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UFCD 0501

Projetos de Organização de Eventos -


planeamento e gestão
Formadora
Paula Ferreira

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

Introdução

Objectivos
- Identificar as etapas do planeamento e gestão de projetos de organização de
eventos.
- Identificar em cada fase de um projeto e descrever as suas atividades.
- Reconhecer um mau planeamento ou má gestão de um projeto.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

Introdução

Conteúdos Programáticos 2.2.- Conceptualização


1.- Enquadramento do planeamento de 2.2.1.- Desenvolver conceitos
projetos de organização de eventos 2.2.2.- Realizar estudos de viabilidade
1.1.- O enquadramento do planeamento
2.2.3.- Refinar conceitos
de projetos de organização de eventos
1.2.- Importância do planeamento para o
sucesso do evento 2.2.- Planeamento geral e a definição
1.3.- Quem está envolvido no processo dos fatores que têm de ser
de planeamento identificados
2.3.- Planeamento detalhado, incluindo
2.- Planeamento de projetos de planos de contingência
organização de eventos 2.4.- Gestão do evento em si
2.1.- Cinco etapas do planeamento de 2.5.- Avaliação do sucesso do evento e
projetos de organização de eventos e a comunicação dos resultados
sua interligação

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

Introdução

Conteúdos Programáticos 4.- Consequências de um mau


3.- Descrição geral do planeamento de planeamento de projetos de organização
projetos de organização de eventos de eventos
3.1.- Descrição geral de cada uma das 4.1.- Consequências de um mau
etapas do processo planeamento planeamento
3.1.1.- O objetivo de cada fase 4.1.1.- As consequências para o evento
em si
3.1.2.- As atividades envolvidas em cada
fase 4.1.2.- As consequências para o
organizador
3.1.3.- As relações entre cada fase

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos
1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos
1.2.- Importância do planeamento para o sucesso do evento
1.3.- Quem está envolvido no processo de planeamento

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Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

A palavra planeamento aparece como sendo um processo que consiste em estabelecer


em que ponto é que uma organização se encontra no presente e para que ponto
pretende dirigir-se no futuro, com as estratégias e técnicas necessárias para atingir
aquele ponto.

Devemos considerar que se torna necessário antes de definir um planeamento de um


evento, conhecer os factores internos e externos que podem condicionar as decisões a
ser tomadas e assim interferir no processo de planeamento.

Simplificadamente, planeamento é o estabelecimento de um caminho a percorrer


mediante técnicas e estratégias, sendo necessário determinar os meios indicados para
atingir os fins a que a organização se propõe.

No planeamento devemos definir claramente os objectivos que nos propomos


alcançar, prever os recursos necessários em termos humanos, financeiros, materiais e
legais.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Devemos também reunir uma equipa capaz de assumir responsabilidades ao nível da


coordenação e execução de tarefas.

Devemos ainda criar canais de comunicação eficientes entre todas as áreas de


intervenção do processo organizativo, sendo importante, por último, implementar
sistemas de controlo e acompanhamento das providências e decisões tomadas no
decurso do evento.

O planeamento é um processo que identifica metas e objectivos, estabelecendo os


meios para obtê-los.

É neste sentido que os eventos para acontecerem de forma apropriada necessitam de


tempo e compromissos individuais e organizacionais, devendo ser justificados como
parte real de um plano geral; devem adequar-se às metas e objectivos organizacionais,
ser coordenados em todas as etapas da organização e valer a pena para o futuro.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

“Fracassar no planeamento, é planear o fracasso”

Porquê perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rápido fazer
logo o trabalho. A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o
processo de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que
nada é deixado ao acaso.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

De uma forma simples, o processo de planeamento consiste em estabelecer o caminho


que a organização quer percorrer no futuro, a traves de estratégias e táticas, ou seja, o
planeamento pressupõe que se determinem os meios mais indicados, para que se
atinjam os fins previamente definidos.

Para a definição do caminho a trilhar, é necessário conhecer e compreender os factores


internos, corno, por exemplo, os recursos disponíveis, e os factores externos, dos quais
podemos referir as condições económicas disponíveis no momento, entre outros.
Ambos os factores irão condicionar as decisões a ser tomadas.

Claro que um plano não e estanque, pois deve ser a adaptado ou alterado conforme as
necessidades.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

O que é o Planeamento?
O planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as
atingir. As coisas não acontecem simplesmente. Têm de ser produzidas através de um
raciocínio cuidadoso e de um planeamento eficaz.

O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar


as acções que necessita de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro
lado, medidas de desempenho para se certificar que as metas são atingidas.

O planeamento permite evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e


recursos, preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo à frente e
preparado, o planeamento é o factor chave para conseguir o sucesso do seu evento.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Tipos de Planeamento

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Tipos de Planeamento

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Tipos de Planeamento
O planeamento do evento, volta a confirmar a viabilidade da execução do projeto-
evento, estabelece as diretrizes para manter a ordem na execução do plano de
trabalho adotado e deve ainda (às vezes há falhas a este nível) delinear planos
alternativos, para o caso de surgirem imprevistos.

A gestão do tempo é considerada um dos fatores de maior


risco para a organização de um evento e considerado um dos
princípios sólidos da estão organizacional e individual. Uma
boa gestão é fundamental desde a planificação do evento,
até ao seu final onde geralmente os prazos ficam mais apertados
e surgem os maiores problemas.

O processo de planeamento de um evento consiste de facto no estabelecimento de


estratégias e táticas para conquistar o sucesso desejado pelos intervenientes.
Resumidamente, a fase de planeamento de qualquer evento traduz-se na fase de
tomada de decisões antecipadamente.
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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

No entanto deve selecionar-se a estratégia de atuação e definir as linhas de orientação


do grupo de trabalho. Todo este processo de planeamento para uma orientação, a
longo prazo, materializa-se no plano estratégico, enquanto que a execução das tarefas
concretas para realização do evento materializa-se no plano operacional.
Tão importante como reconhecer a importância do planeamento é a sensibilização para
o facto de nenhum planeamento ser perfeito ou estanque.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

As etapas comuns a todos os eventos, e os passos a definir:

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Gestão dos recursos


No processo de planeamento de um evento há uma etapa fundamental relativamente
aos recursos: fazer um levantamento exaustivo dos recursos necessários.

Independentemente da dimensão do evento, há recursos indispensáveis à realização


do mesmo. Os recursos mais elementares são os recursos humanos, os financeiros, os
materiais e os recursos legais.

Um bom gestor de eventos distingue-se precisamente pela eficiência na gestão dos


recursos disponíveis. O espírito de iniciativa, a visão estratégica e a competência ao
nível da liderança, da comunicação e da própria organização são requisitos essenciais.

É evidente que quanto maior for a dimensão do evento, mais complexa se torna a
análise aos recursos internos e externos necessários para que o evento se realize com
sucesso.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

No setor dos eventos as pessoas têm de ser consideradas como um investimento


estratégico fundamental. Tendo em conta que o êxito da equipa é sustentado pela força
de trabalho motivada, é essencial que se reúnam as pessoas certas. Os colaboradores
devem disponibilizar a sua criatividade, capacidade de execução e as suas
competências.

Portanto, de uma forma resumida, e só depois de se ter determinado a necessidade de


pessoal e de se ter analisado as funções dos elementos que venham a formar a equipa,
são estas as primeiras ações relativamente aos recursos humanos:
• Elaborar o orçamento;
• Recrutar e selecionar profissionais;
• Formar a equipa;
• Supervisionar e avaliar o desempenho.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Recursos financeiros
Importa verificar inicialmente qual a verba efetivamente disponível e analisar as
despesas evidentes no âmbito do planeamento e operacionalização. Quais são as fontes
de financiamento? Esta é uma questão importante à qual se deve saber responder logo
no início do planeamento, pois é necessário criar estratégias de atuação ao nível dos
pedidos de subsídios públicos, doações de entidades privadas, acordos de patrocínio,
contribuições particulares, patrocínio, mecenato ou outras parcerias.’

Recursos físicos, materiais e serviços


São importantes e constituem muitas vezes uma grande preocupação, pois estão
relacionados com as infraestruturas, os equipamentos específicos, os serviços
diversos, como o catering, audiovisuais e decoração. Há inúmeros serviços de apoio
que podem ser necessários à organização de eventos, como especificidades logísticas.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

Os recursos legais e de risco


São aqueles que se traduzem na celebração de contratos, no registo de logótipos e
marcas, na adjudicação de serviços de segurança e de emergência médica.
Lamentavelmente, ainda existem organizadores de eventos que, por esquecimento
e/ou desconhecimento não incluem as questões regais e de segurança no primeiro
plano.

E, porque os eventos evoluíram e se tornaram mais sofisticados é importante referir


que os recursos técnicos ganharam tal importância que é aconselhável que os
colaboradores tenham conhecimentos específicos nesta área.

Espera-se que com a formação contínua e mais dedicação por parte dos responsáveis,
o planeamento seja feito e seguido com grande criatividade e com competências, ao
nível da gestão e coordenação de todos os meios envolvidos.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

O briefing dos eventos


O termo briefing deriva da palavra inglesa brief e significa resumo/sumário. O briefing é
a informação básica e essencial para a elaboração de uma estratégia de atuação.
Apesar de não haver regras rígidas para a redação de um briefing é conveniente saber-
se que a sua elaboração deve ser feita de forma cuidadosa e rigorosa, uma vez que
esse documento serve de ferramenta de trabalho (extremamente útil) à equipa
envolvida no projeto em causa.

O uso do briefing já se tornou vulgar e é usado por todo o tipo de profissionais, das
mais diversas áreas e em todo o tipo de situações que necessitam de ver estabelecidas
linhas de orientação, para que não hajam eventuais desvios das intenções essenciais
do projeto.

É como elaborar um roteiro, o briefing fornece as pistas para atingir, num tempo
razoável, os objetivos definidos pela equipa de trabalho.

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1.- Enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos


1.3.- Quem está envolvido no processo de planeamento

Quem Está Envolvido?


Todas as entidades interessadas no evento estarão envolvidas nas diversas etapas do
processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os
organizadores, os clientes e patrocinadores, estarão provavelmente envolvidas em todas
as etapas da organização do evento. Nas últimas etapas do planeamento, estarão
envolvidos outras entidades, tais como empreiteiros, fornecedores, clientes e
voluntários.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos
2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação
2.2.- Conceptualização
2.3.- Planeamento geral e a definição dos fatores que têm de ser identificados
2.4.- Planeamento detalhado, incluindo planos de contingência
2.5.- Gestão do evento em si
2.6.- Avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados

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Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

2.2.- Conceptualização
Desenvolver conceitos
Esta é a parte de discussão do planeamento. Começa com uma ideia, que é depois
desenvolvida numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objectivos do
evento e identifica quem serão potencialmente as entidades interessadas e o
contributo elas poderão dar ao evento.

A arte de modelizar consiste fundamentalmente em perceber o sistema real e o


problema, por forma a criar um modelo exequível mas suficientemente detalhado para
dar solução ao problema.

Da conceptualização faz parte a escolha das entidades com os respectivos atributos, as


actividades e evento. Adicionalmente é necessário relacionar entre si estes
componentes e a sua relação com o mundo exterior.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo de
viabilidade. Este estudo permitirá determinar se o evento é ou não possível e desejável
no seu mercado alvo.

O estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o evento,


tais como:
• Porquê realizar o evento?
• Qual será a natureza do evento?
• Onde será realizado?
• Qual a logística necessária?
• Quanto irá custar?
• Que recursos serão necessários?
• Poderá ser realizado no prazo pretendido?

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

• Que pesquisa de mercado será necessária?


• Existirá mercado para o evento?
• Quem irá participar?
• Como será publicitado?
• Existem eventos similares?
• Quem irá organizá-lo?
• Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da
organização?
• Quanto tempo demorará a organizar?
• Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Qualquer evento, seja de natureza particular ou organizacional, tem um ou mais


objectivos a atingir, sejam eles: conviver, festejar, envolver, agradecer, partilhar, formar,
motivar, fidelizar, apresentar, inaugurar, etc., tal como todas as formas de comunicação,
tem sempre um objectivo a atingir.

No entanto, o que de mais importante deve ser feito quando se toma a decisão de
realizar um evento é precisamente constatar a sua viabilidade.

Alguns parâmetros para se conceber se um evento é viável, passam por o organizador:


- diagnosticar se o evento é realmente o meio mais eficaz para se atingir determinado
objectivo;
- verificar se a oportunidade é ideal;
- verificar se os recursos disponíveis são suficientes para que o evento tenha o nível de
qualidade necessário.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

O organizador deve assegurar-se da capacidade da sua estrutura organizacional em


viabilizar a realização do evento antes de prosseguir com a sua concretização.

Este estudo de viabilidade, mostrando um resultado positivo, irá indicar a forma


consequente da concretização do evento, determinando as estruturas a criar, os
recursos humanos necessários, as fontes de financiamento a utilizar e a definição de
um cronograma específico para o desenvolvimento de todo o projecto (permitindo
assim um avanço detalhado do planeamento e da implementação do evento).

O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e, em caso


afirmativo, quais as alterações (se as houver) terão ser introduzidas nas ideias originais
para garantir que ele será bem sucedido. Isto significa que os seus conceitos originais
terão de ser aperfeiçoados, de acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Perspectiva estratégica
O processo estratégico consiste na análise da situação actual em que o evento se
encontra e dos mecanismos para implementar e avaliar as estratégias escolhidas.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Missão/Visão
Subjacente à realização de todos os eventos deve estar a fundamentação da sua
existência, que será sempre um pouco condicionada pelas necessidades dos parceiros
do evento, tais como clientes, a comunidade local, o Governo, os participantes, os
patrocinadores e os voluntários.

No caso dos eventos de natureza corporativa ou de relações públicas, basta um simples


relatório sobre o seu propósito para fornecer alguma orientação. No que se refere aos
eventos mais complexos, que envolvem inúmeros parceiros, é benéfico realizar uma
reflexão sobre os seus objectivos, pelo que a organização de muitos eventos cria agora
declarações de visão e missão para orientar a sua conduta.

A declaração de visão pode existir separadamente da de missão, ou podem ser


combinadas. Habitualmente, também se descrevem os objectivos de longo prazo do
evento e sendo que estes têm um carácter motivacional.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A declaração de missão descreve em termos mais amplos as tarefas destinadas à


organização do evento. As declarações mais completas definem o propósito do evento,
identificam os maiores beneficiários e grupos de clientes, indicam a natureza mais
ampla do evento e afirmam a filosofia da organização.

Por exemplo, a missão do Cherry Creek Arts Festival no Colorado, EUA, é descrita no seu
site: «A missão da organização do Cherry Creek Arts Festival é criar o acesso a um vasto
conjunto de experiências de arte, alimentar o desenvolvimento e a compreensão de
diversas formas de arte e culturas, e encorajar a expansão da vida cultural no
Colorado».

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

O que está realmente na base de decisão da organização de um evento (e sua


consequente definição de objectivos) é a visão que a organização tem dele ou até
mesmo a “missão” que está inerente à sua criação, devendo assim todo o evento
possuir uma noção clara do seu propósito.

No seguimento desta ideia começa a ser mais frequente a criação, por parte das
organizações de eventos, de “Declarações de Visão e/ou Missão”.

As Declarações de Visão usualmente descrevem os objectivos a longo prazo, ao passo


que as Declarações de Missão descrevem em termos mais amplos a tarefa reservada à
organização do evento. Uma visão clara é crucial no encadeamento de todos os
intervenientes num evento.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

As declarações mais completas objetivam definir o propósito de um evento, identificar


os maiores beneficiários e grupos de clientes, indicar a natureza mais ampla do evento
e afirmar a filosofia global da organização que o está a realizar.

É este propósito que irá nortear todo o processo de estabelecimento de objectivos e


metas a alcançar, bem como de estratégias e planos. Estabelecida a missão, está
construída a base para definir metas e objectivos e elaborar estratégias.

Metas e Objectivos
As metas, sendo definições mais abrangentes, procuram fornecer uma orientação aos
elementos envolvidos na organização de um evento. Os objectivos são definidos no
sentido de permitir monitorizar o avanço da organização em direção às metas
estabelecidas, assim como permitem ainda aos organizadores, em última análise,
verificar quais os itens do planeamento que falharam ou foram bem sucedidos.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

No entanto, devido à diversidade tipológica dos eventos é importante referir que a


definição de metas revela maior utilidade na organização de eventos mais complexos
que envolvam vários grupos de intervenientes no processo organizativo.

Todos os objectivos devem ser estabelecidos, criando concordância e serem


percebidos por todos os elementos envolvidos num evento. Isto irá levar a que todas as
pessoas com funções organizativas na estrutura do evento se comprometam com a
concretização dos alvos definidos levando dessa forma a um esforço coordenado e a
uma unidade de propósitos.

Os objectivos de um evento devem ser inteligentes, ou seja, SMART (em inglês):


- Específicos do evento em questão (Specific);
- Mensuráveis, em termos estatísticos (Mensurable);
- Acordados ou viáveis, para todos os envolvidos (Agreeable ou Achievable);
- Realistas, ou relevantes, em relação aos recursos disponíveis (Realistic ou Relevant);
- Bem programados em relação ao cronograma (Timed).
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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Os objectivos devem ser simples e claros, evitando confusões e incompreensões, e


serem igualmente viáveis quando são estabelecidos, permitindo assim trabalhar no
sentido de os alcançar.

A par da forma de traçar e definir os objectivos dos eventos, que abordam no fundo a
generalidade do funcionamento da organização de eventos, podemos ainda encontrar
uma maior especificidade no estabelecimento de objectivos quando se trata de
entidades empresariais, uma vez que para estas os eventos
permitem uma relação directa com os seus públicos
internos e externos, num sentido de alcançar objectivos
de legitimação de imagem, incremento de contactos e
relações com os seus públicos e distinção da empresa
através da sua consciência de responsabilidade social.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Em geral, o ponto de partida para qualquer evento depende bastante de todo o


processo de definição, estabelecimento, clarificação, compreensão e monitorização de
todas estas etapas, uma vez que são elas que permitirão uma correcta implementação
da estratégia e planificação geral que resultará na organização e gestão do evento.

A definição precisa dos objectivos também contribui muito para o estabelecimento de


uma estrutura organizacional, pois permite que cada indivíduo ou comissão receba uma
série de alvos específicos (sub objectivos) que devem ser atingidos, o que irá reflectir
posteriormente na necessidade de que todos trabalhem em conjunto, já que muitos
objectivos serão interdependentes.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A visão do evento também pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fácil
partilhá-la com outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, é possível
levar a cabo uma análise detalhada SWOT do evento, para determinar os pontos
fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças colocadas pelo evento.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

2.2.- Planeamento geral


O ambiente externo inclui todos os factores capazes de influenciar o evento, mas sobre
os quais a organização não tem qualquer influência. Consequentemente, a análise dos
factores que compõem o ambiente externo irá permitir à organização a tomada de
decisões sobre assuntos como a selecção de mercados, programação, promoção do
evento, definição de calendário e estabelecimento de preços.

Através dos factores do ambiente externo podem também identificar-se determinadas


ameaças ao evento.
- Político-legais, ou seja, leis ou regulamentações governamentais que sejam suscetíveis
de influenciar a sociedade;
- Económicos, tais como nível de desemprego, taxa de inflação, taxas de juro, níveis de
salários, etc.;

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

- Socioculturais, incluindo alterações éticas ou religiosas numa população, ou nos


comportamentos de lazer;
- Tecnológicos, referindo-se principalmente às mudanças em equipamentos e máquinas
que influenciam directamente a realização de determinadas tarefas e mesmo a própria
organização de eventos, bastando para tal ver a influência da internet na forma de
promover eventos actualmente;
- Demográficos, reportando-se à composição da sociedade em termos de idade, sexo,
educação e profissão;
- Físicos, tais como a crescente preocupação com questões ligadas ao ambiente e à sua
preservação, sendo cada vez mais notória a realização de “eventos verdes”;
- Competitivos, no sentido de ser premente manter uma atenção cuidada quanto à
existência de outros eventos que possam ter como alvo o mesmo segmento de público.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

No seguimento da análise do ambiente externo é essencial proceder-se à análise do


ambiente interno, ou seja, dos recursos físicos, financeiros e humanos que a
organização dispõe, de modo a verificar quais as suas forças e fraquezas.

As forças e fraquezas que podemos identificar num evento são:


- Nível da capacidade de gestão;
- Qualidade da relação com os fornecedores;
- Qualidade dos componentes da programação do evento;
- Acesso à tecnologia apropriada;
- Acesso a recursos financeiros;
- Reputação do evento;
- Qualidade dos relacionamentos com organismos de governação;
- Força dos vínculos com potenciais patrocinadores.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Identificação e escolha de estratégias


É na sequência da análise da situação externa e interna que a organização obterá
informações necessárias para a escolha de estratégias que possibilitem a execução da
missão e dos objectivos definidos para o evento.

No fundo, a escolha de estratégias irá possibilitar um melhor aproveitamento da


análise SWOT, ou seja, ela é feita para que com os seus resultados se possa usar as
forças existentes, minimizar as fraquezas, evitar as ameaças e aproveitar as
oportunidades identificadas.

Nesse contexto, podemos apresentar algumas das estratégias que podem ser seguidas
mediante a situação adequada.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Estratégia de crescimento
Um evento pode mostrar o seu crescimento quer pelo seu porte, obtendo mais
participantes e componentes, quer através duma maior qualidade de planeamento,
organização, programação e posicionamento cuidadoso.

Estratégia de consolidação
Num determinado momento da vida do evento, a adoção desta estratégia poderá
revelar-se mais útil à sua continuação, mantendo o número de espectadores num
determinado patamar, o que permite melhorar outros aspectos do evento.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Estratégia de redução
Uma estratégia que poderá ter efeitos negativos na opinião pública, mas que pode ser
necessária para fazer face a uma conjuntura económica desfavorável ou a uma quebra
de investimento de habituais patrocinadores é a redução da escala do evento.

Estratégia de combinação
Esta estratégia pode combinar elementos de outras estratégias, ou seja, a organização
de um evento pode, com o objectivo de valorizar o seu evento, limitar ou cortar alguns
aspectos menos atractivos para o seu público-alvo, ao mesmo tempo que decide
ampliar outros factores mais importantes.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A escolha das estratégias de que dispomos para implementação no planeamento do


evento pode ser feita com base em três critérios:
1 – Adequação: as estratégias escolhidas devem ser complementares entre si, coerentes
com o ambiente, recursos e os valores da organização.
2 – Aceitação: as estratégias devem ser escolhidas tendo em vista a persecução dos
objectivos do evento, concentrando-se na importância atribuída pela análise da
situação, não
subestimando riscos potenciais que o plano possa acarretar.
3 – Viabilidade: as estratégias eleitas devem ser viáveis, funcionar na prática com
consideração pelos recursos disponíveis, atendendo a factores decisivos para o sucesso.

Em suma, as estratégias escolhidas devem ser congruentes com os resultados da


análise SWOT, sob risco de o estudo realizado não ter qualquer aplicação prática e
resultar na selecção de uma estratégia inadequada para o evento.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de


introduzidos eventuais melhoramentos (se necessário), pode iniciar-se o planeamento
geral. O plano geral define a direção estratégica do evento, isto é, o enquadramento
geral do que irá ser necessário e quando.

Ele deverá identificar:


• Quem serão os participantes
• Os recursos específicos necessários
• Um prazo para as tarefas a ser executadas
• Quem irá dirigir o evento
• Quem irá tomar decisões
• Funções chave e responsabilidades
• Estrutura do pessoal
• Serviços de apoio necessários

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

• Acções e tarefas necessários


• Financiamento necessário
• Estimativas de custos e Orçamento tentativo
• Instalações e transportes necessários
• Actividades de marketing necessárias
• Pessoal/voluntários necessários
• Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados)
• Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício)
• Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
• Quem serão os clientes
• Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros)
• Efeitos e consequências da análise SWOT
• Metas e objectivos claros
• Políticas e regras
• Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a
organização do evento progride)
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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Um esquema como o seguinte proporciona uma visão geral ou enquadramento para o


evento, através do qual poderá efectuar um planeamento mais detalhado.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

2.3.- Planeamento Detalhado


O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura
organizacional para a gestão de operações do evento. As estruturas podem ser simples
ou complexas, em função do tamanho e do âmbito do evento.

Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objectivos que se pretendem


atingir, o planeamento descreve em detalhe como irá atingir esses objectivos. Isto
requer a decomposição das actividades numa estrutura de funções, tarefas,
procedimentos e prazos para as completar. Além de definir as funções e tarefas
necessárias, o planeamento detalhado atribui essas funções ao pessoal
individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Planos operacionais
Para se implementar o plano do evento, após a escolha da estratégia, devemos usar os
planos operacionais. Todas as áreas importantes para o cumprimento dos objectivos do
evento e para a implementação da estratégia definida necessitam de planos
operacionais.

Os planos operacionais são normalmente criados para áreas como o marketing,


finanças, recursos humanos, administração e avaliação. Estas grandes áreas podem
ainda subdividir-se em áreas menores como comunicação, programação, transporte,
patrocínio, merchandising, voluntários, comunicação social, visitantes, etc.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Os planos operacionais são desenvolvidos para cada área, requerendo um conjunto de


objectivos, planos de acção, cronogramas e indicação de responsáveis pela execução
dos aspectos do plano.

Podem ainda ser empregues, em diversas áreas operacionais, planos de apoio, sendo
estes constituídos por determinadas políticas, regras e procedimentos padrão, cuja
função principal é reduzir o tempo de tomada de decisão, através da utilização, em
situações semelhantes, de tratamentos predeterminados e coerentes.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A Figura 1 mostra um exemplo de uma estrutura organizacional complexa.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A Figura 2 mostra um exemplo de como as tarefas chave podem ser representadas no


plano com prazos.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Sistemas de controlo
O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o
controlo e monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como
relatórios de procedimentos, reuniões de divulgação com as equipas, além dos critérios
pelos quais será medido o desempenho.

Após a implementação dos planos operacionais devem ser criados mecanismos de


controlo para assegurar que os planos estão a ser cumpridos. Esses mecanismos de
controlo acabam por ser sistemas que permitem a comparação constante da actuação
com os objectivos definidos nos planos operacionais.

Os encontros e os relatórios são fundamentais para o acompanhamento das operações


de controlo, assim como o são os orçamentos, que permitem comprar custos reais com
custos previstos para cada uma das áreas operacionais.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A preparação de planos de contingência também faz parte do planeamento detalhado.


Estes são criados para lidar com situações que possam surgir inesperadamente. Por
exemplo, se um fornecedor não poder fazer a entrega na data acordada, outros
potenciais fornecedores que tenham stock disponível e que tenham sido identificados
como parte do processo de planeamento, podem ser usados como alternativa.

Os planos de emergência proporcionam a flexibilidade necessária para se conseguir


adaptar, pois as circunstâncias mudam ao longo do processo de planeamento.

Em função do tamanho e do âmbito do evento, o planeamento detalhado pode


incorporar a elaboração de planos individuais para diferentes aspectos do evento, tais
como a saúde e a segurança, e o planeamento de emergência.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

O planeamento detalhado inclui descrições dos sistemas a serem usados para o


controlo e monitorização do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como
relatórios de procedimentos, reuniões de divulgação com as equipas, além dos
critérios pelos quais será medido o desempenho.

As funções individuais são atribuídas segundo os diversos aspectos do evento, tais como
o orçamento e finanças, obtenção de recursos, marketing, RP, saúde e segurança,
planeamento de emergência, etc.

Plano de Contingências
Este plano tem por finalidade prover os meios de atuação que serão utilizados para
evitar que os riscos identificados e classificados, caso ocorram, se venham a traduzir em
em perdas de vida e/ou danos no património das empresas e entidades envolvidas no
evento.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Os procedimentos padrão para as situações de contingência a desempenhar pelos


membros da equipa de segurança e bombeiros são:
- Isolar e sinalizar o local;
- Comunicar ao Gestor e/ou a Central de Comando e Controle;
- Orientar e conduzir a evasão das pessoas;
- Preservar o local do acontecimento;
- Acionar os Órgãos Públicos

A sua função é descrever que procedimentos serão adotados em caso de incidentes


graves. O que fazer se houver um incêndio, um desabamento, um tumulto, uma
ameaça de bomba?

Essa é a pergunta a que o plano de contingência responde. Neste relacionamos todos os


riscos e definimos, para cada um, qual é a estratégia para minimizar os danos – por
exemplo, ações como isolar o local que oferece perigo, socorrer os feridos ou retirar as
pessoas em segurança.
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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Política de Segurança
A Política de Segurança são o conjunto de diretrizes que influenciam diretamente
o modo como os recursos humanos, técnicos e organizacionais são utilizados. As
precauções e recursos que serão mobilizados para garantir que o evento decorra com
um mínimo de incidentes dependem diretamente da Política de Segurança.

Defini-la é tarefa do patrocinador e/ou organizador do evento, pois é a eles que cabe
formalizar como o evento deverá funcionar e quais serão as prioridades em termos de
segurança.

A política pode variar muito em função do tipo e local do evento, perfil do público,
condições de realização e, principalmente, a cultura do patrocinador e/ou promotor
e/ou organizador de evento.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Alguns exemplos: controlo de acesso ao evento, impedimento da entrada de armas,


rigor na prevenção de incêndios, combate a furtos, tratamento do público e
patrocinadores, proteção no percurso do estacionamento ao local do evento, controlo
do fluxo de entrada do público, entre outros.

Questões de Ambiente externo


Analisar tendo uma visão de toda área onde ocorre o evento, já que muitos
riscos podem estar associados ao local em que será realizado.

Perfil socioeconómico do bairro, moradias, comércio, vias de acesso e as suas


condições, estruturas de emergência e serviços, pontos de táxi e de autocarros, forças
policiais, hospitais, bombeiros, e serviços públicos são apenas alguns exemplos do que é
preciso ter em consideração.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Questões de Ambiente Interno


Fazer um levantamento completo das condições de funcionamento do evento e do
espaço em que ele ocorre. Quanto ao funcionamento do evento, as informações
necessárias são fornecidas pela própria organização do evento através do Dossier de
Projeto. Esta análise visa identificar qual é a estrutura que o espaço oferece e que
vulnerabilidades é preciso corrigir para que o evento esteja protegido – e riscos
estejam sob controle.

O responsável pelo espaço do evento deverá ter as autorizações e alvarás, deve


verificar-se as instalações elétricas, hidráulicas, ar-condicionado, prevenção e combate a
incêndios e de segurança eletrónica (câmaras, alarmes).

Devem ser conhecidas as pessoas que trabalham no local e o que fazem e quais os
procedimentos de funcionamento do espaço, segurança da informação, quem faz a
vigilância das entradas, bocas de incêndio, por onde entram os veículos pesados, onde
descarrega material para montar o evento, entre outros.
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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

2.4.- Gestão do Evento


Os planeamentos geral e detalhado, dão-nos a orientação para obter e
organizar os recursos e soluções necessários para o evento a ser realizado. Mas após
todas estas tarefas terem sido concluídas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as
actividades que é necessário levar a cabo durante o evento são outro assunto.

Por exemplo, um membro da equipa do evento encarregue de todas as actividades de


marketing para publicitar o evento, deixará de ter esta função uma vez iniciado o evento
e deverá receber então outra função.

Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a
correr de acordo com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra
mal. Este plano de monitorização fornece descrições das funções a serem
desempenhadas enquanto o evento decorre. É um plano que mostra quem fará o quê,
quando e como, durante o evento.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A Figura 3 mostra um
exemplo de um plano de
monitorização, preparado
para cobrir a
preparação no dia antes
do evento.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

2.5.- Avaliação do sucesso do evento e comunicação dos resultados


No processo de gestão de eventos, a avaliação do evento assume uma enorme
importância. Actualmente, a forma mais eficaz que as empresas têm de obter
credibilidade centra-se na adoção da honestidade e do espírito crítico quando
procedem à avaliação de um evento, para que os resultados sejam conhecidos, os
benefícios reconhecidos e as limitações aceitáveis.

Esta permite às empresas identificarem onde e porque falharam e como podem


melhorar. Assim, todos os gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à
avaliação dos mesmos e à divulgação dos resultados aos parceiros e grupos
interessados. A avaliação rigorosa permite valorizar a notoriedade dos eventos, e até
dos próprios gestores como profissionais.

Em síntese, a avaliação de um evento consiste no processo de observação, medição e


acompanhamento crítico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados de
forma precisa.
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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

A avaliação permite apresentar um feedback aos parceiros do evento, exercendo um


papel importante na gestão de eventos, podendo ainda ser considerada uma
ferramenta para a análise e aperfeiçoamento dos mesmos.

A avaliação de eventos tem os seguintes objectivos:


- Permitir um melhor conhecimento dos nossos clientes, identificar as suas preferências,
o seu potencial de compra, a frequência e duração da permanência no evento, etc.
- Avaliar quais os produtos mais rentáveis e qual a influência das promoções;
- Efectuar uma previsão das vendas, dos custos operacionais e totais, e do lucro;
- Definir a quota de mercado da nossa empresa;
- Contribuir para um melhor planeamento do próximo evento;
- Aumentar a possibilidade de captação de eventos, através do conhecimento do
posicionamento global e específico da nossa empresa;
- Reforçar os laços com os nossos parceiros, aumentando o seu grau de fidelização para
com a empresa;
- Introduzir novos produtos.
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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Avaliação do pré-evento
Uma grande parte da avaliação dos eventos ocorre na pesquisa e no planeamento do
evento. Por esse motivo, esta fase é designada de estudo de viabilidade e é utilizada
para determinar os recursos de que o evento necessita e indicar à empresa se deve ou
não prosseguir.

As pesquisas de mercado dão-nos informação quanto à


possível adesão da audiência ao evento, sobre a previsão
do número de espectadores, dos custos e benefícios.
Esta avaliação tem geralmente em linha de conta a
comparação com eventos similares. O estudo poderá
resultar na fixação de metas ou padrões, em relação
aos quais o sucesso do projecto será medido.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Avaliação no Evento
Acompanhamento dos resultados quantitativos de todo o processo que caracteriza o
evento é algo constante, pois um facto como o decréscimo da venda de bilhetes, devido
a um atentado bombista ocorrido num país próximo, poderá determinar a necessidade
de aumentar a publicidade do evento.

Para além disso, a avaliação poderá incidir também na gestão da segurança, do sistema
de som, do pessoal de limpeza, entre outros, demonstrando à empresa se esta possuía
as condições necessárias para realizar o evento.

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Avaliação Pós-Evento
A forma mais comum de avaliação é a avaliação pós-evento. Nesta fase surge a
compilação de dados estatísticos e informação sobre o evento, e a análise destes
elementos perante a missão e os objectivos do evento. As reuniões de feedback com os
participantes são igualmente importantes, nelas se discutindo as forças e fraquezas do
evento e se anotando as observações.

Geralmente, alguns estudos têm como finalidade efectuar uma sondagem das opiniões
dos participantes quanto à sua experiência, e medir os níveis de satisfação obtida com
o evento. Este tipo de estudo visa igualmente recolher informação acerca dos custos
financeiros despendidos no evento, de maneira a que os custos possam ser comparados
com a receita gerada pelo evento.

A natureza de cada avaliação depende sempre do objectivo do evento e da audiência à


qual este se destina.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se se


atingiu os objectivos (quer os do evento quer os da organização). A avaliação é uma
etapa importante do processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que
serão úteis na gestão de projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razões
para insucessos aos agentes interessados.

No término do evento, deverão ser tomadas as seguintes providências:


- Promover reunião para avaliação de desempenho setorial, global e recolher
sugestões e informações;
- Realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
- Acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, estandes etc.;
- Realizar um levantamento estatístico ou recolha de dados e indicadores do evento,
tais como volume de operações, número de participantes por nível, categoria,
origem, pessoal de operação etc.;

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2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

- Elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo informações como: −


Programação do evento; − Histórico das atividades; − Resultado das pesquisas
realizadas com o público no início, durante e no término do evento;
- Dados estatísticos relacionados com as atividades, tais como: − Número de
participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes,
pessoal de apoio dos participantes etc.); − Número e área ocupada pelos estandes; −
Participantes por área de atividade; − Participantes em função dos cargos e funções
exercidos (proprietários, gerentes, supervisores, consultores, professores,
estudantes); − Participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo,
idade etc.
- Análise das divergências entre a programação prevista realizada;
- Resultado financeiro;
- Comentários e comparativos em relação aos eventos similares já realizados
principalmente quanto ao volume de participantes;
- Sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros eventos;

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

- Montagem das pastas com a documentação do evento (formulários, relatórios,


material publicitário, comprovativos de pagamentos, fotografias, orçamento e
cronograma financeiro etc,);
- Relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
- Apreciação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que
interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares;
- Manter contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que
tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e
colaboradores

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

2.- Planeamento de projetos de organização de eventos


2.1.- Cinco etapas do planeamento de projetos de organização de eventos e a sua
interligação

São utilizadas várias técnicas na avaliação de eventos, nomeadamente recolha de


dados, observação, reuniões de feedback, questionários e estudos.

Uma boa avaliação é aquela que cumpre as fases anteriormente descritas, reunindo o
máximo de informação acerca de cada patrocinador e transmitindo o modo como irá ser
realizado todo o processo.

Para além dos resultados mensuráveis, existem outros que não são quantificáveis,
impondo-se por isso a necessidade de, por vezes, se recorrer a um registo no formato
narrativo ou expositivo, como por exemplo a descrição do impacto sociocultural na
comunidade e o perfil e posicionamento a longo prazo do destino turístico. Uma vez
reunida a informação das várias fontes, deve-se elaborar um relatório de avaliação do
evento e distribuí-lo a todos os parceiros. O relatório irá servir de base para futuros
eventos, nomeadamente na captação de patrocinadores.

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3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos
3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento
3.1.1.- O objetivo de cada fase
3.1.2.- As atividades envolvidas em cada fase
3.1.3.- As relações entre cada fase

UFCD 0501
Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

3.1.1.- Objectivo de Cada Etapa


Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois
cada uma tem a sua própria função e valor quando realizadas separadamente.

A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são


apresentados e discutidos. O seu objectivo é proporcionar uma base para o início do
desenvolvimento do evento e é também a altura em que se decide realizar ou não o
evento.

A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os


pensamentos e colocá-los numa sequência lógica. O seu objectivo é definir para onde
vai e o que irá necessitar ao longo do caminho para o seu destino.

A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a cabo


para produzir o evento. O seu objectivo é descrever como irá atingir os seus objectivos,
isto é, os métodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por cada
indivíduo envolvido, por forma a conseguir o resultado desejado.
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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

A etapa da «gestão do evento» é o culminar de meses de árduo trabalho de preparação


e realização de tarefas para permitir a realização do evento. O seu objectivo é
monitorizar o que é necessário que aconteça durante o evento, para que este decorra
sem problemas e com sucesso, e para que se consiga agir de imediato caso algo corra
mal.

A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais
serem importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados
devem ser monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam
introduzir alterações no seu planeamento se necessário.

O objectivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do evento com os critérios
de sucesso previamente estabelecidos, bem como identificar áreas a melhorar em
eventos semelhantes no futuro.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

3.1.2.- Actividades Envolvidas em Cada Etapa


A Figura 4 mostra as actividades que serão provavelmente incluídas nas cinco etapas.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

3.1.3.- A Relação entre as Etapas


Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma
ligação à etapa seguinte. Por exemplo, o planeamento geral não pode acontecer
enquanto o estudo de viabilidade não tenha sido acionado e aprovado.

O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto o plano geral e o rumo
estratégico para o evento não tenham sido definidos. O próprio evento não poderá ser
gerido enquanto o planeamento detalhado que o não tenha sido realizado. Finalmente,
a avaliação dos resultados não pode acontecer enquanto os critérios de sucesso não
tenham sido estabelecidos e enquanto o evento não tenha ocorrido, não tenha sido
monitorizado e não tenham sido recolhidos os dados relevantes.

As primeiras duas etapas baseiam-se na estratégia para o evento e as últimas três nas
actividades operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem
que a anterior ter sido concluída. Uma vez concluídas todas as etapas, o ciclo pode ter
novamente início, usando os dados obtidos através da avaliação para o planeamento de
eventos futuros.
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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

Esmiuçando Etapas

1.ª Fase: Definir os objectivos do evento


Deve-se ter em conta o seu objectivo, conseguir defini-lo, torná-lo claro e preciso.
Considerar também a amplitude que se quer atingir, já que é necessário ter o controlo
absoluto e integral do ambiente, dos limites e de todas as fases da execução do evento.
Os objectivos mais comuns na realização dos eventos são o lançamento de um novo
produto, a apresentação institucional da empresa, o lançamento de uma promoção para
o canal de vendas, a inauguração de uma filial ou a inauguração de uma campanha
publicitária.

2.ª Fase: Verificar e analisar o orçamento disponível


Antes de escolher as acções e estratégias para o evento, é necessário estabelecer um
orçamento básico e conhecer o grau de flexibilidade. Desta forma será possível distribuir
a verba entre as actividades escolhidas, da melhor maneira possível, para atingir os
resultados esperados.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

3.ª Fase: Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano


Depois de se definir as finalidades e o orçamento, pode-se escolher a melhor estratégia
a adotar para conseguir alcançar o objectivo dentro do budget. Essa medida será um
factor fundamental na realização e no sucesso do evento.

4.ª Fase: Definir o tema do evento


Definir, explicitar e divulgar o tema do evento é muito importante e deverá ser feito
rápida e antecipadamente, já que são passos que terão impacto em todas as outras
fases. Será com base no tema que se selecionarão os melhores sítios para a divulgação,
a escolha do local, a execução dos convites, que se definirá o material de apoio, as
promoções, o merchandising, entre outras coisas.

O tema principal deverá ser apresentado numa frase curta, objetiva e com grande
impacto, mas que, ao mesmo tempo, sintetize todos os fins esperados com a realização
do evento. Esta frase deverá ser facilmente compreendida por qualquer convidado.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

5.ª Fase: Definir o público-alvo do evento


É necessário seleccionar as empresas que serão convidadas a participar e, em relação
aos profissionais, deve-se definir, o mais especificamente possível, os segmentos sociais
de que fazem parte, quais as regiões geográficas de onde provêm e o seu perfil de
consumo. Conhecendo-se o público-alvo, as decisões seguintes serão mais claras, mais
facilmente se conseguirá escolher a data, as horas e o local do evento.

6.ª Fase: Definir a data do evento


A escolha da data para realizar o evento deve seguir alguns critérios que poderão ser
decisivos para o sucesso. Primeiro, deve-se definir quais as melhores épocas para a
empresa.

Será necessário verificar os calendários regionais, nacionais ou até o internacional, caso


esteja previsto receber convidados estrangeiros - feriados, datas comemorativas e
eventos especiais programados que possam envolver o público-alvo.

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3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

7.ª Fase: Escolher os horários do evento


A escolha do horário está directamente relacionada com o tipo de evento que será
realizado. Se for um jantar será noturno, se for um congresso ocupará um dia todo, e
assim por diante. Os horários mencionados nos convites ou bilhetes devem prever
eventuais atrasos, pelo que as actividades têm início meia-hora mais tarde, em relação à
indicação constante nos convites.

8.ª Fase: Seleccionar o local do evento


Para definir o local do evento é necessário ter em conta alguns critérios:
- O local tem a cara do evento? Criada a imagem do evento, já se sabe se o mesmo
será mais formal ou descontraído, se ocorrerá durante a semana, ou no fim-de-
semana, qual o seu público-alvo, entre outras características que formam o perfil do
evento.
- Tem infraestruturas adequadas? Vários serviços e aspectos das infraestruturas devem
ser analisados pessoalmente no local, de preferência, e não por catálogos ou de
outra forma impessoal.

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3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

9.ª Fase: Escolher a disposição das salas ou dos ambientes


No caso de eventos realizados em salas de hotéis ou em salas de espetáculos, poderá
ter de se escolher a disposição dos móveis e das pessoas na sala, o que dependerá do
perfil do evento, do tamanho da sala, do número previsto de pessoas, dos objectivos a
concretizar, entre outros aspectos.

10.ª Fase: Vender quotas do evento


As empresas que organizam eventos criam quotas de patrocínio para parceiros
comerciais, tecnológicos ou para outras empresas que querem ganhar uma maior
visibilidade no mercado e, em particular, junto do público-alvo do evento.

11.ª Fase: Reunir os envolvidos


Todos os procedimentos e acções a desenvolver deverão ser divulgados e discutidos
com os funcionários da empresa e com os parceiros envolvidos de forma directa ou
indireta no planeamento, execução e controlo do evento. Nesta reunião devem-se
definir as responsabilidades e elaborar um cronograma de actividades.

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3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

12.ª Fase: Contratar serviços de terceiros


É imprescindível contratar os serviços de terceiros, que terão de estar de acordo com as
necessidades específicas de cada evento. Este tipo de serviços pode ser muito variado.

13.ª Fase: Elaborar o programa e o conteúdo do evento


Com base no tema do evento, deve-se definir o programa geral, incluindo horários,
duração e conteúdo das palestras, refeições, espetáculos e outras actividades a realizar
durante todo o evento. No programa do evento, devem constar, entre outros:
- Dias em que se realizará o evento, horário de início e fim,
tema principal;
- Horário de início e fim de cada actividade;

O programa do evento pode ser apresentado como parte integrante do convite, em


separado ou entregue aos convidados na abertura do evento. Isso dependerá da
expectativa que se deseja criar relativamente ao conteúdo das actividades
desenvolvidas durante o evento.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

14.ª Fase: Elaborar e enviar convites


O convite pode-se transformar num dos principais elementos para garantir a presença
do convidado no evento, pelo que, a criatividade e eficiência na sua elaboração deverá
merecer a devida atenção.

Assim, não se deve economizar na criação do convite. É importante procurar uma


agência que trate na divulgação do evento e dos materiais de apoio e desenvolva um
convite tão atraente que crie uma grande expectativa em relação ao evento.

15.ª Fase: Desenvolver material promocional


Além dos folhetos institucionais e de produtos ou serviços da empresa, existem várias
possibilidades de materiais promocionais de apoio ao evento. Independentemente do
que for escolhido, todos devem seguir o padrão visual do evento.

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3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

16.ª Fase: Definir concursos e atrações


Como os eventos são muitas vezes cansativos e prolongados, devem ter momentos de
pausa, mais descontraídos, para além da parte técnica e formal. Em relação aos
concursos, só devem ser feitos caso o prémio seja realmente atrativo. O concurso
deverá estar relacionado com o perfil dos convidados presentes e o tema do evento.
Também é possível contratar grupos de teatro, de espetáculos ou mesmo musicais, que
proporcionem um entretenimento adequado às características dos convidados e ao
tema do evento.

17.ª Fase: Definir mecanismos para a divulgação do evento


Se o público-alvo do evento for abrangente, a empresa pode não querer limitar-se ao
envio de convites. Caso haja possibilidade, as empresas devem recorrer a outros meios
de divulgação do evento, tais como a imprensa, a televisão, a rádio e os outdoors. A
maioria das empresas utiliza esta divulgação quando a participação no evento é
cobrada, pois, nestas circunstâncias, é desejável uma mais visível exposição no mercado.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

18.ª Fase: Contratar assessoria de imprensa


O trabalho de assessoria de imprensa tem basicamente duas finalidades: divulgar o
evento nos media, garantindo maior visibilidade na imprensa; e convidar e garantir que
os jornalistas representantes dos principais meios de comunicação participem no
evento. Para granjear a atenção da imprensa e convencer os media mais importantes a
estarem presentes, deve-se usar o press release e o convite.

É também conveniente entregar aos jornalistas um kit de imprensa, que lhes forneça
todas as informações necessárias para desenvolverem as peças jornalísticas acerca do
evento.

19.ª Fase: Preparar o sistema de registo de visitantes


Nos casos em que os convites são enviados para um público-alvo definido e selecionado
pela empresa, é possível utilizar a lista de confirmações e a relação das presenças
durante o evento como um registo dos visitantes. Se o evento tiver a participação de
empresas ou de pessoas, cujos dados não conhecidos, pode-se tentar obtê-los através
do preenchimento de uma ficha pelos convidados.
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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos


3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

20.ª Fase: Verificar o investimento total previsto para o evento


Após a definição de todas as actividades do evento, deve-se elaborar um novo
orçamento mais preciso, comparando-o com o preestabelecido pela empresa, e
proceder a ajustes, caso haja uma grande discrepância entre os dois.

21.ª Fase: Preparar formulários de controlo


Para acompanhar a implementação do evento, verificando se o que foi planeado está a
decorrer como previsto, dentro dos prazos estabelecidos e conforme o acordado, é
necessário elaborar formulários de controlo antes do início do evento, os quais serão
utilizados durante a sua realização, e servirão também para avaliar os resultados
atingidos no final do evento.

22.ª Fase: Preparar formulários e questionários de avaliação


Para facilitar a avaliação dos resultados do evento, é conveniente dispor de formulários
e questionários preparados para essa finalidade. Estes questionários devem estar
prontos no início do evento, para que possam ser preenchidos durante a realização do
mesmo, por todos os convidados e funcionários da empresa.
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4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos
4.1.- Consequências de um mau planeamento
4.1.1.- As consequências para o evento em si
4.1.2.- As consequências para o organizador

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Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos


4.1.- Consequências de um mau planeamento

Os projetos podem gerar uma grande quantidade de benefícios, mas boa parte deles
falham ou não atingem o resultado esperado. Muitas dessas falhas são resultantes de
obstáculos naturais ou externos que estão fora do controle da organização, entretanto
a maioria dos insucessos é oriundo de falhas organizacionais que muitas vezes se
repetem

Existem diversas razões pelas quais projetos, sejam eles simples ou complexos falham, o
número de motivos pode ser infinito. No entanto os motivos mais comuns para o
fracasso podem ser elencados. O gerente e a equipa do projeto devem controlar essas
possibilidades de fracasso.

O processo de aprendizagem ocorre tanto no sucesso, como no fracasso dos processos,


nesse sentido torna-se importante a aprendizagem organizacional na gestão de
projetos de forma a que os erros possam servir de lições para os projetos futuros.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos


4.1.- Consequências de um mau planeamento

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4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos


4.1.- Consequências de um mau planeamento

4.1.1.- Consequências para o Evento


Um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves
poderão resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e
dos participantes no evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes.

No entanto, qualquer parte do evento que não tenha sido correctamente planeada
pode facilmente resultar em ruturas, num evento de fraca qualidade, num número
reduzido de participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos.

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0501 Projetos de Organização de Eventos - planeamento e gestão

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos


4.1.- Consequências de um mau planeamento

4.1.2.- Consequências para os Organizadores


Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus
organizadores.

Para além da perda de reputação e da má


imagem, um acidente que ocorra no evento
seu poderá resultar em acções legais, má
publicidade, perda de futuros negócios e no
pagamento de compensações financeiras às
vítimas do acidente, o que poderá levar o seu
negócio à falência.

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6.- Bibliografia
Allen, J., O'Toole, W., Mcdnoell, I. & Harrirs, R. (2003). Organização e Gestão de Eventos, 1ª
edição, Rio de Janeiro: Elsevier Editora.
GIacaglia, M. (2004). Organização de Eventos, Teoria e Prática, 1ª edição. São Paulo: Pioneira
Thomson Leaming.
Hoyle Jr., L. (2002). Marketing de Eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais,
Convenções e Exposições, 1.ª edição. São Paulo: Editora Atlas.
Lendrevie, J., Lindon, D., Dionísio, P. &Rodrigues, V. (1996). Mercator, 6.ª edição. Lisboa:
Publicações Dom Quixote.
Martin, V. (2002). Manual Prático de Eventos, lª edição. São Paulo: Editora Atlas.
Neto, F. (2003). Marketing de Eventos, 1ª Edição. Rio de Janeiro: Sprint.
Zanella, L. C. (2003). Manual de Organização de Eventos, 1ª Edição. São Paulo: Editora Atlas

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