Gestión Documental:

Plan Institucional de Archivos -

PINAR
Programa de Gestión Documental -
PGD
 Contexto institucional
 Antecedentes
- 1868 Creación de la jefatura de los Archivos Nacionales de Colombia
adjunto al Ministerio de Gobierno.
- 1937 Creación el Departamento de Archivos Nacionales y la Biblioteca
Nacional, adscritos al Ministerio de Educación.
- 1968 Archivos Nacionales pasan a ser una dependencia del Instituto
Colombiano de Cultura ( Colcultura).
 Actualidad
- 1989 Nace el Archivo General de la Nación (AGN) adscrito al Ministerio de
Gobierno (Ley 80 de 1989).
- 1999 Por medio del Decreto 1123, se adscribe el AGN al Ministerio de
Cultura.
 Gestión Documental
Planeación
Producción
Gestión y trámite
Organización
Transferencia
Procesos Disposición de documentos
Preservación a largo plazo Archivo de Gestión
Valoración

- Plan Institucional de Archivos

- Programa de Gestión
Documental
- Cuadro de Clasificación
Archivo Central
Documental
- Tabla de Retención Documental
- Inventario Documental
- Modelo de Requisitos de
Instrumentos Documentos Electrónicos Archivo Histórico
- Bancos Terminológicos de
Tipos, Series y Subseries
- Mapas de procesos, flujos
documentales y funciones de las
unidades administrativas
- Tablas de control de acceso
 Indicador: Índice de Gobierno Abierto (IGA)
La Procuraduría General de la Nación obtuvo
información de 14 entidades nacionales
responsables de políticas publicas; éstas
proporcionaron datos de 24 indicadores para la
construcción del IGA 2016 (indicador
compuesto).
Metodología de recolección de la información:
cuestionario tipo encuesta.
El indicador que permite medir el
estado en el que se encuentra la
Gestión Documental se denomina Ley
de Archivos. A través de él se evalúa el
nivel de implementación de la Ley 594
de 2000.
 Índice de Gobierno Abierto
Indicador compuesto IGA

Exposición de Organización de la Diálogo de la

Componentes del IGA la información información información

Subcomponentes del Control Interno Gestión Documental: Ley de

Archivos
IGA

Componentes del
indicador Ley de
Archivos (FURAG- Estratégico Documental Cultural Tecnológico
AGN)
 Componentes y ponderación de la medición en el informe FURAG del AGN

Indicador Peso
Componente estratégico 30
Componente documental 60
• Planeación 5
• Producción 5
• Organización 40
• Transferencia 20
• Disposición 10
• Preservación 20
Componente cultural 5
Componente tecnológico 5
INFORME ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO 2016
SUBCOMPONENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Según el informe de la Procuraduría General

de la Nación sobre los resultados del IGA
2016, la Gestión Documental ha tenido los
resultados promedio más bajos dentro del
índice durante los últimos cinco años y no ha
logrado superar los 50 puntos. En ese sentido,
es importante que los programas de gestión
documental contemplen nuevos y mejores
mecanismos que soporten los principios y
procesos archivísticos.
 Normatividad
Ley 594 (14 de julio) de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

Ley 1409 (30 de agosto) de 2010. Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la
Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.

Ley 1712 (6 de marzo) de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 (14 de diciembre) de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
 Actores clave y red de interesados
 Tanto la Ley 594 de 2000 como la Ley 1712 de 2014, indican los sujetos obligados en materia de gestión documental y acceso a la
información pública nacional:

1. Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura
estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital (Ej.
Ejecutivo: Alcaldía, Gobernación, Presidencia. Judicial: Fiscalía, Corte Constitucional. Legislativo: Congreso, Cámara de
Representantes, Asambleas y Concejos).
2. Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control. (Ej. Universidades públicas, Banco de la
República, Comisión Nacional de Televisión, Corporaciones Autónomas Regionales).
3. Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la
información directamente relacionada con la prestación del servicio público. (Ej. SENA, Entidades Promotoras de Salud - EPS).
4. Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública,
respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función. (EJ. Superintendencias y Comisión Nacional
del Servicio Civil).
5. Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación. (Ej. Licorera del Valle
y Hospitales Públicos).
6. Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos. (Ej. Organizaciones sociales de comunidad).
7. Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. (Ej. Entidades
ejecutoras de los recursos de regalías).
 Plan Institucional de Archivos (PINAR)

Paso 1: Identificación de la situación actual

Realizar un diagnóstico haciendo uso de herramientas como el diagnóstico integral
de archivo, mapa de riesgos, planes de mejoramientos etc.

Paso 2: Definición de aspectos críticos

Aspectos críticos Riesgos para la

función archivística
 Paso 3: Priorización de aspectos críticos y ejes articuladores

Para realizar la priorización de aspectos críticos, se debe realizar la evaluación de

impacto. Para ello, se debe marcar como solución directa a aquel criterio que, con su
implementación, impacta de manera positiva o resolutiva al aspecto crítico.
 (Ejemplo propio de Evaluación de impacto)

EJES ARTICULADORES
Aspectos
Preservación
ASPECTO Administración Acceso a la tecnológicos Fortalecimiento
de la TOTAL
CRÍTICO de archivos información y de y articulación
información
seguridad
Techo
averiado del
depósito 5 3 2 5 10 25
Falta de
depósito de
archivo físico 3 2 0 4 7 16
Fondo
acumulado 8 4 1 7 9 29
TOTAL 16 9 3 16 26
 •Fondo acumulado (29)
Paso 4: Formulación de la
Visión Estratégica del PINAR
•Falta de depósito de archivo
físico (25)
Paso 5: Formulación de
Objetivos
•Techo averiado del depósito
(16)
Paso 6: Formulación de Planes y Proyectos
Paso 7: Construcción del Mapa de Ruta (Ejemplo: Manual PINAR – AGN)
Paso 8: Construcción de la Herramienta de Seguimiento y Control
(Ejemplo: PINAR del Ministerio de Minas 2018-2010)
Programa de Gestión Documental

Instrumento
Archivístico
de
Planeación

Formular y
documentar el
desarrollo
sistemático de
los procesos Ayuda a la
archivísticos de planificación,
una entidad procesamiento,
Facilita la manejo y
conservación y organización de la
documentación
definición de los (de orden
flujos y modos de administrativo,
acceso a la histórico y
información patrimonial
 Designar la responsabilidad
Fortalecer la política de de la administración y el
eficiencia administrativa. control de la gestión
documental en la entidad al
área o dependencia
correspondiente.
Política de Gestión Documental
Contar con profesionales
calificados en archivística.
Conformar un equipo de
profesionales de diferentes
disciplinas para lograr
armonizar el PGD con los

demás sistemas de gestión

Aprobada por la alta dirección
y documentada e informada a
todo nivel.
de la entidad.
Diagnóstico integral teniendo
como marco los procesos
archivísticos que permita
identificar y evaluar los Análisis DOFA, árbol del
aspectos críticos de la gestión problema, cadena de valor,
documental de la entidad. Project Management Institute
(PMI), Cuadro de Mando
Integral (balanced scorecard).

Conformar la instancia
asesora ante la Alta
Dirección de la entidad, en
materia archivística y de
gestión documental:
En el orden nacional, el
Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo.
En el orden territorial, el
Comité Interno de Archivo.
 Alta Dirección:
Oficina Definición y Área de
Jurídica: aprobación de Planificación:
Orienta los políticas, objetivos, Articulación de la
aspectos metas, estrategias Gestión
legales de la y asignación de Documental con
Gestión recursos para la la planeación de
Documental de Gestión la entidad.
la entidad. Documental.
Oficina Control
Área de Gestión Interno: Apoyo para
Ambiental: garantizar la
Contribución de la implementación del
Gestión PGD y el
Documental al cumplimiento de las
cumplimiento de las directrices
directrices del relacionadas con la
Sistema de Gestión Interacción Gestión
Ambiental. Área de Documental.
Archivo

Área de Área de
Comunicacione Tecnologías:
s: Ilustración de Orientación para
los aspectos de la adopción,
imagen Oficina de Gestión Área de Talento adquisición y
corporativa y de la Calidad: Humano: buen uso de los
difusión del PGD. Integración de la Formulación del recursos
Gestión Documental Plan Estratégico de tecnológicos.
con los procesos y Recursos Humanos
procedimientos y las para que se incluya
directrices del la capacitación en
Sistema de Gestión Gestión
de Calidad. Documental.
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
• Actividades definidas y documentadas en el Plan de Acción Anual de cada
vigencia, en el Sistema de Gestión Institucional SGI, en los procesos y
procedimientos internos definidos para el proceso documental, en las políticas de

PRODUCCIÓN
• Todos los documentos que se generen en las diferentes áreas de la entidad deben
ser elaborados en las plantillas y/o formatos, que para tal fin se han diseñado.

GESTIÓN Y TRÁMITE
• Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos),
la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de
los asuntos.
 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN TRANSFERENCIA
• Conjunto de • Conjunto de operaciones
operaciones técnicas adoptadas por la entidad
para transferir los
para declarar el
documentos durante las
documento en el fases de archivo, verificando
sistema de gestión la estructura, la validación
documental, clasificarlo, del formato de generación,
ubicarlo en el nivel la migración, refreshing,
adecuado, ordenarlo y emulación o conversión, los
describirlo metadatos técnicos de
formato, los metadatos de
adecuadamente.
preservación y los
metadatos descriptivos.
DISPOSICIÓN DE PRESERVACIÓN A VALORACIÓN
DOCUMENTOS LARGO PLAZO • Proceso permanente y
continuo, que inicia desde la
• Selección de los • Conjunto de acciones y planificación de los
documentos en estándares aplicados a
documentos y por medio del
cualquier etapa del los documentos durante cual se determinan sus
archivo, con miras a su su gestión para valores primarios y
conservación temporal, garantizar su secundarios, con el fin de
permanente o a su preservación en el establecer su permanencia
eliminación, de acuerdo tiempo, en las diferentes fases del
archivo y determinar su
con lo establecido en independientemente de destino final (eliminación o
las tablas de retención su medio y forma de
conservación temporal o
documental o en las registro o definitiva).
tablas de valoración almacenamiento.
documental.
 INSTRUMENTOS
PLAN INSTITUCIONAL PROGRAMA DE CUADRO DE
DE ARCHIVOS - PINAR GESTIÓN CLASIFICACIÓN
• Instrumento para la DOCUMENTAL - PGD DOCUMENTAL – CCD
planeación de la función • Es el plan elaborado por cada • Instrumento archivístico que
archivística, el cual se articula sujeto obligado para facilitar se expresa en el listado de
con los demás planes y la identificación, gestión, todas las series y sub-series
proyectos estratégicos clasificación, organización, documentales con su
previstos por la entidad. conservación y disposición de correspondiente codificación.
la información pública, desde Permite la clasificación y
su creación hasta su descripción archivística en la
disposición final, con fines de conformación de las
conservación permanente o agrupaciones documentales.
eliminación.
 Instrumentos
• Instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la
entidad, acorde a su estructura orgánico – funcional.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL –
• Indica los criterios de retención y disposición final resultante de la
TRD valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales.

• Instrumento de recuperación de información que describe de manera

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
DOCUMENTAL- FUID

MODELO DE REQUISITOS PARA LA • Instrumento de planeación por medio del cual se formulan los
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS electrónicos de las entidades.
DE ARCHIVO-SGDEA.

• Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series,

BANCO TERMINOLÓGICO DE TIPOS, SERIES sub-series y tipos documentales a través de lenguajes controlados y
Y SUB-SERIES DOCUMENTALES – BANTER estructuras terminológicas.

• Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y

restricciones que aplican a los documentos.
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO – TCA
 Orientación de la alta
Armoniza la gestión
dirección en la planeación de
documental con los La Entidad cuenta con
la gestión de la información
demás sistemas de una Política de Gestión
a través de la definición de
gestión dentro de la Documental
políticas, procedimientos,
organización.
roles y responsabilidades.

COMPONENTE O Los temas de Gestión

DOMINIO Documental fueron tratados
ESTRATÉGICO en el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo o en
reuniones del Comité Interno
Analiza la aplicación de de Archivo.
la planeación estratégica
en la gestión documental
evaluando documentos Política Gestión Documental,
e instrumentos que Comité Institucional de Desarrollo
reflejan dicha planeación Administrativo (Comité Interno de
Archivo), Planes de Acción en
Gestión Documental, Diagnóstico
de Archivos, Plan Institucional de
Archivos – PINAR, Programa de
Gestión Documental – PGD y
Tablas de Retención Documental -
TRD.
 Comprende los procesos de la gestión documental. La
gestión de los documentos en todos sus formatos o
soportes, creados o recibidos por cualquier entidad en el
ejercicio de sus actividades con la responsabilidad de
crear, mantener, y servir los documentos, durante su ciclo
vital.
COMPONENTE O
DOMINIO
DOCUMENTAL
Se presentan unos sub-indicadores para el dominio
documental que corresponden a los procesos de la
gestión documental:
 Componente o dominio cultural
Relacionado con la orientación a la alta dirección, grupos de gestión
humana y grupos a cargo de la gestión de información.
•Conjunto de fenómenos sociales, costumbres, saberes y pautas de
conducta a través de los cuales la sociedad colombiana percibe y regula las
actividades directas y conexas que se requieren entorno a la gestión
documental.
• Facilidad de acceso y consulta de la información de archivo.
• Gestión documental alineada con las políticas y lineamientos del Sistema
de Gestión de Calidad implementada en la Entidad
Énfasis en participación ciudadana, gestión ambiental y capacitación de
usuarios.
• Sensibilización y capacitación funcionarios sobre archivos.
• Actividades para alinear la gestión documental a la política ambiental
 Componente o dominio tecnológico

Relacionado con la orientación

en el uso las tecnologías y
Principios y procesos archivísticos, con énfasis
soportes para la gestión de la
en la seguridad de la información.
información, conservación y
preservación de sus archivos.

Implementación de los
requisitos de integridad,
Clasificación de la autenticidad,
Mecanismos o controles
información y inalterabilidad,
técnicos en los Sistemas
Parametrización de establecimiento de disponibilidad,
de Información para
Tablas de control de Expedientes electrónicos categorías de derechos y preservación y
restringir el acceso a los
acceso. restricciones de acceso a metadatos de los
documentos en entorno
los documentos documentos electrónicos
electrónico.
electrónicos. de archivo en el Sistema
de Gestión de
Documento Electrónico.
Para tener en cuenta: Política de Gestión Documental
 Etapa 1. Aspectos generales
Paso 1: Diagnóstico
 Realizar un análisis de la situación actual en la que se encuentra la entidad en materia de Gestión Documental.
Paso 2: Presentación
 Elaborar la introducción del documento.
 Definir la relación del PGD con el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción Anual y el Plan Institucional de
Archivos.
 Formular las metas que tendrá este instrumento a corto, mediano y largo plazo.
 Identificar los tipos de información con los que cuenta la entidad ( Ver Decreto 2609 de 2012, Artículo 2).
 Identificar los requisitos y estándares aplicables a la gestión documental de su entidad. Establecer cómo se dará
cumplimiento a los mismos.
 Describir cómo se ejercerá la dirección, gestión, control, evaluación y mejora de cada uno de los procesos de la
gestión documental
 Describa el público al cual va dirigido el PGD.
Paso 3: Identificar los requerimientos de la Gestión Documental
 La entidad debe realizar una exploración interna que establezca los requerimientos principales para formular y
ejecutar el PGD.
 Aspectos generales
Paso 3: Identificar los requerimientos de la Gestión Documental

NORMATIVOS

 Legislación archivística general y específica que aplique a la entidad, teniendo en cuenta las disposiciones
regionales y locales sobre la materia.
 Legislación sobre el derecho de acceso a la información y la participación ciudadana por medios
electrónicos.
 Estándares nacionales e internacionales que apliquen a la gestión documental.
 Legislación en relación con el ciudadano para garantizar sus derechos, la protección de datos personales,
la libertad y acceso a la información, las restricciones de uso por reserva legal y el secreto profesional.
 Mecanismos de vigilancia y control establecidos por el Estado.
 Lineamientos internos de la gestión por procesos.
 Aspectos generales
Paso 3: Identificar los requerimientos de la Gestión Documental

ECONÓMICOS

 Para la ejecución de las actividades del PGD el Grupo de Gestión Documental solicita las necesidades de
recursos en el Plan Anual de Adquisiciones con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad
vigente y directrices dadas por el Archivo General de la Nación.

 En el marco de la planificación, el Grupo de Gestión Documental, puede formular un proyecto de

inversión con el fin de garantizar recursos para: gestión de correspondencia, organización de fondos
acumulados digitalización de documentos de archivo, implementación de herramientas tecnológicas para
la gestión documental, adquisición de mobiliario, alquiler de espacios físicos para conservar la
documentación, elaboración y aplicación de tablas de retención documental.
 Aspectos generales
Paso 3: Identificar los requerimientos de la Gestión Documental

ADMINISTRATIVOS

 Conformación de un equipo interdisciplinario ( área de archivo, planeación y tecnología). Asignación de responsables que se
encarguen del seguimiento y actualización del PGD. Elaborar un mapa de riesgos y un Plan de Acción para su mitigación.
 El liderazgo del PGD estará a cargo de la Secretaria General- Grupo de Gestión Documental.
 La Alta Dirección asegurará que dicho grupo cuente con personal idóneo para la implementación del PGD.
 La Oficina de Sistemas apoyará de forma permanente el suministro y disponibilidad tecnológica que se requiera para
garantizar el acceso a los contenidos y la preservación de documentos electrónicos.
 En el Plan Anual de Capacitación de la entidad se incluirán los recursos necesarios para capacitar a responsables de la
organización de los archivos de gestión, central y administración del Sistema de Gestión Documental.
 Dentro de la planeación elaborada por el Grupo de Gestión Documental y como resultado de su labor diaria se garantizarán
los recursos económicos y humanos para: recepción de documentos, direccionamiento de correspondencia, organización de
archivos de gestión, elaboración de inventarios documentales, elaboración y aplicación de tablas de retención documental,
transferencias primarias y secundarias, diligenciamiento del registro de activos de información y administración del gestor
de documento electrónico.
 Aspectos generales
Paso 3: Identificar los requerimientos de la Gestión Documental

TECNOLÓGICOS

 Identificación de las herramientas tecnológicas e infraestructura existente para la gestión documental.

 Identificar y caracterizar los sistemas de información existentes en la entidad.
 Verificación de los sistemas de información electrónica.
 Equipos de cómputo con clave de acceso a los Sistemas de Información tales como: el Sistema de Gestión
Documental y el Gestor de Documento Electrónico.
 Correo electrónico institucional.
 Escáner, equipos para realizar la digitalización de documentos.
 Verificar el cumplimiento, restricciones y criterios de aceptación de los funcionales y no funcionales de
los medios y herramientas tecnológicas de la entidad.
 Hacer una evaluación tecnológicas de la entidad.
 Aspectos generales
Paso 3: Identificar los requerimientos de la Gestión Documental

GESTIÓN DEL CAMBIO

 Mitigar la resistencia al cambio.

 El Grupo de Gestión Documental, puede adoptar una serie de medidas encaminadas a racionalizar el
proceso de gestión documental y de contenido para dar un valor agregado a la conservación de los
archivos y permitir que los usuarios logren acceder a los contenidos de los mismos a partir de lectura
inteligente, minerías de texto y motores de búsqueda, dando prioridad a la gestión de conocimiento.
 Etapa 2. Procesos de Gestión Documental
Paso 1: Adopción de los lineamientos para los
procesos de gestión documental .
Actividad /
Aspecto o
 Revisar los lineamientos dados por el Manual criterio

del AGN (actividades a desarrollar en cada

proceso del cuadro ) Actividad /
Aspecto o
criterio
 Adaptar las actividades generales a las Actividad /
condiciones particulares de la entidad. Aspecto o
criterio
 Señalar, de acuerdo con los lineamientos, el
tipo de requisito en cada actividad.
(Administrativo, Legal, Funcional o Tecnológico) PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Etapa 2. Tipo de Requisitos

Necesidades Necesidades Necesidades Necesidades

Administrativo

Tecnológico
Funcional
Legal
cuya situación recogidas que tienen los en cuya
implica explícitamente usuarios en la situación
actuaciones en la gestión diaria interviene el
organizacional normatividad y de los componente
es propias de la legislación. documentos. tecnológico.
la entidad.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Requisitos para el desarrollo del PGD
Legislación
archivística

Lineamientos internos Estándares

de la gestión por nacionales e
procesos. internacionales

Normativos
Legislación en relación con el
ciudadano para garantizar sus
derechos, la protección de datos
Mecanismos de personales, la libertad y acceso a
vigilancia y control la información, las restricciones
establecidos por el de uso por reserva legal y el
Estado. secreto profesional.

Las disposiciones de
promoción de
participación ciudadana
por medios electrónicos.
 Económicos
En el marco de la planificación, el Grupo de
Gestión Documental, formuló un proyecto de
inversión garantizando los recursos para: gestión
Para la ejecución de las actividades del PGD el
de correspondencia, organización de fondos
Grupo de Gestión Documental solicita las
acumulados digitalización de documentos de
necesidades de recursos en el Plan Anual de
archivo, implementación de herramientas
Adquisiciones con el fin de garantizar el
tecnológicas para la gestión documental,
cumplimiento de la normatividad vigente y
adquisición de mobiliario, alquiler de espacios
directrices dadas.
físicos para conservar la documentación,
elaboración y aplicación de tablas de retención
documental.
 Administrativos
El liderazgo del PGD estará a cargo de la Secretaria General- Grupo de Gestión
Documental.

La Alta Dirección asegurará que dicho grupo cuente con personal idóneo para la
implementación del PGD.

La Oficina de Sistemas apoyará de forma permanente el suministro y disponibilidad

tecnológica que se requiera para garantizar el acceso a los contenidos y la
preservación de documentos electrónicos.

En el Plan Anual de Capacitación se incluirán los recursos necesarios para capacitar

a responsables de la organización de los archivos de gestión, central y
administración del Sistema de Gestión Documental.

Dentro de la planeación elaborada por el Grupo de Gestión Documental y como resultado de

su labor diaria se garantizarán los recursos económicos y humanos para: recepción de
documentos, direccionamiento de correspondencia, organización de archivos de gestión,
elaboración de inventarios documentales, elaboración y aplicación de tablas de retención
documental, transferencias primarias y secundarias, diligenciamiento del registro de activos
de información y administración del gestor de documento electrónico.
 Tecnológicos

Cuenta con los siguientes

recursos tecnológicos

Equipos de cómputo con

clave de acceso a los Escáner, equipos para
Sistemas de Información tales Correo electrónico
institucional. realizar la digitalización de
como: el Sistema de Gestión documentos.
Documental y el Gestor de
Documento Electrónico.
 Articulación de Tipos de Requisitos y Procesos
del Programa de Gestión Documental
• Administración
Documental
• Registro de Activos de
Información.
Planeación: • Esquema de
Publicación. PROCESOS DE LA
• Instrumentos GESTIÓN DOCUMENTAL
Archivísticos.

• Estructura de los
documentos.
Producción • Forma de
producción o
documental ingreso.
• Áreas competentes
para el trámite.
 Articulación de Tipos de Requisitos y Procesos
del Programa de Gestión Documental
• Registro de Documentos.
• Distribución de Documentos.
• Acceso y Consulta de
Gestión y Documentos.
Trámite: • Control y Seguimiento.
• Trazabilidad. PROCESOS DE LA
• Seguimiento al Vencimiento GESTIÓN DOCUMENTAL
de Términos.

Organización • Clasificación
Documental.
de • Ordenación.
Documentos: • Descripción.
 Articulación de Tipos de Requisitos y Procesos
del Programa de Gestión Documental

• Preparación y
Validación de la
Transferencia.
Transferencias: • Migración, refreshing,
emulación o PROCESOS DE LA
conversión. GESTIÓN DOCUMENTAL
• Metadatos.

• Conservación y
Selección
Disposición de Documental.
Documentos • Eliminación de
Documentos.
 Articulación de Tipos de Requisitos y Procesos
del Programa de Gestión Documental
• Sistema Integrado de Conservación.
• Políticas de Seguridad de la
Información.
Preservación • Requisitos para la preservación y
a Largo Plazo: conservación de los documentos
electrónicos de archivo. PROCESOS DE LA
• Requisitos para las Técnicas de
Preservación a Largo Plazo.
GESTIÓN DOCUMENTAL

• Valor primario de los documentos:

• Valor administrativo.
• Valor legal.
• Valor fiscal.
• Valor contable.
• Valor técnico.
Valoración: • Valor secundario de los documentos:
• Valor histórico.
• Valor cultural.
• Valor científico.
• Valor técnico.
 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
(Para ver el tipo de requisito correspondiente a cada lineamiento, ver presentación “Lineamientos AGN”)

Administración Documental:
Regula la función archivística en
las entidades, formulando
normas y políticas para facilitar
la gestión documental.
Busca la protección de las
memorias institucionales de una
manera correcta y transparente.
Conjunto de técnicas y prácticas
usadas para administrar toda la
documentación de una
organización (emails, PDFs,
Words, planos, audios, vídeos,
etc.).
La gestión de esos documentos
deberá adaptarse a cada
entidad.
Permite:
• *Recuperar la información.
• *Determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse.
• *Eliminar los que ya no sirven.
• *Asegurar la conservación
indefinida de los documentos
más valiosos.
PROCESO DE PLANEACIÓN
Registro de Activos de Información
Inventario de la información Esquema de Publicación
pública que la entidad genere,
obtenga, adquiera, transforme o Artículo 3°
controle.
Ley 1712 de 2014, Instrumentos Archivísticos:
Contiene, los siguientes
componentes: *Todas las
categorías de información de la
entidad, *Todo registro publicado, El Grupo de Comunicaciones La entidad cuenta con los siguientes
*Todo registro disponible para ser elabora el Esquema de instrumentos archivísticos, los cuales se
solicitado por el público. Publicación, el cual es publicado encuentran dispuestos en el portal web:
y/o difundido por medios
Cada uno de los componentes del electrónicos o físicos. para el uso Cuadro de clasificación documental
Registro de Activos de Información de éstos lineamientos por todas
Tablas de retención documental.
incluye: las dependencias.
Inventarios documentales
• Nombre o título de la categoría instrumento del que disponen
de información. Mapas de procesos.
para informar, de forma
• Descripción del contenido la ordenada, a la ciudadanía, Flujos documentales a nivel de
categoría de información. interesados y usuarios, sobre la procedimientos.
• Idioma. información publicada y que Funciones de las áreas de la entidad
• Medio de conservación y/o publicará, conforme al principio (Decretos y Resoluciones).
soporte. de divulgación proactiva de la
• Formato. información
• Información publicada o
disponible.
 Todos los
PROCESO DE PRODUCCIÓN
documentos
que se
generen en
las
diferentes
áreas de la
entidad,
deben ser
elaborados
en las
plantillas y/o
formatos,
que para tal
fin se han
diseñado ¿Por qué se crea En qué soporte se Quién proyecta o El documento está
Producción este formato y/o genera físico o
Este documento se
produce el asociado a algún Cuál procedimiento
Documental: imprime
documento? electrónico documento procedimiento

En la
generación
de formas,
formularios y
documentos
es necesario
diligenciar
los
siguientes
interrogante
s:
PROCESO DE PRODUCCIÓN

Estas
preguntas le
permite al
Grupo de
Gestión
Documental:
El Formato en
el que se
están
generando
(físico o
electrónico).
Conocer que Si están
documentos se asociados a
están generando procedimientos y
en la entidad. Tablas de
Retención
Documental.
 PROCESO DE PRODUCCIÓN

CALIDAD DEL
PAPEL
TINTAS • Es recomendable
la utilización de
• Deben poseer papelería, libre
MEDIO estabilidad de ácido y exento
química, ser de lignina.
• Físico insolubles en
SOPORTE • Electrónico contacto con la
• Papel: Para • Técnicas de humedad, no
escribir e impresión presentar
FORMATO DE modificación de
PRESERVACIÓN imprimir (papel
bond). • Láser e color y no
CONDICIONES • El estándar Inyección: Se transmitir acidez
DIPLOMÁTICAS basado formato recomienda al soporte.
PDF. Combina • Electrónicos: En
(internas - lo posible en el utilizar
ESTRUCTURA externas) las capacidades cartuchos
DE LOS del formato PDF formato PDF. Los
documentos originales. Para
DOCUMENTOS con la fiabilidad y documentos
solidez electrónicos
recibidos de los que sean de
esenciales para conservación
un fichero que grupos de valor
que hacen parte permanente no
debe ser se recomienda
preservado de un expediente
serán emplear los
durante un largo sistemas de
periodo de conservados en
su formato impresión de
tiempo. matriz de
original.
punto”
 PROCESO DE PRODUCCIÓN
Los archivos electrónicos
se organizan en software
En los archivos físicos como el Gestor
se archiva la versión Documental OpenKM, el
final de los cual permite realizar el
documentos, el área control de versiones de
productora debe los documentos.
garantizar que los
documentos que se CONTROL DE
encuentren en los VERSIONES.
expedientes son los
definitivos.

La aprobación de
Forma de nuevos
Producción documentos la
Copias realiza
digitales en e Ingreso conjuntamente la
PDF. APROBACIÓN Oficina Asesora de
REPRODUCCIÓN DE
DE DOCUMENTOS. Planeación y el
DOCUMENTOS. Grupo de Gestión
Documental.

La aprobación de
documentos
Fotocopias diferentes al
en blanco y Sistema de Gestión
negro. debe ser aprobados
por el Jefe de cada
una de las áreas.
 Proceso de Gestión y Trámite
Registro de documentos
• Los documentos recibidos físicamente son entregados a las áreas de la entidad en los horarios establecidos.
• A las (4:00 PM) se inicia con el recorrido para realizar la entrega física área por área de la documentación recibida, las peticiones recibidas por correo electrónico y
formulario de PQRS son direccionadas directamente al jefe de cada área.
• Las facturas, acciones judiciales y demás documentos que tengan vencimiento de términos son entregadas inmediatamente al área responsable del trámite.
• Los comunicados externos a enviar, son entregados por las diferentes áreas al Grupo de Gestión Documental en horarios establecidos.
• El Grupo de Gestión Documental llevará el control de las comunicaciones oficiales recibidas para su envío (formato excel).
• Todas las comunicaciones externas a enviar deben entregarse al GGD para su digitalización y posterior envío.
• El comunicado externo, deberá ser remitido al GGD en original y una copia en caso de que se entreguen personalmente y en original y con sobre para los envíos de
fuera de la ciudad.
• Las respuestas a las acciones judiciales son entregados al GGD para su digitalización.

Distribución
• Distribución de documentos externos recibidos:
• Identificación de dependencias por código.
• Enrutamiento de documentos a la dependencia competente.
• Clasificación y organización de documentos en el casillero.
• Registro de control de entrega de documentos internos.
• Reasignación de comunicados mal direccionados.
• Distribución de documentos a enviar:
• Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, otros.
• Métodos de empaque y embalaje.
• Gestión del correo tradicional: Postexpress y certificado.
• Organización mensajería externa.
• Registro de control de envío de documentos.

Acceso y consulta
• Consulta en el archivo de gestión y/o central: Solicitud verbal o escrita (físico y electrónico) dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo.
• Reprografía:Suministro de copias electrónicas de documentos a los ciudadanos y servidores, teniendo en cuenta las restricciones legales.
• Consulta: Para el cumplimiento de este propósito, los archivos, deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o
remitiendo al usuario al funcionario competente.

Control y seguimiento
• Implementar en el sistema de Gestión Documental un mecanismo de control que permita conocer el estado de cada unas de las peticiones que ingresan a la entidad y
conocer su trazabilidad.
• Conocer el estado de las peticiones recibidas se puede realizar, a través de consultas realizadas a los datos capturados en el momento de la recepción de las
peticiones.
 Proceso de Organización
Organización de
Documentos

Clasificación Documental Ordenación Descripción

Principio de Orden Principio de Proceso de análisis de los

Procedencia: Entidad Original: Relación causa documentos de archivo o
Procedencia: Permite
que los produce - Área – efecto que se produce conocer quien produce los
Actividades: de sus agrupaciones, que
productora. entre los documentos, permite su identificación,
documentos.
pues, hay un documento localización y
inicial, otro u otros que le recuperación, para la
siguen y, por último, uno o gestión o la posterior
más que concluyen. consulta.
Estructura Orgánica: Relacionar la
Fondo documental - documentación de
Secciones documentales - acuerdo a la serie y
Subsecciones subserie establecida en la
documentales. Tabla de Rentención Cada una de las áreas de
Documental. la entidad elabora y
actualiza los inventarios
documentales para
Funciones: Actos facilitar su localización y
administrativos (creación recuperación de la
y/o supresión de áreas), documentación.
Conformación y apertura
organigrama, manual de de expedientes.
funciones, procedimiento
y políticas de operación.

Para la descripción
documental se tienen en
cuenta los lineamientos
Determinación de los dados por el Archivo
sistemas de ordenación. General de la Nación.

Almacenamiento
 Proceso de Transferencias
Preparación y Validación de la Transferencia
• Verificar que las series documentales que son enviadas estén debidamente relacionadas en el Formato Único de Inventario
Documental.
• Que la documentación a transferir cumpla con los términos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental.
• Que las series documentales estén debidamente identificadas, organizadas cronológicamente, foliadas y sin material abrasivo
(ganchos de legajar y ganchos de cosedora).
• Archivadas en sus respectivas unidades de conservación.
• Si no está conforme a lo establecido no se acepta la transferencia y se efectúa la devolución correspondiente.

Migración, refreshing, emulación o conversión

• Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad
y la disponibilidad de los mismos.
• Emulación: Estrategias basadas en el uso de los recursos computacionales para hacer que la tecnología de hoy funcionen
con características obsoletas permitiendo que las mismas entradas produzcan las mismas salidas.
• Re-plicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.
• Refreshing: Proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro,(incluye copiado al mismo tipo de
medio).

Metadatos
• Información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y
disposición de los documentos a lo largo del tiempo.
• En las instituciones y organizaciones se gestionan una infinidad de documentos físicos, análogos, electrónicos y digitales, los
cuales necesitan de información contextual que ayude a su entendimiento, uso, acceso y gestión durante su ciclo de vida.
• Los metadatos no solo describen los atributos, la gestión y el uso de los documentos, sino que describe la relación entre las
personas que los han creado y utilizado, y las actividades en las cuales han sido creados y usados.
 Proceso de Disposición

Conservación y Eliminación de
Selección Documentos
Documental • La eliminación de
• La conservación total se documentos aplica para
aplica a aquellos aquellos que han
documentos que tienen cumplido el tiempo de
valor permanente. retención.
• Por disposición legal o los
que por su contenido
informan sobre el origen,
desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas
de la entidad productora,
convirtiéndose en
testimonio de su actividad
y trascendencia.
 Proceso de Preservación a largo plazo

Requisitos para la preservación y

Sistema Integrado de Políticas de Seguridad de la Requisitos para las Técnicas de
conservación de los documentos
Conservación Información Preservación a Largo Plazo
electrónicos de archivo

La Oficina de Sistemas debe Autenticidad: Se refiere a que los Normalizar los procesos en
Conservación documental: Aplica
establecer, publicar y socializar las documentos sean inmunes a todo conservación preventiva, tanto para
a documentos de archivo creados
políticas de seguridad de la tipo de manipulación y alteración a el original como para las
en medios físico y/o análogos.
información. lo largo del tiempo. Así mismo que reproducciones.
Preservación digital a largo evidencien la procedencia.
plazo: Aplica a documentos Integridad: Se mantengan íntegros Orientar acerca de la estabilidad y
digitales y/o electrónicos de y completos en su estructura y permanencia de los medios de
archivo. contenido, que sean inalterables. reproducción, así como de los
Los Conformados por: Planes de soportes originales.
Capacitación y sensibilización, de Fiabilidad: Se refiere a que los
Inspección y mantenimiento de documentos puedan demostrar los
sistemas, de almacenamiento e efectos que contienen, es decir,
instalaciones físicas, de que tengan un contenido fidedigno.
saneamiento ambiental.
Disponibilidad: Que sean
recuperables para su uso en todo
momento y circunstancia.
 Proceso de Valoración
Evalúe las características de la
diplomática documental y las
condiciones técnicas de
producción de los documentos
físicos y electrónicos para
decidir su conservación total.

Analice la frecuencia de uso y

consulta de los documentos y el
impacto que pueda generar en la Directrices
investigación sobre la historia y
Revise la producción documental de las
áreas en términos cuantitativos y
cualitativos para identificar los

para determinar los valores

secundarios de los documentos.
generales
genealogía institucional como base documentos que tienen valores
primarios y secundarios.

Tenga en cuenta el contexto

funcional, social, cultural y
normativo de la entidad para definir
los valores primarios y secundarios
de los documentos físicos y
electrónicos de archivo.
Etapa 2. Adopción de Lineamientos

Política,
Responsabilidad
es y Procesos

A través de las políticas y

los lineamientos, se
puede fomentar el trabajo
en equipo, encausar
iniciativas e innovación y
coordinar los esfuerzos de
todos las dependencias de
la entidad en la misma
dirección y finalidad.
Las políticas y
lineamientos revisten
una importancia
trascendental, porque
permite establecer la
dirección en la que se
debe trabajar para el
funcionamiento de la
entidad.
Etapa 2. Adopción de Lineamientos
Los lineamientos hacen parte de la Política de Gestión Documental
y se muestra su desarrollo a través del ciclo PHVA:
• Definir compromisos, responsabilidades y

Planear parámetros de planeación, ejecución y verificación.

• Revisar permanentemente los procesos y
establecer indicadores de cumplimiento de los
planes de gestión documental.

Hacer • Aplicar el Programa de Gestión Documental en

toda la Entidad y en todas fases del archivo

Verificar • Vigilar el cumplimiento de las políticas , los

procedimientos y las metas establecidas.

Actuar • Se mantendrán actualizados todos los documentos

del proceso de Gestión Documental.
 Etapa 3. Identificación
Paso 1: Identificación de las fases de implementación

Elaboración Identificación de las condiciones para la implementación del Programa.

Definición de roles y responsabilidades. Recursos y personal disponibles
para la ejecución. Gestión del cambio, uso de medios tecnológicos y
confianza en el Sistema de Gestión Documental

Ejecución y puesta en marcha Desarrollo de actividades y estrategias para la ejecución: divulgación en la

entidad, capacitaciones sobre el PGD de la entidad, Plan de trabajo y
garantías de cumplimiento, materiales físicos y virtuales sobre gestión
documental.

Seguimiento Evaluación permanente de la implementación del PGD: cumplimiento de

metas y objetivos, creación y organización de documentos conforme al
proceso que le da origen, cambios que afectan la gestión documental.

Mejora Acciones permanentes encaminadas a la innovación, desarrollo y

actualización de la gestión documental.

CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 Etapa 3. Articulación
Paso 2: Articular el PDG con los programa específicos
 Adopción de programas específicos ( áreas como: Talento humano, comunicaciones, tecnología, archivo
y control interno).
• Programa de normalización de formas y formulación electrónicas.
• Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en
caso de emergencia).
• Programa de Gestión de Documentos Electrónicos-Sistema de Gestión de documentos Electrónicos de
Archivo (SGDA).
• Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración).
• Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación).
• Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas
o afrodescendientes, etc.).
• Plan Institucional de Capacitación.
• Programa de auditoría y control.
 Etapa 3. Armonización
Paso 3: Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión
 El PGD es el encargado de garantizar la sostenibilidad de la información de la entidad,
en ese sentido, se convierte en una herramienta fundamental para la toma de
decisiones de la Gestión pública local.

• Modelo Integrado de Planeación y Gestión

• Plan estratégico institucional
• Plan de Inversión
• Plan de acción anual
• Plan institucional de archivos de la entidad
• Otros sistemas de gestión
 Etapa 4. Publicación y divulgación
Paso 1: Publicar
Una vez aprobado, el PGD deberá ser socializado al interior de la entidad y publicado en su
página web.
El documento del PGD debe presentarse en su portada con los siguientes elementos básicos:
• Título: “Programa de Gestión Documental (PGD) del municipio ---”.
• Nombre de la entidad: Denominación oficial y logo.
• Fecha de aprobación: que consta en el acta del Comité Interno de Archivo.
• Fecha de vigencia: periodo de ejecución. Se asigna de acuerdo a las actividades estipuladas dentro
del PGD.
• Dependencia: Área responsable del archivo y la gestión documental.
• Versión del documento: secuencia de actualización aprobada.
• Responsables de su ejecución: En las entidades territoriales, esta responsabilidad recae en el
Comité Interno de Archivo.
• Fecha de publicación: se refiere a la fecha en la cual la entidad hace visible en la página web el PGD.
Esta fecha no podrá superar los 30 días siguientes a la fecha de aprobación.
RECOMENDACIONES ARCHIVÍSTICAS
 CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LOS DOCUMENTOS
 Establecer la mejor calidad de papel para la producción documental
 Conservación de los documentos en sus debidas carpetas

 Carpeta Desacificada: No. folios hasta 120

 Carpeta Yute: No. folios hasta 300

 POLÍTICA DE CERO PAPEL

 ESTANDARIZACIÓN DE MARGENES
 ESTANDARIZACIÓN DE FORMATOS
MANEJO DE LOS DOCUMENTOS
 MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

Aspectos generales de la Foliación

 Foliar tipo libro

 Foliación consecutiva
 Foliar al extremo superior derecho con lápiz de mina negra y
blanda
 Toda carpeta y todo documento debe estar foliado antes de la
transferencia al archivo central
 MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

 Limpieza una vez al año

 Manipulación adecuada de los documentos, evitar
rasgaduras, pliegues, manchas
 Evitar uso de cintas adhesivas
 No resaltar sobre documentos originales
 No hacer uso de saliva como pasa hojas
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CAJAS DE CARTÓN CANALADO

REFERENCIAS:

Archivo central e histórico: X200- X300 –

X500

De acuerdo al volumen documental y el

sitio de ubicación
 PRESERVACIÓN PREVENTIVA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Y ARCHIVO CENTRAL

 Condiciones ambientales
 Uso creciente de la documentación
 Personal calificado

 Creación de un programa de prevención

Nota: Un programa de prevención debe contribuir a la solución de problemas específicos de

conservación de documentos en nuestra región.
 PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA EN ARCHIVOS

 Instalaciones adecuadas
 Mantenimiento, control, prevención de los archivos
 Prevención y control de riesgos (incendios e inundaciones)
 Evitar el uso de cortinas y alfombras en los archivos,
por la acumulación de polvo y por ser material combustible.
 No ubicar los archivadores en zonas de humedad
 Filtros que impidan la entrada de partículas
 Prohibición de fumar y comer
 Crear un plan de desastres.
 PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA EN ARCHIVOS

Generar un programa de conservación basado en un

diagnóstico del estado de deterioro de los documentos.
Para establecer prioridades.

VERIFICAR:
 Condiciones ambientales
 Condiciones de depósito
 RUTINAS DE CONSERVACION
LIMPIEZA DE ARCHIVOS-

Para combatir insectos_

Rutina de higiene
No consumir alimentos dentro del archivo
Fumigaciones semestrales con insecticidas específicos disueltos en agua.
Aplicados sobre los pisos y acceso al drenaje, evitando el contacto con
los documentos.
Evitar muebles de madera, reemplazar por estanterías metálicas

Para combatir pequeños roedores:

Rutina de higiene