“Propuesta de Elaboración de

Manual de Normas y
Procedimientos del Procesos de
Fiscalización del Sistema
Eléctrico Nacional”
Luis Rosales
Caracas, Venezuela
Septiembre 2018
Estando en la cima, primordialmente del
rendimiento económico, es cuando más
debemos recordar que mejorando nuestro
personal e implementando nuevas
estrategias, revisando, actualizando e
innovando en nuestros procesos,
productos y servicios es que logramos
perdurar rentables en el tiempo…
Estrategias

• Satisfacción de las comunidades,

instituciones y empresas en el ámbito
nacional. Idealización.
• Mayor eficiencia y rentabilidad (mejor
control, flexibilidad organización, rápida
adecuación a los cambios, etc.).
• Modelo Replicable.
Objetivo General del Proyecto
• Documentar los procesos
organizacionales de la Fiscalización del
Sistema Eléctrico Nacional, con el fin de
contribuir al desarrollo del modelo de
gestión basado en procesos cuyos
elementos son el manual de procesos,
normas y procedimientos, aplicación de
un modelo de competencias, todos esto
centrados en el servicio al cliente y una
cadena de suministro eficiente.
Objetivos Específicos

1. Rediseñar y documentar los procesos de gestión

de Fiscalización del Sistema Eléctrico Nacional
2. Evaluar y definir una Estructura Organizacional
en función de los procesos ya rediseñados, y las
Políticas del Ministerio del Poder Popular para la
Energía Eléctrica en el área de la Fiscalización.
3. Diseñar la estrategia comunicacional a través de
talleres, foros y otros medios.
Objetivos Específicos

6. Adiestrar al personal en:

• El nuevo proceso del ámbito de su competencia.
• En el manejo de las políticas y normas de la
Gestión de Fiscalización.
• En Calidad de Servicio.
Alcance

1. Los procesos organizacionales incluidos en esta

propuesta son los que soportan a las funciones
previa y post de Fiscalización del Ministerio del
Poder Popular para la Energía Eléctrica.
2. Se entregan los manuales en formato Word, ppt,
visio, los cuales pueden ser colocados en una
Intranet.
3. La capacitación propuesta contempla tres
talleres de procesos, realizados una vez
culminados los manuales.
Alcance

4. No es responsabilidad o alcance de la propuesta

el diseño organizacional (organigrama),
descripción de cargos, modelo de competencias.
Sin embargo, se recomienda trabajar en conjunto
con las personas responsables de RRHH para
ser consistente al modelo de gestión objetivo.
Contexto

1. Diseño y ejecución de estrategias del proyecto.

2. Recopilación de Información y definición de
objetivos.
3. Diseño y elaboración de normas y
procedimientos.
4. Documentación/transcripción del Manual.
5. Implantación normas y procedimientos.
6. Seguimiento y control de la implantación.
Diseño y ejecución de estrategias del proyecto

ACTIVIDADES
Instruir a todos los niveles de la dirección para indicar, donde debe invertir sus
mejores esfuerzos y al exponer la necesidad imperiosa de cambiar con el fin de
1
ofrecer al cliente una verdadera experiencia que vaya más allá de sus expectativas.

Obtenerse de los niveles superiores de la dirección la autorización que produce el

2 apoyo con que deben contar los consultores para desarrollar el manual.

Crear un comité de dirección destinado a apoyar las actividades del proyecto con
3
personal adscrito a la dirección.
Seleccionar el personal especialista en fiscalización, organización, reclutamiento y
4 selección y sistemas del personal que conformará el equipo que apoyará el proyecto.

Identificar y/o validar las ventajas competitivas actuales y definir una estrategia
5 corporativa para alcanzar la posición deseada.

6 Comprender los distintos niveles de procesos y procedimientos de gestión ideales.

Nota: El tiempo estimado es de 2 meses a 5 horas por semana.

Diseño y ejecución de estrategias del proyecto

ACTIVIDADES
Fijar el alcance del proyecto.
7
Planificar, coordinar y supervisar el proyecto en sus actividades a fin de influir en el
8 cumplimiento de los objetivos y apoyar sus iniciativas a todo nivel.

Apoyar en el análisis de la información recolectada para diseñar los procedimientos,

9 estructura organizacional.

Realizar el seguimiento y control del Proyecto.

10
Recopilación de Información y definición de objetivos.

ACTIVIDADES
Obtener las principales fuentes de información en las instancias de la organización,
tales como: información relevante, los archivos y centros de documentación, que
1
concentren la información requerida.

Levantar y analizar fuentes de procesos ideales para la creación del Centro de

2 Servicios al Cliente de la empresa.

Identificar y analizar las expectativas del cliente en cuanto al Centro de Servicios al

3 Cliente.

Elaborar fijar los objetivos (¿qué queremos conseguir?) que debe tener el proceso de
4 creación del centro y la empresa.

Levantar y analizar fuentes de la organización para la creación de la estructura

5 organizacional de la empresa.

6 Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.

Recopilación de Información y definición de objetivos.

ACTIVIDADES
Organizar, clasificar y seleccionar la información recopilada, de forma tal que los
posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y
7
concentrada.

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a

un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en
8
la misma.

Clasificar y registrar los formatos en forma ágil y clara, es recomendable ordenar en

9 carpetas en calidad de documentos fuente.

Especificar la información básica que se requiere en cuanto a: los órganos que

integran dicha área el nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica, las
10 relaciones que guardan entre ellos, la naturaleza de estas relaciones, y en su caso los
puestos y el número de plazas que los integran.
Diseño y elaboración de normas y procedimientos.

ACTIVIDADES
Crear de grupos de trabajo dirigidos por miembros de la empresa con un gran
1 conocimiento los procesos.

2 Levantar y analizar fuentes de procesos ideales para la elaboración del manual.

Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.

3
Diseñar los procedimientos ideales partiendo de las necesidades de la direccón
4 (Diagrama de flujo, procedimientos y normas, formatos).

5 Efectuar pruebas pilotos.

Prever todas las alternativas posibles y estudiarlas teniendo en cuenta los factores
6 costo, riesgo, tiempo de implantación, viabilidad, etc.

Verificar las infraestructuras necesarias: equipos informáticos, espacio, maquinaria,

7 sistemas, etc.
Documentación/transcripción del Manual.

ACTIVIDADES
Apoyar en la identificación posibles debilidades en los procedimientos, estructura
organizativa y Sistemas según sea el caso, efectuar correcciones según criterios de
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los especialistas en proceso.

Editar los manuales contentivo de: portada del Manual, encabezado del documento,
textos, hoja de formalización, marco normativo control de cambios, objetivo, alcance,
9 políticas y normas, flujos o organigramas descripción del procedimientos
mecanismos de control, formatos, glosario, lista de distribución, anexo(s).
Implantación normas y procedimientos.

ACTIVIDADES
Gestionar el cambio del proceso actual al ideal y comprobar el cambio de
paradigmas. Es aconsejable correcciones según criterios de los especialistas en
1
proceso.

Prever planes de contingencia.

2
Medir los resultados para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y
3 analizar las causas de posibles desviaciones.

Elaborar cronograma de entrenamiento y capacitar al personal adscrito a la empresa

4 a nivel organizacional.

Efectuar reuniones de sensibilización, a través de las cuales se comunica al personal

los objetivos que se pretenden alcanzar y los beneficios que se pueden obtener, ya
que es uno de los medios más efectivos que permite crear un clima de confianza y
5
colaboración para el cambio.
Implantación normas y procedimientos.

ACTIVIDADES
Informar por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos el
día cero, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la
6
organización.

Implantar y puesta en servicio los procedimientos ideales.

7
Seguimiento y control de la implantación.

ACTIVIDADES

1 Evaluar los riesgos.

2 Realizar seguimiento y control.

3 Definir las actividades de control tendientes a neutralizarlos.

Realizar las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y
4 corregido de acuerdo con las circunstancias.

Efectuar las correcciones pertinentes según actividades definidas.

5
Informar por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos las
correcciones efectuadas.
Tiempo de Ejecución

MESES RESPONSABLE
CONTEXTO
1 2 EJECUTOR
Diseño y ejecución de estrategias
1
del proyecto.
Recopilación deI información y
2
definición de objetivos.
Diseño y elaboración de normas y
3
procedimientos.
1 Especialista en Desarrollo
Documentación/transcripción del Organizacional y/o Procesos
4
Manual.
Implantación normas y
5
Procedimientos
Seguimiento y control de la
6
implantación

Nota: El tiempo estimado es de 2 meses a 5 horas por semana.

Metodología

Para el logro de los objetivos en el plazo establecido

y sin que se afecte el diario quehacer del personal,
se prevé aplicar:
• Dinámica de Grupo.
• Entrevistas.
• Talleres de trabajo.