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 Heron Fabio Santos

 Engenheiro Civil pela UFPe


 Trabalhei com TI durante 10 anos,
 Trabalho com de Gerenciamento de projetos a
mais de 11 anos.
 Possuo certificação PMP, PMI-SP e PMI-RMP.
 Certificado pela Microsoft como especialista em
Gerenciamento de projetos com MS-Project.
 MBA em Gerenciamento de Projetos
 Prof. e Coordenador de MBA pela UNICID
SE VOCÊ NÃO SABE PARA ONDE
QUER IR, QUALQUER CAMINHO
SERVE.
 O curso compreende uma parte inicial de conceitos
básicos sobre projeto e gerenciamento de projetos.
 A segunda parte do curso é “fortemente” prática,
porém novos conceitos sobre projetos e
gerenciamento de projetos serão apresentados.
Nestes casos é apresentada uma pequena parte
teórica e depois como se trabalha o item com o
MS-Project.
 Durante todo o curso serão feitos diversos
exercícios. Alguns aproveitados entre diversos
tópicos, outros específicos.
 Filmes sobre todos os assuntos de MS-Project
abordados.
 Livros :
 Ricardo Viana Vargas
 Coleção de Rosaldo J. E. Necêra.

 Material complementar em www.heronsantos.com.br


 Definição de PROJETO
◦ Segundo Ricardo Vianna Vargas:

UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR


UMA SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO,
MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E
DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE
PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS
ENVOLVIDOS E QUALIDADE.
 Definição de PROJETO
◦ Empreendimento não repetitivo
◦ Sequência clara e lógica de eventos
◦ Início e fim bem definidos
◦ Objetivo específico claro, único e bem definido
◦ Conduzido por pessoas
◦ Parâmetros pré-definidos RESTRICAO - PREMISSAS
 tempo
 custo
 recursos envolvidos
 qualidade
◦ Mensurável: Permite análises baseadas em medições
(tempo, custo, quantidade).

◦ Mutável: Sujeita-se a contratempos de performance, de


custos e de recursos.
 Restrições de um projeto

TEMPO CUSTO

ESCOPO
Projeto bem
feito é aquele
que atende ou
supera as
expectativas
dos
Stakeholders.
 O que é Gerenciamento de Projetos

“Aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES,


FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de
projetos de forma a atender ou superar as
expectativas dos Stakeholders.”
Objetivos do Gerenciamento de Projetos

Acompanhar a execução do projeto planejado.


Municiar de informações o Gerente de Projetos.
Permitir a tomada de medidas de contingência durante o
acompanhamento.
Manter o projeto sob controle tomando ações corretivas.
Evitar surpresas e garantir que o projeto esteja sempre
alinhado com os objetivos finais.
 Quem é o Gerente de Projeto ?

◦ Profissional responsável pela determinação do plano de


projeto, seu acompanhamento, revisão e divulgação.

◦ Busca a concretização do projeto dentro do prazo, custo,


qualidade e requisitos planejados, garantindo a satisfação
do cliente.
 Quem é o Gerente de
Projeto ?
◦ Tem como principais
características:
 Saber exercer autoridade;
 Saber motivar;
 Saber se comunicar.
 Conhecimento Técnico
 O PMI - Project Management Institute -

WWW.PMI.ORG.BR
 PMBOK

◦ Gerenciamento de integração entre os elementos do


projeto;
◦ Gerenciamento de escopo de projeto;
◦ Gerenciamento de tempo do projeto;
◦ Gerenciamento do custo;
◦ Gerenciamento da qualidade;
◦ Gerenciamento de recursos humanos;
◦ Gerenciamento de comunicação;
◦ Gerenciamento de risco;
◦ Gerenciamento de Aquisições
◦ Gerenciamento das Partes Interessadas
 Planejamento

 Definição clara do produto final (Escopo).


 Definição dos subprodutos a serem entregues.
 Definição das restrições e calendários.
 Estimar as atividades necessárias à entrega de cada
subproduto.
 Estimar os tempos e custos envolvidos da forma mais
precisa possível.
 Garantir que todos os envolvidos se comprometam com
tudo que deve ser cumprido.
 Acompanhamento/controle da execução

Criar ações gerenciais para realizar medições periódicas e


consistentes durante a execução do projeto, para determinar
como o gerente de projeto deve atuar para garantir os
comprometimentos definidos no planejamento em caso de
desvios.
Sempre ter em mente que, por melhor que seja o
planejamento, nada garante o andamento do projeto
conforme o planejado.
 O Microsoft Project 2013 de gerenciamento de
projetos, que pode ser usado para planejar,
gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de
informações para o projeto.
Project

Gerência de Projetos
Configuração Definição do Detalhamento do
Inicial do Project Escopo Escopo

Definição das Duração das


Atividades Atividades

Sequenciamento Planejamento dos


das Atividades Recursos Tipos de Atividade

Cronograma do Projeto
Estimativas dos Montagem da
custos Equipe

Controlar o Executar o Alocação dos


Projeto Projeto Recursos

Orçamento do Projeto
OMs-Project e o Excel trabalham
de formas muito parecidas.

◦Colunas e Linhas
 Através da opção Arquivos/Opções, obtém-se o
acesso à área de configuração do Project.
O que é e para que serve um calendário ??
 No menu Projeto/Alterar Período de Trabalho
acessa-se a tela de criação/alteração de
calendários.
 Deverá existir um calendário para o projeto e
opcionalmente um calendário para as tarefas
e/ou recursos.
 Após a criação do projeto, já podem ser
registradas algumas informações importantes do
projetos ( Projeto/Informações do Projeto ), tais
como:
◦ Data de início e
término
◦ Data da medição
realizada
◦ Calendário do
projeto
 Antes da especificação das atividades necessárias
para execução do projeto, devem ser bem definidos
os produtos e subprodutos a serem entregues pelo
projeto.
 A WBS ( EAP )é um documento que apresenta, de
maneira organizada e hierárquica, todo o escopo
de um projeto.
 Fases de um Projeto

Levantamento
Requisitos

Projetos

Construção

Entrega
 EAC  EAP
◦ Reboco  Térreo
◦ Reboco
 4 lados (AxC)
 4 lados (AxC)
◦ Janelas ◦ Janelas
 32  8
◦ Porta Varanda ◦ Porta Varanda
 2
 8
 1 Andar
◦ Reboco
 4 lados (AxC)
◦ Janelas
 8
◦ Porta Varanda
 2
 Para execução de cada produto/subproduto devem
ser especificadas as atividades necessárias para a
sua entrega.
 Como as atividades vão estar relacionadas a um
produto/subproduto a ser gerado, não há perigo de
serem criadas atividades não relacionadas ao
trabalho.
 O registro das atividades é feito através da inserção
de linhas logo abaixo de cada produto/subproduto.
Pacotes de trabalho :
O que temos que
entregar.

Atividades :
Como vamos
fazer.
Cada tarefa informada tem
propriedades que podem ser alteradas
acessando a opção
“Projetos/Informações Sobre a Tarefa”,
ou simplesmente clicando duas vezes
em cima da tarefa.
 Atividades podem ter diversos tipos de restrição:
Quanto ao tempo, custos, qualidade, etc.
 O Project disponibiliza o registro de diversos
tipos de restrição relativo ao tempo para uma
atividade. Porém tem a limitação de registrar uma
única restrição por atividade.
 Para informar as restrições das atividades,
utilizamos a guia “avançado” no item
“informações sobre a tarefa”.
 Duração da atividade é diferente do número de dias,
com relação ao calendário atualmente em uso,
necessário a sua execução.
 Devemos ter em mente que o tempo total para entrega
de um item da EAP não é necessariamente a soma de
todas as duração das atividades
 O MS-Project trabalha com as durações e os
calendários para achar as datas de início de
termino das atividades.

 Alterações em durações alteração as datas de inicio


de termino, porem alterações nos calendários
embora afetem as datas de inicio e termino não
afetam as durações.
 Pode haver necessidade de se especificar um
calendário próprio de determinada atividade,
decorrente por exemplo de uma limitação no
horário de execução.
◦ Ex : Só é possível a execução da atividade Fundação nas
segundas, quartas e sextas-feiras.
 Para alterar o calendário de uma atividade, primeiro
tem que se registrar o novo calendário no projeto e
depois alterar a informação do calendário nas
informações sobre a atividade.
 Atenção: Quando se altera o calendário de uma
atividade, o cronograma do projeto também é
alterado. Porém não se modifica a duração (tempo )
para execução das atividades.
 As atividades normalmente têm uma ordem para
serem executadas. Por exemplo: Não podemos
pintar uma parede sem que a mesma esteja
rebocada.
 Existem três motivos de seqüenciamento:
◦ O exigido devido à ordem natural da execução
(mandatárias).
◦ O escolhido devido às experiências passadas (discretas).
◦ Forçado devido a dependências externas
 O MS-Project aceita quatro tipos de dependências:

 Para informar o seqüenciamento das atividades,


pode ser utilizada a coluna “predecessoras” ou a
guia “predecessoras” no item “informações sobre a
tarefa”.
Término-Início:
A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
(Levantar a parede ) para (rebocar a parede )
Término-Início:
A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.

Atividade A

Atividade B

Tempo de Retardo

Exemplo :
(Pintar o banco) para (Sentar no banco)
Término-Início:
A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.

Atividade A
Atividad
e A

Atividade B

Tempo de Adiantamento

Exemplo :
(Correr) - (Tomar Agua)
Início-Início :
A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)
Início-Início :
A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.

Atividade A

Atividade B

Tempo

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)
Início-Início :
A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.
Atividade B

Atividade A

Tempo

Exemplo :
(Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)
Término-Término :
A anterior tem que terminar para a posterior terminar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)
Término-Término :
A anterior tem que terminar para a posterior terminar.
.

Atividade A

Atividade B

Tempo

Exemplo :
(Cavar Buraco) para (Remover a Terra)
Término-Término :
A anterior tem que terminar para a posterior terminar.

Atividade A

Tempo

Atividade B

Exemplo :
(Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)
Início-Término :
A anterior tem que iniciar para a posterior terminar.

Atividade A

Atividade B

Exemplo :
Comprar Tinta Nova - Utilizar a Tinta Velha
Com o fornecimento das durações,
restrições e predecessões,
automaticamente, o Project
constrói o cronograma do projeto.
 Criada em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro
industrial norte americano;
 Conhecida também como cronograma de barras
ou diagrama de Gantt;
 Permite a visualização temporal e o
acompanhamento de tarefas e recursos;
 Permite a visualização rápida do caminho crítico.
 Caminho Crítico é o maior caminho para a
execução do projeto, ou é a seqüência de
atividades com folga zero.
Melhores práticas
Tamanho máximo de uma atividade
Evitar o TI + x Dias
Evitar o TI - x Dias
 Durante a fase de planejamento pode ser
necessária a divisão de uma tarefa em blocos de
dias consecutivos. Por exemplo: Uma
determinada atividade não contara com seus
recursos durante “n” dias depois de iniciada.
 O Project permite realizar a divisão das tarefas.
 O Project permite o registro de atividades
repetitivas durante todo o projeto, sem
necessidade de se registrar novamente a mesma
atividade. Por exemplo: reuniões semanais de
avaliação do projeto.
 Para inserir uma atividade recorrente, acessar a
opção “Tarefa / Tarefa Periódica”
 Durante o planejamento, pode ser necessário
agendar a entrega de alguns produtos em datas
específicas, ou determinar o fim de uma etapa e
início de outras. Estas atividades são
caracterizadas pela não utilização de tempo para
execução. No gerenciamento de projetos atribui-
se a essas atividades os nomes de Metas, Marcos
ou Milestone.
 No Project estas atividades são geradas
colocando-se a sua duração como 0 (zero).
 Utilização de Marcos : Gerência por Objetivos
 O Project permite a reconfiguração da área
“planilha de tarefas”, da maneira mais cômoda para
o trabalho diário.
 Pode-se pensar no Project como um excel, onde as
colunas nunca são apagadas, mas podem ser
ocultadas e exibidas a qualquer momento.
 O Project já tem diversas tabelas configuradas.
Porém, a utilização dessas tabelas disponíveis,
depende do modo de visão escolhido.
 Todos os campos existentes nas guias se
encontram disponíveis para serem inseridos nas
tabelas.
 Para execução das atividades é preciso proceder a
uma avaliação dos recursos necessários, sejam eles
materiais, humanos ou financeiros.

 As melhores práticas de gerenciamento de


projetos, sugerem que as condições consideradas
no cálculo do esforço sejam registradas. Para isto
pode-se utilizar o campo “observações” nas tarefas.

 Antes de serem informados os recursos de cada


tarefa, tem que ser feito um registro na “Planilha de
Recursos”.
Equipamentos

Dinheiro

Materiais

Humanos
 Os recursos no MS-Project podem ser de três tipos:
◦ Recursos do tipo Trabalho
 Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo
como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de
equipamentos.

◦ Recursos do tipo Materiais


 Se referem a todos os recursos que NÃO tem como base o
tempo como fator de custo, tais como tijolos,
cimento......equipamentos, mão de obra.

◦ Recursos do tipo Custo


 Os recursos no MS-Project podem ser de três tipos:
◦ Recursos do tipo Trabalho
 Se referem a todos os recursos que tem como base
o tempo como fator de custo, tais como mão de
obra e aluguel de equipamentos.

 Para este tipo de recurso, o MS-Project pode


controlar a sua disponibilidade e, posteriormente,
indicar as super-alocações correspondentes.

 Terão seus valores alterados se a duração for


alterada.
◦ Recursos do tipo Materiais
 Não utilizam hora extra e grupo de trabalho,
não se pode especificar disponibilidade, não
podem ser nivelados, não utilizam
calendários, custo de uso é único. Não terão
seus valores alterados se a duração for
alterada.
 A cada atividade deve ser associado um ou mais
recursos.
 O trabalho corresponde a quantas horas serão
necessárias para a execução da tarefa. Por
exemplo: Se informamos que a duração de uma
atividade será de 8 horas e alocarmos 2
recursos a esta atividade, o trabalho será de 16
horas.
 Para informar os recursos das atividades,
trabalhar com uma visão que mostre as
atividades do projeto.
 Os recursos de uma tarefa poderão ser
informados de várias maneiras:
◦ Através da coluna Nome dos recursos;
◦ Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia “Recursos”;
◦ Utilizando a tela “Atribuir Recursos”.
 Da primeira vez que forem informados os
recursos de uma atividade, o Project calcula o
trabalho necessário a sua execução.
Fórmula do
trabalho
T=DxU
 Tipos de Atividades
◦ Duração Fixa
◦ Unidades Fixas
◦ Trabalho fixo
◦ Duração Fixa Controlada pelo Empenho
◦ Unidades Fixas Controlada pelo Empenho.
 Quando do fornecimento dos recursos nas
atividades o Project controlará automaticamente
quais recursos estão trabalhando mais horas que
a disponível (8 horas).
 O Project apresentará de vermelho, na visão
“Planilha de Recursos”, quais recursos estão
super-alocados.
 Visualizando a Planilha de Recursos podemos
encontrar os recursos do tipo trabalho que estão
superalocados.
 Pode-se visualizar em qual período está
ocorrendo a super-alocação do recurso através
da visão “Gráfico de Recursos”.
 Pode-se visualizar em qual atividade e em qual
dia está ocorrendo super-alocação do recurso
através da visão “Uso dos Recursos”.
 Podemos visualizar quando os recursos estão
superalocados e identificar as tarefas que eles
estão alocados, acessando o modo de visão Uso
dos Recursos.
 No arquivo padrão do Project da sua máquina
podem ser gravadas as configurações de
calendário realizadas.
 A gravação é feita no arquivo Global.mpp.
 Para gravar as alterações no modelo Global,
acessar a opção “Arquivo / Informações”.
 Ao termino do planejamento, ou replanejamento, de
um projeto teremos o Plano do Projeto.

 O Plano do Projeto é um conjunto de documentos que


servirão de base para a execução do projeto.

 Após a gravação da linha de Base, a visão “Gantt de


Controle” passa a mostrar a linha de base gravada.”
A gravação das Linhas de Base se realiza na
opção Projeto / Definir Linha de Base
 Quando da elaboração do plano do projeto,
deverá se realizar o planejamento de como será
realizado o controle da execução:

 Ser econômico;
 Antecipar e permitir a tomada de ações corretivas;
 Ser acessível e de conhecimento de todos;
 Ser flexível.
 SER PRODUTIVO
◦ Deve permitir o acompanhamento do projeto sobre
todos os aspectos : Financeiros, econômicos e
gerencias.

◦ Dois itens muito importantes :


 Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto
tempo será feito um levantamento do andamento da
execução do projeto.
 Modelo do acompanhamento: Como os recurso deverão
informar o andamento da execução.
◦ Devemos ter em mente que o planejamento embora tenha
sido “concluído”, ele poderá (deverá ) voltar a ser trabalhado.
As informações do controle da execução servem como
retroalimentação no processo de planejamento.

Execução /
Planejamento OK Ajustes
Controle
Fim
Desvios

Inicio
 O MS-Project dá suporte a diversas metodologias
de controle do acompanhamento. Neste curso
vamos trabalhar com duas delas:
◦ Informando o percentual de execução da tarefa;
◦ Informando a data de inicio, duração real e duração
restante da tarefa e reprogramando o restante de sua
execução.
 As primeiras ações necessárias para realizar o
acompanhamento de um projeto são:
◦ Atualizar a data de status em “Projetos / Informações”.
◦ Solicitar a visualização da linha de andamento.
 Atualizar a data de status em “Projetos / Informações do
Projeto”.
 As linhas de andamento nos dão uma
visualização gráfica do andamento do projeto em
relação a um determinado dia.
 Podem ser exibidas várias linhas de andamento
para datas diferentes no projeto.
 As linhas de andamento podem ser
apresentandas através do caminho “Formatos/
Linhas de Grade / Linhas de Andamento “
 Se a linha caminha para a esquerda, indica atraso.
Trabalharemos com duas
Metodologias de Controle :
Percentual Realizado

Duração restante
 O percentual executado em cada tarefa poderá
ser informado de muitas maneiras, por exemplo;
◦ Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo
“Porcentagem Concluída” na guia Geral.
◦ Informando o % executado diretamente do menu de
controle.
◦ Incluindo a coluna “% Concluída” em uma tabela.
Duração Real : Quantidade de dias entre a data
de início e a data de status

Duração Restante : Quantos dias a mais serão


necessários para terminar a tarefa
 O percentual executado de uma tarefa até o dia da
medição pode não expressar exatamente quanto de
esforço foi gasto na atividade.
 O percentual executado não nos mostra como está
previsto o termino da execução da tarefa. Ele
retrata o passado e deixa de trabalhar com o
futuro.
 Mostra divergências visuais entre o executado e o
planejado.
 A comparação entre a execução do projeto e o
planejamento pode ser visualizado através da visão
“Gantt de Controle”.
 O MS-Project permite a visualização das Visões,
Tabelas e Relatórios através da aplicação de
diversos filtros.
 O MS-Project permite a construção de novos
Filtros.
 O MS-Project permite a criação de campos
personalizados, podendo os mesmos conter :
formulas, indicadores, listas, etc.
 O MS-Project utiliza uma relação de campos já
existentes, chamados de campos personalizados.
Inicialmente estes campos estão “vazios”.
 Existem campos personalizados, tanto para o
“banco” de recursos, como tambem para o “banco”
de atividades.
 Para construir valores para os campos
personalizados, devemos acessar “Projetos/Campos
Personalizados”