LEAN ADMINISTRATION DENGAN TEKNIK OTOMATISASI (MAIL

MERGE) DALAM PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN UNTUK

MENGURANGI NON VALUE ADDED WORK ACTIVITY PROSES
PENGADAAN BARANG DAN JASA

PT. PLN (Persero) UIW RIAU &

KEPRI
LATAR BELAKANG
Pengadaan barang/jasa menduduki posisi yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena merupakan sarana
penggunaan anggaran dalam jumlah signifikan guna mendapatkan barang, jasa, dan pekerjaan yang dibutuhkan
bagi pelaksanaan misi organisasi. Pengadaan barang/jasa juga menduduki posisi penting dalam penyediaan
infrastruktur ketenagalistrikan yang dilakukan oleh PT PLN (Persero)

Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum
Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri
BUMN Nomor PER-15/MBU/2012, memberikan amanat bahwa BUMN sebagai badan usaha perlu melakukan
pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien, dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis
yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan

Pengadaan barang jasa dengan resiko rendah dan pengeluaran yang relatif rendah disebut juga kategori
pengadaan rutin, contoh dari kategori ini adalah bahan habis pakai. Biasanya barang, pekerjaan atau jasa rutin
ini mewakili sekitar 80% dari transaksi, tetapi hanya sekitar 5% dari pengeluaran, sehingga dalam beberapa
kasus, beban administrasi sebenarnya mungkin lebih dari nilai barang, pekerjaan atau jasa. Oleh karena itu
strategi untuk kategori ini akan meminimalkan upaya administrasi melalui perampingan dan penyederhanaan
proses pengadaan. Proses pengadaan kategori ini perlu sesederhana mungkin meski tetap menjaga tata kelola
perusahaan yang baik
Disamping itu ketersediaan jumlah sumber daya manusia SDM yang mengelola administrasi pengadaan barang
dan jasa di PT PLN (Persero) Area Pengatur Distribusi Riau sangat terbatas
LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Lean

Lean adalah suatu upaya terus-menerus untuk menghilangkan

pemborosan (waste) dan meningkatkann nilai tambah (value
added) produk(barang dan /atau jasa) agar memberikan nilai
kepada pelanggn (costumer value). Tujuan Lean adalah
meningkatkan terus-menerus costumer value melalui
peningkatan terus-menerus rasio antara nilai tambah terhadap
waste (the value-to- waste ratio)

APICS Dictionary (2005) mendefinisikan Lean sebagai suatu

filosofi bisnis yang berdasarkan pada minimalisasi penggunaan
sumber-sumber daya (termasuk waktu) dalam berbagai
aktivitas perusahaan. Lean berfokus pada identifikasi dan
eliminasi aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah (non-value-
adding activities) dalam desain, produksi (untuk bidang
manufaktur) atau operasi (untuk bidang jasa), dan supply chain
management, yang berkaitan langsung dengan pelanggan

www.pln.co.id |
Jenis Jenis Pemborosan

Pada dasarnya dikenal dua kategori utama pemborosan, yaitu Type One Waste dan Type Two Waste. Type
One Waste iadalah aktivitas kerja yang tidak menciptakan nilai tambah dalam proses transfomasi input
menjadi output sepanjang Value Stream, namun aktivitas itu pada saat sekarang tidak dapat dihindarkan
karena berbagai alasan

Type Two Waste merupakan aktivitas yang tidak menciptakan

nilai tambah dan dapat dihilangkan dengan segera. Misalnya,
menghaasilkan produk cacat (defect) atau melakukan kesalahan VALUE
(error) yang harus dapat dihilangkan dengan segera. Type Two WASTE ADDED
(TYPE TWO WORK
Waste ini sering disebut sebagai waste saja, karena benar- WASTE) ACTIVITY
benar merupakan pemborosan yang harus dapat diidentifikasi
dan dihilangkan dengan segera. Konsep value added activity,
NON VALUE
incidental (non value added) activity atau type one waste. ADDED WORK
ACTIVITY (TYPE
ONE WASTE)

www.pln.co.id |
PEMBAHASAN
IDEA GENERATION
 Identifikasi dan analisa jenis pekerjaan
Pareto Analisis Work Activity
Mendokumentasikan Proses pengadaan barang/jasa dengan tertib
Menyipakan Dokumen Perjanjian/Kontrak
Menyiapkan dokumen CDA
Menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ)
Menjawab sanggahan dari calon penyedia barang/jasa
Mengumumkan pemenang
Mengusulkan calon pemenang kepada pengguna barang/jasa
Melaporkan hasil proses pengadaan kepada atasan
Melakukan negosiasi
Melakukan klarifikasi
Melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran
Memberikan penjelasan (Aanwizjing)
Menilai kualifikasi calon penyedia barang/jasa
Memastikan calon penyedia barang/jasa yang diundang tidak termasuk dalam…
Melakukan proses pengumuman/undangan kepada calon penyedia barang/jasa
Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa
Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang dan jasa

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

www.pln.co.id |
Identifikasi aktivitas pelaksanaan pengadaan barang/jasa

DURATION WORK ACTIVITY

WORK ACTIVITY STATUS WASTE (TYPE
BEFORE NON VALUE
VALUE ADDED WASTE TWO WASTE)
ADDED
8%
Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang dan jasa 2,2 V value added
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa 2,4 V non value added
Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 3,1 V value added
Melakukan proses pengumuman/undangan kepada calon penyedia
barang/jasa 0,4 V non value added
Memastikan calon penyedia barang/jasa yang diundang tidak
termasuk dalam daftar hitam PLN 0,3 V non value added
Menilai kualifikasi calon penyedia barang/jasa 1,5 V value added VALUE ADDED
Memberikan penjelasan (Aanwizjing) 2 V value added NON VALUE WORK
Melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran 3,2 V value added ADDED WORK ACTIVITY
Melakukan klarifikasi 2,2 V value added ACTIVITY 50%
Melakukan negosiasi 1,4 V value added (TYPE ONE
WASTE)
Melaporkan hasil proses pengadaan kepada atasan 1,2 V non value added
Mengusulkan calon pemenang kepada pengguna barang/jasa 0,8 V non value added 42%
Mengumumkan pemenang 0,8 V non value added
Menjawab sanggahan dari calon penyedia barang/jasa 2,4 V Waste
Menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ) 1,1 V non value added
Menyiapkan dokumen CDA 1,5 V non value added
Menyipakan Dokumen Perjanjian/Kontrak 2,1 V non value added
Mendokumentasikan Proses pengadaan barang/jasa dengan tertib 2,2 V non value added

www.pln.co.id |
RCPS dan Menentukan teknik dan improvement tool

sebelum menetukan teknik dan improvement tool yang akan digunakan dalam menyelesaikan
permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu dilakukan analisa Root Cause Problem Solving
(RCPS) untuk mengetahui sumber permasalahan utamanya. Berikut ini adalah hasil analisanya

Proses tata laksana surat
seperti pengumuman
/undangan, nota dinas, dll
butuh waktu lama
Non value
added activity
42%
Pembuatan Berita Acara
kalrifikasi, negosiasi, dll
membutuhkan waktu yang
lama
Penyusunan dokumen
Contrac Discussion
Agreement (CDA) masih
diketik secara manual
Proses pembuatan surat masih Belum ada staf
diketik secara manual untuk administrasi pada bidang
setiap pengadaan pengadaan
Dibutuhkan waktu untuk
mengevaluasi, memilah dan
mengkoreksi setiap dokumen
pengadaan untuk menghindari
Belum ada sistem IT
kesalahan
untuk pembuatan
dan penyusunan
Dibutuhkan waktu untuk dokumen pengadaan
mengkoreksi setiap dokumen secara otomatis
CDA

Penyusunan dokumen Proses penyusunan masih

Perjanjian/Kontrak masih diketik manual dan berulang
membutuhkan waktu lama untuk setiap pengadaan
dengan SDM terbatas

www.pln.co.id |
 Perancangan Sistem Pembuatan Program

Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat Pada tahap ini yang dilakukan adalah membuat
perancangan data base pada aplikasi Ms.Excel, pemograman pengiriman dan penerimaan data
perancangan format dikumen administrasi pengadaan base dengan teknik mail merge pada kedua
yang standar pada aplikasi Ms.Word aplikasi

www.pln.co.id |
Hasil Implementasi Lean Administrasi Pengadaaan

Mendokumentasikan Proses pengadaan barang/jasa dengan tertib

Menyipakan Dokumen Perjanjian/Kontrak
Menyiapkan dokumen CDA
Menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ)
Menjawab sanggahan dari calon penyedia barang/jasa
Mengumumkan pemenang
Mengusulkan calon pemenang kepada pengguna barang/jasa
Melaporkan hasil proses pengadaan kepada atasan
Melakukan negosiasi
Melakukan klarifikasi
Melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran
Memberikan penjelasan (Aanwizjing)
Menilai kualifikasi calon penyedia barang/jasa
Memastikan calon penyedia barang/jasa yang diundang tidak termasuk dalam daftar…
Melakukan proses pengumuman/undangan kepada calon penyedia barang/jasa
Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa
Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang dan jasa

DURATION BEFORE DURATION AFTER 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

www.pln.co.id |
 Peningkatan Efisiensi Waktu Setelah Pengaplikasikan Lean Administration

Rasio aktivitas Value Added setelah

menerapkan Lean Administrasi
WORK ACTIVITY
DURATION DURATION WORK ACTIVITY Pengadaan
BEFORE AFTER NON VALUE
VALUE ADDED WASTE
ADDED
Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang dan jasa 2,2 2,2 V WASTE (TYPE
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa 2,4 1,1 V TWO WASTE)
3,1 3,1 V NON VALUE 11%
Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Melakukan proses pengumuman/undangan kepada calon penyedia ADDED WORK
ACTIVITY (TYPE
barang/jasa 0,4 0,2 V
ONE WASTE)
Memastikan calon penyedia barang/jasa yang diundang tidak
termasuk dalam daftar hitam PLN 0,3 0,2 V
14%
Menilai kualifikasi calon penyedia barang/jasa 1,5 1,5 V
Memberikan penjelasan (Aanwizjing) 2 2 V
Melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran 3,2 3,2 V
Melakukan klarifikasi 2,2 2,2 V
Melakukan negosiasi 1,4 1,4 V
Melaporkan hasil proses pengadaan kepada atasan 1,2 0,2 V
Mengusulkan calon pemenang kepada pengguna barang/jasa 0,8 0,2 V
Mengumumkan pemenang 0,8 0,2 V VALUE ADDED
Menjawab sanggahan dari calon penyedia barang/jasa 2,4 2,4 V WORK ACTIVITY
Menyiapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ) 1,1 0,2 V 75%
Menyiapkan dokumen CDA 1,5 0,2 V
Menyipakan Dokumen Perjanjian/Kontrak 2,1 0,2 V
Mendokumentasikan Proses pengadaan barang/jasa dengan tertib 2,2 0,2 V

www.pln.co.id |
MANFAAT IDEA
GENERATION
 MANFAAT IDEA GENERATION

1. Menghemat jumlah sumber daya manusia/pegawai dalam melakukan proses administrasi pengadaan,
Meningkatkan KPI OPEC Non Fuel khususnya produktivitas pegawai Yang realisasinya di semester I 2018 991,2
Juta yaitu dengan meminimalisir jumlah pegawai pada bidang Pengadaan Barang dan Jasa
2. Optimalisasi proses pengadaan karena dapat menghemat waktu ketika melakukan tertib administrasi pengadaan
3. Kesalahan pengetikan dan tata tulis administasi pengadaan yang berulang tidak terjadi lagi karena sudah
dilakukan dengan sistem
4. kapasitas penyimpanan soft copy data administrasi pengadaan menjadi kecil karena sudah menggunakan satu
buah data base untuk seluruh administrasi pengadaan
5. Dalam pembuatan inovasi ini tidak dibutuhkan biaya yang berarti karena menggunakan aplikasi yang sudah
terinstal di komputer secara umum, sehingga dapat menghilangkan komponen biaya pembuatan aplikasi dengan
berbasis data base

ANALISA RESIKO
Untuk Resiko yang didapatkan dari data base administrasi pengadaan ini yaitu terdapat kemungkinan
kesalahan kolom pengisian input data base administrasi pengadaan, tetapi hal ini dapat diatasi dengan
mendesain warna tabel yang berbeda untuk input data dengan warna yang berbeda dengan output data pada
data base

www.pln.co.id |
 KESIMPULAN DAN SARAN

Dengan menertapkan Inovasi Lean Administrasi pengadaan ini diperoleh beberapa keuntungan antara lain:

1. Menghemat jumlah sumber daya manusia/pegawai dalam melakukan proses administrasi pengadaan,
Meningkatkan KPI OPEC Non Fuel khususnya produktivitas pegawai Yang realisasinya di semester I 2018 991,2
Juta yaitu dengan meminimalisir jumlah pegawai pada bidang Pengadaan Barang dan Jasa
2. Optimalisasi proses pengadaan karena dapat menghemat waktu ketika melakukan tertib administrasi pengadaan
3. Kesalahan pengetikan dan tata tulis administasi pengadaan yang berulang tidak terjadi lagi karena sudah
dilakukan dengan sistem

SARAN
Pemikiran Lean Administrasi pengadaan ini perlu disebarluaskan ke seluruh bagian tanpa memandang tipe
pekerjaan atau tipe kegiatan, dengan demikian Lean Administrasi dapat diterapkan dalam semua proses,
sehingga Lean Administrasi yang diterapkan dalam bidang keuangan akan menjadi: Lean Administrasi
Keuangan, Lean Administrasi yang diterapkan dalam bidang operasi akan menjadi Lean Administrasi Operasi,
Lean Administrasi yang diterapkan dalam bidang ADM akan menjadi Lean Administrasi ADM, Lean Administrasi
yang diterapkan dalam bidang Perencanaan akan menjadi Lean Administrasi Perencanaan, dll

www.pln.co.id |
TERIMA
KASIH