Ejecución de un evento

Se pone en práctica todo lo planificado

La primera impresión que tiene los
participantes es fundamental
Desde que se inicia un evento todos los
elementos son importantes y deben ser
controlados
Lista de cotejo (Check list)

 Tiene como fin, evitar que se olvide algún detalle en la

planificación, organización y realización de un evento.
 Se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud del
evento.
 El tiempo de anticipación necesario para la organización
de un evento dependerá de la magnitud y complejidad
que tenga.
 Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda
ver la interrelación de todas las acciones; hay muchas
que dependen de la realización de otras, algunas son
simultáneas o están ligadas en diferentes aspectos
Ejemplo de lista de cotejo
1. Objetivos y organización básica 3. Finanzas
 Definir Objetivos  Definir el monto de las cuotas

 Políticas de inscripción
 Estructura Orgánica  Confirmar patrocinios

 Comité organizador  Confirmar donativos

 Definir el precio de venta de

2. Temática y convocatoria los módulos (en exposiciones)

 Seleccionar la temática  Otros ingresos

general del evento  Pronóstico de ingresos por

 Seleccionar la temática de venta

las mesas de trabajo
 Elaborar y publicar la
convocatoria
4. Definición de sede

 Selección de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.)

 Visitas para inspeccionar las instalaciones. Si es al aire libre, prever
la posibilidad de armado de carpas.
 Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los
participantes
 Definición de tarifas y descuentos de los arrendamientos,
servicios, equipos y productos que se requieren
 Selección de hoteles de apoyo
 Definición, confirmación y contratación de lugares
 Entrega de anticipos
 Obtención de permisos y licencias
5. Recursos materiales y servicios generales. Solicitud de
cotizaciones.

 Selección de proveedores
 Selección de materiales adecuados
 Solicitar varias cotizaciones ( lo más habitual es solicitar 3)
 Comparar condiciones
 Definición de proveedores
 Elaborar pedidos
 Programar fecha de entrega
6. Determinar posibles 7. Definición y elaboración de
patrocinadores: presupuestos.

 Alimentos  Lugares, servicios y materiales

 Materiales
 Eventos sociales y culturales
 Espectáculos y animación
 Hospedaje y alquiler de
salones
 Instalaciones
 Coordinación general
 Comercialización y difusión
 Operaciones
 Relaciones públicas
 Apoyo técnico
8. Determinación del número de
participantes e invitados:
 Determinar número
aproximado de participantes
 Determinar los invitados
especiales
 Elaborar el directorio de
posibles participantes por
persona, empresa o
agrupación
9. Planificación del alojamiento:
 Definir número de habitaciones
necesarias por hotel
 Número de personas por cuarto
 Definir lugar y forma de
hospedaje del comité
organizador
 Definir lugar y forma de
hospedaje de los expositores
 Coordinar con el personal
del hotel para definir la
operación del primer día de
registro y asignación de
habitaciones
10. Difusión a través de correo directo y publicidad impresa:

 Rotulación de sobres para el envío de correspondencia

 Distribución de carteles
 Envío de cartas informativas y publicidad del evento
 Envío de invitaciones al evento a posibles participantes
 Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales
 Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo

11. Invitación a los medios de comunicación:

 Invitación a la prensa

 Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del evento

12 Diseño y elaboración de impresos y materiales

 Diseño del logotipo, lema

 Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los
impresos necesarios
 Carpetas
 Carteles
 Diplomas
 Folders (maletín),folletos promocionales
 Gafetes (portadistintivo), Personificadores (triedros)
 Hojas de registro
 Hojas membreteadas
 Invitaciones
 Papelería en general
 Recibos
 Señalización
 Obsequios
 Reconocimientos en vidrios, piel etc.
13. Definir personal necesario para el desarrollo del
evento:

 Camareros
 Chóferes
 Fotógrafos
 Intérpretes
 Maestros de ceremonias
 Mensajería
 Operadores
 Secretarias
 Seguridad
 Servicios médicos
 Traductores
 Otros
14. Reclutamiento, selección y capacitación del personal

 Definir medios de reclutamiento

 Hacer una descripción de puestos y perfiles
 Definir criterios para la selección del personal
 Capacitar específicamente sobre el evento
15. Determinar equipo necesario para el evento:

 Automóviles
 Cables de extensión y contactos múltiples
 Cámaras de fotos y videos
 Computadoras e impresoras
 Equipos de sonido
 Equipo de traducción simultánea
 Micrófonos
 Pantallas de acuerdo al tamaño requerido
 Pizarrones informativos
 Proyector de transparencias
 Radios de Comunicación
 Retroproyector de acetatos
 Data Show
16. Instalación de módulos:

 Módulos de información
 Mesa de registro
 Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
 Módulo para invitados especiales
 Módulo para información sobre eventos sociales, culturales
y especiales
 Módulo de servicios
 Definir la ubicación de los módulos

17. Supervisión de locales y salones de trabajo.

 Verificar contactos de encendido y apagado de luces

 Servicios de limpieza
 Letreros con los temas y nombres de los ponentes
 Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente
ventilación, luz y ausencia de ruidos en los salones
 Fases operativas de
un evento
1. Pre-evento
2. Evento
3. Post-evento
Pre-evento
 Tiene relación directa con las
funciones de previsión, planificación,
programación, organización y coordinación
vistas anteriormente.
 Se establecen el cronograma de trabajo y el
plan de acción.
Evento
 Ejecución del evento planificado
 Control de los recursos, la supervisión del
personal y la direccionalidad de la imagen del
evento
 Su importancia radica en que es el momento
de que lo planificado y lo ejecutado
coincidan en términos de las exigencias
planteadas por el cliente
Acciones
 Supervisión del local, antes y después del día del evento, para
verificar su limpieza y condiciones de uso del equipo y medios a
utilizar.
 Recibimiento de los participantes e invitados especiales
 Registro de participantes y/o invitados especiales.
 Revisión del sistema general de información
 Supervisión de los equipos de sonido y medios audiovisuales en
operación.
 Supervisión del equipo de anfitriones y personal de apoyo
 Supervisión de los horarios de comidas
 Supervisión del procedimiento de suministro de información
personalizada.
 Dotación permanente de recursos y suministros varios, de ser
requeridos.
Post-evento
 Evaluar los resultados del evento
 Medición de las variables organizativas,
económicas y financieras del evento así
como la imagen y servicios ofrecidos.
 Permite detectar posibles fallas una vez
cotejadas las actividades planificadas con
los resultados obtenidos, pudiéndose hacer
los correctivos a que hubiese lugar en
eventos futuros.
Acciones
 Redactar y enviar las comunicaciones de
agradecimientos
 Reproducir el material que no fue distribuido
y hacerlo llegar a los participantes.
 Evaluar el evento desde todas sus variables.
 Ensamblar el expediente del evento.
 Cancelar los compromisos económicos
adquiridos.
 Informe final o memoria.
 Todo informe debe contener los siguientes
elementos:

1. Índice
2. Presentación o introducción
3. Plan de acción
4. Cronograma
5. Herramientas utilizadas.
6. Principales logros
7. Problemas observados
8. Observaciones a la Gerencia
9. Conclusiones y Recomendaciones
10. Soportes y anexos