Pengendalian Input

Agnes Advensia C,
 Metode Data Capture
1. Direct Entry  langsung ditangkap / diinput ke
sistem (keyboard, touch screen, mouse, joystick,
trackball, voice, videa, sound, point-of-sale
device, automatic teller machine, e-transaction)
2. Non direct Entry  ditangkap dengan media
dulu (misal: formulir, dokumen). Kemudian
diinput ke sistem dengan:
– Key-in
– Direct reader
 Fokus Auditor
Kekuatan & kelemahan metode data capture:
1. Makin banyak keterlibatan manusia,
makin lemah
2. Makin lama tenggang waktu data masuk
ke sistem, makin lemah
3. Penggunaan teknologi dapat
meningkatkan pengendalian karena
karakteristiknya  ATM, POS
 Desain Dokumen Sumber
Karakteristik kualitas dokumen sumber yang baik:
1. Mengurangi kecenderungan kesalahan
pencatatan
2. Meningkatkan kecepatan pencatatan data
3. Memfasilitasi input data ke sistem (input data
mudah dan resiko kesalahan entri minimum)
4. Dalam hal dokumen sumber akan dibaca dengan
alat/mesin, maka desain dokumen sumber yang
baik jika meningkatkan kecepatan dan akurasi
pembacaa
 Acuan Desain Dokumen
Sumber
1. Informasi-informasi yang sifatnya konstan sudah
dicetak dalam dokumen. Jika sifatnya pilihan,
maka pilihan-pilihan yang tersedia sudah
dicetak, sehingga tinggal membubuhkan
tickmark atau melingkari data yang dipilih.
2. Dokumen diberi judul, sub judul, dan instruksi-
instruksi yang jelas. Judul merupakan identitas
dokumen yang menjelaskan kegunaan dari
dokumen. Sub judul memberi batasan antar
pokok data dan menjelaskan maksud dari tiap
sub pokok data. Sedangkan instruksi membentu
pengisi dokumen mengerti apa yang harus
dilakukan atau data apa yang harus dituliskan.
3. Gunakan teknik untuk membedakan hal-hal
yang penting. Misalnya menggunakan jenis
huruf berbeda, menggunakan cetak miring, dsb
untuk bagian-bagian dokumen yang berbeda
atau informasi yang perlu diperhatikan.
4. Susun field sedemikian rupa sehingga
memudahkan mengisi dan membaca dokumen.
 Desain Layar Entry Data
• memfasilitasi proses input data sehingga
meminimalkan resiko kesalahan entri dan
meningkatkan kecepatan key-in data
Organisasi Layar
• Sebisa mungkin layar didesain simetris,
elemen-elemen data dikelompokkan
menurut fungsi atau maknanya, bisa
digunakan kotak untuk membatasi antar
kelompok. Organisasi layar yang
kompleks dan tidak sistematis akan
meningkatkan potensi kesalahan input.
 Desain Caption
• Yang dimaksud dengan caption adalah
nama atau judul field yang menerangkan
data apa yang harus diinput pada field
yang bersangkutan. Oleh sebab itu caption
harus jelas dan tidak bias, sehingga orang
tidak keliru memahaminya. Pada entri
langsung, format huruf caption harus dapat
dibedakan dengan isian datanya.
Sebaiknya penempatan caption adalah di
depan isian entri datanya. Jika entri data
lebih dari satu (multiple) maka caption
dapat diletakkan di atas entri datanya.
Desain Field Entri Data
• Field entri data harus mengikuti / di
belakang data caption-nya atau jika
entri sebuah field lebih dari satu data bisa
dibawah caption.
• Field entri data diberi garis bawah atau
dalam bentuk box (kotak) sehingga jelas
bagi pengguna untuk mengenali field
data entry. Sebisa mungkin field data
entri didesain dengan menjelaskan
format data yang harus diinput. Misalnya
untuk input tanggal, diberi
instruksi/penjelasan tentang format
tanggal (misal: DD/MM/YY).
•Pada motode direct-entry, desain field
data entri banyak menggunakan option
button, check box, dan list box untuk
memudahkan, mempercepat, dan
meminimalkan kesalahan entri data.
•Radio button digunakan jika data hanya
bisa satu dari pilihan yang disediakan.
Check box digunakan jika data bisa lebih
dari satu dari pilihan yang disediakan.
Sementara untuk jika pilihan yang tersedia
banyak maka digunakan list box.
Penggunaan Tab dan Skip

Penggunaan skip otomatis, di mana

cursor secara otomatis akan berpindah
ke field berikutnya setelah satu field
selesai diinput, mengandung resiko
kesalahan lebih tinggi.
Warna
• Warna dapat digunakan untuk membedakan
atau membatasi area-area dalam layar entri,
atau untuk menunjukkan caption dan data entri
tertentu, juga dapat digunakan untuk
memberikan peringatan jika terjadi kesalahan
atau error. Namun harus diperhatikan
penggunaan warna jangan sampai justru
membuat layar entri membingungkan. Pilihan
warna juga sebaiknya konsisten, misalnya untuk
warna caption konsisten, warna field entri
konsisten. Disamping itu pilihan warna perlu
mempertimbangkan kenyamanan bagi
operator.
Waktu Respon
• Waktu respon adalah waktu yang
diperlukan antara untuk memproses
dan menyimpan data. Semakin
cepat waktu respon semakin
menunjang efektifitas dan efisiensi
kinerja operator dan sistem.
Display Rate
• Display rate adalah waktu yang
diperlukan untuk menampilkan
display baik teks maupun image.
Kecepatan display rate juga
menentukan keefektifan dan
keefisienan kerja operator.
Fasilitas Prompting dan Help
• Fasilitas prompting menyediakan
informasi lansung tentang data apa yang
harus diinput atau tindakan apa yang
harus dilakukan operator. Informasi akan
langsung muncul di layar pada saat
operator mengisi sebuah filed entri data
atau pada saat terjadi kesalahan atau
eror. Sedangkan fasilitas help
menyediakan informasi dalam sebuah
menu help. Operator dapat
menampilkannya dengan memilih menu
help tersebut.
Pengendalian Validasi Data Input

1. Field Check
2. Record Check
3. Batch Check
4. File Check
Field Check
Completeness Check (Missing Data/Blanks Check)

Alphabetic/Numeric Check

Range Check dan Limit Check

Set Membership (Validity Check)

Option Botton
Check Box
Check Digit
Master Reference

Size Check Date Check

Format tanggal adalah dd/mm/yy, dimana otomatis diatur
bahwa maksimal dd=31 dan maksimal mm=12
Jika user terbalik menginput tanggal, seharusnya
15/01/2004 (15 Januari 2004) diinput 01/15/2004, maka
sistem akan mendeteksi kesalahan input karena bulan
melebihi nilai maksimal (mm=15). Pada valueplus kondisi ini
dideteksi sebagai kesalahan input dimana format tanggal
user terbalik, maka otomatis sistem akan meralat input
menjadi 15/01/2004
Jika user salah menginput tanggal sehingga melebihi
masing-masing batas maksimal (dd atau mm), contoh:
diinput tanggal 13/15/2004, maka sistem akan mendeteksi
kesalahan input karena bulan melebihi batas maksimal
(mm=15). Sedangkan kemungkinan input terbalik juga tidak
mungkin (15/13/2004) karena bulan tetap lebih dari 12
(mm=13).
Record Cek

Reasonableness Check

Valid Sign-Numeric Check

Sequence Check
Accounting Audit Trail
Accounting audit trail harus menyimpan informasi tentang asal, isi,
dan waktu data tentang transaksi yang diinput ke dalam sistem.
Tipe informasi yang disimpan meliputi:
1 Identitas orang atau organisasi yang menjadi sumber data
2 Identitas orang atau organisasi yang menginput /
memasukkan data ke dalam sistem
3 Tanggal dan waktu saat data ditangkap
4 Alat yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam
sistem (physical device)
5 Akun, catatan, atau master file yang dimodifikasi (di-update)
6 Detil transaksi
Identitas atau nomor batch baik physical atau logical batch