Gestión del Alcance

Clase 4
 2

Gestión del Alcance

5.3 Planificar la Gestión del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT

5.5 Validar el Alcance

5.6 Controlar el Alcance
 3

Crear la EDT

• Se realiza una descomposición jerárquica, basándose en los

entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo de proyecto.

• Busca mostrar cómo se llegará al objetivo y cuáles son los

entregables requeridos.
 4

Crear la EDT

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

• Plan de Gestión del Alcance. • Descomposición. • Línea base del alcance.
• Enunciado del Alcance del • Juicio de expertos. • Actualización de los
Proyecto. documentos del Proyecto.
• Documentación de
Requerimientos.
• Factores Ambientales de la
Empresa.
• Activos y Procesos de la
Organización.

Plan para la dirección del proyecto

Documentos del proyecto
 5

Herramientas & Técnicas

Descomposición
• Se subdividen el alcance y los productos entregables del proyecto
en componentes más pequeños y fáciles de manejar Paquetes
de trabajo.
• En este punto, los costos y duración del trabajo son factibles de
estimar.
 6

Pasos de la descomposición de la EDT

 7

Salidas
Estructura de desglose de trabajo (EDT)
• Estructura jerárquica para desarrollar la descomposición de los
productos entregables.
• Incluye el trabajo a realizar por el equipo para cumplir con los
objetivos del proyecto.
• Cada uno de los niveles descendientes representa una definición
mas detallada del trabajo del proyecto.
• Define y organiza el alcance total del proyecto.
• Los componentes de los niveles más bajos contienen el trabajo
planificado y se denominan Paquetes de Trabajo.
 8

Estructura de desglose de trabajo (EDT)

 9

Características de la EDT
Componente
Cada caja de la EDT
Paquete de Trabajo
• Producto entregable o componente de trabajo en el nivel más bajo
de cada rama.
• Cada paquete de trabajo debe tener un entregable claro
• Incluye las actividades requeridas para completar el entregable del
paquete de trabajo.
• Se puede estimar, ponerle fechas de inicio y fin, ejecutar y
controlar.
 10

Definiciones sobre la EDT

• La palabra trabajo hace referencia a productos entregables que son

resultados del esfuerzo para producirlos y no al “esfuerzo” en sí
mismo.
• Es el alcance del proyecto.
• Define todo el trabajo a realizar.

Lo que no está en la EDT no es parte del proyecto…

 11

Formatos de la EDT
Dependiendo de la organización y del proyecto la EDT puede tener
diferentes formatos.

• Usando las fases del ciclo de vida del proyecto como nivel inicial de
la EDT (inicio, planificación, ejecución, monitoreo & control, cierre).

• Usando los productos entregables de más alto nivel como niveles

iniciales.

• Usando cada rama como un subproyecto, que luego puede ser

asignado a otros grupos u organizaciones.
Ejercitación o Debate Propuesto
 13

Consideraciones Generales sobre la EDT

• No todas las ramas deben tener la misma cantidad de niveles.

• No preocuparse por la secuencia, la duración o los recursos a

asignar a las tareas.

• Descomponer solo hasta un nivel adecuado para realizar las

estimaciones.

• La división de tareas no debe forzarse. Debe plantearse como una

división natural del trabajo.
 14

Diccionario de la EDT
• Provee mas detalle de los componentes de la EDT
• Se crea durante el desarrollo de la EDT
• Puede tener la siguiente información
o Un identificador único de cada componente
o La descripción del trabajo.
o Responsable (persona, grupo u organización).
o Las actividades asociadas del cronograma.
o Los recursos necesarios.
o El costo estimado.
o Los requerimientos de calidad.
o Los criterios de aceptación.
o Las referencias técnicas.
 15

Ejemplo de EDT

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project
Management Institute, Inc., 2012, Table 5-13, Page 130
 16

En entornos Ágiles / Adaptativos

A diferencia de la metodología Tradicional o Predictiva, en “Ágiles”
para lo referido al Alcance se emplea normalmente un Backlog, en
general el mismo contiene “Paquetes de Trabajo” que suelen
determinarse mediante el uso de Historias de Usuario

Nota: Conceptualmente las Historias de Usuario son en Definitiva

Entregables
 Historias de Usuario
Un concepto interesante propio de metodologías ágiles es el de User Stories o Historias de
Usuario.
Una historia de usuario es un requerimiento de alcance escrito en términos de funcionalidad
del negocio, mediante el lenguaje común del usuario, dueño de producto, cliente o responsable
del proyecto.
Las historias de usuario son una forma rápida de gestión los requerimientos sin tener que
elaborar documentación excesiva, la idea es de “velocidad y mucho cambio”.
Se componen de 3 partes:
•Descripción de la historia (Card)
•Conversaciones entre el equipo y el cliente (Conversation)
•Pruebas a realizar para validar la historia (Confirmation)
 Historias de Usuario
Las historias se gestionan como distintas necesidades del proyecto, o partes del alcance.
Si bien el estilo de escritura puede ser libre, la historia de usuario debe responder a lo
siguiente:
•¿Quién se beneficia con este requerimeinto (rol)?
•¿Qué se precisa (necesidad, algo)?
•¿Cuál es el beneficio (Negocio-Cliente-beneficio)?
Formato mas aceptado:

Yo como (rol) quiero (algo) para poder (beneficio)

De esta manera el alcance del proyecto se compone de un “Set” de Historias, es preciso

aclarar que estas historias pueden ser complementarias de otros documentos mas extensos.
 Historias de Usuario
Las US deberían ser independientes entre si para poder
I Independiente priorizar y desarrollar en cualquier orden.
Mutuamente excluyentes, no superponerse.
Las US deben poder ser discutidas entre el equipo y el cliente
N Negociable
para llegar a acuerdos sobre qué implementar.
…y valiosa. Se debe poder asignar un valor para el cliente, a
V Valuable
fin de poder priorizarla.
Tiene que poder ser estimado el esfuerzo. Si no, no se podrá
E Estimable
evaluar adecuadamente el costo/beneficio.
Siendo pequeñas son más fáciles de entender, estimar y
S Small (Pequeña)
probar. Si son grandes se pueden/deben dividir.
Deben tener un criterio de aceptación claro. Si no, ¿cómo
T Testeable
sabemos cuándo está lista?
 20

Línea Base del Alcance

La línea base del alcance está compuesta por los siguientes 3

elementos:

• El enunciado del alcance

• La EDT
• El diccionario de la EDT

Nota: Dada su naturaleza, el concepto de Línea Base no tiene mucho

sentido en Entornos de Trabajo Ágiles
 21

Validar el Alcance
• Validar en conjunto con el cliente, que los entregables cumplan con
los expectativas que ellos tienen sobre estos.

• En muchos casos, acá es donde aparecen cambios por definiciones

que no fueron dadas originalmente por el usuario.

Validar el Alcance
Entradas
• Plan de Gestión de Proyecto.
• Documentación de
Requerimientos.
• Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos.
• Entregables verificados.
• Datos del Rendimiento del
Proyecto.
Plan para la dirección del proyecto
Documentos del proyecto
Herramientas y Técnicas
• Inspección.
• Técnicas grupales de toma de
decisiones.
Toma de Decisiones
22
Salidas
• Entregables aceptados.
• Solicitudes de cambio.
• Información del rendimiento
del trabajo.
• Actualización de los
documentos del proyecto.
 23

Entradas
Productos entregables verificados
• Son los productos que fueron verificados por el equipo y que están
listos para que sean validados por el usuario.

• Está verificación se hace generalmente a través del proceso de

“ejecutar control de calidad“.
 24

Herramientas y Técnicas
Inspecciones
• Verificar si el producto cumple con requisitos específicos.
• También son conocidas revisiones, revisión de productos o
auditorias.
Técnicas grupales de toma de decisión
• Proceso de evaluación para obtener acciones futuras.
• Se utiliza para generar, clasificar y priorizar requerimientos.
• Alternativas para lograr consenso:
o Unanimidad.
o Mayoría absoluta.
o Mayoría simple.
o Dictatorial. (mediante esta alternativa no se obtiene consenso, sino aceptación forzada)
 25

Salidas
Productos Entregables Aceptados
• Son los que satisfacen los criterios de aceptación y son
formalmente aceptados por el cliente o patrocinador.
• La documentación formal de las aceptaciones deben ser enviadas al
proceso “cerrar proyecto o fase”.

Solicitudes de Cambio
• Durante este proceso se pueden rechazar los productos
entregables derivando en solicitudes de cambio.
• Las mismas deben ingresar a través del Control Integrado de
Cambios.
 26

Controlar el Alcance
• Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto.

• Se gestionan en la línea base del alcance, cuando es necesario.

Ejercitación o Debate Propuesto

Controlar el Alcance
Entradas
• Plan de Gestión de Proyecto.
• Documentación de
Requerimientos.
• Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos.
• Datos del Rendimiento del
Proyecto.
• Activos y Procesos de la
Organización.
28
Herramientas y Técnicas Salidas
• Análisis de variación. • Información del rendimiento
del trabajo.
• Solicitudes de cambio.
• Actualización del Plan de
Gestión de Proyecto.
• Actualización de los
documentos del proyecto.
• Actualización de los activos y
procesos de la organización.
 29

Entradas
Datos sobre el rendimiento del trabajo

• Son los datos relacionados con el avance del proyecto.

• Serán utilizados para poder emitir los informes de rendimiento
como salida de este proceso.
• Los datos mas relevantes a utilizar son:
o Productos entregables que se empezaron a desarrollar.
o Qué progreso se ha logrado en cada uno.
o Cuáles han sido terminados.
 30

Herramientas & Técnicas

Análisis de variación

• Son utilizadas para evaluar la magnitud de la variación comparando

el alcance original (línea base) con el alcance real.
• Es importante determinar las causas y el grado relativo de variación
del alcance.
• A partir de esté análisis se puede decidir si se necesitan acciones
preventivas o correctivas.
 31

Salidas
Información del rendimiento del Trabajo

• Es la información procesada y analizada de los datos ingresados al

proceso.
• Está es usada no sólo por el equipo, sino también para comunicar a
los diferentes interesados.
Material Anexo
 33

Prototipado
•Es la construcción de una parte del producto con pocos detalles de
requerimientos, para su revisión rápida y continuar con su refinamiento
hasta llegar al producto final.

Ventajas
– Reduce el tiempo general de desarrollo.
– Permite estar más en contacto con los clientes finales.
– Toma menos tiempo la recolección inicial de requerimientos.
– El resultado final siempre será de agrado a los clientes.
– Requiere menos esfuerzo que largas reuniones con los clientes.
– Provee oportunidad de explorar detalles más claramente.

Desventajas
– Se necesita de herramientas y técnicas especiales para crearlos.
– La revisión durante el proceso hace que el tiempo puede llegar a ser infinito al buscar
la solución perfecta.
– El equipo técnico no está capacitado para trabajar con los clientes finales.
– El proceso de creación de prototipos no tiene disciplina.
 34

Entrevistas
Son conversaciones con los interesados para recoger sus necesidades y
requerimientos. Sesiones de preguntas y respuestas.

Ventajas
– Generalmente fácil, no requiere mucha preparación.
– Requiere menos esfuerzo que workshops largos.
– Provee oportunidad de explorar detalles más claramente.

Desventajas
– Las preguntas pueden reflejar ideas preconcebidas del entrevistador que pueden influir
en las respuestas.
– En proyecto con numerosos interesados es ineficiente.
– Conflictos o inconsistencias entre información distintos interesados.
 35

Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos
o Es una tabla que vincula los requerimientos desde su origen y a
través de todo el ciclo de vida del proyecto.

o La implementación de esta matriz ayuda a asegurar que cada

requerimiento agrega valor al negocio al vincularlo con los
objetivos del proyecto y el negocio.

o La trazabilidad permite asegurar que los requerimientos aprobados

son entregados al final del proyecto.

o También provee una estructura para gestionar cambios al alcance

del producto.
 36

Objetivos
• Criterios cuantificables para considerar el éxito del
proyecto
• Cada objetivo tiene:
• Atributo – Métrica - Valor

• Specific. Específicos.
• Measurable. Medibles.
• Achievable. Alcanzables.
• Results oriented. Orientados a Resultados.
• Time-bound. Acotados en el tiempo.
 37

Corrupción del Alcance

o Scope Creep

o Término utilizado para describir la continua extensión de

un proyecto hasta perder el control del mismo.

o A medida que un proyecto avanza en su etapa de

definición, los requerimientos cambian y se incrementan.

o Durante la implementación, es necesario tener un control

firme del proyecto y saber cuándo se puede congelar una
especificación.
 38

Impacto de los Cambios

o Los cambios afectan la productividad y el costo:
– Costos adicionales del proveedor que aumentarán el precio.
– En algunos casos el costo no se detecta hasta después de incurrido!

o ¿Cómo impacta un cambio?:

– Según su tamaño (costo y tiempo).
– La documentación del cambio y el proceso de aprobación.
– El trabajo que requiere ser re-hecho o revisado por posible impacto
– La re-planificación.

o Los cambios frecuentes producen discontinuidad y bajan la moral

colectiva; disminuyendo la productividad.
 39

Causas de Cambios de Alcance

o Eventos externos:
– Leyes.
– Regulaciones.
– Mercado.

o Errores en la definición del alcance del producto.

o Errores en la definición del alcance del proyecto.

o Aplicación de mejoras o nuevas tecnologías.

MUCHAS GRACIAS !!!