LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1843099)

FREDY LOTERO GONZALEZ

APRENDIZ

TUTOR: CONTADOR PÚBLICO LUZ ANGÉLICA TOVAR VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

12 DE MARZO DE 2019
CONTENIDO

1. Procedimientos y formatos

2. Conceptos Básicos

3. Formato de conservación preventiva

4. Consulta de documentos
 PROCEDIMIENTOS

1GD-PR-0001 Control de Registros

1GD-PR-0002 Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión
1GD-PR-0005 Archivo Central o Intermedio
1GD-PR-0006 Archivo Histórico
1GD-PR-0007 Elaborar o Actualizar TRD
1GD-PR-0008 Facilitar la Consulta o Préstamo de Documentos
1GD-PR-0009 Realizar Disposición Final
1GD-PR-0011 Transferencias Documentales
 DOCUMENTOS ASOCIADOS
1GD-FR-0001 Planilla Control Comunicaciones Oficiales Internas
1GD-FR-0002 Formato de Afuera
1GD-FR-0003 Formato Solicitud Consulta
1GD-FR-0004 Planilla Control Comunicaciones Enviadas
1GD-FR-0005 Planilla Control Comunicaciones Oficiales Internas
1GD-FR-0006 Nota Interna
1GD-FR-0007 Hoja de Control.
1GD-FR-0008 Rótulo Identificación de Carpeta.
1GD-FR-0009 Rótulo Identificación Caja.
1GD-FR-00010 Formato Único de Inventario Documental.
1GD-FR-00011 Formato de Eliminación Documental.
1GD-FR-00012 Seguimiento a los Programas de Conservación preventiva para los
Archivo de la Policía Nacional.
1GD-FR-00013 Cronogramas de Transferencias Documentales.
 Pautas para Diagnóstico Integral de
Archivos
■ EI diagnóstico parte de la identificación de las características particulares y del
estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten
mayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las
deficiencias y las oportunidades de manejo.
■ Sistema Integrado de Conservación (SIC): Conjunto de estrategias y procesos
de preservación y conservación, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus
documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad
física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión,
durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de
su ciclo vital".
 Seguimiento a los Programas de
Conservación Preventiva para los Archivos
de la Policía Nacional.
PROGRAMA A APLICAR
■ 1. Diagnóstico integral.
■ 2 Sensibilización y toma de conciencia.
■ 3. Prevención y atención de desastres.
■ 4. Inspección y mantenimiento de instalaciones.
■ 5. Almacenamiento de documentos.
■ 6. Limpieza de áreas y documentos.
■ 7. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
■ 8. Control de plagas.
■ 9. Monitoreo y control de condiciones ambientales.
■ 10. Apoyo a la reproducción.
■ 11. Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Ley 594 del 2000
Ley General de Archivo - contenido
Acuerdo No. 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Artículo 14. Consulta en línea de los instrumentos de descripción documental.

Acuerdo No. 002 de 2014 Por medio del cual se establece los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo y se dictan otras disposiciones.

Artículo 29°. De la reserva de documentos.

Artículo 30°. De la consulta de expedientes.
En este sentido, la persona responsable de autorizar el préstamo y facilitar la consulta
de los documentos que reposan en los archivos de Gestión, Central o Intermedio e
Histórico de la Policía Nacional, será el Jefe de cada una de las dependencias o la
persona que éste designe para esta labor. Debe estar nombrado

Al realizar la consulta, los usuarios deberán presentar documento de identificación

la persona solicitante deberá anexar copia de documento, cuando no sea el titular para
reclamarlos

Todo requerimiento debe ser realizado por escrito o también podrá realizarse por
medios electrónicos anexando la debida documentación que acredite la titularidad
sobre la información o la autorización expresa del titular para poder solicitarla.

Caso de las inspecciones judiciales debe existir el acompañamiento

No está permitida la consulta simultánea

La lectura de libros o cualquier otro documento encuadernado

Los horarios dispuestos para la consulta

Todas las dependencias, deben garantizar que el acceso a los acervos documentales

Garantizar la seguridad de las instalaciones, tanto en estantería, controles de acceso o

cámaras de seguridad, entre otros

Determinar cuáles son los documentos que pueden ser consultados según esa reserva

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de

otras dependencias o de los mismos ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el
acceso a los documentos cualquiera

La consulta de los documentos que reposan en los archivos de Gestión, Central o

Intermedio e Histórico deberá realizarse con los respectivos elementos de bioseguridad
contemplados en la normativa archivística vigente.

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de

préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la
fecha del préstamo,