRECTAMENTE na relação de uma
organização com o seu mercado.
Plano de estruturas
- Programa -
• Importância do Tema
• Data/ Horário
• Local
• Reputação do protagonista (ou dos
protagonistas)
• Preço final para o participante
• Diferença do preço final e preço com desconto
• Facilidade/ Dificuldade para inscrição
Programa
• Tempo para inscrição antecipada
• Reputação do Promotor, do Patrocinador e de
outros colaboradores.
• Qualidade e quantidade do material de divulgação
• Media escolhida para divulgação
• Cronograma de divulgação
• Qualidade e quantidade de eventos acessórios
• A ficha técnica de um evento pode ser resumida em
Representação
uma única linha, quando uma única pessoa faz tudo
Quem é Quem na promoção de um Evento?
acontecer.
• Essa condição, no entanto, não é a mais comum. A
organização de qualquer evento, mesmo os
menores, conta com a participação e o trabalho de
mais de uma pessoa. Normalmente, muita gente.
Algumas funções importantes
que podemos relacionar:
Gestor de Projecto
• A concepção do evento e o seu planeamento
inicial caracterizam o Gestor de Projecto. De uma
forma simplificada, podemos dizer que o o gestor
é aquele que apresenta o PROJECTO do evento.
Não apenas quem tem a ideia, mas a pessoa ou a
entidade que formata a ideia, descrevendo o
público alvo, objectivos, previsão de custos,
previsão de resultados, benefícios para os
promotores, para os patrocinadores e para os
Promotor Algumas funções
importantes que podemos
• O promotor do evento é a pessoa ou entidade que
relacionar:
“compra” a ideia do gestor. E assume, daí para frente,
todos os riscos e todos os benefícios. O promotor pode,
e é até comum que aconteça, dividir esses riscos e
benefícios com outras entidades, mas, intrinsecamente,
o risco é todo dele.
• O promotor é o dono do evento. É a pessoa ou a
entidade que toma as decisões fundamentais. É a
pessoa ou entidade que responde, financeira e
juridicamente pelos resultados ou consequências do
Algumas funções
Organizador
importantes que podemos
• Organizar um relacionar:
evento consiste em dar forma aos
acontecimentos. Fazer uma definição no que diz
respeito ao quanto, como e por quem devem as etapas
serem feitas.

• Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar


detalhes ao projecto do evento.
Algumas funções
Produtor
importantes que podemos
• A produção do evento é responsável pela execução
daquilo que ficou relacionar:
definido pelo organizador. É o produtor
(ou a entidade responsável pela produção) que toma as
providências, faz compras, contracta serviços, enfim,
materializa o evento, naquilo que diz respeito à estrutura
física.
• O produtor é, em última análise, o responsável pela
materialização do evento.
Algumas funções
importantes que podemos
Patrocinador

relacionar:
• O patrocínio caracteriza-se pela
“compra” do direito de veiculação de um
produto, de uma marca ou de uma
ideia, associado à realização de um
determinado grupo.
• O pagamento é feito em dinheiro, cujo
Algumas funções
importantes que podemos
Colaborador
relacionar:
• O apoio é frequentemente confundido
com patrocínio. Ambos, colaborador e
Patrocinador contribuem para que o
evento seja realizado, mas existe uma
diferença importante: o patrocinador
contribui em dinheiro, que o promotor
usa como bem entender. Já o
Programa social para
acompanhantes
• Por exemplo, uma companhia aérea pode apoiar um
evento fornecendo passagens para os protagonistas
(palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo
evento, pagando em dinheiro que será utilizado onde
e como o promotor considerar mais interessantes.
• O resultado, para a pessoa que apoia ou patrocina um
evento é muito semelhante. Para o Promotor do
Evento, no entanto a diferença é muito importante:
enquanto o apoio viabiliza a realização daquele
evento em especial, o patrocínio viabiliza a realização
de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros
projectos, porque é uma contribuição mais ampla e
pode ser considerado como um resultado financeiro
do evento.
Funções do comité de
organização
O profissional de eventos
• Promover eventos é uma arte. Exige esforço,
energia, disciplina, dedicação e ainda sintonia entre
os organizadores e o público para que tudo saia
perfeito.
• Muitos falam sobre um promotor de eventos como
profissional de eventos. Mas essa é uma actividade
e não uma profissão.
• Para se tornar um organizador de eventos é
necessário tornar-se num especialista em públicos,
conhecer o público da organização. Essa é a base
necessária para o organizador de eventos.
Organização

• Como atingir sucesso numa empresa

de eventos

• Palestra/ convidado

• Organização de equipe/ divisão de


Organização
Serviços de Secretaria As principais atividades desenvolvidas são:
• Preparação da correspondência preliminar;
• Expedição da correspondência preliminar para as
entidades governamentais, empresas e pessoas que
possam colaborar de alguma forma com o evento;
• Tomada de preço e confecção de material administrativo
(papel de carta , envelopes, impressos em geral e outros)
necessários ao evento;
• Controle e arquivo da correspondência recebida e
expedida;
• Remessa de circulares e cartas informativas para os
participantes potenciais e outros;
Organização
• Recebimento, controle e classificação (sob
supervisão da comissão técnica) dos trabalhos a
serem apresentados, enviados pelos participantes e
convidados;
• Recebimento, controle e confirmação das inscrições
e adesões (participantes e convidados);
• Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se
inscrever como participantes (mailing list);
• Criação e execução do fluxograma de informações;
• Identificação, seleção e contratação de prestadores
de serviços necessários para a organização do
evento. È aconselhável utilizar serviços de empresas
especializadas
Organização

• estratégia de comunicação e marketing;


• infra-estrutura de recursos audiovisuais,
materiais e serviços;
• serviço de transportes para
participantes e convidados;
• programação social, cultural e turística;
Organização

Providências e apoios para um evento de


sucesso

• Parte mais complexa do processo de


preparação e montagem de um evento,
exigindo condições de comando do
profissional responsável para
coordenar e controlar todas etapas.
Organização
Sala de imprensa
• Local montado e equipado para atender à imprensa
e fornecer informações sobre o evento, onde são
feitos as entrevistas e encontros com os jornalistas.
Ela deverá estar equipada com mesa de reunião e
cadeiras, computadores com impressora, máquinas
copiadoras, telefone e fax, material de apoio e
informativos sobre o evento e serviços de apoio.
• Sala de segurança
• Local para servir de apoio aos elementos e serviços de
segurança do evento. Poderá ser utilizado como posto
policial destacado para cobrir o acontecimento. Deve conter
mesas e cadeiras, armários para guarda de armamento,
telefone, serviços de rádio e apoio.
Organização

Cabine de luz, som e tradução

• Local para serviços de sonorização,


iluminação e tradução do evento. Pela
sua generidade recomenda-se a
contratação de empresas
especializadas em cada ramo.
• Apoio Logístico
• É formado pelos equipamentos
MODELO DE CRONOGRAMA

Evento
Cliente
Local
Data / / Horário
Profissional responsável

ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSÁVEL OBSERV.

INÍCIO LIMITE FINAL


1.Planeamento
2.Programação visual
3.Divulgação
4.Mailing List
5.Organização
6.Instalações físicas
7.Recursos humanos
8.Recursos materiais
9.Recursos audiovisuais e equipamentos
10.Avaliação
MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS
1.Título
2.Entidade e/ou empresa promotora
3.Entidade e/ou empresa organizadora
4.Cidade – sede
5.Local do evento
6.Tema do evento
7.Objectivos
8.Justificativa
9.Público – alvo e número previsto de participantes
10.Descrição do evento
11.Período de realização do evento e horário
12.Inscrições e informações
13.Taxa de inscrição e/ou ingresso
14.Recursos necessários
15.1 – recursos humanos
16.2 – recursos materiais (administrativo)
17.3 – materiais de divulgação
18.4 – recursos audiovisuais e equipamentos
19.5 – diversos
20.Instalações
21.Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)
22.Previsão orçamentária
23.1 – receitas
24.2 – despesas
25.Cronograma
26.Considerações gerais
MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30
Responsável; João Carlos Azevedo
DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO

1 – reserva do local Coordenação de curso Carla matos Em andamento

2 – reunião para montagem da Coordenação de curso Carla matos Ok


comissão organizadora da
semana

3 – distribuição de atividades Coordenação geral do evento Sandra regina Ok


para as diversas comissões de
trabalho

4 – definir tema e programa do Comissão organizadora


evento

5 – contratar pessoas e/ou Comissão financeira, de


profissional autônomo p/ criação divulgação e marketing
de material de divulgação

6 – buscar patrocínio e apoio Comissão financeira, de


cultural divulgação e marketing
7 – definição do material de Comissão organizadora
divulgação

8 – contratação de gráfica p/ Comissão organizadora


impressão do material de divulgação
e administrativo

9 – fazer listagem de convidados e Secretaria do evento


palestrantes

10 – enviar carta convite p/ Secretaria do evento


autoridades, palestrantes,diretoria
da instituição e demais funcionários

11 – fazer reserva de equipamentos Secretaria do evento


de audiovisual no departamento
responsável

12 – fazer solicitação de serviço de Secretaria do evento


copa (café,água, chá)

14 – fazer folow up dos convidados, Secretaria do evento


autoridades e outros
15 – fazer a divulgação na mídia Comissão financeira,de
divulgação e marketing

16 – fazer a divulgação do Comissão financeira, divulgação


evento na instituição e marketing

17 – mostrar as pastas dos Comissão de recepção


participantes e convidados

18 – definição de recepcionistas Comissão de recepção


e escala de trabalho

19 – verificação e liberação de Secretaria do evento


estacionamento
20 – elaborar carta de Secretaria do evento
agradecimento p/ os palestrantes

21 – providenciar os certificados Secretaria do evento


dos participantes

22- definir mestre de cerimônia Comissão organizadora

23 – treinar as recepcionistas Coordenação geral do evento

25 – convocar reunião de Coordenação geral do evento


avaliação do evento

26 – elaborar relatório de Coordenação geral


avaliação
Relação de pessoal necessário
ao evento

• Digitador  Mestre de
• Eletricista cerimónias Representa
• Encenador  Motorista nte religioso
• Fotógrafo  Office boy
Secretária
• Garçom  Operador para
• Intérprete audiovisual Segurança
• Jornalista  Operador de Tradutor
• Maître som e luz
Outros
 Pessoal para
• Manobrista
serviços gerais
Função do Comité Financeiro

Angariação de recursos financeiros


• O evento deve ser planeado para a sua
otimização com recursos, humanos,
materiais e financeiros. Assim, a
organização depois de definida a
política estratégica ou institucional do
evento, deverá dispor dos meios
necessários ao empreendimento.
• A principal fonte utilizada é a ICCA,
Função do Comité
Financeiro

• O pagamento para contratação direta


deve ser feito mediante nota fiscal ou
recibo, após o evento ou como estiver
disposto no contrato de prestação de
serviços. Para empresas, devem ser
observadas as cláusulas contratuais,
sendo as mais usuais:
Funções do Comité
Financeiro
• O pagamento para contratação direta
deve ser feito mediante nota fiscal ou
recibo, após o evento ou como estiver
disposto no contrato de prestação de
serviços. Para empresas, devem ser
observadas as cláusulas contratuais,
sendo as mais usuais:
– 30% no ato da assinatura do contrato
– 30% um mês antes do evento
Recepção
Requisitos básicos para recepcionistas

– Aparência pessoal:  profissionalismo:


– Uniformizadas  competência no
– Maquiagem sóbria trabalho
– Cabelos presos  treinamento
 conhecimento do
– Postura: programa do evento
– Educação, cordialidade,  conhecimento da pauta
simpatia do dia
– Postura corporal  conhecimento do local
adequada e correta e suas facilidades.
• O mestre de cerimônias
deve preencher certos
requisitos para falar  ritmo
melhor e se apresentar
bem. Ele deve possuir:  boa voz
• boa memória  vocabulário
• habilidade e agilidade  expressão corporal
com as palavras
 naturalidade
• criatividade
• entusiasmo  conhecimento sobre o
• observação assunto
• síntese  traje adequado
 jogo de cintura
 um bom roteiro
Apoio Externo
• Garçon – atende o cliente, servindo, retirando os
pratos e oferecendo a sobremesa.
• Comin- auxiliar do garçom, encarregado das
bebidas e de limpeza da mesa.
• Segurança
• O sistema de segurança é essencial a qualquer
tipo de evento. A sua implantação divide-se em:
segurança fornecida pela Polícia Civil
(investigativa), pela Polícia Militar(ostensiva) e
por meio de empresa especializada (próprio
evento).
Apoio Externo

Apoio Externo

• São os serviços desenvolvidos fora do


local da realização do evento.
• Aeroportos e pontos e desembarques
• Os recepcionistas devem receber os
convidados, participantes, autoridades,
orientando-os e encaminhando-os para
hotéis ou para o local do evento.
Funcionamento técnico
Por tipos

Eventos baseados nas reuniões

• Brainstorming (sessão de criatividade) -


Técnica de reunião, com objectivo de se
atingir um resultado por meio de
discussões das ideias dos participantes,
com liberdade de imaginação e
criatividade. Muito utilizada nas agências
Funcionamento técnico
Conferência
• Apresentação de um tema
informativo, técnico ou
científico por uma
autoridade em determinado
assunto, para um grande
número de pessoas, plateia.
Ela é mais formal que a
palestra. A duração ideal é
de no máximo uma hora e
meia. E deve-se dividir o
tempo em apresentação e
sessão de perguntas e
respostas.
Funcionamento técnico
Palestra
• Palestra- apresentação de um
tema pré-determinado a um grupo
pequeno, que já possui informação
sobre o assunto. É menos formal
que a conferência
Colóquio
• Apresentado por um profissional de
renome e tem como objectivo o
esclarecimento de um tema ou a
tomada de uma decisão. É mais
utilizado em classes específicas.
Semelhante à conferência.
Funcionamento técnico
Videoconferência ou Teleconferência
• Apresentação de um tema a grupos de pessoas,
que tem interesse sobre o assunto, estando ele
dispostos em espaços diferentes e distantes. São
utilizados recursos audiovisuais e electrónicos.
• Workshop - É uma palestra divida em partes teórica
e prática.
• Seminário – É uma discussão de um tema
proposto, do qual se estuda todo o seu aspecto,
pesquisados por grupos e apresentados por
representantes, não havendo tomada de decisão. A
duração do seminário é de um dia inteiro; se
realizado em mais de um dia é jornada.
Funcionamento técnico
Simpósio
Apresentação de um tema geral de grande interesse,
que é dividido em subtemas, por especialistas de
renome, sendo seu objectivo final o intercâmbio de
informações, com tomada de decisão.
Os trabalhos são resumidos e compilados em
manuais, e entregues aos participantes ao final do
evento. A duração do simpósio é, em média, de três
dias.
Funcionamento técnico
• Congresso – Reunião formal e periódica de
pessoas, pertencentes a grupos profissionais
com o mesmo interesse, objectivando
estudar, debater e chegar a conclusões
sobre um tema geral, que é exposto em
subtemas.
• As apresentações, trabalhos e propostas são
redigidos em um documento único e
entregues aos congressistas juntamente com
as conclusões do evento. Tem duração de
cinco dias, é realizado anual ou bienalmente.
Funcionamento técnico
• Encontro- Reunião de pessoas de uma mesma
categoria profissional para debater temas
polémicos, apresentados por representantes dos
grupos participantes. As características do encontro
são semelhantes às do congresso, porém com
menor abrangência de público e menor período de
duração – de um a três dias.
• Convenção – Evento interno de uma organização,
empresa, entidade ou partido com o objectivo de
aperfeiçoamento, reciclagem, avaliação, troca de
experiências entre os participantes. São utilizados
vários tipos de reuniões na convenção. Geralmente
ocorre anualmente e dura de três a cinco dias.
Funcionamento técnico

• Semana- Acontecimento realizado com


sete dias de duração nos segmentos
académico e empresarial.
• Debate- Discussão entre duas pessoas
defendendo o seu ponto de vista,
geralmente antagónico e polémico.
Pode ser aberto ao público ou
Funcionamento técnico

• Mesa-redonda – Debate com quatro a oito


pessoas, sentadas em semicírculo, sobre um
assunto polémico, controverso e de interesse,
tendo cada participante dez minutos para sua
apresentação inicial. A mesa-redonda pode ser
aberta ou fechada.
• Painel - Evento caracterizado por um quadro de
apresentações, no qual o orador principal e até
quatro membros do painel explanam sua visão
sobre um tema determinado. Ele é dividido em
duas partes distintas:
Funcionamento técnico

Ele é dividido em duas partes distintas:


• Primeira parte: apresentação do tema
individualmente, obedecendo às regras da
conferência.
• Segunda parte: debate entre os membros
do painel entre si e repostas à plateia.
• Fórum- Evento caracterizado pela troca de
informações e debate de ideias, com a
Funcionamento técnico
• Entrevista colectiva- evento caracterizado pela presença
de um especialista em determinado assunto ou
representante de uma organização que será questionado
sobre tema de seu conhecimento.
• Os entrevistadores são formados pela imprensa. Se houver
somente um entrevistador, a entrevista será exclusiva.
• Curso – evento educativo onde se apresenta um tema
específico, objectivando o conhecimento, aperfeiçoamento
ou reciclagem dos participantes, que não deve ultrapassar
35 pessoas.
• A duração do curso depende de vários factores, variando
entre mínimo de oito horas e máximo de doze meses.
Exposição

• Exposição – exibição
pública de produção
artística, industrial,
técnica e científica.
• Feira – exibição pública
com o objectivo de venda
directa ou indirecta,
constituída de vários
stands.
Feira
Eventos desportivos

Eventos competitivos

• Concurso – Evento competitivo que se


adapta a várias áreas de interesse:
artística, cultural, científica. Possui um
regulamento.

• Torneio- Evento desportivo competitivo


e de grande complexidade na
organização. Deverá seguir o
Outros Eventos
Eventos demonstrativos ou expositivos

• Excursão – Formação de grupos de pessoas, com objectivo de


viagem para conhecimento cultural ou de lazer em lugares
diferentes. Recomenda-se a contratação de uma agência
especializada no sector.

• Show- Apresentação ao público-alvo de entretenimento, com fim


cultural ou não, baseado na música, teatro ou outra modalidade.
Os shows incluem-se em qualquer uma das categorias e auxilia
na divulgação das campanhas .
Outros Eventos
• Festival- Festa de
variedades, com
diferentes apresentações
sobre o tema do evento ao
público-alvo.
• Desfile - É a apresentação
e lançamento de produtos,
geralmente ligados à
moda, com utilização de
modelos e manequins. A
sua duração não deve
ultrapassar uma hora e
meia.
Outros Eventos

• Desfile cívico – Os desfiles cívicos têm


organização regulamentada por meio
de normas e regulamentos definidos
pelo cerimonial de cada instituição.

• Manhã/ Tarde/ Noite de Autógrafos –


Lançamento de uma obra literária,
objectivo a venda e divulgação para o
Outros Eventos

• Inauguração – Apresentação ao
público-alvo da organização de suas
novas instalações ou unidades, com um
cerimonial específico, com
descerramento de placa ou desenlace
de fita inaugural.
• Primeira Pedra – Cerimónia que
assinala o início de uma obra, utilizada
Outros Eventos
• Visitas empresariais- Apresentação da
empresa a público segmentado, em dia
específico, através de visitação.
Existem dois tipos de visitação:
• Open day ou política de portas abertas
– Visita de grupos de interesse da
empresa.
• Visitas especiais: missões oficiais,
visitas estrangeiras, comitivas,
Outros Eventos

• Roadshow – consiste na demonstração


itinerante, montada sobre um autocarro
ou caravana, que se desloca para áreas
geoeconómicas de determinado país.
• Showcasing – conceito de vitrine
interactiva. Os produtos ou serviços são
expostos em vitrines fechadas, e os
participantes não tem nenhum contacto
Reservas em Hotéis

Hotel

• Os profissionais destacados para


recepcionar os convidados em hotéis devem:
• alojar os visitantes de acordo com as
reservas;
• resolver algum imprevisto;
• fazer a ligação com os setores do aeroporto,
social e transporte;
• coordenar o deslocamento dos participantes.
Reservas em Hotéis
Social
• A programação social é um complemento do
evento. Recomenda-se um programa de acordo
com o nível e porte do evento, por meio de uma
empresa especializada. Pode ou não ser oferecida
aos participantes.
– Transporte
• Os serviços de transporte devem ser executados
por empresas especializadas, com supervisão e
presença de um representante da organização.
• A identificação dos transportes deverá ser feita por
meio de número, ou mesmo da própria placa,
fornecida aos participantes.
Marketing Relações Publicas

Os veículos de comunicação utilizados


nessa apresentação são:

– Folders;
– Vídeo;
– Revista especializada
– Microcomputador (CD-ROM);
– Outros.
Marketing Relações Publicas

Preparação da captação

• Na preparação da captação, além da


pesquisa nas diversas fontes, como
companhias aéreas, calendários de
eventos de órgãos oficiais de turismo
do Estado, as associações e os
organismos oficiais procuram uma
listagem, solicitando ajuda e
Trabalho de
Imprensa/relações
Divulgação públicas
• A divulgação tem duas premissas básicas:
• Informar sobre o evento como um todo;

• Criar uma expectativa junto a diversos


públicos.

• Para que isso ocorra o organizador poderá


dispor dos seguintes materiais:
Trabalho de Imprensa/relações
públicas
Estratégia de comunicação e marketing
• Meios de comunicação
– Jornais, revistas, rádios e TV
– Cartazes
– Folhetos
– Diálogo
– Briefing sobre o evento, programa e
regulamento, material publicitário,
promocional do evento.
Trabalho de
Imprensa/relações públicas
– Painéis, outdoors e backlights

– Press release

– Internet

– Bus – doors

– Medias alternativas
O QUE É EVENTO?
Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados,
organizados e coordenados de forma a contemplar o maior
número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal,
com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou
produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios
mais eficazes para se atingir determinado objetivo. (MARTIN,
2008).
EVENTO corporativo?
O evento é muito mais do que o planejamento, a programação,
a execução e o monitoramento de uma seqüência de atividades
destinadas a um público específico e realizadas em local
apropriado. O evento deve ser pensado como uma atividade
econômica e social que gera uma série de benefícios para os
empreendedores, para a cidade promotora, para o comércio
local, restaurantes, hotéis e para a comunidade (BRITTO &
FONTES, 2002).
“Os eventos constituem hoje em uma
estratégia cada vez mais presente no
mundo empresarial. As modalidades
variam de acordo com as
necessidades dos organizadores ou
até mesmo dos patrocinadores.”
MODALIDADES DE EVENTOS

Congresso
Pode ser definido como uma reunião promovida por
entidades associativas, visando ao debate de assuntos que
interessem a um determinado segmento. É dividido em várias
atividades, tais como mesas-redondas, conferências,
simpósios, palestras, comissões, painéis, cursos, entre
outras. É um produto bastante abrangente, porém não muito
focado. É interessante para contatos e para se manter
informado sobre o que está acontecendo no setor que ele
representa.
Convenção
É promovida por entidades empresariais ou políticas. Em
todas as convenções, busca-se a integração das pessoas
pertencentes a uma determinada organização, submetendo-
se a certos estímulos coletivos para que possam agir em
defesa dos interesses da instituição promotora. Como as
convenções são reuniões fechadas, que têm por objetivo
alguma conclusão, as informações são muito específicas e
direcionadas ao grupo que participa do evento.
Seminário
Consiste em uma exposição oral para participantes que
possuam algum conhecimento prévio do assunto a ser
debatido. Trata-se de um produto informativo mais focado,
porém parcial. A informação tem normalmente uma única
fonte - o orador ou expositor - e, por conseqüência, pode
apresentar certo viés. Usualmente, o orador é um guru ou
expert no assunto que está sendo exposto.
Simpósio

É um derivado da mesa-redonda, possuindo como


característica o fato de ser de alto nível, com a participação
de aspectos diferentes de determinados assuntos - e sempre
com a presença de um coordenador. A diferença fundamental
entre o simpósio e a mesa-redonda é que no primeiro os
expositores não debatem entre si os temas apresentados. As
perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados
diretamente ao participante da platéia. O tema geralmente é
científico. Seu objetivo principal é realizar um intercâmbio de
informações.
Painel de Debates

Outro tipo de reunião derivado da mesa-redonda. A diferença


é que no painel os expositores debatem entre si o assunto da
pauta, cabendo ao público assistente funcionar somente
como espectador. Outra distinção: no painel, os debatedores
são profissionais renomados nos meios em que atuam, o que
não acontece necessariamente na mesa-redonda. Além do
presidente, o painel poderá ter um coordenador e um
moderador.

.
Fórum
Tipo de reunião que tem como objetivo conseguir a efetiva
participação de um público numeroso, que deve ser
motivado. Está tornando-se uma forma bastante comum,
principalmente pela necessidade crescente de sensibilizar-se
a opinião pública para certos problemas sociais. Usualmente,
são eventos mais abrangentes que tratam de assuntos gerais
de setores e industriais ou temas de interesse social ou
político.
Conferência
Consiste sempre em duas partes: o auditório e os expositores.
Estes podem discorrer sobre um assunto previamente escolhido
e de seu amplo conhecimento. Ao final deste período,
respondem a perguntas formuladas pelo auditório. A conferência
visa a um público específico que demonstra familiaridade com o
assunto abordado. Segundo as empresas organizadoras, é um
serviço que dá ao mercado informações gerenciais, práticas e
focadas para executivos. Dos produtos informativos interativos é
o mais complexo e o que oferece melhor relação custo-
benefício. Além de oferecer aos participantes a absorção de
informação prática, dá também a oportunidade de realizar
contatos e negócios, além de trocar experiências com os demais
participantes, uma vez que o público de conferências tem
bastante familiaridade com o tema abordado.
Workshop

Tem como objetivo detalhar, aprofundar um determinado


assunto de maneira mais prática. Normalmente possui um
moderador e um ou dois expositores. A dinâmica da sessão
divide-se em três momentos: exposição, discussão em
grupos ou equipe e conclusão. Geralmente, está atrelado a
uma conferência, em que são discutidos outros assuntos
relacionados ao tema do workshop.
Exposição

Exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou


científica, de caráter comercial ou não;
Feira
Exibição pública com o objetivo de venda direta ou indireta,
constituída de vários stands, montados em espaços
especiais, onde são expostos produtos e serviços;
Inauguração

Solenidade de curta duração com poucos discursos e que


devem pautar-se pela objetividade, mostrando a importância
do que está sendo inaugurado. Na inauguração fazem-se
agradecimentos aos que colaboram;
Mostra

Exposição itinerante;
Coletiva de imprensa;

É o tipo de evento no qual um especialista ou representante de


empresa, entidade ou governo se coloca à disposição para
responder sobre determinado assunto de seu conhecimento. Os
questionadores são os representantes da
imprensa;
Estima-se que as mil maiores empresas do Brasil realizem, cada
uma, 270 eventos por ano em média, o que daria uma conta de 270
mil eventos realizados no país. Os principais estão voltados para o
relacionamento externo (53%). Outra parte tem foco no público
interno (26%) e é destinada à divulgação de metas e estratégias
da empresa (18%), aponta pesquisa da Fanceschini Análise de
Mercado encomendada pelo MPI – Meeting Professionals
International. São festas fechadas, congressos, stand em feiras,
treinamentos, convenções, viagens de incentivo, confraternização
de final de ano, patrocínio de eventos culturais, esportivos e shows
e coletiva de imprensa. Esse estudo mostra uma grande evolução
nos três últimos anos.
“O evento é uma parte importante do composto
de Marketing para garantir que as nossas marcas
tenham um resultado excelente junto ao
consumidor”, atesta Thiago Ely, Gerente de
Eventos da Ambev.
ORDEM DE PRECEDÊNCIA
• Determinação da ordem hierárquica
de disposição das autoridades do
Estado, de um organismo ou de um
grupo social;
• Ela existe em todos os níveis da
sociedade,inclusive na família;
• O Decreto nº 70.274, de março de
1972, define as “Normas do
Cerimonial e a Ordem de
Precedência e precisa ser atualizado;
Dita regras utilizadas para
Ordem de precedência nas organizações privadas
Não há uma norma estabelecida formalmente para procedimentos protocolares no
âmbito das organizações privadas.
Mesas impares Mesas pares

A pessoa mais importante Ninguém fica no centro da


fica no meio mesa que é considerado
A segunda mais como centro imaginário
importante fica a direita A partir daí a disposição
A terceira mais importante começa pela importância
fica a esquerda à direita conforme mesas
Assim nessa ordem impares
Mesas
1-Presidente do Conselho de
Administração
Membros do Conselho de
Administração
2-Diretor- Presidente
3-Diretores Vices- Presidentes
4-Diretor- Superintendente
Bandeira
• A bandeira pode aparecer em todos os
eventos, oficiais ou privativos, sendo
hasteada ou arriada a qualquer hora do
dia ou da noite.
• Ocupa em todo o Brasil, lugar de honra,
sendo colocada no centro ou à direita
deste quando alinhada com outras
bandeiras, e à direita de tribunas,
mesas de reuniões ou de trabalho.
Hinos nacionais
• A execução do Hino Nacional terá início
depois que as autoridades houverem
ocupado os lugares a elas destinados;
• Serão ouvidos ou cantados de pé, em
qualquer circunstância;
Habilidades do produtor de
• eventos
Ter conhecimentos dos requisitos de
saúde e segurança mais importantes.
• Ter conhecimento do segmento de
entretenimento e hotelaria.
• Boa comunicação e habilidade em
lidar com pessoas.
• Ter habilidade de negociação e de
relações públicas.
• Saber gerenciar seu tempo e ter
habilidade para organizar.
Habilidades do produtor de
• eventos
Qualidades pessoais.
Deve ser criativo, imaginativo, ter
habilidade para inovar e ser detalhista.
Deve também saber gerenciar
grandes projetos, um grande número
de pessoas e trabalhar com prazos
bem curtos.

• Requisitos físicos
Aparência limpa e arrumada e boa
Almoço e intervalo

• Apresentação do vídeo Making off 13


minutos

• http://www.youtube.com/watch?v=p7v_
VEkhdL0&feature=BFp&list=FLoYAUuY
XQypPTqM905bUrSA
Organização

 A organização de eventos é trabalhosa e de grande


responsabilidade.
Acontece "ao vivo", e qualquer falha comprometerá o
conceito/imagem da organização para a qual é
realizado, e do seu organizador.

Fase concepção / Pré-evento / Evento / Pós evento


Planejamento / Preparação
/ Execução / Mensuração
Planejamento / Concepção
Para ter objetivos plenamente atingidos,
é fundamental que se faça um criterioso
planejamento, que envolve prazos,
responsáveis e recursos.

• Objetivos: devem ser considerados


como geral e específicos. É onde
determina o que pretende com o
evento, de forma ampla e específica.
Planejamento
COMO - Estratégia
TRAZER AS PESSOAS
CERTAS E PASSAR A MENSAGEM
CERTA?

Nome do evento
É importante seja claro e que o
assunto seja enfocado de tal forma
que atraia o participante,
apresentando atualidade e
despertando interesse.
Exemplo : Dia do Compromisso T –
Planejamento
COMO - Estratégia
TRAZER AS PESSOAS
CERTAS E PASSAR A MENSAGEM
CERTA?
Local
• É necessário observar a área onde a
reunião ocorrerá, tanto no aspecto
geográfico (localização), quanto no
aspecto físico (salão, centro de
convenções), no que se refere:
• 1 - à facilidade de acesso;
• 2 - à facilidade de estacionamento;
Planejamento
COMO - Estratégia
TRAZER AS PESSOAS
CERTAS E PASSAR A MENSAGEM
CERTA?
Local
• 4 - às condições de higiene e
conservação (água, luz, esgoto,
pintura, telefones, extintores de
incêndio, portas internas e externas
desimpedidas);
• 5 - à possibilidade de acesso rápido
de socorro (ambulância, polícia,
Planejamento
COMO - Estratégia
TRAZER AS PESSOAS
CERTAS E PASSAR A MENSAGEM
CERTA?

Data
Data mal escolhida pode malograr o
encontro. Para que isso não ocorra, os
organizadores devem verificar se no
dia ou mês escolhido existe outro
evento de mesma natureza ou
assemelhado, ou ainda, eventos
Planejamento
COMO - Estratégia
TRAZER AS PESSOAS
CERTAS E PASSAR A MENSAGEM
CERTA?

Programação Visual – visual claro e


com ilustração e texto relacionados
aos objetivos do evento
Planejamento - Estratégia
• Programa
Contendo a distribuição, por datas e
horários, das atividades a serem
desenvolvidas.A seqüência prevista
será observada e o tempo concedido
a cada assunto ou ação deva ser
obedecida.
Planejamento - Recursos
São todos os humanos, materiais ,
físicos e financeiros que serão
utilizados no evento.
Planejamento – Recursos
• Recepcionistas
• Digitadores
Humanos
• Mestre de Cerimônias
• Operadores de som e luz
• Fotografo
• Tradutor
• Interprete
• Auxiliares de serviços gerais
• Segurança
• Enfermeiro
Planejamento - Custos
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um
evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais
deverão ser combinados previamente com as pessoas
responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o
planejamento, quando esse for apresentado, o que permitirá verificar
a extensão do que será feito em comparação ao que existe ou ao
que entrará no Caixa. Notas Fiscais e recibos devem ser guardados
e apresentados, no final do encontro, como comprovantes de
despesas. O setor financeiro do evento deve ser centralizado, a fim
de facilitar a prestação de contas final.
Orçamento previsto: deve ser feito detalhadamente. Caso se busque
patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem
negociadas com os interessados.
Planejamento - Implantação
1. Documento com a descrição
dos procedimentos, desde a
aprovação do projetos até o
seu término.

2.Documento para
Acompanhamentos
CHECK LIST
PLANEJAMENTO -
• Considerar
Fatores condicionantes: são fatos, decisões e acontecimentos aos
quais o projeto fica condicionado para a sua realização.
• Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será
feita a coordenação de todo o processo da organização do evento.
• Avaliação: é feita após o evento em forma de relatório para ser
entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação
de contas.
Evento
A equipe de trabalho deverá estar á
disposição e pronta para o trabalho pelo
menos duas horas antes do inicio do
evento; Durante o dia tudo deve ser
checado e conferido;

Check list em mãos dos responsáveis,


com telefone celular de todos os
envolvidos;
Cerimonial e
Protocolo

Bernadete Neves Mesquita


Protocolo do Direito
• Foi criado para a facilitação do
entendimento para qualquer pessoa
que conheça o cerimonial e também na
distinção das funções do profissionais
em questão.
• OBS: As becas não são iguais; o
promotor usa beca estilo germânico e
os demais uma beca estilo francês.
PRECEDÊNCIAS:
• O que deve ser observado é a hierarquia
dos cargos e sua representatividade no
evento.
• Em caso de dúvidas pesquise entre os
colegas e dentro do próprio circulo social
dos convidados, mesmo porque, na maior
parte das vezes não conhecemos todos os
participantes e qual a representatividade
de cada um especificamente naquele
evento.
Precedência do ministério:
• Ministro da Justiça;
• Ministro da Marinha e Exercito,
Relações Exteriores;
• Ministro da Fazenda...
Se considerarmos os dizeres da bandeira
Nacional perceberemos o porque dessa
precedência. ORDEM E PROGRESSO.
• A amplitude das regras é
tamanha que chega à
precedência de colocação de
bandeiras dos estados
brasileiros numa cerimônia, de
acordo com sua constituição
histórica:
Ordem de precedência dos
Estados
• 1) Bahia; 2) Rio de Janeiro; 3)
Maranhão; 4) Pará; 5) Pernambuco; 6)
São Paulo; 7) Minas Gerais; 8) Goiás;
9) Mato Grosso; 10) Rio Grande do
Sul; 11) Ceará; 12) Paraíba; 13)
Espírito Santo; 14) Piauí; 15) Rio
Grande do Norte; 16) Santa Catarina;
17) Alagoas; 18) Sergipe; 19)
Amazonas; 20) Paraná; 21) Acre; 22)
Distrito Federal; 23) Mato Grosso do
Sul; 23) Rondônia; 24) Rondônia; 25)
Tocantins; 26) Amapá e 27) Roraima.
Autoridades em eventos não
oficiais:
• Mesmo quando não é feita alusão, a
obrigação de quem recebe uma
autoridade, mesmo extra oficialmente, é
de acomodá-la em lugar de destaque,
não sendo necessário um lugar de
honra. É interessante colocar pessoas
que possam ter interesses em comum e
promover as apresentações.
Eventos não oficiais:
• No caso de eventos não oficiais com a
presença de autoridades em
estabelecimentos ou sedes que não
possuam vínculo com qualquer nível de
governo, deverá prevalecer a
precedência federal do Decreto
70. 274 de 09 de março de 1972.
Recepção de Delegação
estrangeiras:
A primeira providência é entrar em
contato com o cerimonial do país que
virá visitar-nos, a fim de podermos
estabelecer contato e ambos os
cerimoniais planejarem os eventos,
receptivos e toda a programação da
delegação.
O que fazer????
• O cerimonial que está recebendo deve
colocar à apreciação do outro o programa
muito bem detalhado, informações sobre
a hospedagem, e traslados das
autoridades, qual a participação delas nos
eventos, a ordem dos discursos, muitas
vezes até cópia dos discursos dos demais
devidamente traduzidas, cardápios do
que será servido nos eventos, planos de
mesa.
E como eles deverão agir?
• O cerimonial deles, eventualmente,
poderá intervir com sugestões e ou
modificações que considerar relevante
para a delegação. Essas sugestões são
submetidas à apreciação dos
organizadores, até que se alcance um
consenso.
É comum...
• Por uma questão de deferência,
acrescentarmos algum costume ou
tradição original do país da delegação
visitante. Isso denota interesse e
conhecimento.
> É um princípio de hospitalidade de
atenção para com o visitante...
Observações
• PESQUISA... Essa deve ser observada
nessa área de atuação.
• As regras de etiqueta deverão ser
rigidamente respeitadas.
• O profissional de cerimonial deve estar
sempre atento aos detalhes.
• Alguns povos não comem carnes de
porco, outros precisam que o abate do
animal seja especial...
PRONOMES DE
TRATAMENTO
• Utilize VOSSA EXCELÊNCIA (V.Exª)
para:
o Presidente da República
o Vice-Presidente da República
o Ministros de Estado
o Chefe do Estado Maior das Forças
Armadas
o Chefe do Gabinete Militar da
Presidência da República
o Chefe do Gabinete Civil da
Presidência da República
oChefe do Serviço Nacional de
Informações
oPresidentes e Membros das
Assembléias Legislativas dos Estados
oGovernadores de Estado e Vice-
Governadores
oPrefeitos Municipais
oSecretários de Estado
oSenadores
oDeputados
oJuízes do Trabalho, Juízes de Direito e
Juízes Eleitorais
oProcurador Geral da República
o Embaixadores e Cônsules
o Generais e Marechais

• VOCATIVO: Excelentíssimo
Senhor (Exmº.Sr) e Meritíssimo
(MM) para juízes
Utilize VOSSA SENHORIA (V.Sª) para:
Funcionários graduados
oOrganizações comerciais e
industriais
oParticulares em geral
VOCATIVO: Ilustríssimo Senhor
Ilmº.Sr.)
•Utilize VOSSA EMINÊNCIA (V.Emª)
para:
oCardeais
oVOCATIVO: Eminentíssimo Senhor
(Emmº.Sr.)
•Utilize VOSSA EXCELÊNCIA
REVERENDÍSSIMA (V.Exª.Revmª) para:
oArcebispos e Bispos
oVOCATIVO: Excelentíssimo Senhor
(Exmº.Sr.)
•Utilize VOSSA SANTIDADE (V.S.) para:
oPapa
oVOCATIVO: Santíssimo Padre ou
Beatíssimo Padre
•Utilize REVERENDO (Revdº.) para:
oSacerdotes
oClérigos
oReligiosos
oVOCATIVO: Reverendo
•Utilize VOSSA MAGNIFICÊNCIA para:
oReitores de Universidades
oVOCATIVO: Magnífico Reitor
•Utilize VOSSA MAJESTADE (V.M.) para:
oImperadores
oReis
oRainhas
•Utilize VOSSA ALTEZA (V.A.) para:
oPríncipes e Princesas
Atenção. Existem duas possibilidades de
tratamento a autoridades:
•VOSSA - quando nos dirigimos à
Autoridade, como na frase "Vossa
Excelência viajará amanhã?"
SUA - quando nos referimos à Autoridade,
como na frase "Sua Santidade avisa que
concederá audiências."
Algumas dicas
• Para se organizar um evento
precisamos saber um pouco mais sobre
o que utilizar para servir as bebidas...
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
NACIONAIS E INTERNACIONAIS
25 Horas
Formadora: Fernanda Sousa
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Objetivos do Módulo:
NACIONAIS E INTERNACIONAIS
 Reconhecer o papel do apoio
administrativo nos diferentes tipos de
eventos nacionais e internacionais

 Identificar e aplicar as regras protocolares


OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
INTERNACIONAIS
CIMEIRAS
 Reunião de pessoas que representam as
autoridades máximas de uma instituição, um
organismo, um país, etc.
 Ex: Cimeira da União Europeia (assunto
Síria ou Ucrânia.
 Cimeira da Nato (OTAN – Organização do
Tratado do Atlântico Norte) – assunto -
Rússia
NATO (OTAN – Organização do
tratado do Atlântico Norte
Organização do Tratado do Atlântico Norte (OTAN
por vezes chamada Aliança Atlântica, é uma aliança
militar intergovernamental baseada no Tratado do
Atlântico Norte que foi assinado em 4 de Abril de
1949. A sede da NATO está localizada em Bruxelas,
na Bélgica, e a organização constitui um sistema de
defesa coletiva na qual os seus Estados-membros
concordam com a defesa mútua em resposta a um
ataque por qualquer entidade externa.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
INTERNACIONAIS
NEGOCIAÇÕES

 As negociações, são normalmente entre dois


estados, em que se discute o papel de cada tem
num conflito existente. O objetivo é encontrar
uma solução mediante a negociação.

 Ex: Negociações de Paz entre Israel


OS VÁRIOS TIPOS DE
SEMINÁRIOS REUNIÕES
Seminário, do latim seminarĭus, é uma aula ou um
encontro didático em que um especialista interage com os
assistentes em trabalhos em comum para divulgar
conhecimentos ou desenvolver investigações.
O seminário é uma reunião especializada, de natureza
técnica ou académica, que procura levar a cabo estudos
aprofundados sobre uma determinada matéria. Em geral,
um seminário deve ter uma duração mínima de duas horas
e contar com, pelo menos, cinquenta participantes.
CONGRESSOS
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
Um congresso é uma reunião de pessoas com
INTERNACIONAIS
interesses em comum, que visa tratar de
determinados assuntos, comunicar trabalhos,
apresentar propostas ou trocar ideias. O
congresso pode ser uma boa ocasião para
resolver questões pendentes por parte da
assembleia em questão.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
CONGRESSOS
 É indispensável que o orador conheça em
profundidade os temas tratados. O
congresso deve ter uma introdução (para
suscitar o interesse da plateia), um corpo
central (no qual é desenvolvida a
mensagem que se pretende transmitir) e
uma conclusão (que costuma resumir
aquilo que é expressado no corpo central).

OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES

CONGRESSOS
Exemplos:
 Congressos dos partidos políticos;
 Congressos de jovens
evangelistas
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
CONFERÊNCIA
 Uma conferência é um discurso
(ou uma apresentação) em público
sobre algum tema concreto.
Ex: Conferência sobre a crise;
Conferencia sobre literatura
francesa, etc
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
COLÓQUIOS/PALESTRAS
Colóquio/palestras são reuniões que permitem
debater um assunto, com a participação de um
número limitado de pessoas. Neste sentido,
colóquio pode associar-se a mesa redonda ou
debate. Aqueles que participam no colóquio
trocam opiniões e experiências, na presença de
um auditório
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
COLÓQUIOS/PALESTRAS
Exemplos:
 “colóquio de especialistas em alterações
climatéricas”
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
SIMPÓSIOS
• O simpósio é entendido como um tipo de reunião
social em que diversos indivíduos se juntam para
debater, conversar e trocar ideias sobre um tema
previamente estabelecido.
• Hoje em dia esse conceito está relacionado quase
exclusivamente com reuniões académicas em que um
ou vários especialistas que expõem e desenvolvem
teorias sobre diferentes temas para um público
previamente organizado e inscrito.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES
WORKSHOPS
Um workshop é diferente de palestra, em
algumas áreas específicas, pois no workshop a
plateia é convocada a participar no evento
ativamente, e não são meros espectadores.
Existe interação com o que está a acontecer. O
workshop tem caráter mais prático e sua
realização requer uma inscrição prévia.
OS VÁRIOS TIPOS DE REUNIÕES

WORKSHOPS
Exemplos: Workshops de culinária
FUNÇÕES DA COMISSÃO ORGANIZADORA
• Tem a função de organizar os procedimentos gerais de
funcionamento do evento;
• Definir dia, local e a programação, propor normas para a
certificação dos participantes;
• Convidar os oradores;
• Promover a divulgação do evento;
• Convidar autoridades;
• Definir composição da mesa de abertura e
encerramento, mesa;
• Efetuar as reservas de passagem e hospedagem;
• Elaborar o relatório final entre outros.
FUNÇÕES DO SECRETARIADO
Reflectir as necessidades dos
participantes
As necessidades dos participantes devem
ser tomadas em consideração no design do
programa.
Para além de garantir que o programa é
escrito e apresentado de forma clara, ele
deve ser simples de seguir e estar
disponível em diferentes formatos – por
exemplo, em braille ou em cassete se houver
participantes invisuais.
FUNÇÕES DO
SECRETARIADO
Por outro lado, os participantes necessitam
de saber:
 quem são os oradores;
 de que organizações vêm;
 quais são os mais importantes (isto é, os
oradores principais, cujos nomes podem ser
escritos em negrito para destacar);
PLANEAMENTO GERAL
• O quê?
• Para quê? Qual é o resultado final
desejado?
• Para quem?
• Onde? Como? Quando?
• Quem faz o quê?
• Que recursos?
• Concorrência?
PLANEAMENTO GERAL
• Definição do que se pretende fazer e de quais são os
resultados finais a alcançar (metas).
• Definir roteiro com descrição das etapas.
• Responsáveis por etapa.
• Cronograma, com tempos bem definidos.
• Fluxo dos convidados (entrada, passagem, saída,
alternativas de segurança) e gráficos de disposição de
elementos.
Planeamento / Concepção
 Para ter objetivos plenamente atingidos, é
fundamental que se faça um criterioso
planeamento, que envolve prazos, responsáveis e
recursos.

• Objetivos: devem ser considerados como geral e


específicos. É onde determina o que pretende com
o evento, de forma ampla e específica.
Planeamento / Concepção

• Públicos: é a quem se destina o evento, determinando se


externo, interno ou misto, e quem dentro dessa
classificação
Planeamento - Estratégia
COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A
MENSAGEM CERTA
NOME DO EVENTO

É importante que seja claro e que o assunto seja


focado de tal forma que atraia o participante,
apresentando atualidade e despertando interesse.

Exemplo : Seminário sobre , cujo objetivo é chamar a


atenção para a importância da água, a sua escassez
e respetivas consequências, etc
VISÃO GERAL
Durante o processo de design, toda a estrutura
do evento é analisada, por exemplo:

• De que tipo de evento se trata?


• Quais os métodos de comunicação usados?
• Qual é o ambiente?
• Quais são as possibilidades experimentais?
VISÃO GERAL
O design do evento deverá tomar em
consideração a forma como o evento
pode ser adaptado para satisfazer as
necessidades emocionais e intelectuais
do público-alvo no âmbito dos objectivos do
evento.
Reflectir o modelo e o formato do
evento
O formato do evento deve ser reflectido no
programa designado. Isto significa que se o
evento inclui muitas actividades diferentes, o
programa designado deve apresentar de
forma clara e concisa os pormenores de cada
actividade.
Reflectir o modelo e formato do evento

Não é, por vezes, possível incluir todos os


pormenores num programa resumido devido a
limitações de espaço.
Nesse caso, os pormenores podem ser apresentados
num anexo ou numa página separada.
Independentemente da forma como os pormenores das
actividades sejam apresentados, é essencial que o
programa tenha um formato lógico.
Isto é, com as datas e horas das diferentes
actividades apresentadas de forma cronológica.
Planeamento - Estratégia
COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A
MENSAGEM CERTA
 LOCAL
• É necessário observar a área onde a reunião ocorrerá,
tanto no aspecto geográfico (localização), quanto no
aspecto físico (salão, centro de convenções), no que se
refere:
• 1 - à facilidade de acesso;
• 2 - à facilidade de estacionamento;
• 3 - ao tamanho, em relação ao número pretendido de
participantes; um lugar muito amplo para um grupo
pequeno é desaconselhável; por outro lado, um recinto
pequeno, porém confortável, poderá dar idéia de
aconchego;
Planeamento - Estratégia
COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A
MENSAGEM CERTA
• às condições de higiene e conservação (água, luz,
esgoto, pintura, telefones, extintores de incêndio, portas
internas e externas desimpedidas);
• à possibilidade de acesso rápido de socorro (ambulância,
polícia, bombeiros);
• às condições para operacionalizar recursos
audiovisuais (extensões, tomadas);
• às salas ou aos locais apropriados para colocar as
comissões organizadoras/administrativas;
Planeamento -
DATA
Estratégia
Data mal escolhida pode malograr o
encontro. Para que isso não ocorra, os
organizadores devem verificar se no dia ou
mês escolhido existe outro evento de
mesma natureza ou semelhante, ou ainda,
eventos cívicos ou religiosos na localidade
escolhida.
EQUIPA
• Quem faz o quê?
• Quem coordena.
• Reunir competências diversas: relações públicas, operação
som/luz/computador, comunicação...
• Roteiro bastante detalhado.
• Mecanismo de inter-comunicação (do gesto/olhar, à
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie...)
• Reuniões:
– De arranque e planeamento
– De monitorização da preparação
– De véspera (ensaios/testes)
– De pré-execução (uma hora antes do início da
operação)
– De avaliação
Planeamento – Recursos
Humanos
• Recepcionistas
• Técnicos de informática
• Operadores de som e luz
• Fotografo
• Tradutor
• Interprete
• Auxiliares de serviços gerais
• Segurança
• Enfermeiro
• Garçons
A COLOCAÇÃO DAS
BANDEIRAS
• A colocação das bandeiras também
obedece a precedências, sendo que
dos exemplos mais simples a Bandeira
de Portugal será sempre colocada ao
centro, quando existem 3 mastros.

• Alguns exemplos de como as bandeiras


deverão ser colocadas
Comunicação:
Foco em Resultados
Técnicas de
Apresentação
Eunice Mendes
Consultora Sênior do Instituto MVC
eunice@institutomvc.com.br
www.institutomvc.com.br
Objetivos:

Promover a auto-análise e o
desenvolvimento de métodos e
técnicas para uma comunicação
clara, objetiva e segura.
Propiciar a interação do grupo
por meio do estímulo à
desinibição e à comunicação
receptiva.
Comunicação Humana

Comunicação Eficaz:
Interação e Arte do Encontro

O processo de liderança é a
própria essência da
comunicação humana
Etapas do Processo Lógico

Pensar

Planejar

Transmitir
Para maior objetividade e clareza
nas comunicações é necessário
saber:
Por que

O que

A quem
Como
Falar / Ouvir ?
Quando

Quanto

Onde
Barreiras nas comunicações

Egocentrismo

Timidez

Dificuldade de
expressão
Barreiras nas comunicações

Escolha inadequada:  receptor


 momento, local e meio

Excesso de
intermediários
Preconceito
s
Status
Barreiras nas comunicações

Suposições

Distrações

Diálogo dos surdos

Monólogo coletivo
Imagem Profissional

Ferramenta de comunicação

Parte do potencial de habilidades

Quem você é / O que você faz


Out-door
A qualidade do que você faz
Imagem Profissional (3
percepções)

Como você se vê

Como os outros o vêem

Imagem que gostaria de transmitir


Fontes de Informações

Vocabulário

Tom de Voz

Expressões Faciais
Gestos

Trajes
Construa sua verdadeira

imagem
ima

Sua imagem sem limites!


Plano de Ação
Reconhecer e identificar as necessidades

Criar objetivos para superação dos


obstáculos

Determinar o tempo para conquistar os


objetivos propostos

Planejar estratégias facilitadoras

Avaliar os resultados
conquistados
Esquema Lógico da
Apresentação
Introdução Desenvolvime Conclusão
 Capta o nto
interesse

 Registra a  Apresenta  Sintetiza os


importância os temas
do tema argumentos propostos

 Define os
objetivos
Excelência nas
Comunicações

Conheciment Habilidades Atitudes


os (O Saber Fazer) (O Querer
(O Saber) Fazer)
 conhecimento  aplicação dos  querer
da realidade conhecimento planejar
 público-alvo s
Papel  conteúdo  auto-análise
(Antes)
 técnicas de
Apresentado
r apresentação
Planejador  recursos

audiovisuais
 planejamento

da
apresentação
Excelência nas
Comunicações

Conheciment Habilidades Atitudes


os (O Saber Fazer) (O Querer
(O Saber) Fazer)
 comunicação  liderança  querer se
verbal e não-  relacionament comunicar
o com o grupo
Papel verbal
 tipos
(Durante)
Apresentado característicos
r de
Comunicado
participantes
r
 técnicas de

controle da
emoção
Excelência nas
Comunicações

Conheciment H abilidades Atitudes


os( O Saber Fazer) (O Querer
(O Saber) Fazer)
 avaliação:  percepção  querer
 reação do
das reações avaliar
do grupo
Papel grupo
(Depois)  resultado

Apresentado s
r
Avaliador
Para otimizar as
comunicações é necessário:
Praticar uma comunicação voltada para resultados

Saber distinguir o momento oportuno para


enviar a mensagem

Desenvolver a percepção

Acompanhar o processo
comunicativo
Para otimizar as
comunicações é necessário:
Reforçar as palavras com a ação

Desenvolver a auto-análise

Criar um clima de receptividade e confiança

Administrar o conflito interpessoal


Para otimizar as
comunicações é necessário:

Ter habilidade para ouvir

Ter habilidade para dar e receber feedback

Aprender a filtrar as informações

Atualizar-se
JANELA DE JOHARI
Conhecida Desconhecid
pela pessoa a
pela pessoa
Conhecida Área Área
pelos Aberta Cega
outros
Área Área
Desconheci Oculta Desconheci
da da
pelos
outros
Para otimizar a comunicação

• Evitar bloqueios, filtragens e


ruídos
• Melhorar a transmissão e a
recepção
• Utilizar-se do Feedback
• Saber ouvir e interpretar
• Usar a empatia
Para otimizar a comunicação

• Desenvolver a percepção
• Saber distinguir o momento
oportuno para enviar a
mensagem
• Reforçar as palavras com ação
• Administrar o conflito
interpessoal
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação
Utilize o recurso do
CHA
Busque
Conhecimentos
Treine Habilidades
Tenha Atitudes mentais
positivas para uma
comunicação eficaz.
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação
Desempenhe os papéis

Planejador
Comunicador
Avaliador da
apresentação
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação
Planeje a apresentação
• O que comunicar? (o
tema/conteúdo)
• Para quê? (os objetivos)
• Para quem? (o público-alvo)
• Como? (as técnicas de
apresentação)
• Quanto tempo? (a duração)
• Quando? (a data)
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação
Divida a apresentação em três
etapas
Introdução
Desenvolvimento

Conclusão
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação
Harmonize

o conteúdo
e a forma da
mensagem
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação
Administre a tensão e o medo

preparando-se mental e
fisicamente,
ensaiando e praticando
sempre
Caminhos para apresentações
eficazesAntes da
apresentação

Mantenha-se atualizado
culturalmente

Visualize uma apresentação


bem-sucedida
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Fale com a platéia, e não para a platéia

Pratique uma comunicação voltada para os resultados.


Desenvolver métodos e técnicas de persuasão,
apresentar e vender idéias devem ser as metas do
profissional que busca o sucesso.
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação verbal EVITE
respirar mal;
falar muito baixo ou muito alto;
pronunciar mal as palavras;
falar muito depressa ou muito
devagar;
usar vícios de linguagem como
“tá?”, “né?”, “ok”, “certo?”,
“entendeu?”, “percebe?”, “é isso
aí!”, “tipo assim”, “a gente”, “acho
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação verbal EVITE
falar como robô, em tom
monocórdio;
cometer erros gramaticais;
engolir esses e erres;
falar com estridência;
embolar as palavras;
ser prolixo ou monossilábico;
organizar mal as idéias e a
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação verbal EVITE
usar termos técnicos para público
leigo;
contar piadas e usar chavões;
desculpar-se por estar
despreparado;
não levar em conta o momento, o
local e o meio mais oportunos para
transmitir determinadas
mensagens;
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação verbal EVITE
baixar a voz no final das frases;
não destacar as idéias principais;
usar citações em excesso e
vocabulário inadequado;
não aliar a técnica à naturalidade
na comunicação.
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação não-verbal EVITE
gestos que conotem nervosismo e
inibição;
ajeitar a gravata;
manusear chaveiro, caneta;
ajeitar o cabelo ou os óculos;
coçar-se, pigarrear ou bocejar;
apoiar-se ora numa perna ora em
outra;
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação não-verbal EVITE
olhar através das pessoas;
ficar parado como estátua ou com as
pernas abertas;
movimentar as mãos
excessivamente;
estufar o peito ou cruzar os braços;
mascar ou roer unhas;
pôr as mãos para trás;
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação não-verbal EVITE
esfregar as mãos ansiosamente;
andar pelo palco sem razão;
balançar o corpo;
pôr as mãos nos bolsos;
olhar para o vazio;
pôr as mãos na cintura;
apoiar-se nos móveis do cenário;
consultar excessivamente o relógio;
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação não-verbal EVITE
fazer mau uso dos recursos
audiovisuais;
ameaçar o público com o ponteiro ou
a caneta laser;
esconder-se atrás dos recursos
audiovisuais;
perder a interação visual com o
público.
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação interpessoal
EVITE
usar a comunicação como forma de
poder;
parecer egocêntrico, arrogante ou
subserviente;
manipular a platéia;
esquecer o valor da empatia;
ser irônico e sarcástico;
não ouvir a platéia ou demonstrar
preconceitos;
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação interpessoal
EVITE
ignorar a etiqueta empresarial;
chegar atrasado;
revelar preferências pessoais;
ter gestos, atos e palavras incoerentes;
ser inflexível;
não saber administrar conflitos
interpessoais;
receber as perguntas da platéia como
Caminhos para apresentações
eficazesDurante a
apresentação
Na comunicação interpessoal
EVITE
dizer que vai “roubar o tempo” dos
espectadores;
não controlar o tempo da exposição;
tentar enganar a platéia falando do que não
conhece;
ignorar a linguagem corporal dos
espectadores;
subestimar a importância do processo de
sinergia.
Caminhos para apresentações
eficazes
Após a apresentação

Avalie criticamente os resultados e faça as


correções necessárias para a sua próxima
apresentação
Minicurso de
Protocolo e Cerimonial

Projeto Rondon 2014


Operação Portal da Amazônia
Buritirana - MA
• Protocolo - Conjunto de regras
preestabelecidas que disciplinam a
organização de qualquer evento;
• Cerimonial – Aplicação prática e concreta
do protocolo. Implementação de normas
previamente fixadas pelo protocolo.
Designa a ordem de precedência;
• Etiqueta – Formalidade no trato social. É
um fenômeno cultural. Ampara-se nos
costumes de cada região do mundo;
PROTOCOLO
 O protocolo é importante como elemento
ordenador.
 Sua aplicação adequada supera
inconvenientes, evita fricções em ocasiões em
que deve haver determinadas condutas.
 O protocolo dá a cada pessoa as
prerrogativas a que tem direito e, por outro
lado, são as formas do Cerimonial que dão à
solenidade: ordem, beleza, dignidade e
perfeição.
PROTOCOLO

Cada Nação ou Organização tem sua


razão de ser e suas características
próprias quase sempre ligadas à sua
história.
Portanto, muitas vezes é difícil conciliar
o cerimonial de dois países, fazer
coincidir as regras internacionais e as
do Estado anfitrião.
Tipos de cerimonial

• Público/Executivo
(Decreto Federal 70.274 – 09/03/72)
Legislativo, Judiciário, Eclesiástico
• Universitário, Militar
• Privado: adaptação do cerimonial
público
Precedência
• Determina a ordem ou hierarquia de
uma pessoa sobre a outra. É a
prerrogativa básica do cerimonial. Pode
ser determinado por conceitos
baseados em bom senso (idade,
gênero), importância de cargos ou
então por normas determinadas em lei
(cerimonial público).
Utilidade da Precedência
Identifica pessoas importantes perante o
público
Ordena:
1. A apresentação de autoridades
2. Registro de presença
3. Montagem de mesas oficiais em um evento
Minimiza o risco de se cometer gafes em
ambientes onde a vaidade está sempre
presente.
Razões de Precedência
Funcional: a partir do cargo que a
pessoa desempenha no momento;
Pessoal: as características pessoais,
currículo, formação, histórico, cargos
anteriores, gênero, idade etc.;
Local: em função de onde acontece o
evento e se desenvolve o cerimonial;
Material: de acordo com o assunto, a
temática a ser desenvolvida;
Precedência Federal
O Presidente da República presidirá
sempre a cerimônia a que comparecer
(art. 1o.)
Seguido de: Vice-Presidente,
Presidente do Supremo Tribunal
Federal, antigos Chefes de Estado e
em seguida os antigos VPR (desde
que não exerçam outra função pública
– neste caso a precedência respeitará
sua atual posição)
Precedência Federal
• Não comparecendo o PR, presidirá o VPR
(art. 2o.)
• Os ministros presidirão as solenidades
promovidas por seus Ministérios. A
precedência dos Ministros seguirá a
ordem de criação de seus Ministérios.
• Os ex-Ministros passarão logo após os
atuais ou pela função atual que exerçam
• Art. 10 – Nos Municípios, o Prefeito
presidirá as solenidades municipais.
• Art. 18 – Quando o Presidente da
República se fizer representar em
solenidades ou cerimônias, o lugar
que compete a seu representante é à
direita da autoridade que as presidir.
• Parágrafo 2º – Nenhum convidado
poderá fazer-se representar nas
cerimônias a que comparecer o
Presidente da República.
Ordem de criação e
precedência dos ministérios
• Justiça • Aeronáutica
• Marinha • Saúde
• Exército • Indústria e Comércio
• Relações Exteriores • Minas e Energia
• Fazenda • Planejamento
• Transportes • Comunicações
• Agricultura • Previdência
• Educação • Ciência e Tecnologia
• Trabalho • Cultura
• etc
Precedência Estados, DF e
Territórios

• Governador preside cerimônias a que


comparecer, exceto as dos Poderes
Legislativo e Judiciário e as de caráter
exclusivamente Militar, mas terá lugar de
honra (art. 6o.)
• No respectivo Estado, o Governador, o VG, o
Presidente da Assembléia Legislativa e o
Presidente do Tribunal de Justiça terão
precedência sobre as autoridades Federais,
salvo Presidente do Congresso Federal (e
Senado), Câmara dos Deputados e Supremo
Tribunal Federal e autoridades com status de
Ministro, que passarão logo após o
Governador
Ordem de precedência
privada
• Critérios:
– Anfitrião – pessoa mais importante da empresa;
– Executivos mais ligados ao centro de decisão (VP,
diretores);
– Importância nas áreas da empresa (diretorias
industrial, comercial etc.);
– Cargos iguais: relação com o tema do evento,
idade, tempo de serviço prestado;
Precedência nos Municípios
Prefeito preside solenidades
municipais, seguido da ordem de
precedência das autoridades do
respectivo Município;
Em casos omissos o Chefe do
Cerimonial determinará a ordem de
colocação das autoridades;
Observações
• Chefes de Secretarias de Assuntos
Estratégicos, Casa Civil, Casa Militar,
Secretária-geral da PR, EMFA, Consultor- Geral
da República têm status de Ministro de Estado
• Em havendo autoridades estrangeiras o Ministro
de Relações Exteriores passa à frente de seus
colegas de Ministério
• Cardeais e Embaixadores estrangeiros como
representantes de seus países têm mais alta
precedência, passando logo após o Governador
do Estado
Precedência de bandeiras
• Parte é definido por lei federal
- Bandeiras Internacionais
- Bandeiras Estaduais
• Parte é definido por bom senso
- Bandeiras de Municípios
- Bandeiras de Órgãos Públicos,
Empresas e demais entidades
Precedência de Bandeiras
 Internacional
1. País Anfitrião
2. Demais países em ordem alfabética

Evento na Argentina
1. Argentina
2. Brasil
3. Paraguai
4. Uruguai
Precedência de Bandeiras
 Estados
1. Ordem de criação dos Estados
Precedência de Bandeiras
 Empresas e Entidades
1. Anfitrião
2. Ordem Alfabética
 Nunca terá precedência sobre bandeiras oficiais

Execução de
HINO NACIONAL BRASILEIRO
Hinos
• Deve ser executado antes de hinos de estados
e outros hinos;
• Sua execução posicionamento em direção a
bandeira nacional. É necessário apenas que
estejam todos de pé, com boa postura,
atenção e respeito e, no caso dos militares, a
posição de sentido. Ao término, não se bate
palmas, a menos que seja executado por
banda ou artista.
• HINO DE NAÇÃO ESTRANGEIRA
• Pelo princípio da cortesia, deve ser executado
antes do hino nacional brasileiro;
Composição de Mesa e
Ordem de fala
Regra de ouro: Inicia-se ao centro e
alterna-se a distribuição na ordem “direita
e esquerda”, do mais importante paro o
menos importante.
Fala: Do menos importante para o mais
importante. O presidente da cerimônia
fecha o evento, dá a última palavra.
Ordem de mesa
• Mesa ímpar: a partir do centro, designa-se a
esquerda de quem olha (do presidente) e
depois a esquerda, e assim
sucessivamente, como os locais de
destaque da mesa.
• Mesa par: determina-se o centro imaginário,
localiza-se o presidente à esquerda de
quem olha (a partir do centro) e o próximo à
esquerda do presidente. Após isso,
mantém-se o mesmo ritmo.
Mesa ímpar

4 2 1 3 5

1- Maior autoridade: preside a cerimônia;


2- Segunda maior autoridade presente;
3- Anfitrião: a esquerda da maior autoridade;
As demais autoridades são posicionadas em ordem
decrescente de precedência, do centro para as
extremidades, alternando-se direita / esquerda.
Mesa par

5 3 1 2 4 6

1 - Governador de SP
2 - Prefeito de SP
3 - Ministro da Educação
4 - Secretário da Educação do Estado
5 - Secretário da Educação do Município
6 – Presidente da Associação Paulista Viva
Discursos
 Devem ser realizados em ordem crescente de
precedência, ou seja, a autoridade de maior
precedência fala por último.
 (*)Importante: Compete ao cerimonial
 Informar a autoridade de que ela terá a
oportunidade de pronunciar-se e, confirmar
seu interesse em fazer uso da prerrogativa;
 Informar o momento da cerimônia em que a
autoridade será convidada a fazer seu
pronunciamento e, se possível;
 Informar o tempo disponibilizado para a
realização do discurso.
Formas de Tratamento
Vossa Excelência
/Excelentíssimo
 Presidente da República;
Sr.
 Vice-Presidente da República;
 Ministros de Estado;
 Secretários Executivos dos Ministérios;
 Procurador Geral da República;
 Governadores de Estado e do Distrito Federal;
 Vice-Governadores;
 Prefeitos Municipais;
 Secretários de Estado;
 Senadores, Deputados Estaduais e Federais;
 Ministro do Tribunal de Contas da União;
 Presidentes e Conselheiros dos TCEs;
 Oficiais Generais das Forças Armadas;
 Desembargadores, Juízes e Promotores de Justiça;
 Embaixadores e Cônsules;
 Vereadores Presidentes das Câmaras Municipais(*).
Formas de Tratamento
AUTORIDADES
ECLESIÁSTICAS
• PAPA - Vossa Santidade (V.S.) / Santíssimo Padre
• CARDEAIS - Vossa Eminência (V.Emª) /
Eminentíssimo Senhor (Emmº Sr.)
• BISPOS E ARCEBISPOS - Vossa Excelência
Reverendíssima / Excelentíssimo e Reverendíssimo
Sr.
• CLÉRIGOS, SACERDOTES E RELIGIOSOS -
Reverendo (Revdº)
Formas de Tratamento
AUTORIDADES
MONÁRQUICAS
REIS, RAINHAS E IMPERADORES – Vossa
Majestade (V.M)

PRÍNCIPES E PRINCESAS –
Vossa Alteza (V.A.)
Formas de Tratamento
DEMAIS AUTORIDADES
 REITORES DE UNIVERSIDADES - Vossa
Magnificência / Magnífico Reitor
 DEMAIS AUTORIDADES – Senhor

 Exemplos:
 Senhor Coronel; Senhor Subsecretário;
Senhor Diretor, etc.

(*) Obs: Estão abolidas as formas:


Ilustríssimo (ILMO) e Digníssimo
Convites
Principais Informações
Informações Adicionais

• QUEM • DEFINIÇÃO
CONVIDA DO TRAJE
• PARA QUE • PEDIDO DE
CONVIDA CONFIRMAÇ
AO CONVIDAR, tem: ÃO
• QUANDO
• a honra – Autoridade / Superior;
• o prazer, • OUTRAS
SERÁa satisfação – Amigos, pares e subordinados;
• ONDE SERÁ ORIENTAÇÕ
Modelo de convite
Referências
• LEI Nº 5.700/71 – SÍMBOLOS NACIONAIS;

• DECRETO Nº 70.274/72 – NORMAS DE CERIMONIAL


PÚBLICO;

• MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DA PRESIDÊNCIA DA


REPÚBLICA;

• Usos e costumes.