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Herramientas de Control

Hector Licanqueo Neculñir


Ingeniería en administración de empresas
El presupuesto como herramienta de control

Las herramientas de control son aquellas utilizadas en el proceso básico


de control y en ellas se pueden definir estándares de procedimientos
(control) o estándares de resultados (output control) lo cual permite
posteriormente medir y evaluar el desempeño al compararlo con lo real.

Presupuestos
El presupuesto es un plan que informa sobre lo que la organización, o
parte de la organización, espera conseguir en un periodo futuro de
tiempo y está expresado en términos monetarios.
FUNCIÓN
Su función principal no debería ser informar a terceros, sino ayudar en la gestión de la
organización a decidir qué se quiere hacer en el futuro, en cómo evaluar qué se está realizando
y qué se podrá hacer para conseguirlo e informar sobre la suficiencia de los ingresos para
financiar los gastos y para garantizar la continuidad de la organización.

Es, en definitiva, una herramienta de planificación para la organización, pero también es un


sistema de autorización, un medio de previsión, un canal de comunicación y coordinación, un
medio de control y de evaluación del desempeño y una herramienta que puede suponer una base
para la toma de decisiones que se puede utilizar como un instrumento de motivación e inductor
del comportamiento.
El presupuesto

El presupuesto, en estas condiciones, especificaría y cuantificaría, en términos


financieros, los objetivos estratégicos para cada uno de los diferentes
responsables de la empresa y facilitaría la congruencia de las decisiones
individuales con los objetivos empresariales a largo plazo.

La elaboración del presupuesto se debe realizar a partir de la formación de los


objetivos por centro de responsabilidad y de su cuantificación en indicadores
específicos. La formulación de estos objetivos debe estar ligada a los objetivos
generales de la empresa y, en particular tanto a la estrategia de la empresa,
elaborada a partir del análisis de entorno y de la propia organización, como su
estructura organizacional.
Vinculación

La vinculación del presupuesto anual a la estrategia a largo plazo y a la estructura organizacional es


fundamental para el éxito del sistema presupuestario. Para ello es necesario que:
• La estrategia sea adecuada al entorno y a los puntos fuertes y débiles de la organización.
• La estrategia sea clara, ya sea formalizada o no, pero que esté implícita.
• Esté vinculada a la estructura organizacional, a través de la determinación de objetivos específicos
para cada centro de responsabilidad.
• No obstante, la vinculación del corto plazo con el largo plazo no es siempre fácil pues las empresas
se enfrentan al problema de tratar de resolver la ambigüedad ante la que se encuentran. Esto se
agrava cuando las empresas se enfrentan a entornos dinámicos, heterogéneos u hostiles.
• La planificación presupuestaria está orientada al corto plazo e intenta asegurar que la empresa en
su conjunto y en particular cada uno de los diferentes departamentos logren sus objetivos con
eficiencia y eficacia. La planificación presupuestaria se concreta con el presupuesto.
Previsión de Variables Económicas como Punto
de Partida del Proceso Presupuestario

• Mediante la utilización de diferentes técnicas, que se seleccionan en función de sus costos y


beneficios, y a partir de las variables críticas de la empresa, se llega a obtener una o varias
estimaciones a priori del resultado que contribuyen a clarificar el proceso de decisión.
• Mediante la previsión se intenta establecer cuál será el escenario y el entorno futuro de la empresa,
y a partir de ella se realizará la planificación. Con el ejercicio de previsión no se trata únicamente de
decir cuál será exactamente el futuro, sino más bien anticipar las posibles alternativas que se
pueden presentar antes de que no haya tiempo de reaccionar.

• Para que la previsión sea adecuada se deben considerar factores externos ligados al entorno e
internos ligados a la propia organización y particularmente a las ventas y a los costos.

• El punto de partida de la elaboración del presupuesto es la previsión de ventas, la cual trata de


anticipar cuantitativamente las expectativas de ventas de los diferentes productos en los diferentes
mercados, así como sus precios respectivos analizando las circunstancias que condicionan la
evolución de la empresa.
Previsión de Variables Económicas como Punto
de Partida del Proceso Presupuestario

• Mediante la utilización de diferentes técnicas, que se seleccionan en función de sus costos y


beneficios, y a partir de las variables críticas de la empresa, se llega a obtener una o varias
estimaciones a priori del resultado que contribuyen a clarificar el proceso de decisión.
• Mediante la previsión se intenta establecer cuál será el escenario y el entorno futuro de la empresa,
y a partir de ella se realizará la planificación. Con el ejercicio de previsión no se trata únicamente de
decir cuál será exactamente el futuro, sino más bien anticipar las posibles alternativas que se
pueden presentar antes de que no haya tiempo de reaccionar.

• Para que la previsión sea adecuada se deben considerar factores externos ligados al entorno e
internos ligados a la propia organización y particularmente a las ventas y a los costos.

• El punto de partida de la elaboración del presupuesto es la previsión de ventas, la cual trata de


anticipar cuantitativamente las expectativas de ventas de los diferentes productos en los diferentes
mercados, así como sus precios respectivos analizando las circunstancias que condicionan la
evolución de la empresa.