Replanteo de la utilidad de los cursogramas de diagramacion

 Introducción: Las organizaciones formalmente administradas, hacen uso de

gran cantidad de formularios, o sea de ordenes de fabricación, hojas de
registros, etc. Papeles en fin, que constituyen parte voluminosa y onerosa,
responsable, en parte por el buen camino de la producción y por lo tanto es
algo importante.

 Definición: Se define el estudio de la secuencia del flujo de papeles, también

denominado estudio de rutinas, como el método científico para la selección o
proyectos de rutinas de procesamiento de datos o informaciones referentes a
un trabajo
 Entendemos como procedimiento administrativo a la secuencia de
operaciones y otras acciones que se realizan para el cumplimiento de un
determinado fin.
 Todo procedimiento puede ser representado por un diagrama que, como todo
modelo (esquemático en este caso), resulta ser una abstracción simplificada
de la realidad.
 El uso de diagramas para la comunicación y análisis de los procedimientos, se
basa en que con ellos se logra una descripción mas clara y simple que se
obtiene de los mismos hechos son expresados mediante palabras.
 Ello no pretende desconocer la utilidad de la descripción narrativa, pero es
conveniente que la misma este acompañada de un diagrama que exprese en
forma simplificada las principales relaciones del sistema.
 Objetivos: Se deduce que el objetivo de rutinas, es la determinación
de un sistema formal y eficiente para el flujo de informaciones de las
organizaciones.
 En general se pueden enunciar las siguientes:
 a) Reducen el espacio necesario para la presentación mediante la
utilización de símbolos
 b) Son mas adecuados para la representación de relaciones complejas
 c) Permiten una mejor sistematización de la información a exhibir.
 d) Se obtiene una visión mas rápida y global del procedimiento sujeto a
análisis
 e) Permiten localizar con mayor rapidez pasos innecesarios, falta de
controles, exceso de formularios y/o registros.
 f) Permiten una comparación mas fácil entre dos o mas sistemas(actual y
propuesto; distintas empresas, etc)
 Registro Analítico: El registro de las rutinas es hecho en hojas
apropiadas, utilizando símbolos que obedecen a las siguientes
definiciones:
 Emisión: El formulario es originado, esto es, un papel conteniendo parte
impresa, es llenado (en su parte variable)
 Acción(recibo de): Una formula es llenada en su parte variable, teniendo en
cuenta que ya haya sido emitida anteriormente.
 Archivo definitivo o temporal: El papel es archivado definitivamente, o
retenido hasta la acción posterior.
 Inspección: Sucede la revisión de la formula, con la comparación con otro o
con un elemento que ella representa.
 Se nota que no hay uniformidad en el uso de símbolos. Al contrario, al caso
de flujo de materiales, donde la sociedad de ingenieros mecánicos(EE.UU),
estandarizo los símbolos, el diagrama de rutinas presenta el uso de símbolos
casi al gusto de los analistas. Aquí resolvemos adoptar apenas 4 símbolos.
 Decisión: Para tomar una decisión entre las alternativas
 Se deja claramente establecido que cada analista puede utilizar sus propios
símbolos; es a discreción.
 Sin embargo existe otros símbolos y formas de hacer los Cursogramas o
Procedimientos de la Rutina de Trabajo que son utilizados por otros autores
que también pueden ser utilizados indistintamente, para una mejor
esquematización del procedimiento.
Símbolo Designación Definición

Emisión El formulario es originario esto es, un papel conteniendo

parte impresa, es llevada (en su parte variable).

Acción Una formula es llenada en su parte variable, teniendo en

cuenta que ya haya sido emitida anteriormente.

Archivo El papel es archivado definitivamente, o retenida hasta

definitivo o la acción posterior.
temporal

Inspección Sucede la revisión de la formula, con la comparación

con otro o con un elemento que ella representa.
Tomar una decisión es definir que camino se tiene que
Decisión tomar; Si para continuar con los pasos a seguir. No es el
otro camino; como solicitar el material al departamento
de compras.
 La hoja de registro, puede obedecer al patrón de la fig. No 1,
en la cual esta registrada una rutina.
 Consta esencialmente de un cuadriculado, contando con
índices para las líneas y las columnas.
 En los índices de las columnas, son representados los
diversos Dptos, secciones, personas, en fin, entidades por
donde pasan los papeles que componen el proceso.
 Los índices horizontales deben contener una breve
descripción al respecto del formulario.
 Los trazos indicando el recorrido de los elementos entre
diversas secciones o Dptos., deben ser enumerados para que
tengan una idea del orden en el proceso. Y los símbolos de
emisión de papeles, pueden ser nombrados con números
indexados indicando el numero de copias(mas el original
emitidas).
DIAGRAMA DE RUTINAS PROCESO Recibo y emisión de orden de reparo

Proceso: Actual / Propuesto

Inicio: Recibo de la orden y material
Recopilado:…….….Por:……………….….Fecha:……/……./……… Fin: Envío del material

Dpto.
Descripción
Emisión de orden de reparo
2

Archivo de una vía 1

Recibo de la orden de servicio

Recibo de la notificación 2
2
Archivo de la notificación

Emite la orden
3

Archivo de la orden de manofactura

3 4
Recibo de la orden de manofactura

Recibo de la orden de
manufactura

Emisión de las fichas de

programación

REPRESENTACION
PARCIAL DE UN
DIAGRAMA DE RUTINA
FIG Nº1

OBSERVACIONES:
 En el ejemplo de la fig. No1, se refiere a la reproducción
parcial de un diagrama de rutinas, referente a la orden de
reparación de rollos recibida por una empresa. Consta de las
siguientes etapas:
 1) El cliente emite una orden de reparo de rollos en 2 vías,
archiva una provisionalmente y envía el original a la empresa
que ejecuta el trabajo.
 Por lo tanto, la 1ra. Columna será abierta para el cliente, en la
lista será marcado el símbolo de emisión, con un No 2
dentro, indicando que se trata de 2 vías.
 El archivo de una de las vías es señalado en la misma
columna, por tanto en la línea siguiente.
 El envió a la firma favorecida por la orden es señalado por
segmento partiendo del punto de emisión(cliente), hasta el
lugar que la recibe.
 2) El recibo del original de la orden de servicio por parte de la
firma, es una acción y debe ser registrada.
 En base a la 0rden recibida, emite 2 documentos:
 A) Notificación de recibo, del pedido en 2 vías. Una es enviada al
cliente que la archiva junto con la copia de la orden, (ver diagrama).
La segunda es archivada.
 Luego se debe marcar en el diagrama la emisión de ese documento,
o sea el recibo y su archivo por parte del cliente, y la oficina archiva
la otra vía.
 B) Orden de manufactura del servicio en 3 vías
 La 1ra. Es enviada a la programación, la 2da. a la sección de recibo y
3ra. archivada en la propia oficina.
 Se tiene dos acciones de recibo, por parte de la programación y de
la sección de recibo y un archivo.
 3) La programación emite las fichas, para la ejecución del servicio.
 La sección de recibo verifica los datos de la copia de la orden de
servicio, con el material que ya debe tener en sus manos. Esa
documentación no esta registrada en el diagrama.
 La parte expuesta hasta aquí, deber suficiente para la comprensión
de la manera como se ejecuta el diagrama.
 Registrada la rutina del proceso actual, cabe el análisis del
mismo, para que se siga un procedimiento basado
nuevamente en preguntas. El cuestionario abarca el estudio
del diagrama bajo varios aspectos que son enumerados
enseguida.
 A) Se utiliza una planta de las disponibilidades de espacio
pertenecientes al proceso, señalando los locales de trabajo
propiamente dichos y los equipos.
 B) Se diseña el flujo de los principales documentos entre
varios puntos.
 C) Se aplica el cuestionario que sigue:
◦ El trabajo fluye sin mucho vaiven?
◦ El equipamiento de la oficina permanece sin uso?
◦ Están los equipamientos, archivos y material de referencia
ubicados en las mesas de trabajo o en un punto de fácil alcance a
los operadores?
◦ Las unidades relacionadas entre si están próximas, las distancias
de transporte entre y dentro de las secciones son pequeñas?
◦ Los individuos que frecuentemente mantienen contacto están
situados en puntos próximos, el trabajo que cada operario recibe
viene del local inmediatamente adyacente?
◦ Las distancias mínimas entre mesas son respetadas?
 Se prepara un mapa de distribución del personal:
 A) Por medio de formularios para trabajos de personal, actividades
diarias o listas de atribuciones, dependiendo del grado de detalle
necesario.
 B) Registrar el personal para efectuar un registro de atribuciones del
personal durante cierto periodo de tiempo(generalmente una
semana normal de trabajo).
 C) Explicando en detalle los objetivos de los trabajos y preparando
formas padronizadas para la descripción de esos trabajos.
 D) Resumiendo las actividades de cada individuo
 E) Determinando a partir de esos datos obtenidos anteriormente,
necesidades presentes, por medio de las siguientes preguntas;
◦ Cuales son las actividades que demandan mas tiempo?
◦ Hay esfuerzos perdidos o mal dirigidos?
◦ Las habilidades individuales están siendo aprovechadas?
◦ El mismo individuo desarrolla trabajos muy diversificados?
◦ Las cargas de trabajo esta uniformemente distribuidas?
III. Bajo el punto de vista de Formularios
Construya el diagrama de rutinas (Harmonogramas)
 La innovación resultara de la aplicación del cuestionario que
posibilitara correcciones sobre el proceso actual. Se debe
hacer notar que en el registro analítico apenas fue
demostrada la construcción del diagrama de rutinas, por otro
lado en la critica, se recomienda la construcción de mapas de
la sección, hojas de registros de actividad etc.
 Sucede que no se puede padronizar hojas para esa
recopilación de datos, debido a la gran variación que las
empresas y sus funciones presentan. Se justifica pues que
cada caso debe merecer adaptación propia.
 Por otro lado, creemos que las explicaciones dadas son
suficientes para posibilitar la aplicación de la técnica de
rutinas, principalmente basado en lo que fue dicho, el
analista sigue el procedimiento lógico recomendado.
 1. Aplicaciones:
 A) En estudios de procesos de documentos existentes(rutina
de papeles)
 B) Como auxiliar en la determinación de procesos existentes.
 2. Como ejecutar?
 Se registran los eventos de acuerdo con los departamentos,
secciones o entidades de un modo general.
 3. Utilización de los registros
 De acuerdo con el registro obtenido, se hace el análisis de
proceso en base a principios básicos que se deben orientar.
 4. obtención de resultados
 Del análisis se obtienen uno o mas procesos propuestos que
deben ser comparados, el mas eficiente deberá ser escogido
para su puesta en practica.
 El Gerente de Mantenimiento elabora un plan de mantenimiento para 5 Anos;
archiva un copia y le hace llegar al jefe de turno; este a su vez lo recibe y analiza y
en base al plan recibido; elabora un programa de mantenimiento para 1 ano de
trabajo, archiva una copia y le hace llegar a los supervisores de cada área; estos a
su vez, reciben el programa y llenan las ordenes de trabajo(OT), para cada maquina
y le hacen llegar a los mecánicos para la ejecución de las mismas. En uno de los
puestos de trabajo, el mecánico encontró que era necesario reemplazar una pieza,
para ello lleno la solicitud de almacenes; le hizo dar el VoBo con el supervisor de
turno y posteriormente se dirige almacén para la recoger la pieza; el almacenero
recibe la solicitud, verifica la existencia de la pieza; vamos suponer que existe;
recoge la pieza y entrega al mecánico. Este a su vez, hace el reemplazo y llena las
OT; con la cantidad de Hrs-hombre y Material utilizado; luego hace llegar al
supervisor; este inspecciona y da su VoBo. Posteriormente elabora un informe
mensual y hace llegar al jefe de turno; quien a su vez, elabora un informe completo
de las hrs-hombre y materiales utilizados por cada centro de costo y le hace llegar
al Gte. de mantenimiento; quien a su vez lo analiza y posteriormente le hace llegar
a la Gerencia General, Costos y archiva una copia.
 Vamos a suponer que la pieza no existía en almacenes; este a su vez llena la
solicitud de compra y la hace llegar al dpto. de compras; quien hace cotizaciones
en el mercado local y elabora un cuadro comparativo y es adjudicado al que mejor
reúne las condiciones; hace la compra y hace llegar almacenes; este hace entrega al
mecánico; volviendo con la rutina anterior.
 Se pide levantar el Diagrama de Rutinas; con su respectivo cursograma de la
situación actual
 Criticarlo y Proponer mejoras al Procedimiento.
 Una empresa tiene un sistema formal de control de producción, ordenes de fabricación,
formularios de control y pedidos son emitidos al recibir una orden de compra, vamos a detallar
el procedimiento general.
 El departamento de ventas al recibir la de orden de compra, proveniente de otra empresa, llena
una comunicación interna en 2 vías, basadas en los datos de la orden de compra recibida.
Archiva la 2da. Copia juntamente con la orden de compra. Envía el original al dpto. de emisión
OF. Este dpto. Emite una OF al dpto. de producción. El dpto.de producción emite ordenes de
servicio(OS) en 5 copias; una copia es enviada a la sección de planeamiento y control de
producción, una almacenes, otra a la sección de control de calidad, a la sala del supervisor de
producción y la ultima para la oficina de despacho y archiva la ultima.
 El planeamiento y control de producción encaja la orden de producción, emite los formularios
de ejecución de producción en dos copias,(N formularios, en que N es el numero de pasos para
el cual pasan los componentes del producto hasta su finalización), envía una serie de
formularios para la ejecución de la producción y archiva copias.
 Emite ordenes para pedidos de calidad basada en la copia de las ordenes de servicio recibida,
emite informes de control de calidad enviándolas a los supervisores de fabricación, son N
supervisores, siendo emitidos un original y M copias. Archiva la ultima copia con la orden de
servicio, recibida.
 La oficina de despacho archiva provisionalmente la copia de la orden de servicio recibida del
planeamiento confiere con el material que recibe de producción, después de la ejecución de la
orden, la archiva en forma definitiva, luego de emitir la comunicación en 3 vías, una copia
diciendo que el material y sus características esta listo, en enviada a la sección de ventas, otra a
contabilidad y la otra la archiva.
 El flujo descrito es parte del sistema de planeamiento y control de producción de la empresa.
Para estudiarlo se pide:
 1. Registrar el flujo de papeles descrito bajo la forma de cursograma
 2. Criticar el sistema, sugiriendo modificaciones
 3. Elaborar el flujo propuesto
 Sector Productivo  1. Emite el pedido de materiales(PM)
en original y una copia. Lo envía a
almacenes
 2. Recibe el pedido de materiales y
 Almacenes consulta el fichero de existencias
 3. Si hay stocks emite la solicitud de
compra(SC) en original y una copia.
Envía el original a compras y archiva
el duplicado en ‘SC pendientes de
recepción” por orden numérico
 4. Devuelve firmado el PM2 al sector
productivo. Archiva definitivamente
por orden numérico al PM1
 5. Recibe el original de la solicitud de
compras. Consulta el fichero de
proveedores
Compras  6. Emite el pedido de cotización(PC)

en 4 ejemplares. Envía a los
proveedores copias del PC, y adjunta
una copia del PC a la SC1, forma el
legajo de cotizaciones y archiva en
“pendiente de cotización” por orden
numérico
 Proveedores  7. Envían las cotizaciones
 Compras  8. Retira del archivo el “legajo de
cotizaciones” verificando las enviadas por
los proveedores
 9. Decide a quien efectuar la compra
 10. Emite la orden de compra(OC) en
original y dos copias
 11. En la SC registra los datos
identificatorios de la orden de compra
 12. Archiva definitivamente el “legajo de
cotizaciones” por orden numérico de SC.
 13. Envía: Original de OC al proveedor
seleccionado, duplicado de OC a
contabilidad; cuadruplicado de OC lo
archiva transitoriamente en “OC pendiente
de cumplimiento” por orden numérico.
 Recepción  14. Archiva transitoriamente la OC2 en
“mercadería a recibir” por fecha de entrega
a la espera de la recepción de la mercancía.
 Contabilidad  15. Archiva transitoriamente la OC3 en
“ordenes de compra pendientes” por orden
numérico de OC.
 Proveedor  16. Entrega la mercadería en recepción
conjuntamente con original y copia del
remito(R)
 Recepción  17. Retira de su archivo la OC y
verifica la mercadería que envía al
proveedor
 18. Firma de conformidad los
remitos. Entrega al proveedor el
R1
 19. Emite la parte de recepción
(PR) en original y tres copias. El
original y el duplicado los envía
conjuntamente con la mercadería a
almacenes. El triplicado lo envía a
compras, el cuadruplicado
juntamente con el R2 lo envía a
contaduría
 20. Archiva definitivamente la OC2
en “ordenes de compra cumplidas”
por orden numérico
 21. Retira de su archivo la OC4, la
controla con el PR3 y de estar de
 Compras acuerdo la archiva definitivamente
en “ordenes de compra cumplidas”
por secuencia numérica de OC.
 Almacenes  22. Recibe el PR original y duplicado, la
mercadería y controla su
correspondencia con la SC2
 23. Firma de conformidad los partes de
recepción
 24. Devuelve a recepción el PR2
 25. Registra en el fichero de existencias
el ingreso de la mercadería stock
 26. Archiva definitivamente la OC2 y e
PR1 en “solicitudes de compra
cumplidas” por orden numérico de PR
 Contabilidad  27. Archiva definitivamente el PR2 por
orden numérico
 28. Compara la OC3 con el R2 y el PR1,
verificando su coincidencia
 29. Archiva la documentación por orden
alfabético de proveedor en “facturas a
recibir”
 Proveedor  30. Envía la factura
 Contabilidad  31. Controla la factura con la
documentación de “facturas a recibir”
 32. Registra contablemente la compra
en el subdiario de compras
1 Operación E: Emite

2 Control C: Consulta

3 Archivo transitorio Fi: Firma

4 x Archivo definitivo R: Registra

5 Alternativa A: Alfabético (archivo)

6 Rutina no relevada N: Numérico (archivo)

7 Conector F: Fecha (archivo)

8 Transporte de formulario PM: Pedidos de Materiales

9 Transporte de información SC: Solicitud de Compra

10 Bifurcación PC: Pedido de Cotización

11 T Continuación de archivo OC: Orden de Compra

12 Formulario RE: Remito

13 Registro fichero PR: Parte de Recepción

Explicación de la simbología utilizada en la ilustración Nº1

Ejemplo de un cursograma. Procedimiento de compra
CONTADURIA SECTOR ALMACENES COMPRAS RECEPCION PROVEEDOR
PRUDUCTIVO

Consulta fichero Consulta fichero

Emite pedido de de existencias de proveedores Envía
materiales Emite solicitud Emite pedidos cotizaciones
de compra de cotización

Archiva Estudia
cotizaciones
transitoriament Decide Emite
e orden de compra

Envía
mercadería y
remitos

Archiva
transitoriament
e

Controla firma Controla firma

parte recepción remito
Registra fichero Emite parte de
existencias recepción
Controla firma
parte recepción
Registra fichero
existencias

Controla factura
y registro con Envía
sub-diario de factura
compras

Diagrama de interdependencia sectorial

CONTADURIA SECTOR ALMACENES COMPRAS RECEPCION PROVEEDOR
PRUDUCTIVO

Pedido de Solicitud de Petición de

Cotizaciones
materiales compras cotización

Orden de
compra

Remitos

Parte de
recepción

Fichero de
existencias

Sub-diario de
Facturas
compras

Diagrama de interdependencia sectorial. Variante

CONTADURIA SECTOR ALMACENES COMPRAS RECEPCION PROVEEDOR
PRUDUCTIVO

Requiere
Materias
primas

Consulta
Pedidos de fichero de
materiales existencias

Consulta
Solicitud fichero de
de compra proveedor
es

Pedido de cotizan
cotización

Estudia
cotizacione Cotizaciones
s Decide

Archiva Envía
transitoria Pedidos de mercadería
mente materiales y remitos
Archiva
transitoria
mente

Controla
firma
Remitos
remitos

Controla firma
parte recepción
Registra fichero
Parte de
existencias recepción
Controla firma
parte recepción
Registra fichero
existencias

Controla factura
y registro con Facturas
sub-diario de
compras

Diagrama de interdependencia sectorial. Variante 2

CONTADURIA SECTOR ALMACENES COMPRAS RECEPCION PROVEEDOR DESCRIPCION
PRUDUCTIVO

1.- requiere las materias

primas a almacenes
1
2.- consulta fichero de
existencia si no hay stock
emite solicitud de compra
Pedidos de 2
materiales
3.- consulta fichero de
proveedores Emite pedido de
Solicitud 3 cotización y forma el legajo
de compra
4.- contesta el pedido de
cotización
Pedido de 4
cotización
5.- controla y compara las
cotizaciones Decide la
5 adjudicación
cotizaciones

6.- archiva a la espera de la

factura
6 Orden de 8
compra
7.- archiva transitoriamente
7 a la espera de lo mercadería
Pedidos de
materiales 8.- envía la mercadería

9.- controla que la

9 Remitos
mercadería y los remitos
estén de acuerdo a la orden
de compra
10 Parte de
recepción 10.- controla la mercadería,
asienta el ingreso en el
11 fichero de stock

11.- adjunta a la orden de

compra el remito, y el parte
12 Factura de recepción. Controla su
correspondencia

12.- controla el
cumplimiento de la orden de
compra

13.- adjunta al legajo de

compras la factura, la
controla y registra

Diagrama de interdependencia sectorial. Variante 3