Gestao Tempo e Do Stress

Gestão de
Tempo
Gestão de Tempo diapositivo 2
Gestão de
Tempo
Check-in
Nome Ano Chapéus Expectativas para o WS

Objectivos
-Entender a importância de gerir o tempo
de forma eficaz
-Compreender, de uma forma prática, onde

gastamos o nosso tempo
-Como fazer uma boa gestão do tempo

tendo em conta as tarefas a realizar e as
necessidades individuais
-Transmitir algumas dicas e ferramentas

úteis para optimizar o tempo que dispomos
Fontes "Um bom ladrão vale dez bons académicos"

Randy Paush
- Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush
- “Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert
- IFMSA training CD 2007

Valor do tempo
-Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que
repetiu o curso...
-Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que

olha para um bebé prematuro...
-Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de

um semanário…
-Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que

esperam para se encontrar...
-Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que

perdeu o comboio...
-Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa

que esteve a ponto de ter um acidente...
-Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta

ao desportista que ganhou uma medalha de prata nas
olimpíadas…
Importância da gestão de tempo

"Lembrem-se que Tempo é dinheiro" "Não podes dar mais dias à tua vida, mas
podes dar mais vida aos teus dias“
Benjamin Franklin 1748
Lothar J. Seiwert
- Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro.
- "A fome de tempo"
- Má gestão de tempo = stress
- Satisfação pessoal

“Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência”
-Life lidership = liderança da nossa vida:

aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo.
-Movimento slow = criatividade acima da velocidade
-Gestão de tempo como:

-controlo do tempo
-gestão da energia
-gestão de velocidade

"Os únicos ladrões a quem a sociedade
perdoa são os que nos roubam o tempo"
Napoleão
-O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia.

Sinais de desperdício de tempo:
- secretária desarrumada e pilhas de ficheiros

- não conseguir encontrar coisas
- falha compromissos, necessidade de os remarcar
- atrasado e/ou má preparação para reuniões
- voluntários para fazer coisas que outras pessoas deveriam fazer
- Cansaço / incapacidade de se concentrar
Como fazer uma boa gestão de tempo?

Objectivos "Quantas pessoas houve que no leito de

morte desejaram ter tido mais tempo para
trabalhar?"
Stephen R. Covey
Objectivos
Objectivos
-Declaração de missão e objectivos de vida:
- Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. *
- Chapéus de vida
-Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo*
-Sonhar desde pequenino  Visão, motivação, inspiração
-Salienta o que é desperdício ou não
-Antecipar obstáculos e distracções
-Avaliar e rever os de curto e longo prazo

Objectivos
• S – Specific • R – Relevantes
• M – Mesurable • E – Específicos
• A – Achievable • M – Mensuráveis
• R – Relevant • A – Alcançáveis
• T – Timebound • R – Registáveis
Objectivo ≠ Tarefa
Longo prazo  enumerar

curto/médio prazo  prioritarizar
Prioridades “A pessoa que se concentra inteiramente em

serrar é provável que se esqueça de afiar a
serra.”
- Drucker's Dictum: fazer as coisas bem

não é tão importante como fazer as
coisas certas.*
- análise do custo/benefício
(não se "procura" tempo para as
coisas importantes, consegue-se)
- Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer

antes de eu morrer
Prioridades Para além da nobre arte de fazer com que

as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de
deixar as coisas por fazer. A sabedoria de
vida está na eliminação do não-essencial.
- Questões a colocar sempre: (Provérbio chinês)
- Porque é que eu estou a fazer isto?

- Qual é o objectivo?
- Porque é que eu vou ter sucesso?
- O que é que acontece se eu não fizer isto?
- Importante Vs Urgente:
-Importante = valores, pessoas, acções, sucesso, objectivos, futuro
-Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas
Prioridades
1 3
2 4
Prioridades
Prioridades
Planeamento
- A regra dos 80/20

- 80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho
- Uma boa perspectiva consegue-se com experiência
- Experiência consegue-se através das más perspectivas

A fazer nº hs Nº /semana Total hs
1 – Dormir X7
2 – Comer
3 – Aulas X5
4 – Transportes
5 – Estudo
6 – Desporto
7 – Família
8 – Amigos
9 - Trabalho no computador
10 - Chat, MSN, ICQ, Skipe
11 – Telemóvel
12 – Televisão
13 – Tempo pessoal
14 – Festas
15 – Casa
16 – Associativismo
168 hs
Planeamento “Se falhas a planear, planeias falhar."
- Com flexibilidade*: Ano  Mês  Semana  Dia
-Dicas*:
-Marcar as actividades fixas, depois restantes
-Consciência das nossas próprias características
(ritmos circadianos)
-Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80)
-Dividir tarefas grandes
-Plano geral – sequenciar
-Aproveitar bem tempos de intervalos
-Espaço para descanso/lazer
-Avaliação e respeito constante
TO DO lists
- Agora sim… as tarefas!
-Dividir as coisas em pequenas

tarefas (técnica do queijo-suíço)
- faz as coisas mais difíceis antes*

"Se tens de comer um sapo não fiques a olhar
muito para ele e se tiveres de comer mais do
que um começa pelo maior"
TO DO lists
-Planear por escrito o dia:

-De véspera
- estima tempo e define limites
razoavelmente
-Não enchas o dia todo (60-20-20)
- Agrega acções semelhantes
- Lembra-te do positivo (diário de
sucessos – montra de troféus)
Diferentes gestores de tempo
Monocrónico (1 de cada vez) Policrónicos (várias de cada vez)

- dedicam-se a uma coisa de cada vez -Fazem várias coisas ao mesmo tempo
- concentram-se no seu trabalho - distraiem-se facilmente
- levam os prazos a sério - encaram os compromissos como algo
a cumprir se possível
- empenham-se no trabalho com
preserverança - dedicam-se mais aos outros
- não gostam de incomodar os outros - mudam de planos com muita
frequência
- preferem trabalhar sozinhas
- valorizam as pessoas à sua volta
- põem o trabalho em primeiro lugar
- tendem a construir relações de longa
- tendem a construir relações de curto
duração
prazo
Diferentes gestores de tempo - dicas
-Monocrónico (1 de cada vez)
- planos para além dos horários
- marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que precisa para ti.
- Pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar ("Por vezes, o bom
é melhor que o óptimo!");
- presta mais atenção às pessoas

Diferentes gestores de tempo - dicas
-Policrónico (várias de cada vez)
-convida a organização a fazer parte da tua vida.

-inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa apoiar na planificação do
seu trabalho,
-mais realismo na estimativa de tempo necessário para as tarefas
-divide as tarefas em pequenos passos e define e
-respeita os prazos correlacionando-os com as pessoas.
-Evita a sobrecarga
Ferramentas / Dicas
Papelada
- Manter tudo organizado
- “o facto de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que
a desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de
pesos em cima correm mais depressa do que eu”
Randy Paush
- não ter tudo empilhado (factor psicológico)
- bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...)
-sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta)
- O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar)

Telefone
- Altifalante ou auriculares
- Anunciar os objectivos do telefonema no início da conversa
- Não ficar confortável enquanto se fala
-Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada
- Telefonar antes da refeição
-Quando se quer desligar:
- Peço desculpa, mas tenho... para fazer
- Desligar enquanto se está a falar (a pessoa pensa que foi
abaixo)
Aprender a dizer “Não”

"Nada é mais difícil e requer mais
personalidade do que dizer um não,
de forma clara e sonora"
Kurt Tuholsky
- Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.
-Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver mesmo
mais ninguém (certifica-te que continuam à procura)
- Preserva a memória…
Interrupções
-Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o

voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido.
-Compilar assuntos de conversa e outras tarefas
-Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc
- 5 minutos são 5 minutos.

Diários de tempo
- É incrível o que se descobre!
- Monitorizar em curtos espaços de tempo
- Analisar (o que está a menos, a mais, mal para os outros?)
- Horários das aulas – compactar e intervalos

Procrastinação
-É o ladrão do tempo
-“não vai ter de se fazer” ou “dá pa

fazer depois”
- gera stress
- tentar arranjar um prazo fictício
- pedir ajuda/ conselhos

Delegar
- Não é igual a despejar
- Tratar bem as pessoas
- Fazer também as piores tarefas nós mesmos
- Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de sucesso ou falhanço)
- Ao delegar:
- ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio
Desafiar pessoas:
- Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se
- A comunicação deve ser clara - passar a escrito (resumo/mail)
- Na delegação dar objectivos e não procedimentos
- Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo)

Sociologia
- Não deixar que tarefas voltem a nós
- Motivar a quem se delegou
- Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/

recompensa
-Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer)
Reuniões
- fechar a porta, desligar telefones
- máximo uma hora e meia
- ter sempre uma planificação para a reunião
- no final alguém escrever um resumo breve

Tecnologias
- Agendas / calendários / alertas
- netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano)
- Mails:
- enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona)
- relembrar se não responderem 48hs depois
-cc as pessoas responsáveis
Férias
- Mail, aviso de ausência:
-Não deixar ficar mensagem
- se importante relembrar dia X
- se for muito importante falar com pessoa Y
- a maioria das vezes, no regresso já está resolvido
Conselhos gerais
- O tempo também se compra
- Ter tempo para nós
- Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar
-Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo
- A perfeição é inimiga da perfeição
- Cria a tua “Arca dos prazeres”

Conselhos gerais
-Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um feedback do que
estamos a fazer (honestidade à bruta)
-Tentar facilitar as coisas para não pensar muito:

- bom método de arquivo
- arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC)
-Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia.
- Mudar aos poucos:

-"Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está
certo." Henry Ford
Gerir… mas não demasiado
"A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio"
Wilhelm Schmid
-Stress  compensar com desporto, riso, relaxamento, etc
-Eustress – stress positivo
"A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos"

John Lennon
Coisas a retirar da formação:

- Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja
- diário de tempo, ou qualquer coisa parecida
- daqui a 30 dias, envio-vos este material

- O que é que mudaram?
Desejo-vos tempo!
Obrigado pela atenção!

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Nome Ano Chapéus Expectativas para o WS

-Compreender, de uma forma prática, onde

-Como fazer uma boa gestão do tempo

-Transmitir algumas dicas e ferramentas

Fontes "Um bom ladrão vale dez bons académicos"

- Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush

- “Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert

- IFMSA training CD 2007

-Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que

-Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de

-Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que

-Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que

-Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa

-Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta

Importância da gestão de tempo

- Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro.

- "A fome de tempo"

- Má gestão de tempo = stress

Importância da gestão de tempo

-Life lidership = liderança da nossa vida:

-Movimento slow = criatividade acima da velocidade

-Gestão de tempo como:

Importância da gestão de tempo

-O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia.

- secretária desarrumada e pilhas de ficheiros

Como fazer uma boa gestão de tempo?

Objectivos "Quantas pessoas houve que no leito de

-Salienta o que é desperdício ou não

-Antecipar obstáculos e distracções

-Avaliar e rever os de curto e longo prazo

Longo prazo  enumerar

Prioridades “A pessoa que se concentra inteiramente em

- Drucker's Dictum: fazer as coisas bem

- Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer

Prioridades Para além da nobre arte de fazer com que

- Questões a colocar sempre: (Provérbio chinês)

- Porque é que eu estou a fazer isto?

- A regra dos 80/20

- Uma boa perspectiva consegue-se com experiência

- Experiência consegue-se através das más perspectivas

Planeamento “Se falhas a planear, planeias falhar."

- Com flexibilidade*: Ano  Mês  Semana  Dia

- Agora sim… as tarefas!

-Dividir as coisas em pequenas

- faz as coisas mais difíceis antes*

-Planear por escrito o dia:

Diferentes gestores de tempo

Monocrónico (1 de cada vez) Policrónicos (várias de cada vez)

Diferentes gestores de tempo - dicas

-Monocrónico (1 de cada vez)

- planos para além dos horários

- presta mais atenção às pessoas

Diferentes gestores de tempo - dicas

-Policrónico (várias de cada vez)

-convida a organização a fazer parte da tua vida.

- não ter tudo empilhado (factor psicológico)

- bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...)

-sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta)

- O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar)

Aprender a dizer “Não”

- Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.

-Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o