Embalajes

Embalajes Deprisa

Para su admisión todos los envíos deben estar correctamente

embalados. Al liquidar la tarifa de cada envío, debe incluirse el
peso del embalaje.

Sobres Deprisa
• Diseñados para reempacar documentos y
objetos pequeños acorde a su tamaño
• Deben sellarse con el adhesivo y utilizarse
solo un sobre por envío.

• No pueden emplearse para fines diferentes al

reembalaje de envíos.
• El peso máximo es de 2 kilos en tamaño oficio
y 1 kilo para tamaño carta.

• En NINGUN caso pueden reutilizarse los sobres

de seguridad de Deprisa , aún cuando estos
sean proporcionados por los clientes
Embalajes Deprisa
Cajas de cartón Deprisa
• Los envíos de mayor tamaño deben embalarse en
cajas de cartón.
• No deben admitirse embalajes húmedos,
deteriorados o que tengan etiquetas que
identifiquen otras empresas de mensajería o
transporte de carga diferente a Deprisa.
• No se debe aceptar envoltorios de papel, plástico o
materiales termocontraibles.
• los envíos que contienen elementos delicados se le
deben adherir dos etiquetas de “Frágil” en costados
opuestos de la caja o paquete.

• Para garantizar la adecuada conservación de los

artículos transportados, Deprisa ofrece embalajes
para la venta al público, como cajas de cartón,
materiales de sujeción y amortiguación

Los embalajes propios del cliente también son

aceptados siempre y cuando se encuentren en
perfecto estado.
Embalajes Deprisa

Los embalajes de madera, y cualquier otro material rígido,

Otros deberá tener protección en las esquinas, puntas o vértices que lo
Embalajes componen, la protección puede ser en cartón, icopor o plástico
reforzado o cualquier otro material resistente pero que
fundamentalmente permanezca adherido en los diferentes
procesos de manipulación.

Los embalajes de madera, y cualquier otro material rígido, que

tengas patas o tacos de base deberán ser recubiertas y deberán
ser correctamente distribuidas sobre un área que distribuya
correctamente el peso por pie cuadrado, y no se concentre todo
el peso en algún punto específico que pueda perforar por eso la
estructura de las aeronaves o vehículos.

Todo envío que en su estructura este compuesto por puntas

afiladas deberá ser reforzadas para evitar cualquier incidente, y
siempre debe manejarse con la punta hacia arriba.

Toda estructura que presente debilitamiento o daño deberá ser

reacondicionada para su manejo (puntillas sueltas, tablas
sueltas, entre otros)
Embalajes Deprisa

Deprisa ofrece
una variada
gama de
empaques que
ofrecen El costo es
seguridad al adicional al
envío transporte y
debe ser
asumido por el
cliente

Es de carácter obligatorio ofrecer estos productos a nuestros clientes, con el fin de

brindar un servicio completo para el envío de documentos y/o mercaderías.
Embalajes, marcado y etiquetado
Embalaje, marcado y etiquetado

Embalaje
Debe garantizar la conservación del contenido de acuerdo a su
naturaleza. Las piezas que se encuentren embaladas con materiales
rígidos deberán contar con la respectiva protección de las puntas para
evitar posibles daños a la estructura de las aeronaves o de los vehículos

Rotulación y Recordar que las piezas con peso superior a 32 kilos debe contar con la
etiquetado etiqueta de pesado en la que se indique el peso bruto de la pieza;
además de la correspondiente rotulación de remitente y destinatario de
forma clara y visible.

Para Clientes Corporativos las piezas por fuera de estas medidas y

pesos, se requiere autorización a través del área comercial de Deprisa
(Gerencia Comercial Canal Corporativo o Dirección Comercial) a los
Coordinadores Regionales, la Gerencia de Operaciones o la Dirección de
Logística, antes de aceptar los envíos, estos negocios si no se pueden
transportar en la flota de Avianca, serán manejados en la red nocturna
por lo que solo aplican entre las ciudades de MDE, CLO, BAQ y BOG.
Envíos con peso o dimensiones superiores al
permitido

En todos los casos tener en cuenta:

Cada una de estas piezas debe contar con un correcto marcado y

etiquetado

Un embalaje seguro y adecuado a la naturaleza del

contenido que no ofrezca ningún tipo de riesgo a los
colaboradores que intervienen en el desarrollo de la
operación, a nuestras aeronaves y vehículos.

La pieza está identificada visiblemente con el peso

correspondiente, incluyendo el material de embalaje

Informar previamente a las áreas involucradas en

origen, transito y destino (Recolección,
Aeropuertos, Estación y Distribución)
Buenas prácticas de etiquetado
Buenas prácticas de etiquetado

Siempre adherir las etiquetas en la cara Superior o Frontal de la caja

Cuando se adhiera la etiqueta, ten cuidado de no tapar otros datos del
cliente o indicaciones importantes.
Envíos UPS: La etiqueta Alertran se debe colocar en un costado diferente
al que viene la guía de UPS.

Nunca etiquetar sobre cintas de embalaje, aristas o irregularidades del

mismo.
Utiliza la proveeduría de las etiquetas con el logo de Deprisa Pre impreso
color Azul.
En NINGÚN caso se debe rayar o alterar la etiqueta, se debe conservar la
integridad de la etiqueta y la información impresa en ella.
Buenas prácticas de etiquetado

Cuando una etiqueta se encuentra en mal estado o la máquina de re pasaje

no la puede leer, se DEBE re etiquetar. Para las piezas al descubierto se
puede realizar esta operación en cualquier parte del proceso, para el caso de
grupajes únicamente el sistema permite generar la etiqueta en el origen. En
caso de re etiquetado, colocar siempre sobre la etiqueta obsoleta
Envíos con código de barras defectuoso, se debe reimprimir y reemplazar
etiqueta.
Cuando se reutilizan embalajes que tienen otras etiquetas o rótulos, éstas
deben ser despegadas adecuadamente del embalaje para evitar confusiones
en la operación.
Al etiquetar los grupajes, se debe tener cuidado de no deteriorar la etiqueta
y garantizar la lectura del código de barras al momento de cerrar las sacas
con los precintos.
Límites de peso, dimensiones
máximas y relación peso - volumen
Limitaciones de peso

• Los limites de peso y dimensiones máximas para

los envíos de Deprisa, deben ser tenidas en cuenta
según el producto que se ofrece al cliente, ya que
estas están sujetas a la logística disponible para su
manejo tanto en origen como en destino.

• Para los envíos internacionales, deben ser tenidas en

cuenta las limitaciones establecidas por los
operadores para cada uno de los países de destino y
las disposiciones de la Aduana colombiana para la
salida de éstos al exterior.

• Las excepciones para el manejo de envíos que

incumplan estas restricciones de peso o dimensiones
deben ser tramitadas de acuerdo a lo establecido en
la política.
• El peso tomado y verificado en la estación
(Automático o manual) es la base para la liquidación
al cliente y del proveedor.
Dimensiones máximas

• Las dimensiones máximas permitidas para todos los productos

Courier (Nacionales e Internacionales) son las siguientes:

− El lado más largo no debe superar los 150 cm., y la suma de

los tres lados no debe superar los 300 cm

− Para los productos de correo ofrecidos por Deprisa, serán

tenidas en cuenta las dimensiones dadas por el convenio de la
Unión Postal Universal UPU: “Que sus medidas no superen los
sesenta centímetros (60 cm.) en cualquiera de sus
dimensiones, ni de noventa centímetros (90 cm.) la suma de la
longitud y el mayor contorno tomado en sentido diferente al de
la longitud”.
Relación peso – volumen (peso volumétrico)

El peso volumétrico aplica cuando el

Es la medida que se utiliza para
resultado del cálculo realizado es
establecer el espacio que ocupa un
mayor que el peso real del envío y
envío en el medio en su medio de
únicamente afecta la aplicación de la
transporte (aéreo o terrestre). Se
tarifa a cobrar al remitente, siempre
aplica, generalmente, cuando un
se cobrará el peso mayor entre
envío es voluminoso y liviano.
volumétrico y real.

Envíos nacionales
Multiplicar entre sí los tres lados del envío, tomando estas dimensiones en
centímetros, el resultado se divide en 1.000.000, y finalmente se multiplica
por el factor de conversión dependiendo el tipo (Documentos o mercaderías).

• Factor de conversión Documentos Deprisa Nacional y Documentos y mercadería

productos Premium: 222
• Factor de conversión para Mercadería Deprisa Nacional: 400
• Factor de conversión para Deprisa Internacional: 200

El resultado de esta operación será el peso volumétrico, sobre el cual se aplica

la tarifa para el transporte del envío.
 Peso Volumétrico
Relación peso – volumen (peso volumétrico)

Ejemplo: El cliente presenta una caja con un

peso verificado en báscula de 15 kilos y
dimensiones de la gráfica con destino CLO:
45 cm.

50 x 48 x 45
__________ X 400 = 43, 2 kg.
48 cm. 1.000.000
50 cm.
La tarifa a cobrar será aplicada a 43.2 kg.

• Para el producto Deprisa Internacional el peso volumétrico será multiplicado por

200 como factor de conversión
• Deprisa cuenta con maquinas de repesaje automático en ciudades principales
• Las básculas y grameras deben contar con mantenimiento y calibración periódicos
• Se debe contar con cintas métricas autorizadas y vigentes brindadas por el área de
Calidad
Manejo de envíos con peso o dimensiones
superiores al permitido
1.Peso máximo clientes
masivos en punto de venta
(CRR) y móviles
recolección a domicilio
•Hasta 50 kilos, peso real.
•Debe tenerse en cuenta el
peso límite indicado en las
coberturas del producto
Deprisa Estándar para
algunos destinos hasta
30, 20 o 7 kilos.
•Los envíos con Origen San
Andrés en ningún caso
pueden exceder los 50
kilos de peso real, esto
por estar sometidos a la
modalidad de envíos
urgentes por avión al ser
transportados desde la
Isla al interior de país.
2. Peso máximo envíos
clientes corporativos (B2B)
• En el servicio Deprisa
•Hasta de 80 kilos, peso
real.
•Esta excepción no aplica
desde y hacia las
siguientes ciudades:
Yopal, Barrancabermeja,
Quibdó, Apartadó, Arauca,
Florencia, Tumaco, y las
demás poblaciones que en
la matriz del producto
Deprisa Nacional tienen
como peso máximo hasta
30, 20 o 7 kilos.
3. Peso máximo envíos
Deprisa aeropuerto
Aeropuerto, hasta 80 kilos
de peso real únicamente
desde y hacia las
siguientes bases en vuelos
operados en la flota A320
por Avianca: Bogotá,
Cali, Medellín,
Barranquilla, Cartagena,
Santa Marta,
Bucaramanga, Cúcuta y
San Andrés.
Dimensiones máximas permitidas

FOKKER 50: AIRBUS 318:

55 Ancho X 55 Alto x 55 120 Ancho x 119 Alto x
Largo 140 Largo

Dimensiones
Flota
Aeronaves

AIRBUS 319: AIRBUS 320:

149 Ancho x 119 Alto x 149 Ancho x 119 Alto x
164 Largo 164 Largo

Para las piezas que uno de sus lados supere las dimensiones dadas anteriormente, podrán
manejarse desde y hacia las bases donde opera la flota Airbus, teniendo en cuenta el
cumplimiento de estos dos criterios:

1. Que la suma de los tres lados no supere 300 centímetros.

2. Que el lado más largo no supere 200 centímetros.

Esta última indicación NO aplica en los trayectos operados en flota Fokker 50.
Valor declarado
 Valor declarado
Para todos los servicios Courier ofrecidos por Deprisa, los usuarios del servicio tienen la
posibilidad de declarar el valor de sus envíos, y de recibir el pago de estos montos en
caso de presentarse algún caso fortuito de pérdida, avería o expoliación (saqueo) de sus
envíos, de acuerdo a lo reglamentado por la Ley 1369 de 2009.

Al declarar el valor de los envíos, el

cliente debe asumir el correspondiente
El valor declarado por el cliente,
cargo por manejo que corresponde a un
además de corresponder al valor
porcentaje del valor declarado como
comercial del lo que se está enviando,
cargo por manejo, el cual varía de
debe estar entre los valores máximos y
acuerdo al contenido del envío , al
mínimos establecidos por Deprisa.
destino y al tipo de cliente (Retail o
Corporativo)

En ningún caso los Colaboradores deben

Al presentarse reclamaciones por parte de
ofrecer a los clientes en nombre de Deprisa,
nuestros clientes por casos en los que se
las agencias o en el suyo propio pagos de
pueda generar una indemnización, se debe
indemnizaciones, ya que estos están sujetos al
proceder de acuerdo a las instrucciones dadas
cumplimiento de los procesos establecidos y a
para el manejo de reclamaciones solicitando
los resultados de las investigaciones a que
que el cliente se dirija al Área de Servicio Al
haya lugar por parte de las áreas de
Cliente a través del Call Center.
Indemnizaciones y/o de Control Interno.
Valor declarado

Cargo por valuación (%)

Para clientes Retail:

. 1% Deprisa estándar e
Internacional (18% por cargo por
combustible sobre el flete)
. 2% Productos Premium
. 1,7% Carga (animales vivos 3%)

Para CRR el campo de valor declarado Para Clientes Corporativos:

no pueda ser cero o negativo.
. 0,6% sobre valor asegurado

Para clientes corporativos debe existir

un documento que especifique qué
acuerdo existe entre las partes con
respecto a la valoración de envíos y el
manejo de los casos de subrogación.
Valor declarado

Cargo por Manejo (%)

. Es el valor mínimo que deberán cancelar los clientes proporcional al valor

declarado por el mismo, es decir, si el cliente no declara su envío deberá cancelar
la totalidad del cargo por manejo, y si declara su envío se cobrará el porcentaje
correspondiente y adicionalmente el valor de cargo por manejo que corresponda
hasta que se complete el mínimo.
. En el caso que el valor a pagar por la declaración del envío, sea igual o mayor
al cargo por manejo, el cliente solo debe pagar el valor del % sobre el valor
declarado.

Los valores mínimos del cargo por manejo son:

. $500 para Premium

. $300 para Deprisa standard documentos
. $5000 para Deprisa standard mercaderías,
Deprisa Inter y Carga
Conservación del producto
Conservación del producto

Manipulación La manipulación de los envíos y despachos debe ser la adecuada según lo

indiquen las etiquetas de manipulación, de manera que se garantice la
conservación y el buen estado físico del embalaje y el producto contenido.
Para permitir una adecuada manipulación de las sacas, el peso de estas no
deben exceder los 30 kilos.

No deben arrojarse los envíos, hacia las estibas, planchas o vehículos.

Tampoco deben hacerse “cadenas humanas” lanzando las piezas.
Las piezas que presenten un embalaje deficiente o abollado, deben ser
acondicionadas correctamente antes de continuar en el proceso operativo.
Ninguna pieza debe tener esquinas punzantes y en caso tal estas deben ser
protegidas para evitar daños a los Colaboradores, a otros envíos o en la
estructura de los vehículos o aeronaves.

Los envíos al descubierto y sacas deben ser inspeccionados antes de su

alistamiento y embarque, en caso que alguno de éstos no esté
adecuadamente identificado, marcado o etiquetado, tenga signos de
saqueo, derrame de líquido, o que su integridad se vea comprometida, no
deberá ser cargado en cualquier equipo o medio de transporte, vehículos o
aeronaves

Para el caso de ciudades que cuenten con bandas transportadoras y

equipos de repesaje automático, la manipulación de los envíos debe
hacerse de acuerdo al INSTRUCTIVO MANEJO DE BANDAS
TRANSPORTADORAS.
Conservación del producto

Almacenamiento Se deben proteger los envíos y las sacas de los cambios climáticos, evitar
que se mojen y que no permanezcan demasiado tiempo expuestos al sol.
En todos los procesos deben utilizarse estibas para el manejo de los envíos
al descubierto, estos no deben entrar en contacto con el piso.

Al momento de apilar los envíos y/o sacas deben ponerse los elementos
grandes y pesados en la base, los elementos pequeños y livianos en la
parte superior. Las etiquetas de identificación, de manipulación y los
marbetes de las sacas deben quedar visibles.
Cuando se apilen las piezas debe observarse la cantidad máxima de
apilamiento indicadas en las piezas y así evitar la avería de las piezas
inferiores.

Las piezas y sacas de forma irregular deben ser ubicadas de tal manera que
no sean susceptibles a caídas o que puedan afectar otros envíos. El
apilamiento debe garantizar que las piezas y sacas no queden inestables de
manera que sean susceptibles a caída o avería.
Conservación del producto

Disposición Los elementos perecederos son aquellos que pierden sus propiedades
de elementos comerciales fácilmente debido al tiempo reducido de vida antes del
consumo o uso, el transporte y su arribo a destino en las mejores
perecederos condiciones dependen de la manipulación y almacenamiento específico

Cuando éstos tiempos no se cumplen ó el elemento no soporta el procesos

de transporte, pierde rápidamente sus propiedades especialmente, los
perecederos como las flores, fruta, alimentos entre otros, esto genera
riesgos biológicos que contaminan el área de almacenamiento, y pueden
crear afecciones de salubridad en su olor o manipulación.

Como obligación estipulada en el decreto 1840 de 1994, políticas de

seguridad y responsabilidad ambiental de la compañía debe informarse
inmediatamente de ésta situación a la autoridad reguladora del lugar (en
Colombia el Instituto Colombiano Agropecuario – ICA) quienes harán la
evaluación de los elementos y generarán la orden de cuarentena o
incineración según corresponda.

En todo caso deberá informársele previamente al cliente ésta notificación

de autoridad regulatoria, acatar y ejecutar las acciones dadas por la
autoridad competente dejando evidencia física de la realización del hecho.
Control del producto no conforme
Control del producto no conforme
Dentro del servicio ofrecido, se han identificado como producto no
conforme dos categorías:

• Se presenta deterioro del embalaje y/o contenido del envío

• El embalaje es inadecuado a la naturaleza del contenido
Estado Físico del
• El embalaje presenta humedad o destila líquidos
Envío • Se presenta diferencia de peso entre lo indicado en la guía
y el verificado en el proceso que se registra

• Los envíos ingresan a cualquiera de los procesos, fuera

de los tiempos establecidos para su manejo en las
matrices operativas y/o horarios de despacho,
Tiempo de incumpliendo la promesa de servicio ofrecida al cliente.
Entrega • No se considera producto no conforme, cuando a pesar
de presentarse fallas logísticas, es posible poner en
marcha contingencias que permitan el cumplimiento de
los tiempos de entrega ofrecidos.

No se considerará producto no conforme, cuando a pesar de presentarse fallas

logísticas, sea posible poner en marcha contingencias que permitan el cumplimiento
de la entrega
Control del producto no conforme
Consideraciones Generales en el procedimiento de control

•Se deberá designar un espacio ó área en cada

estación, aeropuerto o zona de transporte donde se
almacene el producto no conforme identificada como
“Área de Producto No Conforme” para los tiempos de
Área única de gestión establecidos en esta directriz, con las
producto no condiciones de seguridad que permitan la
conforme preservación y custodia del Producto No Conforme
•Debe tenerse en cuenta que por el tipo de producto
que ofrece Deprisa, el proceso de almacenamiento de
los envíos considerados como Producto No Conforme,
es transitorio y no permanente

•Los casos de Producto No Conforme así como las

Registros de la acciones emprendidas para su gestión y solución deben
ser registrados en el sistema de información corporativo
gestión de a través de incidencias.
producto no • A partir de este registro se generaran las acciones a
conforme emprender para cada caso y para cada responsable de
acuerdo a la situación presentada.
Control del producto no conforme
Consideraciones Generales en el procedimiento de control

•Cada Proveedor de Servicios Logísticos

deberá designar un colaborador quien dentro
de sus funciones permanentes, deberá liderar
y será el responsable de la gestión del los
envíos que sean considerados como producto
no conforme, este colaborador debe contar
con los recursos necesarios para su gestión
tales como equipos de comunicación y acceso
permanente a los sistemas de información
Líder de corporativos.
producto no •La información de los colaboradores Lideres
conforme de Producto no conforme, debe ser
suministrada al Coordinador Regional de
Deprisa y en caso de cambio de responsable
deberá notificarse oportunamente. De igual
forma en caso de ausencia del Líder de
Producto No Conforme, debe establecerse un
segundo colaborador que cumpla sus
funciones
Control del producto no conforme
Consideraciones Generales en el procedimiento de control

•Después de agotados los recursos

disponibles para la gestión de los envíos en
Producto no conforme, cuando no sea
posible realizar la entrega del envío al
cliente remitente o destinatario, después de
Cierre de la 10 días en el área que lo gestiona, estos
gestion de envíos envíos deben ser entregados al área de
en producto no objetos no distribuibles en Bogotá.
conforme •El despacho de estos envíos debe hacerse a
través de una guía en la que se indiquen los
datos del líder de PNC en la base que lo
gestiona y como destinatario el Auxiliar de
rezagos de Deprisa.
Control del producto no conforme
De acuerdo con la Norma ISO 9001 – 2008 en el numeral 8.3 se
establece la matriz de control del producto no conforme
¿Preguntas?
 Actividades finales

1. Evaluación del módulo

– Cuestionario de preguntas

2. Evaluación satisfacción del programa