Archivo de Gestión y

Desarrollo Humano

Fecha 19.01.2012
Archivo de GDH
Unidad de Operaciones
El Archivo de GDH
Está ubicado en el sótano 1 de la Sede Central en La Molina.

Está compuesto por 3 estanterías móviles o corredizas y 2

estanterías Fijas.

En las estanterías móviles se archivan los dossiers del personal

activo y cesado , en las estanterías fijas los libros de planillas.

2
Dossiers Dossiers
Activos Cesados

3
Tiene instalado dos ozonizadores de última generación
ubicados en la parte alta de las estanterías movibles.

En la actualidad custodiamos 20,311 dossiers de acuerdo a :

Detalle Total Detalle Total
Activos BCP 15148 Cesados BCP 2010 2726
Activos BCP Subgerentes 227 Cesados BCP 2011 1909
Activos Credifondo 10 Cesados Subgerentes 205
Activos Credibolsa 15 Cesados Jubilados 30
TOTAL 15,400 Cesados Credifondo 18
Cesados Credibolsa 23
TOTAL 4,911

4
Contamos con un archivo (anexo) ubicado en la Sede de
Melgarejo Sótano B donde tenemos almacenada
documentación transitoria, este cuenta en la actualidad con un
catálogo de descripción.

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Por las actividades que realizamos hemos dividido
al Archivo en dos sub-secciones:

GESTION DE
DOCUMENTOS

SERVICIOS

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Gestión de Documentos son los procesos a los cuales se
somete la documentación, convirtiéndola en información fácil
de ubicar y de conservar.

Los procesos asociados a esta actividad son:

1. Recepción de Documentos

2. Ingreso de Documentos al Sistema

3. Digitalización de Documentos

4. Archivo de Documentos

5. Atención Internas y Externas

6. Fotocheck

7. Distribución de CTS
7
Es la acción de recepcionar, los diferentes documentos de
ingreso o aquellos que el colaborador va generando durante su
permanencia en la Institución, para su posterior, validación,
ordenamiento, digitalización, archivo y custodia.

Estos pueden ser:

 Documentos de Ingreso del Personal Nuevo

 Documentos de Actualización de Datos

 Documentos Varios (Contratos, Sanciones, Felicitaciones,

Convenios, Comunicaciones Laborales, Solicitudes de EPS, y
Contratos de Afiliación o Traspaso AFP).

 Documentos de Cese

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Participantes del Proceso.-

 Asistente de Administración de Operaciones

 Asistente de Administración de Archivo
 Coordinador de Administración de Archivo
 Ejecutiva EPS

Punto de Control.-
 Verificación del listado enviado, detalle de
documentos recibidos.

Mejora del proceso.-

 Mejorar los canales de comunicación con los
postulantes con la finalidad que la documentación que
presenten a su ingreso debe estar completa.

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Es la labor de ingresar en el SIGA la información de los
documentos de Ingreso del Personal nuevo. Esto solo aplica a
Puestos masivos.

Los documentos que se ingresan son :

 Certificado de Trabajo (PA30-Infotipo 22)

 Certificados de Datos (PA30- Infotipo 23)

 Formato N° 7 –datos familiares (PA30-Infotipo 21)

Participantes del Proceso.-

 Asistente de Administración de Operaciones
 Asistente de Administración de Archivo
 Coordinador de Administración de Archivo

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Punto de Control.-
 Registro de Matrículas distribuidas para el ingreso en
el SIGA - Muestreo
 Copia del reporte de Inconsistencias de Datos
Familiares.

Mejora de Proceso.-
 El Formato N° 7 (Requerimiento SBS: Actualización de
Información de Familiares), debe estar con todos los
datos completos, estos deben estar impresos y no
llenados a mano porque en muchos casos distorsiona
la información.

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Es el proceso que almacena, administra, consulta y preserva los
documentos convirtiéndolos en imágenes digitales.

Consta de 3 partes:

Scaneo de
Documentos

Indexación de
Documentos

Index QA

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Participantes del Proceso.-
 Coordinador de Administración de Archivo
 Asistente de Administración de Archivo
 Auxiliar de Administración de Archivo

Punto de Control.-
 Correcto llenado del Reporte de Digitalización

Mejora del proceso.-

 Revisar los accesos al Software, y mejorar el equipo
de captura de imágenes (scanner)

13
Scaneo de documentos

14
Indexado de documentos

15
Index QA

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 REPORTE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

DOSIERE 2

Nro. Fecha Operador Numero De Cantidad De Tipo De DOCUMENTO INDEXADO Control Calidad

LOTE IMÁGENES DETALLE OBSERVC Oper/Index Index Re-Scan Fecha Publicacion OBSERVACIONES

1 05/01/2012 NATALY 4675 56 DOSSIER 517853 E18041 17 QA-12/01

2 05/01/2012 NATALY 4675 DOSSIER 517854 E18041 21 QA-12/01

3 05/01/2012 NATALY 4675 DOSSIER 517855 E18041 18 QA-12/01

4 05/01/2012 NATALY 4676 53 DOSSIER 517856 E18041 22 QA-12/01

5 05/01/2012 NATALY 4676 DOSSIER 517857 E18041 19 QA-12/01

6 05/01/2012 NATALY 4676 DOSSIER 517858 E18041 12 QA-12/01

7 05/01/2012 NATALY 4677 57 DOSSIER 517859 E18041 17 QA-12/01 Ok imag. Visualizada

8 05/01/2012 NATALY 4677 DOSSIER 517860 E18041 19 QA-12/01

9 05/01/2012 NATALY 4677 DOSSIER 517861 E18041 21 QA-12/01

10 05/01/2012 NATALY 4678 70 DOSSIER 517863 E18041 23 QA-12/01

11 05/01/2012 NATALY 4678 DOSSIER 517865 E18041 21 QA-12/01

12 05/01/2012 NATALY 4678 DOSSIER 517866 E18041 26 QA-12/01

13 05/01/2012 NATALY 4679 56 DOSSIER 517867 E18041 24 QA-12/01

14 05/01/2012 NATALY 4679 DOSSIER 517868 E18041 17 QA-12/01

15 05/01/2012 NATALY 4679 DOSSIER 517869 E18041 15 QA-12/01

16 05/01/2012 NATALY 4680 63 DOSSIER 517874 E18041 24 rescan QA-12/01 Certif. inclinado

17 05/01/2012 NATALY 4680 DOSSIER 517875 E18041 17 QA-12/01

18 05/01/2012 NATALY 4680 DOSSIER 517876 E18041 22 QA-12/01

19 05/01/2012 NATALY 4681 56 DOSSIER 517591 E18041 17 QA-12/01 Ok imag. Visualizada

20 05/01/2012 NATALY 4681 DOSSIER 517881 E18041 17 QA-12/01

21 05/01/2012 NATALY 4681 DOSSIER 517882 E18041 22 QA-12/01

22 05/01/2012 NATALY 4682 52 DOSSIER 517885 E18041 17 rescan QA-12/01 DNI oscuro

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 Documentos Digitalizados
Año 2010
DETALLE Ene-10 Feb-10 Mar-10 Abr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Ago-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dic-10 TOTAL
Comunicaciones Laborales 446 537 855 467 654 877 462 184 796 0 0 1712 6,990

Contratos-Convenios Laborales 4420 9334 8609 532 3400 1910 1697 2006 99 32 10 13420 45,469
Doc. Ingreso 3920 8611 14401 218 384 1291 2944 1233 1733 0 0 6602 41,337
Doc. Personales 2326 3160 8623 413 400 1186 1412 642 955 0 0 3589 22,706
Documentos de Cese 100 355 3867 6518 4755 5678 3358 3139 3 0 0 2928 30,701
Felicitaciones 30 0 8 0 0 3 0 4 1 0 0 449 495
F.Psicologico 665 1000 2786 27 61 276 630 269 362 0 0 1466 7,542
Sanciones 49 225 161 278 138 1357 1307 2743 433 0 2 1595 8,288
Traslado-Mov Pers, 3 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 4
Prest-Casa Habitacion 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1
Liquidación de CTS 0 0 0 0 0 0 0 227 666 0 0 0 893
11,959 23,222 39,310 8,454 9,792 12,579 11,810 10,447 5,048 32 12 31,761 164,426

Año 2011
DETALLE Ene-11 Feb-11 Mar-11 Abr-11 May-11 Jun-11 Jul-11 Ago-11 Sep-11 Oct-11 Nov-11 Dic-11 TOTAL
Comunicaciones Laborales 891 1239 254 829 1625 614 1929 1149 3395 7014 1735 1285 21,959

Contratos-Convenios Laborales 1847 3199 1691 2090 2775 2943 582 3830 2691 813 3717 1867 28,045
Doc. Ingreso 3221 2594 8779 4020 9582 3720 3248 1996 6021 2328 315 7458 53,282
Doc. Personales 1515 1552 4217 1771 4347 1700 1666 983 2547 1132 141 3158 24,729
Documentos de Cese 913 995 1169 602 1905 399 800 30 953 12 899 934 9,611
Felicitaciones 0 43 3 0 280 76 93 66 7 13 7 0 588
F.Psicologico 676 536 1686 748 1705 684 1385 454 897 310 188 907 10,176
Sanciones 82 93 397 0 1853 2581 112 77 351 159 269 282 6,256
Traslado-Mov Pers, 0 0 221 1 0 0 0 0 0 0 0 0 222
Prest-Casa Habitacion 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -
Liquidación de CTS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -
9,145 10,251 18,417 10,061 24,072 12,717 9,815 8,585 16,862 11,781 7,271 15,891 154,868

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Este proceso consiste en conservar y custodiar la información
debidamente ordenada y clasificada.

Consta de 3 partes:

Armado de Dossiers

Archivo de Documentos

Custodia de Dossiers y Libros de Planillas

Custodia de documentación de la división

Participantes del Proceso.-

 Coordinador de Administración de Archivo
 Asistente de Administración de Archivo
 Auxiliar de Archivo

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Punto de Control.-
 Muestreo de Correcto Armado de Dossiers
 Inventario Anual

Mejora del proceso.-

 Modernización del Mobiliario e Infraestructura adecuada.

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En este proceso se proporciona la información adecuada y
oportuna al solicitante, asegurándose su correcto uso.

Pueden ser de dos tipos:

Atenciones Internas
Auditoria-Prevención
Relaciones Laborales

Atenciones Externas
ONP

Participantes del Proceso.-

 Coordinador de Administración de Archivo
 Sub Gerente de Administración de Procesos
 Asistente de Administración de Archivo

21
Punto de Control.-
 Correo de Autorización de Información
 Carta e identificación del solicitante
 Reporte

Mejora del proceso.-

 Ambientes adecuados para la verificación de información.

22
Consiste en la emisión de los carnets de identificación a los
colaboradores que laboran en la institución, con la finalidad que
puedan tener acceso a sus instalaciones.

Este proceso consta de :

Captura y emisión

Reposición

Descuento

Participantes del Proceso.-

 Coordinador de Administración de Archivo
 Asistente de Administración de Archivo

23
Punto de Control.-
 Reporte de Emisión Diaria
 Reporte de Descuento

Mejora del proceso.-

 Iluminación y ambientes adecuados.

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25
 REPORTE DE FOTOCHECK PARA EMISION POR REPOSICION

Nombre Fecha Motivo Ubicación Física N° de cuenta

ALINA ROSARIO BECERRA CABRERA 12.01.2012 Solicitud por Robo de Fotocheck LA LIBERTAD N1-MDO.MAYORIST 5701133753024

LIZ MARGARET MEZA YARIHUAMAN 13.01.2012 Solicitud de Pérdida de Fotocheck LIMA L1-PLAZA UNION 1911559567000

SANDRA LISBETH GUANILO URCIA 12.01.2012 Solicitud por Robo de Fotocheck LA LIBERTAD N1-PACASMAYO 45021839723058

CARLOS ENRIQUE DELGADO SAENZ 13.01.2012 Solicitud de Pérdida de Fotocheck LIMA L2-SAN ISIDRO 1911610112057

RAQUEL BEATRIZ CASTRO PUGA 10.01.2012 Solicitud de Pérdida de Fotocheck LIMA L1-NIC. ARRIOLA 1931610340060

MARIA GRAZIA VILLASIS IZAGUIRRE 11.01.2012 Solicitud por Deterioro de Fotocheck LIMA L1-LIMA 1911614949014

ELIZABETH YULIANA VIVANCO QUINO 14.01.2012 Solicitud de Pérdida de Fotocheck JUNIN C-HUANCAYO 3551618580050

MIGUEL MARTIN CHAVEZ GUEVARA 11.01.2012 Solicitud por Deterioro de Fotocheck LIMA L1-PZ LIMA NORT 1911720570094

ANGELA MARIA CACERES PORTAL 11.01.2012 Solicitud de Pérdida de Fotocheck LIMA L2-CHAMA 1911726265019

SUYYI MARCIA BUSTILLOS HUAYNATE 17.01.2012 Solicitud por Deterioro de Fotocheck HUANUCO C-HUANUCO 3651711656021

REPORTE DE DESCUENTO ENVIADO A MULTIBANCA INSTRUCCIONES FINANCIERAS

N° Persona Nombre TIPO DE CUENTA N° de cuenta Monto
110036 ELIANA ROCIO FERIA BECERRA CUENTA CORRIENTE 2151413348058 S/. 10.00
112484 DAVID ALBERTO FUENTES VALDIVIA CUENTA CORRIENTE 2151445401026 S/. 10.00
112602 LUIS AUGUSTO NOVOA LA TORRE AHORROS 19420642951064 S/. 10.00
112714 PETER SHICA RAMIREZ CUENTA CORRIENTE 4801415959098 S/. 10.00
112821 BETTY MERCEDES FERNANDEZ RENTERIA CUENTA CORRIENTE 3051456624080 S/. 10.00
113629 ROSA ADA PACCO CORONADO CUENTA CORRIENTE 1911479711074 S/. 10.00
113840 CYNTHIA ESTRELLA RODRIGUEZ RIOS MAESTRA 1911443506067 S/. 10.00
114813 CAROL JANETH VASQUEZ HERRERA CUENTA CORRIENTE 1911471709045 S/. 10.00
TOTAL S/. 80.00

26
Consiste en repartir las constancias de depósito CTS a todos los
colaboradores de la Institución, este proceso se realiza dos veces
al año.

Consta de 2 partes:

Recepción y clasificación de las Constancias.

Emisión y recepción de listados de envío

Participantes del Proceso.-

 Coordinador de Administración de Archivo
 Coordinar de UDAJ
 Administrador de Procesos de Pago

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Punto de Control.-
 Reporte de Envíos y cargos masivos enviados a Expedición

Mejora del proceso.-

 Base de datos actualizada.

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 Base de Datos trabajada
listado N° Matricula Nombres Completos Ubicación Unidad organizativa Responsable

001 11076 119776 RIVERA RIVERA JENRY JHONATAN C-CERRO PASCO OFICINA CERRO DE PASCO - PLATAFORMA CARLOS IRWIN BERNAOLA LOPEZ

001 11077 120844 PRUDENCIO ALVITES MONICA C-CERRO PASCO OFICINA CERRO DE PASCO - PLATAFORMA CARLOS IRWIN BERNAOLA LOPEZ

001 11091 223015 ECHEVARRIA MESIAS TRYSCIA FIORELLA C-CERRO PASCO OFICINA CERRO DE PASCO - PLATAFORMA CARLOS IRWIN BERNAOLA LOPEZ

002 06835 505638 TORRES CARDENAS CINDHY C-CHAUPIMARCA OFICINA CHAUPIMARCA - OPERACIONES CARLOS ERNESTO LAVADO NAPAICO

002 11382 222988 MENDIOLAZA CORNEJO GINA NECELI C-CHAUPIMARCA OFICINA CHAUPIMARCA - PLATAFORMA CARLOS ERNESTO LAVADO NAPAICO

002 10868 510325 PEREZ CHARRI JUANITA PAOLA C-MANTARO OFICINA CHAUPIMARCA - OPERACIONES CARLOS ERNESTO LAVADO NAPAICO

003 10827 120378 BELLO POMAZONGO ROMINA CAROL C-CONSTITUCION OFICINA CONSTITUCION - PLATAFORMA GIOVANNA AGUEDA MARRO SEDANO

004 10817 500042 BENAVIDES ALARCON LORENA MELISSA C-EL TAMBO OFICINA MANTARO - OPERACIONES LUIS FAUSTO CHUQUILLANQUI YAMAMOTO

004 10818 502430 LEYVA MIGUEL VANESSA FABIOLA C-EL TAMBO OFICINA MANTARO - OPERACIONES LUIS FAUSTO CHUQUILLANQUI YAMAMOTO

004 10819 507538 POMA CANCHAN JOHN MIGUEL C-EL TAMBO OFICINA MANTARO - OPERACIONES LUIS FAUSTO CHUQUILLANQUI YAMAMOTO

Cargo de Envío
769
CARGO DE RECEPCION LIQUIDACION DE COMPENSACION POR TIEMPO DE SERVICIOS Y BOLETAS DE PAGO DE HABERES
PERIODO :NOVIEMBRE 2010 -ABRIL 2011

Por la presente, dejamos constancia que nuestro empleador banco de Crédito del Peru, nos ha hecho entrega de la Liquidación de Compensación por
Tiempo de Servicios correspondiente al período 01 de Noviembre 2010 - 30 de Abril 2011, en la cual se detalla la información que establece el artículo 29°
del TUO del D.L. 650 incluyendo, los datos de la remuneración computable, período que se cancela, así como la fecha e importe del abono realizado en
nuestra Cuenta CTS.

Asimismo, dejamos constancia que, en cumplimiento del Art. 19 D.S. 001-98-TR y Art. 1 D.S. 017-2001-TR, el Banco de Crédito del Perú, luego de efectuar
el pago de nuestras remuneraciones (abono en cuenta), nos ha hecho entrega mensualmente, del original de nuestras Boletas de pago de haberes,
durante el período Noviembre 2010 a Abril 2011.

(Cada jefe enviará el cargo grupal, firmado por cada uno de los colaboradores indicados en el presente documento, al Archivo de Gestión y Desarrollo
Humano, dirigido a Maritza Loayza, antes del 10 de Junio del año en curso).

Mayo, 2011

N° Matrícula Apellidos y Nombres UBICACIÓN UNIDAD ORGANIZATIVA RESPONSABLE FIRMA

05485 219394 FIGUEROA AMADO GUILLERMO PABLO L2-SAN ISIDRO VENTAS HIPOTECARIO LIMA III GUILLERMO PABLO FIGUEROA AMADO

29
Son las actividades de apoyo que se realizan temporalmente,
según el requerimiento.

Hasta el momento tenemos identificados dos tipos de

Servicios:

1.- Economato

2.- Campañas

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Este proceso consolida, e ingresa los diferentes suministros que
necesita nuestra División de GDH, así como el Servicio de
Capacitación para el normal desenvolvimiento de sus funciones.

Anualmente se elaboran dos Patrones :

GDH

Capacitación

Participantes del Proceso.-

 Coordinador de Administración de Archivo
 Analista de Capacitación

31
Punto de Control.-
 Reporte en Excel con el V°B° de los responsables

Mejora del proceso.-

 Concientizar el uso adecuado de los suministros, mediante
reportes de stock.

32
GDH Capacitación

33
Las campañas son actividades de seguimiento de recepción
de documentos, que se realiza ocasionalmente de acuerdo a
la coyuntura institucional.

Participantes.-
 Coordinador de Administración de Archivo
 Unidad de Apoyo a Jefaturas
 Otras Unidades indicadas por la Sub Gerencia de
Procesos

Punto de Control.-
 Reporte de recepción Diaria

Mejora del proceso.-

 Que la información llegue a través de las Jefaturas y
no individualmente, con la finalidad de evitar
sobrecarga de labores.

34