Gestión de

Adquisiciones
Gestión de Adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye
los procesos para comprar o adquirir los productos,
servicios o resultados necesarios para realizar el
trabajo que se encuentran fuera del equipo del
proyecto.
Planificar las Adquisiciones
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones
identifica qué necesidades del proyecto pueden
satisfacerse de mejor manera comprando o
adquiriendo los productos, servicios o resultados
fuera de la organización del proyecto, y qué
necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo
del proyecto durante su ejecución.

Este proceso implica considerar si es conveniente

adquirir, qué y cuánto adquirir, y cómo y cuándo
hacerlo.
Planificar las Adquisiciones
El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones
también incluye la consideración de posibles
vendedores, especialmente si el comprador desea
ejercer algún tipo de influencia o control sobre las
decisiones de contratación. También se deberá
considerar quién es el responsable de obtener o
mantener los permisos y licencias profesionales
relevantes que la legislación, alguna regulación o la
política de la organización, puedan requerir al
ejecutar el proyecto.
Planificar las Adquisiciones
Que se desea adquirir:

3 Computadores portátiles.
1 Impresora
Papelería:
• Resmas de papel tamaño carta
• Esferos
• Agendas
.
Planificar las Adquisiciones
Se hace una revisión con el líder de proyecto para
considerar las condiciones del mercado, y qué
productos, servicios y resultados se encuentran
disponibles, quién los tiene, y bajo qué términos y
condiciones.

Y las empresas que presentan el mejor perfil de

proveedores son:
SUMINAS Ltda. Para todo lo que tiene que ver con
la papelería (resmas, esferos, agendas).
COMPUSALE Ltda. Para los portátiles y la
impresora.
Planificar las Adquisiciones
Se realiza un contrato para proporcionar las
políticas, procedimientos, guías y sistemas de
gestión formales e informales existentes
relacionados con la adquisición.

Se aplica juicio de expertos para desarrollar o

modificar los criterios que se aplicarán para evaluar
las ofertas o las propuestas hechas por los
vendedores.
Planificar las Adquisiciones
El tipo de contrato que se aplicó es el de Precio Fijo
o de Suma Global que implica un precio total fijo
para un producto bien definido, también incentivos
para quienes cumplan o superen objetivos
seleccionados del proyecto, tales como los objetivos
del cronograma, y que también implica una orden de
compra por un artículo específico que debe ser
entregado en una fecha específica por un precio
determinado.
Planificar las Adquisiciones
Después de realizar los estudios col el líder del
proyecto en la planificación de las compras y
adquisiciones obtenemos:
• Determinación de las fechas planificadas en cada contrato
para los productos entregables del contrato y coordinación con
los procesos de desarrollo y control del cronograma.
• Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de
seguros para mitigar algunas formas de riesgos del proyecto.
• Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a
los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de
desglose del trabajo del contrato.
• Determinación de la forma y el formato que se usarán en el
enunciado del trabajo del contrato.
Planificar la contratación
El proceso de Planificar la Contratación prepara los
documentos necesarios para respaldar el proceso de Solicitar
Respuestas de Vendedores y el proceso de Selección de
Vendedores.

Aquí lo que manejamos adicional al paso anterior es el Plan de

Gestión del Proyecto donde se manejan los riesgos de la
adquisición.

• Registro de riesgos.
• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo.
• Requisitos de recursos de las actividades.
• Cronograma del proyecto.
• Estimaciones de costes de las actividades.
• Línea base de coste.
Criterios de evaluación
Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del
grupo de trabajo respondemos a una serie de
preguntas:

Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del

vendedor responde al enunciado del trabajo del contrato?
R// En gran parte
Coste total o del ciclo de vida. ¿Producirá el vendedor
seleccionado el coste total más bajo (coste de compra más
coste de operación)?
R// SI
Capacidad técnica. ¿Tiene el vendedor las habilidades y
conocimientos técnicos necesarios, o puede esperarse
razonablemente que los adquiera?
R// SI
Criterios de evaluación
Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del
grupo de trabajo respondemos a una serie de
preguntas:

Enfoque de gestión. ¿Tiene el vendedor los procesos y

procedimientos de gestión para asegurar el éxito del proyecto,
o puede esperarse razonablemente que los desarrolle?
R// SI
Enfoque técnico. ¿Cumplen las metodologías, técnicas,
soluciones y servicios técnicos propuestos por el vendedor con
los requisitos de la documentación de adquisición, o es
probable que proporcionen más que los resultados esperados?
R// SI
Criterios de evaluación
Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del
grupo de trabajo respondemos a una serie de
preguntas:

Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos

financieros necesarios, o puede esperarse razonablemente
que los obtenga?
R// SI
Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la
capacidad y el interés para cumplir con los posibles requisitos
futuros?
R// SI
Criterios de evaluación
Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del
grupo de trabajo respondemos a una serie de
preguntas:

Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa del

vendedor a un tamaño o tipo de negocio específico, como por
ejemplo, una pequeña empresa, una empresa dirigida por
mujeres o una pequeña empresa desfavorecida, según la
definición del comprador o de acuerdo con lo establecido por
una agencia gubernamental y determinado como una condición
para que se le adjudique un contrato?
R// SI
Criterios de evaluación
Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del
grupo de trabajo respondemos a una serie de
preguntas:

Referencias. ¿Puede el vendedor proporcionar referencias de

clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el
cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del
vendedor?
R// SI
Criterios de evaluación
Bajo la responsabilidad de todos los integrantes del
grupo de trabajo respondemos a una serie de
preguntas:

Derechos de propiedad intelectual. ¿Reivindica el vendedor los

derechos de propiedad intelectual en los procesos de trabajo o
servicios que usarán o en los productos que producirán para el
proyecto?
R// SI
Derechos de propiedad exclusiva. ¿Reivindica el vendedor los
derechos de propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o
servicios que usarán o en los productos que producirán para el
proyecto?
R// SI
Propuestas de
los proveedores
Selección de los
proveedores

En el proceso de decisión de selección de

proveedores se pueden evaluar muchos
factores.
• El precio o coste puede ser el determinante principal para un
artículo listo para vender, pero el menor precio propuesto puede no
ser el menor coste si el vendedor se demuestra incapaz de
entregar los productos, servicios o resultados a tiempo.

• Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas

(enfoque) y comerciales (precio), y cada una se evalúa por
separado. A veces, se requieren secciones de gestión como parte
de la propuesta, que también tienen que ser evaluadas.

• Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y

resultados críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar
asociados a temas tales como cronogramas de entrega y
requisitos de calidad. Se tienen en cuenta el coste potencialmente
superior asociado a esos múltiples vendedores, incluida toda
pérdida de posibles descuentos por cantidad, y los temas de
reemplazo y mantenimiento.
Al seleccionar un proveedor
podríamos:

• Seleccionar un solo proveedor al

que se le solicitará que firme un
contrato estándar.

• Establecer una secuencia de

negociación clasificando todas las
propuestas por medio de
puntuaciones de evaluación
ponderadas asignadas a cada
propuesta.
En las adquisiciones importantes, el proceso
total de requerir respuestas por parte de los
proveedores y evaluarlas puede repetirse.

Se puede establecer una lista corta de

proveedores calificados basándose en una
propuesta preliminar. Luego puede realizarse
una evaluación más profunda basándose en
una propuesta más detallada y completa que se
les solicita a los proveedores de la lista corta.
Administración del contrato
Tanto el comprador como el proveedor administran el contrato
con finalidades similares.

Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus

obligaciones contractuales y de que sus propios derechos
legales se encuentren protegidos.

El proceso Administración del Contrato asegura que el

rendimiento del proveedor cumplirá con los requisitos
contractuales y que el comprador actuará conforme a los
términos del contrato.

En proyectos más grandes con varios proveedores de

productos, servicios y resultados, un aspecto clave de la
administración del contrato es gestionar las interfaces entre los
diversos proveedores.
 Cierre del contrato
El proceso de Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar el Proyecto,
ya que incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos
entregables han sido aceptables.

El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades

administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar
los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el
futuro.

El cierre del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una

fase del proyecto.
 Cierre del contrato
En proyectos de múltiples fases, el plazo de un contrato puede ser
aplicable sólo a una fase determinada del proyecto.

En estos casos, el proceso Cierre del Contrato cierra los contratos

aplicables a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin resolver
pueden quedar sujetas a litigio después del cierre del contrato. Los
términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos
específicos para el cierre del contrato.
Muchas Gracias