Evaluación y Administración de

Proyectos
Sandra Patricia Usaquén Perilla
 Competencias para el éxito
Comunicación, poder, liderazgo,
motivación, negociación, manejo de
Dimensión técnica: Interpersonales conflictos
Estándares, métodos,
regulaciones específicas

Conocimientos
Administración
específicos Conocimientos
y habilidades
Proceso administrativo, áreas
Tipología de proyectos funcionales
Ciclo de vida de proyectos
Áreas de conocimiento
Ambiente sociocultural,
Entendimiento
Gerencia de político, internacional,
del contexto del
proyectos ambiental
proyecto
 de clasificaciones
• Según su naturaleza: • Según Colciencias:
• Construcción, Investigación • De innovación.
• Ingeniería, Informáticos • De desarrollo institucional.
• Administrativos, Desarrollo • De desarrollo tecnológico.
• Sociales, Culturales • De política y prospectiva.
• Empresariales • De investigación y desarrollo.
• De servicios tecnológicos
• Según el tamaño:
• Grandes • Según su realización:
• Pequeños • Internos
• Externos
• Según su impacto
• Estratégicos, operativos, obligatorios • Según su origen
• Públicos
• Según el sector económico:
• Privados
• Agropecuarios.
• De infraestructura social • Según la relación actividades - recursos:
• Industriales (proyectos soporte de la actividad económica) • Sencillos (simples)
• De servicios. • Complejos
• Según su forma de evaluación: • Según su incertidumbre:
• Nuevos proyectos • Ciertos (Construcción)
• Expansión, Reemplazo • Inciertos (Investigación)
• Outsourcing, internalización
• Abandono
Para qué conocer el tipo de proyecto?

• TOMA DE DECISIONES
• Mejor manera de planear, organización, estilo de administración, la mejor forma de ejecutarlo y el más
adecuado líder para el proyecto…
 Alcance Objetivos (producto) / Impacto

Restricciones Potenciales / Acumulativas

(# recursos)

Tecnología Proceso (# actividades)

 POR ELLO SE DEBE:

• Adaptar la metodología a la envergadura y características de

cada caso en concreto

• Aplicar los principios de la gestión de proyectos

En proyectos grandes y complejos, es difícil y costoso.

• Descomponer el proyecto en subproyectos

• WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) Entregas

Estructura de división del trabajo
El ciclo de vida de los proyectos

• ¿Qué es el ciclo de vida de los proyectos?

• ¿Cuáles son las etapas, son siempre las mismas?
• ¿Hay alguna mas importante?
• ¿Cómo se reconoce que se encuentra en una etapa en particular?
• ¿Por qué es importante comprender el ciclo de vida del proyecto?
Ciclo de vida de proyectos

• Secuencia lógica de actividades fases/etapas, por las que pasa un proyecto

• Reconoce que el proyecto tiene un alcance limitado de vida y que hay cambios predecibles en el
nivel de esfuerzo y de enfoque a lo largo de su vida

• El fin de cada fase generalmente está marcado por una revisión de

• los entregables clave y
• del rendimiento del proyecto a la fecha

• Cuáles son las etapas de un proyecto?

 Ciclo de vida de proyectos

1. Buscar oficio “hagamos algo”

2. Euforia
3. Casting “quién quiere participar?”
4. Arranque suave “ya coronamos”
5. Trabajo a lo loco
6. Preocupación, Locura
7. Resultados “Entregue lo que pueda”
8. Descarte “ya para qué”
9. Responsables “de quién fue la idea?”
 Ciclo de vida del Proyecto
Proyecto Sencillo (Etapas):

Organización Ejecución
Viabilidad Cierre
y planificación y control

Proyecto complejo (Fases)

Ejecución
Conceptual Diseño Cierre
y control
Ciclo de vida del Proyecto Sencillo
CICLO DE VIDA PROYECTOS COMPLEJOS
 PROYECTO COMPLEJO DE INVERSION:
CICLO DE VIDA CON GESTION DE PROYECTOS
PRE-
100% INVERSION INVERSION OPERACION

% Horas de trabajo
% Desarrollo o 80% Fase I: Fase II: Fase III: Fase IV:
Conceptual Diseño Ejecución y Cierre
Control
60%

40%

20%

0%
0 1 2 3 4 5
Identificación Administración Administración Evaluación EX
Selección de la ejecución de la operación POST
Formulación
Evaluación
Fase conceptual

Formulación de perfiles Preparación y

Identificación del
de solución o formulación de
problema (oportunidad)
aprovechamiento alternativas de solución

Evaluación de las Selección de un Envío y evaluación en

alternativas de solución proyecto la cartera de proyectos
Reflexión
La administración de un hospital querría establecer una guardería para los hijos
de sus empleados como parte de su estrategia para atraer y retener al personal
¿la necesidad es tener una guardería en el hospital o proporcionar cuidado
infantil para los hijos de los empleados? ¿Es “en sitio” obligatoriamente parte
de la necesidad?
 Fase de diseño o planeación
• Aumenta el nivel de esfuerzo al desarrollar los planes del proyecto
Alcance

Metas y Tiempo Costos

Actividades Responsabilidades Calendarios
especificaciones

Presupuestos Recursos Personal Riesgos

Adquisiciones y
Comunicaciones
proveedores
Fase de ejecución y control
• Máximo nivel de esfuerzo físico y mental
• Elaboración del producto con seguimiento y cambios durante el proceso

Desarrollo de
Ejecución y control Manejo de las
equipos de trabajo: Consecución de
de la Línea Base del comunicaciones del
vinculación y créditos
proyecto proyecto
preparación

Solicitud de Adquisición de
Aseguramiento y Seguimiento y
permisos a materiales, equipos
control de la calidad control a riesgos
autoridades y servicios

Monitoreo, reportes,
pronósticos, cambios
 Fase de cierre - desactivación
• Desactivación del proyecto

Entrega formal de
resultados: Preparación y
entrega de informe final,
Acta de entrega
Cierre de contratos: Cierre administrativo:
Transferencia de
Liberación de personal, Evaluación final (expost)
documentos
equipos, instalaciones… Lecciones aprendidas

Identificación
Selección
Formulación
Evaluación
 Ciclo de vida de proyectos
PREINVERSIÓN INVERSIÓN OPERACIÓN
(FPE alternativas) (Ejecución proyecto) y liquidación?

Fase I Fase II Fase III Fase IV

% Desarrollo
o
% Esfuerzo

Horizonte de tiempo
t
Sin embargo no hay barreras claras entre etapas
Diferentes enfoques

Banco Mundial BID

• Identificación • Preparación del proyecto

• Protección • Ejecución y terminación
• Apreciación • Post- terminación
• Aprovechamiento
• Desembolso
• Supervisión
Sistema de concesiones de Chile
Banco de Programas y
Proyectos de Inversión
Nacional
Tarea CDV

• Analizar un proyecto de su disciplina.

• Identificar cada una de las fases del CDV.
• Realizar el gráfico del CDV si es posible estimar los tiempos en cada fase.
• Será debatido en clase.
Fase conceptual

Proyecto complejo (Fases)

Ejecución
Conceptual Diseño Cierre
y control
 Entendimiento del
contexto del
proyecto

Arte y ciencia de
coordinar personas, Gerencia de
Administración equipos, materiales y proyectos
dinero para completar
el proyecto
especificado dentro de
los tiempos y costos
aprobados.
(Oberlender)

Conocimientos
Interpersonales específicos
Por dónde comenzar?
 El problema
• Reconocimiento del problema real a solucionar
• Identificación y definición clara
Qué es un problema?
• Cuestión que se trata de aclarar
• Proposición o dificultad de solución dudosa
• Conjunto de hechos que dificultan la consecución de algún fin
• Situación insatisfactoria que se requiere solucionar
Qué es una oportunidad/necesidad?
• Coyuntura conveniente de tiempo y lugar
Para su solución siempre existen cursos de acción con diferentes relaciones de costo/beneficio
Si no se entiende bien el problema
 Tipos de problema
• Según su solución:
• Problema cuya solución implica tomar una decisión (usando modelos, técnicas,
herramientas)
• Problemas desgracia: “estar enfermo es un problema,....... morirse es una desgracia”
• Problemas a ser resueltos con proyectos

• Según su nivel:
• Estratégicos / Tácticos / Operativos

NO TODO PROBLEMA GENERA UN PROYECTO PERO

TODO PROYECTO DEBE NACER DE UNA OPORTUNIDAD, NECESIDAD, PROBLEMA
 I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
1. Identificación del problema, oportunidad, necesidad
IDENTIFICACIÓN: Reconocimiento del problema real (necesidad u
oportunidad) que se quiere solucionar: Identificarlo y definirlo exactamente
a. Preparación de la Descripción del problema (documento)
Preguntas claves:
•Cuál es el problema: Hechos, Recolección de datos.
•Localización
•Causas y efectos
•Afectados
•Es posible disolver el problema?
•Merece la pena solucionarlo: Existe una solución
potencial? (Cursos de acción diferentes e interesantes)
•La solución es políticamente viable
b. Definición del problema:
Sujeto (objeto) + indicador
 I Fase conceptual – Etapa de viabilidad
1. Identificación del problema, oportunidad, necesidad

c. Análisis de los interesados (stakeholders)

Identificación de los involucrados

Visión (percepción) que tienen del problema

Actitud frente a una posible solución del problema

d. Árbol del problema (análisis de causa y efecto)

•Causas

•Efectos
Análisis de interesados (stakeholders)

Todos los que tengan que ver con el proyecto

• Identificar los involucrados
• Caracterizar: percepción del problema, actitud frente al problema y a una posible solución

Grupos
Proveedores Grupos étnicos ONG´s Reguladores
religiosos

Comunidad de Promotor del

Usuarios Beneficiados Perjudicados
la zona proyecto

Financista del Grupos

Gobierno
proyecto ecológicos
 INVOLUCRADO INTERES
 Brindar servicio de alta calidad
 Eliminar quejas y reclamos por
atención deficiente
 Optimizar el uso de los recursos,
horas de personal (bibliotecario y
COORDINADOR DE
becarios), material bibliográfico
BIBLIOTECA
existente y recursos tecnológicos
(hardware, software y redes)
 Integrar la biblioteca de la sede a
la red de bibliotecas de la
Universidad
BIBLIOTECARIA  Prestar un mejor servicio
Contar con una biblioteca con
material bibliográfico
actualizado, varios
COORDINADORESDE
volúmenes, colección
PROGRAMA
general, varios números de
libros de reserva y de
consulta fácil y ágil
PROBLEMAS PERCIBIDOS
 Quejas frecuentes de los
usuarios (estudiantes, docentes,
funcionarios, público en general)
 Deficiencia en el servicio
(ausencia de ejemplares,
desinformación sobre existencias,
tardanza en atención, escasa
asesoría al usuario por
desconocimiento, traumatismos
en los horarios de atención.
 Aislamiento de la biblioteca local
del sistema de la universidad
 Falta de recursos para
organización física del material
bibliográfico
 Falta aumentar el número de títulos
 Actualización del equipo de
cómputo
 Sistematizar los procesos
 Material Bibliográfico existente
limitado
 No es posible búsqueda
sistematizada
 No se dispone de terminales de
consulta del material bibliográfico
 Falta actualización del material
bibliográfico
 Ausencia de actividades culturales
 No es posible la consulta a través
de la intranet
RECURSOS Y MANDATOS
 Inducción y sensibilización sobre la
importancia del servicio.
 Programación de horarios
 Establecimiento de líneas de
acción para mejorar el acceso de
los usuarios
 Gestión ante Biblioteca Mario
Carvajal para trabajar en red con el
sistema.
 Gestión ante oficina de proyectos,
planeación y estampilla para
acceder a recursos para inversión
en la biblioteca
 Disposición para aumentar el
conocimiento de los textos a
fin de mejorar la atención a
los usuarios
 Disposición para trabajar en el
desarrollo del plan del
proyecto
 Disposición para trabajar en
las actividades culturales
 DIAGRAMA DE ARBOL
PARA ANALISIS DEL PROBLEMA
Matriz Expectativa-Fuerza
 I Fase conceptual – Etapa de viabilidad

e. Análisis del problema:

•Análisis estratégico: Para qué debe ser resuelto:
• FINALIDAD
•Justificación: Consecuencias de no resolverlo (consecuencias)
•Situación deseada: efectos de la solución
•Restricciones: de tiempo y dinero disponible, tecnología,
políticas, sociales (definidas por el cliente)
•Requerimientos o aspiraciones de involucrados
•Supuestos
•Riesgos
•Interacción con el entorno (sistema)
•Variables no controlables (ambientales, culturales, políticas,
sociales)
Company Name
 I Fase conceptual – Etapa de viabilidad

RESUMEN

MIP (MEMORIA DE INDENTIFICACION DEL PROBLEMA)

•Descripción del problema
•Definición del problema
•Identificación de involucrados
•Árbol del problema
•Análisis del problema:
a. Finalidad e. Supuestos
b. Justificación f. Riesgos
c. Restricciones g. Situación Deseada
d. Requerimientos h. Análisis del entorno

Company Name
• Basado en notas de clase Profesor Álvaro Cuadros PhD (c).
• Basado en notas de clase Profesor Julio Cesar Londoño PhD (c).