PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

DOKARPEG
DOKUMENTASI DAN ARSIP KEPEGAWAIAN
2017
 ALIH MEDIA ARSIP/DOKUMEN
TEKSTUAL KE MEDIA ELEKTRONIK

SUB BIDANG DOKUMEN DAN ARSIP KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
 Kebutuhan akan informasi yang tepat, akurat dan cepat
 Globalisasi
 Kemajuan Teknologi, termasuk TIK ;
 Perubahan cara bekerja
 Perubahan cara berkomunikasi
 Perubahan persepsi tentang efisiensi
 Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan
penggunaan informasi/arsip
Secara difinisi kata “Alih Media Arsip/Dokumen” adalah proses merubah
bentuk suatu media arsip/dokumen ke bentuk media lain
1. Arsip Tekstual  Paper Records/Paper Based Records
 Conventional Records
 Human Readable Records
 Eye Readable Records
 Hard Copy

2. Arsip Audio-Visual/Audio-visual Based  Gambar Statik/Still Images

Records  Rekaman Suara/Sound Recording
 Citra Bergerak/Moving Images

3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural

Records

4. Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm

5. Arsip Elektronik  Electronic Records/Electronic Based-Records

 Computer Records
 Machine Readable Records
Yang dimaksud dengan “alih media arsip kertas ke format
elektronik/digital“ adalah transfer informasi dari rekaman yang
berbasis kertas ke dalam media elektronik/digital dengan tujuan
efesiensi (PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya)
 Isi informasi tidak mengalami perubahan, pengurangan atau
penambahan
 media yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien dan
efektif
 Terjamin keamanannya (arsip tertutup)
Pertanyaan yang muncul

1. Bentuk Alih media apa yang paling baik & efisien untuk
Arsip/Dokumen ?
2. Apa keuntungan yang diperoleh jika
Lembaga/Perusahaan melakukan pengelolaan
Arsip/Dokumen secara elektronik ?
3. Bagaimana kekuatan hukum dokumen yang telah
dialih media ?
Jawaban pertanyaan nomor 1

Proses Alih media yang paling efektif & efisien saat ini adalah
mengkonversikan dokumen (dalam hal ini dokumen kertas) ke file
komputer (format PDF) untuk selanjutnya disimpan di CD/DVD atau
database aplikasi.
Jawaban pertanyaan nomor 2

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori

virtual, sehingga memudahkan dalam
penemuan kembali

• Dari gedung ke server dengan kata lain

menghemat tempat penyimpanan

• Perpindahan dari media penyimpanan

kertas ke media penyimpanan yang tidak
stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
 Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip Berupa cabinet virtual yang
yang dibuat secara fisik dibuat dengan database

Map Berupa map fisik untuk Berupa map virtual atau folder
menyimpanan lembaran untuk penyimpanan file
arsip dokumen

Arsip Lembaran-lembaran surat Lembaran-lembaran surat yang

hardcopy sudah ditransfer ke dalam file
gambar/teks.
 Kabinet dan map virtual merupakan database yang meniru bentuk dari
cabinet dan map nyata yang dipergunakan pada system kearsipan
konvensional. Hanya bedanya jika di dalam cabinet dan map nyata,
kemampuan menampung arsip adalah terbatas, tetapi jika pada cabinet
dan map maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak
terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam
menyimpan informasi digital.
 Sedangkan lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa
berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file-file yang
dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power point dan sebagainya.
Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil
scanner atau import bitmap dari media yang lain. File gambar sebagai
hasil scanner merupakan salah satu proses kegiatan alih media.
 Jawaban pertanyaan nomor 3
 UU Nomor 43 Tahun 2009
 Pasal 68
(1) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam
berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik
dan/atau media lain.
 PP Nomor 28 Tahun 2012
 Pasal 37
(5) Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat
dilakukan alih media.
 Pasal 40
(3) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan :
a. pemberkasan arsip aktif;
d. alih media arsip.
 Pasal 48
Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40
ayat (3) dapat dilakukan alih media arsip.
 Pasal 49
(1) Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 dilaksanakan
dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
(2) Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta
arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.
(3) Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan
nilai informasi.
(4) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(5) Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip
dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan arsip hasil alih media.
(6) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
(7) Berita acara alih media arsip dinamis sekurang kurangnya memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah arsip;
e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.
(8) Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurangkurangnya memuat:
a. unit pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis arsip;
d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
 (9) Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan
pencipta arsip.
(10) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
 Pasal 99 s.d 100 tentang alih media arsip statis
 Pasal 104
Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan arsip, pencipta arsip dan
lembaga kearsipan dapat melakukan alih media dan autentikasi arsip yang
dikelolanya.
PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan
ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya
Pengelolaan arsip dalam kaitannya dengan
UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi Arsip Sebagai Alat Bukti
dan transaksi Elektronik

Pendukung Reformasi Birokrasi

Pengelolaan arsip dalam mendukung

UU No 14 Tahun 2008

Pelayanan Informasi Publik

 KONVERSI/
REPOSISI

TIDAK SESUAI

PELAYANAN

ALAT KONTROL
PTK/
OPERATOR
PEMELIHARAAN

PERTANGGUNG
JAWABAN
TIDAK ADA/
RUSAK TIDAK LKENGKAP

DAFTAR