EVENTOS.

ANTES,

GRADUACION
DURANTE Y DESPUÉS
LA GRADUACIÓN, EL MÁS SOLEMNE ACTO
ACADÉMICO
 La graduación es el acto más solemne y más importante que
una institución académica celebra, ya que presenta a la
Sociedad jóvenes que son fruto de su empeño y enseñanza.
Son el reflejo de su filosofía y visión institucional.
 Llevar a cabo una graduación universitaria requiere de
varios pasos importantes. Cada Institución debe
personalizar su ceremonia, de acuerdo a sus intereses,
cultura institucional, valores, etc.
1. Lo primero que debemos considerar es la cantidad de graduandos que
par ticiparán en la cere monia. Esta información es imprescindible al
ponderar el lugar donde se llevará a cabo la ceremonia.
2. De finir el lugar es de suma impor tancia para el buen desenvolvimiento de
la ce re m onia. Para seleccionar el lugar, debemos tomar en consideraci ón.
3. Se le ccionar la fec ha del evento de acuerdo a los reglamentos de la
Inst it u ción acad é m ica. Cada institución tiene definida una fecha para
llevar a cabo la ceremonia, en ocasión de su aniver sario u otra fecha que
considere impor tante, a final de año o de semestre académico o año
escolar.
4. Invit acione s. Se deben limitar la cantidad de invitaciones por estudiante,
es una manera de controlar el flujo de los asistentes.
5. Re u nión con los estudiantes y/o tutores. Es imprescindible una reunión
con antelación con los par ticipantes, donde se de a conocer los
lineamientos de la ceremonia.
6. Decoración y montaje. El principal punto focal de la ceremonia es el
escenario donde se entregarán los diplomas a los graduandos. Para el
montaje del escenario se debe tener en cuenta:
 Ca n t i dad de pe r s o nas e n l a ( s ) m e s a ( s ) de h o n o r.
 Co l oc ar fl o re s e n l a s m e sas de h o n o r.
 Co n sidera r c o l o ca r do s po di um s , un o pa ra e l m a e st ro de c e re m onias y ot ro
pa ra l o s di s c ur sos.
 Que e l l o g o/esc udo de l a In s t i t uc ión s e a e l c e n t ro de a te n c ión de l e s c e nario.
 M a rc a r e l pi s o de fo rm a l t a l q ue s e de s t a que e l l ug a r do n de l a s a uto ri da des s e
de be n co l ocar pa ra e n tre g ar l o s di pl o mas.
 La i l umina ción e s i m po r t a nte pa ra da rl e m a j est uo sida d a l e s c e na rio.
 Co n sidera r e l us o de l a s pa n t a llas g i g antes o pl a s mas s i e l l ug a r e s m uy
g ra n de y s e e s pe ra un a g ra n c a n t i dad de pe r s on as.
 E s i m po r t a nte c o l o c ar l o s n o m bre s de l o s m i embro s de l c o n s ejo y de l o s
i nv it ados e s pe c iales e n l o s l ug a res q ue l e s c o rre s po nde e n l a s m e sas de h o n o r.
 D e fi n ir e l l ug a r do n de s e o rg a niz arán l o s g ra dua n dos; s e de be i de n t ific ar e l
á re a co m ún y co l o carle e l n o m bre po r c a rre ra o fa c ul t a d.
 E l á re a do n de s e rá n to m a das l a s foto s , t a m bi én de be s e r i de n t ific ada .
 E l m o n t aje y de c o ra c ió n de l l ug a r de be de l l evar se a c a bo e l dí a a n te s de l
eve n to
 7. Indumentaria para académicos. Para darle un aspecto más solemne,
las autoridades académicas, en muchas instituciones, se visten con
trajes académicos, los llamados togas y birretes, y las esclavinas de
acuerdo a su carrera.

A los invitados especiales que serán par te de la ceremonia, se les debe

avisar con antelación que serían vestidos con trajes académicos, si es el
caso.

8. Invitados especiales. Es de suma impor tancia estar informado sobre

los invitados especiales que asistirán a la ceremonia. Las autoridades
deben definir si estos invitados deben sentar se en la mesa de honor o en
las primeras filas de asientos reser vados, o si ofrecerán un discurso.

9. M aestra de ceremonias. Se debe seleccionar una maestra de

ceremonias que se identifique con la misión institucional y que ofrezca
una gran solemnidad al evento.
10. Fotos y Video. Contratar un fotógrafo profesional para capturar los
momentos más impor tantes de la ceremonia y que las mismas sir van para
las memorias de la Institución.
11 . P rogram a. Se debe hacer un programa de mano, donde aparezcan

1 2. Ce re m onial. El ceremonial es el guión que será utilizado la maestra de

ceremonias y donde estará incluido todas las incidencias del evento.

1 3. Los Radios por tátiles son indispensables para el éxito del evento, son
una manera fácil y rápida y comunicar se entre el per sonal que colaborar
para el evento.

14. Se debe identificar el per sonal de apoyo ( staf f) que estará colaborando
antes, durante y después de la ceremonia. Deben ser per sonas con actitud
positiva y receptivas, los días de una ceremonia de este tipo se manejan
gran cantidad de per sonas. Algunas recomendaci ones.
1 5 . A m b u lanc ia. E n eve n tos q ue i nvoluc ren m uc h a s pe r s o nas, s i e mpre e s
i m po r t a nte c o n t ra t a r l o s s e r vic ios de un a a m bul anc ia pa ra c ua l q uie r
eve n tualida d.

16 . A lime n to s y b e bidas . Se s ug i ere c o n t a r c o n bo c a di llos pa ra l ue g o de

fi n a liza da l a c e re m o nia pa ra l o s m i e mbros de l a m e s a de h o n or, e s un a fo rm a de
a g ra da rlos po r a s ist ir a l s o lemne a c to .

17. S e g u r id ad. La s g ra dua c iones s o n a c to s q ue m a n ejan g ra n c a n t i da d de

pe r s o nas po r l o q ue e s n e ce sario c o n t a r c o n un pe r s o nal de s e g uridad q ue ve le
po r l a i n te grida d fí s ic a de l o s a s i stente s.

1 8 . P re nsa . D a da l a t ra n s c ende nc ia de un a g ra dua c i ón, s i e mpre e s

re c o m enda ble q ue s e i nvite a l a pre n s a a da r c o be r t ura de l eve n to. Se de be
h a c e r un l i s t ado de l o s pe ri o dist a s a i nv it ar y e nv iar l a i nv it ació n c o n un a s e m ana
o di e z dí a s de a n te l ación .

 E s i m po r ta nte re da cta r un a n ot a de pre n s a q ue i n c luya l a ca n ti da d de

g ra dua n dos, l a s a uto ri da des a c a dé mic as a s i sten tes, l o s re c o n o c imientos, a s í
c o m o fra g m entos de l o s di s c ur sos pro n un c i ados.
 E n l a c e re m onia s e de be de s i gnar un a pe r s on a e n c a rgada de re c i bir a l a
pre n s a y de e n t re g arle l a n ot a de pre n s a .