Proceso de liquidación

de pago de Nómina
Guía para administradores del sistema
Visual Software. Enero de 2005
Revisión 1.4 Ene. de 2009
 Presentación:
• Mensualmente la empresa debe proceder a
liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.
A continuación se expone un ejemplo de la
causación y pago de una nomina.
 Proceso de nómina:

• Definición de
1 conceptos

• Causación
2
• Pago
3
Base para la liquidación

Tarifa fija

% del básico

% parafiscal

% sueldos
 Naturaleza de los pagos a
empleados:

+Devengados (acredita)

-Deducidos (debita)
 Salario Mínimo Legal Vigente
• El salario mínimo es el límite inferior de
remuneración a que tiene derecho todo
trabajador, con el cual ha de suplir sus
necesidades básicas.
• En el 2007 el SMLV fue de $433.700.
• El SMLV para el 2008 es de $461.500
• El SMLV para el año 2009 es de $495.651
Creación de los conceptos de pago
 Formato de entrada
Campo Descripción
Nombre Identificación del concepto (una palabra)
Descripción Detalle descriptivo del concepto
Tarifa Valor fijo o porcentaje
Unidad Periodicidad del pago (día, semana, mes etc)
Base Base para liquidación (fijo, % parafiscal, etc)
Naturaleza Devengado o deducido
Centro Centro de costo
Cuenta Código de la cuenta del PUC a la cual se va aplicar el valor liquidado
Acumulados Acumula para: Salarios / Parafiscal / Básico
 Subsidio de transporte
• Es auxilio de transporte es un auxilio creado por la ley 15 de 1959, y reglamentado
por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de
los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2008 es de $50.800.

• Anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio el cual en

términos generales dice que se le pagará a todo empleado que tenga un sueldo de
hasta dos salarios mínimos (2 * SMLV 2008 = $923.000)

• El auxilio de transporte no se incluye para el cálculo de las vacaciones, y como ya

se hizo mención tampoco para los aportes parafiscales ni para seguridad social, pero si
para las prestaciones sociales.
Creación del concepto de ST
 Vigencia de las tarifas
• Al igual que el proceso de inventarios, al
momento de aplicar el pago, el cálculo se
realizará sobre las tarifas vigentes en los
conceptos de nómina. El cambio de tarifas no
afecta a los pagos ya efectuados, excepto a
que se actualicen manual o por medio de la
auto contabilización.
 Devengado

Código Concepto Débitos Créditos

510506 Salario básico 700.000
510518 Comisiones. 100.000
510515 Horas extras 50.000
510520 Auxilio de transporte 50.800
Total devengado 900.800
 Deducido
Código Conceptos a cargo del empleado Débito Crédito
237005 Salud (4%). 850.000*0.04 34.000
238030 Pensión (4%). 850.000*0.04 34.000

Nota. El subsidio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los

aportes parafiscales ni de seguridad social

Código Seguridad social a cargo del empleador Débito Crédito

510569 Salud (8.5%). 850.000*0.085 72.250
510570 Pensión (12%). 850.000*0.12 102.000
510568 A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522 4.437

Código Prestaciones sociales a cargo del empleador Débito Crédito

510536 Prima de servicios. 900.800*0.0833 75.037
510530 Cesantías. 900.800*0.0833 75.037
510533 Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 9.004
510539 Vacaciones. 700.000*.0417 29.190
 Reglamentación
1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se
tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el
Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario
básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni
trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la
base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que
significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario
y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone
la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que
corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que
a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de
salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por
lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos
no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día,
de lo contrario tampoco es día hábil.
 Aportes parafiscales

Código Aportes parafiscales a cargo de la empresa Débito Crédito

510572 Caja Comp. familiar (4%) 850.000*0.04 34.000
510575 I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 25.500
510578 Sena. (2%). 850.000*0.02 17.000

• Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales

se toma el valor total de la nómina mensual de la
empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que
no es factor salarial.
 Aportes extraordinarios
• Estos aportes se hacen cuando el trabajador
incluye como beneficiarios en su Plan Obligatorio
de Salud-POS a personas que no son de grupo
familiar básico.
• Ejemplo, si es un trabajador casado, entonces sus
padres ya no son parte de grupo familiar básico y
por ellos debe hacer dicho aporte adicional
• Consulte el literal f del art.156, y parágrafo 2
art.172 ambos en la ley 100/93
• Véase también el acuerdo 351 de dic.26 de 2006
expedido por el Ministerio de la protección social
 Neto a pagar al empleado
• El siguiente sería el comprobante de egreso al
empleado:
Código Descripción Devengado Deducido

510506 Salario básico 700.000

510518 Comisiones. 100.000
510515 Horas extras 50.000
510520 Auxilio de transporte 50.800
237005 Salud 34.000
238030 Pensión 34.000
110505 Neto a pagar: 832.800
Sumas iguales 900.800 900.800
Comprobante de causación
Planilla Integrada Pago de Aportes
• SISTEMA INTEGRADO DE PAGOS DE APORTES
A LA SEGURIDAD SOCIAL. Este nuevo sistema
permitirá que los aportantes realicen el pago
integrado de los aportes a la Seguridad Social
y demás parafiscales, a través de
transferencias electrónicas de fondos, con la
Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a
la Seguridad Social, en formato electrónico.
 Planilla integrada de pago de
aportes
• La planilla incluye la información de los
Aportes para cada Administradora, las AFP,
EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio
de Educación Nacional, según las
especificaciones de los archivos de salida de
este sistema
 Pago PILA
Código Descripción Débitos Créditos
237005 Aportes E.P.S. 106,250
237006 A.R.P. 4,437
237010 Aportes parafiscales 76,500
238030 Fondos de pensión 136,000
261005 Cesantías 75,037
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004
110505 Bancos 407.228
 Provisiones

Código Prestaciones sociales a cargo del empleador Débito Crédito

510536 Prima de servicios. 900.800*0.0833 75.037
510530 Cesantías. 900.800*0.0833 75.037
510533 Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 9.004
510539 Vacaciones. 700.000*.0417 29.190
261020 Prima de servicios. 900.800*0.0833 75.037
261005 Cesantías. 900.800*0.0833 75.037
261010 Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 9.004
261015 Vacaciones. 700.000*.0417 29.190
Sumas iguales 188.268 188.268
 Contabilización de la causación
• Se puede causar la nómina en un solo
documento o en varios (uno por cada
empleado)
• El pago se deberá realizar en forma individual
(un comprobante de egreso para cada
empleado); con el fin de que quede
constancia independiente del pago.
Contabilización de la causación
Código Nombre de la cuenta Debito Crédito
510506 Sueldos 700,000.00
510515 Horas extras 50,000.00
510518 Comisiones 100,000.00
510520 Auxilio de transporte 50,800.00
510530 Cesantías 75,037.00
510533 Intereses sobre las cesantías 9,004.00
510536 Prima de servicios 75,037.00
510539 Vacaciones 29,190.00
510568 A.R.P 4,437.00
510569 Aportes E.P.S 72,250.00
510570 Aportes fondo pensiones 102,000.00
510572 Aportes cajas de compensación 34,000.00
510575 I.C.B.F 25,500.00
510578 Sena 17,000.00
110505 Bancos 832800
237005 Aportes E.P.S 106,250.00
237006 A.R.P 4,437.00
237010 Aportes parafiscales 76,500.00
238030 Fondos de pensión 136,000.00
261005 Cesantías 75,037.00
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004.00
261015 Vacaciones 29,190.00
261020 Prima de servicios 75,037.00
Sumas iguales 1,344,255 1,344,255
 Contabilización:
• En el caso que haya lugar a practicarle retención a un
empleado, el valor de la retención se deduce del total
devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta
236505.
• Igual se deduce del total devengado, los embargos
judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y
demás descuentos que deba hacer la empresa al
empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva
subcuenta de la cuenta 2370.
• No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o
deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o
valores autorizados expresamente por el mismo empleado
o por una autoridad judicial.
 Contabilización
• La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera como una
retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y
2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

• Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador, puesto que
el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.

• Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se
considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya
determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.

• Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y
llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden
fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la
Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.