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LÍDERES

Para passar de uma boa idéia


a um bom projeto

Dr. Cleofe Molina


<cmolina@minsal.cl>
OBJETIVOS

• Conhecer uma metodologia para desenhar


e executar projetos

• Realizar exercícios práticos sobre


algumas aplicações
O ciclo dum projeto é...“ atividades e recursos organizados
para resolver um (ns) problema(s) em um dado período”

DESENHO

ÂMBITO
LÓGICO
AVALIAÇÃO EXECUÇÃO
ÂMBITO LÓGICO

• Gerência orientada a resultados


• Enfoque sistêmico
• Pode melhorar o desenho, execução e avaliação
do projeto
• Inclui os requisitos para a boa gerência de
projetos
• Melhora a capacidade negociadora
PROJETO

1. A ETAPA ANALÍTICA
• Análise do problema
• Análise dos interessados

2. ETAPAS DO PLANEJAMENTO
• Objetivos do Projeto
• Indicadores e âmbitos
• Meios de Verificação
• Supostos
PROJETO
3. ETAPA DE EXECUÇÃO
• Fatores para o sucesso
• Responsabilidades Gerenciais
• Programação Operativa
• Acompanhamento

4. ETAPA DE AVALIAÇÃO
Avaliação de processos
• Avaliação de resultados intermediários
• Avaliação de resultados finais (impacto)
• Avaliação Final
O QUE É UM PROBLEMA?

• Situação geral considerada insatisfatória

• É inaceitável para quem o percebe

• É solucionável

“ A definição correta do problema é essencial


para desenhar o projeto que busca solucionálo “
PASSOS PARA DEFINIR O PROBLEMA
• Analisa a situação existente em relação à
problemática identificada

• Identifica os principais problemas, suas relações


de causa-efeito e inter-relações

• Visualiza ditas relações em um diagrama de


problemas

Construir Árvore de Problemas, a partir de um


problema central identificado no propósito do
projeto, para analisar suas causas e seus efeitos
ÁRVORE DE PROBLEMAS

efeito

PROBLEMA
efeito

causa
causa
ÁRVORE DE PROBLEMAS
Construção (1)
1. Selecionar o problema e escrevêlo

2. Cada membro do grupo contribui com uma


causa (escrita) e a coloca sob o problema

3. Cada membro do grupo contribui com um efeito


(escrito) e o coloca sobre o problema

4. Agrupar as causas e os efeitos, eliminando os


repetidos
Costos elevados Alta morbi-mortalidad en situaciones Vulnerabilidad Social
de la respuesta de E y D por causas prevenibles

Manejo de suministros
caótico
Esfuerzos Individuales de
las instituciones y
organizaciones del sector
efeito Aumento efectos socio
económicos
mayor pobreza

Inefectiva Evaluación de Daños

PROBLEMA
y Análisis de
Necesidades

Falta de Estrategias
para el enfrentamiento
de los Desastres

Incumplimiento de Leyes

Inexistencia de políticas
causa y reglamentos.

nacionales y centrales sobre


preparación de desastres
Insuficiente divulgación
en el sector salud Capacitación en Desastres no del marco jurídico
Forma parte del
Currículo de las carreras
De la salud
Poca sensibilización
de autoridades Escasos
Recursos
Asignados
Insuficiente gestión
Incipiente cultura de información
de prevención y comunicación social

Alta rotación de Insuficientes alianzas con


autoridades Otros sectores
PARTICIPANTES DE UM PROJETO

A. Diretos

• Dono
• Desenhista
• Gerente

B. Interessados-Afetados

• Usuários
ANÁLISE DE INTERESSADOS

Problemas Recursos e Interesse no Conflitos


Grupos Interesses
Percebidos Mandatos Projeto Potenciais
ANÁLISE DE
INTERESSADOS

Breve Expectativas Poder Valor Efeito


Interessados Descrição do (P) (V) (PxV)
Projeto (0 a 5) (-3 a+3) (-15 a+15)
A

B
C

F
ANÁLISE DOS INTERESSADOS
Exercício # 2
1. Fazer uma lista dos interessados no
problema e na (s) solução(ões)

2. Analisar, para cada um deles:

Breve descrição sobre seu interesse


Descrever suas expectativas sobre o
projeto
Estimar seu Poder (1 a 5)
Avaliar o Valor (-3 a +3)
Calcular o Efeito (PxV) (-15 a+15)
O QUE É UM OBJETIVO?

• São os resultados específicos que desejamos


• Expressa a descrição de uma mudança proposta
• É um resultado mensurável e observável

O essencial é converter, passo a passo:

• O problema em objetivo
• A causa em atividades (meio)
• O efeito em resultados (fim)
UTILIZAR VERBOS FORTES PARA
DESCREVER OBJETIVOS

DÉBIL FORTE

• Coordenar Participar Estabelecer Ordenar


• Contribuir Assistir Instalar Erradicar
• Apoiar Melhorar Reduzir Aumentar
• Integrar Colaborar Fazer Dirigir
• Aumentar Organizar Realizar
• Aconselhar Fomentar Desenvolver
• Harmonizar
ÁRVORE DE OBJETIVOS
Exercício # 3

1. Descrever uma situação que poderia existir


depois de solucionar os problemas

2. Identificar as relações meios-fins entre os


objetivos (atividades-resultados)

3. Visualizar as relações meios-fins em um


diagrama (árvore de objetivos)

ÁRVORE DE OBJETIVOS

Resultado

Fim Objetivo

Meio
Atividades
OBJETIVOS NO ÂMBITO LÓGICO

Redigem-se como:

 Objetivos alcançados
 Sucesso

 Metas cumpridas

As atividades se redigem como:

 Trabalhos a se realizarem
 Tarefas a se cumprirem
HIERARQUIA DE OBJETIVOS
O Objetivo contribui para
com a obtenção dos
Resultados

Os Componentes são
necessários para alcançar Resultado
o Objetivo, através das
Atividades (meios)
Objetivo

Componente Componente

Atividades Atividades Atividades Atividades


O QUE É UMA HIPÓTESE?

É uma previsão da relação de causa e efeito


que engloba incerteza

“Se começar a aula na hora prevista. . . .


. . . encontrarei todos os alunos sentados

Há incerteza?
ORGANIZE CONFORME CAUSA E EFEITO

Foram desenhados cursos de capacitação para


o pessoal da saúde

As Unidades de Saúde atendem às


necessidades da população local

Reduziu-se a morbilidade e a mortalidade

O pessoal da saúde melhorou sua capacidade


de atendimento
A LÓGICA DE UM PROJETO:
Uma série de hipóteses lógicas

Fim
Então
sim Propósito

então
Componentes
Então sim

Atividades
sim
HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE
PROJETOS

FIM. PARA QUÊ?


Razão do projeto. Objetivo para o qual contribui
Ex: Mudanças na situação da Saúde

PROPÓSITO. POR QUÊ?


O impacto (efeito imediato) do Projeto
Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais
HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE
PROJETOS

RESULTADOS. O QUÊ?
Resultados (produtos) específicos do projeto.
Responsabilidade Gerencial

ATIVIDADES. COMO?
Ações e recursos para produzir o resultado
Responsabilidade Gerencial.
EXEMPLO

FIM
Foram eliminadas as doenças
transmitidas por água contaminada

PROPÓSITO
A população rural adotou práticas
higiênicas
EXEMPLO

PRODUTOS
1. Trabalhadores da saúde capacitados
2. A comunidade foi informada sobre as técnicas
de tratamento de água

ATIVIDADES
1. Desenvolver o currículo
2. Realizar cursos para os trabalhadores da saúde
sobre tratamento de água
3. Divulgar técnicas de tratamento de água
4. Realizar oficinas com a comunidade
A MATRIZ DE ÂMBITO LÓGICO

É um sistema estruturado,

para planejar e comunicar em um quadro,

a informação mais importante sobre um


projeto
A MATRIZ DO ÂMBITO LÓGICO

Descrição Indicadores Verificadores Supostos

Fim Indicadores Meios de Supostos


verificação

Propósito Indicadores Meios de Supostos


verificação

Componentes Indicadores Meios de Supostos


verificação

Atividades
Activities: Resumo Supostos
Execução
How to achieve orçamentário
outputs orçamentária
PROBLEMA
Insuficiente preparación
para el manejo de Emergencias y
Desastres en el Sector Salud

Se han realizado esfuerzos en la preparación


para el manejo de las emergencias y
desastres en los países de la región
latinoamericana, los que hasta ahora han
sido aislados y requieren consolidación.
CAUSAS

• Inexistencia de políticas en muchos países.


• Insuficiente estrategias nacionales y locales.
• Inexistencia de presupuesto asignado al tema de
Desastres
• Exclusión en la currícula de formación de recursos
humanos
• Ausencia de un programa de Capacitación
• y/o falta de sistematicidad del personal de salud
capacitado.
CAUSAS

• Ausencia de investigaciones que evidencien


requerimientos para la Intervención
estratégica.
• Poca sensibilización de autoridades
sanitarias y por ende personal en general
• Escasa divulgación y aplicación del marco
jurídico.
• Gestión de la información y la comunicación
social insuficiente.
• Incipiente cultura de la prevención y
preparación.
EFECTOS

• Escasa respuesta institucional e interinstitucional.


• Respuestas individuales a problemas complejos.
• Elevados costos en mitigación y respuesta
• Alta morbi-mortalidad, especialmente en grupos más
vulnerables.
• Incremento de la vulnerabilidad Social.
• Manejo caótico de Suministros.
• Inadecuada toma de decisiones consecuente con
Evaluación de daños y análisis de necesidades no
coordinada.
ACTORES INVOLUCRADOS
• Organismos de Protección Civil Nacional.
Atribuciones para establecimiento de políticas.
Jerarquiza acciones y establece alianzas.

• Ministerio de Salud.
Rector del Sector.
Dicta la política y orienta las estrategias del sector.

• Gobierno Territoriales y/o Locales.


Poder político
Cohesión y coordinación de esfuerzos locales.
Movilización de recursos.

• Instituciones Prestadoras de Servicios.


Ejecutores de la operatividad de las políticas y estrategias.
Recursos humanos de la atención medica, psicológica, ambiental, etc.
ACTORES INVOLUCRADOS

• Universidades.
Rectora de la formación de recursos humanos profesionales.

• Sociedad Civil.
Organizaciones comunales, indígenas, etc.

• Organismos Internacionales.
• Asesor´a y cooperación técnica.
• Movilización de recursos.
• Facilitadores del intercambio de experiencias.

• ONG’s.
• Movilización de recursos.
• Aliados colaboradores en el desarrollo de estrategias.
• Intercambio de experiencias.
POSIBLES SOLUCIONES

I.- Desarrollo de una Política Nacional de


Desastres para el Sector Salud.

– Presentación oficial al Ministerio de Salud.


– Conformación Comisión Nacional para elaboración o
revisión.
– Validación y difusión
– Implementación de la Política.
POSIBLES SOLUCIONES

II.- Desarrollo de un Plan Estratégico Nacional del


Sector Salud para Emergencias y Desastres.

 Coherente a referentes nacionales e internacionales 45 CD.doc


 Formación y capacitación de recursos humanos en Pre-grado y Post
Grado.
 Información científica y Comunicación Social.
 Consolidación de alianzas estratégicas, multidisciplinaria,
interinstitucional y multisectorial.
 Desarrollar estrategia de investigaciones a nivel nacional.
 Enfoque de gestión del riesgo como eje transversal a todos los niveles.
 …
POSIBLES SOLUCIONES

III.- Desarrollo de un Plan de Trabajo


Multinacional.

Desarrollar una estrategia de Investigación


organizacional y operacional a nivel
sectorial que permita la determinación de
brechas en el manejo de los desastres.
PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL

1. Investigación en el Sector Salud sobre conocimientos,


actitudes y practicas en el manejo de los desastres en
cinco países de la región.
Conocimientos: generalidades sobre salud y desastres;
información científica y comunicación social.
Actitudes: organización del sector salud en cada país.
Practicas: resultado de las acciones ante situaciones de
desastres en los últimos cinco años (fortalezas,
debilidades y lecciones aprendidas).
PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL

2. Taller Latinoamericano de Investigación en


Salud y Desastres
• Presentación de resultados de la investigación (1
año).
• Discusión e intercambio de experiencias de otros
países relacionados con el tema (integración de
equipos lideres)
• Determinación de estrategias de investigación
para los próximos 5 años.
INDICADORES

• Contribuem com uma base mensurável para


avaliar processos e resultados

• Obrigam-nos a esclarecer o que queremos dizer


nos objetivos

• Torna mais objetivo o reconhecimento do sucesso

• Atributos: Prático
Independente
Específico
EXEMPLO
Objetivo
Tem melhorado a gestão dos serviços de saúde

Indicadores
1. O tempo de espera dos pacientes foi reduzido
em 50% para o fim do ano de 2000 no Hospital
Central

2. A satisfação dos usuários aumentou em 50%


O INDICADOR É PRÁTICO
Mede o que é importante em um projeto:
• Objetivo: Foram construídas melhores casas
• Indicador mau: Casas vermelhas e brancas
• Indicador melhor: 500 casas de 3 quartos

Mede mudanças atribuíveis ao projeto:


• Objetivo: Melhorou a administração do Serviço de
Impostos Internos
• Indicador mau: Aumento dos impostos cobrados

É custo-efetivo:
• Implica coletar e analisar dados simples
O INDICADOR É INDEPENDENTE
Utilizar objetivos e indicadores de um mesmo nível
para medir o sucesso do projeto

Objetivo:
• Aplicar nova política de Recursos Humanos
Indicadores:
• Contratação de um consultor externo
• Divulgação da bibliografia
• Congresso Nacional para validar a política

É possível melhorar os indicadores?


O INDICADOR É ESPECÍFICO

• Que Quantidade?

• Que tipo de Qualidade?

• Para quando? (Tempo)



• Onde? (às vezes)

LEMBRE-SE: CCT
INDICADORES

• Estabelecem o nível de desempenho necessário para


alcançar o objetivo

• Especificam os elementos necessários para


determinar se foram alcançados:
Fim
Propósito
Resultados esperados
Atividades
INDICADORES
Mostrar, em relação aos objetivos:
• Quantidade Quanto?
• Qualidade De que nível?
• Tempo Quando?

Enfatizar as características importantes dos


objetivos a serem alcançados

Fixar linha basal para monitoramento e


avaliação

N° mínimo necessário para esclarecer objetivos


ESTRUTURAS (Indicadores Intermediários)

Indicador:
80% da população rural em...com acesso à água
potável em dois anos

Linha de base a partir da árvore do problema:


50% da população com acesso à água potável

Estruturas (Resultados intermediários):


60% depois do primeiro ano
80% depois do segundo ano
MEIOS DE VERIFICAÇÃO
Objetivos: Enunciado

Indicadores & Estruturas:Esclarecimento do


objetivo
CCT

Meios de Evidência necessária


para verificação: verificar o indicador

Os indicadores esclarecem o que quisemos dizer


no objetivo e sua utilidade depende da
disponibilidade e validez dos dados
SUPOSTOS
Os supostos sobre fatores externos devem ser
explícitos

Cada nível do projeto deve identificar as


condições:

Necessárias
Suficientes

para alcançar a etapa seguinte


SUPOSTOS: IDÉIAS-CHAVE

• Um bom desenho de projeto deve incluir as


condições necessárias e suficientes para
alcançar os objetivos do projeto

• Os supostos devem incluir as condições e os


fatores externos do projeto

• Implica assumi-los como:


Risco interno: Hipótese do projeto
Risco externo: Supostos
Supostos e Fatores Externos
Como podemos manejar os riscos?

Fim Supostos
(Sustentabilidade).
Conceitos importantes:

Esclarecer ou refinar os supostos


e riscos que são muito gerais. Propósito Supostos

Analisar a importância e
probabilidade dos mesmos. Componentes Supostos

Fazer acompanhamento e
administrar os supostos durante a
execução.
Atividades Supostos
SUPOSTOS

Condições que devem existir para o sucesso do


projeto, mas que estão fora do controle

• Objetivo: Aumentar a produção de arroz

• Hipótese: Sementes de alta qualidade e


fertilizante

• Suposto: 24 mm de chuva antes de 30 junho

É uma condição crítica sobre a qual o gerente


do projeto tem pouco ou nenhum controle
SUPOSTOS CRÍTICOS
I A
M L
P T
O A
R B
T A
 I
N X
C A
I BAIXA ALTA
A PROBABILIDADE
FRENTE AOS SUPOSTOS CRÍTICOS

Não fazer nada


Mudar o desenho do projeto
Acrescentar um novo projeto
Abandonar o projeto
Esclarecer os supostos:
-Comunicar
-Identificar o que excede ao controle
-Compartilhar as probabilidades de sucesso

TOMAR UMA DECISÃO


Supostos: Como analisar
1. É externo ao projeto?
Sim Não (não incluir )

2. É importante?
Sí Não (não
incluir)
3. Qual é a probabilidade de que aconteça?
Não é Provável Muito provável (não
provável (=Suposto) incluir)

4. Pode ser redesenhado o projeto?


Sim Não
(redesenhar ( suposto fatal - Pare! )
o projeto)
PASSOS NO PLANEJAMENTO

Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos


Revisar causa e efeito entre os níveis
Estabelecer linha basal de dados
Definir indicadores e estruturas
Identificar meios de verificação
Analisar supostos e identificar os críticos
Programar, designar responsabilidades e formular
orçamentos
PROGRAMAR
Objetivo: Reduzir a taxa de Mortalidade
Infantil, 7% de 2000 a 2003

Período: Três anos

Ano 1: Reduzir 0%
Ano 2: Reduzir 3%
Ano 3: Reduzir 7%

O mesmo com as atividades e o orçamento


associado
ACOMPANHAMENTO

Comparar o avanço físico de obras de infra-


estrutura, equipamento e financeiro com:

- Despesas em recursos humanos


- Despesas em insumos
- Acompanhamento das tarefas e atividades
- Cumprimento dos indicadores de processos
- Comportamento do entorno (supostos)
- Explicar as discrepâncias: Problemas do
projeto, do entorno e possíveis soluções
FATORES DE SUCESSO

• Planejamento
DIREÇÃO
• Organização

• Direção •CONTROLE

• Controle

Comunicações COMUNICAÇÕES
FATORES COMUNS PARA O SUCESSO
DIREÇÃO

• Liderança
• Motivação
• Delegar autoridade e responsabilidades
• Orientação para resultados
• Organização
• Plano de trabalho
• Ambiente de trabalho produtivo
• Conclusão de tarefas
FATORES COMUNS PARA O SUCESSO
CONTROLE

• Avanço físico e financeiro (Cronograma e datas


limites)
• Supostos e ambiente do projeto
• Produtividade
• Relatório sobre discrepâncias
• Informação para a tomada de decisões
• Avaliações
FATORES COMUNS PARA O SUCESSO
COMUNICAÇÕES

Sobre de: Progresso e Objetivos alcançados


Problemas e soluções

Através de: Relatórios formais


Mecanismos não formais

Dirigidas a: Contrapartes nacionais


Gerência
Equipe do Projeto
Instituições Financeiras/Doadores
RESPONSABILIDADES DO GERENTE
DO PROJETO

-Gerenciar todos os recursos


-Produzir os Resultados Esperados e que estes
contribuam para com o Propósito e o Fim
-Vigiar o cumprimento dos Compromissos de
Gestão e o compromisso do pessoal
-Vigiar os Supostos
-Vigiar o comportamento dos supostos
RESPONSABILIDADES DO GERENTE
DO PROJETO
Deve advertir à alta gerência quando:

-O alcance dos Resultados Esperados é incerto


-Problemas ameaçam o propósito do projeto
-Há mudanças nos supostos e no entorno do
projeto

Deve recomendar ações corretivas

Deve ajudar os membros da equipe do projeto a


se desenvolverem
Responsabilidade de Gestão do
Projeto
Produzir os Componentes - Um contrato de
administração
 Compromisso pessoal
 Ferramentas de gestão: ex. Estrutura lógica, Plano de Execução,
PERT, CPM, influência, persuasão, coordenação.

Acompanhar a evolução em todos os níveis

Alertar os Superiores quando:

 Há dúvidas sobre a terminação oportuna dos Componentes.

 A terminação bem-sucedida dos Componentes pode não terminar em


obtenção do Propósito.

Recomendar as ações corretivas.


Âmbito de Responsabilidade da Gerência de
Projeto
Conceito Indicador Verificação Suposto

Fim

Propósito

Componente

Atividade

Âmbito de responsabilidade direta Elementos referenciais, sob observação


Resumo sobre Desenho de Projetos
Objetivos
 Claridade/Acordo

 Causa/Efeito

Metas e Indicadores
 Realista

 Quantidade, Qualidade, Tempo

Relação com Fatores Externos Estrutura


 Supostos Lógica
Designação de Responsabilidade do Gerente
 Responsabilidade

 Contratação

 Factibilidade

 Monitoramento/Avaliação