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MÉTODO DE

INTERACCIÓN
Facilitador : José Luís Mora Fausto
Apoyo: Blanca E. Jaramillo C.

Presentación elaborada a partir de la siguiente fuente:


Dr. Jorge E Pérez Narbona “Habilidades Organizacionales”
Las juntas resultan de gran importancia en el trabajo grupal pues la

interacción es la única manera efectiva de emprender y cumplir

muchas tareas:

 Identificar problemas.

 Analizarlos, jerarquizarlos / establecer prioridades.

 Generar la visión de futuro de la organización

 Trazar estrategias para alcanzar la visión teniendo en cuenta la

situación de partida / diagnóstico.

 Generar soluciones potenciales.


 Tomar decisiones.
 Elaborar planes de acción.
 Implementarlos.
 Retroalimentarse / evaluar y cursar acciones que
rectifiquen posibles desviaciones.
 Explorar el surgimiento de nuevos problemas
generados por las soluciones de los anteriores.
ADEMÁS EXISTEN RAZONES PSICOLÓGICAS PARA QUE ESTAS
INTERACCIONES RESULTEN EFECTIVAS:
 La satisfacción que proporciona el ser seleccionado para trabajar en
aras de lograr la implementación de proyectos de la organización.
 El sentirse parte de un grupo o miembro de un equipo al que se ha
asignado una misión importante.
 La influencia recíproca que ejercen unos sobre otros tanto en
intercambio de conocimientos como en comportamiento.
 Se adquiere un sentido de pertenencia y compromiso /
responsabilidad sobre las acciones grupales.
 Se alivia la soledad.
MÉTODO DE INTERACCIÓN
ES EL CAUSE POR EL QUE CORRE LOS PROCESOS DE
DESARROLLO DE ACCIONES ORGANIZACIONALES
COLABORATIVAS, PUES PARA LOGRAR ESFUERZOS DE CAMBIO
CON ESTE ENFOQUE, SE PROPONE QUE LOS MIEMBROS DE LAS
REUNIONES SEAN LOS DUEÑOS Y MÁXIMOS RESPONSABLES DEL
CONTENIDO.

EL FACILITADOR SERA RESPONSABLE CON EL PROCESO, DEBE


ENTRENAR A LA ORGANIZACIÓN EN CÓMO LOGRAR SOLUCIONES
COMUNES A TRAVÉS DEL TRABAJO CONJUNTO
SI LA ORGANIZACION LOGRA ELEVAR LA CALIDAD
DE SUS JUNTAS, ESTARÁ MEJORANDO:

 EL TRABAJO EN EQUIPO,

 LAS COMUNICACIONES,

 LA MORAL, E INCLUSO,

 LA PRODUCTIVIDAD.
Del grupo emerge la dinámica creativa (nuevas alternativas y

soluciones), lo que hace que se convierta en más de la suma de sus

componentes porque puede desarrollar en colectivo soluciones que

no se les ocurrirían a sus miembros individualmente.

SE POSIBILITA LA CREACION DE:


SINERGIA

El recurso grupal promedio es mejor que la mejor contribución

individual.
Los resultados más importantes que proporciona el método de
interacción, si se aplica adecuadamente (tecnología y voluntad),
son:
Fomentar la participación del grupo.
Generar soluciones más creativas.
Lograr consenso.
Establecer y delimitar adecuadamente las responsabilidades.
Mantener el intercambio dentro del camino correcto.
Que la junta comience y termine en el plazo convenido
Crear una atmósfera positiva.
Aprender técnicas adecuadas para resolver problemas.
Manejo adecuado de los casos de personas que hablan
mucho o critican demasiado.
Estar en guardia contra las manipulaciones, y ser todos
más efectivos.
¡ATENCIÓN!
 Las cosas no van a modificarse de un golpe.
 Existe gran diferencia entre comprender cómo deben ser las
reuniones y lograr que sean efectivas.
 Nosotros también debemos cambiar.
 Se requiere de tiempo, paciencia y voluntad.
 Los conceptos y técnicas deben adaptarse a nuestra propia
personalidad y a las características y necesidades del grupo.
 El método es flexible y pragmático.
 Se puede hacer uso de todo el sistema o ponerlo en práctica por
partes.
UNA REUNIÓN EFECTIVA
LOS INGREDIENTES QUE HACEN EFECTIVA UNA REUNIÓN SON
LOS SIGUIENTES:

Debe existir un foco o concentración común sobre el contenido.


Debe existir un foco o concentración común sobre el proceso.
Alguien debe ser el responsable de mantener un flujo de intercambios
abiertos y balanceados, y proteger a cualquier individuo y sus ideas de
ataques personales.
Durante el tiempo que dure la reunión debe definirse bien el papel que
desempeña cada cual y que todos estén de acuerdo.
PROBLEMAS BÁSICOS
EN LAS REUNIONES
SINDROME DEL ANIMAL DE
MÚLTIPLES CABEZAS

En la tendencia de los grupos a dispararse al mismo tiempo en


varias direcciones.

Unos de los rasgos de la mente humana es que sólo puede


concentrar la atención en un asunto a cada instante.

Si cada miembro de grupo esta concentrado en un problema


distinto en un momento dado y todos se ponen a correr en
diferentes direcciones, el resultado puede ser el caos, la tensión
y la falta de productividad.
SINDROME DEL GRUPO
VIOLADOR
Es cuando una persona o grupo de personas se adueñan de la

reunión provocando que otros miembros del grupo o el resto del

grupo se sienta inhibido y quizás empleen toda su energía para

protegerse de posibles ataques, y teniendo puntos de vista

interesantes no se atrevan a expresarse


Los integrantes que hacen efectivas una reunión son los siguientes:

 Debe existir un foco o concentración común sobre el contenido.

 Debe existir un foco o concentración común sobre el proceso.

 Alguien debe ser el responsable de mantener un flujo de

intercambios abiertos y balanceados, y proteger a cualquier

individuo y sus ideas de ataques personales.

 Durante el tiempo que dure la reunión debe definir bien el papel que

desempeña cada cual y que todos estén de acuerdo.


PERSONAJES CLAVES DEL
MÉTODO DE INTERACCIÓN
J/G

M/G F
EL FACILITADOR (F)
EL REGISTRADOR (R) R

LOS MIEMBROS DEL GRUPO (M/G)


EL JEFE DEL GRUPO (J/G)
FACILITADOR
Está neutralmente al servicio del grupo.

No evalúa ni contribuye con sus ideas.

Concentra la energía del grupo en una tarea común.

Sugiere métodos y procedimientos alternativos.

Protege a cada individuo y a sus ideas de los ataques.

Estimula la participación.

Ayuda a que el grupo encuentre soluciones de ganar / ganar.

Coordina la logística para antes y después de la reunión.


TÉCNICAS PARA FACILITAR
Defina claramente su papel.
Logre acuerdo sobre un problema y un proceso comunes antes de
comenzar.
Devuelva las preguntas como bumerang a los miembros del grupo.
Sea positivo / halague al grupo.
No hable demasiado.
Apoye al registrador.
No tema cometer errores.
Ayude a educar al grupo.
Cuando sienta que las cosas no marchen bien, compártalo con el grupo de
forma que estimule a reconocer que la situación puede cambiar
favorablemente.
R

REGISTRADOR
F

TENER LETRA CLARA.

CONOCER EL VOCABULARIO DEL TEMA Y DEL GRUPO.

NO EDITAR NI PARAFRASEAR DE ACUERDO A


CRITERIOS PERSONALES.

SERVIDOR NEUTRAL DEL GRUPO.

NO EVALÚA LAS IDEAS.


TÉCNICAS PARA REGISTRAR
Esté atento sólo a las palabras claves.
Trate de capturar las ideas básicas.
No anote todas las palabras.
Escriba con claridad / 1 ó 1 1/2 pulg. De alto.
No tenga temor a las faltas de ortografía.
Ponga las palabras en abreviatura.
Encierre en un círculo las ideas, declaraciones o decisiones claves.
Utilice colores variados para poner de relieve y dividir las ideas.
Subraye lo que sea necesario.
Utilice estrellas, flechas, números, etc.
Enumere todas las hojas y póngale la fecha cuando sea conveniente.
Recuerde que los colores no se utilizan indiscriminadamente.
MEMORIA DEL GRUPO / VENTAJAS.
Ayuda a un grupo a enfocar sus energías sobre una tarea.
Es un registro instantáneo del contenido y proceso de una junta.
Se mantiene atenta contra la sobrecarga de datos.
Recuerda las ideas de todos los miembros del grupo sin que tengan que
mantenerlas mentalmente todo el tiempo.
No hay que tomar notas.
Asegura que cada idea ha sido “escuchada”.
Permite comprobar que las ideas estan siendo registradas con exactitud.
Ayuda a evitar repetición.
Registra las ideas sin el nombre del que las expresó y las transfiere a
propiedad del grupo.
Facilita la actualización de los que llegan tarde.
MIEMBRO DE GRUPO ( M / G )
Participante activo.

Mantiene al facilitador y registrador en sus papeles neutrales.

Sugiere procedimientos y actúa en el contenido.

Determina el curso de la reunión.

Ayuda a implementar la agenda.

Centra sus energías en la tarea.

Participa en la toma de decisiones.

Es un buen oyente.

 No establece conversaciones aisladas.


No evalúa una idea mientras no sea desarrollada por completo.

Dice primero lo que más le gusta de una idea antes de

expresar inquietudes.

No asume una actitud defensiva si su idea es criticada.

 Se mantiene abierto a la crítica.

Una vez que su idea es registrada ya es pertenencia del grupo.


JEFE DE G RUPO

Mantiene sus poderes y responsabilidades.

Toma en caso necesario la decisión final.

Establece la agenda.

Defiende en el grupo sus puntos de vista.

Puede retomar el control de la reunión si ésta no le satisface.

Representa al grupo en reuniones con otros grupos.

Oficializa y actúa sobre decisiones alcanzadas por consenso.


REGLAS DE CONDUCTA PARA EL
JEFE DE GRUPO (J/G) DURANTE
LA REUNIÓN.
No trate de manejar desde el asiento trasero.

No presione a la gente con su poder.

Dé oportunidades al facilitador para desarrollarse a su manera.

No trate de hacer ver que el facilitador está equivocado.

Trate de hablar menos y escuchar más.

Coadyuve a la responsabilidad individual de cada miembro.

Cerciórese de que cada tema de acción sea expuesto y registrado con


claridad.
TIPOS DE REUNIONES

REUNIONES DE INFORMACIÓN Y PRESENTACIÓN


DE INFORMACIÓN.

REUNIONES DE RETROALIMENTACIÓN.

REUNIONES DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

REUNIONES DE TOMA DE DECISIÓN.

COMBINADAS.

REUNIONES INFORMALES.
¿CUÁNDO CELEBRAR
UNA REUNIÓN?
Cuando se desea información o asesoramiento de grupo.

Se quiere involucrar al grupo en la solución de un problema.

El j/g tiene inquietudes que desea compartir con el grupo.

El propio grupo desea reunirse.

Cuando hay un problema que comprometa a personas de grupos


diferentes.
¿ CUÁNDO NO CELEBRAR UNA
REUNIÓN?
Cuando no existan datos o haya una mala preparación.
El contenido pudiera ser comunicado mejor por teléfono, memo o
telegrama.
El asunto central es tan confidencial o secreto que no puede ser
compartido con todo el grupo.
El j/g está convencido de la decisión que tomará.
El asunto es muy trivial.
Hay demasiado disgusto y hostilidad en el grupo y la gente necesita
tiempo para calmarse antes de comenzar un trabajo en colaboración.
No se logra reunir a los verdaderos implicados.
PARTICIPANTES EN LAS JUNTAS
- 4 GRUPOS DE IMPLICADOS –

LOS QUE TIENEN QUE TOMAR LA DECISIÓN FINAL.

LOS QUE ESTÁN AFECTADOS POR LAS DECISIONES.

AQUELLOS QUE POSEEN HABILIDAD Y EXPERIENCIA


RELEVANTE EN LOS ASUNTOS A TRATAR.

LOS QUE PUEDEN FRENAR O ACELERAR LAS


DECISIONES DE ACUERDO CON LA POSICIÓN QUE
OCUPAN.
SI EN LA JUNTA NO ESTÁN REPRESENTADOS
ESTOS 4 GRUPOS DE PERSONAS PUEDE
MANIFESTARSE EL SÍNDROME DEL PENSAMIENTO
DE GRUPO.
SE PRESENTA, FUNDAMENTALMENTE, CUANDO
TODOS LOS QUE PARTICIPAN PIENSAN DE IGUAL
MANERA Y SI BIEN LA DECISIÓN SE ALCANZA
CON RAPIDEZ ESTA CHOCA CON GRAN
RESISTENCIA EN EL PROCESO DE
IMPLEMENTACIÓN.
Para llevar a cabo reuniones el jefe:
Deberá preguntarse:
 ¿Qué desea llevar a cabo?
 ¿Para qué está convocando una reunión?
Listar problemas.
Tomar decisiones.
Compartir o brindar información.
Oír presentaciones, o
Sencillamente hacer críticas.
2. Preparar agenda con el facilitador.
3. Decidir:
Quiénes deben participar.
Cómo distribuir roles.
Cuándo y dónde celebrar la reunión.
Qué cantidad de participación desea del personal.
PROPÓSITO

EVALUACIÓN
PREVIA RESULTADOS
CONTEXTO DESEADOS
PERSONAS O TÓPICOS
GRUPOS
IMPLICADOS

ELEMENTOS ASISTENTES
CARACTERES
ARREGLOS

ESENCIALES
DEL LOCAL

PARA LA MÉTODOS PARA


LA TOMA DE
DECISIONES.

PREPARACIÓN
PLANEAMIENTO
DETALLADO
DE LA AGENDA
FUNCIONABILIDAD DE LOS LOCALES
Las condiciones en que un grupo se reúne pueden afectar la forma en
que se desarrolle su reunión.
Un buen local no garantiza una buena reunión, pero un local
inadecuado puede contribuir a una mala reunión.
Tamaño.
Ventilación.
Ruidos.
Iluminación.
Documentación.
Información visual / medios auxiliares.
Flexibilidad para mover asientos.
Disponer de 16 pies lineal de pared.

No cortinas, ni muchas ventanas.

No disponer los asientos en forma circular

Disponer de 16 pies lineal de pared.

No cortinas, ni muchas ventanas.

No disponer los asientos en forma circular.


LENGUAJE CORPORAL
Cada grupo posee su propio lenguaje corporal.

Ciertas personas pueden siempre sentarse juntas o se aíslan dejando

por el medio asientos vacíos, creando una situación de nosotros / ellos.

Se puede sugerir que para la próxima reunión se sienten más

mezclados.

Cuando una persona comienza a correr su silla para atrás se ubica en

posición de observador y no de participante.


Cuando alguien se retira de la reunión es aconsejable también
retirar su silla.

Un estado de ánimo y una predisposición mental y corporal


especial conducen a la creatividad.

Esto se logra cuando cada participante se encuentra en un


estado de concentración relajada.

La silla vacía significa más que un asiento vacante, un salidero


de energía, un hueco dentro de la reunión por donde puede
drenar toda energía.
¿COMO INTRODUCIR EL MÉTODO
DE INTERACCIÓN A LAS
ORGANIZACIONES.
Introducirlo gradualmente.
 Distinción entre proceso y contenido y
 Ponerse de acuerdo en cada uno.
 Tratar de lograr consenso en vez de
Disponer los asientos es semicírculos
Explicar las reglas básicas del facilitador y registrador, sobre todo sus
papeles neutrales.
Si la reunión no funciona bien, realice una retroalimentación
(diagnostico) y solicite al grupo que brinde sugerencias.