UNT Presentation of CSC Project Spanish Version 26.03.2015

Corporate Citizenship & Corporate Affairs
IBM International Foundation
IBM Corporate Service Corps

Trujillo, Peru
Universidad Nacional de Trujillo

IBM & El Proyecto de Seguimiento de Egresados
ibm.com//corporateservicecorps/
1 IBM Corporate Service Corps

Nuestros miembros del equipo de trabajo de la UNT & IBM
 Miembros del equipo de la Universidad Nacional de Trujillo:

– Dra. Janett Mostacero, Ejecutiva Responsable del Piloto (Contabilidad),
Decana de la Facultad de Ciencias Económicas
– Dra. Pilar Gomez, Ejecutiva Responsable del Proceso de Acreditación
– Dra. Rosa Chu, Responsable del Proyecto DSOL, Decana de la Facultad de
Ciencias Físicas y Matemáticas
– Ms. Rocío Román, Soporte Administrativo, Jefa de la Oficina de Proyección y
Extensión Universitaria.
 Miembros voluntarios del equipo de IBM Corporate Service Corp:

– Ms. Cate M. Shaw, Estados Unidos
– Mr. Doug Lagore, Canadá
– Mr. Saurabh Gupta, India
 Miembros del equipo de Pyxera Global:

– Nelson Holguin, Traductor
AGENDA
1. Presentación del equipo y del Corporate Service Corps

2. Descripción del proyecto y antecedentes
3. Relación de DSOL con los Objetivos del proyecto
4. Proceso de acreditación
5. Plan y Metodología del Proyecto
6. Análisis y resultados de pre-piloto
7. Resúmen y Recomendaciones
8. Lista de resultados concretos
Breve reseña de la Universidad Nacional de Trujillo
Historia En la actualidad
 Primera universidad republicana fundada en Perú  19,000 estudiantes
 Fundada en 1824 por Simón Bolívar y José  13 facultades
Faustino Sánchez Carrión
 Sólo el 4% son admitidos de las de las cinco
 Catalogada como una de las mejores sedes que posee: Trujillo, Valle Jequetepeque,
universidades del país Huamachuco, Santiago de Chuco, y Otuzco.
 Es gratuito para los estudiantes admitidos
4
Contexto del Proyecto
Situación Actual Situación a Futuro
Del ámbito de trabajo Resultados y Recomendaciones
Contacto inconsistente con los egresados Contacto iniciado para establecer una relación
con los egresados
Recopilación de datos insuficiente de la situación Método de recogida de datos para determinar el
de los egresados estado de los egresados
Contribución limitada al rediseño del plan de Aprovechar la base de datos de los egresados
estudios actual para fomentar la asesoría del plan de estudios
Graduados inciertos y poco utilizados para la Seguir y fidelizar a los egresados para la
experiencia práctica y la inserción laboral experiencia práctica y la inserción laboral.
Sistema de Seguimiento de Egresados ineficiente Implementar el Sistema de Segumiento de

Egresados
Retos que responden a las peticiones / Mejorar el tiempo de respuesta al mercado

exigencias sociales y de mercado laboral para beneficiar a los estudiantes y la
sociedad en general.
R Ninguna oficina consolidada, dedicada al

constante seguimiento, compromiso y
Recomendar el desarrollo de una Oficina de
Seguimiento de Egresados para la sostenibilidad
participación con los egresados y el compromiso permamente con los egresados
R
5
No Acreditada Acreditada
AGENDA

El contexto de trabajo de IBM para la UNT
Proceso de acreditación
Proceso de acreditación en general de la UNT
Proyecto DSOL
Piloto de IBM para Contabilidad
IBM –
Preparación
Implementación en otras facultades
del piloto para
Contabilidad
DSOL
Acreditación

Objetivos del Proyecto– Seguimiento del Egresado
 Desarrollar estrategias para realizar el

seguimiento y medir el nivel de éxito de
los egresados de la Facultad de
Ciencias Económicas en el mercado
laboral (Contabilidad, Economía y
Administración).
 Éstas estrategias tienen que cumplir con

los estándares establecidos por el
gobierno, llamado Sistema Nacional de
Evaluación, Acreditación y Certificacion
de la Calidad Educativa (SINEACE).
 Formular recomendaciones que

permitan a la UNT obtener la
innovación académica que cumpla las
nuevas tendencias sociales y del
mercado laboral .

AGENDA

Proceso de Acreditación

Indicadores para la acreditación
Modelo de calidad para la acreditación de la Carrera de Contabilidad
en la Facultad de Ciencias Económicas
“Seguimiento del Egresado”
Estándar 44: La Unidad Académica tiene implementado un Sistema de Seguimiento

de Egresados
GI 43: Cuál es el tiempo transcurrido entre egreso y titulaciòn?

GI 44: Cuál es el porcentaje de estudiantes titulados?
GI 45: Cuál es el impacto(importancia, sentido) del título universitario?
GI 46: Cuál es la importancia o sentido de que el estudiante obtenga su
título universitario en menos de 3 meses?
GI 47: Cuál es el porcentaje de egresados que ejercen la docencia
universitaria?
GI 48: Cuál es la satisfacción del empleado con su trabajo?
GI 49: Cuál es la satisfacción del empleador con el desempeño de los
egresados?

AGENDA

4. Proceso de Acreditación
Plan y metodología del proyecto
Elementos del Proyecto ¿Qué es lo que se necesita? Requerimientos del Proyecto

 La comprensión de los requisitos de
Gente – Cambio del acreditación
(Serán cubiertos en los sgtes cuadros)
Diseño de Gestión,  La comprensión de los roles y

responsabilidades
implementación y
 La aceptación / participación del personal en el (Serán cubiertos en los sgtes cuadros)
administración programa.
 Motivación
 Alineamiento con las estrategias y la gestión de
los objetivos.
 Gestión de proyectos y revisión de procesos. (Serán cubiertos en los sgtes cuadros)

Proceso - diseño y
 Elementos de Tecnologías de la Información
documentación para el monitoreo y seguimiento
 La colaboración y la toma de decisiones
 Facilidad para utilizar la base de datos (entrada

Tecnología – diseño, y salida)
(Serán cubiertos en los sgtes cuadros)
implementación  Facilidad de capturar y acceder a la información

de seguimiento.
 Ampliar fácilmente a otros departamentos
 Presentación de informes vinculados a los
indicadores.

Mapa de Grupos de Interés
 Contabilidad
 Administración
 Economía
Facultad
 Presidente
 Rector elegido Rector de la

Asociación  Estudiantes
recientemente de Egresados
UNT
Egresados
IBM
&
 Líder del UNT
grupo  Registro Universitario
Grupo Registro  Registro de CC.EE
DSOL Técnico (Contabilidad, Economía y
Administración)
Bolsa de
Trabajo
14 14 IBM Corporate Service Corps

Miembros de los Grupos de Interés

Reuniones con los Grupos de Interés
Carrera de Contabilidad Grupo DSOL
Oficina de Registro Técnico Carrera de Administración
Carrera de Economía

Establecimiento de un Programa de Gestión para una
implementación exitosa.
- Fase 1: Diseño del Modelo de Seguimiento
 A) Obtener consenso: 6 de Marzo
- Revisión de tareas, objetivos y resultados concretos
 B) Diseño del Modelo de Seguimiento del egresado Del 9 al 27 de Marzo
IBM - Desarrollar un método efectivo para el seguimiento de los graduados
- Identificar problemas, aclaraciones, suposiciones, mediante las reuniones con los interesados
- Establecer los resultados concretos: Las preguntas de la encuesta, el modelo de datos para el seguimiento y las
recomendaciones.
- Crear un plan de alto nivel para la implementación piloto
= labor de la UNT
- Completar la presentación final y entrega para la sostenibilidad / viabilidad
 C) Pre Implementación: 16 de Marzo = labor de IBM
- Iniciar el modelo propuesto dentro de la Carrera de Contabilidad y
realizar un test preliminar de la muestra
Fase 2: Modelo Piloto del Seguimiento del Egresado – Abril

 Concluir el modelo propuesto dentro de la Carrera de Contabilidad
 Evaluar y modificar el modelo de segumiento
Fase 3: Implementación en Economía y Administración
UNT  Implementar el modelo propuesto / revisado
 Involucrar a todos los departamentos de la UNT para prepararse para la fase 3
Fase 4: Implementación en todas las facultades de la UNT
 Implementar el modelo propuesto / revisado de una manera secuencial
 Evaluar y modificar el modelo de segumiento
17 IBM Corporate Service Corps © Copyright IBM Corporation 2007

17
Fases de Implementación
UNT
Fac. De
Fase 2
CC. EE
Conta Econ Admin
Fac. De
CC. EE
Fase 3
IBM Fase 1
Conta Econ Admin
Other Otras
DeptsFacultades
Fase 4
Bio Farm Educ Med CC.SS Mat y

y y Física
Bioqu Comu
Dere Ing Ing Enfe Agro Esto

quim
18 18 IBM Corporate Service Corps © Copyright IBM Corporation 2007
Roles de las organizaciones
Autoridades del Proyecto
Fase 1 – Pilar – (Fase 1 – 4)
Diseño/Pre Piloto Janet – Piloto
IBM
Facultad de Ciencias Económicas

Contabilidad
Juan Chong – U ORT

Fase 2 - Piloto Responsible del Proyecto Oscar Zavaleta –
Grupo DSOL
Tittular de la base
de datos de RT
Juan Urquizo Cuellar, Antony Luna
Asociación de Egresados
Titulares de la Encuesta
Administración, Economía y Otras Carreras
Fase 3,4 – U ORT’s

Implementación
Total
Sostenibilidad
del Nuevo Oficina de Seguimiento del Egresado
19 Seguimiento IBM Corporate Service Corps
Indicadores para la Acreditación
GI 43: Cuál es el tiempo transcurrido entre egreso y titulaciòn?

GI 44: Cuál es el porcentaje de estudiantes titulados?
GI 45: Cuál es el impacto(importancia, sentido) del título universitario?
GI 46: Cuál es la importancia o sentido de que el estudiante obtenga su
título universitario en menos de 3 meses?
GI 47: Cuál es el porcentaje de egresados que ejercen la docencia
universitaria?
GI 48: Cuál es la satisfacción del empleado con su trabajo?
GI 49: Cuál es la satisfacción del empleador con el desempeño de los
egresados?
Los Indicadores del Gobierno llevan los datos necesarios para desarrollar un programa de seguimiento

Flujograma del seguimiento de egresados
2 GI 44 3,4 GI 45 & 46
• # de meses entre la titulación y el 1er empleo

• # de Titulados
• # de titulados
• # de graduados, 1er empleo
• # de promociones
• # de promociones
Impacto
Empleo <
1 GI 43 Grado de 3 meses
5 GI 47
• # de Meses, • # de egresados docentes
• # de egresados, • # de egresados
• # de promociones • # de promociones
Experiencias /
Retroalimentación
Docencia
Universitaria
Egresado
Graduates 6 GI 48
Tesis
• # de egresados “satisfechos” y “muy satisfechos” con su empleo

• # de egresados
Estudiantes • # de promociones
Factor Satisfacción Satisfación

con el empleo/
7 GI 49 Desempeño
• # de encuestados “satisfechos” y “muy satisfechos
Leyenda
• # de encuestados
Rojo – la UNT facilitará los datos • # de ciclos académicos
Azul– IBM determinará los datos
Titulado
Encuesta Parte 1– Redactada para solicitar los datos necesarios para cumplir con
los requerimientos gubernamentales, llamados indicadores (G43 – G48)
Parte 1 de la Encuesta utilizando Google Formas
• Por favor introduzca su nombre, DNI, dirección de e-mail, ID de estudiante, área de disciplina, teléfono
fijo / celular.
• Luego de haber completado su graduación, ¿qué opción eligió para obtener su título? (Tesis,
Experiencia Profesional, Examen de suficiencia Profesional, Automatico, Otros)
• ¿Cuál es la fecha en la cual obtuvo su primer trabajo profesional?
• ¿Su primer trabajo profesional lo obtuvo dentro de su trayectoria académica?
• ¿Ha regresado a su universidad o a alguna otra para enseñar en su disciplina?
• ¿Qué tan satisfecho ha estado con su primer trabajo profesional desde que obtuvo su título? (Muy
Satisfecho, o Satisfecho, Descontento o Muy descontento)
• ¿Dónde está trabajando actualmente?
Parte 1 de la Encuesta Parte 1a de la Encuesta Parte 2 de la Encuesta

(Egresados) (Empleadores) (Egresados)
Parte 1a de la Encuesta a Empleadores- Redactada para solicitar los datos requeridos
de los empleadores para cumplir con los requerimientos gubernamentales, llamados indicadores(G49)
G49 Sólo 1
pregunta
requerida
por el
gobierno
10
preguntas
adicionales
para ayudar
a la UNT


Parte de 2 de la Encuesta– Redactada para solicitar más información acerca de los
egresados que es requerida para el proceso de acreditación gubernamental.
20 preguntas
adicionales diseñadas
para comprender:
• la situación actual del

egresado
• Su nivel deseado y
actual de vinculación
con la UNT
• Sus pensamientos
sobre sus experiencias
mientras estuvo en la
UNT
• Retroalimentación
general y
recomendaciones

Resumen:
Las partes 1 & 1a de las encuestas fueron redactadas para solicitar la
informacion requerida para cumplir con los requisitos Gubernamentales,
llamados Indicadores (G43 – G49)
Parte 1a de la Parte 2 de la
Parte 1 de la
Encuesta Encuesta
Encuesta(Egresados)
(Empleadores) (Egresados)
Titularidad:
Parte 1a de la Parte 2 de la
Parte 1 de la
Encuesta Encuesta
Encuesta(Egresados)
(Empleadores) (Egresados)

AGENDA

Diagrama de secuencia para el seguimiento de egresados– Para la Encuesta 1
Todas las demás facultades
Facultad de Ciencias Económicas– Administración y Economía
Facultad de Ciencias Económicas - Contabilidad
Asociación de Egresados Unidad de ORT Registro Técnico

1
Preparan la
encuesta Publicita la Encuesta en
Publicitan la encuesta via redes sociales y Páginas web
Redes Sociales de la facultad
Resultados de la encuesta
Obtiene una hoja
2
de excel y extrae la
data
Resuktados de la encuesta validados
Importa la data hacia

3
la tabla “Titulados”
de la base de datos
de MySQL
Ejecuta las consultas en

4
Modelo de Datos de indicadores
5 las tablas “egresado” and
“titulados”y se obtiene un
Aplica las fórmulas para generar y publicar archivo nuevo
el reporte de indicadores
Reporte de indicadores
27
R27
Oficina de Seguimiento de Egresados
Activities Description – Survey 1
1 La encuesta es preparada y ejecutada por la Asociación de Egresados para obtener la información

de los egresados de la Universidad. Se puede aprovechar Google Forms para la fase inicial.
Durante un período de tiempo, se recomienda un portal para manejar el tráfico de la Encuesta para
todas las facultades. En paralelo, la unidad de RT también publicita la encuesta en las respectivas
páginas web y Facebook de la Facultad.
Los resultados de la encuesta capturados en una hoja de cálculo, se pasan al equipo de RT de

2 cada facultad. La Unidad de RT convierte la hoja de cálculo en un archivo CSV y filtra los datos en
función de la elección de la obtención del título como por ejemplo "Tesis".
3 Del archivo CSV, la Oficina de Registro Técnico llena la tabla “Titulados” en la base de datos de
MySQL. La tabla de Titulados debe contener los siguientes campos – Nombres, código
de_Alumno, DoFJ, está ejerciendo docencia, Satisfacción del egresado, Nombre del empleador
DNI, Nro_decontacto.
4 La Oficina de Registro técnico deberá ejecutar “queries” o consultas para unir las tablas de
“Egresados” y “Titulados” y extraer la tabulación con los registros válidos requeridos por los
Indicadores de Acreditación de cada facultad.
5 El equipo de Registro Técnico de cada facultad deberá generar un reporte para ejecutar las
formulas y deberá publicar el reporte frente al modelo de datos recibidos desde la base de datos
de Registro Técnico para la Oficina de Seguimiento al Egresado.

Diagrama de secuencia para el seguimiento de egresados– Para la encuesta 1a - Empleadores
Facultad de Ciencias Económicas - Contabilidad Servicios académicos
R
de la UNT- Relaciónes
Asociación de Egresados Unidad de ORT con Empleadores
1
Preparan la
encuesta
3
Obtienen / Validan
Los correos de los
empleadores
Resultados de la
encuesta 1
2
Obtiene una hoja de Data de empleadores
excel y extrae la data
de empleadores
4
Ejecuta la
encuesta 1a a
Empleadores
5
Data de Indicadores Obtiene
6 Resultados
Aplica las fórmulas para generar y publicar el
reporte de indicadores y comparte los
resultados de la encuesta con la facultad
Reporte de Indicadores
29
R
29
Oficina de Seguimiento al Egresado
Descripción de Actividades– Encuesta 1a para Empleadores
1 La encuesta 1a para Empleadores es preparada y ejecutada por la Asociación de Egresados.

La Asociación de Egresados envía las respuestas de la encuesta a la Unidad de RT.
El equipo de la Univad de RT obtiene los detalles de los empleadores de las respuestas de la

2 encuesta 1 y entrega la lista a Servcicios Académicos de la UNT- Relaciones con empleadores.
3 El rol de Servcicios Académicos de la UNT- Relaciones con empleadores es ubicar el ID de correo

electrónico de los empleadores, basados en la información recibida.
4 El rol de Servcicios Académicos de la UNT- Relaciones con empleadores es enviar el link de la

Encuesta 1a a los empleadores para obtener la retroalimentación de los egresados de la UNT.
5 El rol de Servcicios Académicos de la UNT- Relaciones con empleadores es obtener las

respuestas de la Encuesta 1a, revisar las respuestas y enviar las respuestas a la Unidad de RT.
6 La Unidad de RT comparte las respuestas con la Facultad y ejecutan las formulas para generar y
publicar el reporte de inidicadores en la Oficina de Seguimiento del Egresado.

Diagrama de Secuencia para Seguimiento del Egresado – Para Encuesta 2
Facultad de Ciencias Económicas - Contabilidad
1
Oficina Administrativa
R
Preparan la
encuesta Publicita la Encuesta en
Publicitan la encuesta via redes sociales y Páginas
Redes Sociales web de la facultad
Obtiene hoja de 2
Resulados de la
encuesta excel, analiza y
distribuye los
resultados
R
Resulados de la Servicios académicos
encuesta
de la UNT- Relaciónes
con Empleadores
Facultad
&
Decanos
31 31
R Oficina de Seguimiento al Egresado
Descripción de Actividades – Encuesta 2
1 La encuesta es preparada y ejecutada por la Asociación de Egresados para obtener información

adicional de los egresados de la universidad y se envían los resultados de la encuesta a la Oficina
Administrativa propuesta. Se puede aprovechar Google Forms para la fase inicial. Durante un
período de tiempo, se recomienda un portal para manejar el tráfico de la Encuesta para todas las
facultades.
En paralelo, la unidad de RT también publicita la encuesta en las respectivas páginas web y
Facebook de la Facultad.
La oficina Administratuva obtiene los resultados de la encuesta , analiza y distribuye la información

2 a:
• Servcicios Académicos de la UNT- Relaciones con empleadores
• Facultades y Decanatos
• Oficina de Seguimiento al Egresado

Enfoque de Solución del Proyecto
Modelo de datos del seguimiento
Generación
del reporte
Se une el Perfil de datos de egresados+
Respuestas de la encuesta
Base de
Datos de
Registro
Técnico
 Consultas de bases de datos,

Asociación de  Consolidación de correo
Egresados electrónico,
 Preparar y publicar Encuesta
Structured
Decanato/
Categories
Carrera de
Administración Web de la encuesta - http://goo.gl/forms/Ul3eh0idRs
33
Fuentes
33 de Datos IBM Corporate Service Corps
El Proyecto a la fecha
Generación
del reporte
Se une el Perfil de datos de egresados+

Respuestas de la encuesta
Datos
Registrar de 4
Technical
Database
años
(2010, 2011, 2012,2013)
 Database Queries,
Professional  Email Consolidation,
Graduates  Prepare & Publish Survey
~40 Respuestas
Structured
Categories
Survey Portal - http://goo.gl/forms/Ul3eh0idRs
Office of Dean /
Administration
~320 Emails
Department

Data Sources
Pasos siguientes para las fases futuras
Generación
Mejorar la lógica de fusión para
del reporte
dar cabida al modelo de datos
paraProfile Merge Graduate’s
la implementación adicional en
data + Survey Responses
las facultades
~320
Emails
Technical
Registrar
Database
~40
Responses Cada facultad reajusta
 Database Queries,
Portal Universitario de Seguimiento con encuestas
 Email Consolidation, los informes según
 Prepare & Publish
Professional Independientes
Survey para cada Facultad los requerimientos
Graduates
Structured gubernamentales.
Categories
Office of Dean /
Administration Survey Portal - http://goo.gl/forms/Ul3eh0idRs
Department
AGENDA

Requerimientos Completos del Proyecto
Elementos del Proyecto ¿Qué es lo que se necesita? Requerimientos del Proyecto

 Establecer la gobernación para supervisar el
 La comprensión de los requisitos de acreditación
Gente – Cambio del proyecto
 La comprensión de los roles y responsabilidades  Consenso sobre la titularidad y
Diseño de Gestión, responsabilidades con todos los grupos de
implementación y interés principales
 El Seguimiento al Egresado es una subcategoría
administración del proyecto general de acreditación de DSOL
 La aceptación / participación del personal en el  Analisis de los grupos de interés sobre roles
principales y resultados concretos en una
programa.
aproximación integrada.
 Motivación  Obtener la participación de la facultad dentro del
 Alineamiento con las estrategias y la gestión de proceso.
los objetivos.  Establecer parámetros claros de desempeño
(indicadores del gobierno SINEACE)
 Gestión de proyectos y revisión de procesos.

Proceso - diseño y  Los 7 indicadores son obligatorios
 Elementos de Tecnologías de la Información para
documentación  Indentificar el flujo del proceso para
el monitoreo y seguimiento
integrar los datos en una sola fuente
 La colaboración y la toma de decisiones veraz’ – con titulares clave establecidos
 Cada facultad necesita identificar a un
responasable para que lidere el proyecto
 Facilidad para utilizar la base de datos (entrada y  Mejorar la actual base de datos de la ORT
Tecnología – diseño, salida) con fórmulas diseñadas y relacionadas a los
implementación  Facilidad de capturar y acceder a la información
indicadores gubernamentales.
de seguimiento.  Diseñar y desarrollar un portal temporal para
iniciar las encuestas para el Piloto.
 Ampliar fácilmente a otros departamentos  Se necesitará un portal a largo plazo para las
 Presentación de informes vinculados a los fases futuras del proyecto.
indicadores.  Documentar las especificaciones técnicas
37
Recomendaciones a futuro R
Elemento de implementación Recomendaciones para implementación
Gente – Cambio del  Impulsar a DSOL para la coordinación general e implementación del piloto
 Impulsar a DSOL para continuar con las reuniones de control para:
Diseño de Gestión,
 Ingresar a otras Universidades nacionales para revisar sus procesos de acreditación
implementación y  Establecer incentivos para los responsables identificados y otros esfuerzos voluntarios
administración  Establecer y obtener el personal para la Oficina de Seguimiento al Egresado
 Crear una oficina física de Relaciones con el Empleador en la Oficina de Servicios
Académicos; elevar su rol desde mantener una base de datos virtual de empleos hasta la
participación activa con los estudiantes y empleadores.
 Establecer una Oficina Administrativa para analizar los datos de la Encuesta 2 para
Servicios Académicos, para cada facultad y para la Oficina de Seguimiento al Egresado
 Avanzar en la Oficina de Seguimiento al Egresado para que se convierta en una Oficina
de Relaciones con el Egresado, asumiento más responsabilidad en la relación con los
Egresados
 Considerar la contratación de un Consultor Educativo para que apoye a DSOL en el manejo del
proceso de acreditación.
 Otras tareas requeridas incluyen:
 Enfocarse en las Unidades de RT de cada facultad para ayudar en amplitud al
responsable del Proyecto; vincularlos de manera inmediata y formarlos para una
metodología y comunicación efectiva.
 Crear las Asociaciones de Egresados para cada carrera / facultad (impulsar el modelo
piloto de Contabilidad). Involucrarlos en el proyecto, establecer un plan de comunicación
y formación
 Si se mantiene una relación a futuro con IBM para asesoría contínua, se requerirá un traductor.

Recomendaciones a futuro R
Proceso - diseño y  Es necesaria la colaboración y coordinación entre :

 DSOL y la sobresaliente Facultad para completar las fases del proyecto
documentación
 Asociación de Egresados y las Unidades de RT de cada facultad (U-RT)
 Unidad de RT (U-RT) y la Oficina de Registro Técnico
 DSOL, Servicios Académicos, la Facultad y la Oficina de Asuntos del Egresado
 Formación – impulsar el Piloto y re evaluar los vacíos para cada Facultad
 Implementar Encuesta 2 para recoger los sentimientos de los alumnos para crear compromisos
más fuertes y la participación en la vida de la Universidad
 Documentación - políticas y procesos de negocios capturados a nivel del grupo DSOL y
procedimientos técnicos capturados en la Facultad (U-RT) y ORT
 Ya sea DSOL o la nueva Oficina de Asuntos del Egresado que desarrolle un portal permanente de
Tecnología – diseño, Seguimiento al Egresado, con encuestas individuales para cada facultad, la cual sea mas robusta
implementación y segura.
 La ORT tendrá que definir la lógica de la base de datos para fórmulas comunes y fórmulas
específicas de la facultad que permitan la eficiencia y consistencia para producir resultados para
los indicadores
 Colección de Transición de la información del papel a lo electrónico siempre que sea posible
(Formulario del egresado XX)

Vision para una Oficina de Relaciones con el Egresado R
Metas a Corto Plazo /  Establecer y obtener el personal para la Oficina de Seguimiento al Egresado de la UNT
 Asumir un papel importante en la recopilación y presentación de informes sobre el Proyecto de
Funciones Seguimiento de Egresados
 Sostener la colección, revalidación y el seguimiento continuo de los egresados más allá del Proyecto
de Seguimiento de Egresados
 Asumir la responsabilidad de revisar y analizar el "valor agregado" de los resultados de la encuesta:
 Trabajar en colaboración con la Oficina de Servicios Académicos de Relación con los
Empleadores para comprender la retroalimentación de la Encuesta a los Empleadores(ref 1a).
Crear un plan de compromiso con los empleadores cuando sea posible y tomar acciones
correctivas cuando sea necesario para construir relaciones más fuertes
 Comprender la retroalimentación de la Encuesta a Egresados (ref 2). Crear un plan estratégico
para tomar acciones en base a la retroalimentación. Crear un plan de compromiso con otras
oficinas de la UNT para operativizar y tomar decisiones; crear un plan de comunicación de
respuesta a los Egresados para demostrarles la acción y reacción a sus retroalimentaciones.
 Trabajar en colaboración con DSOL y UNT para impulsar el Sistema de Seguimiento de la UNT para
avanzar en el proceso de acreditación
Metas a Mediano  Avanzar en la Oficina de Seguimiento de Egresados para convertirse en una Oficina de Relaciones con
Egresados, asumiendo más responsabilidad con relación a los graduados.
Plazo / Funciones  Avanzar en la construcción de una red de Seguimiento de Egresados
 Impulsar la retroalimentacion y sentimientos del egresado para crear una vinculación mas fuerte y
participación en la vida universitaria(ofreciendo pasantías, oportunidades de trabajo, etc.)
 Construir Redes de Egresados (de Promociones, carreras similares, etc) para fortalecer la conexión
emtre los egresados fuera de la Universidad
Metas a Largo Plazo /  Iniciar una forma de comunicación, tales como la Revista de Egresados (anual, trimestral o mensual)
que destaque los acontecimientos de la UNT y de sus egresados (carreras, logros, premios, etc.)
Funciones Impulsar la participación de los egresados con la UNT (oradores invitados, conferencistas invitados,
oradores noveles, asesores de Currícula, planificación estratégica, gobernanza universitaria, etc)
 Iniciar Reuniones para traer de nuevo a los egresados de la UNT para aumentar las afiliaciones
 Aprovechar las relaciones con los graduados para hacer recaudación de fondos orientada a cumplir con
las metas del adelanto Universitario
AGENDA

Qué entregará IBM a finales de Marzo de 2015
En qué se comprometió IBM Qué es lo que entrega IBM

Sensibilización de los principales • Reuniones con los principales grupos de interés para
grupos de interés entender los intereses y responsabilidades (calendario de
reuniones previstas en este material de presentación)
Preguntas preliminares de la • Diseño de Encuesta 1 a Egresados (para cumplir con
encuesta SINEACE)
• Diseño de Encuesta 1a a Empleadores (para cumplir con
SINEACE)
• Diseño de Encuesta 2 a Egresados (para fortalecer la relación
entre la UNT y sus Egresados)
Modelo de datos para el • Modelo de datos en hoja de excel con datos de muestra a
seguimiento Juan Chong (U ORT)
• Lista de e-mails proporcionada a Antony (Asociación de
Egresados)
• Portal con la Encuesta proporcionada a Antony (Asociación
de Egresados) (URL: http://goo.gl/forms/Ul3eh0idRs)
• Definición de la Tabla Títulados a Oscar (Oficina de Registro
Técnico)
Hoja de ruta visual para el futuro • Administración Modelo - un plan repetible para la
implementación completa
Lista de recomendaciones para el • Construcción de una lista de recomendaciones y Visión
piloto general para la Oficina de Seguimiento al Egresado para el
desarrollo continuo y la sostenibilidad.

Thank you’s….Gracias

ibm.com/corporateservicecorps

Back Up Slides

Stakeholder Meeting Schedule
Week of March 9, 2015
DAY Meeting Key Audience Time Comments

Stakeholder
MONDAY Juan Chong Juan Chong Juan Chong, Cate, 10AM Face to face meeting - Brief walk through of presentation
Saurabh, Doug, • Saurabh:
Nelson • lead link between data required and available,
survey data
• What (if anything is place now)?
Governance Janet (Pilar, Janet, Pilar, 3PM Face to face meeting – Summary of meetings (Reg Tech,
Roccio) Roccio, Juan, Juan)
Cate, Saurabh, • Review list of stakeholders
Doug, Nelson • Confirmed the target solution
TUESDAY Technical Technical Technical 10AM Face to Face meeting to review Charts – Objectives / Data
Registry Registry (Oscar Registry (?) Tracking – provided overview of what we required
Zavaleta) Cate, Saurabh, • Requested to see data base. We viewed the database at
Doug, Nelson the technical registry, from when the applicant’s data is
first entered (this is where the hard copies are entered
into the system).
• Reviewed where the inputs are coming from – much of
the process is not documented.
• The data base has some of the indicator data – but not
all – this will need to come from surveys
Graduate Juan Urauizo Janet, Pilar, 3PM Face to Face Meeting

Professional Cuellar, Antony Roccio, Cate, • They want a web portal (but not required for accred.)
s Luna Saurabh, Doug, This will need to be a later recommendation
Nelson • They want to feel important and part of the process
Governance Janet (Pilar, 3PM Face to Face meeting – Follow up after Graduate
Roccio) Professional meeting to debrief
DAY Meeting Key Audience Time Meeting Type/Comments
Stakeholder(s)
WEDNESDAY DSOL Dr. Rosa Chu, Walter Torres, 6 PM Face to Face Meeting -
Kathryne Canales, • They own the overall accreditation process –
Roger Reyna, we are a subset of it
Winston Reaño, • We shared our scope related to the project and
Carlos achieved their agreement
Tech Oscar Email 11AM Email
Registry • Sent data model to Oscar as draft
THURSDAY Faculty of Dir. Of Accounting, Large team on UNT 9AM • Established understanding of their interests
Accounting Pres. Of campus • They are not main contributors to the tracking
Communications system work, but are advisors and have an
Evaluations interest in the results
Graduate Juan Urauizo Janet, Pilar, Roccio, 3PM Face to Face Meeting
Professiona Cuellar, Antony Cate, Saurabh, Doug, • Tejadaurquizo_auditores@hotmail.com
ls Luna Nelson
Friday Meeting President of UNT President, 9 AM Face to Face Meeting
with New (new in office) photographers, Dr. • Met with the new President of the UNT and
Faculty Rosa, Janet, Pilar, shared the objectives of the project
Director Roccio, Cate, • He shared his gratitude for the work we are
Saurabh, Doug, doing and agreed (verbally) to our scope of
Nelson work
Governance Janet, Roccio, Dr. Rosa, Janet, Pilar, 10 AM Face to Face Meeting – reviewed the status of
Pilar, Dr. Rosa Roccio, Cate, project, survey validation and going forward
Saurabh, Doug, approach
Nelson • Agreement on the survey questions
• Agreement on the survey approach
FRIDAY Meal at Faculty Faculty and IBM team 3PM Face to Face Meeting, Team building
Janet’s for UNT
place
DAY Meeting Key Audience Time Comments
Stakeholder(s)
MONDAY Admin and Large audience at Audience 9AM Face to Face Meeting
Economics UNT • Overview of the project to the Faculty of Admin ( the
group that will follow after the Accounting Pilot)
Professional Antony Juan Chong, 6PM Face to Face Meeting
Graduates Saurabh, • Reviewed the plan to launch the first set of emails (from Oscar) –
Antony, Cate, Antony will launch survey to the 135 list from Oscar / Assess timeline
Doug to get the emails from Professional Graduate list / Sent email to Janet
for the faculty email list
• Juan to add links to Facebook and UNT main site to advertise to
complete the survey
TUESDAY CEREMONY Celebration of the new New President 11 AM – 5 Celebration of the inauguration of the new president of the university,
(and president PM followed by celebration meal
Governance
meeting in the
evening)
Governance Janet Janet, Nelson, 5:30PM – Face to Face Meeting, plus conference call with other faculty members
Meeting Cate, Saurabh, 7PM
Doug
WEDNESDAY Community - - - Face to Face Meeting

Service Day • Smarter City Meeting
• Community Service to public school
THURSDAY Work day at Nelson, Cate, 8:30AM- Face to Face Meeting

hotel Sarabh, Doug 5PM • Put together final PPT presentation
• Organized Friday Meeting with Oscar/Juan/Janett
FRIDAY Oscar Oscar, Juan Oscar, Janet, Face to Face Meeting

Doug, Nelson, • Purpose – to design the formulas for the data base and finalize reporting
Saraubh approach
Governance 3PM Face to Face Meeting

Meeting • Status on project, issues, and next week’s plans

DAY Meeting Key Audience Time Location / Comments

Stakeholder(s)
MONDAY Faculty of 9AM Face to Face Meeting

Economics • Overview of the project to the Faculty of
Economics the group that will follow
after the Accounting Pilot)
Practice Run of IBM team 6PM Face to Face Meeting
Final
TUESDAY Final Governance team IBM team, TBD Face to Face Meeting
Presentation to Governess
Governesses es
WEDNESDAY Make updates to IBM team All Day Face to Face Meeting
slides, final • Finalize slide deck
database work • Make sure all deliverable owners
defined/agreed
THURSDAY Finale Stakeholders, Stakehold TBD Face to Face Meeting
Presentation to Governance ers, • Faculty of Administration building
ALL Governess
Stakeholders es, IBM
team
THURSDAY FINAL Client, IBM, Mayor IBM Corp 3PM Trujillo City Hall
Presentation of Trujillo Serv /
Client

UNT Presentation of CSC Project Spanish Version 26.03.2015

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Corporate Citizenship & Corporate Affairs

IBM International Foundation

IBM Corporate Service Corps

Universidad Nacional de Trujillo

1 IBM Corporate Service Corps

 Miembros del equipo de la Universidad Nacional de Trujillo:

 Miembros voluntarios del equipo de IBM Corporate Service Corp:

 Miembros del equipo de Pyxera Global:

1. Presentación del equipo y del Corporate Service Corps

Sistema de Seguimiento de Egresados ineficiente Implementar el Sistema de Segumiento de

Retos que responden a las peticiones / Mejorar el tiempo de respuesta al mercado

R Ninguna oficina consolidada, dedicada al

1. Presentación del equipo y del Corporate Service Corps

7 IBM Corporate Service Corps

 Desarrollar estrategias para realizar el

 Éstas estrategias tienen que cumplir con

 Formular recomendaciones que

8 IBM Corporate Service Corps

1. Presentación del equipo y del Corporate Service Corps

10 IBM Corporate Service Corps

Estándar 44: La Unidad Académica tiene implementado un Sistema de Seguimiento

GI 43: Cuál es el tiempo transcurrido entre egreso y titulaciòn?

11 IBM Corporate Service Corps

1. Presentación del equipo y del Corporate Service Corps

Elementos del Proyecto ¿Qué es lo que se necesita? Requerimientos del Proyecto

Diseño de Gestión,  La comprensión de los roles y

 Gestión de proyectos y revisión de procesos. (Serán cubiertos en los sgtes cuadros)

 Facilidad para utilizar la base de datos (entrada

implementación  Facilidad de capturar y acceder a la información

13 IBM Corporate Service Corps

 Rector elegido Rector de la

14 14 IBM Corporate Service Corps

15 IBM Corporate Service Corps

Oficina de Registro Técnico Carrera de Administración

16 IBM Corporate Service Corps

Fase 2: Modelo Piloto del Seguimiento del Egresado – Abril

17 IBM Corporate Service Corps © Copyright IBM Corporation 2007

Conta Econ Admin

Bio Farm Educ Med CC.SS Mat y

Dere Ing Ing Enfe Agro Esto

Facultad de Ciencias Económicas

Juan Chong – U ORT

Administración, Economía y Otras Carreras

Fase 3,4 – U ORT’s

GI 43: Cuál es el tiempo transcurrido entre egreso y titulaciòn?

20 IBM Corporate Service Corps

• # de meses entre la titulación y el 1er empleo

• # de egresados “satisfechos” y “muy satisfechos” con su empleo

Factor Satisfacción Satisfación

Parte 1 de la Encuesta utilizando Google Formas

Parte 1 de la Encuesta Parte 1a de la Encuesta Parte 2 de la Encuesta

Parte 1 de la Encuesta Parte 1a de la Encuesta Parte 2 de la Encuesta

23 IBM Corporate Service Corps

• la situación actual del

Parte 1 de la Encuesta Parte 1a de la Encuesta Parte 2 de la Encuesta

25 IBM Corporate Service Corps

1. Presentación del equipo y del Corporate Service Corps

Asociación de Egresados Unidad de ORT Registro Técnico

Importa la data hacia

Ejecuta las consultas en

1 La encuesta es preparada y ejecutada por la Asociación de Egresados para obtener la información

Los resultados de la encuesta capturados en una hoja de cálculo, se pasan al equipo de RT de

28 IBM Corporate Service Corps