como evaluar

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un evento y
una exposición
Simba Paul

Suárez Susana

Villagómez Emilio
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 Contar con una metodología para hacer una
evaluación integral de cualquier evento, es un
elemento de gran utilidad para los organizadores. Ya
que permite evaluar de manera integral y con un
criterio sistemático a:

 Los integrantes

 Las actividades

 Los procesos de organización

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 Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité

organizador

 Detectar las debilidades y preparar un plan estratégico para el

mejor desarrollo del evento.

 La importancia de esta evaluación radica en que se proyecta una

revisión general de todas las actividades y sus interrelaciones, lo
que permite definir las áreas criticas que afectan el desarrollo
exitoso de los eventos.

 Es aplicable en cualquier tipo y tamaño de evento, ya sea de

carácter social, privado o público.
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 Puede contribuir también para establecer un cambio de modelos

administrativos y plantear nuevas estrategias y ajustar
estructural organizacionales.

 Un sistema de medición de rendimiento, se basa en la

planificación y el diseño de los diferentes indicadores
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Método de evaluar antes, durante y
después del evento

Si se alcanza el objetivo general

FACTORES Si las estrategias planificadas y

PRINCIPALES diseñadas funcionaron
PARA EVALUAR
Si los programas se cumplieron
en su totalidad y con que nivel de
calidad

Si los resultados obtenidos eran

los esperados
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INDICADORES
 Algunos de los indicadores que se pueden utilizar para medir el resultado del evento son:

 Participantes esperados vs asistencia real

 Expositores esperados vs expositores inscritos

 Cuotas cobradas vs cuotas presupuestadas

 Ventas de módulos real vs ventas de módulos pronosticadas

 ponentes esperados vs ponentes que asistieron

 Iniciación en horarios programas vs retrasos

 Gastos esperados vs gastos reales

 Ingresos presupuestados vs ingresos reales

 Utilidades esperadas vs utilidades reales

 Participantes satisfechos vs participantes no satisfechos

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 Se puede utilizar un cuestionario para que los participantes

evalúen el evento y poder conocer su punto de vista.

 Los resultados que se pueden esperarse una evaluación es

poder efectuar con detenimiento un análisis estructurado del
comité organizados y de los resultados, para diseñar una
estrategia que facilite el logro de los objetivos y metas
planeadas.
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EVALUAR PERSONAL

 Se deben de evaluar a los coordinadores generales y sus colaboradores con un

cuestionario.

 ¿He sido un buen coordinador?

 Estoy Satisfecho con los logros alcanzados?

 ¿Trabaje organizadamente y utilice correctamente los papeles de trabajo?

 ¿Las actividades se iniciaron en los horarios establecidos?

 ¿Qué es lo que menos me gusto del evento?

 ¿Qué es lo que mas me gusto del evento?

 ¿Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?

 ¿Me gustaría volver a coordinar un evento?

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FACTORES PARA EVALUAR
PONENCIAS

 Es necesario evaluar con un método que permita, con

imparcialidad, seleccionar las mejores ponencias
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EVALUAR LA EXPOSICIÓN DURANTE
Y DESPUÉS DE SU REALIZACIÓN
 La evolución se efectúa desde el primer día de la exhibición y
continua aun después de finalizada.

 La evaluación debe ser un proceso a corto, mediano y largo

plazo ya que algunos beneficios son de inmediato, pero hay
otros que necesitan algunos meses para que maduren, por lo
que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado
de la participación en diferentes tiempos.

 Un aspecto importante es la evaluación será referente al costo-

beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos
que se lleven acabo resulten lo mas redituables.
z LAS PERSONAS MAS INDICADAS PARA
EVALUAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA
EXPOSICIÓN SON:

 El director del modulo que conoce los problemas, avances y

resultados que tuvieron.

 El encargado de mercadotecnia de la empresa que conoce los

resultados por clientes y productos
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ASPECTOS QUE SE PUEDEN
EVALUAR SON:
 El estado de animo.

 Los resultados obtenidos.

 Que tipo de asistentes participaron

 Impresión de éxito o fracaso

 La calidad en la atención en los módulos y de los

organizadores.

 La calidad y funcionalidad del montaje de los salones.

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 Los resultados en la comparación con exposiciones anteriores.

 El desempeño del personal de la empresa

 Información de mercado recibida durante la feria.

 Logros alcanzados con relación a los objetivos planteados.

 Efectividad de la participación misma.

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RECOMENDACIONES PARA
FUTURAS EXPOSICIONES
 La evaluación de las exposiciones o ferias desde el punto de
vista del área de las ventas también se pueden dividir en:

 Cantidad y la calidad de los contactos logrados.

 Clientes pontenciales

 Ventas concretadas.

 Ventas inmediatas

 Ventas y mercado a largo plazo.

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