PRODUTIVIDADE PESSOAL

GESTÃO EFICAZ DO FLUXO DE TRABALHO

GESTÃO DE ENERGIA E TEMPO

CONTEUDO

 Distrações

 Fases da Produtividade Pessoal

 Conclusões

 Próximos passos
DISTRAÇÕES

PESSOAIS:
• Planejamento pessoal inadequado,
• Pendências urgentes (crise),
• Incapacidade de distinguir entre importante e urgente,
• Definição de metas difíceis,
• Desorganização pessoal,
• Incapacidade de dizer não,
• Falta de concentração,
• Atrasar assuntos pendentes,
• Socialização.
 DISTRAÇÕES

INTER-PESSOAIS:
• Falta de troca de objetivos, prioridades, planejamento,
• Falta de comunicação ou comunicação confusa,
• Responsabilidade ou autoridade confusa/inadequada,
• Responsabilidade mal designada,
• Reuniões ineficientes ou desnecessárias,
• Interrupções por telefone, Facebook, Instagram, Whatsapp, BB, etc,
• Visitas inesperadas.

AMBIENTAIS:
• Ambiente de trabalho incômodo ou distrativo,
• Informação incompleta, incorreta ou atrasada.
DISTRAÇÕES
DISTRAÇÕES

ASSUNTOS A RESOLVER vs. ENERGIA DO COMPROMISSO

E 1 2 3 4 5 6
... Compromisos
Pendientes
7 8 9 10 11 12

Propósito: Retomar a energia bloqueada com

compromissos pendentes e retomada da fluência da
energia natural.
FLUXO DE TRABALHO PRODUTIVO
FASES DA PRODUTIVIDADE PESSOAL
FLUXO DE TRABALHO PRODUTIVO
CICLO PFVA – Principio Universal de Gestão
(Planejamento > Fazer > Verificar> Atuar no Sistema)

AS P

V F
FLUXO DE TRABALHO PRODUTIVO
OS 5 P
O Planejamento apropriado previne pobre desempenho
(Próprio Planejamento Previne Pobre Performance)
Plano Execução

Método 1

Plano Execução

Método 2

Inicio Tempo
O QUE VAMOS ORGANIZAR?

 Escritório Físico / Digital,

 Quadro de tarefas,
 Lista de ações pendentes ,
 Projetos (IdeIas e Documentos),
 Arquivos de Projetos / Referência,
 Agenda,
 Correio eletrônico e pastas relacionadas.
PASSO 1: COLETA DE DADOS
1. Assegurar completa e total coleta de informação de
acordo com relevância.
2. Coletar o 100% dos itens incompletos.

ações
projetos ideias pendentes

“Coleta os dados pendentes e

identifica tuas distrações”
PASSO 1: COLETA DE DADOS
FERRAMENTAS DE COLETA

1. Caixa de Entrada(s): Móvel e fixa,

2. Bloco de notas / Notas eletrônicas / notebooks,
3. Correio de voz / Secretária Eletrônica*,
4. Correio eletrônico,

*Cuidado com as notas, papéis, post it, etc., dispersos no

escritório.
PASSO 1: COLETA DE DADOS
CHAVES DE COLETA
• Tirá-lo todo da cabeça,

• Minimizar o número de “caixas de entrada”,

• Revisar a “caixa de entrada” no mínimo 2 vezes ao dia,

• Não priorizar ou decidir durante o proceso de coleta,

• Colete as questões pendentes: mente, ambiente, físico, etc.

• Estar consciente com a “verificação rápida” da Caixa.

PASSO 2: PROCESSAR COM EFETIVIDADE
CAIXA
DE ENTRADA
DESCARTAR
NAO
É
ALGÚM DÍA
ACIONÁVEL?
SÍM ARQUIVAR

SÍM ¿ESTA ALINEADO NAO

AO MEU OBJETIVO RENEGOCIAR
PRINCIPAL?

SÍM

¿CUÁL É A
INCLUIR NOS
PRÓXIMA
PROJETOS
AÇÃO?

¿DEMORA NAO

MAIS DE
3 MIN.?
DELEGÁ-LO AGENDÁ-LO
SÍM

“EM ESPERA” AGENDA

REVISÃO FAZê-LO
PASSO 2: PROCESSAR COM EFETIVIDADE

1
Coletar

2 Processar

4
Manter e revisar

3
Executar
PASSO 3: EXECUÇÃO

Listas Principais1
• Agenda,
• Ações diárias,
• Projetos, associados a função. Nota: Criar pastas,
• Assunto que trata com X,
• Coisas Emprestadas,
• Em espera / A ser delegado,
• Encubadora.

As listas sao possíveis de ser registradas em caderno único diário com separadores para
casa tipo de assunto ou utilizar PDA,BB ou programas eletrônicos.
PASSO 3: EXECUÇÃO
Pastas de Projetos
Pastas:
 Caixa de Entrada,
 Projeto X,
 Para Ler/Revisar,
 Clientes,
 Arquivo de referência, etc.,
Dicas:
 Arquivar sob o conceito de tópico ou pessoa,
 Sistema de alfabetização,
 Fazer etiquetas,
 Gavetas com 3/4 do espaço ocupado,
 Fazer uma limpeza anual dos arquivos,
PASSO 3: EXECUÇÃO

• Contexto: O que posso fazer de onde estou? –

Revisar listas Contextuais: Casa, Escritório, Projetos,
etc.
• Tempo disponível: Quanto tempo tenho disponível?
Gasta-se 3 minutos fazendo, executando. Se não,
agendá-lo.
• Prioridade: Você está alinhando ação para qualquer
uma das funções ou objetivos?
• Método: Lembre-se de fazer um por um e um de
cada vez
• Recursos: manter a saúde, dinheiro ou infra-estrutura?
 PASSO 3: EXECUÇÃO

Priorização
Priorizar ou Hierarquizar é atribuir a uma tarefa específica
de relativa importância para outras tarefas, o plano
estratégico traçado ou objetivos.

A priorização é dinâmica, pode mudar a qualquer

momento, sem necessidade de defini-la completamente,
o quão importante é para ficar "presente"

“Se podes!!!, o faça e

nao deixe procrastinar”
PASSO 3: EXECUÇÃO
URGENTE NAO URGENTE

1 2
Crise Preparação
IMPORTANTE

Problemas urgentes Esclarecimento

Projetos com datas Planejamento
limite, reuniões e Relações, Recreação
preparação Prevenção
NAO IMPORTANTE

Atividades triviais
3 Interrupções 4
Chamadas e Reuniões
Assuntos estressantes
Leitura que tire o foco
Algumas chamadas
Televisão, Festas
Correspondência
Ítens adiados
Reuniões
PASSO 3: EXECUÇÃO

O fácil
Armadilhas de

O urgente
Priorizacao

O rapido de se fazer
O agradável
O que o chefe nos pede
O que chega no começo do dia
O que está fora de programação

“Ao começar o dia, dedique uns minutos para

avaliar o uso do seu tempo no dia anterior e
do novo dia”
PASSO 3: EXECUÇÃO

Alinhamento com os objetivos

Impossível de delegar
priorização
Regras de

Impossível de agendar
Impacto ao fazê-lo
Impacto caso não o faça
Aproveite uma oportunidade

“Ao iniciar o dia, revisa a agenda,

defina uma meta e concentra-se nela”
PASSO 3: EXECUÇÃO

Agenda: Uso
1. Agendar tarefas que se ajustam ao planejamento,
2. Agendar somente as tarefas que na verdade tenho
tempo para fazer,
3. Manter espaços "em aberto" para o inesperado,
4. Negociar uma tarefa forçado antes de aceitar a inclusão
no cronograma (saiba como proteger a agenda diária).
Negociar uma tarefa forçada antes de aceitar inclui-la
na agenda (aprender a proteger a agenda),
5. Aprender a dizer “Não”.

“Revisa e avalia diariamente as

listas de ações diárias e projetos
"”
 PASSO 3: EXECUÇÃO

Zonas de Tempo
Domingo Segunda Terca Quarta Quinta Sexta Sábado
DDS
7:00 Reuniao de definição de atividades com o encarregado
8:00 TEMPO DE Emails
É um bloco de tempo 9:00
REVISAO DE CAIXA DE ENTRADA E AGENDA

dinâmico, projetado 10:00

para as principais 11:00

atividades; e requer a 12:00

revisão de projetos e 1:00

TEMPO
listas de tarefas. 2:00 PLANEJAR
3:00
Projetos
Criar hábitos positivos e REPORT
Com
entregave
4:00 REVISAO
gestão do tempo is
semanais SEMANAL
5:00
equilibrando os papéis. 6:00
COLETA DE DADOS E ANALISE DA PRODUCAO DIARIA
REVISAO DE CAIXA DE ENTRADA E AGENDA
7:00

8:00

9:00
PASSO 3: EXECUÇÃO

Zonas de Tempo (Exemplos)

1. Tempo de cuidado físico: Esporte ou exercício,
2. Tempo de cuidado interior: Meditação,
3. Tempo de planejamento familiar: Reunião familiar,
4. Tempo de reunião com uma “Pessoa Específica”,
5. Tempo para checar os correios (cartas, e-mail),
6. Tempo de planejamento e revisão de metas,
7. Tempo de avaliação dos resultados,
8. Revisão semanal.
PASSO 3: EXECUÇÃO
Controle da Agenda

TAREFAS REPETIDAS PARA REVISÃO

COMPROMISSOS SEM HORA E DATAS DEFINIDAS DE TAREFAS/PENDÊNCIAS

AÇÕES COM HORA E DATA DEFINIDAS

 PENDÊNCIAS COM A PESSOA X
PASSO 3: EXECUÇÃO
Gestão de Listas de trabalho – To do´s list

LISTA DE AÇÕES/PROJETOS
DELEGADO

PROJETOS

AÇÃO COM DATA MARCADA

ENCUBADORA
PASSO 3: EXECUÇÃO
Gestão de Listas de trabalho – To do´s list

CATEGORIA: TÍTULO DO PROJETO

DADOS GERAIS

AÇÕES PENDENTES DO PROJETO

 PASSO 3: EXECUÇÃO

Plano Diário Lista de Acoes Pendentes Tarefas em Horario

Llamar a Andres A  7:00

No final do dia, organizar o Completar el reporte de Abril B 8:00

A 
plano do próximo dia, através Jugar football 9:00

Email a Equipo de Laboratorio B 10:00

do “duplo planejamento”. Comprar los tickets del cine A  11:00

Preparar la reunión de Carolina A 12:00

1:00
Revisao de Projetos
Compare o cronograma de 2:00

3:00
Metas e pendientes


atividades, com a lista geral 4:00

Revisar e ajustar agenda

de projetos e / ou executar 5:00

6:00

ações sem programação. 7:00

8:00

9:00
PASSO 3: EXECUÇÃO
Escritorio “ideal”
Pastas de Ações e Projetos da Pasta de Trabalho
Caixa de Projetos
Entrada Específicos*
Computador
(ou tablet que Inclua a agenda
e/ou as respectivas listas)

Armário
Artigos do Escritório

Armário
Artigos Pessoais
Lixeira
Arquivo
Projetos Específicos*
Pastas de Referência* * En ordem Alfabética
PASSO 4: MANTER E REVISAR
Papéis avulsos e notebooks Obter todos os pedaços de papel, cartões de visita, faturas, notas ... e
notas Notebooks colocá-los em sua "Caixa de entrada" para procesar.
Agenda de calendário Revise detalhadamente as páginas da agenda com detalhe para os
vencida compromisos vencidos bucando ações pendentes e transferi-las para
uma nova data.
Calendário próximo Fazer uma revisão dos eventos que estao por vir, de curto a longo prazo.
Fazer anotações do que necessita fazer, que foram lembradas ao revistar
a lista.
Revisar Projetos Avalie o estado dos seus projetos, um por um, assegurando que há ao
menos uma ação atribuida para cada ítem.
Revisar a lista de tarefas Excluir ações concluídas. Revise as ações que precisem de registros
adicionais.
Revisar “Em Espera” Registre informações adicionais necessárias os itens em espera. Risque os
itens que foram recebidos ou processados.
Revisar “Encubadora” Revise os projetos que podem ser ativados, transferindo para “Projetos”.
"Aproveite as melhores horas do dia para
planejar e revisar suas ações e projetos"
PRODUTIVIDADE PESSOAL
CONCLUSÕES
CONCLUSÕES
 Colocar as ações e projetos = resultados, em um sistema
completo, atualizado, que inclua todas as áreas de sua
vida, e que é regularmente revisado,
 Defina o seu trabalho em níveis adequados, dedicar um
tempo fixo a cada semana para a organização,
implementação e revisão de seus projetos,
 Conscientemente, avaliar o uso de seu tempo, manter o
foco no esquema do quadrante 2.
 Criar as zonas de tempo
 Utilizar as ferramentas disponíveis e sugestões
 Instalar as caixas de entrada,
 Referencia: David Allen & Co®
www.davidco.com

LISTA DE DETONADORES ONDE COLOCO MINHA ATENÇÃO

 Projetos começados, sem concluir, ou delegados que precisam ser começados.
 Compromissos / promessas a outros: chefes, parceiros, colegas, subordinados, outros na organização, outros funcionários, clientes, fornecedores, outras organizações.
Família, esposa (ou), filho (s), pai (s), outra família.
 Fazer ou receber comunicações: telefonemas, e-mails, mensagens, fax, cartas e memorandos.
 Documentos escritos para completar ou entregar: relatórios, avaliações, comentários, propostas, artigos, materiais de marketing, instruções, procedimentos, sumários,
minutos, material de reescrever, status relatório, gravar conversas e comunicações.
 Reuniões: A medida que cheguem, e precisam ser agendados ou reagendada. Com fornecedores, clientes, colaboradores, parceiros e outros. Reuniões com familiares,
sociais, outros.
 Leitura / Comentários Significativos: de documentos, propostas, livros, e-mails, etc.
 Finanças: dinheiro, orçamento, ativos e passivos, ganhos e perdas, linha de crédito, contas contas a pagar, dinheiro em caixa, contas bancárias, de investimentos,
empréstimos, impostos, seguros, hipotecas, Contadores.
 Planejamento / Organização: metas, objetivos, plano de negócios, plano de marketing, planos financeiros, eventos, apresentações, reuniões, conferências, passeios, estrutura
organizacional, reestruturação, descrição do trabalho / trabalho / empregos, instalações, novos sistemas, iniciativas de mudança, liderança, planejamento de sucessão,
programas de manutenção, procedimentos.
 Administração: Assuntos legais, seguro, pessoal, políticas, treinamento, regulamentos, etc.
 RH.: Contratação, demissão, reavaliações, desenvolvimento de equipe, comunicação, feedback, remuneração, plano de desenvolvimento de carreira, segurança social, leis,
sistemas de avaliação de desempenho.
 Sistemas ou equipamentos a adquirir ou modificar: telefones, computadores, software, banco de dados, equipamentos de escritório, impressoras, fax, arquivos, armazéns
/depósitos, móveis, reparos no escritório, decoração, cartões de visita, logos.
 Vendas: clientes ativos / inativos, prospecções, processo de vendas, treinamentos, contatos, relatórios, registro de contato, atendimento ao cliente, organização do portfólio,
vistas pendentes, estatísticas de vendas, áreas de, visitas pendientes, zonas de mercado segmentado
 Marketing / Promoção: campanhas, relações públicas, materiais de promoção , desenvolver estratégias de marketing, artigos de papelaria, uniformes, etc.
 Referencia: David Allen & Co®
www.davidco.com

LISTA DE DETONADORES ONDE COLOCO MINHA ATENÇÃO

 Outras atividades diárias: farmácias, centros comerciais, bancos, limpeza a seco ou lavanderia, cabeleireiro, presentes, livrarias, papelaria.
 Em espera: informação, projetos / tarefas delegadas, peças de projetos, respostas às comunicações escritas, propostas e perguntas, enviar
artigos para respostas / reembolso, bilhete, ações externas, que são necessárias para continuar ou concluir os projetos ... (decisões, mudanças,
implementações, etc. ), as ordens a subordinados, da ordem de correio, reparos, reembolsos, itens emprestados, etc.
 Desenvolvimento Profissional: treinamentos, seminários, assuntos para aprender, assuntos a pesquisar, desenvolver habilidades práticas, ou
livros para ler, pesquisa, educação formal (licenças, niveis de formacao), a investigação sobre as carreiras, currículo.
 Projetos relacionados com fundações comunitárias: serviço a comunidade, voluntariado, organizações espirituais, fundações, vizinhos,
condomínio, etc.
 Compromissos ou promessas feitas a outros: esposo/a, filhos, pais, família, amigos, profissionais,
 Itens emprestados: dinheiro, DVD, Livros, ítems a ser retornados, etc.
 Próximos eventos: aniversários, casamentos, formaturas, viagens, festas (Natal, Ano Novo, etc.), férias, viagens variadas, jantares, festas,
recepções, eventos culturais, eventos esportivos.
 Familia: projetos e atividades com seu marido/esposa, filhos, pais, parentes.
 Lazer/Recreação: livros, música, videos, viagens, pessoas a visitar, navegar na Internet, fotografía, atividades esportivas, hobbies, cozinhar.
 Assuntos Jurídicos
 Casa / Manutenção e Cuidados de casa: imobiliários, reparos, construção, remodelação, aquecimento e ar condicionado, eletricidade, telhado,
jardim, saídas e entradas, fechaduras, garagem, paredes, pisos, tetos, decoração, móveis, closets, armários, instalações, aparelhos, luzes e
sistema a cabo, as coisas para a cozinha, lavanderia, lugares para fazer compras, limpeza, organização.
 Saúde: Médico, dentista, oculista, especialistas, exames médicos periódicos, dieta, e exercício físico.
 Desenvolvimento personal: Aulas, educação, formação, carreira, expressão criativa, áreas não relacionadas ao cotidiano de trabalho, hobbies.
 Transporte: carro, bicicletas, motocicletas, manutenção, reparos, transferências.
 Vestuario: profissional, casual, formal, esportivo, acessórios, bagagem, guarda-roupa profissional
 Pets
BIBLIOGRAFIA

1. Time-Management day by day Franklin-Covey

2. The Hamster Revolution: How to manage your email before it manages you –
Tim Burress & Vicky Halsey
3. Organizing from the Inside Out by Julie Morgenstern - A practical, intuitive
guide to identifying personal blocks to getting and staying organized.
4. Get Organized in the Digital Age by Lucy Hedrick - Simple tips on choosing the
best technology, written especially for the "technologically challenged."
5. Managing Your Energy at Work by Carol Bergmann - Clearing personal blocks
to keep energy focused at work.
6. Life Matters: Creating a Dynamic Balance of Work, Family, Time and Money by
A. Roger Merrill and Rebecca R. Merrill. The title says it all.
7. Administre su Tiempo - David AlleN