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DESENVOLVIMENTO DE CONCEITOS

PARA PROJETOS DE ORGANIZAÇÃO DE


EVENTOS ( 50H)
UFCD 497
Caderno 7
Mafalda Teixeira
5.Design do evento
5.1.Visão geral
• Durante o processo de design, toda a estrutura do evento é analisada, por
exemplo:
• De que tipo de evento se trata?
• Quais os métodos de comunicação usados?
• Qual é o ambiente?
• Quais são as possibilidades experimentais?
O design do evento deverá tomar em consideração a forma como o evento pode ser
adaptado para satisfazer as necessidades emocionais e intelectuais do público-alvo
no âmbito dos objetivos do evento.
• Por exemplo:

• Um orador principal introduz o slogan do dia. Depois disso, um conjunto de


oradores internacionais apresentam os temas a serem desenvolvidos durante o
evento em diferentes workshops. Os resultados dos workshops e as ações a tomar
serão depois discutidos em conjunto numa sessão plenária.

• A escolha dos oradores depende dos requisitos dos métodos de transmissão que
decorrem dos objetivos do evento.
• O orador principal deve ser capaz de fazer uma apresentação excecional do slogan
do dia, enquanto que os oradores iniciais deverão lançar as bases para as
discussões do dia. Sempre que possível, os oradores deverão ser
internacionalmente conhecidos para atrair o maior número de países e culturas
possível.

• Em resumo, o design do evento abarca toda a proposta do evento. Ele combina os


aspetos intelectuais e emocionais necessários para atingir os objetivos do público-
alvo.
5.2.Objetivos do evento e diferentes tipos
de eventos
• Para além de planear o evento, o organizador é responsável por realizar o evento.
Tal como descrito acima, os objetivos do evento são os critérios mais importantes.

• Os exemplos seguintes ilustram a interdependência entre os objetivos e os


métodos sociais e de comunicação:
Exemplo 1
• O objetivo de um evento é orientar/informar um determinado público-alvo acerca
de um tema relativamente recente, sobre o qual existem diferentes perspetivas e
opiniões.
• Um método de comunicação adequado seria um "painel de discussão", incluindo o
maior número possível de diferentes perspetivas e opiniões e representando o
maior número possível de instituições. Em contrapartida, um discurso tenderia a
refletir apenas a opinião de uma pessoa sobre o assunto.

• Uma alternativa a isto seria um discurso de um especialista no assunto, mas uma


abordagem deste tipo poderia ser vista como subjetiva e as respostas emocionais
aos diferentes pontos de vista poderiam perder-se.
• Exemplo 2

• Se o objetivo do evento for divulgar informação acerca de um novo modelo


científico teórico com interesse apenas para um grupo específico de participantes,
um "painel de discussão" ou uma "mesa redonda" não seria o método de
comunicação adequado, mas antes um discurso apoiado por meios audiovisuais
com uma sessão de perguntas e respostas no final.
• A autenticidade dos oradores desempenha, também neste caso, um papel
fundamental.
• Quando o objetivo vai para além de transmitir informação e é suposto que os
participantes formulem a sua opinião sobre o modelo, deverá optar-se por um
método de comunicação misto em que seja possível a troca de opiniões durante a
discussão.

• Um método apropriado seria, neste caso, uma "discussão plenária" ou um


discussão em grupos de trabalho, por áreas de interesse, diferentes disciplinas
científicas ou diferentes aplicações práticas.
• Estes dois exemplos mostram como é importante uma definição clara do objetivo para
identificar os métodos sociais e de comunicação mais adequados.

• Em feiras e exposições devem se usar métodos semelhantes. Uma feira dedicada a


atividades de tempos livres deve ser orientada para a ação e ter lugar em salas devidamente
equipadas, onde seja possível observar técnicas e atividades relacionadas com este tema.

• O objetivo de um evento deverá servir de base à escolha dos métodos sociais e de


comunicação. A definição precisa do objetivo contribui substancialmente para uma
preparação e realização bem-sucedidas.
5.3.Métodos e técnicas

• Tal como anteriormente descrito, existe uma interdependência entre os objetivos,


métodos e conteúdo. Os métodos de atingir os objetivos são uma área muito
importante para o organizador.

• O objetivo é determinar os métodos e técnicas que serão apropriados para o


conteúdo do evento e para o público-alvo e que ajudarão a atingir os objetivos o
mais eficazmente possível.
• Entre a variedade de métodos possíveis incluem-se os seguintes exemplos:
• Discurso, painel de discussão, workshop, simpósio e discussão livre;
• Discussão, debate e diálogo;
• Meios audiovisuais como um flipchart, um filme, uma apresentação em
PowerPoint, etc.;
• A utilização da temperatura, ambiente, iluminação e cheiros.
• A escolha de métodos possíveis é quase interminável e apenas limitada pelas
capacidades individuais e pelo talento dos oradores, formadores, criadores de
bancas de exposição, designers, apresentadores, etc.

• Mesmo aqui, o organizador do evento estará envolvido, descrevendo as


possibilidades técnicas aos oradores, moderadores e formadores.

• Esta função é particularmente importante na medida em que alguns dos oradores


e moderadores poderão não estar familiarizados como os aspetos técnicos dos
meios audiovisuais.
• Finalmente, é sempre uma questão de tomar em consideração todos os preparativos
para garantir que tudo conduz ao cumprimento dos objetivos do evento.

• Para um congresso dedicado ao tema "Novos meios audiovisuais e tecnologias de


informação", faria sentido utilizar meios audiovisuais como apresentações em
PowerPoint utilizando um projetor de dados, videoconferência com ligações em tempo
real e aplicações na Internet, tais como formação on-line ou negócios eletrónicos.

• Isto seria especialmente verdade se o objetivo fosse atrair novos utilizadores para estas
aplicações. Para objetivos emocionais extremos como "aceitar", "disponibilidade para
usar" ou "apoiar", seriam necessários métodos mais orientados para a ação.
• Nota:
• Existe sempre o perigo de nos centrarmos nas ações e esquecermos os objetivos.
Um tipo de evento excessivamente orientado para a ação pode fazer com que o
participante esteja tão sobrecarregado de atividades que não seja capaz de
absorver o conteúdo e as mensagens.

• Os métodos e meios audiovisuais não devem tornar-se um objetivo em si mesmo,


mas servirem sempre de apoio para atingir os objetivos do evento.
• Um outro aspeto importante de utilizar métodos e meios audiovisuais é o seu
custo. Devem usar-se métodos e meios audiovisuais adequados mas isso não
significa que tudo o que é possível ser feito deverá ser feito.

• A ideia é atingir os objetivos o mais depressa possível e com o menor esforço


possível. O slogan "tanto quanto possível mas o menos possível" é um bom
princípio orientador
5.4.Ambiente
• Os eventos não decorrem de forma isolada. Os participantes percorrem muitas
vezes longas distâncias para lá chegar, poderão ter de pernoitar diversas noites e
têm de se orientar em ambientes que não lhes são familiares, quer no local do
evento quer na cidade em que este decorre.

• Boas acessibilidades, estacionamento, sinais de direção claros e hotéis


confortáveis são aspetos que afetam de forma significativa a impressão com que
os participantes ficam do evento. Por isso, estes aspetos devem ter uma grande
importância no planeamento do evento.
• O conteúdo e as mensagens do evento podem ser reforçados pelo ambiente e o
equipamento das salas. A escolha e o design do ambiente do evento é uma parte
importante das responsabilidades do organizador.

• A escolha do local do evento deverá ter em consideração as oportunidades para a


realização de um programa social que complemente o evento principal.
• Os exemplos seguintes ajudam a clarificar a influência que o ambiente pode ter no
sucesso de um evento:

1.Boas acessibilidades e possibilidades de estacionamento reduzem o stress e


permitem poupar energia;

2.Se os participantes forem recebidos na estação de comboio com sinais e


depois conduzidos (acompanhados) ao local do evento, desenvolve-se um ambiente
positivo e uma confiança na capacidade da instituição organizadora;
3. A participação no evento pode começar no caminho para o evento, através da
repetição de sinais e símbolos ou do slogan do evento;

4.Um vestíbulo atraente com a indicação clara da direção para as atividades


iniciais do evento (inscrição, primeira orientação, etc.) dá aos participantes o
sentimento de ser bem-vindo e de estar em boas mãos;
5. Numa sala grande, aberta e bem iluminada, quaisquer planos sobre o futuro
terão um ar mais apelativo do que numa sala escura e pequena sem vista;

6. Uma combinação de cores, luz e som nas salas permite criar o ambiente
adequado para o objetivo. Tons cor-de-laranja e vermelho escuro, por exemplo,
criam um ambiente de segurança e ajudam a criar uma maior abertura emocional.
Em contrapartida, tons azul claro ou verde criam um sentimento de distância e são
adequados para salas em que decorram discussões objetivas.
7. Cadeiras confortáveis e funcionais ajudam a manter a atenção dos participantes;

8. Os corredores entre as salas do evento e o hotel permitem promover os contactos entre


os participantes;

9. Um programa social interessante ajudará a aproximar participantes que se encontrem


em diferentes blocos do programa do evento;

10. Funcionários competentes no gabinete do evento podem responder às questões e


problemas levantados pelos participantes.
• É importante notar que o ambiente mais caro nem sempre é a melhor escolha. A
melhor escolha é um local que facilite o cumprimento dos objetivos do evento.

• Assim, poderá ser adequado escolher um local "pouco confortável" se o objetivo é


aceitar factos difíceis e fazer escolhas difíceis, porque um ambiente desse tipo
facilita a aceitação dessas situações.
5.5.Métodos de comunicação

• A organização de um evento deverá seguir os princípios da comunicação


organizacional, sistematizando um conjunto de dados considerados essenciais
para o processo de divulgação das atividades junto dos órgãos de comunicação
social.
• Este modelo deverá incluir:

1) Comunicações escritas:
• o Panfletos;
• o Brochuras e desdobráveis;
• o Notas de imprensa;
• o Newsletters;
• o Brochuras temáticas;
2) Comunicações gráficas:
• o Cartazes;
• o Mupis públicos (cartazes iluminados);
• o Graffitis e desenhos;
3) Comunicação por imagem:
• o Spots publicitários em vídeo e DVD
4) Publicidade na rádio:
• o Spots de radio gravados em cassette, CD-Rom, DVD.
Meios de comunicação usados na
divulgação de eventos